Sakstittel: TT-kort Ola Nordmann Tilgangskode: TT Klager/refusjon TT-transporttjeneste for funksjonshemmede Klassering: F11

Transkript

1 Transportseksjonen TT-kort Kun klager på avslått søknad om TT-kort skal journalføres. Klage Hver klager får en egen sak. Sakstittel: TT-kort Ola Nordmann Klassering: F11 Ola Nordmann Klage på avslag om TT-kort Avslagsbrev Journalposttittel utgående brev: Avslag Etternavn f xxxx Vanlige TT-søknader og henvendelser vedrørende dødsfall, adresseendring og returpost journalføres ikke, men sendes direkte til transportseksjonen. Lege-/egenerklæring skannes. Interne dokumenter med opplysninger om søker, legges inn som x-notat.

2 Løyve Løyvene kategoriseres etter syv kategorier. Det vil si at de får følgende arkivdel og ordningsprinsipp. 1. Løyve gods 2. Løyve buss 3. Løyve drosje 4. Løyve turvogn 5. Løyve handikapvogn 6. Løyve fartøy 7. Løyve selskapsvogn Standardtitler Sakstittel: Arkivdel: Organisasjonsnummer Navn - Løyvetype Bjørn Eriksen - Løyve drosje Navn fødselsdato - Løyvetype Bjørn Eriksen f Løyve drosje Løyve Hva dokumentet inneholder - Organisasjonsnummer Navn Søknad Bjørn Eriksen Løyve drosje Hva dokumentet inneholder - Navn fødselsdato - Løyvetype Søknad - Bjørn Eriksen f Løyve drosje Tilbud drosjeløyve Bekreftelse på tilbud om drosjeløyve ved navn på sentral - Navn - Løyve drosje Drosjesentralene: Asker og Bærum Taxi Teletaxi Asker og Bærum (0-TAXI) Ski Taxi Follo Taxi Nedre Romerike Taxi Taxi 3 Romerike Aurskog-Høland og Sørum Taxi Øvre Romerike Taxi Avkreftelse på tilbud om drosjeløyve ved navn på sentral - Navn - Løyve drosje

3 Løyve bankgaranti Avsender: Oversendelse av garanti XXXXXX - Navn - Løyve type Oversendelse av garanti Bjørn Eriksen - Løyve drosje Bankgarantier sendes ofte på vegne av en annen instans, da skal dette fremkomme i ephorte. Bruk kortnavn for dette: - Quin for Qudos insurance AS v/matrix Insurance AS - CBL - for Matrix Insurance AS på vegne av CBL Insurance Limited - Gable for Gable Insurance AG ved Norwegian Brokers AS) *Det er forskjellige måter bankgarantinummeret er skrevet på. Vi registrerer det derfor nøyaktig slik det står på bankgarantien. Bankgarantier/oppsigelse av bankgarantier skal journalføres, arkivers i vedleggsarkivet og påføres merknad (garanti/oppsigelse av garanti arkivert i dokumentasjonsstab) på journalposten. Oppsigelse av løyve Oppsigelse C-nummer - Navn - Løyve type Oppsigelse C Bjørn Eriksen - Løyve drosje Løyvenummer benyttes ved søk, skriv alltid sammenhengende uten mellomrom eks. C-598, C-487, C-5. Ikke skriv med null-(er) foran løyvenummer, C-005! Løyvedokumenter (Løyvenummeret skal skrives samlet uten mellomrom) journalføres, sendes til transportseksjonen og det påføres merknad på journalposten. Dokumentdato skal være samme som stemplingsdato (når vi mottok løyvedokumentet). Dersom det kommer flere kan det stå: Innleverte diverse løyver - Karl Karlsen - Løyve drosje Innrapporterte opplysninger om arbeidsforhold og lønn A-ordningen (Selve skjemaet vi mottar heter A-melding) Opplysninger om arbeidsforhold og lønn + årstall - A-ordningen - Navn - Løyve type Opplysninger om arbeidsforhold og lønn A-ordningen Bjørn Eriksen - Løyve drosje Avsender: Løyvehaver (ikke A-ordningen eller Altinn)

4 Diverse informasjon Alle dokumenter skannes med unntak av politiattester. Politiattesten sendes opp til transportseksjonen i internposten og det påføres en merknad på journalposten om at dette er sendt til transport. Vandelskontroll avsender: Politiets enhet for vandelskontroll og politiattester, Finnmark politidistrikt Det er bare bankgarantiene som oppbevares i original alle andre dokumenter skannes i ephorte og papirversjonen makuleres etter 6 måneder. Det som er sensitivt må ha en tilgangskode. Opplysninger som er sensitive i journalposten må også skjermes. Som regel vil dette være tilgangskode 13 Opplysninger som er underlagt taushetsplikt Offl 13, fvl Dersom et vedlegg er unntatt offentlighet, rediger vedlegget etter import for å sette på tilgangskode 13 Opplysninger som er underlagt taushetsplikt Offl 13, fvl Navn og fødselsdato markeres som personnavn. Om det er sendt inn lønnsslipper og/eller selvangivelse sorteres dette på dato. Husk også påføring av årstall i ephorte.

5 Gods- og turvognløyver fra : Formål: Dokumentere at fylkeskommunen har videresendt mottatte henvendelser vedrørende gods- og turvognløyver til rette løyvemyndighet. Bakgrunn: Statens vegvesen, Region vest ved Nasjonal transportløyveseksjon overtok det administrative ansvaret for godstransport- og turvognløyver fra 1. januar Alle henvendelser vedrørende både eksisterende løyver og nye søknader skal rettes til Statens vegvesen. Ansvar/fremgangsmåte: Dokumentasjonsstab journalfører i ephorte alle henvendelser vedrørende gods- og turvognløyver som mottas til offisielt postmottak og e-postmottak. Vi fortsetter med prinsippet 1 saksmappe per løyvehaver per løyvetype. Etter journalføring skriver arkivar i dokumentasjonsstab merknad på journalpost om at mottatt dokumentasjon er sendt opp til transportseksjonen, og sender så dokumentene opp i internposten. Ingen dokumenter mottatt etter vedr. gods- og turvognløyver arkiveres i dokumentasjonsstaben. Transportseksjonen importerer til ephorte alle henvendelser vedrørende gods- og turvognløyver som seksjonens ansatte mottar per e-post. Henvendelser ansatte i seksjonen mottar fysisk, leveres umiddelbart til dokumentasjonsstab for journalføring. Transportseksjonen er ansvarlig for å oversende dokumentene til ny løyvemyndighet. Dette kan gjøres med et standardbrev som ikke arkiveres. Saksbehandler i transportseksjonen avskriver så mottatt henvendelse i ephorte med merknad om hvilken adressat henvendelsen er videresendt til.