5. gangs purring, anmodning om tilleggsopplysninger i klagesak etter offentleglova vedrørende dokumenter om Tromsøbadet

Transkript

1 Saksbehandler Telefon Vår dato Vår ref. Arkivkode Ronny Bratten / Deres dato Deres ref. 16/3088 Tromsø kommune v/adm.sjef Britt Elin Steinveg Postboks Tromsø 5. gangs purring, anmodning om tilleggsopplysninger i klagesak etter offentleglova vedrørende dokumenter om Tromsøbadet Vi viser til våre tidligere skriftlige henvendelser til kommunen av , , , og , samt møte med Tromsø kommune , vedrørende innhenting av opplysninger for å kunne behandle klagesak etter offentleglova oversendt hit Avslått innsynskrav gjelder nærmere angitte dokumenter i sak vedr. Tromsøbadet. Etter vår siste henvendelse fikk vi overrakt en minnepinne fra kommunen ved personlig fremmøte av utbyggingssjef Øystein Dale. Minnepinnen viste seg å inneholde en mengde usorterte e-poster i originalformat, uten noe tilhørende brev eller redegjørelse. På forespørsel svarte Dale at det ville bli ettersendt en epost med redegjørelse for minnepinnens innhold, noe vi fortsatt ikke har mottatt. Vi legger til grunn at minnepinnen inneholder dokumenter som kommunen mener omfattes av innsynsbegjæringen, og som kommunen har avslått å gi innsyn i. Imidlertid har vi fortsatt ikke mottatt svar på de spørsmål vi stilte i brev av og som vi har etterspurt en rekke ganger. Fra nevnte brev hitsettes: Tromsø kommune har delvis begrunnet avslag på innsyn i offl unntak for organinterne dokumenter. Vi må følgelig få en oversikt over hvilke dokumenter som det er avslått innsyn i på dette grunnlag. Samtidig ber vi kommunen om å gi en nærmere begrunnelse for hvorfor disse er å anse som organinterne dokumenter. Videre har kommunen delvis begrunnet avslag på innsyn i fvl. 13 første ledd nummer 2, som gir en plikt for forvaltningsorganer å unnta opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningene angår. Også her må vi ha en oversikt over hvilke dokumenter som det er avslått innsyn i på dette grunnlag og med en begrunnelse for hvert dokument om hvorfor innsyn er nektet av hensyn til konkurransemessige forhold. Videre ber vi kommunen vurdere hvorvidt det i disse tilfellene kan gis innsyn i resten av innholdet i de aktuelle dokumentene, Fylkeshuset, Strandvegen 13 Telefon: Avdeling fmtrpostmottak@fylkesmannen.no Postboks 6105, 9291 Tromsø Telefaks: Justis- og kommunalavdelingen

2 Side 2 av 3 med unntak av taushetsbelagte opplysninger etter offl. 13 (typisk ved å sladde taushetsbelagte opplysninger i et dokument). Dersom dokumenter er unntatt i sin helhet som følge av å inneholde taushetsbelagte opplysninger, jfr. offl. 12, ber vi om en vurdering for hvorvidt vilkårene for å unnta dokument i sin helhet i offl. 12 er oppfylt. Fylkesmannen vil på dette tidspunkt tydelig kommunisere at vi mener kommunens behandling av den aktuelle klagen ikke har vært tilfredsstillende. Det er nå snart 11 elleve måneder siden innsynskravet først ble fremmet for Tromsø kommune, uten at kommunen har behandlet kravet i tråd med forvaltningslovens og offentleglovas krav til saksbehandling. Kommunens saksbehandling fremstår derfor som sterkt kritikkverdig. Det understrekes i denne forbindelse at det følger klart av fvl. 33 annet ledd, jf. fjerde ledd første punktum, at kommunen som underinstans har et direkte ansvar for å på eget initiativ å sørge for at klagesaken blir tilrettelagt for klageinstansen. I den foreliggende sak har Fylkesmannen også på et tidlig tidspunkt klart tilkjennegitt hvilke opplysninger som behøves for å kunne vurdere kommunens avslag. Fylkesmannen vedlegger til orientering brev av fra Justis- og beredskapsdepartementet til en rekke offentlige etater, herunder samtlige kommuner, hvor alle adressater uttrykkelig bes og å gjennomgå interne reglement og retningslinjer som er knyttet til åpenhet og innsyn, eksempelvis rutiner i forbindelse med innsynskrav, journalføring mv. Brevet følger opp stortingsvedtak av 8. juni 2015, og understreker vårt budskap. Klager i vår sak har nå gitt beskjed om at han endrer sitt innsynskrav til å bare gjelde «referatene fra styringsgruppe og referat fra prosjekteringsmøter med rådgivere og arkitekter» som eksisterer blant de dokumentene som det er avslått innsyn i. Dette innebærer en betydelig innsnevring av innsynskravets omfang, og vi har fått bekreftet at han samtidig trekker klagen over avslått innsyn i øvrige dokumenter. For å kunne ferdigbehandle denne klagesaken er Fylkesmannen avhengig av at kommunen utfører sine oppgaver som underinstans, og besvarer følgende spørsmål: Hvilke opplysninger/dokumenter i «referatene fra styringsgruppe og referat fra prosjekteringsmøter med rådgivere og arkitekter» har blitt unntatt fra innsyn med hjemmel i lovbestemt taushetsplikt om forretningshemmeligheter, jf. offl. 13 og fvl. 13. Dersom hele dokumenter unntas med bakgrunn i bestemmelse om taushetsplikt, bes det redegjort for om vilkårene for å unnta dokumentet i sin helhet i offl. 12 er oppfylt. Hvilke dokumenter omfattet av den reduserte innsynskravet er unntatt fra innsyn med hjemmel i offl. 14 unntak for organinterne dokumenter? Fylkesmannen forventer at dette prioriteres av kommunen og at vi mottar snarlig svar i saken og senest innen

3 Side 3 av 3 Med hilsen Jan-Peder Andreassen kommunaldirektør Marianne Hovde fagansvarlig Kopi til: Stig Eidissen Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer.

4

5