Klager: Klage på vedtak legges på studentmappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak!

Transkript

1 1 Studentmappe profesjonsstudiet Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse fra en, som skal registreres. Samme mappen følger en gjennom hele studiet. Medisiner med opptak på forskerlinjen kan få mappe både på MED STD og MED FORSK Arkivdel: STD O Sakseier: MED STD Sakstittel: Studentmappe - navn på (dette skjermes) profesjonsstudiet i medisin Ordningsverdi: 421 Sækundærkode legges inn av studiekonsulent med FS-tilgang: nummer unntas offentlighet Tilgangskode på saksnivå og på samtlige journalposter: SV Studentsaker 13 opplysninger med taushetsplikt - Fvl. 13 taushetsplikt; SV Studentsaker offl 26 eksamenssvar og karakterer m.m. Evt. SD Disiplinærsaker 13 opplysninger med taushetsplikt - Fvl. 13 taushetsplikt. Sentrale retningslinjer ephorte versus FS: Klager: Klage på vedtak legges på mappe. N-notat med oversendelse til Den sentrale klagenemnda legges på separat klagesak! Skikkethetsvurderinger: Løpende skikkethetsvurdering legges på mappe. Særskilt skikkethetsvurdering legges på separat sak som N-notat til nstitusjonsansvarlig! Begge steder med tilgangskode disiplinær SD. Jevnføring: arkivet oppretter toveis jevnføring mellom mappe, forskerlinjemappe, klagesak og særskilt skikkethetssak. Gjensidig lesetilgang på tvers av ene sikres gjennom ad hoc tilgangsgruppe/kopimottakerfunksjon Ferdigstillelse på saksnivå: Saksbehandler ferdigstiller saken i ephorte (statusendring fra B til F); arkivet avslutter den (statusendring fra F til A). Mapper på papir returneres til arkivet. Aktuelle poster på saken: Listen med aktuelle journalposter er ikke nødvendigvis uttømmende. For dokumenter på saken som ikke inngår her, gjelder hovedregelen at alt som er journalpliktig skal inn i ephorte.

2 2 JP Type Tittel Avsender/ mottaker Godkjenner Tilgangskode Registreringskrav i ephorte etter sentrale retningslinjer ephorte versus FS RESERVASJON, BYTTE ELLER OPPSGELSE AV STDEPLASS, FORELDREPERMSJON, FORSNKELSESREGLER Merknad Søknad om reservasjon av studieplass eller utsettelse av studiestart (på grunn av militærtjeneste eller sykdom) V Dokumentasjon Svar på søknad om reservasjon av studieplass eller utsettelse av studiestart (på grunn av militærtjeneste eller sykdom) nnvilgelse Søknad om bytte av studiested V Dokumentasjon Svar på søknad om bytte av studiested Oppsigelse av studieplass nnvilgelse Ja! Ja!

3 3 Bekreftelse på oppsigelse av studieplass Søknad om permisjon/utvidet permisjon fra studiet Seksjonssjef Saken ferdigstilles samtidig med endring av status i FS til sluttet. Gjelder kun søknad om foreldre-permisjon med svar, som legges i ephorte Melding om/svar på andre typer permisjoner, deltid og forlengelse, kan legges kun i FS V Dokumentasjon Svar på søknad om permisjon/utvidet nnvilgelse permisjon fra studiet Søknad om dispensasjon fra forsinkelsesreglene V Dokumentasjon Svar på søknad om dispensasjon fra Seksjonssjef etter forsinkelsesreglene PROSJEKTOPPGAVE, OBLGATORSK NDERVSNNG, OPPRYKK, NNPASSNG, EKSTERNE EMNER, TAP AV STDEPLASS, ANTALL ELSAMENSFORSØK, TLRETTELEGGNG, TSATT PRØVE Y Bekreftelse på godkjent prosjektoppgave SV 26

4 4 Y Purring på manglende semesteravgift / bekreftelse av utdanningsplan Enhet Purring mailes til en. Y Fravær - obligatorisk undervisning Enhet Mail fra semesterkoordinator til studiekonsulent. Hvis mye fravær går brev til, se nedrykk i kull Søknad om opprykk i kull/ innpassing Avventer HR-vedtak V Dokumentasjon Svar på søknad om opprykk i kull/ innpassing Søknad om fritak for prosjektoppgave Svar på søknad om fritak for prosjektoppgave Søknad om utsatt innlevering av oppgave (prosjektoppgave) nnvilgelse Seksjonssjef etter V Dokumentasjon Svar på søknad om utsatt innlevering av oppgave (prosjektoppgave) Søknad om fritak fra eksterne emner/godkjenning av eksterne emner Seksjonssjef etter SV 26 Avventer HR-vedtak Gjelder ikke emner fra ERN & OD ved io eller

5 V Dokumentasjon SV 26 Svar på søknad om fritak fra eksterne Seksjonssjef etter SV 26 emner/godkjenning av eksterne emner Tap av studieplass Søknad om dispensasjon fra regel om antall eksamensforsøk (tre gangers regelen) Svar på søknad om dispensasjon fra regel om antall eksamensforsøk (tre gangers regelen) Søknad om tilrettelegging av studiesituasjon (undervisning, praksis) 5 Fakultets-direktør og på sekvensiell godkjenning nnvilgelse Seksjonssjef etter Avslag Se tap av studieplass V Dokumentasjon Svar på søknad om tilrettelegging av studiesituasjon (undervisning, praksis) nnvilgelse etter Avventer HR-vedtak MED fra andre norske fakultet. Disse dekkes av fritak/opprykk. Hvis klage på dette, se rutiner for klager til klagenemnda Ja! Det opprettes egen individuell sak for tilrettelegging for dyslektikere Ja! Tilretteleggingstiltak registreres i FS.

6 Søknad om tilrettelegging av eksamen V Dokumentasjon Svar på søknad om tilrettelegging av eksamen Trekk fra eksamen Legeattest til ordinær eksamen Nedrykk i kull Oppmelding til utsatt prøve Legeattest til konte/utsatt prøve Nedrykk i kull pga stryk til konte/ utsatt prøve KLAGE PÅ VEDTAK Klage på vedtak Svar på klage på vedtak 6 nnvilgelse etter Ja! Ja! Tilretteleggingstiltak registreres i FS Seksjonssjef Seksjonssjef Ja! Registreres med T i FS Registreres med L i FS Programleder Ja! Saksbehandler produserer brevet direkte i ephorte

7 Opprettholdelse av klage på vedtak LØPENDE SKKKETHETSVRDERNG N () Bekymringsmelding løpende skikkethetsvurdering nnkalling til samtale - løpende skikkethetsvurdering Referat fra samtale - løpende skikkethetsvurdering Fra varsler til semester/ Fra semester-/ til Fra semester-/ til 7 Mail med godkjenning fra semester- /modulleder, kan evt legges inn som Y-dokument. Ja! mporteres av fra Outlook. Videresendes evt til postmottak@medisin.uio. no for innlegging av arkivet Ovensendelse av klagesak til sentrale klagenemnda, legges på separat klagesak. Klager til klagenemnda skal ikke på mappa disiplinær SD! Bekymringsmelding mottatt av semester- /modulleder overleveres til semester/ for innlegging i ephorte Kopi til MED STD Bekymringsmelding sendes ikke til. disiplinær SD! Kopi til MED STD disiplinær SD! Kopi til MED STD

8 8 N Oversender løpende skikkethetsvurdering Fra semester-/ til MED STD V N Bekymringsmelding Referat fra samtale med Varsling til om løpende skikkethetsvurdering mottatt ved fakultetet Tilbakesender løpende skikkethetsvurdering til ytterligere oppfølging på instituttet nformasjon til en om videre behandling av saken MED STD - Student Fra MED STD til semester/ MED STD - Student Mail med godkjenning fra semester- /modulleder, kan evt legges inn som Y-dokument. disiplinær SD! Bruk funksjon Knytt til eksisterende dokument! disiplinær SD! Kopi til semester/ disiplinær SD! Alternativt oversendes saken til nstitusjonsansvarlig på separat sak for særskilt skikkethetsvurdering! Dette skal ikke på mappa! disiplinær SD! Studenten informeres om saken går tilbake til instituttet eller oversendes nstitusjonsansvarlig på egen sak