Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen

Transkript

1 Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne notat? 3 Hvor / til hvem skal det adresseres? 4 Opprette ny intern journapost 5 Opprette dokumentet 6 Sende til godkjenning / avslutte dokumentet 7 Ekspedere notatet 1 Registrering av interne notat ved HiT Etter arkivforskriften 2-6, første ledd, er det opp til det enkelte organ å ta stilling til spørsmålet om journalføring av interne dokumenter. Ved overgang til elektronisk arkiv kan interne notat ikke lenger legges fysisk i saksmappen. For at interne notat skal bli arkivert og funnet igjen elektronisk, bør også interne notat som har dokumentasjonsverdi, d.v.s. at de er viktige for sakens forståelse og sammenheng, alltid journalføres. 2 Når opprettes interne notat? Interne notat opprettes når saksbehandler/leder adresserer et dokument til en intern mottaker mottar et notat fra en intern avsender som skal besvares når saksbehandler oppretter et notat/utredning som skal følge saken 3 Hvor / til hvem skal det adresseres? Hovedregelen er at interne notat som sendes fra en enhet til en annen skal sendes Ufordelt til enheten. Saksfordeler på enheten påfører mottaker(e). For øvrig kan interne notat kan distribueres via ephorte til alle brukere av systemet, d.v.s. administrativt personale, dekaner, instituttledere og studieledere. Notat til tilsatte som ikke er brukere av ephorte, må foreløpig distribueres via e-postsystemet (i ephorte brukes funksjonen: send kopi med e-post). 4 Opprette ny intern journalpost Dersom notatet starter et nytt behandlingsforløp - en ny sak - må saksbehandler opprette ny sak før notatet kan utarbeides. Opprette ny journalpost i eksisterende sak Stå i korrekt saksmappe Velg Ny journalpost og Nytt notat N eller X Det er to dokumenttyper når det gjelder interne notater: 1. Dokumenttype N - brukes når saksbehandler ønsker at dokumentet krever oppfølging fra mottaker (gir restanse): D.v.s. at mottaker skal svare på notatet eller skal arbeide videre i saken på grunnlag av opplysninger/informasjon i mottatt notat (avskrives med TE Til Etterretning). 2. Dokumenttype X - brukes når mottaker kun skal ha notatet til orientering. Innholdsbeskrivelse Journalposten skal beskrive tilhørende dokument. I motsetning til sakstittelen skal dette være relativt detaljert, men likevel ikke for mange opplysninger. Språket Språket man skal benytte ved registrering i ephorte er norsk bokmål. Det er viktig at alle følger dette, ellers blir gjenfinningsprosessen upålitelig. Selve dokumentets innhold kan selvfølgelig være på hvilket språk man ønsker. Engelsk eller annet språk kan registreres, men i tillegg bør det legges til norske betegnelser/emneord slik at det blir søkbart for alle. Forkortelser Alle ord bør skrives fullt ut - eventuelle forkortelser kommer i tillegg. Som hovedregel brukes ikke forkortelser, men "offisielt godkjente" forkortelser kan brukes, som f.eks. NRK, HiT, Tel-Tek o.l. Bruk av tegn Med unntak av komma, oppfattes tegn som bokstaver i.f.m. søkefunksjonen. Dersom det er nødvendig å sette inn tegn i teksten, bruk derfor alltid mellomrom både foran og bak tegn.

2 Unntak er selvfølgelig ord og uttrykk man vil skal høre sammen, f.eks. st.prp.nr., cand.mag., o.l. Personnavn Når personnavn registreres i ephorte skal de skrives på følgende måte: Fornavn Etternavn. Registrering av dato/datoformat I alle sammenhenger skal dato registreres på følgende måte: dd.mm.åååå - Eksempel: Tilgangskoder og skjerming av tekst i sakstittel Alle som har tilgang til ephorte har innsyn i alle dokumenter som ikke er skjermet for innsyn. Tilgangskoder kan benyttes for å begrense tilgangen til taushetsbelagt informasjon i forhold til offentligheten. Standard koder for HiT er: Kode U P PX S SX Forklaring Unntatt offentlighet (skjermer i hovedsak mot eksternt innsyn) Personalsaker (påføres personalmapper og dokumenter som inneholder personopplysninger om tilsatte ved HiT). Avsender/mottaker blir automatisk skjermet.) Sensitive personopplysninger - personal (tittel og avsender/mottaker blir automatisk skjermet) Studentsaker (påføres studentmapper og dokumenter som inneholder personopplysninger om studenter ved HiT). Avsender/mottaker blir automatisk skjermet.) Sensitive personopplysninger - student (tittel og avsender/mottaker blir automatisk skjermet) Inneholder journalposten opplysninger som skal unntas offentlighet, skal du registrere en tilgangskode og gjøre oppslag på hjemmel for unntatt fra offentlighet (men husk meroffentlighetsprinsippet). Skjerming av tekst eller deler av tekst kan gjøres dersom tilgangskode er påført: Kan påføres ved oppretting av JP eller i ettertid ved Rediger JP: Registrere intern mottaker/kopimottaker Gå til fanen Interne mottakere, og hent fram via forstørrelsesglasset den enheten du skal sende notatet til Er mottaker en ephorte-bruker, hentes initialer navn frem her (kan også skrives rett inn dersom du vet initialene). Du kan også påføre kopimottakere på egen enhet 8 jf. punkt 3 over), husk da å huke av under Kopi. Ønsker du å varsle (ekstra) med e-post, huker du av under Varsl. Mottaker får da en egen melding på e-post.

3 Besvare mottatt notat med med et nytt notat 1. Søk frem journalposten du ønsker å besvare. 2. Velg "Avskriv" og "Svar med notat". Standard valg av notat er her satt til X, men her kan du endre til N-notat dersom ditt svar krever oppfølging fra mottaker. 3. Sett inn innholdsbeskrivelse (for eksempel Svar på, Innvilget søknad på. eller lignende. 4. Sett inn ev. tilgangskode og interne kopimottakere 5. Lagre og nytt dokument Opplysningene fra mottatt notat og dine påføringer flettes inn i notatet. 6. Videre fremgangsmåte som ved oppretting av ny journalpost.

4 7. 5 Opprette dokumentet Velg Lagre og nytt dokument for å opprette tilhørende tekstdokument. Dersom du velger kun Lagre, lagrer du kun journalpostopplysningene, og kommer tilbake til bildet for journalpostopplysningene. For å komme inn i dokumentet igjen må du da velge Nytt tekstdokument fra dokumentnivå Dokumentmal Malen velges fra dialogboksen Velg mal Informasjonen fra registreringsbildet (JP) flettes automatisk inn i dokumentet. Tekstdokumentet tildeles automatisk filnavn. 6 Sende til godkjenning / avslutte dokumentet Når du skal avslutte arbeidet med tekstdokumentet, bruk Lagre og verktøyknappen "Tilbake til ephorte". Ta stilling til om tekstdokumentet er ferdigstilt og klar for journalføring. Hvis nei (ikke ferdig) trykk UTFØR (når du skal skrive videre på dokumentet Redigere tekstdokumentet - kan du søke det frem med "Mine journalposter under arbeid"). Skal dokumentet godkjennes, søker du fram initialer på den som skal godkjenne + trykk Utfør Hvis JA (ferdig) - sett kryss i feltet (Ferdig) og trykk UTFØR. Journalposten får da status F (Ferdig), og mottaker har tilgang til dokumentet. 7 Ekspedere notatet? Dokumentet skal ikke printes ut. Straks notatet er ferdigstilt, d.v.s. at status på journalposten er F, har mottaker og ev. kopimottaker tilgang til dokumentet

5 2.8 Dokument/JP som utgår Ingen hoveddokumenter som er registrert i ephorte kan slettes/fjernes. Dette er fastsatt i NOARK-4 standarden. En mulighet er å velge at dokumentet/jp utgår, og dokumentet vil da ikke vises. JP settes i status U (Utgått). Saksbehandler kan selv slette vedlegg til et hoveddokument. Dokumentet kan gjenfinnes ved å søke opp dokumenter med status U. 3.