Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole

Transkript

1 Retningslinjer for elevmapper ved Frydenhaug skole Revidert av TO

2 INNLEDNING... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I ELEVMAPPE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG ARKIVSYSTEMET... 4 JOURNALFØRING AV DOKUMENTER I ELEVMAPPE... 4 AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL KOMMUNAL ARKIVINSTITUSJON... 5 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING OG TILBAKEFØRING... 5 ANSVAR FOR AVLEVERING OG TILBAKEFØRING... 5 PAKKING, MERKING OG RENGJØRING AV ELEVMAPPER... 5 TILBAKELÅN... 5 IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 5 IVERKSETTING... 5 REVIDERING

3 INNLEDNING Retningslinjene for elevmapper for Frydenhaug skole er et supplement til Drammen kommune sine generelle retningslinjer for elevmapper i grunnskolen. Frydenhaug skole er en kommunal grunnskole for elever med nedsatt funksjonsevne. Andre kommuner kjøper skoleplass på Frydenhaug, og skolen har derfor elever fra mange andre kommuner. Frydenhaug skole skal i utgangspunktet følge de generelle retningslinjene, med unntak av de som er spesifisert i dette dokumentet. OPPRETTING AV ELEVMAPPE Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev på Frydenhaug primært skal arkiveres på ett sted, i elevmappen. Dette gjelder også sykepleierfaglig dokumentasjon som sykepleier på skolen har ansvaret for. Det skal kun være en elevmappe pr. elev. Karakterlister, eksamensprotokoller og fraværslister skal imidlertid oppbevares sentralt på hver skole, og ikke i elevmappene. Inn- og utgående korrespondanse knyttet til eleven skal journalføres i kommunens sak- og arkivsystem, i en egen elevsak (elektronisk elevmappe) og etter en standard som er beskrevet et annet sted i disse retningslinjene. Elevmappe bør opprettes når det er gjort vedtak om skoleplassering dvs. før eleven begynner på skolen. Ordningsprinsipp Hver elevmappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter elevens etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. Fødselsdato benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn. Personnummer benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn samt fødselsdato. Innhold i elevmappe I den fysiske elevmappen skal det ligge dokumenter i følgende kategorier: Mappe 1: generell korrespondanse Generell korrespondanse med elevens hjemkommune Kopi av flyttemelding Korrespondanse som ikke skal ligge i mappe 2 mappe 11 Kontakt-bok skole-hjem 1 Logg-ark (føres av ansatte på skolen) Kopi av bekymringsmelding til barnevernet (foresatte skal normalt varsles før denne sendes) Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet Dokumentasjon og korrespondanse rundt fravær (for eksempel søknad om permisjon ut over opplæringsloven) Oppdatert journalark (ligger først i mappen, i gult plastomslag) Søknad om innsyn i elevmappe Søknad om permisjon Mappe 2: tillatelser og samtykkeerklæringer fra foreldre og foresatte Tillatelse til fotografering Tillatelse til filming Samtykke til overføring av personopplysninger til annen kommune/skole eller andre instanser Mappe 3: medisinopplysninger All dokumentasjon vedrørende elevens medisinopplysninger 1 Gjelder noen få elever 3

4 Sykemeldinger og legeerklæringer Epikrise Dokumentasjon vedrørende skoleskyss Mappe 4: møteinnkallinger og møtereferater Alle møteinnkallinger uansett tema Alle møtereferat uansett tema Mappe 5: sakkyndige eksterne uttalelser Med sakkyndig ekstern uttalelse menes alle uttalelser som gjøres av fagpersonale som ikke er ansatt på Frydenhaug (eks. PPT, barnevern, sykehus, BUP etc) Mappe 6: ressurser (vedtak) Alle søknader med dokumentasjon, uansett tema Alle vedtak uansett tema Alle enkeltvedtak uansett tema Klager og avslag på klager vedrørende søknader og vedtak/enkeltvedtak Mappe 7: IOP, IODP og halvårsrapporter Mappe 8: IP Mappe 9: korrespondanse vedrørende hjelpemidler All korrespondanse vedrørende hjelpemidler, også eventuelle klager og avslag på klager Mappe 10: psykologiske og pedagogiske tester Kartleggingsmateriell Prøver Testprotokoller 2 Mappe 11: dokumentasjon fra tidligere skoler All dokumentasjon vedrørende eleven fra tidligere skoler (kun kopier skal ligge her) Oppretting av elevmapper i sak- og arkivsystemet Korrespondanse (både inngående og utgående) vedrørende en elev som skal journalføres skal skje i en egen sak - elektronisk elevmappe, i sak- og arkivsystemet. En slik sak skal opprettes på følgende måte: I første linje i sakstittel skal det stå elev - Frydenhaug I andre linje i sakstittel skal det stå Fornavn Etternavn Arkivkode er B31, og elevmappene er et objektarkiv. Arkivering av journalførte dokumenter skal skje i den fysiske elevmappen. Elevmappen skal i sin helhet unntas offentlighet. Se også egen rutinebeskrivelse for Frydenhaug angående bruk av sak- og arkivsystemet. Journalføring av dokumenter i elevmappe I arkivforskriftens 2-6 er det gitt bestemmelser om ethvert offentlig organ skal registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova 4 må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. 2 Råmateriale i testprotokollene er unntatt partsinnsyn. Ved innsyn i elevmappen tas råmateriale ut. Ved avlevering til byarkivet legges råmaterialet i en egen lukket konvolutt og merkes rådata unntas partsinnsyn. 4

5 Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon. Frydenhaug ønsker også å journalføre dokumenter som ikke omfattes av journalføringsplikten i lovverket, og skal derfor journalføre alle inngående og utgående dokumenter som skal arkiveres i elevmappen. AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL KOMMUNAL ARKIVINSTITU- SJON Elevmapper for elever hjemmehørende i Drammen kommune skal avleveres til byarkivet i Drammen, som er Drammen kommune sin egen arkivinstitusjon. Elevmapper for elever hjemmehørende i andre kommuner skal tilbakeføres til hjemkommunen. Når elevmappene er tilbakeført til hjemkommunen skal mappene deponeres hos IKA Kongsberg, som er en interkommunal arkivinstitusjon for kommuner i Buskerud (Drammen unntatt), Vestfold og Telemark. En slik deponering skjer 10 år etter at eleven sluttet på Frydenhaug skole, og etter retningslinjer vedtatt av IKA Kongsberg. Tidspunkt for avlevering og tilbakeføring Frydenhaug skal avlevere og tilbakeføre sine elevmapper til byarkivet og hjemkommunen når de er å regne som avsluttet. Når det gjelder tilbakeføring til hjemkommune bør dette skje en gang pr år, og helst ved skoleårets slutt. Tidspunkt for avlevering av elevmapper til byarkivet skjer etter avtale med byarkivet. Ansvar for avlevering og tilbakeføring Rektor har ansvar for at avlevering til byarkivet og tilbakeføring til hjemkommune utføres i samsvar med praksis hos byarkivet og i hjemkommunen. Ved avlevering blir ansvaret for elevmappene overført til byarkivet, som også vil ta seg av alle henvendelser knyttet til elevmappene. Ved tilbakeføring blir ansvaret for elevmappene overført til hjemkommunen. Pakking, merking og rengjøring av elevmapper Elevmappene skal primært avleveres og tilbakeføres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser (om innholdet) skal være gjort med blyant: Navn på skole Elevmapper, alfabetisert fra-til Tidsrom (startår-sluttår) Arkivboksene skal ha bredde 9,5 cm med flipp (skal vende utover), og det skal kun skrives på den siden/ryggen av boksen hvor flippen er. Tilbakelån Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom skolen og byarkivet, og gjelder kun for elever hjemmehørende i Drammen. IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE Iverksetting Retningslinjene er behandlet administrativt av rektor på Frydenhaug skole, og iverksettes fra

6 Revidering Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvarsforhold gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er rektor ved Frydenhaug skole. 6