Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Transkript

1 Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av personalmapper innenfor gjeldende lover og forskrifter. Definisjoner: Personalmapper opprettes på alle tilsatte, både faste, vikariater og midlertidige stillinger. Ansvar: Det daglige ansvaret for personalarkivet tilligger personalavdelingen. Personalarkivet er felles for alle kommunale virksomheter. Dokumentsenteret er ansvarlig for opprettelse av personalmapper. Personalmappene er ordnet etter navn. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som regnes som saksdokument for organet dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, jfr arkivforskriften 2-6 Alle dokumenter, også vedlegg, produsert av leder/saksbehandler, skal lagres elektronisk. Alle inngående dokumenter journalføres og skannes. Vedlegg som ikke kan skannes, legges i fysisk vedleggsarkiv. Det skrives i tillegg merknad i notatfeltet i P360. I et vedleggsarkiv skal det brukes rosa mapper. Ansvar for vedleggsarkivet er personalavdelingen. Virkeområde: Rutinene gjelder for behandling/oppbevaring av personalmapper i Gran kommune. Personalarkivet er et arkiv som omhandler forhold mellom en virksomhet og den ansatte. Personalmappen inneholder viktig informasjon som danner grunnlaget for den enkeltes forhold i arbeidslivet og rettigheter i samfunnet. Personalmapper som fortsatt finnes på papir, skal oppbevares i arkivbokser i fjernarkivet eller i låste arkivskap.

2 Personalmappen skal inneholde: Søknad med vedlegg (attester, kurs og vitnemål *) Melding om tilsetting Søkers bekreftelse Tilsettingsbrevet Vedtak om ansiennitet og lønn Lønnsendring etter forhandlinger Taushetsplikt Dokumentasjon på etterutdanning Avtale om mobiltelefon Permisjoner av lengre varighet (ansiennitetstap) Søknad og vedtak om redusert arbeidstid Søknad om utvidet stilling og redusert stilling Yrkesskader Individuell oppfølgingsplan med leder og ansatt** Oppfølgingsmøter/drøftingsmøter i forbindelse med sykmeldte, arbeidsgiver, lege og NAV(innkallinger og referater fra møter) Omplassering/beordning annen jobb Særskilte avtaler om godtgjørelser og stipend Attester/vitnemål kompetansegivende kurs og opplæring pensjonsforhold Helseforhold - HMS tilpasset arbeid, attføring med mer som har konsekvenser Disiplinærforhold (opprettes en egen sak i P360, se eget pkt.) Dokumentasjon vedrørende tildelte hederstegn/utmerkelser Oppsigelsesbrev Kopi av sluttattest Tjenestebevis Annet *Når det opprettes ny personalmappe skal det fra rekruttering overføres søknad, vitnemål, attester og kurs o.l. inn i den nyansattes personalmappe. Ansvar personalavdelingen. 2

3 Bistand fra bedriftshelsetjenesten i sykefraværsoppfølging føres i egen sak i P360. Tilretteleggingstilskudd/arbeidsplassvurdering føres på sak i P360. Arbeidspraksis (ikke ansatte i Gran kommune) føres i egen sak i P360. Sykemeldinger og egenmeldinger stemples med datostempel og sendes personalavdelingen. Settes i ringpermer og oppbevares i 10 år. Lønnsbilag (timelister, reiseregninger og diverse bilag) stemples med dagens dato og sendes personalavdelingen, oppbevares i ringpermer pr. mnd pr. år i 10 år. Politiattester stemples med dagens dato og sendes personalavdelingen, personalavdelingen registerer i ansatt at den er mottatt. Deretter kan den makuleres. Politiattester for ansatte i barnevern skal imidlertid skannes og registreres i personalmappen. Ettersendte vitnemål, attester og kurs på ansatte skal journalføres på personalmappen til vedkommende. Søknader på ledige utlyste stillinger stemplets med mottatt dato og sendes personalavdelingen for registrering i rekruttering. **Oppfølgingsplaner på sykmeldte arbeidstakere, ansvar ledere. Originalen oppbevares hos leder. Det skal sendes en kopi av undertegnet oppfølgingsplan til dokumentsenteret. Dokumentsenteret journalfører kopien inn på den ansattes personalmappe. Disiplinærforhold ved disiplinære saker skal det opprettes en egen sak i P360. Slike saker skal trekkes ut av personalmappen. De skal arkiveres etter egen arkivkode 407 og graders unntatt offentlighet 13 jfr. Fvl. 13. Disiplinære saker skal oppbevares for alltid (nye kassasjonsregler fra 2013). Personalarkivet skal ikke brukes som et saksarkiv. Om det er formålstjenlig, legges kopi fra sak i saksarkivet i personalmappa. For opprettelse av ny sak og for gjenfinning av personalmapper i P360 skal disse registreres på følgende måte: Saksnavn: Personalmappe Ansvarlig: saksbehandler Arkiv: etternavn, fornavn Arkivkode: 420 Kontakter: Fullstendig adresse og fødselsnummer på den ansatte Rutiner for bruk av paragraf og avskjerming: Det er saksbehandler som har ansvar for om et dokument er unntatt offentlighet og hvilke tilgangsbegrensninger de ulike brukergrupper skal ha til dokumentet. 3

4 Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokumenter med sensitive opplysninger mot innsyn under saksbehandlingsprosessen, og kontrollere at disse er påført riktig hjemmel for unntatt offentlighet. Dokumenter som inneholder opplysninger som skal skjermes registreres i sak/arkivsystemet. Det du vil ha avskjermet skal stå i overskriften. I tillegg kan navnet på kontakten avskjermes ved at det settes en hake på avskjerm kontakter i P360. Dokumentsenteret registrerer evt. tilgangsgruppe dersom dette er aktuelt. Registrerer paragraf for unntagelse fra offentlighet i skjermbildet for dokumentopplysninger i sak/arkivsystemet. 26 kan brukes på personnummer, og i denne nevnes jo personnummer direkte. Men fordi personnummer er en opplysning som det er vanlig å ville holde for seg selv, blant annet pga. økt fokus på faren for identitetstyveri, tenker jeg at man også kan unnta personnummer ved å vise til 13 Ofl. jf. 13 Fvl. Dvs at her kan du bruke begge, men vi ser at i 26 er det nevnt direkte. På personnr + bankkontonr. må man bruke 13 Ofl jf. 13 Fvl. (her må vi henvise i tillegg til Fvl. 13) Ligger inne som valg i P360 - Offl. 13 jf. 13 Fvl. Bankkontonr. bruker en 13 Ofl. Jf 13 Fvl, fordi dette er en opplysning som det er vanlig å ville holde for seg selv (her må vi henvise i tillegg til fvl. 13) ligger inn som valg i P360 - Offl 13 jf. 13 Fvl.) Ansettelseskontrakter og arbeidsavtaler bruker vi 25 når de kommer ferdig underskrevet og utfylt fra den som har fått jobben. Ugående brev om tilbud om ansettelseskontrakt eller arbeidsavtale skal ikke unntas offentlighet. Arkivering i papirbaserte og elektroniske personalmapper: I en overgang fra gammelt til nytt sakssystem vil det være fysiske personalmapper fra flere sakssystemer (ESA, P360 eller enda eldre). Her må vi huske på at det skal skrivers ut fullstendig rapporter for hvert sakssystem. Det må legges et farget ark imellom systemene, og personalmappene må ryddes. Dokumentene skal ligge etter dato eldst først. Binders, plast og eventuelt det som ikke tilhører saken tas ut. Etter at personalmappen er ryddet settes den til status AS (avsluttet av saksbehandler) i P360. Personalmappen sendes deretter dokumentsenteret for avslutting. Det papirbaserte arkivet skal ikke brukes til noe annet enn til oppslag fra Innsyn i papirbaserte personalmapper Personalmapper leveres ikke ut. Innsyn må avtales på forhånd, med dokumentsenteret 4

5 Ansatte har rett til innsyn etter at mappene er ryddet for interne notat/kladder/gule lapper. Mappen kan da gjennomgås sammen med vedkommende. Vedkommende kan be om kopier. Dette kan avtales fram i tid. I et fullelektronisk arkiv skal personalmappen settes til status AS (avsluttet av saksbehandler). Dokumentarkivet kjører en rapport hvert kvartal på status AS og avslutter de elektroniske personalmappene med status A (avsluttet). Innsyn i elektroniske personalmapper Innsyn må avtales på forhånd med saksbehandler eller dokumentsenteret. Arkivet/personalansvarlig tar ut en oversikt over journalpostene i mappen. Listen over journalposter legges fram for vedkommende. Det kan tas utskrifter av dokumenter. Dette kan avtales fram i tid Kassasjon: Kassasjon kan bare skje etter reglene i regnskapsforskriftene eller arkivloven og arkivforskriften. 5