RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER

Transkript

1 Dokumenteier: Seksjon for dokumentasjons- Godkjent av: A.Neergaard og informasjonsforvaltning (SDI) Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato: 10. april 2014 Endret dato: RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER Innhold RUTINER FOR DOKUMENTHÅNTERING AV PERSONAL- OG REKRUTTERINGSSAKER 1 1 INNLEDNING Formål Definisjoner SAKSBEHANDLING AV REKRUTTERINGSSAKER OG PERSONALMAPPER ORGANISERING AV PERSONALMAPPER Dokumenter som skal bevares for alltid Disiplinærsaker/ordensstraff Konflikthåndtering (under utarbeidelse i samråd med HR) Dokumenter i P360 som kan kasseres Dokumenter som ikke skal i P PERSONALSAKER I SAKARKIV Prinsipielle/presedensskapende saker Rekrutteringssaker Behandling av tilsettingssaker i utvalg Grupper av arbeidstakere SKJERMING/TILGANGSGRUPPER OPPBEVARING OG INNSYN BORTSETTING OG PERIODISERING a) EKSEMPLER PÅ STANDARDTEKSTER FOR PERSONALSAKER Personal Elektronisk saksmappe a) EKSEMPLER PÅ STANDARDTEKSTER FOR REKRUTTERINGSSAKER Personal Elektronisk saksmappe... 12

2 Side 2 av 12 1 INNLEDNING 1.1 Formål Formålet med denne veiledningen er å etablere felles rutiner for dokumentering av personalsaker i henhold til gjeldende lovverk. 1.2 Definisjoner Personalsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som omhandler virksomhetens forhold til den enkelte tilsatte; arkiveres dels i personalmappene, dels i sakarkivet. Personalsaker skal ha arkivkode 221. Personalmappe: Mapper på den enkelte tilsatte inneholder saker som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold. For saker som skal registreres i personalmappen skal man angi fødselsnummer som sekundærkode i journalen. HR skal ha alle nødvendige tilganger til personalmappen. Der det er hensiktsmessig av arkivfaglige hensyn, hensyn til skjerming eller for å ta i bruk digitale arbeidsflyter vil enkeltsaker som hører til i personalmappen skilles. Public 360: Virksomhetens saksbehandlingssystem fra høsten My network: HiOA sitt rekrutteringssystem fra 1. mai Kontaktkort: I Public 360 fungerer en persons kontaktopplysninger som et selvstendig objekt som knyttes til dokumenter. Ved å søke på en kontakt kan en enkelt få opp alle dokumenter som er knyttet til kontakten. Denne funksjonaliteten gjør at det er lett å få oversikt over ulike saker som er knyttet til en og samme person. Personalarkiv: Arkivdel for personalsaker, med arkivdel kode PERS. Sakene i personalarkiv er ordnet etter arkivkode (klasse 2) med fødselsnummer som sekundærkode. Sakarkiv: Arkivsaker ordnet etter emne i henhold til HiOAs arkivnøkkel. For saker innen personalområdet gjelder arkivkoder i klasse 2 i arkivnøkkelen. 2 SAKSBEHANDLING AV REKRUTTERINGSSAKER OG PERSONALMAPPER Det er en målsetning av det i løpet av 2015 vil være en integrasjon mellom rekrutteringssystemet My network og Public 360. En slik integrasjon innebærer at dokumentasjon fra My network enkelt kan overføres til Public 360. Inntil dette er på plass må overføringen av dokumenter gjøres manuelt. Dette betyr at saksbehandling som genererer dokumentasjon som har verdi for ettertiden skal foregå i Public 360. I avsnittene nedenfor er det definert hva slags type dokumentasjon som skal bevares og hva som kan kasseres i rekrutterings- og personalsaker. All dokumentasjon som skal bevares for alltid, eller i en viss periode skal lagres i Public 360.

3 Side 3 av 12 3 ORGANISERING OG SAKSBEHANDLING AV PERSONALMAPPER Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold registreres i saksbehandlingssystemet Public 360. Unntatt fra registreringskrav (journalføringsplikten) er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter. Som eksempel kan nevnes, innsendte sykemeldinger, reiseregninger og brev til NAV om refusjonskrav. Kontaktkortet gjør det enkelt å få tilgang til alle saker og dokumenter som er knyttet til en person. Dette innebærer at man kan dele inn ulike forhold for den tilsatte i undermapper/saker om det er hensiktsmessig. Uavhengig av saksmappe/undermappe vil man kunne få tilgang til all informasjon om en tilsatt og få en samlet oversikt over all dokumentasjon som gjelder vedkommende på ett sted. Dokumentene i personalsaken skal som hovedregel behandles av HR-medarbeider. Unntak fra dette er dokumentasjon til/fra NAV som skal gå direkte til den tilsattes leder med kopi til HR. Korrespondanse om lønn (f.eks. refusjonskrav, honorar fra bedriftshelsetjenesten (BHT-honorar) og arbeidsavtaler) skal gå direkte til lønn. 3.1 Dokumenter som skal bevares for alltid Disse dokumentene er grunnlaget for personalmappen (jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver). Der hvor de skal inngå i en forhåndsdefinert saksflyt («forløpsmal») i P360 vil de trekkes ut som egne saker knyttet til kontaktkort til den tilsatte. Søknadspapirene til den tilsatte. Søknader på stillinger til de to-tre øverste stillingskategoriene Attester for utdanning og arbeidspraksis Kompetansegivende kurs og opplæring betalt/støttet av arbeidsgiver Undertegnet arbeidsavtale/taushetserklæring/prøvetid Dokumentasjon om forlengelse av midlertidige stillinger Sikkerhetsinstruks Taushetserklæringer Dokumenter om pensjonsforhold og lønnsplassering Vedtak om yrkesskade og/eller redusert arbeidstid (som følge av en yrkesskade) Permisjoner etter arbeidsmiljøloven (AML 12) med og uten ansiennitetstap (uten lønn) Ansiennitetsberegning Brev om opprykk Lønnsforhandlinger Tildelte hederstegn Oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev Eventuell korrespondanse om fratredelsen og gjenpart av sluttattest Avtalefestede rettigheter (unntak: velferdspermisjon, sykmelding og refusjonskrav) Søknader om opprykk Tildeling av stipend til tilsatte (brev, rapporter mv)

4 Side 4 av Disiplinærsaker/ordensstraff Disiplinærsaker som skaper presedens skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet (se pkt. 4.1). Ved oppbevaring av presedenssaker i sakarkivet skal alle identifiserbare opplysninger anonymiseres/skjermes. Ordensstraff etter tjenestemannsloven 14 er betegnelse på sanksjonsmidler som anvendes overfor arbeidstakere i forbindelse mer uregelmessigheter i tjenesten, men hvor disse ikke er av en slik karakter at de kvalifiserer for avskjed, oppsigelse eller suspensjon. I de tilfeller den tilsatte må fratre sin stilling skal dokumentene kasseres/slettes fra personalmappen. Dette begrunnes med at saken ikke skal kunne brukes mot vedkommende etter en viss tid og at personopplysninger bare kan lagres så lenge det er nødvendig ut fra formålet (jf. personopplysningsloven 11). Disiplinærsaker som ikke skaper presedens og det vil være de aller fleste, skal kun arkiveres i personalmappen, men makuleres tre (3) år etter at advarselen er gitt. Eksempel på dette kan være skriftlige irettesettelser for den tilsatte. 3.3 Konflikthåndtering I tidlig fase av en konflikt må leder fortløpende vurdere om det er behov for å dokumentere konflikten. Dette fordi skriftlighet og dokumentasjon kan opptrappe konflikten unødvendig. Ved påstander om mobbing vil saken være så alvorlig at det alltid er nødvendig med god dokumentasjon. Dokumentasjon Når det er behov for skriftlig dokumentasjon av en konfliktsak skal det opprettes en sak i dokumenthåndteringssystemet (Public 360). Forholdet skal dokumenteres med interne notater. Dokumenter som eksisterer på papir (f.eks. håndskrevne notater og referater) skannes inn i dokumenthåndteringssystemet og makuleres så snart de foreligger elektronisk. Navn på de som er involvert i konflikten skal ikke fremgå av sakstittel, eller dokumenttittel. Standardtittel som skal brukes er Konflikthåndtering [Emneord] Tilgang For å begrense tilgangen til konflikthåndteringssaker skal gruppen Begrenset gruppe alltid benyttes. Denne gruppen er det kun utvalgte ansatte i SDI som har tilgang til. Saksbehandler som blir satt opp som saksansvarlig på saken vil ha tilgang til saken og de dokumentene han står som ansvarlig for. Saksbehandler har mulighet til å gi utvidede tilganger/rettigheter til andre som skal ha tilgang til dokumenter på saken. Om det kommer til vedtak om displinære forhold, eller saken avsluttes ved rettslig behandling (saker av prinsipiell/presedensskapende art) skal rutinen for dette følges

5 Side 5 av 12 (se punkt 3.2). 3.4 Dokumenter i P360 som kan kasseres Dette omfatter dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har dokumentasjonsverdi for en begrenset periode. Disse dokumentene skal registreres i Public 360, men avleveres ikke til Riksarkivet for bevaring til evig tid. Disse har ikke betydning for den ansattes tjenesteforhold/pensjonsforhold og kasseres derfor når de har mistet sin administrative interesse (jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver). SDI (Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning) er ansvarlige for å følge opp at denne type dokumentasjon blir jevnlig kassert etter gjeldende regelverk. Eksempler på dokumenter som kan kasseres: Søknad om fødselspermisjon Melding til SPK (Statens Pensjonskasse) (AFP alders- og uførepensjon) Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse (SPK), trygdekontor, etc. (kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen). Refusjonskrav NAV Særskilte avtaler i arbeidsforholdet (for eksempel avtale om telefon og bredbånd) Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr ) Stipendier Lønnstrekk, o.l. Kontrakter i forbindelse med sakkyndig vurdering 3.5 Dokumenter som ikke skal i P360 Arbeidstidsskjema og regnskapsmateriale skal primært ikke oppbevares i personalmappen. Dette sendes direkte til saksbehandler. Nedenfor følger noen eksempler (listen er ikke uttømmende). Egenmeldinger/sykemeldinger Søknad om lovfestet velferdspermisjon (eks. begravelse). Arbeidstidsskjema o Materiale som kan kasseres 5 år etter utgangen av vedkommende regnskapsår (jf. Regnskapsdirektørens sirkulære nr. 3/1983) Korrespondanse om ulike godtgjørelser (for eksempel tjenestereiser, reiseforskudd og lignende)

6 Side 6 av 12 o Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr ) Søknadspapirer for søkere på stillinger som ikke blir tilsatt. Disse oppbevares så lenge HiOA finner det hensiktsmessig. Hensynet til søkers personvern må tas med i denne vurderingen. 4 PERSONALSAKER I SAKARKIV Saker av prinsipiell/presedensskapende art, ansettelsessaker og saker som gjelder grupper av arbeidstakere registreres i sakarkivet. Sakarkivet ordnes etter arkivnøkkel for universitets- og høgskolesektoren. 4.1 Prinsipielle/presedensskapende saker Saker av prinsipiell/presedensskapende art registreres i sakarkivet (jf. punkt 3.2). Henvisning eller kopi av saken registreres i personalmappen. Eksempel er saker om yrkesskade, disiplinære forhold og saker som avsluttes ved rettslig behandling. Disiplinærsaker skal registreres både i personalmappen og i sakarkivet. Prinsipielle/presendensskapende saker skal bevares for ettertiden. 4.2 Rekrutteringssaker Rekrutteringssaker behandles i HiOAs rekrutteringssystem og i Public 360. o Fra utlysning til innstilling håndteres ansettelsen i HiOAs rekrutteringssystem. Følgende dokumentasjon skal også behandles i Public 360 o Utlysningstekst o Utvidet søkerliste o Offentlig søkerliste o Signert/godkjent protokoll fra tilsettingsrådet o Innstilling o Stillingstilbud med arbeidsavtale som vedlegg o SAP-skjema o Dokumentasjon om noen takker nei til stillingen Søknad og signert arbeidsavtale til den som blir tilsatt, oppbevares i vedkommendes personalmappe. Signert arbeidsavtale legges fordeles til lønn. Øvrige dokumenter i personalmappen saksbehandles normalt av HR. Unntaket er korrespondanse med NAV om oppfølging av sykemeldinger etc. Disse skal gå direkte til vedkommendes leder. Saksbehandler på HR skal ha kopi av disse. Tilsettingssaker skal bevares. Det samme gjelder søknad fra den som har tiltrådt stillingen samt alle søknader på ledende stillinger (direktører og dekaner) (jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver).

7 Side 7 av 12 Søknadspapirer til den som har tiltrådt stillingen legges på personalmappen. Øvrige søknader registreres ikke i Public 360. Disse skal oppbevares så lenge HR ved HiOA mener det er administrativt juridisk behov for det. Søkers personvern må tas hensyn til i vurderingen av hvor lenge papirene skal oppbevares Behandling av tilsettingssaker i utvalg Vedtak om hvem som skal tilsettes i stillinger behandles i henholdsvis tilsettingsutvalg for TA (teknisk- administrativt tilsatte) og UF (undervisnings- og forskningspersonell). Dette gjøres elektronisk i Public 360. For hvert møte opprettes det saker med tittelen TA/UF-rådsgjennomgang Dato. Dokumenter som skal opp i rådet er allerede lagret på rekrutteringssak i Public 360. Dokumentene som ligger på en TA-rådssak er derfor bare lenker til dokumentene som ligger på rekrutteringssaken. Om det er hensiktsmessig å endre dokumenttittel til for eksempel TA råd på dokumentene kan det gjøres i tillegg til tittel som allerede står på dokumentet. Tittelen som står der i utgangspunktet skal ikke slettes. Dokumentene i rådssaken sendes på gjennomgang i Public 360 til medlemmene i rådet. Når forslaget til innstilling blir godkjent elektronisk av alle i rådet regnes det som et vedtak. Dersom noen har innvendinger og ikke er enige forslaget til vedtaket må det gjennomføres et møte hvor partene møtes Dokumentasjon av protokoller fra tilsettingsutvalg/tilsettingsråd Protokoller fra tilsettingsråd, eller utvalg lagres på samlesak per fakultet/enhet per år: Tilsettingsråd Fakultet/enhet år. Eksempel: Tilsettingsråd TKD Grupper av arbeidstakere Saker om grupper av arbeidstakere skal registreres i sakarkivet. Eksempler på saker som gjelder grupper av arbeidstakere kan være generelle saker om personskadeforsikring, opplæring eller arbeidsmiljø eller rundskriv fra virksomheten som sendes til alle tilsatte. 5. SKJERMING/TILGANGSGRUPPER 5.1 Personalmapper Tilgangsgrupper: En tilgangsgruppe i Public 360 angir hvem ved HiOA som skal ha tilgang til de ulike dokumentene innenfor HR-området. Det er opprettet en egen tilgangsgruppe som heter Personal hvor lønnsmedarbeidere og alle som jobber med HR og SDI har tilgang. Det forutsettes at saksansvarlig på personalmappen alltid har tilgang til

8 Side 8 av 12 dokumentene. Det innebærer at personalansvarlig ikke behøver å være med i tilgangsgruppen. Alle dokumenter i personalmappen skal ha tilgangsgruppe personal. I rekrutteringssaker skal alle dokumenter bortsett fra utlysningstekst, utvidet søkerliste og protokoll fra tilsettingsutvalg/råd ha tilgangsgruppe personal. Det er også opprettet egne tilgangsgrupper for de som jobber med lokale lønnsforhandlinger. Det er en egen gruppe for forhandlinger og forhandlinger. Ved behov opprettes det en begrenset tilgangsgruppe hvor bare enkeltmedlemmer har tilgang til dokumentene. Unntatt offentlighet: For å unngå kobling mellom dokumenter som kan føre til at uvedkommende får tilgang til personsensitive opplysninger er hovedregelen at alle dokumenter i personalmappen unntas offentlighet. Hvilken paragraf som skal brukes avhenger av dokumentets innhold (normalt vil det være offl. 13, men gjelder det tilsettinger og opprykk skal 25 benyttes). Navn på den tilsatte skal alltid sladdes/skjermes. 5.2 Tilsettingssaker I en tilsettingssak er det primært offl. 25 (unntak for tilsettingssaker mm) som brukes om det er behov for å unnta dokumenter fra offentlighet. Eksempler på skjerming i en tilsettingssak er: Dokument Unntas Tilgangsgruppe offentligheten? Utlysningstekst NEI Public Offentlig søkerliste NEI Public Utvidet søkerliste Offl. 25 Personal Sakkyndig vurdering* Offl. 25 Personal Merknader til sakkyndig vurdering Offl. 25 Personal Innstilling Offl. 25 Personal Protokoll* NEI Public Registreringsskjema for Offl. 14 Personal rekruttering Ansiennitetsberegning Excelark Offl. 14 Personal Utgående arbeidsavtale (gjelder også arbeidsavtaler for timelønnede arbeidstakere) NEI Personal *Styret ved HiOA har vedtatt praktisering av utsatt meroffentlighet av disse. Ved krav om innsyn gis det innsyn først etter at merknadsfristen for kandidaten(e) er utløpt og etter at kandidaten(e) er varslet om innsynskravet. *Skal ikke skjermes på betingelse av at den er helt «ren».

9 Side 9 av 12 6 OPPBEVARING OG INNSYN Opplysninger og saksdokumenter skal gjøres utilgjengelig for uvedkommende. Det er viktig å påse at ingen tilsatte har tilgang til andre opplysninger enn det de har saklig behov for i sitt arbeid og at informasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler. Den enkelte tilsatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv. 7 BORTSETTING OG PERIODISERING Personal gir melding til Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) når den tilsatte har sluttet. SDI avslutter saken i P360 ved å legge personalmappen over i en egen arkivdel for tilsatte som har sluttet. Personalmappen skal også gjennomgås slik at unødvendig informasjon blir slettet/kassert. Materiale som tillates kassert tidligere enn det øvrige innhold i mappen kasseres fortløpende.

10 Tittel på dokument Side 10 av 12 Arkivkode: 7a) EKSEMPLER PÅ STANDARDTEKSTER FOR PERSONALSAKER 221, sekundærkode: fødselsnummer Personalmappe Elektronisk. Standardtekst på saksnivå for personalmappe: Personalmappe [navn - skjermes] Eksempel: Personalmappe - Ola Nordmann Dok. type Inngående Notat Notat Dokumenttittel (standardtekst) Oppgaver for SAKSBEHANDLER Oppgaver for SDI Arbeidsavtale [Fakultetsforkortelse (eks. SAM)/Avdelingsforkortelse for FA (eks. ARI)] - [navn] Søknadspapirer med vedlegg Merknad: legges inn i etterkant (bakgrunnsdokumentasjon) for den som er tilsatt Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring Permisjon Personal Elektronisk saksmappe Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Mottar, ev. registrerer selv dokument i P360 Mottar, ev. registrerer selv dokument i P360 Registrerer Inngående Søknad om permisjon Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Kontrollerer og journalfører Kontrollerer og journalfører Notat Endring av lønn [navn] Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående [Innvilget/avslått] søknad om permisjon Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Opprykk Inngående Søknad om opprykk som [stillingstittel] Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Inngående/ Utgående Utgående Korrespondanse med sakkyndig utvalg Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Oversendelse av vitenskapelig materiale Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Inngående Innstilling fra sakkyndig utvalg Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Kontrollerer og journalfører

11 Tittel på dokument Side 11 av 12 Utgående Oversendelse av innstilling til søkerne Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Kontrollerer og journalfører Inngående Utgående Søkernes merknader til innstilling fra sakkyndig utvalg Opprykk Endring av stillingsbetegnelse Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Kontrollerer og journalfører Utgående Informasjon om lønnsopprykk Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Korrespondanse med NAV og SP (Statens pensjonskasse) Utgående Pensjonsmeldingsskjema Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Refusjon av sykepenger Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Inngående Referat fra møte [navn] Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Notat Oppfølgingsplan [navn] Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Oppsigelse Inngående Oppsigelse av stilling Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Notat Stans av lønn [navn] Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Bekreftelse på oppsigelse Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Attest Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører

12 Tittel på dokument Side 12 av 12 7a) EKSEMPLER PÅ STANDARDTEKSTER FOR REKRUTTERINGSSAKER Arkivkode: 212 Tilsettingssak Elektronisk. Standardtekst på saksnivå for personalmappe: Tilsetting i [fast/midlertidig/vikariat] stilling som [stillingstittel] ved [fakultet, avdeling e.l.] Eksempel: Tilsetting i fast stilling som rådgiver ved LUI Dok. type Dokumenttittel (standardtekst) Oppgaver for SAKSBEHANDLER Oppgaver for SDI Personal Elektronisk saksmappe Notat Grunnlag for tilsetting Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Registrerer Notat Utlysningstekst / stillingsbeskrivelse Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Notat Offentlig søkerliste Registrerer i P360 Kontrollerer og journalfører Notat Utvidet søkerliste Registrerer i P360 Registrerer Ev. sakkyndig vurdering Kontrollerer og journalfører Utgående Oversendelse av vitenskapelig materiale Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Innstilling fra sakkyndig utvalg Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Oversendelse av innstilling til søkerne Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Registrerer Inngående Søkernes merknader til innstilling fra sakkyndig utvalg Mottar elektronisk dokument i P360 - Behandler Registrerer Notat Protokoll fra tilsettingsorgan Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Kontrollerer og journalfører Utgående Tilbud om tilsetting som [stillingstittel] ved HiOA Skriver og får godkjenning («e-signatur») i P360 Registrerer