Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet

Transkript

1 Rutine for dokumenthåndtering av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Styret for høgskolen har fastsatt at HiOA skal ha et Forskningsetisk utvalg (FEU) på institusjonsnivå. Det behandler enkeltsaker hvor det er mistanke vitenskapelig uredelighet eller brudd med god vitenskapelig praksis ved høgskolen. Med utgangspunkt i retningslinjene for behandling av slike saker, fastsatt av styret, er det utarbeidet en rutine for håndtering av dokumentasjonen s behandles av utvalget. Formål med rutinen er å sikre at Forskningsetisk utvalgs arbeid og utvikling i den enkelte sak blir dokumentert på en hensiktsmessig måte i tråd med gjeldene regelverk. Se også retningslinjene for forskningsetisk utvalgs arbeid Rutine for journalføring av saker knyttet til vitenskapelig uredelighet Alle klager/påstander eller mistanker brudd på forskningsetikk og god forskningspraksis behandles av dekan/ ved det fakultet/senter den tilsatte hører til. Etter en saksutredning vurderer dekan/, i samråd med rektoren, saken skal løses eller den skal forberedes for Forskningsetisk utvalg (FEUutvalget).

2 1. Behandling av klager/påstander eller mistanke brudd på forskningsetikk og god vitenskapelig praksis Det opprettes en saksmappe for FEU-utvalgets dokumenter. Mappen klasseres etter arkivkode 650. Saksmappen og tilhørende dokumenter skjermes med tilgangskode UO, Offl 13, jf. Fvl. 13 og intern tilgangsgruppe Forskningsetiske saker Rolle Trinn/ frist Dekan/ 1. Fortløpende ved det etter klagen/ fakultet/ påstanden senter den eller tilsatte mistanken er hører til fremmet SDI 2. [Forskningse tisk] utvalg [Mistanke vitenskapelig uredelighet - Navn] SDI 3. Melding [mistanke//kl a SDI 4. Melding fra fakultet/sent er Uten ugrunnet opphold etter innkmet klage/ påstand eller mistanke /s aksbehand ler Dekan/sen terleder 5. Brev til fakultet/sent er Etter mottatt kopi av melding 6. Dokumenter i saken Handling Klage/påstand eller mistanke brudd på forskningsetikk og god vitenskapeligpraksis leveres til SDI (Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning) for registrering. Oppretter to saksmapper i P360: en mappe opprettes sentralt hvor utvalg skal stå s ansvarlig og en mappe s opprettes på fakultet/senter, hvor prosjekttittel og navn på person skjermes. Registrerer klagen med dokumentasjon s Inngående dokument i saksmappen s er opprettet på fakultet/senter. Registrerer meldingen til rektor, prorektor for forskning og leder for FEU-utvalget s Notat med oppfølging i saksmappen s er oppretett på fakultet/senter. Sender kopi til FEU-utvalgets. Meldingsskjema side 1 benyttes. Meldingsskjema side 1 ligger da i saksmappen s er opprettet sentralt. Registrerer brev til fakultet/senter bekreftelse av mottatt sak s notat med oppfølging i saksmappen s er opprettet setralt. Sender kopi til de involverte parter. Arkiverer i dokumenthåndteringssystemet fortløpende referater og dokumenter innhentet i saken.

3 Dekan/ Dekan/ Dekan/ 7. Rapport 8. Rapport 9. Når rapport er utarbeidet Hvis saken skal fullføres (ikke videre behandling) Vurderingen tas i samråd med rektoren. Registrerer en kort rapport s notat uten oppfølging i saksmappen. Liste over saksdokumenter og selve saksdokumentene legges ved. Hvis saken skal forberedes for behandling i FEUutvalget Registrer rapport m/sakens fakta s notat med oppfølging i saksmappen. Liste over dokumenter, s har blitt innhentet for behandlingen av saken, og selve saksdokumentene legges ved, se side 2 og 3 i meldeskjemaet. Eventuelle interne mottakere administrativt s skal ha rapporten skal påføres rapporten. Sender rapport og liste over dokumenter til FEU-utvalget v/ FEU-utvalgets. 2. Behandling av klager/påstander eller mistanker s skal løftes til Forskningsetisk utvalg Rolle Trinn/ frist 1. utvalget 2. utvalget Handling Hvis saken skal fullføres (ikke videre saksbehandling) Brev, s skrives i dokumenthåndteringssystemet, m/rapporten fra fakultet/senter, liste over saksdokumenter og selve saksdokumentene sendes FEU-utvalget til orientering. Hvis saken skal forberedes for behandling i FEUutvalget Registrerer et saksframlegg i saksmappen på bakgrunn av rapporten fra dekanen/ med vedlegg 3. Begrunnelse for avisning av sak - Hvis sak skal avvises registrerer en begrunnelse for avvisningen i saksmappen s notat med oppfølging, og s sendes fakultet/senter. De s skal ha begrunnelse skal legges inn s mottakere (interne og eksterne).

4 4. Referat fra utvalget medhold/avvi Hvis sak skal realitetsbehandles Registrerer et referat med utvalgets vurdering og konklusjon i saksmappen. 5. Rapport Registrer en rapport av utvalgets vurdering og konklusjon s notat med oppfølging i saksmappen. Rapporten skal inneholde en oversikt over sakens dokumenter. Rapporten skal videre inneholde en sammenfatning av de relevante fakta utvalget har lagt til grunn, og de konklusjoner utvalget har trukket på grunnlag av disse fakta. Sender rapporten av utvalgets vurdering, konklusjon og nødvendig dokumentasjon til rektoren. Rektor 6. Rektor avgjør saken skal fremmes s sak for høgskolestyret, tas til etterretning (referatsak) eller sendes i retur til FEU-utvalget (med en begrunnelse). Ders utvalgets konklusjon ikke godkjennes, skal det legges inn i kmentarfeltet i saksmappen. 7. Rapporten sendes angjeldende fakultet/senter med orientering videre saksgang. 8. Medhold/avvi klage [vitenskapelig uredelighet/br udd med god vitenskapelig praksis] 9. høgskolestyr et Tas saken til etterretning, sendes det melding til partene dette. Fremmes saken for høgskolestyret, sendes rapporten de impliserte parter med orientering planlagt saksbehandling i høgskolestyret. Registrerer s Utgående brev i saksmappen. Registrerer et saksframlegg i saksmappen basert på rapport, inkludert en oversikt over sakens dokumenter s skal være vedlagt. Saken fremmes for høgskolestyret.

5 Høgskolestyret 10. Saken behandles i høgskolestyret. 11. Referat fra høgskolestyr et medhold/avvi 12. Rapport intern saksbehandli ngen til orientering til [Granskingsu tvalget] 13. Saksframlegg [Gransknings utvalget] Produserer et referat i saksmappen med høgskolestyrets vedtak/konklusjon i saken s sendes partene og FEUutvalget til orientering. Høgskolestyret har fattet et vedtak Registrerer en rapport intern saksbehandling s Utgående brev i saksmappen og sender den til Granskningsutvalget til orientering Høgskolestyret har ikke kmet frem til et vedtak Registrerer et saksframlegg s Utgående dokument i saksmappen og sender til viderebehandling i Granskningsutvalget. SDI 14. Kvalitetssikrer saker og dokumenter i henhold til gjeldende regelverk