Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

Transkript

1 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere og ledere ved HiOA SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 1

2 Klikk på Notater nederst til høyre for å se notater til slider. Beskrivelse av modulen Møte og Utvalg bruker du når du vil arbeide med funksjoner knyttet til saksbehandling i kollegiale organer som for eksempel styrer, råd og utvalg, i det etterfølgende omtalt som "Utvalg". Elementet er laget for å bidra til at gjennomføring av sentrale arbeidsprosesser slik at informasjon forvaltes på en betryggende og rutinemessig måte. Public 360 Møte og utvalg brukes til å: Planlegge behandling av saker i et eller flere utvalg. Administrere medlemskap i utvalg. Planlegge møter for et utvalg. Planlegge sakslisten og hvilke saker som skal behandles i et enkelt møte. Publisering av utvalgsinformasjon, møteoversikter, saker til behandling og dokumenter til OpenGov

3 Faser i prosessen Produsere saksfremlegg Faser i prosessen Legge saksfremlegg til behandling, legge inn vedlegg Jobbe med selve innholdet Sjekke slettede filer og vedlegg Sende saksfremlegg til godkjenning Ekspedere saksfremlegg Avskrive vedtak

4 1. Produsering av saksframlegg For å melde opp et saksfremlegg til utvalget/styret, må vi ha en sak/mappe i Public 360. Du kan finne en eksisterende sak på to måter, enten via Mine åpne saker, eller ved å søke opp denne. Dersom saken ikke finnes, må du opprette en ny sak

5 1. Produsering av saksfremlegg forts. I saksmappen produser et nytt dokument av type Saksfremlegg. Man skal alltid velge mal for saksfremlegg hvis det er en vedtakssak slik at hele innholdet blir flettet inn i møteinnkallingen og protokoll

6 1. Produsering av saksfremlegg forts. Fyll inn alle obligatoriske felter markert med *. Husk evt. avskjerming. NB! Det er viktig at behandlingstittel er lik dokumenttittel, fordi det er behandlingstittel som kommer opp på en saksliste

7 2. Legge inn vedlegg på saksfremlegget Ved å klikke på Filer, kan du legge eller dra vedlegg til ditt saksfremlegg

8 2. Legge saksfremlegg til behandling Klikk på Behandlingstittel og meld opp saken. Fyll inn faner med * stjerne og velg Fullfør. Nå er saksfremlegget meldt opp til utvalget/styret

9 3. Arbeid med utkast til vedtakssak Forslag til vedtak/innstilling Her kan du skrive forslag til vedtak i saken. Inne i boksen (dukker opp når du trykker på teksten) står det en ledetekst for hvordan forslaget skal formuleres. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den for så å skrive forslaget i boksen

10 Arbeid med utkast til vedtakssak Saksfremstilling Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. Vedlegg Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i riktig rekkefølge

11 Arbeid med utkast til orienteringssak Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. NB! Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i riktig rekkefølge

12 Legge inn til vedlegg, hvis du ikke gjorde det ved oppmelding Gå inn på ditt saksfremlegg: Du kan enten velge å dra filer fra din PC, eller lage ny filreferanse:

13 4. Sjekke slettede filer og vedlegg Det er viktig at det ikke ligger noen slettede filer i saksfremlegg. Hvis de ligger, må de slettes permanent. Gå inn på saksfremlegg, velg ikon i høyre hjørne

14 4. Sjekke slettede filer og vedlegg forts. Slett filer med rød kryss på:

15 5. Sende til godkjenning Nå er saksfremlegget klart sendes dette til godkjenning til din leder og evt. andre ledere Husk å skrive inn ledere i den rekkefølgen som de skal godkjenne saksfremlegget

16 5. Sende til godkjenning forts. Du finner det sendte saksfremlegget under fane Under arbeid:

17 6. Ekspedering av godkjente saksfremlegg Når saksfremlegget er godkjent må du ekspedere dette. Gå inn fane Under arbeid og webdel Godkjente dokumenter:

18 7. Avskriving av endelig vedtak Når utvalgssekretær lagrer vedtak i protokollen, blir dette lagret på hver sin sak i P360 (på den saken der saksbehandleren har sendt saksfremlegg). Vedtaket vil ligge under Innkommende, og avskrives av saksbehandleren