Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning

Transkript

1 Møte- og utvalgsmodulen i P360 for saksbehandlere ved Høgskolen i Oslo og Akershus SDI Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning 1

2 Klikk på Notater nederst til høyre for å se notater til slider. Beskrivelse av modulen Møte og Utvalg bruker du når du vil arbeide med funksjoner knyttet til saksbehandling i kollegiale organer som for eksempel styrer, råd og utvalg, i det etterfølgende omtalt som "Utvalg". Elementet er laget for å bidra til at gjennomføring av sentrale arbeidsprosesser slik at informasjon forvaltes på en betryggende og rutinemessig måte. Public 360 Møte og utvalg brukes til å: Planlegge behandling av saker i et eller flere utvalg. Administrere medlemskap i utvalg. Planlegge møter for et utvalg. Planlegge sakslisten og hvilke saker som skal behandles i et enkelt møte. Publisering av utvalgsinformasjon, møteoversikter, saker til behandling og dokumenter til OpenGov

3 Faser i prosessen Produsere saksfremlegg Faser i prosessen Legge saksfremlegg til behandling, legge inn vedlegg Jobbe med selve innholdet Sjekke slettede filer og vedlegg Sende saksfremlegg til godkjenning Ekspedere saksfremlegg Avskrive vedtak

4 Finne en eksisterende sak/mappe For å melde opp et saksfremlegg til utvalget/styret, må vi ha en sak/mappe i Public 360. Du kan finne en eksisterende sak på to måter, enten via Mine åpne saker (Under arbeid), eller ved å søke opp denne

5 Opprette en ny sak/mappe Dersom saken ikke finnes, må du opprette en ny sak. Det kan brukes samlesaker hvor du kan ha flere saksfremlegg

6 1. Produsering av saksfremlegg I sak/mappe produser et nytt dokument av type Saksfremlegg. Man skal alltid velge mal for saksfremlegg hvis det er en vedtakssak slik at hele innholdet blir flettet inn i møteinnkallingen og protokoll

7 1. Produsering av saksfremlegg forts. Fyll inn alle obligatoriske felter markert med *. Husk evt. avskjerming. NB! Det er viktig at behandlingstittel er lik dokumenttittel, fordi det er behandlingstittel som kommer opp på møteinnkallingen

8 1.1. Legge inn vedlegg på saksfremlegget Ved å klikke på Filer, kan du legge eller dra vedlegg til ditt saksfremlegg

9 2. Legge saksfremlegg til behandling Klikk på Behandlingstittel og meld opp saken. Fyll inn faner med markert med * og klikk Fullfør. Nå er saksfremlegget meldt opp til utvalg/råd/styre

10 2. Legge saksfremlegg til behandling forts. Hvis du skal ha Orienterings-, drøfting- og andre typer saker som ikke skal ha vedtak, kan du opprette Internt notat uten oppfølging:

11 2. Legge saksfremlegg til behandling forts. - For å melde opp internt notat uten oppfølging som skal brukes f.eks. til orienteringssak gjør følgende:

12 2. Legge saksfremlegg til behandling forts. - I et nytt vinduet velg Ny behandling og fyll inn felter markert *. Husk å velge riktig punkt på sakslisten:

13 3. Arbeid med utkast til vedtakssak Forslag til vedtak/innstilling Her kan du skrive forslag til vedtak i saken. Inne i boksen (dukker opp når du trykker på teksten) står det en ledetekst for hvordan forslaget skal formuleres. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den for så å skrive forslaget i boksen

14 3. Arbeid med utkast til vedtakssak forts. Saksfremstilling Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. Vedlegg Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i riktig rekkefølge

15 3.1. Arbeid med utkast til orienteringssak Her kan du skrive sammendrag for saken. Inne i boksen står det en ledetekst for hva sammendraget bør inneholde. Når du er klar til å skrive, marker ledeteksten og slett den, for så å skrive din tekst inn i boksen. NB! Husk å føre opp eventuelle vedlegg til saken i en riktig rekkefølge

16 3.2. Legge inn til vedlegg, hvis du ikke gjorde det ved oppmelding Gå inn på ditt saksfremlegg: Du kan enten velge å dra filer fra din PC, eller lage ny filreferanse fra et dokument/sak:

17 4. Sjekke slettede filer og vedlegg - Det er viktig at det ikke ligger noen slettede filer i saksfremlegg. Hvis de ligger, må de slettes permanent. - Gå inn på saksfremlegget, velg ikon i høyre hjørne

18 4. Sjekke slettede filer og vedlegg forts. Slett filer med rødt kryss på:

19 5. Sende til godkjenning Nå er saksfremlegget klart, sendes dette til godkjenning til din leder og evt. andre ledere Husk å skrive inn ledere i den rekkefølgen som de skal godkjenne saksfremlegget

20 5. Sende til godkjenning forts. Du finner det sendte saksfremlegget under fane Under arbeid:

21 6. Ekspedering av godkjente saksfremlegget Når saksfremlegget er godkjent må du ekspedere dette. Gå inn fane Under arbeid og webdel Godkjente dokumenter:

22 7. Avskriving av endelig vedtak Når utvalgssekretær lagrer vedtak i protokollen, blir dette lagret på hver sin sak i P360 (på den saken der saksbehandleren har sendt saksfremlegg). Vedtaket vil ligge under Innkommende, og avskrives av saksbehandleren