Møte- og utvalgsmodulen for Utvalgssekretærer (US) ved Høgskolen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Møte- og utvalgsmodulen for Utvalgssekretærer (US) ved Høgskolen i Oslo og Akershus 1

2 Klikk på Notater nederst på side for å se notatene på sleidene. Beskrivelse av modulen Møte og Utvalg bruker du når du vil arbeide med funksjoner knyttet til saksbehandling i kollegiale organer som for eksempel styrer, råd og utvalg, i det etterfølgende omtalt som "Utvalg". Elementet er laget for å bidra til at gjennomføring av sentrale arbeidsprosesser slik at informasjon forvaltes på en betryggende og rutinemessig måte. Public 360 Møte og utvalg brukes til å: Planlegge behandling av saker i et eller flere utvalg. Administrere medlemskap i utvalg. Planlegge møter for et utvalg. Planlegge sakslisten og hvilke saker som skal behandles i et enkelt møte. Publisering av utvalgsinformasjon, møteoversikter, saker til behandling og dokumenter til OpenGov

3 Faser i prosessen Legge til og administrere medlemmer Opprette møter Faser i prosessen Legge ferdige saker til saksliste Produsere møtebok, sende til medlemmer og publisere til emeetings Registrere oppmøte, produsere referat og lagre vedtak Publisere dokumentene til OpenGov

4 1. Legge til og administrere medlemmer SDI oppretter et utvalg/råd i P360 med en knyttet mappe som skal inneholde møtedokumenter produsert under arbeid. Logg inn som US, klikk på ikonet P360 for å komme til skrivebord for møtebehandling. Legg til medlemmer:

5 2.Opprette møter Klikk på fane Utvalg og finn ditt utvalg:

6 Klikk på Nytt møte: 2. Opprette møter forts. Fyll inn informasjon i felter med *

7 3. Legge saker til behandling til saksliste Når dokumenter legges til behandling i et utvalg, vil de vises i fanen Saker til behandling på møtene i utvalget. De er da klare for å legges til sakslisten. Velg aktuelt møte og legg journalførte saker til sakslisten:

8 3. Legge saker til behandling til saksliste forts. - Klikk på Rediger saksliste:

9 3. Legge saker til behandling til saksliste forts. Her kan du f.eks. flytte rekkefølge på sakene, fjerne dem fra sakslisten eller legge til flere saker for behandling

10 4. Produsere møteinnkalling/møtebok Klikk på Produser og Velg komplett møteinnkalling (tidligere kalt Møtebok) eller et annet møtedokument ved behov

11 4. Produsere møteinnkalling/møtebok forts. Du finner produsert møteinnkalling/møtebok under Dokumenter:

12 4. Sende møteinnkalling/møtebok på e-post Gå inn på din møtebok, klikk på tittelen og velg Send som vedlegg med e-post:

13 Publisering til emeetings-app (hvis medlemmer bruker nettbrett for å lese møtedokumenter) Hvis medlemmer har nettbrett hvor de vil lese sakene, kan man publisere disse til emeetings-app. Stå på selve møtet og klikke på Funksjoner i øverste menyen:

14 Publisering til emeetings-app forts. Da velger du det møtet som du ønsker å legge til og deretter velger utvalg

15 Publisering til emeetings-app forts. Publiseringen er startet. Du kan bare klikke OK og kryss på Velg utvalg/råd etterpå. Møtet med alle sakene er nå tilgjengelig på appen emeetings!

16 5. Registrere møtedeltakelse etter at møtet er ferdig Gå på Deltakelse og hent medlemmer

17 6. Produsere referat Gå tilbake til fane saksliste og produser referat. Referat lagres under fane Dokumenter

18 6. Produsere referat forts. - For å lagre referat for første gang, må du klikke på 360-knapp øverst i menyen i Word og lagre som møtedokument:

19 6. Lagre vedtak Hent din produserte referat og skriv vedtak. Lagre som endelig vedtak. Vedtak blir lagret på hver sin sak i P

20 7. Publisere møtedokumenter til en digital portal OpenGov Etter at US er ferdig med referatet, kan man publisere informasjon om utvalg, medlemmer, samt møtedokumenter til portalen for offentlig tilgang. Det er viktig at alle sakene og referater er i status Journalført. Gå inn på selve møtet:

21 Gratulerer! Arbeid i møte- og utvalgsmodulen er ferdig