Idrettskontor. Sluttbrukeropplæring portal

Transkript

1 Idrettskontor Sluttbrukeropplæring portal

2 Agenda opplæring 13:00 13:30 13:30 14:20 14:30 15:00 15:00 16:00 Del 1: Introduksjonskurs Del 2: Dokumenthåndtering Del 3: Gjenfinning Oppgaver Side 2

3 Agenda Del 2: Dokumenthåndtering "Mitt Idrettskontor" Dokumentområdet Opprette/laste opp dokumenter Tilgangsstyring på mappenivå Versjonshåndtering inkludert sjekk ut/inn Synkronisering til PC (OneDrive) Outlook/e-post Side 3

4 "Mitt Idrettskontor" Samler din informasjon fra hele løsningen på ett sted Viser de 5 siste dokumentene du har jobbet med Mine dokumenter Mine ferdige dokumenter Mine forfalte dokumenter Viser 5 oppgaver tildelt deg Mine oppgaver Ikke del av løsningen enda Mine Prosjekter Mine Styrer

5 "Mitt Idrettskontor"

6 Dokumentområdet Dokumentstruktur Dokumenter hvor jeg er saksbehandler

7 Dokumentområdet Avgrenset kun til særforbundet eller idrettskretsen Skal benyttes for alle dokumenter Standard tilgangsnivå er "Intern", dvs. dokumenter er tilgjengelig for alle i særforbundet/idrettskretsen (lese og skrive) Enkelte deler av strukturen har begrenset tilgang markeres med eget ikon (hengelås)

8 Dokumentområdet Mine utsjekkede dokumenter (12 stk) Dokumenter som er sjekket ut/låst til deg Mine ubehandlede dokumenter (12 stk) Dokumenter med deg som saksbehandler og status "Ubehandlet" Mine pågående dokumenter (12 stk) Dokumenter med deg som saksbehandler og status "Under arbeid" Mine ferdige dokumenter (12 stk) Dokumenter med deg som saksbehandler og status "Ferdig" Mine forfalte dokumenter (12 stk) Dokumenter med deg som saksbehandler og datofrist tidligere enn i dag Mine siste dokumenter (20 stk) Dokumenter med deg som saksbehandler, sortert på sist endret dato

9 Opprette dokumenter Opprettelse av dokumenter kan gjøres på følgende måter: 1a. Opprette direkte fra dokumentbiblioteket 1b. Fra Word/Excel/PowerPoint opprette fil og lagre til Idrettskontor 1c. Laste opp dokumenter eller "dra og slipp" dokumenter inn i Idrettskontor 2. Fyll ut metadata 3. Sjekk inn filen for å gjøre den tilgjengelig

10 1a. Opprette fra dokumentbibliotek Fra et dokumentbibliotek, trykk på fanen "Filer" og velg "Nytt dokument" 2. Fanen "Filer" 3. Klikk på pilen for "Nytt dokument" for å se malene som er tilgjengelig. 1. Åpne et dokumentbibliotek/mappe 4. Klikk på en av malene for å opprette nytt dokument

11 1a. Opprette fra dokumentbibliotek Informasjonspanel (metadata)

12 1a. Opprette fra dokumentbibliotek Påkrevde felter Påkrevde felter som mangler verdi

13 1a. Opprette fra dokumentbibliotek

14 1b. Opprette fra Office Opprett et dokument på vanlig måte i Word, Excel eller PowerPoint Fra "Lagre som" menyen, velg ønsket lokasjon under "SharePoint"

15 1c. Laste opp fil Øverst i alle dokumentbibliotek "Nytt dokument eller dra filer hit" Trykk på knappen "nytt dokument" for å hente en fil fra et filområde eller fra din lokale PC Dra og slipp en fil fra filområde eller din lokale pc til det markerte området i figuren over

16 1c. Laste opp fil Etter opplasting er filen sjekket ut til deg (låst for andre) Grønn pil markerer at filen er sjekket ut (Hold musepekeren over for å se hvem som har låst filen)

17 2. Fyll ut metadata For å kunne gjøre filen tilgjengelig (både via søk og navigasjon), må påkrevde metadata fylles ut

18 2. Fyll ut metadata For å kunne gjøre filen tilgjengelig (både via søk og navigasjon), må påkrevde metadata fylles ut Marker filen som er sjekket ut Fra fanen "Filer" øverst i vinduet, velg "Rediger egenskaper" Fyll ut metadata og klikk "Lagre"

19 2. Fyll ut metadata

20 3. Sjekk inn filen For å gjøre filen(e) tilgjengelig for andre må den "sjekkes inn" Marker filen som er sjekket ut Fra fanen "Filer" øverst i vinduet, velg "Sjekk inn" Velg kladde- (arbeidsdokument) eller hovedversjon (ferdig dokument)

21 3. Sjekk inn filen

22 Tilgangsstyring på mappenivå Standard sikkerhetsnivå er satt til "Intern" altså synlig internt i særforbundet eller idrettskretsen Sikkerheten kontrolleres på mappenivå gjennom: Åpen: Tilgjengelig (via navigasjon eller søk) for alle med tilgang til løsningen Intern: Tilgjengelig for egen organisasjon (særforbund eller idrettskrets) Begrenset: Tilgjengelig kun for angitte grupper og/eller personer. Begrenset tilgang skiller mellom "Lesetilgang" og "Skrive/Slettetilgang". Merk: Begrenset tilgang bør kun gis i tilfeller hvor dette er nødvendig, og ikke for å skjule sin uferdige kladd eller dokumenter under arbeid

23 Tilgangsstyring på mappenivå Merk: Etter å ha satt "begrenset" på en mappe, vil det ta opptil 2 minutter før tilgangen er effektuert. Vent derfor 2 minutter før dokumenter legges inn i mappen.

24 Versjonshåndtering Hva er versjonshåndtering? Metodikk som tar vare på endringene av et dokument og lagrer disse i en logisk rekkefølge, eksempelvis ved bruk av nummer: 0.1, 0.2, 1.0, 2.0 Hva er versjonshåndtering i Idrettskontor/SharePoint? Automatisk opprettelse av ny versjon ved endring av dokument Kladdeversjoner merkes med desimaltall: 0.1, 0.2, 1.3, 4.2 Kun synlig for de med redigeringstilgang Hovedversjoner merkes med heltall: 1.0, 2.0, 5.0 Synlig for alle med lesetilgang Beholder de 5 siste hovedversjonene Versjonslogg: Viser en ny versjon hver gang dokumentene sjekkes inn Ny versjon også ved endring av metadata

25 Versjonshåndtering

26 Synkronisere dokumenter med PC Gjør dokumentene tilgjengelig direkte fra utforskeren på din PC Oppretter en synkronisert kopi av dette dokumentbiblioteket på datamaskin

27 Synkronisere dokumenter med PC Enklere tilgang til ofte brukte dokumenter

28 Synkronisere dokumenter med PC Enkel lagring fra Office-programmene Word, Excel og PowerPoint

29 Synkronisere dokumenter med PC Automatisk synkronisering ved tilgang til nettet Manuell synkronisering via verktøylinjen 1. Vis skjulte ikoner på oppgavelinjen 2. Finn fram ikonet for OneDrive for Business 3. Høyreklikk på ikonet og velg "Synkroniser nå

30 E-post i Outlook Enkleste måten å lagre e-post er via synkroniserte biblioteker (OneDrive) 1. Lagre til Idrettskontor E-post E-post med vedlegg Kun e-postvedlegg 2. Gjøre filene tilgjengelig for andre etter overføring/lagring fra Outlook a) Fylle ut metadata b) Sjekke inn filene som ny publisert versjon

31 E-post og Outlook Lagre kun e-post til Idrettskontor

32 E-post i Outlook Lagre e-post med vedlegg til Idrettskontor

33 E-post i Outlook Lagre kun e-postvedlegg

34 E-post fra Outlook Fylle ut metadata og sjekke inn Åpne biblioteket hvor du la filene dine (e-post og/eller vedlegg) Velge visningen "Alle dokumenter stor visning" for å få mulighet for enkel utfylling av obligatoriske metadata Etter utfylling, sjekk inn filene som "publisert" versjon (hovedversjon)

35 E-post fra Outlook Fylle ut metadata og sjekke inn