BOOK BRUKERVEILEDNING

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING DENNE VEILEDNINGEN ER OPPDATERT FOR WEB VERSION 3.3 OG IPAD VERSJON 3.1 Admincontrol Book forenkler prosessen med å utarbeide og få tilgang til styredokumenter. Man lager agendaen direkte i portalen, legger inn anbefalte tiltak og vedlegger relevante dokumenter. Resultatet er enklere tilgang, bedre navigasjon og mer fokus på ønsket resultat per sak. W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M

2 2 BRUKERVEILEDNING 1. TRINNVIS VEILEDNING OM HVORDAN MAN BYGGER EN AGENDA OG EN BOARD. Du kan opprette et møte fra en mappe eller direkte fra møtemenyen. 3. Skriv inn de nødvendige møtedetaljene. Tittel, adresse, dato og klokkeslett vil vises i agendaen. Du har også muligheten til å endre Beskrivelse, og Ansvarlig uten å måtte publisere Booken på nytt. 2. På møteoversikten har du tilgang til alle tidligere og kommende møter. Du kan se status for møtet: Publisert eller Utkast. Du kan også se om en Book er benyttet for møtet eller om det kun er et vanlig møte med vedlagte dokumenter. 4. Med rollen «Administrator» eller «Contentadmin» har du rettigheter til å lage en agenda og et Book møte. Du kan også velge å bare legge ved dokumenter og ikke lage agendaen i Admincontrol. Forbered møtet uten Book. Forbered møtet med Book.

3 3 BRUKERVEILEDNING 5. Du er nå klar til å sette opp en informativ agenda. Bruk agendabyggeren med dens enkle verktøy og skriv inn agendaelementene. Alt vil bli lagret automatisk underveis. 7. Tilpass eller endre agendaen ved å legge til logo, nummerering og tidsformat. Agendaoverskriften er basert på hva du har skrevet i møtedetaljene. Du kan også endre teksten Agenda til noe annet hvis ønskelig. Legg til eller fjern vannmerke. 6. For å spare tid, kan du opprette en agenda fra en tidligere agenda. Alt innholdet i den valgte agendaen, bortsett dokumenter som er knyttet opp vil da gjenbrukes. Du kan enkelt redigere, slette og endre sortering med dra og slipp. Velg nummerering. Legg til logo. Hvis du ønsker å fortsette nummereringen for å kunne koble sammen møter, anbefaler vi å først velge foreslått nummerering og deretter manuelt legge til spesifikk nummerering som del av agendaen. Velg tidsformat.

4 4 BRUKERVEILEDNING 8. Sett inn sakene og legg til/velg ønsket informasjon. b. Ved å legge til foreslått løsning på sakene blir det enklere å komme til en beslutning. c. Tildel tid til hver sak. (ikke mulig for undernivåer) a. For å gjøre agendaen mer informativ og brukervennlig kan du legge til et sammendrag eller en kort beskrivelse av sakene. d. Hvem skal presentere denne saken? Du kan skrive inn et navn her hvis det ikke er oppført i listen allerede.

5 5 BRUKERVEILEDNING e. Hvilken Type er dette punktet? Du kan skrive inn ønsket Type manuelt hvis du ikke finner det i listen. g. 9. Når vedlegg legges i Møtevedlegg vinduet, er det koblet til en sak, og du kan lukke vinduet. Du kan ordne sakene dine basert på tre nivåer - Vi anbefaler å bruke bare to. f. Legg ved ett eller flere vedlegg til agendapunktet I løpet av prosessen, og når du er ferdig kan du få en forhåndsvisning av agendaen og et til og med et utkast av Booken. Du kan endre rekkefølgen på saker underveis eller enkelt gjennomføre endringer med dra og slipp. Du kan også bytte ut vedlagte elementer eller slett elementer ved å trykke på x øverst i høyre hjørne. i. Du kan laste opp fra din eksisterende mappestruktur i Admincontrol, eller ii. Du kan laste opp direkte fra din datamaskin og lagre dem i en ønsket mappe i Admincontrol, eller iii. Du kan gjøre en kombinasjon iv. Husk å forsikre deg om at dokumentene er printaktiverte hvis du ønsker at et skal være tillat å printe ut Booken.

6 6 BRUKERVEILEDNING 12. Før publisering og under forberedelsen av agendaen, kan du når som helst åpne et utkast av både agendaen og Booken. Du kan også laste ned lokalt og dele utkastet med andre. Utkastet vil av sikkerhetsmessige årsaker inneholde et vannmerke. 15. Hvis det skulle oppstå behov for å gjøre endringer i siste liten er det bare å gjennomføre endringene og publisere Booken på nytt. Alle eksisterende mottakere kan settes opp for varsling på dette. Hvis du kun endrer i agendaen blir alle merknader og notater med videre til ny versjon. Hvis vedlegg har blitt erstattet - blir merknader på erstattede dokumenter borte. I dette tilfellet anbefaler vi å legge til det nye dokumentet, og beholde den gamle versjonen som vedlegg til den aktuelle saken. 13. Statusen gir deg viktig informasjon. Du kan se om Boken er et utkast eller om den er publisert, når den sist ble endret og av hvem. Når du er ferdig, må du huske å invitere og varsle brukere og publisere Booken/Møtet. PS! Når du har publisert vil endringer i tittel, dato, tid og sted i møteoversikten kreve at Booken publiseres på nytt. 16. For å differensiere tilgangen til saker kan du opprette en egen mappe i mappestrukturen og laste opp dokumentasjonen som krever begrenset tilgang til denne. Når du legger ved dokumenter fra denne mappen, vil bare brukere med riktig mappetilgang kunne lese dette innholdet Brukere med rollen Adminstrator eller Contentadmin kan under utarbeidelse eller etter publisering få tilgang til nedlastingsloggen på agendaen / Booken. Etter publisering og dersom det blir nødvendig med endringer i siste liten, er det nyttig å vite om Booken vises eller ikke. Hvis den ikke vises du kan publisere og velge ikke å varsle.

7 7 BRUKERVEILEDNING 18. For styremedlemmer og andre sluttbrukere er navigasjonen i agendaen på ipad svært enkel og brukervennlig. Book har et fint grensesnitt og oversikt over kommenterte sider og de ulike Bookene med sine agendaer er enkelt tilgjengelig fra hjemmesiden i appen.

8 KONTAKT OSS GJERNE DERSOM DU HAR SPØRSMÅL TIL OSS W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M