Mamut Enterprise Travel CRM

Transkript

1 Mamut Enterprise Travel CRM Tilleggsproduktet Mamut Enterprise Travel CRM gir deg muligheten til å ta med deg arbeidet på en bærbar datamaskin ut av kontoret. Du arbeider da på en kopi av den sentrale databasen, og kan lese og oppdatere kalenderen din, utarbeide tilbud og ordre, oppdatere kontaktpersoner mm. Du kan så senere koble deg til den sentrale databasen igjen og synkronisere inn eventuelle endringer og nye data. For deg som arbeider med salg, konsulenttjenester eller yter service ute hos kunden er det både praktisk og imponerende for kunden at du kan ta med deg viktig informasjon fra CRM- og økonomisystemet. Innhold Innledning 2 Fordeler...2 Funksjonalitet...2 Dette kan du få ut av Mamut Enterprise Travel CRM...2 Mamut Enterprise Travel CRM passer for:...3 Synkronisering av data 4 Detaljer om synkronisering...4 Synkroniseringsinnstillinger...5 Koble fra sentral database 7 Koble til sentral database 9 1

2 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM INNLEDNING Med Mamut Enterprise Travel CRM kan du ta med og redigere informasjon på reise, hos kunden, på hytta eller kontoret uten å være tilknyttet Internett. Ved å kopiere informasjonen fra hovedsystemet lokalt på din bærbare maskin kan du arbeide når og hvor du måtte ønske. Tilbake på kontoret overføres ny informasjon automatisk til hovedsystemet. Fordeler Ta med vital produkt- og kundeinformasjon ut av kontoret Tilby kunden enda mer personlig service Opprett tilbud eller ordre umiddelbart Effektiviser registrering av ny informasjon Arbeid hos kunde, under reise eller på hytta med eller uten Internett-tilgang Unngå dobbeltregistreringer Ha mer profesjonelle møter med kunder Kontroll på ny informasjon og redigeringer internt og eksternt Selg mer til nye og eksisterende kunder Funksjonalitet Kopiering av sentral database til lokal bærbar PC Kontakter og kontaktpersoner kan leses, redigeres og opprettes Aktiviteter og dokumenter kan leses, redigeres, opprettes og slettes Produkter kan leses Tilbud opprettet i lokal kopi kan endres, annulleres og overføres til ordre Ordre opprettet i lokal kopi kan endres og annulleres Automatisk synkronisering av data Rask enveis synkronisering: Velg hvilke data som oppdateres sentral eller lokal database eller valgfri på hver enkel endring dersom det er en konflikt Mulighet til å ta ut rapport over endringer Dette kan du få ut av Mamut Enterprise Travel CRM Ta med informasjonssystemet ut av kontoret, og overfør endringer når du kommer tilbake: Tilby bedre service til kunder og arbeid mer effektivt under reise, hjemme eller på hytta! Kjennskap til kundene er viktig for at de skal føle seg vel. Heldigvis har Mamut utarbeidet et verktøy som gjør det lettere å ta med og registrere informasjon fra Mamut Enterprise effektivt hos kunden eller på reise, slik at du alltid har nyeste opplysninger tilgjengelig og kan tilby den beste servicen. Yt bedre service hos kunder og i salgsmøter: For deg som arbeider med salg, konsulenttjenester eller yter service ute hos kunden er det både praktisk og imponerende for kunden at du kan ta med deg viktig informasjon fra CRM- og økonomisystemet. Ved å ta med 2

3 INNLEDNING fersk informasjon om kontakter, produkter, aktiviteter, dokumenter, tilbud og ordre tilbyr du bedre service til kunden. Du kan redigere kundeinformasjon og aktiviteter på stedet eller opprette et tilbud eller en ordre umiddelbart på din bærbare PC. Ta med og arbeid med vital informasjon overalt: Skulle du ønske du kunne arbeide med og ha tilgjengelig informasjonen fra Mamut Enterprise uansett tid og sted? Med tilleggsproduktet Mamut Enterprise Travel CRM kan du ta med og redigere informasjon på reise, hos kunden, på hytta eller kontoret. Internett-tilgang er ikke nødvendig. Ved å kopiere informasjonen fra hovedsystemet lokalt på din bærbare maskin kan du arbeide når og hvor du måtte ønske. Tilbake på kontoret overføres ny informasjon automatisk til hovedsystemet. Rask og enkel registrering og dataoverføring: For bedrifter med flere brukere av systemet på og utenfor kontoret er det enkelt å oppdatere informasjonen ved overførsel av data, selv om det er gjort endringer av flere medarbeidere. I hovedsystemet kan du til en hver tid se hvilke brukere som er frakoblet. Ved oppdatering av verdier har du full kontroll før du setter i gang den automatisk overføringsprosessen. Dobbeltregistreringer unngås ved at du enkelt og greit velger om det er den sentrale eller lokale databasen som skal beholdes, feltene som sist er oppdatert eller om du selv skal avgjøre hvilke verdier som skal beholdes. Med Mamut Enterprise Travel CRM utnytter du arbeidstiden bedre! Mamut Enterprise Travel CRM passer for: Selgere eller konsulenter i felten Virksomheter som yter service hos kunden Håndverkere (for eksempel snekkere) Installatører (for eksempel elektrikere) Reparatører (for eksempel elektronisk utstyr) Virksomheter med medarbeidere som har hjemmekontor Personer som er på reiser Pendlere med f.eks. tog som ønsker å korte ned arbeidsdagen ved å arbeide på vei til kontoret, med mer Tilby mer profesjonell service for kunden, legg inn ny kundeinformasjon utenfor kontoret og utnytt arbeidstiden bedre! 3

4 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM SYNKRONISERING AV DATA Hvis du tidligere har koblet deg fra den sentrale databasen og starter opp programmet med tilgang til den sentrale databasen, vil du få spørsmål om du vil koble deg til den sentrale databasen og synkronisere inn endringer og nye data fra den lokale kopien. Hvis samme data er endret både i den sentrale databasen og i den lokale vil det oppstå en konflikt mht. hvilke data som skal beholdes. Innstillingene du har satt for løsning av konflikter vil avgjøre hva som beholdes og hva som forkastes. Alle endringer som ikke skaper konflikter synkroniseres uansett. Hvis du har valgt å løse dette manuelt under innstillinger for synkronisering vil du få mulighet til å løse eventuelle konflikter en for en. Har du valgt å løse konflikter automatisk, håndterer programmet dette selv etter innstillingen du har satt. Se linken til innstillinger for synkronisering for mer informasjon om dette. Følgende informasjon kan synkroniseres og gjøres tilgjengelig i en lokal kopi Kontakter med kontaktpersoner Produkter Aktiviteter Dokumenter Tilbud (opprette) Ordre (opprette) Faktura (kun lese) Prosjekt Merk! Så lenge en bruker er frakoblet programmets sentrale database kan hverken den sentrale eller den lokale databasen oppdateres til nyere versjon av programmet. Detaljer om synkronisering Hvis samme data er endret i både den sentrale databasen og den lokale kopien oppstår det en uoverensstemmelse når dataene fra den lokale databasen skal synkroniseres mot den sentrale. Under Innstillinger for synkronisering kan du sette opp hvordan slike uoverensstemmelser skal løses. Alle endringer som ikke skaper uoverensstemmelser synkroniseres uansett. Spesielt om endring og sletting av data Kontakter kan leses, redigeres og nye kan opprettes men sletting synkroniseres ikke. Kontaktpersoner kan leses, redigeres og nye kan opprettes men sletting synkroniseres ikke. Produkter kan leses men ikke endres. Aktiviteter kan leses, redigeres, slettes og nye kan opprettes. Hvis en aktivitet har blitt redigert i den sentrale databasen vil ikke en sletting i den lokale kopien ta effekt i den sentrale. 4

5 SYNKRONISERING AV DATA Dokumenter kan leses, redigeres, slettes og nye kan opprettes. Hvis et dokument har blitt redigert i den sentrale databasen vil ikke en sletting i den lokale kopien ta effekt i den sentrale. Tilbud som er opprettet i den lokale kopien kan endres, annulleres og overføres til ordre. Tilbud som er opprettet i den sentrale databasen kan kun leses. Ordre som er opprettet i den lokale kopien kan endres og annulleres men ikke faktureres. Ordre som er opprettet i den sentrale databasen kan kun leses. Fakturaer kan leses men ikke endres eller krediteres. Prosjekter kan kun leses. Notater som er endret på kontakter, kontaktpersoner, aktiviteter og dokumenter slåes sammen ved synkronisering slik at ingen endringer går tapt. Synkroniseringsinnstillinger Innstillingene for synkroniseringsinnstillinger finner du på menyen Vis Travel CRM synkroniseringsinnstillinger. Ved synkronisering kan det oppstå konflikter hvis samme data er endret i både den sentrale databasen og den lokale kopien. I dette bildet kan du sette opp hvordan slike konflikter skal løses. Alle endringer som ikke skaper konflikter synkroniseres uansett. Nederst i innstillingsvinduet kan du klikke linken Frakoblede brukere for å se hvilke brukere som er frakoblet. Valg for løsning av konflikter Automatisk: Endringer i den sentrale databasen beholdes: Ved dette valget vil endringer gjort i den sentrale databasen beholdes og endringer i den lokale forkastes. 5

6 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Endringer i den lokale databasen beholdes: Ved dette valget vil endringer gjort i den lokale databasen beholdes og endringer i den sentrale forkastes. Feltet som er sist oppdatert (nyest) beholdes: Ved dette valget vil den nyeste endringen beholdes og den eldste forkastes. Jeg avgjør selv hvilke verdier som skal beholdes: Ved dette valget vil du selv kunne velge hvilke verdier som skal beholdes og forkastes, en for en ved synkronisering. Merk! Systemadministrator kan gjennom tilgangskontrollene avgjøre hvilke brukere som skal tillates å ta med seg data til en lokal database på denne måten. 6

7 KOBLE FRA SENTRAL DATABASE KOBLE FRA SENTRAL DATABASE Slik kobler du fra og oppretter en lokal database i Mamut Enterprise Travel CRM: 1. Velg Fil og klikk Koble fra. 2. Velg hvilke dokumenter du vil ta med i synkroniseringen til den lokale databasen. Vær oppmerksom på at det kan ta lang tid å koble fra ved store datamengder og at dokumentene kan oppta mye plass. 3. Klikk Neste og vent til programmet er ferdig med å kopiere databasen lokalt. 4. Klikk Fullfør og programmet avsluttes. 7

8 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 5. Start programmet. Ved oppstart varsles det at du arbeider i frakoblet modus. I tittellinjen øverst vil det stå [Frakoblet modus] for å indikere dette. Mer om dokumenter Har du en bærbar enhet med liten plass, eller ønsker du at synkroniseringen skal gå så fort som mulig, kan du velge å kun ta med Mine dokumenter, eller Ingen dokumenter i det hele tatt. Alle dokumenter inkluderer dokumenter som andre har lagret i databasen, mens Mine dokumenter kun er de du har opprettet selv (Opprettet av), samt de der ditt navn står som Forfatter eller Vår referanse. Mange brukere opplever at de ikke har behov for noen dokumenter i det hele tatt når de arbeider frakoblet. I så fall kan du velge Ingen dokumenter. Dermed kan prosessen med å opprette en lokal database gå vesentlig raskere. Valget du gjør her huskes til senere, slik at neste gang du kobler fra vil ditt foregående valg bli foreslått som forvalgt. Tips! Du kan registrere ordre i den lokale kopien fra kontaktkortet, fanekortet Ordre/Faktura. 8

9 KOBLE TIL SENTRAL DATABASE KOBLE TIL SENTRAL DATABASE Slik kobler du til den sentrale databasen 1. Start programmet på din maskin mens du har tilgang til den sentrale databasen. Etter innlogging vil du få beskjed om at programmet har funnet den sentrale databasen. 2. Svar Ja til å koble til den sentrale databasen. 3. Klikk Neste for å synkronisere databasene. Hvis du har satt at konflikter skal løses automatisk vil du komme til vinduet i punkt 7 hvor du kan skrive ut en rapport over hva som ble synkronisert. 4. Klikk Løs uoverensstemmelser for å løse eventuelle konflikter manuelt. Du vil få informasjon om hvor mange konflikter som eksisterer i de forskjellige modulene. 5. Velg hva du vil overføre til den sentrale databasen i bildet som kommer og klikk Fullfør når du er ferdig. 6. Klikk Neste for å synkronisere inn endringene du har valgt. 7. Klikk Skriv ut rapport over synkroniserte felter for å se en forhåndsvisning av rapporten, og eventuelt skrive den ut. 9

10 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 8. Klikk Fullfør. Programmet vil lukkes og automatisk startes opp på nytt knyttet til den sentrale databasen. Løsing av konflikter: Under innstillinger for synkronisering (se under) kan du velge om du vil løse konflikter automatisk, eller manuelt. Har du valgt manuelt kan du løse eventuelle konflikter en for en. Har du valgt automatisk, håndterer programmet dette selv i henhold til innstillingene. 10