Brukerveidledning for fakturaportalerna ICA butikker (ICA Detalj og franchise-butikker) og ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom)

Transkript

1 Brukerveidledning for fakturaportalerna ICA butikker (ICA Detalj og franchise-butikker) og ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom) Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 2 av 14 Innholdsfortegnelse 1. Brukerveidledning Innlogging i ICAs fakturaportal Bra å vite om Fakturaportalen Bedriftsopplysninger Betaling Kunde og referanse i ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom) Kunde og referanse i ICA butikker (ICA Detalj og franchise-butikker) Dato og betalingsbetingelser Leveringsadresse bare i ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom) Fakturalinjer Lage faktura Sende faktura... 14

3 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 3 av Brukerveidledning For deg som skal sende fakturaer i ICAs fakturaportaler ICA butikker (ICA Detalj og franchise-butikker) og ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom) 2. Innlogging i ICAs fakturaportal Start webleseren din (Internet Explorer). Gå til Du er nå inne i Fakturaportalen. Gå til menyn FAKTURER HER

4 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 4 av 14 Velg ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom) som fakturamottaker dersom du fakturerer ett av følgende selskap: ICA Norge AS, ICA Eiendom AS. Dersom du fakturerer ICA Detalj AS (dvs. ICA sine egeneide butikker) og franchise-butikker, velger du ICA butikker (ICA Detalj og franchise-butikker).

5 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 5 av 14 Klikk på Fakturer her.

6 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 6 av 14 Skriv inn brukernavn og passord som du har fått tildelt av ICA. (Dersom du ikke har et brukernavn og passord, kontakt Nina Thorkildsen hos ICA AS på Klikk på Logg inn. Nå har du kommet så langt att du kan begynne å registrere selskapets opplysninger. 3. Bra å vite om Fakturaportalen Obligatoriske felt er understrekte med en litt tykkere blå strek. Du kan ikke gå videre uten att alle obligatoriske felt på skjermen er utfylte. Gråmarkerte felt er låste og kan ikke endres. Kalenderfunksjon finnes for å søke fram rett dato. Understrekte felt er felt med forklaringstekst; still markøren over feltet så vises det en forklaringstekst.

7 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 7 av Bedriftsopplysninger Fyll inn dine bedriftsopplysninger: Navn: Deres selskapsnavn hos kunden. Juridisk navn: Deres registrerte selskapsnavn. Vår kontaktperson: Deres interne kontaktperson/kundeansvarlig. Utfylte opplysninger vil lagres på din maskin neste gang du logger deg på Fakturaportalen vil denne informatsjon ligge ferdig utfylt! Gå videre til neste side ved å klikke på Neste»

8 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 8 av Betaling Her fyller du inn bankkontonummer. Dersom din bedrift benytter seg av et factoringselskap fyller du i opplysninger på tillhørende felter. Gå videre til neste side ved å klikke på Neste» eller gå tilbake ved å klikke på «Tilbake.

9 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 9 av Kunde og referanse i ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom) Start opprettelse av din faktura ved å fylle i følgende felter: Kjøper: Velg fra drop-down meny. Velg ett av følgende selskap: ICA Norge AS, ICA Eiendom AS Fakturatype: Velg fra drop-down meny Faktura eller Kreditnota Leverandørs fakturanummer: Her fyller du i ditt fakturanummer. Krediterad faktura: Om kreditnota fyller du her i ditt nummer på ev krediterad faktura. Kundens ordrenummer: Her fyller du i ditt ordrenummer. Pakkseddel: Her fyller du i ditt pakkseddelummer. Kundens referanse: BrukerID på person hos ICA. Skal etterspørres ved bestilling. Avdeling: Avdelingsnummer/kostnadssted som du skal ha fått av ICAs representant når bestillingble gjort. Gå videre til neste side ved å klikke på Neste» eller gå tilbake ved å klikke på «Tilbake.

10 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 10 av Kunde og referanse i ICA butikker (ICA Detalj og franchisebutikker) Start opprettelse av din faktura ved å fylle i følgende felter: Avdelning: Velg fra drop-down meny. Søk fram rett butikkavdeling basert på avdelingsnummer eller namn. Fakturatype: Velg fra drop-down meny Faktura eller Kreditnota Leverandørs fakturanummer: Her fyller du i ditt fakturanummer. Krediterad faktura: Om kreditnota fyller du her i ditt nummer på ev krediterad faktura. Kundens ordrenummer: Her fyller du i ditt ordrenummer. Pakkseddel: Her fyller du i ditt pakkseddelummer. Gå videre til neste side ved å klikke på Neste» eller gå tilbake ved å klikke på «Tilbake.

11 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 11 av Dato og betalingsbetingelser Leveringsdato: Dagens dato foreslåes automatisk. Velg leveringsdato v.h.a. kalender. Fakturadato: Dagens dato foreslåes automatisk. Velg fakturadato v.h.a. kalender. Antal forfallsdager: Betalingsvilkår i.h.t. avtale med ICA. Alle kostnadsleverandører har automatisk 30 dager dersom annet ikke foreligger i en skriftlig avtale. Forfallsdato: Regnes automatisk ut av programmet. Betalingsvilkår: Betalingsvilkår i klartekst i.h.t. Avtale med ICA. Betingelser ved for sen betaling: I.h.t. Avtale med ICA. Fritekst: Tilleggsinformasjon. Gå videre til neste side ved å klikke på Neste» eller gå tilbake ved å klikke på «Tilbake.

12 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 12 av Leveringsadresse bare i ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom) Her fyller du inn informasjon rundt leveringsadresse. Gå videre til neste side ved å klikke på Neste» eller gå tilbake ved å klikke på «Tilbake.

13 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 13 av Fakturalinjer Her fyller du inn hva fakturaen inneholder som artikler, fakturert antall osv. Gør følgende: Fyll inn Ordrelinje nummer Leverandørens artikkelnummer (for varekjøp legges artikkelnummer inn) Fakturert antall Velg enhet ved å klikke på pil nedover Enhetspris Eventuell rabattprosent Moms (%) Varebeskrivelse Eventuell spesifikasjon (bare i ICA Konsern (ICA Norge, ICA Eiendom) Du kan også legge til flere varelinjer ved å klikke på ruten til venstre for Legg til varelinje. Om du ønskar å ta bort en rad, klikk på Slett til høyre for raden. Når alle varelinjer er fylt ut, gå videre til neste side ved å klikke på Neste» eller gå tilbake ved å klikke på «Tilbake.

14 Senast Uppdaterad: Brukerveidledning ICA fakturaportaler Sida 14 av Lage faktura Du har nå laget din faktura. Skriv ut en kopi av fakturaen eller lagre den som en fil på din datamaskin! OBS! Om du behøver å endre noe så går du tilbake til fakturaen ved å klikke på Tilbake til redigere. 12. Sende faktura Når fakturaen er korrekt, kan du klikke på Send. Faktura sendes elektronisk til ICA.