Varer, kontrakter og kontraktsmaler i Xakt

Transkript

1 Varer, kontrakter og kontraktsmaler i Xakt

2 Innhold Varer (Artikler)... 3 Kontraktsvarer... 3 Endre innlagte varer... 3 Legge inn en ny vare... 4 Kontrakter (kontraktsmaler)... 5 Se på og endre eksisterende kontraktsforslag (kontraktsmaler)... 5 Synkronisering (etter endring av kontraktsmaler)... 6 Kontraktsmaler (Nye)... 7 Klippekort (kontraktsmal)... 9 Kortleser og klippekortkontrakter... 9 Kontraktsmal med sponsing Versjon Revidert Side 2

3 Varer (Artikler) Når Xakt installeres er det allerede lagt inn noen artikler i vareregisteret. Disse kan naturligvis endres slik at de passer til egne behov. Kontraktsvarer Dette er ikke selve kontraktene/avtalene, men bare de varene som senere skal brukes på kontraktene. Husk å registrere alle treningsavgifter med månedspris selv om det gjelder et årsmedlemsskap. Dette gjør slik at inntekten blir fordelt over den tiden kontrakten gjelder. Endre innlagte varer 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Artikler. Du får nå se de artiklene som ligger inne i vareregisteret. 2) Klikk på de ulike artikkelnavnene for å se alle detaljer om varen. Du kan endre både Varenummer, Navn, Pris og Hovedbokskonto. Dette påvirker momsberegningen. 3) Trykk Lagre om du gjør endringer. Hvis du får beskjed om at varen allerede er i bruk i kontraktsmaler, svar JA på alle spørsmål som stilles. Dette sikrer deg oppdatering av denne varen i alle eksisterende kontraktsforslag (kontraktsmaler). Endringer vil ikke påvirke allerede inngåtte kontrakter/treningsavtaler. Versjon Revidert Side 3

4 Legge inn en ny vare 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Artikler. 2) Trykk på Ny ned til venstre for å registrere ny vare. 3) Skriv inn det varenummeret du ønsker. Kontraktsvarene er ofte K. Eks. K ) Skriv inn Navn. Kontraktsvarer har normalt ingen strekkode, så du hopper bare over det feltet. 5) I Hovedbokskonto velges vanligvis kontoen Treningsavgift (3200) for kontraktsvarer. Kontonummeret du velger vil påvirke momsbehandlingen, så det er viktig å få dette valget riktig. 6) Velg ditt senter som Leverandør. 7) Velg Kontraktsvarer i Varegruppe. 8) Legg inn pris. Det er også mulig å angi en egen pris for senterets ansatte om det er ønskelig. Boksen for Artikkelen inngår i lagertelling skal ikke hakes av. Treningsvarer er ikke varer som ligger på lager eller må kjøpes inn fra en leverandør. 9) Under fanen Kostnadsbærer, kan du legge inn avdeling, prosjekt og ansatt som er ansvarlig for denne varen, men det er ikke nødvendig. 10) Trykk Lagre og legg inn eventuelle andre treningsvarer. Dess færre treningsvarer du har, dess bedre blir oversikten og vedlikeholdet. Versjon Revidert Side 4

5 Kontrakter (kontraktsmaler) Alle medlemmer skal knyttes opp til kontrakter. Uten kontrakt på minst én aktivitet vil medlemmet i praksis være inaktivt, og vil ikke kunne delta i noen treninger. For å lette registreringen av nye kunder kommer Xakt med noen ferdige kontraktsforslag (maler) ved installering. For å gjøre det enklest mulig å registrere nye medlemmer og deres aktiviteter bør senteret se gjennom og tilpasse disse kontraktsmalene og kanskje opprette noen nye som passer til senterets aktiviteter. Se på og endre eksisterende kontraktsforslag (kontraktsmaler) 1) Gå inn på Dataregistre, Kontrakt, Kontraktsmaler. Her ser du kontrakter som allerede er lagt inn, og hvor du kan gjøre endringer på kontraktsforslagene. Under den gule linjen ligger varene. 2) Klikk med høyre mustast på varenummeret og slett ordrelinje. 3) For å legge inn andre varer skriver du inn varenavn/varenummer i den gule linjen. Trykk F3 for å se alle kontraktsvarene som er lagt inn. 4) Dobbeltklikk på ønsket vare, og varen legges inn i kontraktsforslaget. 5) Sørg for at kolonnen hvor det står Repetisjon er korrekt. Noen varer skal faktureres hver måned, andre skal faktureres på første faktura. 6) Trykk Lagre når du er ferdig med endringene. Versjon Revidert Side 5

6 Synkronisering (etter endring av kontraktsmaler) Gjør du endringer i et eksisterende kontraktsforslag, så vil endringene kun gjelde nye kunder. Men om du skal endre kontrakten til både nye og eksisterende kunder, må du synkronisere kontraktene. Vær forsiktig med bruken av Synkroniser-knappen. Det er viktig at du skiller mellom nye og eksisterende kunder. Før du starter synkroniseringen, anbefales det å ta en sikkerhetskopi av systemet. 1) Gå inn på Verktøy, Sikkerhetskopiering. 2) Trykk Neste, Neste, Ferdig i veiviseren. 3) Trykk på Synkroniser for å gjøre endringer. 4) Hak av endringene i malen som skal oppdateres i eksisterende kontrakter. Vær forsiktig med å gjøre endringer i kontrakter som er bundet, det gjøres vanligvis ikke. 5) Trykk Synkroniser ned til høyre. Oppdateringen kan ta noe tid, alt etter hvor mange kontrakter som er involvert. Versjon Revidert Side 6

7 Kontraktsmaler (Nye) Her legger du inn nye kontraktsmaler tilpasset etter behov og kundemasse. Videre vises hvordan et eksempel på en ny kontraktsmal kan være. 1) Gå inn på Dataregistre, Kontrakt, Kontraktsmaler. 2) Trykk på Ny ned til venstre. 3) Gi malen et Navn. 4) Velg om kontrakten skal være bindende, og varigheten på den. 5) Ta bort haken hvis kontrakten ikke skal være bindende. 6) Sett 2 måneder som Standard fakturaperiode for førstegangs faktura. Da blir kunden fakturert for inneværende og neste måned. 7) Som standard angir vi at denne kontrakten Faktureres månedlig og at det skal hakes av Bruk avtalegiro hvis finnes på medlem om kunden har inngått en slik avtale. 8) For å legge inn andre varer skriver du inn varenavn/varenummer i den gule linjen. Trykk F3 eller skriv deler av varenavnet for å finne den. 9) Dobbeltklikk på ønsket vare, og den legges inn i kontraktsforslaget. 10) Klikk på varen for eventuelt å endre rabattsats, antall, pris eller repetisjon. 11) Husk at varen Innmeldingsavgift må endres til Bare på første faktura under Repetisjon. 12) Under fanen Tilhørighet kan du angi om denne kontraktstypen tilhører noen spesiell avdeling, prosjekt eller som standard tilhører en spesiell ansatt. Det vil også være den ansatte som settes her som får utbetalt eventuell provisjon om ikke noen andre angis. Versjon Revidert Side 7

8 Hvis du ikke skal bruke adgangskontroll fra Xakt kan du bare hoppe over neste punkt. Xakt skal også etter hvert kunne styre porter og låser, og da kan du sette tilgang til forskjellige områder tilpasset kundens aktiviteter. 1) Under fanen Adgangskontroll kan du aktivere funksjonen ved å sette en hake i dette feltet. 2) Deretter kan du fortelle hvilke soner denne kontraktstypen skal gi tilgang til, og også angi hvilke dager og klokkeslett tilgangen skal gjelde. Du kan også bestemme hvor mange besøk som tillates pr dag, måned eller totalt. 3) Trykk Lagre for å lagre kontraktsforslaget når du er ferdig. Versjon Revidert Side 8

9 Klippekort (kontraktsmal) Her følger et eksempel på hvordan du kan opprette en klippekortkontrakt. 1) Gå inn på Dataregistre, Kontrakt, Kontraktsmaler. 2) Trykk på NY ned til venstre. 3) Øverst setter du haken på Klippekort og Aktiv. 4) Skriv inn antall klipp øverst til høyre. 5) Gi kontraktsmalen Navn. 6) Velg Alt på 1. faktura under Faktureres. Klippekortkontrakter betales vanligvis kontant. 7) Trykk F3 i det gule feltet for å velge varen du har registrert i artikkelregisteret. 8) Sett Repetisjon til Bare på første faktura, da den vanligvis betales kontant. 9) Sett samme Antall på varelinja, slik som øverst til høyre. 10) Trykk Lagre. Kortleser og klippekortkontrakter Hvis Xakt er knyttet opp mot en kortleser for innsjekk, vil antallet klipp reduseres med 1. Hvis kortet trekkes flere ganger vil ikke klipp reduseres igjen før det er gått 4 timer. Hvis en kunde har en annen gyldig kontrakt (ikke klippekort), så vil ikke klipp automatisk reduseres ved innsjekk med kort. Hvis en kunde har flere gyldige klippekortkontrakter vil klippet trekkes fra den eldste klippekortkontrakten. Versjon Revidert Side 9

10 Kontraktsmal med sponsing Denne kan brukes om du har en avtale med et firma hvor ansatte skal sponses helt eller delvis av dem. 1) Gå inn på Dataregistre, Kunde, Kunder. 2) Trykk Ny ned til venstre for å registrere kunden(firmaet) i kunderegisteret. 3) Merk av at firmaet Er sponsor ned til venstre. 4) Bruker firmaet Avtalegiro velger du det her. 5) Trykk Lagre. Du kan også sette felles innstillinger på sponsor som vil gjelde alle tilknyttede kontrakter: 1) Trykk på Sponsorinnstillinger nederst. 2) Velg Sponset beløp eller Sponset prosentsats. 3) Velg frekvens på fakturering. 4) Velg om kunden skal ha besøksbegrensning når sponsorfaktura ikke er betalt. 5) Ved eventuelle endringer kan alle tilknyttede kontrakter synkroniseres. 6) Trykk Lagre. Her ser du hvordan sponsing aktiveres i kundekontrakter. 1) Gå inn på Dataregistre, Kontrakt, Kontraktsmaler. 2) Trykk på Ny og opprett en kontraktsmal på samme måte som tidligere beskrevet. 3) Trykk på fanen Sponsing. 4) Fra nedtrekksmenyen velger du riktig sponsor. 5) Legg inn eventuelt Sponsorbeløp eller Sponsorandel. 6) Velg frekvens på fakturering. 7) Trykk Lagre. 8) Opprett kontrakten på kundene som skal sponses av firmaet. Versjon Revidert Side 10