Hvordan komme i gang med NorTrim Xakt

Transkript

1 Hvordan komme i gang med

2 Innhold Å komme i gang Første gangs oppstart... 3 Innlogging... 3 Menysystemet... 3 Verktøylinjer, legge til/fjerne... 4 Bankkontoer... 4 Firmaopplysninger... 5 Firmainformasjon, General... 5 System Standardinnstillinger... 6 Standard kontoplan... 7 Konti intervaller... 8 Starting Numbers... 8 Fakturering... 9 Flere Fakturainnstillinger... 9 Inkasso / Pengeinnkreving Purretekster Innfordringsprofil Purring/Inkasso innstillinger Kortinnstillinger (generelle) Kortleserinstillinger (på den enkelte PC) SMTP-innstillinger Avdelinger Legg til en ny avdeling Ansatte Ansatte Legg til en ny ansatt Soner/rom Andregrupper og Tredjegrupper Rabattgrupper Prosjekter Prosjektkategorier Project Type Legge inn nytt prosjekt Kontraktsvarer... Feil! Bokmerke er ikke definert. Leverandører Versjon Revidert Side 2

3 Å komme i gang. Gratulerer med din nye! Etter installeringen er det fristende å bare kaste seg inn i det og klikke på menyer og knapper for å se hva som gjemmer seg i programmet. Mye er intuitivt, men det er lett å komme skjevt ut og skaffe seg mye ekstraarbeid hvis man bruker stup og skyt metoden. Selv om bruksanvisninger vanligvis er tørt lesestoff bør man skrive ut dette dokumentet og starte på toppen mens man krysser av punkt for punkt. Den tiden som går med til dette har du garantert igjen for. Viktig. Les Grunnprinsipper Xakt først. Det vil lette forståelsen og spare deg mye arbeid. Første gangs oppstart Under installeringen ble lagt inn med en rekke grunndata for å spare arbeid. Kontoplan etter Norsk standard, alle fylker, kommuner og poststeder er allerede lagt på plass. Det er også lagt inn en rekke standarddata som vi nå skal gjennomgå for å sikre at opplysningene stemmer for senteret. Innlogging Ved levering finnes det en bruker som skal benyttes til de virkelige brukerne er definert. Ved første gangs innlogging benyttes dette: Brukernavn: Administrator Passord: passord Menysystemet Før vi tar programmet i bruk skal vi orientere oss litt i menysystemet. Når du starter programmet finner du bestandig en menyline øverst. Fra denne menylinjen kan vi nå tak i absolutt alle funksjoner i programmet. For å lette tilgangen til de mest brukte funksjonene kan du legge til eller fjerne verktøylinjer etter ditt eget behov. Dette er et prinsipp vi kjenner fra mange store dataprogrammer. Versjon Revidert Side 3

4 Verktøylinjer, legge til/fjerne Ved å klikke med høyre mustast på menylinjen får vi en meny hvor vi kan klikke på de ulike verktøylinjene vi ønsker å se eller ta bort. Vi tar bort alle verktøy, og holder oss i første omgang bare til menylina. Bankkontoer Vi får bruk for å kjenne firmaets bankkonti, så vi kan starte med å registrere denne. Grunninnstillinger, Firma, bankkontoer Klikk deretter på [ Ny ] knappen nederst til venstre i skjermbildet. I bildet som kommer opp skriver du inn bankkontoen som skal brukes for firmaet. Kontroller at det er haket av både for standard og aktiv. Skriv inn bankens navn. Velg regnskapskonti som er tilknyttet denne bankkontoen. Vanligvis er konto 1920 Bankinnskudd det rette valget i de fleste tilfellene. Innstillinger for OCR og Avtalegiro kommer vi tilbake til senere i oppsettet. Trykk nå på [ Lagre ] knappen for å fortsette. Hvis dere har flere bankkonti, f.eks en som brukes av en annen avdeling, så kan den med fordel også legges inn nå. Den settes IKKE som standard, men registreres for øvrig på samme måte. Versjon Revidert Side 4

5 Firmaopplysninger Her er det viktig at firmaets data er korrekt Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Firmainformasjon, General Vi får nå opp et skjermbilde hvor firmanavn allerede er utfylt. Vi skal også skrive inn firmaets organisasjonsnummer. Hvis firmaet har egen logo kan den her hentes inn i programmet. Klikk på blyantsymbolet, og du kan nå lete deg frem til det stedet hvor firmalogoen ligger lagret. I feltet for Markedsnavn skrives det navnet som ønskes på rapporter og fakturaer. Legg inn firmaets organisasjonsnummer og også det femsifrede kundenummeret ditt hos oss. I feltet Passord skrives inn det passordet som dere har fått oppgitt fra NorTrim. Dette passordet brukes ved oppdatering av lisensen, og har ingenting med vanlig brukerinnlogging å gjøre. (Har du ikke fått passord lar du feltet være tomt) Skriv også inn senterets postadresse og velg riktig land fra menyen om dette viser feil land. Klikk nå på fanen Kontaktinformasjon og skriv inn opplysningene om firmaets telefonnummer, eventuelt faksnummer, e-postadresse og eventuell Internettadresse. Disse opplysningene kommer på fakturaene. Klikk deretter på Apply-knappen for å ta vare på det du har lagt inn. Versjon Revidert Side 5

6 System Standardverdier Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen System standardverdier Deretter på Sett standarder Når systemet leveres er det allerede opprettet en kunde som heter kontantkunde med kundenummer Hvis den regnskapsansvarlige ønsker en annen standardkunde for kontantsalg må denne først opprettes, og deretter må man tilbake hit for å velge den nye kontantkunden som standard. Vanligvis er det ingen grunn til å endre det som står på denne siden, men det er jo mulig å sette inn gruppenavn om man ønsker å gruppere medlemmene. Det er mulighet for tre kundegrupper på dette nivået. I feltet for standardplassering av sikkerhetskopier kan man ved å klikke på valgfeltet [ ] lete seg frem til den mappen på datasystemet hvor man ønsker å legge sikkerhetskopiene. For kunder som har systemet liggende på NorTrim sin serverpark settes denne filplasseringen av NorTrim. Ved innlegging av fotografier av medlemmer kan bildefilene legges i en katalog på serveren, og de kan da automatisk hentes inn i Xakt derifra. For at bildene skal hentes inn automatisk skal bildefila ha samme navn som medlemsnummeret eks jpg, png eller bmp La gjerne Visible Customer Contract List stå på Simple. Dette kan endres senere om ønskelig. Sett hake hvis du ikke ønsker forhåndsvising av rapporter. Kan la medlemskap i rabattgruppe påvirke prisen også på kontrakter. Enkelte organisasjoner som har rett til og behov for å legge inn kundenes fulle personnummer kan klargjøre systemet for dette ved å hake av her. (De aller fleste lar denne stå tom.) De som benytter seg av muligheten for vervepremier kan her bestemme antall poeng pr. vervet. Husk å klikke på [ OK ] knappen om det er gjort endringer. Versjon Revidert Side 6

7 Standard kontoplan Grunninnstillinger, Firma,Firmainnstillinger Klikk på fanen System standardinnstillinger Deretter på Sett kontoer De kontonumrene som er lagt inn her er satt opp fra norsk standard kontoplan, og det er vanligvis ingen grunn til å forandre på disse. Skal disse forandres bør det skje i nært samarbeid med regnskapsføreren. Klikk deg inn her for å sette systemets standard bankkonto for manuelle innbetalinger. (via bankterminal) Husk å trykke på OK-knappen hvis det er gjort endringer. Kontrakttekst Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen System standardinnstillinger Deretter på Standard Kontrakttekst Du får nå opp et vindu med hvor du kan skrive eller kopiere inn den kontraktsteksten senteret ønsker å benytte på kundeavtaler. Når det utstedes kontrakter til medlemmer vil kontraktsbestemmelsene skrives ut på kontraktene. Her kan man skrive teksten rett inn og redigere denne slik senteret ønsker. Har dere et dokument med den teksten som skal inn, fungerer det utmerket å kopiere den inn fra et tekstbehandlingsprogram. Hvis senteret benytter ferdigtrykte avtaler trenger du naturligvis ikke legge inn noe tekst her. Når kontraktteksten er rettet opp må man huske å klikke på OK for å lagre de endringer man har gjort. Versjon Revidert Side 7

8 Konti intervaller Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen System Nummerserier Deretter på Sett standarder (Setup Intervals) De kontointervaller som ligger innlagt fungerer greit, men disse kan naturligvis endres. Imidlertid bør endringer her foretas i nært samarbeid med regnskapsføreren. Klikk på OK når du er ferdig her. Startnummer Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen System nummerinnstllinger Deretter på Start nummer Ved første oppstart av Xakt er det allerede lagt inn standardverdier som vil fungere. Likevel kan det være greit å konferere med regnskapsfører om det er noen spesielle ønsker når det gjelder første ordre- og fakturanummer. Disse numrene kan også endres etter at Xakt er tatt i bruk, men det vil da kunne oppstå åpninger i nummerseriene. Spesielt vil nok regnskap og revisjon be om en forklaring på hull i ordre og fakturanumrene. Når systemet er tatt i bruk vil man her kunne se de neste numrene som vil bli brukt til kunde, leverandør og faktura. Versjon Revidert Side 8

9 Fakturering Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen Faktura og ordreinstillinger Deretter på Oppsett Automatisk fakturering Under denne fanen kan vi gjøre en rekke innstillinger vedrørende fakturering og generering av automatiske betalingsoppdrag. NB Sponsorship Article skal ikke endres! Her KAN man velge en vare f.eks fakturagebyr som skal være med på alle automatiske fakturaer. Som standard settes ofte fakturadato for automatisk genererte fakturaer til den 10. og forfall/trekkdato den 20. Mange bruker disse datoene, men her kan det naturligvis endres slik at det passer med firmaets ønsker og rutiner. Her kan vi også bestemme om de fakturaene vi genererer skal være for inneværende eller for neste måned. Vi kan også bestemme hvor detaljerte sponsorens faktura skal være. Vi kan velge at de av kundene som har e-post får sin Avtalegiro faktura tilsendt på e-post. Vi kan også bestemme at avtalegiroens forfallsdato skal gjelde for alle automatisk genererte fakturaer. I feltet for tekst på automatiske fakturaer kan vi skrive en tekst, f.eks Takk for at du trener hos oss. i i tillegg kan vi legge inn de viste koder som <<Period>> og/eller <<Year>> for å få med en tekst på fakturaen som viser hvilken periode fakturaen gjelder for! Trykk OK før du går videre Flere Fakturainnstillinger Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen Faktura og ordreinnstillinger Deretter på Standardoppsett Fast vare på manuell faktura; for eksempel fakturagebyr kan legges inn her: BBS Periode og KID-definisjon. Trenger ikke utfylles før OCR-avtale og Avtalegiroavtale med bank/bbs er på plass. Her kan vi legge inn varighet for tilgodelapper. Vi kan også bestemme om fakturaer skal avrundes. Her kan vi legge inn en tekst som vil bli med på alle fakturaer manuelle fakturaer. Som på andre skjemaer; Husk å trykke [OK] for å lagre de endringene du har gjort. Versjon Revidert Side 9

10 Inkasso / Pengeinnkreving Purretekster Det kan være greit allerede nå å legge inn purretekster. Fra menylinjen: Grunninnstillinger, Firma, Blankett-tekster Du kommer nå inn i et tekstregister hvor du kan lage og lagre et utall ferdigtekster til bruk i ulike sammenhenger. For å lage en ny tekst starter du med å klikke på [Ny]-knappen nederst til venstre. Du kan nå skrive inn den teksten du ønsker, og gi teksten et navn og kanskje en overskrift Denne innebygde tekstbehandleren er nokså avansert, og kan håndtere ulike skrifttyper og skriftstørrelser, utheving og understreking. Som alltid trykk [Lagre]-knappen før du går ut. Innfordringsprofil leveres med en standard innfordringsprofil Du finner den på Grunninnstillinger, Kunde, Inkassoprofil. Her må du ta en gjennomgang for å se at innstillingene stemmer med bedriftens politikk. Den profilen som står som standard blir brukt på alle kunder om kunden ikke blir tildelt en annen. Et eksempel på en standard inkassoprofil kan du se her, men hvordan dette gjøres er forskjellig fra firma til firma. Hvis du merker av Saker direkte til tredjepart, så overlater du all purring og innfordring til et inkassobyrå. (Svigerfar skal kanskje ha en annen behandling, og det bør derfor opprettes en annen inkassoprofil som kan benyttes på kunder som skal ha særbehandling ) Ved å trykke på [ Ny ] kan du opprette andre profiler som skal brukes for spesialkunder. Som alltid trykk [Lagre]-knappen før du går ut. Versjon Revidert Side 10

11 Purring/Inkasso innstillinger Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen Faktura og ordreinstillinger Deretter på knappen Setup. Fra nedtrekksmenyene kan du nå velge hvilke av de purretekstene du nettopp lagret du ønsker å bruke på første og andre varsel samt på inkassovarselet. Du finner nå noen felter som skal fylles ut i henhold til hvilket inkassofirma som dere benytter. Xakt har nemlig muligheten til å levere inkassokrav direkte til noen Inkassobyråer. Her må de da foreligge en avtale, og vi hos NorTrim kan da være behjelpelige med å fylle ut dette korrekt. Hvor inkassofilen skal sendes: Systemets konto for renteinntekter settes her. Norsk standard konto 8050 er rett i de fleste tilfeller, men firmaets regnskapskyndige kan bekrefte om dette er korrekt. Konto som skal benyttes for innkrevingsgebyrer angis til slutt. Konto for dette foreslås til 7770 Bank og kortgebyrer foreslås. Husk, trykk [OK] før du fortsetter. Versjon Revidert Side 11

12 Kortinnstillinger (generelle) Dette gjelder de firmaer som skal benytte medlemskort med magnetstripe eller nøkkelbrikker for innlogging ved besøk. Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen Andre Innstillinger Deretter på Setup i Inn/Utsjekking Her kan vi gjøre en rekke innstillinger som gjelder bruk av medlemskort/nøkkelbrikke. Standardinstillingene er vanligvis helt greie, men dette skjemaet gir oss muligheten til å tilpasse systemet vårt til eksisterende kort og eventuelt innstillinger fra det gamle NorTrim-programmet. Hvor lenge skal beskjeder/meldinger vises på skjermen ved innlogging. Hvordan magnetstripen på medlemskort skal leses. Her kan man, om man ønsker, begrense tilgangen hvis kunden skylder penger. I eksemplet vil det ikke bli gitt tilgang om han skylder 500 eller mer i 30 dager eller mer. Hvor lang tid i sekunder det skal gå før samme kort kan leses på nytt. Dette for å hindre dobbelregistrering med at kortet trekkes frem og tilbake. Det vil jo være uheldig for statistikken og ikke minst om det er snakk om klippekort. Husk å trykke [ OK ] når innstillingene er korrekte. Versjon Revidert Side 12

13 Kortleserinstillinger (på den enkelte PC) NB Det kan gjøres tilpassinger til kortleseren på de enkelte PCer, og derfor bør man gå inn og kontrollere at innstillingene er riktige også her: På den PCen som har kortleseren tilkoplet starter du Xakt og går inn slik: Gå inn fra menylinjen i Xakt på: Rutiner, Kortleser, Innsjekk Resepsjon. Klikk fanen Innstillinger Klikk knappen [Innstillinger av kortleser for denne datamaskinen] Du får da opp et bilde som dette. De innstillinger som er mest aktuelle å justere på er disse: Et kort med magnetstripe inneholder tre magnetspor. Slik som vist på eksemplet leses nummeret fra spor nr. 2 Det er i dette tilfellet de bakerste 6 tegnene som brukes. For eksempel AC gir Det kan tenkes det kan bli litt justering av dette for å få lest kortet på samme måte som ditt foregående system. Magnetkortene kan nemlig være nokså ulike. NB Innstillinger gjort her overstyrer de generelle innstillingene som ble gjort på foregående side, men gjelder BARE for denne PCen. Versjon Revidert Side 13

14 SMTP-innstillinger Grunninnstillinger, Firma, Firmainnstillinger Klikk på fanen Andre Innstillinger Deretter på SMTP-innstillinger Innstillingene er nødvendig for at programmet skal kunne sende e-post til kundene. Innstillingene her vil være avhengig av hvilken Internettleverandør senteret har. * Man finner disse innstillingene i dokumentasjonen for senterets e-postkonto. SMTP server er navnet på den e-postserveren som bringer meldingene ut til mottakerne. Den kan også hete Server for utgående e-post. 25 er riktig portnummer i de aller fleste tilfeller. Hvilken e-postadresse som kommer til å stå som avsender. Hvilket navn som står som avsender. Brukernavn/passord er ofte ikke nødvendig, men hos enkelte Internettleverandører skal disse feltene være utfylt. Se i dokumentasjonen for senterets e-postkonto eller ta kontakt med Internettleverandøren. *Hvis ligger på serverparken hos NorTrim, ASPnor eller en annen serverleverandør skal disse innstillingene tilpasses serverparken. NorTrim og ASPnor ordner dette ved installering hos dem! Avdelinger Noen sentre har flere avdelinger. Hvis dere har det, så er det praktisk å registrere de forskjellige avdelingene nå, før vi begynner å registrere de ansatte er det i firmaet. NB En avdeling har vanligvis en annen adresse, for eksempel avdelingen på Vinjeøra. For ulike rom bruker vi begrepet Sone. Start Xakt. Fra menylinjen klikker du Grunninstillinger, velger Hovedbok og klikker på Avdelinger. Du får nå opp en liste over de registrerte avdelingene. Ved å klikke på navnene kan du se og endre på opplysningene om disse. Det ligger allerede en avdeling lagt inn. Den heter Standardavdeling. Klikk deg gjerne inn i navnefeltet og endre dette til det avdelingsnavnet som passer best. (For eksempel senternavnet) Husk å klikke på Lagre-knappen etter endringen. Versjon Revidert Side 14

15 Legg til en ny avdeling. Hvis senteret har flere avdelinger må disse legges til her. NB Ikke forveksle avdeling med soner/rom. Gå inn fra menylinjen på: Grunninnstillinger, Hovedbok, Avdelinger Klikk på [ Ny ]-knappen. Det kommer da opp et lite tilleggsvindu hvor du kan skrive inn navnet på den nye avdelingen. Velg den bankkontoen som den nye avdelingen benytter. Navnet på den ansvarlige bryr vi oss foreløpig ikke noe om. Hvis du har en egen logo for denne avdelingen kan du klikke på letknappen (blyanten) som gir deg anledning til å finne tak i logoen som du har lagret på datamaskinen din eller et sted på lokalnettet. Har du ikke noen spesiell logo for avdelingen så er det bare å gå videre uten den. Husk å trykke på Lagre-knappen før du avslutter. Versjon Revidert Side 15

16 Ansatte Titler Det er ikke nødvendig, men greit å begynne med å se på hvilke titler/funksjoner som er i bruk hos dere. Fra menylinjen velger du Grunninstillinger, Ansatt, og klikker på Stillingstitler. Du får da opp et bilde som i venstre marg viser de titlene som er registrert og hvor du kan endre disse og/eller legge til de som mangler. For å legge til en ny tittel klikker du på [ Ny ], skriver inn tittelen og gjerne også en beskrivelse av denne funksjonen. Trykk på Lagre-knappen for å ta vare på denne tittelen. Du kan også klikke på en innlagt tittel, endre på opplysningen og deretter trykke Lagre hvis du ser noe som er feilskrevet. Vær oppmerksom på at en innlagt funksjon/tittel ikke kan slettes. Men, du kan ta bort aktiv-haken og deretter lagre. Da er denne tittelen blitt inaktiv, men kan aktiveres senere om det behøves. Ansatte Ved å velge Grunninstillinger, Ansatt, Ansatte fra menylina får du opp en oversikt over de ansatte. Her kan du lett velge en ansatt og ved å gå inn på de ulike fanene kan du lett se og eventuelt endre på de opplysninger som ligger inne om denne personen. Vær oppmerksom på at en ansatt ikke kan slettes! Når en ansatt slutter går du inn og tar bort haken i feltet Aktiv. Du skal heller ikke endre navnet på en medarbeider som slutter. Det vil da bli feil i historikken i programmet. Husk å trykke på Lagre-knappen før du går ut av registreringsbildet. Versjon Revidert Side 16

17 Legg til en ny ansatt Ved å velge Grunninstillinger, Ansatt, Ansatte fra menylina får du opp en oversikt over de ansatte. Klikk på knappen [ Ny ] for å legge inn en til. Du får da opp et vindu som vist her. Har du lagret et bilde av personen kan du klikke på blyanten og lete deg frem til dette på PCen og velge åpne. Skriv deretter inn for- og etternavn, velg kjønn og skriv inn riktig postadresse til denne medarbeideren. Trykk på Lagre-knappen. Deretter klikker du på navnet til den nye medarbeideren og så på fanen Kontaktinformasjon og legger inn opplysninger om bankkontonummer, telefon, mobil og telefaks. Husk å trykke på Lagre-knappen for å sikre at alle opplysninger blir lagret. Velg fanen Ansettelse for å legge inn opplysninger om ansettelsesforholdet. Fra de tidligere registrerte titlene velger du rett tittel for denne personen. Legg inn datoen når vedkommende begynte. Hvis dette er en tidsbegrenset ansettelse tar du bort haken i Fortsetter og legg også inn sluttdatoen. Under fanen Kostnadsbærere kan du legge inn hvilken avdeling den ansatte tilhører. Foreløpig har vi ikke registrert noen prosjekter, så vi lar dette feltet bare stå med (Ikke valgt) Dette kan uten problemer legges inn senere. Under fanen Rolle kan du si hvilken eller hvilke roller hun har organisasjonen. I vårt eksempel er Bibbi Adamsen selger og kontaktperson. i Husk, trykk alltid på Lagre-knappen for å sikre deg at de valg du har gjort og de data du har lagt inn blir registrert. Versjon Revidert Side 17

18 Soner/rom Mange treningssentre har ulike rom for ulike aktiviteter. For å definere de forskjellige sonene går vi inn på Rutiner, Kortleser, Soner Vi får da et skjermbilde som dette hvor du ser hvilke soner/rom som er registrert, så som Spinning, Svømmebassenget, Aerobics. Vi skal nå opprette en ny sone for vekttrening som vi velger å kalle Jernverket. Vi klikker først på Ny-knappen, og skriver deretter inn navn og angir hvilken avdeling som har dette rommet. Vi kan gjerne skrive inn noen beskrivende ord i feltet for dette før vi trykker på Lagre-knappen. Tilgangskontroll Ved å montere elektroniske lås med kortleser ved dørene til de ulike sonene, kan Xakt styre tilgangen basert på kundens kontrakter og tilgangsrettigheter. Denne tilgangen styres fra kundenes kontrakter/aktiviteter. (Dette er ennå ikke satt i drift, men Xakt er forberedt på slike løsninger) Grupper Nye Xakt har store muligheter for å gruppere kundene. Dette gir deg muligheter for å ta ut rapporter med mye nyttig informasjon. Likevel er det opp til hvert enkelt senter å avgjøre hvor mye arbeid man vil legge i gruppering og detaljoppfølging. Gruppering kan godt gjøres senere og endres når som helst. Fra menylinja velger du: Grunninstillinger, Kunde, Kundegruppe 1 Du får da opp et bilde som viser deg hvilke førstegrupper som er registrert, og gir deg mulighet til å opprette nye førstegrupper. I vårt eksempel er førstegruppene gitt navn som peker mot forskjellige aktiviteter, men dette er helt opp til det enkelte senter å bestemme. Ved å gå på [ Ny ]- knappen kan du legge inn nye grupper. Husk å trykke på Lagre før du går ut igjen. NB Du kan ikke slette en gruppe, men du kan sette den inaktiv om denne grupperingen ikke lenger benyttes. Versjon Revidert Side 18

19 Andregrupper og Tredjegrupper Her er det opp til hvert enkelt senter å bruke eller ikke bruke disse grupperingsmulighetene. Hensikten er først og fremst å kunne ta ut rapporter basert på slik gruppering. Rabattgrupper Mange senter har rabattordninger for studenter, barn, pensjonister og kanskje andre grupperinger. Det greieste er da å opprette rabattgrupper, og deretter si hvilken rabattgruppe et medlem eventuelt skal være med i. Medlemmer kan bare være med i én rabattgruppe. Om medlemskap i rabattgruppe skal innvirke på prisen på kontrakter eller bare på varesalg i butikken bestemmer du i firmasettingene. Se side 6 i dette dokumentet. Grunninstillinger, Kunde, Rabattgrupper Her ser du hvilke grupper som er opprettet, og ved å klikke på navnene får du se og kan endre på den rabattsatsen de forskjellige gruppene gir. Ved å klikke på fanen Kunder vil du få se en liste over de som er medlemmer i den gruppen du ser på. Husk å trykke på Lagre-knappen om du gjør noen endringer. Prosjekter Noen treningssentre benytter seg av prosjekter, mens andre ikke ser noe behov for det. fungerer like greit uansett. NB Det er IKKE nødvendig å definere prosjekter ved oppstarten. Det kan man gjøre når som helst senere. Et prosjekt er ofte en aktivitet med et spesielt formål eller en tidsbegrenset aktivitet. Eksempelvis; Bevegelsestrening etter skade. Opptrening etter sykdom, Sommerkampanje 2014, Julekampanje 2012, Sylfiden eller Sommerslank 2011 Prosjekter kan også sorteres etter typer og kategorier. Her er det stor variasjon i ønsker og behov fra senter til senter, men Xakt åpner for en meget avansert gruppering for de som ønsker og trenger det. Velg Grunninstillinger, Hovedbok, Prosjekt, Klikk Prosjekter Velg Grunninstillinger, Hovedbok. Prosjekt, Klikk Prosjekt typer Velg Grunninstillinger, Hovedbok. Prosjekt, Klikk Prosjekt kategorier Versjon Revidert Side 19

20 Du får nå opp et bilde hvor du lett kan håndtere både Prosjekter, Prosjekttyper og Prosjekt Kategorier fra samme skjermbildet. Prosjektkategorier Det kan være greit å starte med Prosjektkategorier først. Vi ønsker for eksempel å opprette en kategori for medisinske aktiviteter. Vi klikket på [ Ny ] knappen, Skriv inn navn på kategorien og en beskrivelse før vi klikket på Lagre. Vær oppmerksom på at kategorier ikke kan slettes, men settes gjerne som inaktive den dagen de er uaktuelle. For å deaktivere en kategori tar vi bort Aktiv-haken og trykker på Lagre. Project Type I vårt demosenter har vi valgt å opprette en prosjekttype for styrketrening etter sykehusopphold. Vi gikk inn på fanen ProjectType og trykket på [ Ny ] knappen Deretter fylte vi inn feltene for Navn og Beskrivelse før vi trykket på Lagre-knappen. ProsjektTyper skal heller ikke slettes, men bare settes inaktive den dagen at vi ikke lenger har bruk for dem. Versjon Revidert Side 20

21 Legge inn nytt prosjekt På demosenteret vårt vil vi opprette et prosjekt som vi kaller Opptrening Bevegelighet. Vi går derfor inn på fanen Prosjekt og klikker [ Ny ] knappen. Vi skriver inn Prosjektnavnet, og fra nedtrekksmenyene velger vi avdeling, ansvarlig person, start og sluttdato for prosjektet. Vi velger også Kategorien= Medisinsk og Type = Bevegelighetstrening før vi til slutt setter hvilken status dette prosjektet har om det er Planlagt, Startet, Stoppet, Ferdig eller Arkivert. Husk å klikke på Lagre knappen når du er ferdig. Det er ikke nødvendig å gruppere prosjektene etter kategori og type om senteret ditt ikke behøver dette for senere sortering og rapportering. Versjon Revidert Side 21

22 Leverandører Vi må registrere alt vi skal selge som varer. Trening av forskjellig art er også en vare som vi selger. Derfor må vi registrere disse varene før vi kan begynne å selge dem. Før vi kan legge inn medlemmer må vi ha varer å selge til dem. Først må vi registrere en leverandør. Når det gjelder trening så er det jo senteret selv som skal levere disse varene. Altså må vi først registrere oss selv som leverandør. Klikk på fanen Grunninstillinger, Artikkel, Leverandører. Du vil finne eget treningssenter lagt inn på forhånd, men gå gjerne gjennom og se at opplysningene er korrekte. Rett på manglende og ufullstendige data. Legg også inn korrekt adresse og postadresse før du trykker på Lagre Du kan jo når som helst gå inn og registrere tilleggsopplysninger på leverandørene, så du trenger ikke fylle ut alt akkurat nå. Varegrupper (kontrakt) Når Xakt leveres er det allerede definert tre varegrupper. Kontraktsvarer, Kioskvarer og Annet. Gruppen Kontraktsvarer er varer som bare kan selges via medlemskontrakter og ikke over disk. Gå inn på Grunninstillinger, Artikler. Klikk på Artikkelgrupper. Hvis du ser varegruppen Kontraktsvarer er det ingen grunn til å gjøre noen endringer på dette tidspunktet. Hvis du ikke ser varegruppen Kontraktsvarer på lista klikker du på [ NY ]. Du får da opp et registreringsbilde hvor du kan skrive inn navnet på den nye varegruppen og gjerne en beskrivelse av denne før du trykker på Lagre-knappen. Versjon Revidert Side 22

23 Veien videre Før du kan begynne å legge inn medlemmer og selge kontrakter og varer til dem gjenstår ennå noe arbeid. For å sikre oss at det arbeidet og de innstillinger vi nå har gjort beholdes i systemet tar vi en sikkerhetskopi. Fra menylinjen velger du Verktøy, klikker på Sikkerhetskopi, og deretter på [ Neste ], [ Neste ] og tilslutt [ Ferdig ] 1. Vi må legge inn de varene som skal inn på kundenes kontrakter, ulike treningsavgifter, medlemskort, fakturagebyr og kanskje admingebyr. 2. Vi må lage oss noen ferdige kontraktsforslag (kontraktsmaler)som vi kan bruke for å lette arbeidet vårt under innlegging av kunder. Disse punktene er så viktige at vi har laget et eget dokument for dette. Dokumentet heter: 11 Varer og kontrakter i Xakt og ligger på vårt nettsted Gå inn på Brukerstøtte, Brukerhåndbøker Klikk på dokumentet og skriv det ut for å ha som en referanse og hjelp under det videre arbeidet. Lykke til videre. Versjon Revidert Side 23