Rapportene i Xakt Rapportmenyen... 5 Filtrering (utvelging)... 5 Sortering... 5 Rapportmenyen Kunder... 6

Transkript

1 i Xakt

2 Innhold Innhold Rapportene i Xakt... 5 Rapportmenyen... 5 Filtrering (utvelging)... 5 Sortering... 5 Rapportmenyen... 6 Kunder... 6 Adresseliste... 6 Telefonliste... 6 Etiketter... 6 Aldersfordelt saldoliste... 6 Fødselsdagsliste... 6 Inaktive kunder... 6 Kunder uten kontrakter... 6 Åpne poster... 6 Kontoutskrift... 6 Kontaktliste... 7 Forfalte poster... 7 Innbetalinger fra kundene Kunder pr. rabattgruppe... 7 Kontrakter... 7 Grafisk fordeling av kontrakter pr. kontraktsmal Endrede kontrakter... 7 Kunder pr. kontraktsmal... 7 Fryste kontrakter... 8 Månedssammendrag kontrakter... 8 Antall kontrakter pr. kontraktsmal... 8 Sponsing... 8 Sponsorliste Sponsor Besøksliste... 8 Kort... 8 Kortleserfeil... 8 Årlig Besøksstatistikk... 9 Versjon Revidert Side 2

3 Besøksstatistikk Topp Besøksstatistikk pr. Kontraktsmal... 9 Kortliste... 9 Økonomi... 9 Ordreliste... 9 Salgsstatistikk... 9 Regnskapssammendrag... 9 Periodisering av inntekter... 9 Periodisering av inntekter, -detaljert... 9 Fakturajournal for en fakturaperiode... 9 Hovedbok... 9 Avdelingsliste... 9 Kontoplan Prosjektliste Råbalanse Kontoutdrag Butikk Gavekortliste Salgsstatistikk Butikk Varerapporter Prisliste Strekkodeetiketter Salgsstatistikk Årlig Artikkelliste Artikkel beholdningsliste Salgsstatistikk Avdeling Ansatte Ansattliste Verving Verveliste Forespørsel Kontoforespørsel Journaler Økonomi Statistikk Kontrakt filter Kundeutvalg Kundetellingen Versjon Revidert Side 3

4 Å utvikle rapporter er en kontinuerlig prosess, og dere kan plutselig oppdage at det er kommet flere valg på rapportmenyene. Dette dokumentet vil bli oppdatert etter hvert. Versjon Revidert Side 4

5 Rapportene i Xakt Et av de viktigste verktøyene i Xakt er rapportfunksjonene. Det er jo rapportene som gir oss beskjed om hva som går godt og hva som går mindre godt. Gode, forståelige rapporter er antakelig det viktigste sluttproduktet i dette styringsverktøyet. I de aller fleste rapportene blir du møtt av en rapportmeny. Klikker du direkte på Fjern felter (Fjerner tidligere valg) og deretter Vis Rapport, så får du rapporten direkte uten utsiling og med standard sortering. For selv å kontrollere rapportene gir rapportmenyen oss en rekke valg som vi KAN gjøre når vi har behov for en utvelging. Rapportmenyen Den er delt i to hovedseksjoner Filtrering (utvelging) Når vi skal ha en rapport er vi oftest avhengig av å få listet ut bare de vi er interessert i. Ved å klikke på en av de valgene vi er gitt og deretter på Ta-med pilen kan vi sette hvem som skal være med på rapporten. Sortering I dette eksemplet har vi merket Artikkelnavn, klikket på med Ta-med pilen. Dette medfører at prislisten nå vil bli sortert etter artikkelnavn, og filteret sier at bare aktive varer blir med. Lagre Innstillinger : Denne knappen medfører at Rapportmenyen husker dine valg til neste gang du ber om denne rapporten. Versjon Revidert Side 5

6 Rapportmenyen Mange av rapportene i Xakt finner vi under rapportmenyen på menylina. Vi ser på menypunktene ett for ett: Kunder Inneholder en hel rekke av kunderelaterte rapporter. Adresseliste Skriver ut en liste med navn, og adresse til våre kunder. Telefonliste Kundeliste med telefonnummer og e-postadresser. Etiketter Her er det mulig å få utskrevet etiketter på ark med ferdige, selvklebende adresselapper. Det er laget rapporter for to vanlige formater, 8160 og Aldersfordelt saldoliste Listen viser senterets forfalte tilgodehavende hos kundene fordelt etter hvor gammel gjelden er! Fødselsdagsliste Gir deg en liste over de kunder som har fødselsdag i dag. Inaktive kunder Viser deg de kundene som nå er merket som inaktive. Kunder uten kontrakter Rapporten lister opp alle registrerte kunder som nå står uten gyldig kontrakt. Åpne poster Her får du en liste over alle fakturaer som vi ennå ikke har registrert oppgjør/innbetalinger. Denne vise som standard alle åpne poster, men du kan spesifisere rapporten pr. en angitt dato. Kontoutskrift Her får du se fakturaer og innbetalinger registrert på den (de) kunden du vil ved å legge inn årstall og kundenummer i rapportmenyen som vist i eksemplet. Vær oppmerksom på at det skrives en side pr. kunde, så rapporten kan bli ganske stor. Versjon Revidert Side 6

7 Kontaktliste Skriver ut en kundeliste med adresser, e-post og telefonnummer. Kan brytes opp på aktive og inaktive kunder. Forfalte poster Gir en rapport over alle forfalte, ikke oppgjorte poster. Innbetalinger fra de aktuelle kunder er også vist. Innbetalinger fra kundene. Viser liste over registrerte innbetalinger fra kundene i inneværende måned. Det kan settes andre perioder i rapportmenyen. Kunder pr. rabattgruppe Viser liste over alle innlagte rabattgrupper og kundene som er tilknyttet hver enkelt rabatgruppe Kontrakter Grafisk fordeling av kontrakter pr. kontraktsmal. Gir deg en grafisk fremstilling av hvordan fordelingen er mellom de forskjellige kontraktstypene. Kontraktsmaler Viser en liste over de ulike kontraktsmalene du har registrert i systemet og hvilke varer og egenskaper disse har. Endrede kontrakter Viser deg en oversikt over nye, endrede og avsluttende kontrakter. Det kan også angis periode og avdeling. Kunder pr. kontraktsmal Teller opp antall kunder pr kontraktstype. I denne rapporten har du et dokumentkart i venstre kant for hurtig navigering i rapporten. Klikk på ønsket kontraktstype i kartet, og du er øyeblikkelig i rett seksjon i dokumentet. Versjon Revidert Side 7

8 Fryste kontrakter Viser hvilke kontrakter som er fryst. Du kan selv angi perioden du vil ha liste for. Månedssammendrag kontrakter Viser bevegelsene i medlemsmassen fordelt på dager pr. mnd. Antall kontrakter pr. kontraktsmal Sponsing Sponsorliste. Sponsorlisten viser alle sponsorer samt hvilke medlemmer de sponser. Sponsor Besøksliste Gir deg en rapport over innlogging til sponsede medlemmer, gruppert på sponsorene. Kort Menyen er her nærmest selvforklarende Kortleserfeil Versjon Revidert Side 8

9 Årlig Besøksstatistikk Besøksstatistikk Topp 30 Viser liste over de kunder som er flittigst til å trene. NB Kunder kan naturligvis reservere seg mot å bli med på denne lista. Besøksstatistikk pr. Kontraktsmal Viser hvilke kontraktsmaler som har flest besøk hos oss. Kortliste Lister ut en alfabetisk liste over alle som har fått tildelt et kortnummer. Økonomi Ordreliste Dette er en rapport som viser alle ordrer som ligger i Xakt, men som ennå ikke er fakturert. Salgsstatistikk Et nyttig verktøy som viser salgsstatistikken for det årstall og måned som du spesifiserer. Inneværende måned er standard. Regnskapssammendrag Viser et regnskapssammendrag for inneværende måned eller annen spesifisert periode. Periodisering av inntekter Som navnet tilsier gir dette en oversikt over periodiserte inntekter. Standard er inneværende måned om du ikke velger å angi en annen. Periodisering av inntekter, -detaljert Fakturajournal for en fakturaperiode Hovedbok Avdelingsliste Viser deg en liste over de registrerte avdelingene i Xakt Versjon Revidert Side 9

10 Kontoplan Dette valget skriver ut den fullstendige kontoplanen som er innlagt i Xakt. Den ligger meget tett opp til Norsk Standard, med små tillegg. Prosjektliste Gir oss en oversikt over eventuelle prosjekter, start og sluttdato og prosjektansvarlig. Råbalanse Som navnet sier gir det oss vår råbalanse. Vi kan også spesifisere år og måned i rapporten. Kontoutdrag Denne rapporten gir oss mulighet til å liste ut alle bevegelser på en konto eller et kontoområde for en spesifisert tidsperiode. Butikk Gavekortliste Viser en oversikt over alle solgte gavekort Salgsstatistikk Butikk Viser oversikt over alt som er solgt i butikken. Sortert på varenummer. Varerapporter Prisliste Gir deg prisliste fordelt på varegrupper og eller leverandører. Strekkodeetiketter En rapport som gir deg mulighet til å skrive ut strekkodeetiketter direkte fra Xakt Salgsstatistikk Årlig Denne rapporten gir deg en rapport over omsetning av de enkelte varer i det året du ønsker. Inneværende år er standard. Artikkelliste Denne listen er nokså detaljert med varenummer og navn, salgskonto og MVA-behandling. Rapporten er gruppert på de ulike varegruppene som er i bruk. Artikkel beholdningsliste Denne rapporten kan brukes som telleliste ved årlig varetelling. Viser alle varer og antall pr. vare. Mulighet for å skrive inn antall manuelt etter utskrift. Versjon Revidert Side 10

11 Salgsstatistikk Avdeling Salgsstatistikk pr. avdeling Ansatte Ansattliste Gir oss liste over senterets ansatte. Verving Verveliste Vervelisten viser hvilke medlemmer som har vervet andre, opptjente vervepoeng og uttatte vervepremier. Versjon Revidert Side 11

12 Forespørsel Kontoforespørsel Dette verktøyet finner du på Verktøylina under Forespørsel. Her kan du finne ut av det meste som er skjedd i et kundeforhold vedrørende fakturering og innbetalinger. I feltet for Kontonummer skriver du inn litt av fornavnet eller etternavnet på kunden, kundenummer eller kontonummer fra hovedboka du vil se detaljer om. Ved å velge år og måned kan du avgrense forespørselen til den perioden du ønsker. Ved å velge ønsket journaltype kan du avgrense visingen til de transakjonstyper du vil se. Du kan også velge hvilke transaksjoner du vil se, Alle, Avstemte, Ikke Avstemte og Kjedete transaksjoner. Her finner du også en hurtigoversikt over de bevegelser som har skjedd i det valgte året. Her kan du også kjede sammen en faktura og en innbetaling som ikke har funnet hverandre Du kan også bryte opp feilaktige kjeder. Dette er kraftige verktøy som skal brukes med forsiktighet og omtanke. Når du har gjort ditt utvalg kan du naturligvis vise og skrive ut en kontoutskrift ved å klikke knappen [ Kontoutskrift ] øverst til høyre (Ikke vist i dette bildet) Versjon Revidert Side 12

13 Journaler Fra Menylinjens Forespørsel klikker du Journaler og får opp et bilde som vist nedenfor: Dette er et meget kraftig verktøy for å vise og skrive ut journaler i Xakt. I eksemplet nedenfor har vi bare skrevet inn navnet på en kunde (Bibbi) (Her kunne vi brukt fakturanr, KID-nummer, Medlemsnummer) Det er valgt å vise alle typer. Velg periode (Standard er inneværende år.) Vi er i dette eksemplet spesielt interessert i det som skjedde 6. januar, og klikker derfor på + tegnet i venstre ende på den aktuelle linjen, og vi får da se detaljene i denne transaksjonen. Vi kan naturligvis skrive ut den valgte transaksjonen om vi trenger det. Versjon Revidert Side 13

14 Økonomi Statistikk Et statistisk verktøy som viser salg fordelt på for eksempel hovedboks konto og måneder. Du kan velge mellom utvalgene: Salg og Regnskap. Under detaljer kan du velge forskjellige filter. Kontrakt filter Filter som viser aktive kontrakter pr. dato du velger. Her finnes mange valgmuligheter, så det er bare å prøve seg fram. Versjon Revidert Side 14

15 Kundeutvalg Her lagres kundefilter og kontrakts filter dynamisk. Her kan man kombinere utvalg fra de forskjellige listene. Dette er et meget avansert verktøy. Du kan da velge å kombinere med å dra en liste over til en annen du har laget. Du kan da få følgende valg: Kundetellingen Gir deg en oversikt over kundemassen og endringer i denne. Du kan selv bestemme ønsket periode Versjon Revidert Side 15

16 Lykke til med arbeidet. Versjon Revidert Side 16