Rapporter i Annonsemodul

Transkript

1 RAPPORTER ANNONSE

2 Rapporter i Annonsemodul InfoPress gir unike muligheter for egendefinerte komplekse søk og rapporter. Hvordan en går fram for å lage disse søkene og rapportene tar vi for oss i et eget hefte. I annonsemodulen er det imidlertid en rekke ferdigdefinerte rapporter som gir deg god oversikt over bl a dagens annonsemengde, volum, omsetning og kundebudsjetter. Vi skal ta for oss utskriftene fra Rapport-menyen. Stein Raaness AS

3 Annonseliste Viser ordrenummer, selger, kundenavn, annonsetekst, sidenr. og plassering, antall spalter, høyde og fargetillegg. Listen sorterer og summerer hver annonsetype og skriver ut en side pr. dato i det angitte intervallet. 1. Velg Annonseliste fra Rapport-menyen. 2. Skriv inn ønsket dato. Legg merke til at det står fra og med dato og til dato. Om du ønsker liste over alle annonser over en periode så skriv inn fra dato, så komma og deretter til dato. Ønsker du for kun en dag, skriv inn denne datoen. Utskriften går direkte ut på printer. 4 Stein Raaness AS 2008

4 Material liste Kombinert med søket Manglende materiale gir denne rapporten en oversikt over hvilke annonseordre det er registrert materiale til og om dette i tilfelle er kommet til rett tid. 1. Velg Manglende materiale fra Finnmenyen. 2. Skriv inn ønsket dato. 3. Merk utvalget som kommer opp. 4. Velg Materialliste fra Rapport-menyen. 5. Du får ut følgende liste. Stein Raaness AS

5 Annonsevolum Rapporten summerer innrykk for et bestemt tidsrom. Utskriften viser mm, bestillt beløp, rabatt, provisjon, mm pris og fakturert beløp for bestillte ordre. Rapporten kan taes ut på annonser for hele avisen eller annonser til en spesifisert seksjon eller tilhørende en samkjøring. 1. Velg Annonsevolum fra Rapportmenyen. 2. Fyll inn aviskode, evt seksjonskode og samkjøringskode. 3. Sett inn ønsket datointervall. Legg merke til at det er fra og med dato og til dato. Det er to sett med datointervall, og om ønskelig kan en samenligne to perioder. F eks samme periode i år og i fjor. 4. Du må deretter velge fra pop-up-menyen hvilket utvalg du innenfor angitt periode vil ha rapport på. I vårt eksempel søker vi etter samtlige annonsetyper ved å skrive inn: Utvalg/Annonsetype/@ 5. I pop-up-menyen Rapport, velger du hva utvalget skal sorteres etter, eks annonsetype, selger, bransje el kunde. 6. Kryss av om du ønsker skjermutskrift før du klikker OK for utskrift. 6 Stein Raaness AS 2008

6 Nytt eksempel: Her er utvalgskriteriet selger = Nina og rapporten viser hennes salg for mai fordelt på ulike annonsetyper. Seksjon eller Samkjøring Har avisen samkjøringer eller flere seksjoner/billag, kan rapporten om ønskelig vise omsetningstall kun for disse. Fyll da inn samkjøringskode eller seksjonskode i dialogen. Se eksempel på bilde til høyre. Stein Raaness AS

7 Avis og Samkjøring i samme rapport For å få med både avisen og samkjøringene i en og samme rapport kan du velge Annonsevolum pr Samkjøring fra Rapportmenyen. Skriv i feltet for sammkjøring og fyll deretter ut ønsket tidsintervall. Velg hva du skal søke etter i utvalg og hva rapporten skal vise i Rapport. Rapporten nedenfor viser hva selger Nina har solgt i mai fordelt på ulike annonsetyper. Først kommer avisens omsetning, deretter samkjøringens omsetning og så totalt for begge. 8 Stein Raaness AS 2008

8 Budsjettrapport Budsjettrapporten summerer også innrykk innenfor en angitt periode. Utskriften viser bestillt spalte mm, beløp, rabatt, fakturert beløp, budsjetert beløp og oppnådd resultat. Rapporten kan taes ut på annonser for hele avisen eller annonser til en spesifisert seksjon eller tilhørende en samkjøring. 1. Velg Budsjettrapport fra Rapportmenyen. 2. Fyll inn aviskode og evt seksjonskode. 3. Sett inn ønsket periode. 4. Bestem utvalg fra pop-up-menyen. I vårt eksempel har vi valgt å gjøre utvalg på samtlige selger Nina. 5. Velg fra Rapport pop-up-menyen hvordan listen skal sorteres. I dette tilfellet ønsker vi en rapport listet på kunde. Stein Raaness AS

9 Selgerrapport Rapporten summerer annonser og sorterer på selgerfor angitt periode. Utskriften viser annonsebeløp, rabatt, provisjon, fakturert beløp, godskrevet beløp og oppnådd resultat i forhold til budsjett. 1. Velg Selgerrapport fra Rapport-menyen. 2. Sett inn ønsket periode. Legg merke til at det er fra og med periode og til og med periode. 3. Sett inn en beløpsgrense om du ønsker å ekskludere beløp under denne grensen. Eksempel: Rapporten sorterer på avisens selgere, og lister opp aktuelle kunder med annonsebeløp, rabatt, provisjon, fakturert beløp, godskrevet beløp og oppnådd resultat i forhold til budsjett. 10 Stein Raaness AS 2008

10 Perioderapport Rapporten summerer innrykk for angitt periode, og utskriften viser budsjettert, fakturert, avvik og oppnådd resultat for kunder med budsjett. Rapporten kan skrives ut sortert på periode, selger eller kunde. 1. Velg Perioderapport fra Rapport-menyen. 2. Sett inn ønsket periode. Legg merke til at denne gangen er det fra og med periode og til og med periode. 3. Velg i pop-up-menyen hva rapporten skal sorteres på. Eksempel på rapport som er sortert på periode. Stein Raaness AS

11 Eksempel på rapport som er sortert på selger. Eksempel på rapport som er sortert på kunde. 12 Stein Raaness AS 2008

12 Kunderapport Kunderapporten summerer innrykk for ønsket periode, og utskriften viser annonsebeløp, rabatt, provisjon, fakturert beløp, budsjettert beløp og oppnådd resultat på kunder som har annonser og eller budsjett for den angitte perioden. 1. Velg Kunderapport fra Rapport-menyen. 2. Sett inn ønsket periode. Legg merke til at det er fra og med periode og til og med periode. 3. Velg hvordan rapporten skal sorteres. 3. Kryss av for skjermutskrift om dette ønskes. Eksempel på kunderapport sortert etter omsetning. Stein Raaness AS

13 Innrykk-rapport Det spesielle med innrykksrapporten er at den tar utgangspunkt i annonseordrens innrykk. Det vil si at ordre med flere innrykk deles opp, og at vi kan hente ut volum og beløp på innrykk innenfor en angitt tidsperiode. 1. Velg Innrykk-rapport fra Rapportmenyen. 2. Du gjøres oppmerksom på at rapporten listes på annonser som evt var markert i listen før du startet rapportutskriften. Trykk OK. 3. Du kommer videre til søkedialogen for å søke fram ønskede innrykk. I vårt eksempel søker vi på innrykk i perioden Stein Raaness AS 2008

14 5. Bygg opp rapporten med ønskede felt. Husk å lagre oppsettet for videre bruk senere. (se evt. i kursheftet for søk og rapporter) 6. Velg Sriv ut fra File-menyen. Her kan du også velge Forhåndsvisning om du vil se resultatet på skjermen før du skriver ut. Vårt eksempel på rapport. Stein Raaness AS

15 Varelinjer, Delbetalere og Fakturalinjer Disse rapportene er i likhet med Innrykk-rapporten kvikkrapporter som brukeren definerer selv. Varelinjerapporten tar utgangspunkt i annonseordrenes varelinjer og legger fram felt som er relevante. Delbetalerrapporten lister annonseordrenes delbetalere og ønsket informasjon om disse. Fakturalinjerapporten lister ordrenes fakturalinjer og viser informasjon som du ellers finner i Fakturaregisteret. Følg samme fremgangsmåte som beskrevet for Innrykk-rapport. 16 Stein Raaness AS 2008

16 Fakturaliste Etter behov kan en oversikt over bestilte annonser til en bestemt utgave hentes fram som sjekkgrunnlag ved fakturering. 1. Søk fram annonser for en utgave ved å velge Dagens annonser fra Finn-menyen. 2. Skriv inn riktig utgavedato og trykk OK. 3. Du får listet opp riktig utvalg. Marker ordrene med Eple + A. 4. Velg Fakturaliste fra Rapport-menyen. 5. Om du ønsker en prøveutskrift på skjermen før du skriver ut velg, Preview on screen i utskriftdialogen. NB! Delta symbolet i venstre mard viser at ordren skal faktureres pr. innrykk. Stein Raaness AS

17 Oppdater produserte IPXT Før hver fakturering må det kjøres en oppdateringsrutine i InfoPress annonse som oppdaterer alle mål som er endret under produksjon. Velg Oppdater produserte IP XT fra Rapport-menyen. Skriv inn riktig produksjonsdato. Klikk OK for å få ut rapport. Svar OK på at annonseordrene skal oppdateres. Se eksempel på rapport nedenfor. 18 Stein Raaness AS 2008

18 Annonser fordelt pr. reg.dato Rapporten viser antall annonser fordelt på registreringstidspunk på en angitt dato eller periode. 1. Søk fram og marker f.eks en måneds annonseordre. 1. Velg Ann. fordelt pr. reg.dato fra Rapport menyen. Se eksemplel på utskrift. Stein Raaness AS

19 Innrykk pr. dag Rapporten summerer antall innrykk innenfor en angitt periode. Utskriften viser antall mm, annonse høyde, fakturabeløp og antall annonser pr utgavedag i det angitte tidsrommet. 1. Velg innrykk pr. dag fra Rapport menyen. 2. Du får opp søkedialogen for å gjøre spesifike valg. I vårt eksempel søker vi på innrykk i perioden fra til Utskriften starter når du setter i gang søket. Eksempel på rapport. 20 Stein Raaness AS 2008

20 Rapporter i Kundemodul Omsetningsrapport Rapporten summerer kundens omsetning innenfor en eller flere periodre. Om ønskelig kan utskriften også ta med avtalt budsjett. 1. Søk fram aktuelle kunder. 2. Velg omsetningsrapport. 3. Skriv inn fra og med periode og til og med periode. 4. I beløpsgrense kan du sette en grense for hvilke annonser som evt. skal ekskluderes i rapporten. 5. Velg sorterin eks. kunde. 6. Velg Annonse som faktureringstype. 7. Kryss av for å inkludere budsjett om det er ønskelig. Stein Raaness AS

21 Kundeliste Ønsker du en enkel kundeiste med kundenummer, navn, kontaktperson og telefonnummer gjør du følgende: 1. Velg Kundeliste fra Rapport-menyen 2. Gjør et søk på hvilke kunder som skal være med på listen. Bruk f eks Selger = din selgerkode. 3. Sorter etter ønske, f eks etter navn. 4. Skriv ut. Se eksempel på kundelisten nedenfor. 22 Stein Raaness AS 2008

22 Omsetningsrapport over de 3 siste årene rapporten viser omsetningen til ønsket antall kunder hittil i år og de tre siste årene. 1. Gjør et søk på hvilke kunder som skal være med på listen. Bruk f eks Selger = din selgerkode. 2. Marker disse. 3. Velg Omsetning for 3 år fra Rapportmenyen. 4. Skriv ut. Se eksempel på kundelisten nedenfor. Stein Raaness AS

23 Egne notater: 24 Stein Raaness AS 2008