Kundebestillinger. Registrering av kundebestillinger og oppfølgning av disse. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon:

Transkript

1 Kundebestillinger Registrering av kundebestillinger og oppfølgning av disse.

2 Page 2 of 15 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Kundebestilling BDR INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord Ordreregistrering (OF14)... 3 Varelinjer... 5 Kundebestillinger (BIM18)... 7 Søk på kundebestilling i ordrehistorikk (OF14S)... 9 Utskrift av inneliggende kundebestillinger (BIM19P) Kundebestillinger som har blitt avbestilt (BIM15) Utsolgt melding til kunde (BIM13) Restordremelding til kunde (BIM17P) Mottak av varer og hendelse med kundebestillinger... 15

3 Page 3 of 15 Forord Her har vi samlet de programmene som er aktuelle i forhold til registrering og oppfølgning av kundebestillinger Ordreregistrering (OF14) Oppslag på aktive kundeordre (BIM18/OF14S) Liste av aktive kundeordre (BIM19P) Flere programmer for oppfølgning (BIM13, BIM15, BIM17P) Mottak og beskjed til kunden (mottaksprogram og SMS tjeneste) Se egen beskrivelse «SMS og E-Post varsling til kunde» Ordreregistrering (OF14) Kundeordre skal registreres i OF14, her velger du enten kundenr 0 (bestillinger som ikke skal føres mot kredittsalg) eller på kundens kundenr. Ved mottak er det forskjellig rutine i forhold til om ordren en registrert på kundenr 0 eller på kundenr fra kunderegisteret, så vær bevisst hvilke rutine du ønsker i din bedrift. Beskrivelsen under er i forhold til kundenr 0 ordre. For mer informasjon om bestilling som skal føres mot kundekonto, se egen beskrivelse (kredittsalg) Ved valg av OF14 kommer du enten til en blank ordre som er klar for utfylling, eller du kommer til en liste på inneliggende ordre. Du velger da knappen <Ny> Ved ny kundeordre ser bildet slik ut, og under er det en forklaring til feltene.

4 Page 4 of 15 Kundesøk Nr Navn Her kan du søke på innregistrerte kunder i kunderegisteret. Alternativt kan du gå til neste felt. Her legger du inn kunden kundenr, eller kundenr 0 for ordre som ikke skal knyttes til kundereskontro. Har du brukt kundenr vil dette automatisk bli utfylt, men har du brukt kundenr 0 må du legge inn kundeinformasjonen her. Legg kundenavn inn slik du vil søke på det i etterkant. (Anbefalt er ETTERNAVN, FORNAVN). Adresse informasjon legges inn i henhold til behov for oppfølgning senere. Mobilnummer anbefales å legge inn slik at det minimum er et kontaktpunkt til kunde. Hvis du skal bruke SMS-tjenesten må mobilnummer legges inn med landprefix 47 Fraktrute Referanse Selger Lev-måte Butikk Ordretype Melding Beskjed Forsendelse / Sjåfør / Rute / Kommentarfelt. Kundens referanse. Dette feltet kan styres på om det skal være tvang til utfylling i systemoppsett BD80. Ditt selgernummer (ref. selgerregister OF04). Hvis aktuelt, ref. tabell BD80 Forsendelsesmåter. Butikken du lager ordren på. For kundenr 0 ordre skal det være «blank». Finnes ikke dette hos deg må det opprettes i tabell BD80 Ordre-typer. For kundebestilling der det skal føres på kundereskontro se egen beskrivelse (kredittordre). Bruker du SMS eller E-post varsling til kunden, og dette er satt opp riktig, så velg rette alternativ her. Legg inn nummer på den beskjeden du vil skal sendes kunden ved mottak. Se tabell ved hjelp av F5 når du står i feltet for beskjed. De andre feltene er ikke i bruk for vanlig kunde 0 ordre.

5 Page 5 of 15 Varelinjer Trykk på knappen varelinjer eller velg END for å komme igjennom ordrehodet bildet. Da kommer du til neste bilde, der du legger inn varelinjene som skal bestilles til kunden. Legg inn søke-tekst i feltet varebeskrivelse, og trykk Enter, så tas du til søk i BD00 som viser varer som starter med denne vareteksten. Ta med riktig vare tilbake ved bruk av Enter. Alternativt kan du benytte frisøk, skriv inn bringebær* og så søkes det etter alle varer med dette ordet i teksten. Det er selvfølgelig også mulig å legge inn EAN eller leverandørens artikkelnummer direkte. EAN og Enter tar deg rett til rette vare, og + tegn foran leverandørens artikkelnummer gjør det samme. Ettersom vi nå holder på med kundebestilling på varer som ikke er på lager skal antall være det antallet kunden ønsker, og levert skal være 0. Prisen vil foreslås til det som ligger i BD00, og det kan overstyres hvis behov. Overstyrer du prisen som foreslås av systemet så sett X i ruten for «avtalt». (Avtalt pris) Informasjonen i «hodet» viser informasjon tilhørende den varen du har valgt, og der ser du også for eksempel leverandørinformasjon. Ønsker du å overstyre til en annen leverandør velger du knappen «Bytte lev» og legger inn den leverandøren du vil benytte for denne ene ordren på varen. Du må ha varen «Aktiv» for å få endret leverandør, det vil si at det må gjøres før du har ferdigstilt linjen. Du kan velge en linje fra listen under for å endre leverandør hvis du glemte det ved innregistreringen.

6 Page 6 of 15 Viser søk etter ny leverandør. Når du er ferdig med den varelinjen, bekrefter du med Enter, og linjen legges ned i listen under. Er varen som kunden ønsker allerede på en aktiv leverandørbestilling, vil du få anledning til å hekte kundebestillingen på den aktive leverandørbestillingen. Da vil dette bildet automatisk komme opp når du bekrefter linjen med Enter: Her får du informasjon om når bestillingen ble sendt leverandør, og hvor mange som er bestilt. Feltet «Max antall til hekting» viser til antall som kunden ønsker å bestille, så i dette tilfelle legger du inn 2 stk i feltet «Hekte», bekrefter med Enter slik at du ser bestillingen endrer seg, og bekrefter med knappen «Ferdig». Da er det klart for registrering av neste vare som skal bestilles til kunden hvis aktuelt. Når du er ferdig med å registrere de varer som skal bestilles, avslutter du kundebestillingen med knappen «OK», og kommer til neste bildet for å oppdatere.

7 Page 7 of 15 Fordi vi holder på med en kunde 0 ordre velger du ingen av alternativene, men bekrefter bare oppdatering med knappen «Oppdater ordren». Varelinjene legges nå i BIM20 under «Kundebestillinger» og er klar for viderebehandling i forhold til leverandørbestilling i BIM20. (se egen beskrivelse - Leverandørbestilling). Varelinjer du hekter på aktive leverandørbestillinger, vil ikke havne i BIM20. Kundebestillingen er nå vekk fra OF14, men er å finne igjen i BIM18 og OF14S Kundebestillinger (BIM18) BIM18 brukes hvis det av en eller annen grunn er nødvendig å gjøre en endring på en kundebestilling. Endringen kan være for eksempel å endre kundeinformasjon, eller varelinje/antall eller endre leverandør. Ved inngangsbildet er det en knapp «Søk» som gir deg følgende muligheter for søkekriterier:

8 Page 8 of 15 Velg søkekriterie, og legg så inn «Startverdi» bekreft med Enter. Da kommer du til følgende liste: Og bekrefter med Enter den rette bestillingen. Det tar deg inn på «Kundeinformasjon» på bestillingen. Ønsker du å gjøre endringer der, så utfør de, og bekrefte med END/eller velg knappen «Varelinjer» for neste bilde, der selve varelinjene ligger:

9 Page 9 of 15 Her ser du status på varelinjene, og forklaring til de forskjellige statusene er som følger: I = Innregistrert (det vil si registrert men ligger i BIM20 i påvente av å bli bestilt hos leverandør)- G = Leverandørbestillingen har status Godkjent i BIM20- R= Leverandørbestillingen har status Restet i BIM20- M = Leverandørbestillingen har status mottatt og varen har kommet. Ønsker du å gjøre endring på varelinjen må du markere den slik at den blir aktiv: Nå er det mulig å endre antall/leverandør eller slette hele linjen. Søk på kundebestilling i ordrehistorikk (OF14S) OF14S gir ikke mulighet til å endre varelinjer, men er en oversikt over innregistrerte ordre. Det er mulig å avbestille kundeordre og leverandørordre fra OF14S. Søkekriterier: Oppslag på en ordre i ordrehistorikk:

10 Page 10 of 15 Her kan knappen «Avbestilling-kunde» brukes for å frigi kundeordren fra leverandørordren. Da får bestillingen endret status med dato for når endringen skjedde:

11 Page 11 of 15 Skal leverandørbestillingen også slettes velges dette alternativet, og leverandøren må få beskjed slik at de sletter ordren på sin side. OF14S viser ordrehistorikk uavhengig av hva som ligger i BIM18. Det betyr at selv om noe er slettet fra BIM18, slik at du ikke finner det igjen der, vil det være mulig å finne ordren i OF14S. OF14S viser tilleggsinformasjon på varelinjene, som dato for en melding og om varen ligger på en fakturalinje i BIM35. Det er også mulig å lese meldingen som ligger på varen fra OF14S. Når varemottaket på denne bestillingen gjøres vil antall 2 flytte seg fra «Bestilt» til feltet «Mottatt». Meldingen blir også automatisk slettet fra varen når det foretas varemottak. OF14S logger også vanlige kredittkundeordre, hvor det anføres rett på kundekonto. Men da vil antall stå på «Levert» ettersom det i utgangspunktet ikke blir laget en leverandørbestilling.

12 Page 12 of 15 Utskrift av inneliggende kundebestillinger (BIM19P) Dette er et program som lister opp inneliggende kundebestillinger, slik at man kan få en oversikt over hva som er i bestilling, men enda ikke varemottatt. Ved utfylling som under vil det listes opp kundebestillinger som er registrert i periode og som har status R og G på leverandørbestillingene. Det kan selvfølgelig også kjører på status I og M der det er ønskelig, men vanligvis er det de som enda ikke har ankommet som er interessante å følge opp. Eks fra utskrift: Viser kundeinformasjon, ordreinformasjon og de varelinjer som fortsatt ligger som aktive bestillinger. Hvis det er innregistrert noen meldinger på varen i BD00 vil disse meldingene også bli med på utskriften.

13 Page 13 of 15 Kundebestillinger som har blitt avbestilt (BIM15) Bildet under lister ut kundebestillinger som har fått status avbestilt den 04/03/14. Teksten som legges inn er fritekst og kommer med på utskriften.

14 Page 14 of 15 Utsolgt melding til kunde (BIM13) Ved korrekt bruk av feltet «Utgått» i BD00, vil kundebestillinger som inneholde varelinjer som får denne statusen, automatisk bli satt til avbestilt på kundebestillingen. For å få ut beskjed til de kundene som har hatt denne varen i bestilling må det kjøres BIM13. I bildet over vises at det er 3 kundebestillinger som har status «Utgått» på en vare. Disse 3 vil bli skrevet ut når du bekrefter kjøringen av BIM13. Teksten er fritekst, og vil komme med på utskriften hvis ønskelig. Antallet i feltet «Status» i BIM13 akkumuleres etter hvert som det settes varer til utgått fra leverandør, og så nulles antallet ved kjøring av BIM13.

15 Page 15 of 15 Restordremelding til kunde (BIM17P) Hvis det er ønskelig å få skrevet ut kundebestillinger som har status R (fordi leverandørbestillingen har status R) så kan dette gjøres ved programmet BIM17P. Her kan du liste pr kunde, eller bare kunde 0 ordre eller alle. Tekstfeltet er fritekst, og kommer med på utskriften til kunde. Vær oppmerksom på at status R på leverandørbestilling er internt i butikkdatasystemet, det sier ingenting om leverandøren faktisk har restnotert varen. En leverandørbestilling (BIM20) får status R for restet når det er tatt imot en eller flere varer på de varelinjene som ligger i bestillingen. Den har status R til alle varer på bestillingen er mottatt. Mottak av varer og hendelse med kundebestillinger Ved varemottak i BIM30 eller BIM20 vil kundebestillingen bli skrevet ut. Er det lagt til rette for automatisk utsendelse til kunde av SMS eller E-post vil dette også automatisk skje i det man bekrefter mottak på varen. Forskjellen på BIM30 og BIM20 i forhold til kundebestillinger, er at BIM30 automatisk prioriterer kundebestillinger ved mottak, men i BIM20 må du kjøre mottak på den leverandørordren som kundebestillingen er tilknyttet. Er kundebestillingen bestilt på kundenr 0 vil beholdningen flyttes til vanlig lagerbeholdning og det skrives ut et bilag (eventuelt sendes det automatisk varsel til kunde pr SMS/E-post). Er kundebestillinger registrert på en kundenr, vil det skrives ut en følgeseddel ved mottak, og kundebestillinger flytter seg i CS fra BIM18 til OF10. (eventuelt sendes det automatisk varsel til kunde pr SMS/E-post). Varebeholdningen på varen legger seg i feltet «Reservert» i BD00, og blir liggende der til det blir kjørt en faktura basert på grunnlaget i OF10. Se egen beskrivelse for bruk og oppsett av «SMS og E-post varsling til kunde ved varemottak».