Exceline Hurtigguide - Hvordan gjøre de dagligdagse oppgavene i Exceline

Transkript

1 Exceline Hurtigguide - Hvordan gjøre de dagligdagse oppgavene i Exceline Online EDB AS Support

2 Innholdsfortegnelse Selge ny kontrakt... 3 Registrere en oppfølging på kunde... 5 Salg av drop-in-time... 7 Registrering av kontraktsfrys... 8 Bytte tilbud på en AvtaleGiro-kunde... 9 Sende SMS til en kunde... 9 Oppsigelse av kunde Booking av instruktørtimer Betaling av instruktørtimer/pt-timer Selge klippekort på instruktør- eller PT-timer Registrering av vikartimer Registrering av belegg Side 2 Online EDB AS Support

3 Selge ny kontrakt Det første du må gjøre er å sjekke om kunden allerede er registrert i kundebasen. Fra Kundelisten søker du etter navnet på den aktuelle kunden. Søk etter kunde med etternavn og fornavn. Hvis kunden ikke er registrert tidligere, velger du Ny kunde. Velg så kundetype i listen som kommer opp. Registrer informasjonen om kunden i feltene. Navn. Adresse. Fødselsdato. Mobil. E-post. Kontonummer. Hvis mindeårig. Hvor kunden jobber. Sponsor. Online EDB AS Support Side 3

4 Gå så inn på fanen Kontrakt, og velg deretter Ny Kontrakt. Et nytt Kontraktkort blir laget: Legg inn hvilket tilbud kunden skal ha. Trykk på knappen Tilbud for å hente opp tilbudslisten. Deretter trykker du Lag avdrag. Ta deretter betalt for Innmeldingsavgift og evt. første avdrag. Dette registreres ved å benytte knappen Betaling når du står på riktig avdrag. Trykk på knappen for betalingsmåten som benyttes, og registrer betalingen med knappen Ok. Side 4 Online EDB AS Support

5 Registrere en oppfølging på kunde På kundens Kundekort og Kontraktkort finnes fanen Oppfølging. Her registreres alle aktiviteter som er gjort eller planlagt gjort mot kunden. For å registrere en oppfølging benyttes enten Hent fast eller Registrer. Hent fast gir tilgang til forhåndsdefinerte oppfølgingsserier. Registrer lager et nytt tomt oppfølgingskort. Knappen Hent fast bringer disse valgmulighetene. Her ser man de faste oppfølgingsseriene i venstre del av bildet. Til høyre vises det hva disse består av. Benytt knappen Hent når du har valgt riktig oppfølging. Kolonnen Kat angir hvilken type oppfølging det er. Feks. SMS, telefon eller brev. Online EDB AS Support Side 5

6 Ved å registrere en ny oppfølging med knappen Registrer, lages det et nytt Oppfølgingskort. Her fyller man inn det man ønsker av opplysninger. Ønsker man å gi beskjed til kunden eller en ansatt i adgangskontrollen, krysser man av for PopUp. Beskjeden vil da vises når kundekortet åpnes eller kunden registrerer et besøk. Legg inn hvem som skal utføre den aktuelle Kundeoppfølgingen. Velg oppfølgingskategori med knappen Kategori. Skal dette sendes som en SMS velger man en fast SMS-tekst, eller skriver sin egen tekst i Notat/SMS. Side 6 Online EDB AS Support

7 Salg av drop-in-time For å selge en drop-in-time må du først søke i kundelisten etter kunden. Finnes ikke kunden fra før, registerer du kunden med samme fremgangsmåte som er forklart på side 1. Når du har registrert personalia, går du ut av Kundekortet, og stiller deg på den nyregistrerte kunden. Trykk på knappen Besøk, og betalingsvinduet dukker opp. Registrer så betalingsmåte, og tast inn innbetalt beløp i cellen. Dette bekrefter du med knappen Valg. Gis kunden en prøvetime registreres dato for denne på Kundekortet. Denne forhindrer at prøvetime kommer opp som valg ved salg av enkelttimer til personer som allerede har hatt prøvetime. Denne blokkeringen kan enkelt fjernes ved ta vekk dato fra feltet Prøvetime under fanen Aktivitet på Kundekortet. Online EDB AS Support Side 7

8 Registrering av kontraktsfrys På kundens Kontraktkort går man inn på Fraværsfanen. Trykk så på knappen Registrer. Et Fryskort kommer opp, og du registrer de nødvendige data i feltene. Når du har registrert informasjonen og avslutter, vil du få spørsmål om kontrakten skal forlenges tilsvarende periode som fryset er. Gå deretter inn på Avdragsfanen, og still deg på det første avdraget som skal utsettes. Klikk deretter Utsett. Deretter kan du velge når neste forfall skal være etter fryset. Denne datoen setter du i Første forfall, og trykker Utfør. Sjekk deretter at siste avdrags dato stemmer overens med kontraktsdatoen. Side 8 Online EDB AS Support

9 Bytte tilbud på en AvtaleGiro-kunde (Hvis kunden skal bytte fra eller til AvtaleGiro må det registreres en ny kontrakt) Når en kunde skal bytte tilbud, gjøres følgende: Søk opp kunden i kundelisten, gå inn på Kundekortet, velg fanen Kontrakt og dobbelklikk på den aktuelle kontrakten. På Kontraktkortet trykker du på knappen Tilbud, og velger det tilbudet kunden skal over på. Velg så fanen Avdrag, og still deg på første avdrag som skal ha ny pris. Deretter benytter du knappen Prisendring, som automatisk velger datoen fra det avdraget du står på. Trykk Utfør, og kundens avdrag er oppdatert med ny pris. Sende SMS til en kunde Søk opp kunden i Kundelisten, og gå inn på Kundekortet. Trykk på knappen Mobil/SMS, og utsendingsbildet kommer opp. Her skriver du din egen tekst, eller henter en Fast SMS-tekst. Meldingen kan maks være på 160 tegn. Benytt knappen Antall tegn for å se at du holder deg innenfor begrensningen. SMSen sendes med knappen Send SMS. Online EDB AS Support Side 9

10 Oppsigelse av kunde Søk opp kunden i Kundelisten, gå inn på Kundekortet, og deretter på Kontraktfanen. Der finner du den aktuelle kontrakten som skal sies opp. Åpne Kontraktkortet. Kryss av for Manuell oppdatering og legg inn dato for oppsigelsen i feltet Oppsagt. Gå deretter inn på fanen Avdrag, og finn det første avdraget som ligger utenfor kontraktsforpliktelsene. Still deg på dette avdraget, og trykk knappen Samle. Trykk Utfør for å samle alle de resterende avdragene fra og med det avdraget du har valgt. Side 10 Online EDB AS Support

11 Det siste avdraget i avdragslisten vil nå være summen av de resterende avdragene. Dobbeltklikk på dette, og Avdragskortet kommer opp. Her kan du slette hele avdraget med knappen Slett. Sjekk siste avdrag kontra gyldighet på kontrakten. Gyldigheten skal normalt være gyldig til måneden etter siste avdrag. Sletter du for eksempel fire avdrag, forkortes varigheten med fire måneder. Online EDB AS Support Side 11

12 Booking av instruktørtimer Instruktørtimer kan bookes fra menyen Aktivitet Instruktør Booking. Her vises dagens vaktliste med tilgjengelige instruktører som åpne felt. Timene med kryss markerer at instruktøren ikke er tilgjengelig. For å booke en time klikker du på riktig tidspunkt og instruktør i tabellen, og trykker Velg Kunde. Kundelisten kommer så opp, og du velger hvem som skal bookes til timen. Sett så hvilken type denne instruktørtimen er. Marker først timen, og trykk knappen Type. Dette kan for eksempel være omvisning, første program, nytt program, rådgivning kosthold og så videre. Timen vil da få en fargekode etter hvilken timetype det er. Ved spesielle beskjeder angående en instruktørtime, legges dette som en oppfølging eller notat på Kundekortet til kunden. For å gjøre instruktøren oppmerksom på dette, kan knappen Merknad benyttes. Navnet få et utropstegn som første tegn. Ved hjelp av knappen Kommet kan resepsjonspersonalet markere at personen er ankommet. Navnet får da en overstrykning. Side 12 Online EDB AS Support

13 Betaling av instruktørtimer/pt-timer Ved avgiftsbelagte timer gjøres betalingen slik: Still deg på den aktuelle timen, og trykk knappen Betal. Legg inn beløp i Innbetalt beløp, eller velg 1 klipp fra klippekortet registrert på kunden. Klippekort kommer kun opp som et alternativ dersom kunden allerede har et gyldig klippekort. Trykk valg for å bekrefte betalingen. Online EDB AS Support Side 13

14 Selge klippekort på instruktør- eller PT-timer For å selge klippekort på andre aktiviteter enn trening, velges den aktuelle aktiviteten. Salg av klippekort for for eksempel instruktør/pt vil kun være tilgjengelig fra Instruktør-menyen. Dobbeltklikk så i kolonnen Tid, slik at du ser denne meldingen: Dermed kommer kundelisten opp, og du kan velge kunden som skal kjøpe klippekort. Finn kunden på vanlig måte og gå inn på Kundekortet med knappen Kundekort. Dobbelklikk på kunden vil føre deg tilbake til Bookingbildet. Velg så fanen Kontrakt på Kundekortet. Trykk deretter Nytt klippekort eller Ny kontrakt, alt etter hva som skal selges. Side 14 Online EDB AS Support

15 Velg så riktig tilbud med knappen Tilbud. Trykk deretter Lag avdrag. Legg merke til at antall gjenværende klipp vises under Klipp igjen. Nå kan kunden bookes til en instruktør- eller PT-time og belaste klippekortet. Online EDB AS Support Side 15

16 Registrering av vikartimer For å registrere vikartimer, åpne Dagsplan (under Aktivitet), og dobbelklikk på opprinnelig instruktør. Velg så vikar fra Ansattlisten, og trykk Valg. Timen vil bli markert med hvit bakgrunn ved vikartimer. Registrering av belegg For å registrere belegget på en time åpnes Dagsplanen. Dobbelklikk i kolonnen antall, på den aktuelle timen, og registrer antall deltakere. Beleggsprosent vil automatisk regnes ut. Side 16 Online EDB AS Support