Elektronisk faktura. Rutinebeskrivelse for bruk av BIM35/BIM35P. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon:

Transkript

1 Elektronisk faktura Rutinebeskrivelse for bruk av BIM35/BIM35P

2 Page 2 of 13 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Elektronisk faktura AaGH 1.1 Elektronisk faktura BIM AaGH BDR BDR HamMir INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord:... 3 Inngående leverandør fakturaer (BIM35)... 3 Prosessbeskrivelse (BIM35)... 4 Inngående leverandørfakturaer (BIM35)... 5 Fakturahodet... 6 Innebygde kontroller av faktura-hodet... 7 Fakturalinjer... 8 Oppdatering av ferdigbehandlet faktura... 9 Registering av faktura ved manuell bruk av BIM Oppdatering til Regnskap (BIM35P) Administrasjonsoppgaver - endringsmuligheter i BIM

3 Page 3 of 13 Forord: Denne rutinebeskrivelse dekker bruken av elektronisk faktura. Basert på leverandør, vil det også være en avstemming mellom elektroniske følgesedler (BIM30) og elektroniske faktura. En elektronisk faktura kan inneholde referanse til flere elektroniske følgesedler. En elektronisk faktura i BIM35 skal ikke oppdateres til regnskap uten at du også har papirutgaven av fakturaen tilgjengelig. Dette fordi du må ha papirutgave som bilag til posteringsjournalen som skrives ut ved oppdatering. Inngående leverandør fakturaer (BIM35) Dette dokument bør samkjøres med dokumentasjonen for bruk av elektroniske følgesedler, fordi det er naturlig at en faktura krysses mot en følgeseddel. BIM35 kan også benyttes til manuell innregistrering av varekjøpsfakturaer, og som også kan danne grunnlag for varemottak i BIM30, og oppdatering av et varekjøp i regnskapet. Dette omtales i eget avsnitt.

4 Page 4 of 13 Prosessbeskrivelse (BIM35) Leverandører leverer elektroniske følgesedler til et område på butikkens server Formater fremkommer av formatbeskrivelsen (kontakt Visma Retail) Butikken bruker programmet for elektroniske fakturaer som sjekker mottak på de aktuelle elektroniske følgesedler fakturaen inneholder. OK Oppdatering av fakturaen, som danner en post i reskontroen og skriver ut dokumentasjon

5 Page 5 of 13 Inngående leverandørfakturaer (BIM35) Gjelder for leverandørfakturaer der systemet er satt opp til å hente elektronisk faktura. BIM35 kan også brukes til en manuell fakturaregistrering, se eget avsnitt omkring dette. Gå inn i BIM35, og det vil vises en liste på de fakturaene som allerede ligger klar til behandling: Søk eller sorter Denne funksjonen brukes til å finne og samle fakturaer som er tilknyttet en bestemt leverandør. «Endre» knappen Denne gir deg mulighet for videre bearbeiding og registrering av den valgte fakturaen.

6 Page 6 of 13 Fakturahodet Her anbefales det at det opprettes brukere for hver og en som skal oppdatere fakturaer i BIM35. Det gjør det enklere i ettertid å spore tilbake til rette vedkommende hvis nødvendig. Som det vises i eksempelet her, vil frakt og mva være spesifisert. Og i feltet «Vareverdi» vises den faktiske vareverdien. Dette må stemme med sum fakturalinjer på neste bilde i programmet før du kan oppdatere fakturaen til regnskap. MVA behandles som vanlig i systemet, men frakt summen blir fordelt som tilleggskostnad pr varelinje i denne fakturaen. Dette gjør at ved salg, så vises bruttofortjeneste basert på kostnaden for varen + andel frakt. Denne måten å håndtere frakt på fordeler varefrakten på varekostnad, og ikke på en egen konto for frakt. I bildet finner du også funksjonene for: Fjerne gamle fakturaer Import av fakturaer fra leverandør Slette en enkeltfaktura Lagre bearbeide linjene for den aktuelle fakturaen

7 Page 7 of 13 I fakturahode-bildet kan du se om det er avvik i henhold til antall mottatt på de følgesedlene som fakturaen inneholder (dette fungerer kun dersom leverandøren har lagt til rette for det). Står det avvik mot følgeseddel, kan du velge «Vis avvik», og det gis mulighet for utskrift av avvikene. Avviket forteller at det ikke er kjørt mottak på disse varene på denne følgeseddelen, og det kan være forskjellige årsaker til det. Kan hende det er mottatt i for eksempel OF15 og ikke i BIM30. Men da vil avviket allikevel komme opp her, ettersom kontrollen går mot mottatt på denne følgeseddelen, og ikke mottatt generelt. Vises det verdi i feltet «Mangler kontering», er årsaken at det har kommet en varelinje på fakturaen som ikke er tilknyttet en varegruppe (eller at varegruppen mangler konto). Dette kan endres ved å gå til gjeldende varelinje og bruke knappen «Konto og Sted». Innebygde kontroller av faktura-hodet Det er lagt inn noen sikkerhetskontroller f.eks.: Kontroll ved fakturanummer - Du kan velge å gå videre, men må bekrefte at du ønsker dette. Kontroll av regnskapsperiode: Er det ikke gyldig regnskapsperiode kontakt ansvarlig for dette, alternativt kontakt Visma Retail for bistand.

8 Page 8 of 13 Fakturalinjer Ved valg «Lagre» (eller END-tasten) kommer du til fakturalinjene, med tilhørende tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjonen pr linje kommer frem når du markere en linje. I varelinjenivå markeres det med grønt når det er en avvik mellom faktura-beløp og det du har registrert hittil. Det er også lagt sorteringsmulighet i de forskjellige kolonnene på varelinjenivå. Programmet varsler ved oppdatering til BIM30 hvis det ligger varelinjer i BIM35 på ukjente varer (varenummer 9999). På fakturalinje-nivå er det knapper som gir deg valg på den linjen du har aktiv Blant de knappene ovenfor viser knappen <Avvik> linjene mot inneliggende informasjon i vareregisteret. Knappen <Vis ukjente varer< viser fakturalinjer som er ukjent (varenummer 9999).

9 Page 9 of 13 Oppdatering av ferdigbehandlet faktura En elektronisk faktura i BIM35 skal ikke oppdateres til regnskap uten at du også har papirutgaven av fakturaen tilgjengelig. Dette fordi du må ha papirutgave som bilag til posteringsjournalen som skrives ut ved oppdatering. Det er kontroll i BIM35 på at sum varelinjer er lik sum i fakturahodet. Er det avvik her vil det ikke være mulig å oppdatere fakturaen til regnskap, så da må du på linjenivå se etter avvik i forhold til papirutgaven av fakturaen. Er det mindre sum avvik (som i eksempelet over) aksepteres det, men det er kun øreavrundingsbeløp som aksepteres. På den måten må et større avvik identifiseres. Når du har ferdigbehandlet din faktura, velger du «OK» fra linjebearbeidingen. Du vil da få disse valgmuligheter: Det er parameterstyrt pr firma, men også pr leverandør i forhold til forslag på N/J svarene her. Står det N til oppdatere (Til BIM30) får du ikke endret det andre steder enn i parameteren. Normalt sett skal dette være satt opp riktig, så du skal velge J til å Starte. Da vil i dette tilfelle fakturaen blir oppdatert til regnskap, men ikke BIM30. For endelig journal til regnskap må BIM35P kjøres, se egen beskrivelse. Registering av faktura ved manuell bruk av BIM35 Som tidligere nevnt så skal ikke en elektronisk faktura i BIM35 oppdateres til regnskap uten at du også har papirutgaven av fakturaen tilgjengelig. Dette fordi du må ha papirutgave som bilag til posteringsjournalen som skrives ut ved oppdatering. Manuell registrering av inngående fakturaer, dvs. at man starter prosessen i BIM35 og danner et grunnlag for varemottaksfunksjonen, og overfører til BIM30 samtidig som man klargjør bilaget for regnskap.

10 Page 10 of 13 Du starter med blankt registreringsbilde og fyller inn aktuell informasjon. Gå deretter til varelinjeregistrering Best nr feltet er til bruk for bestillingsnummer fra BIM20 hvis du har dette tilgjengelig. Fyller du inn bestillingsnummer vil alle linjer tilhørende denne bestillingen legges til som linjer i BIM35. Legg merke til logikken omkring fakturaens total verdi samt vareverdien. Dersom du registrerer inn en matchende bestilling (se fakturahodets felt for dette), hentes de aktuelle varelinjer opp fra denne bestilling. Ellers må du registrere inn linjene selv. Antall og inn-priskontroll må gjøres i henhold til bilaget du har som grunnlag for registreringen. Ved manuell innregistrering av varelinjer kan du scanne inn varenr. Du får tilhørende informasjon fra varekortet i «hodet» i forhold til den linjen du arbeider med. Her kan du fortløpende vurdere for eksempel ut-pris/og bruttofortjeneste.

11 Page 11 of 13 Summene «Faktura-beløp» og «Hittil-registrert» skal stemme overens før du kan oppdatere. Det ligger kontroll mot vareverdien som varelinjene representerer. I praksis er det vanskelig å komme rundt mismatch på disse beløpene, du må i tilfelle legge inn en linje med verdi tilsvarende differansen f.eks., på en åpen vare. Øre-differanse blir vanligvis akseptert. Trykk OK når du har kontrollert at alle linjer er riktig og svar J til oppdaterer (til BIM30), og J/N til klargjøre til regnskap og OK. MERK! Du vil bli stoppet dersom fakturaen ikke stemmer med innregistrerte følgeseddler. Oppdatering til Regnskap (BIM35P) Har du svart J på oppdatering til regnskap, så må du avslutte med å kjøre selve oppdateringen til regnskap ved hjelp av BIM35P. BIM35P kjøres når du er ferdig med de fakturaene du holder på med. Jobber du med å registrere flere fakturaer venter du med kjøring av BIM35P til du er ferdig med hele bunken. Det kommer en journal ut ved kjøring av BIM35P, og denne skal du bruke som bilag ved arkivering av de fakturaene som tilhører denne journalen.

12 Page 12 of 13 BIM35P kjøres pr operatør, derfor er det viktig at det skilles per operatør der det er flere som jobber i BIM35. Det er mulig å velge «Vis bilag» for å være sikker på at de bilagene som ligger på ditt operatør nummer, er de fakturaene du har i din innregistrerte bunke. Stemmer bilagene med den fysiske bunken er det bare å velge «Oppdater». Fakturaen blir da oppdatert til tilhørende leverandør, og vil komme med på neste betalingsforslag som kjøres på disse. Journalen som kommer ut skal arkiveres sammen med tilhørende papirfakturaer. Administrasjonsoppgaver - endringsmuligheter i BIM35 Administrasjonsoppgaver tilsier at det er ledelsen i butikken eller administrasjonen i kjeden bør være ansvarlig for dette.

13 Page 13 of 13 Knappen «Endre leverandør» brukes hvis du har skiftet leverandørnummer fra bestilling er sendt til fakturaen kommer. Knappen «Bytte butikk» brukes hvis det har skjedd en feil med hensyn til butikk nummer som fakturaen skal registreres mot. «Fjerne gml fakt.» knappen i faktura-hodet (eller Endre-bildet), bør kun bør gjøres av den som administrere løsningen. Den må kun brukes der man er helt sikker på hva som skal fjernes. Denne slette funksjonen sletter på alle butikker i ditt system, så vær veldig varsom med sletting av fakturaer.