Avregning av Omsetningsbasert leie

Transkript

1 Fenistra as Sandakervn. 138 N-0485 Oslo P.b N-0405 Oslo Phone Fax Org.nr Arbeide med : Avregning av Omsetningsbasert leie I FENISTRA EIENDOM Dokument kontroll

2 Innhold 1. Forutsetninger Hensikt Avregning Omsetningsbasert leie Dialog og struktur Skjermbilde Funksjoner Avregningsperiode Oppsett av parametere Globalt oppsett Valg av metode ved beregning av leie for deler av året med trappetrinn Regulering av beløp i avregningsperioden Oppsett av Selskaper Oppsett av avregningsobjekter Prosess for avregning av Omsetningsbasert leie Statuser for avregningsobjekter Lag Omsetningsoppgave Registrer omsetning Foreta avregning Korrigering av avregning beløp Fakturer Rapporter Side 2 av 12

3 1. Forutsetninger. Installert applikasjonen OmsLeie.exe. Denne finnes i modulen Omsetning. De kontraktobjekter som er kontert med behandlingsmetoden Omsetning er tilgjengelige i applikasjonen. Avregningen gjøres med data som er registrert på kontraktobjektet og innrapportert omsetning fra leietaker. 2. Hensikt Avregne husleie der det i leiekontrakt er avtalt at leie skal utgjøre en andel av omsetning hos leietager. For de kontraktobjekter som i følge kontrakt blir fakturert a-konto gjennom året skal leie beregnes når omsetning er rapportert til utleier. Side 3 av 12

4 3. Avregning Omsetningsbasert leie 3.1 Dialog og struktur Ved oppstart av OmsLeie.exe vises dialogen for Avregning omsetningsbasert leie. Registrering av forutsetninger for avregning må gjøres i applikasjonen Kontrakter. Dialogen gjør det mulig å velge et ønsket objekt i en tre struktur, for deretter å arbeide med Kontraktobjekter og registrere innrapportert omsetning Skjermbilde Skjermbildet er 3 delt. Venstre felt inneholder trestruktur som gjør det mulig å redusere antall kontraktobjekter som skal vises. Høyre øverste felt inneholder de kontraktobjekter som kan avregnes for det objektet som er valgt. Høyre nederste felt viser de faktura som er produsert for valgt kontraktobjekt, i den perioden som skal avregnes Funksjoner Det er 3 knapper for å velge ulike funksjoner: Avregning: Foreta en endelig avregning av kontraktobjektene. Midlertidig avregning: Foreta en midlertidig avregning i løpet av avregningsåret, eller lage avsetninger til regnskap. Historikk: Tilgang til tidligere avregninger. Mulighet for å printe avregningsbrev fra tidligere avregninger Avregningsperiode For å velge periode som skal avregnes benyttes dato linjen. Avregninger gjøres for hele kalender år. Midlertidige avregninger gjøres for deler av året, med start 1. januar. Side 4 av 12

5 4. Oppsett av parametere Før applikasjonen kan tas i bruk må det gjøres valg av metoder for bruk i avregning. Det må foretas et oppsett av globale parametere. Dette gjøres av Administrator, og gir effekt for alle brukere. Oppsett av Selskap, med valg av avregningskonti må gjøres på det enkelte selskap. Avregningene for valgt selskap vil ikke vises i søkeliste før kontovalg er utført. 4.1 Globalt oppsett Dialog for Globalt oppsett er tilgjengelig på meny som åpnes ved å klikke høyre museknapp i skjermbildet, velg Egenskaper / Globalt oppsett. Det er to parametre som kan velges for å ta hensyn til faktorer ved avregningene. Dette oppsettet får innvirkning på alle avregninger, og er uavhengig av hvem som utførere avregningen og hvilket selskap avregningen utføres på Valg av metode ved beregning av leie for deler av året med trappetrinn Det er valgfritt om man ønsker å foreta avregning for leie som gjelder deler av året der det er avtalt trappetrinn leie. Oppsettet som gjøres er globalt. Det vil bli benyttet på alle avregninger som gjøres. Alternativ 1: Det avregnes for deler av et år der det tas hensyn til at leietiden er kortere enn et år, og kravet til oppnådd omsetning før man beregner leie som følge av neste omsetningstrinn reduseres. Dette beregnes slik: Trinn 1 beregnes 8% leie t.o.m. kr ,00 Trinn 2 beregnes 5% leie f.o.m. kr ,00 Hvis leieperioden varer i et halvt år for eksempel perioden vil kravet til omsetning reduseres til kr ,00 før det blir beregnet leie av sats i trinn 2. Alternativ 2: Det beregnes leie etter de faktiske beløp som er registrert på trappetrinnene. Dette medfører at kravet til omsetning for et helt år opprettholdes selv om leieforholdet har kortere varighet i avregningsperioden. Oppsettet er tilgjengelig ved å trykke høyre musetast på Selskap, og velge Egenskaper Side 5 av 12

6 4.1.2 Regulering av beløp i avregningsperioden Hvis kontraktobjektet er blitt regulert i løpet av avregningsperioden vil dette bli tatt hensyn til ved utregning av årsbeløp. Hvis man ikke velger å ta hensyn til reguleringer i avregningsperioden vil minimumsbeløpet ved avregningsperiodens start bli benyttet. 4.2 Oppsett av Selskaper Ved førstegangs bruk av applikasjonen må det registreres data i Selskap Setup. Høyreklikk på et Selskap i venstre felt, velg Selskap Setup. Dialogen for definere Selskap Setup må velges på alle selskap som skal avregne. Felter i Setup dialogen Avregningskonto mva. pl Avregningskonto avg. fri Avsetningskonto mva. pl. Avsetningskonto avg. fri Avsetnings motkonto mva. pl. Avsetnings motkonto avg. fri Frist Omsetningsoppgave Omsetningsoppgave tekst felt Avregningsoppgave tekst felt Konto avregning skal inntektføres på i regnskapet Konto avregning skal inntektføres på i regnskapet Konto avsetning skal føres på i regnskapet Konto avsetning skal føres på i regnskapet Mot konto for avsetning i regnskapet Mot konto for avsetning i regnskapet Dato som blir printet på Omsetningsoppgave som kan sendes leietaker Egendefinert tekst som printes på Omsetningsoppgave. Benyttes som info til kunde ifb innhenting av opplysning om omsetning. Egendefinert tekst som printes på Avregningsoppgave. Benyttes som info til kunde ifb avregning. Side 6 av 12

7 4.3 Oppsett av avregningsobjekter For hvert kontraktobjekt som skal avregnes kan det foretas endring av konti som skal benyttes. Oppsett valg er tilgjengelig på høyre museknapp linjen for kontraktobjektet. Endring av konto for den enkelte avregning. Side 7 av 12

8 5. Prosess for avregning av Omsetningsbasert leie. Når avregning eller midlertidig avregning skal utføres, kan man benytte Fenistra Eiendom for å produsere brev som skal sendes til leietagere, der det skal innrapporteres omsetning for forrige år. Omsetning som innrapporteres registreres i Fenistra. Når avregning er utført og kontrollert kan det produseres faktura for å innkreve resterende leie for perioden, og det sendes en rapport til leietaker som beskriver hvordan omsetningsleie er beregnet. 5.1 Statuser for avregningsobjekter Det er definert statuser på avregningsobjektene som endres automatisk i prosessen for å foreta avregning. Statusene er avgjørende for hvilke funksjoner som er tilgjengelige for det enkelte avregningsobjekt. Ikke trådt i kraft Aktiv Sendt Omsetningsoppgave Sendt purring Mottatt Omsetningsoppgave Fakturaklar Avregnet Når det ikke er foretatt noe på dette avregningsobjektet for valgt periode Hvis avregningsdialogen har blitt åpnet, uten å registrere data Når det er laget Omsetningsrapport på avregningsobjektet Hvis Omsetningsoppgave ikke mottas, kan man lage ny Omsetningsoppgave for purring. Dette kan gjøres flere ganger. Når det er registrert omsetnings tall på avregningsobjektet Når avregningsobjektet er krysset av som fakturaklar. Avregningen kan faktureres i faktura applikasjonen. Når avregningsobjektet er fakturert, eller det er krysset av for at det ikke skal faktureres. Avregningsobjektet vil med denne statusen kun vises når knappen Historikk er inntrykket. 5.2 Lag Omsetningsoppgave De Kontraktobjektene som tilhører valgte objekt vises i høyre øverste felt. For å produsere Omsetningsoppgave må de aktuelle kontraktobjekt krysses av. Dette kan gjøres med multiselekt Ctrl+A og space, evt. benytte shift eller Ctrl knappene og musepeker. De avregningsobjektene som har status Sendt avregningsoppgave kan senere velges for å sende oppgave for purring på innrapportering av omsetning. 5.3 Registrer omsetning Når omsetningsoppgave er mottatt fra leietaker, skal omsetning registreres i applikasjonen. Hvis omsetning er innrapportert på Omsetningsrapport som er produsert i Fenistra, kan man åpne avregningsdialogen for det aktuelle avregningsobjektet med et hurtigvalg. Omsetningsrapport Søkefelt i applikasjonen Side 8 av 12

9 Alternativt søker man frem avregningsobjektet ved å velge aktuelle objekter i trestrukturen i venstre skjerm side. Dobbelklikk på ønsket avregningsobjekt for å åpne dialog for registrering av omsetning. Feltbeskrivelse: Leieforhold - Viser data fra det aktuelle avregningsobjekt Bekreftet omsetning Periode Avregningsperiode. Hvis kontraktobjektet starter eller slutter i denne perioden vises dato som avviker fra avregningsperiode. Mottatt dato Registrer den dato som omsetningsoppgave er mottatt fra leietaker Revisor bekreftet Registrer den omsetning som er rapportert fra leietaker. Danner grunnlag for omsetning å beregne leie Beregnet leie for perioden Beregnet omsetningsleie Benytter data fra kontraktobjektet for å regne ut leie på grunnlag av for perioden registrert omsetning. Minimumsbeløp for perioden Beregnet leie for perioden Avsett til Regnskap Oppdater Kontraktobjekt ER KUN SYNLIG HVIS: Minimumsbeløp på Kontraktobjektet avviker fra Avregning Regulert Minimumsleie fra kontraktobjektet. Hvis det ikke er valgt å ta hensyn til reguleringer i perioden i Globalt Oppsett, benyttes regulert minimumsleie ved avregningsperiodens start. Beregner den største verdien fra de to ovenstående linjene. Valget er kun tilgjengelig ved midlertidig avregning. Lager avsetningsposter i regnskapet. Registrert omsetnings beløp blir overført til kontraktobjektet og danner grunnlag for beregning av faktura beløp på kontraktobjektet. Ved Fakturering avrundes til nærmeste hele krone. Dette medførerer at totalt fakturert leie gjennom året kan avvike fra Kontraktobjektet. Feltene vises ikke hvis omsetningleie er høyere enn minimumsleie Avregning Fakturert a-konto Justerings tekst fra KO. De faktura som er laget for dette kontraktobjektet i perioden. Inkluderer manuelle faktura kun hvis disse er knyttet til kontraktobjektet ved produksjon. På kontraktobjektet sin Årsbeløp flik er det et nytt felt som heter Korrigeres ved avregning Krysses det av i dette feltet blir det tilgjengelig å skrive inn tekst. Denne teksten vises i dialogen for avregning, og på avregningsbrevet. Feltet benyttes for å legge inn merknad at det skal foretas manuell Side 9 av 12

10 korreksjon av avregning, for eksempel en rabatt. Info som registreres på Kontraktobjektet sin Årsbeløp flik. Tekst som beskriver justering overføres automatisk til avregningsbildet og avregningsrapporten. Beløp som skal justeres registreres på avregningen Justering Avregningsbeløp Fakturering Fakturaklar Avregn uten å lage faktura Registrer det beløp som avregning skal endres med. Differanse mellom beregnet leie og fakturert a-konto. Beløpet kan bli fakturert. Hvis det er ønskelig å foreta fakturering av avregnet beløp. Hvis det ikke er ønskelig å fakturere. Avregningsobjektet vil senere vises når knappen Historikk er trykket inn. 5.4 Foreta avregning Når avregningstall er registrert og eventuelle korreksjoner foretatt skal man fullføre avregningen. I registreringsdialogen velger man enten å fakturere, eller å ikke fakturere. Status på avregningsobjektet endres. Hvis man velger å fakturere vil avregningsobjektet vises når knappen Historikk er trykket inn etter at fakturering har funnet sted. Avregningsbrev er tilgjengelig fra applikasjonen. 5.5 Korrigering av avregning beløp Ved fakturering blir det kun fakturert med hele kr. Total fakturert leie kan avvike fra Årsleie på Kontraktobjektet. Avregning applikasjonen beregner leie med den samme metode som benyttes av Faktura applikasjonen. Dette medfører at Fakturert a-konto og beregnet minimumsleie i Avregning applikasjonen kan avvike fra regulert minimumsleie på Kontraktobjektet. Eksempel: Kontraktobjekt: Minimumsleie kr Antall faktura terminer = 12 Faktura beløp kr X 12 kr Avregningsbeløp kr Rest beløp kr 0 Avregningsbeløp kan korrigeres ved å legge inn en justering i avregnings dialogen. Når omsetning registreres i avregningsdialogen blir det foretatt en kontroll av beregnet minimumsbeløp og fakturert minimumsbeløp, hvis omsetningsleie ikke overstiger minimumsbeløp. Dialoger for å korrigere avregnet beløp Disse dialogene vises ikke hvis omsetningsleie overstiger minimumsleie. Når omsetning er registrert kommer det automatisk melding med informasjon om avvik. Side 10 av 12

11 Hvis man ønsker å foreta en justering av avregningsbeløpet kan man registrere en informasjon tekst som vises på avregningsrapporten. Denne teksten blir også oppdatert på Kontraktobjektet. Beløpet som skal benyttes for justering registreres i feltet Justering i avregningsdialogen. Varsel tekst vises når Kontraktobjekt sin regulerte minimumsleie er ulik Avregning sin beregnet minimumsleie. Knappen for trykkes for å åpne dialog for å endre tekst på justeringen. Avregningsrapport inkluderer tekst og beløp for korrigering. Side 11 av 12

12 5.6 Fakturer Etter at avregningsobjekter er markert som fakturaklar er den tilgjengelig for fakturering i faktura applikasjonen, under tilbyderen Omsetning avregning 6. Rapporter Det kan skrives ut rapport fra applikasjonen. For å velge de avregningsobjekter som skal rapporteres må de merkes i avkrysningsboksen i søkelisten. Rapportene er tilgjengelige på meny på høyre museknapp. De rapportene som vises på meny, er de som er tilgjengelige som følge av status på avregningsobjektet. Disse rapportene er tilgengelige i applikasjonen Omsetningsoppgave Sendes leietaker for innhenting av omsetningsopplysninger Avregningsoppgave Sendes leietaker når avregning er utført Avsetningsoppgave Excel rapport som kan benyttes som bilag i regnskapet for avsetninger Avregningsfaktura Kopi av faktura for avregningsbeløp Side 12 av 12