Omsetningsdatabasen i Fenistra Eiendom

Transkript

1 Fenistra as Sandakervn. 138 N-0485 Oslo P.b N-0405 Oslo Phone Fax Org.nr Arbeide med Omsetningsdatabasen i Fenistra Eiendom Dokumentkontroll Versjon: 1 Release dato: Sist endret dato: Forrige release dato:

2 1. Formål Registrering av data Registrering av ukesomsetning og kassaslag... 3 Registrering av dagsforhold Analyse av omsetningsdata, besøk mv Bruk av rapporter i applikasjonsvinduet for omsetningsdatabasen Oppsett av kolonner til rapporter Eksempel på kolonne oppsett og drill down analyse Eksport til Excel Gå til kontrakt og Eiendom Side 2 av 14

3 1. Formål Formålet med Omsetningsdatabasen, er å registrere sentrale data som omsetning, kassaslag, klima, besøkende mv, på et kjøpesenter for deretter å kunne rapportere og analysere de registrerte data. 2. Registrering av data. Registreringsdialogen kan nåes fra begge menyer som vist nedenfor. OmsReg.exe menyen gir tilgang til kun registreringsdialogene, mens OmsetnDB.exe menyen gir tilgang til analysedialogen og herfra kan man gå videre til registreringsdialogene. Dersom data registreres i registreringsdialogene via analysedialogen, vil de vises direkte i rapporter, og analyser kan foretas umiddelbart. Dersom data registreres fra Registreringsdialogen som er åpnet ved hjelp av OmsReg.exe menyen, og applikasjonsvinduet er oppe samtidig, må dette lukkes ned, og startes på nytt før dataene vises i analysebildet. Ved å klikke OmsReg.exe menyen kommer følgende bilde opp. Fra denne menyen velges det om det er butikk data eller senter data som skal registreres. Fra knappen ukesomsetning, registreres: Ukesomsetning Kassaslag. Fra Ukesbesøk knappen registreres antall besøkende klima aktivitetstyper og aktiviteter Dialogen vil som standard vise inneværende år og forrige uke nr med tilhørende ukestart når den kommer opp. Dersom data for andre perioder skal registreres, endres år og/eller uke. 2.1 Registrering av ukesomsetning og kassaslag Ved å klikke ukesomsetning kommer følgende meny opp. Side 3 av 14

4 For å definere hvilken eiendom/senter det skal registreres på, registreres inn Eiendomsid og Eiendomskode. Dette er data som er generert fra systemet og som den enkelte senterleder vil få tilgang på. Dersom Senterleder kjenner Kontraktsid og Kontraktskode, noe som normalt vil være tilfelle, kan disse data registreres og Eiendomsid og Eiendomskode vil bli fylt ut automatisk. Dersom bruker har gått inn i dialogen via applikasjonsvinduet, vil den eiendommen som var markert når dialogen ble valgt være fylt ut i dialogen. For å hente opp den kontrakten som det skal registreres på, kan Kontraktid og Kontraktkode registreres, eller det kan klikkes på ikonet til høyre for kontraktsfeltet og alle kontrakter som er lagt opp på eiendommen i databasen vil fremkomme. Dersom butikken selv skal registrere sin omsetning, kan det gjøres på en sikker måte vha Kontraktid og Kontraktkode. Butikken får da kun tilgang til sin kontrakt. Når kontrakt er valgt (id og kode evtl er registrert) klikkes ok og registreringsmenyen kommer opp som vist under. Side 4 av 14

5 I øverste rekke fremkommer ukenr, start og slutt dato samt år som det registreres på. I neste rekke fremkommer kontraktsnavnet og summen av omsetning etter hvert som den registreres. Det er kun de omsetningstyper som inngår i butikkomsetningen som blir summert i feltet Omsetning. Dersom det skal registreres data på annet tidspunkt enn det som fremkommer i øverste rekke, kan aktuelle uke og år registreres i respektive felt. De to siste feltene er for registrering av henholdsvis kassalag og normalomsetning. Normalomsetning er her definert som standard omsetning, som alltid vil fremkomme i denne dialogen. Dersom flere omsetningstyper skal registreres på denne kontrakten, legges dette til slik at de fremkommer hver gang dialogen åpnes for den aktuelle kontrakt. Omsetning og kassaslag registreres for hver dag i uken. Dersom kassaslag ikke skal registreres, kan disse felt fjernes vha feltadministrasjon. (Høyre klikk, velg egenskaper og feltadministrasjon. alternativt F12. Merk feltet som skal gjøres synlig/usynlig, høyreklikk og velg Endre synlighet. Ved å hake av i dialogen som fremkommer endres synlighet) Når data er registrert for uken, klikkes ok og man kommer tilbake til velg kontrakt dialogen. Ny kontrakt velges og registrering fortsetter til man er ferdig med alle kontrakter for denne uken. Dersom det er registrert omsetning tidligere på en kontrakt på den aktuelle uken, vil tallene som er registrert fremkomme i registreringsdialogen. 2.2 Registrering av dagsforhold I omsetningsdatabasen kan registreres ulike data knyttet til senteret. Følgende data kan registreres: Antall besøkende Klima Aktivitetstyper Aktiviteter For å registrere velges FEN omsetningsdatabase og OmsReg.Exe. Følgende dialog kommer opp: År og uke vil som standard vise forrige uke. Velg Ukebesøk og følgende dialog vil komme frem: Side 5 av 14

6 Registrer Eiendomid og Eiendomskode eller velg Eiendom ved å klikke ikonet til høyre for Eiendom feltet. ( Valget kan avhenge av hvilke rettigheter som er satt. Ikonet kan fjernes av administrator slik at Eiendomid og Eiendomkode er det eneste alternativet som fremkommer) Klikk ok etter valg av Eiendom og følgende dialog kommer opp: Øverst i dialogen fremkommer ukenr, ukesstart og slutt samt år. Uke nr kan endres dersom det skal registreres data for en annen periode. Aktivitet: En aktivitet kan beskrives som en engangshendelse for å markere at det i den aktuelle uken foregikk noe spesielt. For eksempel Besøk av ordfører mv. Aktivitetstype: Aktivitetstyper er faste aktiviteter som gjentar seg ved kjøpesenteret. Aktivitetene registreres i en aktivitetstypetabell. Har kan det registreres f.eks. vårsalg, julesalg mv. På denne måten kan det knyttes dagsforhold (besøk) til et senter, til bestemte aktivitetstyper. Valg av aktivitets type gjøres ved å klikke nedtrekksmeny til høyre for feltet aktivitetstype. Klima: Klima defineres i en klimatabell av administrator av systemet. Her kan for eksempel legges inn varmt, regnvær mv. Klima velges ved å klikke nedtrekksmeny til høyre for klimafeltet for den enkelte dag i uken. Tellere: Det antall tellere som er registrert på senteret kommer opp i dialogen. Tellere registreres av administrator av systemet. I eksempelet over er registrert to tellere: Vestporten og PortNr 2. Det kan registreres så mange tellere som ønskelig i senteret. For hver teller har administrator definert om antallet som telles skal justeres med en faktor og/eller inngå i det totale antall besøkende på senteret. En teller kan således benyttes til å telle hvor mange besøkende som Side 6 av 14

7 går opp i annen etasje på senteret, forbi et spesielt område mv. Antallet som disse tellere viser, vil ikke bli akkumulert i summen av besøkende på senteret. Antall som er registeret ved hver teller, registreres i respektive felt for hver enkelt dag i uken. Tallene akkumulerer seg opp i feltet Besøkende etter hvert som de registreres. Aktivitetstyper benyttes for å kunne markere dager i perioder hvor man har spesielle aktiviteter på senteret. 3. Analyse av omsetningsdata, besøk mv Analyse av data gjøres i applikasjonsvinduet for omsetningsdatabasen. Vinduet er vist under. I vinduet kan det velges ulike former for visninger som endrer utseendet på vinduet.. I venstre kolonne øverst, fremkommer alle eiendommer som er registrert i systemet. I høyre vindu øverst, fremkommer data tilhørende venstre side. Dersom Alle eiendommer er markert i øverste del av venstre vindu, fremkommer data om alle eiendommer. Dersom en eiendom er markert i venstre vindu, vil alle kontrakter til denne eiendommen fremkomme i høyre vindu med informasjon om hver enkelt kontrakt. Over vinduene finnes en linje som inneholder flere funksjoner: Se nedenfor: Ved å klikke på ikonet til venstre på linjen, vil det venstre vinduet bli borte, og applikasjonsvinduet vil se ut som følger: Side 7 av 14

8 Trestrukturen som viser alle eiendommer skjules, og det er kun de valgte kolonner som blir synlig. Videre vil rapportvalgene nederst til venstre bli skjult. Når trestrukturen til venstre er fjernet, kan man gå til ønsket eiendom ved å skrive navnet på Eiendommen inn i feltet Eiendom, eller man kan velge eiendom ved å benytte nedtrekks menyen til høyre for feltet. Ved å velge ikonet vises., velger man om diagrammet i nederste del av vinduet skal skjules eller I feltet rapport, kan navnet på ønsket rapport skrives inn eller rapporten kan velges ved nedtrekks menyen til høyre for feltet rapport. Den nederste delen av dialogen innholder rapporter med tilhørende diagrammer. I tillegg er det et vindu der kolonner kan settes opp for å vise relevant informasjon til den valgte rapporten. 3.1 Bruk av rapporter i applikasjonsvinduet for omsetningsdatabasen For å legge til/fjerne rapporter, høyreklikkes det i rapportvinduet nederst til venstre. Følgende meny kommer da opp: Side 8 av 14

9 Velg menyene Oppsett til rapporten og Skjermbilderapporter og følgende meny kommer opp: I venstre del av dialogen fremkommer de rapporter som kan legges opp. Velg og Legg til de rapporter som ønskes presentert i applikasjonsvinduet. I eksempelet over er fem rapporter valgt. Disse vil da fremkomme i applikasjonsvinduet som vist under: Side 9 av 14

10 I dialogen over er merket Alle Eiendommer i øverste venstre vindu. Fire av de valgte rapporter vil da fremkomme. Dvs de som er relevante i de tilfeller Alle Eiendommer er valgt. Dersom en bestemt eiendom velges vil kun rapporten Omsetning Kontrakt fremkomme da det kun er denne som er relevant i denne visning. 3.2 Oppsett av kolonner til rapporter Oppsett av kolonner gjøres i de enkelte vinduer på vanlig måte. (klikk F9 i vinduet for valg av kolonner) Til hver rapport defineres kolonne oppsett. Kolonneoppsett defineres for hver rapport i to varianter. 1. Dersom Alle Eiendommer er valgt 2. Dersom en bestemt eiendom er valgt. Kolonne oppsettet vil i mange tilfeller være fornuftig å sette opp likt for de to alternativene, men oppsettet må gjøres for begge alternativer. For å velge kolonner for en bestemt rapport, markeres dialogen og Alle Eiendommer eller en eiendom velges. Deretter velges aktuelle kolonner for valgt innstilling. 3.3 Eksempel på kolonne oppsett og drill down analyse Rapporten Omsetning Eiendom velges. Kolonne oppsettet for valget Alle Eiendommer settes som viste under: Side 10 av 14

11 I øverste vindu til høyre er valgt kolonnene: Eiendom, Omsetning hittil (I år), Forrige Omsetning hittil ( I fjor), Omsetning endring hittil og Omsetning siste år/kvm. I nederste vindu til høyre er satt opp kolonnene: Periode, Omsetning ( dvs valgt periode - her periode ), Forrige omsetning ( dvs omsetning i fjor samme periode), og Omsetning endring. Ved å markere Alle Eiendommer vil alle eiendommer komme opp i høyre vindu. For det senteret som er markert, Asker Storsenter over, vil akkumulerte tall for året og fjoråret fremkomme i det øverste vinduet til høyre, mens det nederste vinduet til høyre vil vise samme senters omsetning pr måned. Dersom periode uke velges i stedet for måned, vil ukesomsetningen fremkomme i vinduet nederst til høyre. Ved å klikke F2 i vinduet nederst til høyre, vil Dagsforhold for den markerte Eiendommen komme opp. Se dialog under: (NB da er Alle eiendommer markert i venstre vindu) Side 11 av 14

12 For hver dag i måneden vil de registreringer som er foretatt på senteret bli presentert. For å komme inn på registrering som er gjort på den enkelte dag klikk F2 i dialogen og følgende dialog kommer opp: Ved å velge en bestemt eiendom, for eksempel Asker Storsenter i venstre vindu, vil alle kontrakter til Asker Storsenter komme opp i høyre vindu. I det nederste høyre vindu, vil da omsetning pr periode for den enkelte kontrakt kunne analyseres. Ved å klikke F2 i dette vindu, vil dagsomsetningen og kassaslag til den enkelte kontrakt fremkomme: Side 12 av 14

13 Her fra kan man gå helt ned på den enkelte dag for å se registriringen. Klikk F2 og følgende dialog kommer opp: Side 13 av 14

14 4. Eksport til Excel Ved å høyreklikke i applikasjonsvinduet kan det aktuelle innholdet i de enkelte vinduet eksporteres til Excel ved meny valget Send liste til Excel. Se meny under. I tillegg til dette valg, kan data fra valgt eiendom eller kontrakt sendes til Excel ved valget Utvidet rapport. I denne eksporten vil også den viste grafen bli eksportert til Excel. 5. Gå til kontrakt og Eiendom Det er mulig å gå direkte til markert kontrakt eller eiendom ved å høyre klikke i applikasjonsvinduet. Marker menyen Gå til xxxxxx eller Gå til xxxxx for eiendom eller kontrakt og man kommer rett inn i registreringsdialogen for hhv eiendom og kontrakt. Side 14 av 14