Brukermanual. System for oversiktslister SVV

Transkript

1 Brukermanual System for oversiktslister SVV Endringslogg: Versjon Nytt i versjon Endret av Endret dato Godkjent v Versjonnr i bunntekst, registrer kontrakt ank@nois.no v Lagt til endringslogg ank@nois.no v Avsnitt Oversiktslister ank@nois.no v v Avsnitt HMS Dokumenter Avsnitt Registrer Kontrakt ank@nois.no cha@nois.no Side 1 av 19 SVV V

2 v Avsnitt Endre Passord v Nytt avsnitt Roller og rettigheter v Avsnitt Innlogging v Avsnitt Registrer underentreprenør v Avsnitt Oversiktslister v V Avsnitt HMS Dokumenter Avsnitt Registrer kontrakt V Avsnitt Oversiktslister V V V V V V V Avsnitt HMS Dokumenter Avsnitt Roller og rettigheter Avsnitt Reg. underentreprenør Avsnitt Forhåndsmelding skjema Punkt om registrer og endre kontrakt utdypet bedre Avsnitt Registrer og endre kontrakt og Samlelister Avsnitt Forhåndsmelding skjema Side 2 av 19 SVV V

3 INNHOLDSFORTEGNELSE Innholdsfortegnelse... 3 Innlogging... 4 Registrer og endre kontrakt... 6 Registrer underentreprenør... 8 Registrer mannskap... 9 Oversiktslister Samlelister HMS Dokumenter Forhåndsmelding skjema Endre passord Roller og rettigheter Side 3 av 19 SVV V

4 INNLOGGING Logg deg inn med brukernavn og passord for den kontrakten du ønsker å gå inn på. Ved å logge seg inn med administrator brukeren får man tilgang til alle kontrakter. Om en kontrakt er inaktiv i mer enn 6 måneder, bli den satt til inaktiv. Forsøk på å logge inn på en inaktiv kontrakt vil resultere i følgende feilmelding: Side 4 av 19 SVV V

5 Byggeleder og Administrator kan endre kontraktens status om det skulle være behov for dette. Side 5 av 19 SVV V

6 REGISTRER OG ENDRE KONTRAKT Registrering Velg Registrer kontrakt i menyen. Kontrakter kan kun registreres av administrator brukere. Om ikke riktig kontraktstype er valgt, så må dette velges. Du får da opp alle kontrakter som tidligere er registrert under den valgte kontraktstype. For å registrere en ny kontrakt velger du Ny kontrakt i neste nedtrekkmeny. Fyll så ut resten av feltene og klikk registrer knappen. Følgende felter må fylles ut: Kontraktstype: (Asfalt, Funksjon, Oppmerking, Utbygging eller Vedlikehold) Kontraktsnr: Eget serienr eller fra SVEIS Kontraktsnavn HMS-koordinator: Hos Statens Vegvesen Hovedentreprenør Org. nr. Adresse anleggssted: Oppgi hvor anlegget ligger. Brukernavn og passord blir automatisk generert for kontrakten, og det blir automatisk puttet på en bokstav foran kontraktsnummeret i henhold til valgt kontraktstype. Brukernavn og passord blir vist etter at man har klikket Registrer. Etter at kontrakten er registrert, blir det generert en WAP-link til WAP-versjonen av oversiktslister. Denne linken er også synlig om man går inn på kontrakten ved et senere tidspunkt. Endring Administrator kan endre data på eksisterende kontrakter. For å gjøre dette, går du inn på den aktuelle kontrakten, skriver inn nye data og klikker på knappen endre. Ny kontrakt basert på gamle data Ved å velge en av kontraktene i nedtrekkmenyen fylles resten av feltene opp med dataene knyttet til den valgte kontrakt. Du kan deretter endre kontrakten eller du kan registrer ny kontrakt med samme info. NB! Kontraktsnummer MÅ endres. De øvrige feltene kan endres etter behov før man trykker på knappen Registrer som ny. Passord og brukernavn til den valgte kontrakt kommer frem i informasjonsfeltet nederst. Side 6 av 19 SVV V

7 Ellers kan man også endre kontraktens status fra AKTIV til INAKTIV, evt motsatt. Man må da velge status, og klikke Endre for å lagre endringen. Merk at kontrakten automatisk settes til INAVKTIV etter 6 måneder uten innlogginger. Dersom det ikke er registrert noen oversiktslister på kontrakten, finnes det også en knapp for å slette kontrakten fra systemet. Etter at det er registrert oversiktslister, er det ikke lenger mulig å slette kontrakten. NB! For Administratorer: Skjembildet Registrer Kontrakt vil vises dersom man ved valg av kontraktstype et sted i systemet velger en kontraktstype hvor det ikke er noen aktive kontrakter. Her kan man enten registrere en ny kontrakt eller endre status på en eksisterende kontrakt. For å få opp ønsket skjermbilde uten å registrere ny eller endre en kontrakt, må man skifte kontraktstype og deretter klikke på ønsket menyvalg igjen. Side 7 av 19 SVV V

8 REGISTRER UNDERENTREPRENØR Velg Registrer underentreprenør i menyen. Velg først den kontraktstypen du ønsker å registrere en underleverandør til. Du får opp alle kontrakter som er registrert under den valgte kontraktstypen. Velg deretter kontrakten du ønsker å registrere underentreprenøren din til. Fyll ut org. nr (ikke nødvendig) og navn på underentreprenøren. Klikk registrer og dataene vil bli lagret. Det finnes også en mulighet for å kopiere en underentreprenør som har vært brukt av hovedentreprenøren tidligere. Fremgangsmåten er som følger: Velg Ny Entreprenør En ny nedtrekksliste blir synlig. Denne listen viser tilgjengelige underentreprenører fra andre kontrakter som hovedentreprenøren har. Det vises også hvor mange registrerte mannskaper som er registrert på den aktuelle under entreprenøren. Mannskapene blir også kopiert når man kopierer en underentreprenør, men om ikke alle mannskapene skal vøre med på denne kontrakten, kan de slettes fra mannskapslisten så lenge de ikke har registrert noen oversiktslister for denne kontrakten NB:Det er bare admin som får lagt til/endret opplysninger på en eksisterende UE uten at det blir en registrering av ny UE Side 8 av 19 SVV V

9 REGISTRER MANNSKAP Velg Registrer mannskap i menyen. Først velger du kontraktstype. Deretter kontrakt, og til slutt velger du entreprenør som personen skal registreres under. Du får opp en liste med personer som er registrert under den valgte entreprenør. Disse personene kan du slette, endre eller sette til Ikke aktiv. Ved å klikke på Slett sletter du personen helt fra systemet. Er personen registrert i oversiktslisten så går det ikke å slette da dette medfører tap av historikk. Ved å klikke på Endre fylles feltene under opp med gjeldene data. Endre fornavn, etternavn, fødselsdato eller nasjonalitet for så å klikke på endre knappen. Dataene blir da i listen. Ved å klikke på Aktiv setter du en person i Ikke aktiv og denne teksten vil komme opp isteden. Når en person er satt til Ikke aktiv eksisterer personen fortsatt i systemet, men vises ikke i oversiktslistene eller samlelisten. Man kan sette tilbake statusen til Aktiv ved å klikke en gang til. Register en ny person til den valgte entreprenøren ved å fylle inn feltene etternavn, fornavn, fødselsdato og nasjonalitet. Klikk registrer knappen og personen blir tilføyd i listen. Side 9 av 19 SVV V

10 OVERSIKTSLISTER Velg Registrer Oversiktslister i menyen. Sørg for at riktig kontraktstype og kontrakt er valgt. Du må så velge entreprenør for å få opp registrerte personer for den valgte entreprenøren. Du får da opp en liste med personene under den valgte entreprenøren. Bruk kalenderen til venstre for å navigere mellom ulike datoer. Når en eller flere personer i listen har en grønn hake og linjen er markert med en mørkere farge betyr dette at personen er registrert på denne dagen. For å registrere en person for den valgte dagen klikker du kun på linjen med personens navn slik at den grønne haken kommer frem. Klikke en gang til og haken blir borte (personen er da ikke registrert). For å kunne se dager med registreringer så må 'Merk dager med registrering' være avhuket. Dette kan medføre noe treghet i oversiktslisten. Det finnes to muligheter for å kopiere eksisterende lister. Begge mulighetene krever at det finnes registrerte mannskaper på den dagen man ønsker å kopiere i fra. Kopier til i dag : Velg en dag som har registrert oversiktslister, og denne knappen blir synlig. Oversiktslistene fra den valgte dagen blir så kopiert til dagens dato ved å klikke på knappen. Kopier gårsdagens lister : Denne knappen blir synlig når dagens dato er valgt, og det finnes registrerte oversiktslister på forrige dag. Side 10 av 19 SVV V

11 SAMLELISTER Velg Samlelister i menyen. Du har deretter to valg: Dagsrapport og Månedsrapport. Velg ønsket rapport og klikk på Neste. Dersom du vil skifte fra månedsrapport til å se på dagsrapport eller omvendt, må du først trykke på "Samlelister" på venstremenyen og deretter velge ønsket rapport igjen. Dagsrapport Dette er en oversikt over hvilke personer som er registrert på de ulike datoene, listet ut etter entreprenør. Man velger kontraktstype og kontrakt, og dato i kalenderen, for å få ut listen sortert på entreprenør og personer. I listen får du kun opp entreprenører og personer som er registrert på den valgte datoen, og ikke alle entreprenørene og personer registrert på en entreprenør slik som i oversiktslistene. Du har mulighet til å skrive ut listen ved å klikke på utskrifts ikonet øverst til høyre. Side 11 av 19 SVV V

12 Månedsrapport Dette er en oversikt over hvilke personer som er registrert hvilke dager i løpet av en måned, listet ut etter dato og entreprenør. Man velger kontraktstype, kontrakt, år og måned for å få ut listen sortert på dato, entreprenør og personer. I listen får du kun opp datoer som har registreringer, og kun entreprenører og personer som er registrert på de aktuelle datoene. Du har mulighet til å skrive ut listen ved å klikke på utskrifts ikonet øverst til høyre. Side 12 av 19 SVV V

13 HMS DOKUMENTER Velg HMS-Dokumenter i menyen. Først velger du kontraktstype, så velger du kontrakt du ønsker laste opp fil til. Velg katalog som på bilde 1 under. Topp katalogen har samme navn som kontrakten. Klikk browse knappen for å finne ønsket fil på disken/nettet ditt. Så klikker du legg til knappen og dokumentet lastes inn og legges i den katalogen du har valgt. Finner du ikke den katalogen du ønsker kan du opprette en ny ved å velge hvor i menytreet du ønsker underkatalog opprettet(bilde 2 under). Skriv så inn ønsket katalog navn og klikk 'Legg til katalog' knappen. Om du ikke velger katalog når du legger til fil, legges filen automatisk til root/toppnivået. Ønsker du flytte en fil fra en katalog til en annen klikker du på 'flytt' linken på linjen for filen. Det kommer så opp boks som sier Velg folder du ønsker flytte dokumentet til i menyen over. Klikk på ok. Velg så den katalogen du ønsker flytte til og filen flyttes så til valgt katalog i menytreet. Slette en katalog går kun når katalogen er tom for filer. Da kommer det opp en knapp som heter 'slett katalog' ved valg av katalogen i menytreet. For å slette en fil klikker du på 'Slett' linken på linjen for filen. Bilde 1 Side 13 av 19 SVV V

14 Bilde 2 Det er også lagt til muligheter for å lage dypere katalogstrukturer, slik at men kan opprette nye kataloger under en eksisterende katalog: Side 14 av 19 SVV V

15 FORHÅNDSMELDING SKJEMA Velg Forhåndsmelding skjema i menyen. Sørg for at riktig kontraktstype og kontrakt er valgt. Her er både forhåndsmeldingsskjemaet og samordningsskjemaet (504-skjemaet) tilgjengelig. Samordningsskjemaet (504-skjemaet) finner du link til øverst til høyre, rett over Forhåndsmeldingsskjemaet. Felles for begge skjemaene er at underentreprenørene faller ut automatisk en uke etter utløpsdato for kontraktsperioden for entreprenøren. Administrator kan endre utløpsdato på kontrakt. Forhåndsmeldingsskjemaet Du får da opp forhåndsmeldingsskjemaet. En del data er da allerede fylt ut, f.eks er allerede alle registrerte underentreprenører lagt inn. (Har du vært nøye med å legge inn data på hovedentreprenøren og evt. underentreprenører tidligere, er jobben lettere nå.) Resten fylles inn manuelt. Når alle nødvendige data er lagt inn, trykkes på Registrer -knappen til venstre under skjemaet. (Dersom du senere har endret noen data, heter knappen Endre.) Noen felt er obligatoriske og dersom du ikke har fylt ut disse, vil de bli merket med en rød stjerne og du får en feilmelding. Du kommer ikke videre til samordningsskjemaet (504- skjemaet) før disse dataene er lagt inn. Side 15 av 19 SVV V

16 Samordningsskjemaet 504-skjemaet Ved å klikke på 504-skjemaet øverst til høyre for Forhåndsmeldingsskjemaet, kommer du over i et nytt bilde som er samordningsskjemaet (504-skjemaet). De data som kan overføres fra Forhåndsmeldingsskjemaet, er automatisk overført til dette skjemaet. De resterende data fylles ut. Deretter trykker du på Registrer - knappen (evt. Endre -knappen dersom du har gjort en endring fra tidligere). Ønsker du å gå tilbake til Forhåndsmeldingsskjemaet, gjøres det ved å velge Tilbake øverst til høyre for samordningsskjemaet (504-skjemaet). NB! Sideentrepriser Det er per i dag ikke mulig å kjøre ut felles samordningsskjema (504-skjema) for hovedentreprisen og evt. sideentrepriser. I de tilfellene dette er aktuelt, må samordningsskjemaet (504-skjemaet) fylles ut manuelt. (Forhåndsmelding for hovedentreprise og sideentreprise(r) kan skrives ut fra hver av kontraktene med byggherren.) Side 16 av 19 SVV V

17 ENDRE PASSORD Første gang du logger på med en ny bruker mot en kontrakt vil du bli sendt direkte til endre passord bildet. Så lenge brukernavn og passord er like vil du bli sendt hit ved pålogging. Ønsker du å endre passord klikker du på linken Endre passord oppe i høyre hjørne. Fyll inn nytt ønsket passord og gjenta dette en gang til. Klikk Endre passord knappen og ditt nye passord vil bli lagret. Skulle noen glemme passordet sitt kan administrator bruker finne dette ved å gå til registrer kontrakt i menyen. Passord og brukernavn til den valgte kontrakt kommer frem i informasjonsfeltet nederst. Administrator kan således finne eksisterende passord og distribuere dette til de brukerne som trenger tilgang til den aktuelle kontrakten. Side 17 av 19 SVV V

18 ROLLER OG RETTIGHETER Roller: Administrator: Byggeleder: Full tilgang til applikasjonen og alle kontrakter. Har også rettigheter til å gi brukere med rollen Byggeleder tilgang til kontrakter. SVV Bruker med tilgang til flere kontakter. Tilgang til kontraktene gis av Administrator Kontraktsbruker: Tilgang til en enkelt kontakt. Hvilken rolle man er logget inn som vises i den grå firkanten øverst til høyre i skjermbildet. Tildeling av rettigheter: Administrator kan gi byggeledere tilgang til kontrakter via menyvalget Tilgang under Administrasjonsmenyen (Kun synlig for administratorer.) I eksempelet over er det to brukere med rollen byggeleder. For å redigere hvilke kontrakter den enkelte byggeleder har tilgang til, klikk på den aktuelle byggelederen. Side 18 av 19 SVV V

19 En dialog viser så de tilgjengelige kontraktene gruppert på kontraktstype. Kryss av for de kontrakter som byggelederen skal ha tilgang til, evt fjern kryss som brukeren ikke lenger skal ha tilgang til. Klikk så lagre nederst i vinduet. Dersom man ønsker gi tilgang til flere kontrakter med forskjellige kontraktstyper må man lagre en gang for hver kontraktstype. Side 19 av 19 SVV V