Arbeide med: Budsjettering I FENISTRA EIENDOM. Dokument kontroll. Versjon 1.2 Release dato Sist Endret dato

Transkript

1 Fenistra as Sandakervn. 138 N-0485 Oslo P.b N-0405 Oslo Phone Fax Org.nr Arbeide med: Budsjettering I FENISTRA EIENDOM Dokument kontroll Versjon 1.2 Release dato Sist Endret dato

2 Innhold 1. Hensikt Gjengivelse av skjermbilder i Fenistra Eiendom Sentrale Begrepsdefinisjoner Opprette et nytt budsjett Lage nytt budsjett (arkfanen Budsjett) Oppsett av kolonner i budsjettdialogen Vise sum for kolonner i budsjettdialogen Lagre ett budsjett Filtrere visning av budsjetter Valg av eiendomsobjekt for budsjettering (arkfanen Eiendom) Kontrolleres Byggets BTA mot sum kontraktsarealer Budsjettere omsetningsendring og markedsregulering for budsjettåret (arkfanen EdoEndring) Budsjettere forventet omsetningsendring for et eiendomsobjekt Budsjettere Forventet markedsregulering Import av kontraktsobjekter til budsjettmodulen (arkfanen Eiendomsobjekt måned) Hvilke kontrakter importeres til budsjettmodulen Sammenkobling av kontrakter ved import til budsjettmodulen Avstemme BTA areal mot sum areal på kontrakter Budsjettering av drivere (arkfanen Kontrakt) Om kontraktsfanen 5 knapper Avstemme importerte kontrakter mot leietakerlisten i Fenistra Registrere nytt BudsjettSted med tilhørende BudsjettDriver Budsjettere omsetningsprognose for inneværende år for omsetningsbaserte BudsjettDrivere. (knappen Omsetning) Automatisk beregnet omsetningsprognose Budsjettere omsetningsprognose vha Excel Endring av enkeltvise systemgenerert omsetningsprognoser Reforhandlede og ledige BudsjettDrivere Se kontraktsobjekter med sluttdato før eller i budsjettperioden Flytte en BudsjettDriver fra reforhandling til ledig Budsjettere ledige BudsjettDrivere Betydning av farger på tall Budsjettere reforhandlings Drivere vha Excel Budsjettere ledige BudsejttDrivere vha Excel Budsjettere reforhandling og ledige Drivere direkte i Budsjettdriver dialogen Se hvilke drivere som er budsjettert Skrive ut inntektsbudsjettet Budsjettdialogen under arkfanen inntekt Utskrift av inntektsbudsjettet til Excel med fokus på omsetningsbaserte kontrakter Utskrift av Inntektsbudsjettet til Excel med fokus på ikke omsetningsbaserte kontrakter Om knappene under arkfanen inntekt Slette et budsjettsted Se på underliggende BudsjettDriverne på et Budsjettsted Hvordan beregner systemet prognoser Systemgenerert minimumsleie Systemgenerert omsetningsleie...34 Side 2 av 43

3 14. Endre levetiden eller størrelse på et budsjettsted Endre slutt dato på et Budsjettsted Endre arealstørrelsen på et BudsjettSted Eksempel Redusere brutto areal: Øvrige funksjoner i systemet Se på kontrakten som Driveren har hentet informasjon fra Oppdatere Driver fra kontrakt Oppdatere endringer i budsjettparametere i budsjettet Beskrivelse av sentrale kolonner Side 3 av 43

4 1. Hensikt Hensikten med budsjettmodulen er å kunne budsjettere og følge opp fremtidige inntekter på den enkelte eiendom i eiendomsporteføljen, samt å konsolidere inntektene til et totalt inntektsbudsjett for alle eiendommer. Bruker definerer selv budsjettperioden som kan bestå av ett eller flere budsjettår. 2. Gjengivelse av skjermbilder i Fenistra Eiendom Skjermbilder i Fenistra Eiendom vil bli gjengitt fortløpende i teksten. Hvis man må velge spesielle drop-down menyer for å finne frem til skjermbildet er venstre marg benyttet for å forklare hvordan man kommer frem til skjermbildet. Måten dette typisk blir dokumentert på er vist her: I dette eksemplet ønsker man å opprette et nytt budsjett. Dersom samme drop-down meny er benyttet flere ganger etter hverandre i skamme kapittel omtales kun meny valget i drop-down menyen og kun dialogen som dukker opp til høyre er vist. Side 4 av 43

5 3. Sentrale Begrepsdefinisjoner En del begreper som benyttes i budsjettmodulen vil være nye. Nedenfor er definert de mest sentrale begreper. Begrep BudsjettSted BudsjettDriver Brukstype Definisjon Budsjettet er bygget opp rundt budsjettsteder. Et BudsjettSted er en vare/tjeneste som tilbys i markedet et definert sammenhengende tidsrom. Normalt vil et budsjettsted være et areal, men det er ingen betingelse. Normalt eksisterer et budsjettsted i hele budsjettperioden. Et sted kan imidlertid eksistere bare for en del av budsjettperioden. F. eks. en uteplass på et kjøpesenter som kun leies ut om sommeren. beskriver den som forbruker/kjøper tjenesten/varen som tilbys. Et budsjettsted kan ha en eller flere drivere som kjøper varen i løpet av budsjettperioden. Det kan f. eks. være to eller flere leietakere som leier arealet i løpet av budsjettperioden. Det kan imidlertid kun være en aktiv driver på et budsjettsted til enhver tid. Et budsjettsted som er ledig vil allikevel ha en driver knyttet til seg. Denne driveren vil imidlertid fremstå som ledig i budsjettet. Betyr det samme som leietype eller arealtype avhengig av hvilken modell man benytter for budsjettering.( Forretning, Kontor, Lager, mv) 4. Opprette et nytt budsjett For å komme inn i budsjettdialogen, klikkes Ikonet for Fenistra og menyen IBUD. Følgende dialog kommer opp. Dialogen er tom første gang man tar den opp. Side 5 av 43

6 4.1 Lage nytt budsjett (arkfanen Budsjett) Høyreklikk i budsjettdialogen og velg Ny og følgende dialog kommer opp: De enkelte felt betyr som følger: Feltnavn Budsjett Budsjett nr Start dato Slutt dato Inflasjons type Budsjett Godkjenning Status Midlertidig låst Kommentarer Beskrivelse Skriv inn det navn som ønskes på budsjettet. Normalt benyttes eiendomsobjektet som skal budsjetteres og året i budsjettnavnet. Kan sette inn en bruker definert nr på Budsjettet hvis ønskelig Start dato på budsjettet. Slutt dato på budsjettet Velg hvilken inflasjonstype som skal benyttes. Her velges hvilke budsjett type (dvs gruppering av transaksjonstyper) som det skal budsjetteres. Sett budsjettet til ikke trådt i kraft så lenge det arbeides med budsjettet. NB! Når budsjettet er endelig godkjent, dvs behandlet og godkjent av styret, settes status til Aktiv. Ved å endre til denne status, låses budsjettet, og man får ikke lenger gjort korreksjoner eller endringer. Samtidig vil denne status gjøre at systemet vil begynne å søke etter tall for oppfølging. Ved å krysse av kan det markeres at dette budsjettet nå er låst og det avventes endelig godkjenning. Det kan ikke budsjetteres på budsjettet når det er låst. Bruker kan selv låse opp budsjettet. ( For å se i dialogen at et budsjett er låst settes kolonnen Låst opp og det vil femkomme et kryss i denne for alle låste budsjetter. Fri felt som kan benyttes til å knytte kommentarer til budsjettet. Side 6 av 43

7 4.2 Oppsett av kolonner i budsjettdialogen I Budsjettdialogen og alle andre dialoger i budsjett modulen kan man som normalt i Fenistra Eiendom sette opp ønskede kolonner ved å klikke F Vise sum for kolonner i budsjettdialogen For å vise sum for en kolonne, høyreklikk og velg Statusbar summer. Følgende meny kommer opp: Alle tallkolonner som er satt opp i dialogen vil vises i venstre del av bildet, merket ikke vis disse tallene. For å få en kolonne summert på Status Baren nederst i bildet flyttes feltet over på høyre side av bildet merket Vis disse tallene. Rekkefølgen på summene blir presentert i den rekkefølgene de står oppført i dialogen. Bruk knapper nederst i bildet for å endre rekkefølgen. Det er kun de drivere som til en hver tid vises i bildet som er inkludert i summen. Når valgene er foretatt klikk ok. 4.4 Lagre ett budsjett Høyreklikk og velg Lagre. Budsjettet kan lagres vha av denne menyen. Dersom det ikke lagres vil bruker blir forespurt om dette når visse funksjoner gjennomføres senere i prosessen. 4.5 Filtrere visning av budsjetter Høyreklikk og velg filter. Filter benyttes til å filtrere på statusene til budsjettene. Merk at det ikke er budsjettstatusene(dvs de brukerdefinerte budsjettstatuser), men de virkelige systemstatusene som brukerstatusene er koblet til som filtreringen vil gjelde for. Hver budsjettstatus som blir opprettet knyttes mot en systemstatus, og det er altså denne systemstatusen filtreringen gjelder for. Du kan f. eks velge å bare se de budsjettene som har status Ikke trådt i kraft, Aktiv, eller bare de budsjettene som er Avsluttet. Hvis du velger Alle, vil alle budsjetter uansett status vises. Side 7 av 43

8 5. Valg av eiendomsobjekt for budsjettering (arkfanen Eiendom) Etter at budsjettet er satt opp, velges eiendomsobjektet som skal budsjetteres. Klikk på arkfanen Eiendom, høyreklikk i vinduet og velg ny. Følgende dialog kommer opp: Velg eiendomsobjekt(er) ved å markere boksen utenfor eiendomsobjektet. Esso Nord over er eiendommen og Høyblokk/Lavblokk (3058) og Lysekilken 2 er eiendomsobjekter. Det kan velges så mange eiendomsobjekter som man ønsker. 5.1 Kontrolleres Byggets BTA mot sum kontraktsarealer Arealet på bygget kan registreres ved å høyre klikke i listen under fliken eiendom og velge endre. Følgende dialog kommer opp velg endre, og følgende meny kommer opp: Side 8 av 43

9 Registrer BTA Bygg arealet i feltet. Dersom tallet som registreres avviker fra det som er registrert på eiendomsobjektet vil man få spørsmål om tallet skal oppdateres på eiendomsobjektet. 6. Budsjettere omsetningsendring og markedsregulering for budsjettåret (arkfanen EdoEndring) Klikk arkfanen EdoEndring. Denne arkfanen benyttes kun dersom budsjettet inneholder omsetningsbaserte- og/eller markedsregulerte kontrakter. Inneholder budsjettet ikke denne type kontraktsobjekter, går man videre til neste arkfane. 6.1 Budsjettere forventet omsetningsendring for et eiendomsobjekt For å få et så korrekt budsjettgrunnlag som mulig for omsetningsbaserte kontrakter, kan det for et eiendomsobjekt budsjetteres en forventet omsetningsendring i budsjettåret. Ved beregning av omsetningsleie vil denne omsetningsendringen bli hensyntatt. Endringen som budsjetteres er endring i volum. Dersom man tidligere har registrert en forventet inflasjon for budsjettåret vil den forventede volumendringen bli justert med den forventede inflasjonen. Dvs dersom det settes inn 1 % inflasjon og 3 % volumendring, vil systemet regne 1 % inflasjon og 3 % volumøkning av det inflasjonsjusterte tallet. For å legge inn en forventet omsetningsendring markeres eiendomsobjektet under arkfanene Edoendring. Høyreklikk og velg endre. Følgende dialog kommer opp: I dialogen registreres prognose for omsetningsendring for eiendomsobjektet for det aktuelle året. Forventes det at omsetningsendringen utgjør 3% for eiendomsobjektet for budsjettåret registreres dette som 0,03 i feltet omsetningsendring. 6.2 Budsjettere Forventet markedsregulering Dersom eiendomsobjektet inneholder kontraktsobjekter som skal markedsreguleres, kan det angis en % som disse kontraktsobjekter skal markedsreguleres med i budsjettet. Dette gjøres i samme dialog hvor forventet omsetningsendring legges inn (se forrige avsnitt). Alle kontraktsobjekter med markedsregulering i eiendomsobjektet vil bli regulert med angitt % i budsjettet Side 9 av 43

10 7. Import av kontraktsobjekter til budsjettmodulen (arkfanen Eiendomsobjekt måned) 7.1 Hvilke kontrakter importeres til budsjettmodulen Når de ønskelige forutsetninger er registrert for budsjettet på et eller flere eiendomsobjekt klikkes arkfanen Eiendomsobjekt Måned. Ved å klikke denne arkfanen importeres alle kontraktsobjektene i utvalget inn i Budsjettmodulen. (Dette kan ta litt tid dersom det er mange kontrakter.) Alle kontraktsobjekter som har status aktiv eller ikke trådt i kraft og der sluttdato på kontraktsobjektet ikke er passert den dag man oppretter budsjettet, vil bli importert til budsjettmodulen. 7.2 Sammenkobling av kontrakter ved import til budsjettmodulen Under importen vil det også foreslås en sammenkobling av kontrakter dersom noen kontrakter starter i budsjettperioden. Dersom nye kontrakter skrives basert på prinsippet Ny basert på denne vil koblingen mellom gammel og ny kontrakt bli gjort automatisk i det man importerer. Har man således benyttet dette prinsippet på alle kontrakter vil det ikke oppstå noen koblinger som man skal ta stilling til. Sammenkobling av kontrakter gjøres for at det ikke skal oppstå kunstige ledige budsjettsteder (arealer) i en eiendom. Dersom en kontrakt starter i budsjettåret, vil perioden til fremstå som ledig for dette budsjettstedet, dvs det blir generert en driver som er ledig i denne periode. Det kan imidlertid være at en kontrakt som tidligere har utløpt har tilhørt det samme budsjettstedet, således at den nye kontrakten overtar for den som utgår. Dersom dette er tilfelle, skal de to kontraktene kobles sammen. På denne måten vil stedet ikke vise noen ledige budsjettdrivere i budsjettperioden og det skal følgelig ikke foretas noen budsjettering på dette stedet. Et eksempel på dette kan være en trappetrinnsleie der det er lagt inn to kontraktsobjekter med ulikt årsbeløp der den ene overtar etter den andre. Det oppstår i en slik situasjon ikke noen ledighet i eiendommen fordi det ene kontraktsobjektet kun overtar for det andre. Under innhenting av data vil det, dersom det er kontrakter som starter i budsjettperioden, komme opp en dialog kalt koble drivere. Se figur. Side 10 av 43

11 Dialogen over viser et kontraktsobjekt som starter i budsjettperioden, Fra dato = Her fremkommer en del informasjon om objektet Den viktigste er navnet på kontrakten (Bergh,Bjørn) og Fra Dato og Til Dato. I eksempelet over går kontrakten fra til (Budsjett perioden er i dette eksempelet 2005). Dersom det er ett eller flere kontraktsobjekter med slutt dato før start datoen på dette kontraktsobjektet, vil de fremkomme i listen i dialogen. I eksempelet over er det to drivere (kontraktsobjekter) som har slutt dato før start dato på den aktuelle kontrakten, (Bergh, Bjørn og Det Norske Møbelsenter.) Det kontraktsobjektet som har størst sannsynlighet for kobling med den aktuelle kontrakten vil være markert. I eksempelet over er Bergh, Bjørn markert for det er størst sannsynlighet for at dette er kontrakten som den nye skal overta for. Kriteriene som sjekkes er som følger: Sjekker først slutt dato. Kontraktsobjekt med slutt dato nærmest start dato på nytt kontraktsobjekt foreslås først. Dersom flere enn ett kontraktsobjekt har utløp samme dag sjekkes det om det finnes en annen kontrakt med samme firma ID. ( I eksempelet har både Bergh, Bjørn og Det Norske Møbelsenter slutt dato ) Hvis flere like, sjekker om det er samme kontraktsid Hvis flere like, sjekker om det er samme transaksjonstype. Dersom en kontrakt starter i budsjettperioden vil alltid systemet generere en driver kalt: Ledig areal + navn på driveren som starter. Dersom det ikke er naturlig å koble noen kontrakt som løper ut til kontrakten som starter klikkes det ledige arealet. Det er da opprettet en ledig driver som man kan budsjettere på senere i prosessen. Marker det kontraktsobjektet som skal kobles med kontraktsobjektet som starter og klikkes ok. Dersom det er den allerede markerte driveren som skal kobles er det bare å klikke ok. 7.3 Avstemme BTA areal mot sum areal på kontrakter Når alle kontrakter er lest inn sammenlignes registrerte BTA for eiendomsobjektet med summen av arealer for alle BudsjettSteder for den enkelte måned. Se dialog under: Side 11 av 43

12 Dersom det er avvik i en eller flere måneder kan dette skyldes at deler av bygget ikke er utleiebart og/eller at det er ledige arealer ( BudsjettSteder) som ikke er registrert i budsjettet. I sistnevnt tilfelle bør det opprettes en såkalt ledig kontrakt i Fenistra Eiendom. Ved ny opprettelse av budsjettet vil da avviket bli redusert. 8. Budsjettering av drivere (arkfanen Kontrakt) Klikk på arkfanen kontrakt Under arkfanen Kontrakt vil alle tall som vises være basert på Budsjettdrivere. Dvs at hvert enkelt kontraktsobjekt fremkommer. Dette i motsetning til arkfanen Inntekt som vil vise inntekten som fremkommer på det enkelte budsjettsted (areal). På et budsjettsted kan det være flere drivere som genererer inntekt i løpet av budsjettperioden. Under arkfanen kontrakt vil det alltid være hensiktsmessig å ha Budsjettdriver opp som første kolonne, da det er den enkelte driver man alltid fokuserer på under alle knappene. Videre vil det være hensiktsmessig å sette opp kolonner som viser relevant informasjon om den enkelte driver. F.eks.: årsbeløp (dette vil alltid vise det årsbeløp som til enhver tid er registrert på kontrakten), Budsjett fra og Budsjett til for driveren (dvs løpetiden på kontrakten), Budsjett Brutto, som er arealets størrelse inkludert fellesareal slik det er registrert i kontraktsinput dialogen), Budsjett Inntekt xxxxx som viser hvor mye inntekt driveren vil gi i budsjettåret. Under arkfanen Kontrakt vil budsjettdialogen se ut som følger: Side 12 av 43

13 8.1 Om kontraktsfanen 5 knapper Arkfanen kontrakt har 5 knapper Avstem Omsetning Reforhandles Ledige Bud Utleid Under arkfanen kontrakt viser de tre første knappene: Avstem, Omsetning og Utløp, drivere som representerer eksisterende kontraktsobjekter i systemet på den dagen budsjettet utarbeides. Ledige og Bud Utleid vil vise ledige drivere som har hhv. systemgenererte estimerte tall og endelige budsjettall. Ved siden av de fem knappene er det en nedtrekksboks. Ved å klikke på pilen ved siden av boksen kan det filtreres på Brukstyper i bildet. Dersom man f.eks. kun vil vise brukstype Forretning, markes denne, og det er kun de drivere som har denne betegnelsen som fremkommer i bildet. 8.2 Avstemme importerte kontrakter mot leietakerlisten i Fenistra Knappen Avstem klikkes under arkfanen Kontrakt. Knappens hovedfunksjon er å foreta en avstemming av de kontrakter som er medtatt i budsjettet mot de som er registrert i systemet pr den dag budsjettet opprettes. Avstemningen gjøres ved å foreta en avstemming mot standard rapportene i Fenistra. Side 13 av 43

14 Følgende metode egner seg: 1. Kjør først ut leietakerlisten for det aktuelle eiendomsobjektet. NB! Leietakerlisten må kjøres ut for samme utvalg av transaksjonstyper som er valgt i budsjettet. Dette valget gjøres i rapportoppsettet. Ved å kjøre leietakerlisten vil det komme ut en sum for årsleie for eiendomsobjektet for de valgte transaksjonstyper. 2. Kjør ut leiestartlisten for eiendomsobjektet. Denne liste kan ikke kjøres ut pr transaksjonstype. Det må derfor kontrolleres at evtl avvik ikke skyldes ulike transaksjonstyper. Listen kjøres ut for perioden i dag til budsjettstart. Dette vil da være kontrakter som ikke er med i summen på leietaker listen, men som er med i budsjettet. Dette er kontrakter som har status ikke trådt i kraft. De vil vises på leietaker listen, men da de ikke er aktive vil de ikke være med i summen på listen. 3. Sørg for at statusbar sum for AarsbeløpKontrakt er satt opp i budsjettmodulen. Les av summen på statusbar for ÅrsbeløpKontrakt. Ved å gjøre følgende avsetemming skal summene være like for budsjett og leietakerlisten. Sum årsleie på leietakerlisten + Sum av årsleie på leiestartlisten = Sum ÅrsbeløpKontrakt i budsjettmodulen Vær oppmerksom på at dersom det finnes kontraktsobjekter i databasen som har passert sluttdato og som ikke er arkivert og avsluttet, vil disse være med i summen på leietakerlisten. ( Denne viser alle kontrakter med status aktiv). Disse kontrakter vil imidlertid ikke være med i budsjettet da sluttdato er passert. Hvis en slik situasjon er tilfelle vil det fortsatt være et avvik mellom de to summer tilsvarende denne type kontraktsobjekter Registrere nytt BudsjettSted med tilhørende BudsjettDriver. Etter at avstemming er foretatt vil man kanskje sitte igjen med noen arealer i bygget som ikke er registrert som budsjettsteder i budsjettmodulen. Disse må registreres i budsjettmodulen. Dette gjøres som følger. Klikk høyre museknapp og følgende meny kommer opp: Når det registreres inn et nytt budsjettsted blir det samtidig automatisk generert en BudsjettDriver basert på de data som registreres. Normalt vil det registreres et sted som gjelder for hele budsjettperioden. Den automatisk opprettede driveren vil da også løpe for Side 14 av 43

15 hele budsjettperioden. Dersom man ikke ønsker å budsjettere driveren for hele perioden, går man inn på driveren og endrer start/slutt dato for denne Feltene betyr/benyttes som følger: BudsjettStedNr BudsjettSted Fra dato Til dato Aarsbeløp Brutto/Netto Brukstype Kommentar Frivillig benyttes hvis bruker vil gi et eget nr Det kan være fornuftig å kalle Budsjettstedet navnet på den tidligere leietakeren. Når stedet blir presentert senere vil de få tilføyelsen Tidligere... Det er da lett å kjenne igjen stedet når man skal budsjettere og følge opp Sette inn start dato for når budsjettstedet skal gjelde fra. Normalt vil budsjettstedet (arealet) eksistere for hele budsjettperioden. Et sted kan imidlertid også defineres for en begrenset periode. F eks et kjøpesenter som benytter et uteareal kun i sommermånedene. Tilsvarende fra dato, men her settes sluttdato for budsjettstedet. Dersom man ønsker å angi et årsbeløp for den driveren som automatisk genereres på dette stedet, kan dette angis her. Det er ikke obligatorisk å legge inn årsbeløp. Det tallet som blir fylt inn her, blir også lagt inn på MinLeie på driveren. Dvs, dersom man ikke fyller ut noe beløp, vil Minleie på drivere bli 0, og da vil det heller ikke bli beregnet noe budsjettert årsbeløp for den driveren.. Angir BTA og NTA kvm på arealet. Dvs areal inklusive eller eksklusive fellesareal. Legg inn den brukstypen som arealet representerer. Kan om ønskelig legge inn en kommentar til stedet. 9. Budsjettere omsetningsprognose for inneværende år for omsetningsbaserte BudsjettDrivere. (knappen Omsetning) Dersom det finnes omsetningsbaserte kontraktsobjekter i budsjettutvalget, vil disse fremkomme under knappen omsetning. Klikk denne for å få kontraktene frem. Her kan det utarbeides prognose for omsetningen for inneværende år for hvert enkelt kontraktsobjekt. Denne prognosen danner så igjen grunnlag for å beregne en omsetningsprognose for budsjettåret for hvert enkelt kontraktsobjekt. Dette gjøres ved at omsetningsprognosen for inneværende år for det enkelte kontraktsobjekt, multipliseres med den forventede inflasjonen og budsjettert omsetningsendring for eiendomsobjektet for budsjettåret. Basert på denne kalkulerte omsetning beregnes så omsetningsleien for det enkelte kontraktsobjekt ved å multiplisere med omsetningssatsen som er registrert på kontraktsobjektet. Side 15 av 43

16 9.1 Automatisk beregnet omsetningsprognose Systemet vil automatisk generere en omsetningsprognose for inneværende år for hvert omsetningsbasert kontraktsobjekt. Systemet benytter to metoder for å beregne omsetningsprognosen. 1. Beregning på grunnlag av omsetning registrert i Fenistras omsetningssystem. Dersom det er registrert omsetning i Fenistras omsetningssystem, vil systemet beregne omsetningsprognosen for inneværende år ved å sammenligne omsetning hittil i år med omsetning til samme tid i fjor. Den % vise endringen mellom de to år blir benyttet til å prognostisere inneværende års forventede omsetning ved å multiplisere fjorårets omsetning med endringsprosenten Ved sammenligning av årets omsetning mot fjorårets omsetning, medtaes inntil forrige måned dersom dagens dato er 15. eller høyre. Hvis dagens dato er lavere vil omsetningen bli tatt med for en mnd tidligere. Dersom et kontraktsobjekt ikke har omsetning for tidligere år, vil systemet benytte registrert omsetning i inntil 12 mnd bakover i tid for å finne en gjennomsnittlig omsetning og multipliser denne med 12. Beregningen av omsetningsprognosen tar utgangspunkt i registrert omsetning som er inkludert mva. For å komme frem til omsetning eks mva blir brutto omsetning dividert med den mva sats som er registrert på firmakortet som kontraktsobjektet er knyttet til. 2. Dersom det ikke er registrert omsetning i Fenistras omsetningssystem. I dette tilfellet sjekker systemet hvilket omsetningsgrunnlag som er registrert på kontraktsobjektet. Dette beløpet vil bli lagt inn som omsetningsprognose for inneværende år. 9.2 Budsjettere omsetningsprognose vha Excel De systemgenererte omsetningsprognosene vil ikke nødvendigvis gi et riktig bilde. Nødvendige endringer må gjøres slik at omsetningsprognosen for inneværende år blir så korrekt som mulig. Samtidig bør mva satsen kontrolleres. De fleste kontrakter vil ha 24 % mva sats (2004). Bokhandlere, dagligvare mv vil imidlertid ha en redusert sats som vil gi et høyre netto omsetningsgrunnlag. Under arbeidet med omsetning under knappen omsetning kan det være hensiktsmessig å sette opp følgende kolonner: Side 16 av 43

17 Ved å høyreklikke i bildet vil følgende meny komme frem: Klikk omsetningsprognose og omsetningsprognose eksport. Følgende Excel rapport vil bli generert: Side 17 av 43

18 I rapporten over vil alle omsetningsbaserte kontraktsobjekter for alle eiendomsobjekter som er valgt for dette budsjettet, bli listet ut. I tillegg vil alle kontrakter som har fast leiebeløp (dvs behandlingsmetoden er fast beløp), men som det er registrert omsetning på i Fenistras omsetningssystem i løpet av de to siste årene være inkludert i rapporten. Rapporten lagres på et sted der den kan finnes frem igjen ved import. I rapporten kan ønskede endringer foretas i kolonnene: Korriger omsetning % utvikling Egen vurdering og Mva sats ( Dvs kolonner som er gule) Når endringene er foretatt, lagres Excel rapporten og tallene i kolonnen Omsetning prognose 2005 eks mva blir importert tilbake til budsjettmodulen og registrert på budsjettdriveren. Dette gjøres ved å høyreklikke i budsjettmodulen og velge menyen omsetningsprognose import. (Pass på at Excel filen er lukket når importen foretas) Finn frem til den lagrede filen i dialogen som dukker opp og klikk åpne. Da starter importen. Vent til importen er avsluttet. Alle tall som er endret i omsetningsprognose regnearket, er nå endret i Fenistra budsjettmodul. NB Husk at Excel rapporten inneholder alle eiendomsobjekter i budsjettet og ikke kun det eiendomsobjekt som er synlig i dialogen. Dersom det er gjort en feil eller man ønsker å endre på en mva sats eller prognose kan man gå inn i det lagrede Excel regnearket og foreta de nødvendige endringer. Lagre og lukk rapporten og foreta en ny import. Rapporten kan importeres så mange ganger man ønsker. Dersom omsetningsprognosen eksporteres flere ganger til Excel vil evtl endringer som er foretatt i mva % på skjemaet bli endret til det som står i firmakortet. Man bør derfor unngå å eksportere mer enn en gang. NB! Det er viktig å legge merke til at alle kontraktsobjekter som ikke har krysset av for fakturering av min leie i Fenistras kontraktsinputdialog, og som er omsetningsbaserte, vil bli budsjettert som om det ble fakturert akonto omsetningsleie. Dvs at dersom det etter at budsjettet er utarbeidet krysses av i kontraktsinputdialogen for fakturering av min.leie vil det fremkomme et månedlig avvik mellom budsjett og faktisk inntekt. På årsbasis vil det ikke fremkomme noe avvik, men det er først ved siste kvartals fakturering at avviket vil bli borte. Dersom det er krysset av for minimumsfakturering på et kontraktsobjekt på budsjett tidspunktet vil differansen mellom minleie å omsetningsleie bli budsjettert i desember måned. Side 18 av 43

19 9.3 Endring av enkeltvise systemgenerert omsetningsprognoser Dersom det kun skal gjøres endring på ett, eller et fåtall omsetningsprognoser, gjøres dette enklest ved å gå rett inn i input dialogen på. Marker den driveren som omsetningsprognosen skal endres på og klikk enter. Følgende dialog kommer opp: I feltet omsetningsprognose registreres forventet omsetning. Klikk ok og beløpet er registrert i systemet. 10. Reforhandlede og ledige BudsjettDrivere 10.1 Se kontraktsobjekter med sluttdato før eller i budsjettperioden Under knappen reforhandles kommer alle kontraktsobjekter frem som har sluttdato før budsjettperioden starter eller sluttdato i budsjettperioden. Kontraktsobjektene her i første omgang en ren informasjon. BudsjettDrivere som har oppstått som konsekvens av at et kontraktsobjekt har gått ut på slutt dato før eller i budsjett perioden blir i rapporter skilt ut fra de BudsjettDrivere som er ledige i hele budsjettperioden. Det må derfor gjøres opp en formening om en BudsjettDriver som har oppstått som en konsekvens av utløp vil bli reforhandlet eller ikke Flytte en BudsjettDriver fra reforhandling til ledig Dersom en kontrakt ikke forventes å bli reforhandlet kan den fjernes fra visning under knappen reforhandles. Ved en slik fjerning vil den fremkomme som ledig på rapporter. For å fjerne en driver fra Reforhandles knappen marker driver og klikk Enter. Dialog som vist under kommer opp. Fjern krysset for reforhandles og klikk ok. Side 19 av 43

20 Vedr ledig viser dette krysset om en driver er ledig. 11. Budsjettere ledige BudsjettDrivere Klikk knappen ledige for å få frem samtlige BudsjettDrivere som skal budsjetteres. Under denne knappen kommer alle ledige BudsjettDrivere frem som skal budsjetteres. NB også kontrakter som er skrevet med kontraktstypen Ledig vil fremkomme her. Det er en stor fordel å registrere Ledige kontrakter i systemet, samtidig som funksjonaliteten ny basert på denne benyttes ved registrering av nye kontrakter. Dette gjør både budsjettarbeidet og oppfølging av budsjett vesentlig enklere Betydning av farger på tall Dersom kolonnen BudInntxxxx er satt opp under knappen ledige vill alle tall i denne kolonnen være røde for å markere at BudsjetetDriverne har fått en systemgenerert inntektsprognose: Tallene som fremkommer i budsjettdialogen kan ha tre farger: Sort Rød Blå Disse fargene vil kun bli benyttet i kolonnen BudInntxxxx der xxxx representerer budsjettåret. Fargene betyr: Sort: Det er ikke foretatt noen systembergninger på dette tallet. Dvs at kontraktsobjektet løper gjennom hele budsjettåret uten at budsjettering skal foretas Rød: Kontrakten starter eller slutter i budsjettåret og systemet har foreslått en prognose for inntekter på den perioden som er ledig. Side 20 av 43

21 Blå: Det er foretatt en endelig budsjettering av bruker. Dvs den systemgenererte prognosen har blitt bekreftet eller korrigert av bruker. Høyre museknapp under arkfanen Kontrakt. Når det er foretatt en budsjettering av en BudsjettDriver vil tallet endres fra rødt til blått i denne kolonnen Budsjettere reforhandlings Drivere vha Excel Ved å klikke høyre museknapp kommer følgende dialog opp: For å sende alle BudsjettDrivere, som har blitt ledige som en konsekvens av at et kontraktsobjekt slutter til Excel, klikkes menyen Reforhandling og Reforhandling eksport. Alle Side 21 av 43

22 reforhandlings Drivere for alle eiendomsobjekter under dette budsjettet vil da fremkomme i følgende Excel rapport: Bildet viser kun et utsnitt av Excel rapporten. I tillegg til det som vises over, gir rapporten også informasjon om dagens leiebetingelser på kontraktsobjektet som utløper. Under kolonnen Målsetting årsleie vises de systemgenererte inntektsprognosen og for hvilket tidspunkt Driveren eksisterer. For Driverne foreslår systemet samme min.leie og samme oms.sats som kontraktsobjektet som løper ut. Budsjetteringen foregår ved at man registrer endringer i kolonnene under headingen Målsetting årsleie Beløp % Fra dato Til dato Dersom det forventes at kontrakten blir reforhandlet merkes linjen som skal reforhandles av med et x i kolonnen for Reforhandles? Sett kryss. Dersom det forventes at kontrakten ikke vil bli reforhandlet krysses av i kolonnen Marker som ledig NB! Dersom det krysses av i begge kolonner vil krysset i kolonnen Reforhandles? sett kryss gjelde. Dersom det ikke settes noen kryss vil ikke linjen bli importert. Regnearket lagres på et egnet sted og lukkes. For å importere regnearket klikkes høyre museknapp og Reforhandling og reforhandling import. Finn frem til det lagrede regnearket, marker dette og klikk åpne. Side 22 av 43

23 Ved importen er det den ledige driveren for budsjettstedet som blir budsjettert. Den opprinnelige driveren blir ikke berørt av de endringer som foretas på reforhandlingsskjema. Ved import vil de ledige driveren som er budsjettert forsvinne fra Ledig knappen. Den ledige driveren vil nå fremkomme under knappen Bud.utleid. Tallene i kolonnen BudInntxxxx vil nå være blå for å markere at det nå ikke lenger er systemgenererte, men budsjetterte tall. Drivere for alle eiendomsobjekter under budsjettet vil bli importert. Dersom det er krysset av for Markert som Ledig på en driver ved import vil den forrige driveren bli borte fra knappen Reforhandles Budsjettere ledige BudsejttDrivere vha Excel Dersom det er mange ledige BudsjettDrivere (dvs Drivere som ikke kommer som en konsekvens av reforhandling) som skal budsjetteres, kan det være hensiktsmessig å gjøre dette vha Excel rapport. Høyreklikk i bildet og klikk Ledighetsliste Ledighetsliste eksport. Følgende Excel rapport vil fremkomme: Side 23 av 43

24 Listen vil innholde alle ledige drivere for alle eiendomsobjekter i budsjettet. Unntatt er Ledige drivere som har oppstått som en konsekvens av drivere som ligger til reforhandling. Under kolonnen Målsetting fylles ut: Beløp % (omsetningsbaste kontrakter) Fra dato Til dato Lagre og lukk arket. Pass på å krysse av i kolonne Leies ut, sett kryss før lagring. Importer dataene ved å høyreklikk i bildet og klikk Ledighetsliste, Ledighetsliste import. Driverne som er budsjettert blir nå borte fra Ledig knappen og har dukket opp under Bud utleid knappen Budsjettere reforhandling og ledige Drivere direkte i Budsjettdriver dialogen Som det er mulig for korrigering av enkelte omsetningsprognoser, er det også mulig å budsjettere ledige Drivere rett i Budsjettdriver dialogen. Evtl foreta korrigeringer på det som er importert fra Excel rapportene. Marker den driveren det skal budsjetters på og klikk Enter, følgende meny kommer opp: Side 24 av 43

25 Det kan registreres inn flere beløp: Omsetningsprognose, Omsetningssats, Minleie, Fra og Til Dato, brukstype og navn på BudDriver. Når det er budsjettert, må det krysses av i boksen Budsjettert utleid dersom tallene skal bli omfattet som budsjettert av systemet. Dersom det ikke krysses av vil systemet kun oppfatte tallene som en endring av den systemgenererte prognosen.. Ved import av reforhandlingsrapporten og ledighetsrapporten vil det automatisk bli krysset av i budsjettert utleid boksen dersom rapportene er krysset av i kolonnene for budsjettert. Feltet Budsjettert beløp vil vise inneværende års leie dvs den leien som er størst av min leie og omsetningsleie. Ved beregning av omsetningsleie ligger prognose for årets omsetning til grunn ved beregning Se hvilke drivere som er budsjettert Alle ledige budsjettdrivere som det er foretatt budsjettering på, vil vises under knappen Bud utleid. I kolonnen BudInntxxxx vil tallene være markert med blå skrift. Når alle ledige BudsjettDrivere er budsjettert skal det ikke være noen Drivere igjen under knappen Ledige. Side 25 av 43

26 12. Skrive ut inntektsbudsjettet Når alle ledige drivere er budsjettert klikkes arkfanen Inntekt. All budsjettering skal i prinsippet være gjennomført når man går inn på denne arkfanen Budsjettdialogen under arkfanen inntekt Klikk arkfanen inntekt og Budsjettdialogen vil se ut som følger: Dialogen har følgende knapper: Vis alle Vis ledige Akkumulert Perioder Inkl. Ledige I tillegg kan det filtreres på brukstyper. Denne arkfanen viser sum inntekt for alle Budsjettstedene. Første kolonnen i kolonneoppsettet bør derfor alltid være Budsjettsted. Fokus for fliken er hva som er budsjettert inntekt for i budsjettåret for det enkelte budsjettsted. Side 26 av 43

27 Ved å høyreklikke i budsjettdialogen under arkfanen inntekt vil følgende dialog kommer frem: For å få ut et inntektsbudsjett kan man enten eksportere til Excel med de kolonner som er oppført i bildet for videre bearbeiding og summering, eller man kan eksportere til en forhåndsdefinert Excel rapport Utskrift av inntektsbudsjettet til Excel med fokus på omsetningsbaserte kontrakter Ved å klikke på menyen Inntektsskjema får man følgende valg. Side 27 av 43

28 Rapporten ser ut som følger: Rapporten inneholder drivere fra alle eiendomsobjekter som er inkludert i budsjettet. Rapporten inneholder flere kolonner enn bildet over viser. Siste kolonne (vises ikke over) heter Reforhandling av kontrakten, (Første mulige dato for endring av bet. betingelser). Datoen i denne kolonnen representerer sluttdato på kontraktsobjektene. Rapportens første del, under betegnelsen: Dagens Betingelser viser betingelsene på den enkelte driver. Under betegnelsen Budsjett.xxxx vises inntektene i budsjettåret for hver enkelt driver. Legg merke til de to første driverne i eksempelet over. Per Bærentzen representerer den opprinnelige kontrakten som løper ut i året. Ledig Areal Bærentzen, Per, representerer den ledige driveren som det er budsjettert på. Årsleien på den ledige driverne er kr , mot på den opprinnelige kontrakten. Rapporten er sortert pr brukstype og gir en sum pr brukstype. Inntektsbudsjettet er nå ferdig. Ved å gå tilbake til arkfanen budsjett, kan man låse budsjettet for å avvente at det blir endelig godkjent. Etter endelig godkjenning i styret, settes status på budsjettet til Aktiv. Fra da av vil systemet søke i overføringsfilen til regnskap etter fakturaer som vedrører dette eiendomsobjektet. Side 28 av 43

29 12.3 Utskrift av Inntektsbudsjettet til Excel med fokus på ikke omsetningsbaserte kontrakter Gå til fliken Inntekt, høyreklikk og velg Budsjetterte inntekter: Følgende rapport kommer frem: Side 29 av 43

30 Rapporten er delt inn i fire grupper 1. Kontraktfestede inntekter 2. Kontraktfestede parkeringer 3. Reforhandlinger 4. Ledige arealer Gruppe1: Her fremkommer kun budsjettdrivere som det er knyttet kontrakter til. Dvs de kontrakter som pr i dag er registrert i systemet. Dette er således sikre inntekter. Gruppe2: Det er mulig å skille ut enkelte typer kontrakter basert på brukstype. Dette kan typisk være ønskelig med parkering. Disse kontrakter vil legge seg i gruppering nr 2: Kontraktsfestede parkeringer. For å definere hvordan man skiller ut denne type kontrakter se bruker dokumentasjonen: Dokumentasjon budsjettmodul oppsett og parametere. Gruppe3 I denne gruppen kommer alle drivere som er budsjettert utleid og som har som oppstått som en konsekvens av en driver som er merket som reforhandles. Gruppe4 I denne gruppen kommer alle drivere som er budsjetterte utleide og som ikke kommer som en konsekvens av en reforhandling, men kun er ledige og er budsjettert på. En driver som er ledig hele året vil fremkomme under Gruppe 4. Den vil da være markert med 0 mnd utleid og 0 i beløp. En ledig driver som leies ut i perioden til vil fremkomme under Gruppe 4 markert med utleid i 7 mnd. NB! Det er kun budsjettdrivere som gjelder det første budsjettåret som vil komme med på rapporten. Nærmere forklaring til spesielle kolonner: Areal Denne kolonnen viser størrelsen på arealet. I mange tilfeller kan det være slik at det i Gruppen for kontraktfestede inntekter ligger en driver som går ut i løpet av perioden og skal reforhandles. Når den ledige driveren tilhørende denne blir budsjettert utleid, vil denne komme under Gruppe 3, Reforhandlinger. Dette vil i utgangspunktet medføre at summering av arealene blir dobbelt. For å unngå dette blir størrelsen på arealet satt i klammeparantes (eks: [645]) på den driveren som ville medført at det ble summert dobbelt. Eksempel: En kontrakt Hansen bakeri på 300 m2 går ut I budsjettet vil man da ha to budsjettdrivere, en som heter Hansen bakeri, og en som heter Ledig areal Hansen Bakeri. I rapporten vil Hansen bakeri komme under Gruppe 1 Kontraktfestede inntekter med et areal på 300. I Gruppe 3 for Reforhandlinger vil Ledig areal Hansen Bakeri stå, men denne vil ha [300] i areal kolonnen, dette for at denne ikke blir summert med i totalen i rapporten. Løpende opp. / Mnd utleid I Gruppe 1 og 2 (Kontraktfestede inntekter og Kontraktfestede parkeringer), vises antall måneder Løpende oppsigelse (Løpende opp.) som er registrert på kontrakten som er knyttet til driveren. I Gruppe 3 og 4, Reforhandlinger og Ledige arealer heter kolonnen Mnd. Utleid, og denne angir hvor mange måneder budsjettdriveren er budsjettert utleid for. Side 30 av 43

31 13. Om knappene under arkfanen inntekt. Under arkfanen inntekt finnes fem faner. Disse fanene er kun for å kunne se tallene fra ulike vinkler. Nedenfor er knappene beskrevet. Vis alle: Viser alle Budsjettstedene som er registrert i systemet. Ved å sette opp Budintxxxx, der xxxx står for budsjettåret i statusbar, vil den totale budsjetterte inntekten for budsjettåret fremkomme. For hver budsjettering man foretar kan man såldes direkte se eiendomsobjektet totale inntekter for budsjettåret. Vis Ledige: Viser alle Budsjettsteder som har en ledig BudsjettDriver. ( dvs en Driver som det ikke er budsjettert på) For hver av de to knappene, Vis alle og Vis Ledige, kan man velge de to øvrige knapper (Akkumulert og Periode) for å få ulike kolonneoppsett. Utvalget på listene forblir det samme for begge knapper. I Akkumulert knappen kan man fokusere kolonnene på et høyre nivå, mens man på Periode knappen kan fokuser på kvartal eller mnd om ønskelig. Bruker kan forsøke seg frem til det beste oppsettet. Inkl. Ledige: Denne knappen vil vise ulike summer på BudInntxxxx kolonnen for det enkelte Budsjettsted avhengig om den er klikket på eller ikke. Dersom denne knappen ikke er klikket på: Dersom det på et budsjettsted er to eller flere drivere som inneholder en systemgenerert prognose (dvs tallet er rødt), vil tallet som fremkommer i kolonnen BudInntxxxx kun vise de drivere som er basert på et reelt kontraktsobjekt. Dersom det på et budsjettsted kun er reelle eller endelige budsjetterte Budsjettdrivere, dvs tallet er blått, vil tallet i kolonnen vise summen av alle driverne på budsjettstedet. Dersom denne knappen er klikket på: Dersom det på et budsjettsted er to eller flere drivere som inneholder en systemgenerert prognose (dvs tallet er rødt), vil tallet som fremkommer i kolonnen BudInntxxxx vise summen av alle Driverne på budsjettstedet. Dersom det på et budsjettsted kun er reelle eller endelige budsjetterte drivere, dvs tallet er blått, vil tallet i kolonnen vise summen av alle driverne på budsjettstedet. Dvs Ink.Ledig knappen har ingen innvirkning på tallet i BudInntxxxx kolonnen når budsjettering er foretatt Slette et budsjettsted For å slette et budsjettsted, gå til Inntekt arkfanen og velg budsjettstedet som skal slettes. Høyreklikk og velg Slett på menyen som kommer frem. Side 31 av 43

32 13.2 Se på underliggende BudsjettDriverne på et Budsjettsted For hvert budsjettsted kan det være en eller flere budsjettdrivere. For å se på de enkelte drivere på et budsjettsted markeres stedet og klikkes Enter. Dialogen som kommer opp ser ut som følger: I bildet over har budsjettstedet Det Norske Møbelsenter Kvadraten AS to drivere: Det Norske Møbelsenter Kvadraten AS Ledig areal-det norske Møbelsenter Kvadraten AS Side 32 av 43

33 Den første driveren er kontraktsobjektet som løper pt og som går ut i juni ( Se høyre del av bildet over) Den andre driveren er den ledige driveren som er generert av systemet for resten av budsjettåret. Så lenge tallene kun er systemgenerert inntektsprognose vil de være røde. Når de er endelig budsjettert vil de bli blå og de vil flytte seg over i kolonnen Budsjettert beløp utleid. Det er hensiktsmessig å sette opp kolonnene Budsjettmåned og Budsjett beløp utleid og Budsjett beløp ledig som kolonner fordi det gir en god oversikt over driverne og tiden de løper. Dialogen viser alle inntektene for dette budsjettstedet måned for måned gjennom hele budsjettperioden. Svarte tall representerer kontraktsfestede kontraktsobjekter, mens røde tall representerer systemgenererte prognoser. Fra dette bildet kan man også nå inputdialogen for driveren for å foreta korrigeringer. Marker den driveren det skal gjørs endring på i venstre del av bildet. Det vil da kun komme frem en linje i den høyre del av vinduet, se under: Ved å markere denne linjen og klikke Enter kommer man inn i inputdialogen for driveren Hvordan beregner systemet prognoser Systemgenerert minimumsleie En systemgenerert prognose beregnes ut i fra betingelsene på kontraktsobjektet. Dersom indeks er kjent på det tidspunkt budsjettet utarbeides benytter systemet den virkelige inflasjonen når prognosen beregnes. Dvs dersom kontrakt justeres med utgangpunkt i indeks og denne er registrert i systemet når budsjettet utarbeides vil den virkelige inflasjonen benyttes ved utarbeidelse av systemprognose. Dersom indeks ikke er kjent på tidspunktet som budsjettet utarbeides vil systemet for budsjettåret benytte den inflasjon som er registeret i budsjettmodulen for året før budsjettåret som grunnlag for utarbeidelse av systemprognose. Side 33 av 43

34 Systemgenerert omsetningsleie Omsetningsleien blir som minimumsleien generert basert på betingelsene registrert på kontraktsobjektet. Ved beregning av omsetningsgrunnlaget for budsjettåret blir omsetningsprognosen for inneværende år justert med inflasjonen registrert for budsjettåret i budsjettmodulen. Dersom det er registrert en volumvekst for eiendommen i budsjettåret blir omsetningsgrunnlaget også justert for dette. 2. Manuelt registrerte drivere Manuelt registrerte drivere oppstår som en konsekvens av at bruker oppretter et budsjettsted (areal). Når et nytt budsjettsted (areal) opprettes vil det automatisk genereres en driver på dette stedet for samme periode som stedet er opprettet for. Angitt minimumsleie for denne driveren er det årsbeløp som er registrert i input dialogen for budsjettstedet. Bud utleid knappen Denne knappen vil vise de kontrakter som er budsjettert utleid. Dvs da er det ikke lenger en prognose, men bruker har foretatt en vurdering, og krysset av på nødvendig sted. På denne måten er det bekreftet at dette er endelige budsjetterte tall. 14. Endre levetiden eller størrelse på et budsjettsted Et budsjettsted kan endres både i tid og omfang i løpet av et budsjettår. Det kan for eksempel være at man ved en reforhandling forventer at leietakeren skal øke sitt areal, evtl redusere sitt areal. Et annet scenario kan være at en leietaker har leid et areal, men av diverse årsaker ønsker man nå å splitte opp arealet i flere enkeltareal Endre slutt dato på et Budsjettsted For å endre sluttdato på et BudsjettSted må man markere BudsjettStedet under arkfanen Inntekt og høyreklikke og velge Endre Side 34 av 43

35 Hvis sluttdato på et budsjettsted forkortes, får man spørsmål om å opprette et nytt budsjettsted som gjelder for den perioden som budsjettstedet ble forkortet Eks: Et budsjettsted løper fra til Man endrer sluttdato på dette til å være Det kommer da opp et spørsmål om man vil opprette et nytt budsjettsted fra til Svarer man nei på dette spørsmålet, vil sluttdatoen på budsjettstedet endres, og ingen nye steder blir opprettet for den resterende perioden som stedet ble forkortet med. Svarer man derimot ja, vil det opprettes et nytt budsjettsted fra til og det blir også automatisk opprettet en BudsjettDriver tilhørende dette stedet. Merk også at sluttdatoen på BudsjettsDriveren på det originale stedet vil få justert sluttdatoen til å være den nye sluttdatoen ( ) på Stedet. Eksempel Endre sluttdato: BudsjettStedet ser ut som følger: BudsjettStedet har to drivere. En med en fast kontrakt som utløper og en ledig budsjettdriver fra og ut året. Se dialog under. Sluttdatoen på BudsjettStedet kan endres ved å skrive inn den nye datoen i Til dato feltet og klikke OK. Man vil da få opp spørsmål om det skal opprettes nytt sted for den perioden Stedet ble forkortet. Side 35 av 43

36 Svarer man ja til dette vil et nytt Sted opprettes, og BudsjettSted dialogen kommer frem. Stedet vil arve innstillingene fra det forrige, og man kan endre navn mv på Stedet. Merk at startdatoen på det nye BudsjettStedet, er dagen etter sluttdatoen som ble satt på BudsjettStedet ovenfor Når man har fylt inn alle feltene som er merket blå og trykker OK, vil dialogen med BudsjettDriveren til dette Stedet komme frem, og her kan man endre beløp osv. som skal gjelde for dette stedet. Se under. Side 36 av 43

37 Når dette er gjort, klikkes OK. Man kommer da tilbake til budsjettmodulen, her kan det klikkes F5 og man vil se at det nye budsjettstedet har blitt opprettet. Går man inn på dette vil det se ut som følger: Merk også at hvis man går inn på det originale BudsjettStedet, så vil man se at Driveren har blitt forkortet slik at den ikke lenger gjelder hele året, men til den nye sluttdatoen som ble satt. Side 37 av 43

38 14.2 Endre arealstørrelsen på et BudsjettSted. For å endre arealstørrelsen på et Budsjettsted, velger man budsjettstedet på arkfanen Inntekt, høyreklikker og velger Endre fra menyen som kommer frem Hvis brutto arealet på et budsjettsted reduseres, får man spørsmål om å opprette et nytt budsjettsted på differansen mellom den gamle brutto størrelsen og den nye brutto størrelsen. Eks: Et budsjettsted har et bruttoareal på 100 kvm. Man endrer denne størrelsen til å være 75 kvm. Det kommer da opp et spørsmål om man vil opprette et nytt BudsjettSted å differansen, dvs 25 kvm. Svarer man ja på dette vil et nytt Sted opprettes som løper i samme periode som det andre BudsjettStedet, men med ny brutto areal på 25 kvm. Også her vil det opprettes en BudsjettDriver tilhørende stedet. Svarer man nei, blir bare størrelsen på det gamle stedet endret Eksempel Redusere brutto areal: Ett BudsjettSted på 248 kvm er definert som følger: Side 38 av 43