Arbeide med: Kontrakter. i Fenistra Eiendom. Dokument kontroll. Versjon 1.2

Transkript

1 Arbeide med: Kontrakter i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.2 Sist Endret dato 25 august

2 Innhold 1 INNLEDNING FORUTSETNINGER HENSIKT OVERORDNET OPPBYGNING AV DOKUMENTET NAVIGASJON I DETTE DOKUMENTET OPPBYGNING TEGNFORKLARING GJENGIVELSE AV SKJERMBILDER I FENISTRA EIENDOM NAVIGERING I KONTRAKTSDIALOGEN FORMÅL Arbeidsbeskrivelse AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER TEKNISK STØTTE NAVIGERING I KONTRAKTSDIALOGEN REGISTRERE KONTRAKT FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordnet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse Hendelsesoppsett (Oppsett av kontraktsrelaterte oppgaver) Velg relasjoner til selskap, eiendom og leietaker Registrer kontraktsspesifikke data Registrere kontraktsobjektdata Reguleringsregistrering Reguleringstyper Grunndata og behandlingsregler for regulering Dato felter som benyttes ved regulering Reguleringsfelt og manuell regulering Reguleringshistorikk Kontroller beregning av årsbeløp Fast beløp Fordelbart Omsetningsleie Del av annet Kontraktsobjekt Korttidsleie Lagre kontrakt AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER ENDRE KONTRAKT FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE

3 7.2.1 Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER NY BASERT PÅ DENNE (NY KONTRAKT BASERT PÅ GAMMEL) FORMÅL Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse Kontraktshistorikk AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER OVERDRAGELSE AV KONTRAKT FORMÅL Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse REGISTRERE LEDIGE KONTRAKTER FORMÅL Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse Kontraktstyper Fakturere ledige kontrakter Internbelastes Internpostering av ledige ved bruk av ny basert på denne ARKIVERE KONTRAKT FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER TEKNISK STØTTE SLETTE KONTRAKT REGULERE KONTRAKT FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordnet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER TEKNISK STØTTE REGULERE KONTRAKT ENDRE REGULERING PÅ KONTRAKT FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse: Endre reguleringsdatoer Arbeidsbeskrivelse: Justere terminstart på kontraktsobjektet Arbeidsbeskrivelse: Stå over en regulering: Arbeidsbeskrivelse: Endre reguleringstype Sletting i regulering Arbeidsbeskrivelse: Slette reguleringshistorikk

4 Arbeidsbeskrivelse: Slette siste regulering AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER REGISTRERE KONTRAKTSAREALER FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse Velge korrekt Areal Kontroll av valgt areal AKTUELLE PROBLEMSTILLINGER ENDRE AREALER FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse SLETTE AREALER FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse FUNKSJONSBESKRIVELSE AV HØYRE MUSETAST I KONTRAKT, KONTRAKTSOBJEKT OG KONTRAKTSAREAL EGENSKAPER - VIS RELASJONER: FILTER RAPPORT KONTRAKT REGISTRERINGS DIALOGEN HØYRE MUSETAST KONTRAKTSOBJEKT REGISTRERINGSDIALOGEN HØYRE MUSEKNAPP KONTRAKTSOBJEKT DIALOGEN - REGULERING- HØYRE MUSEKNAPP Indeks tabell Registrere indeks REGISTRERE OPSJONER OG GARANTIER FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse Registrere Opsjon Garanti og Depositum Registrere Garanti ADMINISTRASJON AV KONTRAKTSDIALOGEN: FELTOBJEKTET FORMÅL PROSESSBESKRIVELSE Overordet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse: REGISTRERE I FELTADMINISTRASJON: LEGGE INN FORMATKRAV FOR INPUTFELTER Bruk av 0 og #

5 Bruk og # HVORDAN TRANSAKSJONSTYPER BENYTTES I FENISTRA STIKKORDREGISTER

6 1 Innledning 1.1 Forutsetninger For å registrere kontrakter i Fenistra Eiendom, må Firma, Selskap, Eiendom og Eiendomsobjekt være registrert. Følgende parametere må også være satt: Transaksjonstyper må være registrert på alle nivå og være kontert Behandlingsmetoder må være registrert Dimensjoner må være registrert, dersom dimensjoner skal benyttes Nødvendige jobber (servicer) må være definert og gjort aktive for at kontraktene skal bli behandlet riktig. Se Arbeide med Services i Fenistra Eiendom. 1.2 Hensikt Hensikten med kontraktsregistrering er å registrere alle nødvendige opplysninger om kontrakten, slik at den blir fakturert til leietakeren med riktig beløp, til riktig tid og i hele kontraktens aktive liv. 6

7 2 Overordnet oppbygning av dokumentet Dette dokumentet er bygd opp som følger: 1. Kjernefunksjonalitet for kontrakt Registrere kontrakt Endre kontrakt Arkivere kontrakt 2. Funksjoner nært knyttet til kontrakt Registrere kontraktsarealer Endre kontraktsarealer Slette kontraktsarealer Registrere regulering av kontrakt Endre regulering av kontrakt Slette regulering av kontrakt Registrere opsjoner og garantier Funksjoner tilgjengelig fra høyre musetast 3. Administratorfunksjoner for kontraktsdialogen Administrasjon av felter Alle funksjoner beskrevet over er relaterte, men de vil måtte behandles hver for seg. Oversikten over viser hvordan dette dokumentet er bygget opp, og vil kunne relateres direkte til kapitler i denne brukerhåndboken. For at navigeringen i dette dokumentet skal gjøres enklere er det derfor lagt opp en navigasjonsbar på starten av hvert kapittel som viser hva kapittelet omhandler: 7

8 3 Navigasjon i dette dokumentet 3.1 Oppbygning Hver prosessbeskrivelse gir deg en oversikt over prosessen du skal igjennom fra start til slutt. Symbolet som er gjengitt til venstre er kjennetegn for dette oversiktsbildet. Ytterligere tegnforklaring følger under. Dokumentet er også bygget opp slik at alle kapittel er gjengitt i den rekkefølgen som støtter arbeidsprosessen. Det vil si at dette dokumentet kan leses fra start til slutt for å lære seg alle rutiner knyttet til bruk av kontraktsdialogen. I de tilfeller hvor standardkurs skal gås igjennom, er dette henvist til i dette dokumentet. 3.2 Tegnforklaring Venstre marg benyttes for en del symboler. Av de som du bør kjenne igjen kan du merke deg følgende: Dette symbolet indikerer en stegvis prosessbeskrivelse, hvor du vil finne detaljerte arbeidsbeskrivelser. Prosessbeskrivelsen dekker Fenistra, men også systemer som Fenistra kommuniserer med. Dette symbolet indikerer et brukergrensesnitt i Fenistra som du må kjenne til. Mesteparten av dette dokumentet er knyttet til måten Fenistra skal brukes, og dette er viktigst for brukeren å sette deg inn i. Vær derfor spesielt oppmerksom på dette symbolet. Dette symbolet indikerer en typisk problemstilling som gjelder for den aktuelle prosessbeskrivelsen. Her finner du svar på problemstillinger som kan dukke opp for en arbeidsbeskrivelse. Dette symbolet brukes der hvor tekniske detaljer knyttet til prosessbeskrivelsen er gjengitt. I enkelte tilfeller vil du ønske å gå i detalj på enkelte tekniske detaljer for å få en dypere forståelse av prosessen. Det er ikke nødvendig å lese disse avsnittene for å kunne lære seg arbeidsbeskrivelsen. 8

9 4 Gjengivelse av skjermbilder i Fenistra Eiendom Skjermbilder i Fenistra Eiendom vil bli gjengitt fortløpende i teksten. Hvis man må velge spesielle drop-down menyer for å finne frem til skjermbildet er venstre side benyttet for å forklare hvordan man kommer frem til skjermbildet. Måten dette typisk blir dokumentert på er vist her: 9

10 5 Navigering i kontraktsdialogen 5.1 Formål I dialogen fremkommer informasjon om de enkelte leiekontrakter på forskjellige nivåer i de enkelte vinduene. Dialogen på venstre side er delt i tre meget sentrale enkeltvinduer, som samtidig danner en helhet: 1. Kontrakt 2. Kontraktsobjekt 3. Kontraktsareal Arbeidsbeskrivelse Ved å velge Fenistra Leie Kontrakt.exe vil det som allerede er registrert på kontraktsnivå dukke opp. Hver enkel Kontrakt kan bestå av et eller flere Kontraktsobjekter. Et kontraktsobjekt kan for eksempel være fast leie av kontor leie av parkering a konto felleskostnader etc. Hvert enkelt Kontraktsobjekt kan videre ha et eller flere leieareal eller f.eks. parkeringsplasser knyttet til seg. I kontraktsvinduet registreres i hovedsak hvem som er kontraktspart, hvilken kontraktsperiode kontrakten gjelder og hvilket sted (eiendom) leieforholdet gjelder. 10

11 En type leieforhold defineres i Fenistra Eiendom som en Transaksjonstype. Ved registrering av kontrakt, må det alltid registreres ett eller flere kontraktsobjekt, da det er på kontraktsobjektet det spesifiserer hvilken type leieforhold som inngåes. Alle transaksjonstyper defineres med en gitt behandlingsmetode. Den definerte behandlingsmetode for en transaksjonstype, definerer også en gitt dialog for registrering av detaljer vedrørende leieforholdet. Dersom for eksempel transaksjonstypen som er valgt for et kontraktsobjekt er definert med behandlingsmetoden fast leie, vil en dialog som behandler denne behandlingsmetode dukke opp når man har registrert kontraktsobjektet. Dersom behandlingsmetoden er omsetningsleie vil en annen dialog dukke opp. Årsaken til dette er at det er forskjellige data som registreres avhengig av hvilken behandlingsmetode som velges. Behandlingsmetodene i systemet er forhåndsdefinert og kan ikke endres. Det kan heller ikke legges til nye. Under avsnittet Registrere kontraktsobjektdata, vil de enkelte dialoger knyttet til den enkelte behandlingsmetode gjennomgåes. For at en kontrakt skal kunne faktureres, må nødvendige data registreres på kontrakten. Brukeren vil måtte registrere alle nødvendige data for at kontrakten skal kunne lagres, og dette styres gjennom at OK først blir aktiv og synlig når alle nødvendige data er fylt inn. Ved å knytte kontraktsobjektet til det areal som faktisk leies, vil man i det nederste vinduet i skjermbildet kunne se hvilket areal i eiendommen som faktisk leies. En knytning av alle kontraktsobjekter til faktiske arealer, vil gi en effektiv arealadministrasjon der du til enhver tid har oversikt over ledige arealer og når utleide arealer blir ledig. Hvordan dette skal gjøres i systemet er omhandlet i Registrere kontraktsarealer. Systemet håndterer mange ulike former for regulering. Hvordan dette registreres er behandlet under behandlingsmetode for kontraktsobjekter. De enkelte typer reguleringer og hvordan de virker er behandlet under Reguleringstyper. 5.2 Aktuelle problemstillinger Problemstilling Hva menes med behandlingsmetode? Hvordan er relasjonen mellom behandlingsmetode og transaksjonstype? Løsning Behandlingsmetode er måten en kontrakt skal behandles i systemet. Hvis for eksempel en behandlingsmetode er fordelbar vil den automatisk gjøre at kontrakten dukker opp til felleskostavregning. En transaksjonstype må være knyttet til en behandlingsmetode. Velger man en transaksjonstype ved kontraktsregistrering så er det ikke mulighet til å endre behandlingsmetode på denne transaksjonstypen. Da må det enten velges en annen transaksjonstype eller legge opp en ny transaksjonstype og knytte den opp mot en ny behandlingsmetode som har den riktige formen som ønskes. 11

12 Hva menes med kontering? Hvordan er knytningen mellom areal og kontraktsobjekt? Kontering viser hvordan kontrakten skal føres i regnskapet. Viser knytningen til fakturerende selskap, transaksjonstype og konto. Ved å knytte et kontraktsobjekt mot et areal så vil dette arealet være flagget som opptatt, og vil for eksempel ikke dukke opp på ledighetslisten. 5.3 Teknisk støtte navigering i kontraktsdialogen Det finnes en rekke hurtigtaster som gjør navigeringen raskere for den erfarne bruker. Hurtigtast-oversikt finnes tilgjengelig fra Fenistra Eiendom på lik linje med annen brukerdokumentasjon. 6 Registrere kontrakt 6.1 Formål Formålet med å registrere kontrakter er å samle alle kontraktsdata i et register. Dette registeret skal holde oversikten over kontrakter som har ulik status, kontraktsdatoer og kontraktstall. Kontraktsregisteret danner basis for fakturering av kontrakter. 6.2 Prosessbeskrivelse Overordnet prosessbeskrivelse Arbeidsbeskrivelse Kontraktsregistrering skjer gjennom to hovedsteg: 1. Velg relasjoner til selskap, eiendom og leietaker 2. Register kontraktsspesifikke data Hendelsesoppsett (Oppsett av kontraktsrelaterte oppgaver) Kontraktsrelaterte oppgaver er f.eks garanti, opsjon og areal. Dette gir mulighet for en rask og komplett registrering av kontrakter med all relevant informasjon. Når kontrakten er ferdig registrert og lagret, kan eksempelvis dialoger for opsjon, garanti og/eller kontraktsareal komme automatisk frem for utfylling. Dette forutsetter at oppgaver i hendelsesoppsett er satt aktive. 12

13 For å komme inn på hendelsesoppsettet, høyreklikkes det inne i registreringsbildet for kontrakt el kontraktsobjekt. Fra minimeny velges egenskaper og deretter hendelsesoppsett. Se figur. (Det anbefales at det kun er brukere med administrator rettigheter som skal ha lov til å gå inn i hendelsesoppsettet.) 13

14 Hendelsesoppsettet har to fliker, en tilhører hva som skal knyttes mot kontrakten (kontraktsoppsett), den andre hva som skal knyttes mot kontraktobjektet (kontraktobjektoppsett). Hvert felt har en nedtreksmeny med 3 valg: Ingen, Spør om registrering og Må registreres. Se figur Ingen Spør om registrering Må registrere Ingen dialog kommer opp for registrering av opsjon, garanti, areal Brukeren får spørsmål om man vil registrere opsjon, garanti, areal. Brukeren må registrere opsjon, garanti, areal. Dersom det krysses av for vis registreringsdialog for utflytning, vil det komme opp en dialog når sluttdato er utfylt og kontrakten lagret. Se figur. 14

15 Etikett navn Frist fraflytningsinspeksjon Sendt fraflytningsrapport Sendt dato Oppgjørsdato depositum O Land Forklaring Dato for når inspeksjon kan taes (klar for visning) Kryss av dersom rapport er sendt Dato for når rapporten er sendt Dato får når leietaker kan få tilbake depositum Ut i fra hva som er satt opp i hendelsesoppsettet, vil oppgaver som er aktivert, komme automatisk frem for utfylling når en ny kontrakt registreres Velg relasjoner til selskap, eiendom og leietaker For å registrere en ny kontrakt, markeres kontraktsvinduet i øverste venstre del. Ved å klikke høyre musetast og ny i minidialogen som dukker opp, kommer dialogen kontrakt opp. Se nedenfor. 15

16 Skriv inn navnet på selskapet som er den juridiske kontraktspart (Utleier). Det er tilstrekkelig å skrive inn deler av navnet og trykke OK. Dersom det er flere selskap registrert med den del av navnet som er registrert, vil det komme opp et valg der man kan velge det selskap som ønskes. Se dialog under: 16

17 Alternativt kan det klikkes på ikonet til høyre for selskap for å få opp en liste over alle selskap som er registrert i systemet. I listen markeres det selskap som skal være kontraktspart og klikk ok. Selskapsnavnet blir da registrert i feltet for selskap. Man fortsetter registreringene på samme måte, og velger hvilken eiendom leieforholdet skal knyttes til (eiendomsobjekt velges senere). Til slutt velges hvilken leietaker som skal være kontraktspart i det aktuelle leieforhold. Normalt vil både Selskap og Eiendom være registrert i systemet, mens leietaker kan være ny. Dersom et av begrepene ikke er registrert må det registreres før man kan gå videre Registrer kontraktsspesifikke data Når dataene i dialogen er utfylt, klikkes ok og følgende kontrakt registrerings dialog vil komme opp: Data som ble valgt for selskap, eiendom og leietaker (firma) fylles automatisk inn. Deretter legger brukeren inn all overordnet informasjon vedrørende kontrakten. Enkelte felter legges opp automatisk: Kontraktsnummer tildeles automatisk og kontraktsnavn blir foreslått til å være valgt firma. Begge felter kan endres av brukeren. Kontrakt type er automatisk (default) satt til Utleie. 17

18 Ofte vil det være fornuftig å velge et kontraktsnavn som samsvarer med det navn som kontrakten benevnes til daglig. En kontrakt kan ha to typer varighet: Det er en fast sluttdato som er satt Kontrakten løper inntil den blir oppsagt, og har ingen fast sluttdato Alle leiekontrakter faller innenfor disse to hovedtypene. Avhengig av hvilken type som velges vil de øvrige datofeltene være tilgjengelig for utfylling. Legg også merke til at beregnet utløp fylles ut automatisk til å være dagens dato + 4 måneder i det man kommer inn i skjermbildet over. Dette er satt default i applikasjonen. Når man setter sluttdato, vil beregnet utløp ta hensyn til slutt dato og eventuell oppsigelsestid som legges inn i skjermbildet. Når alle felter er obligatoriske felter er registrert korrekt, blir OK og Bruk trykknapper nederst i skjermbildet gjort tilgjengelige. Trykker man Bruk eller OK vil man komme til neste arkfane, hvor kontraktobjektsdata legges inn. De enkelte felt i kontrakt registreringsdialogen er forklart nedenfor. De felter som er obligatoriske er merket med en O. Dersom et felt kun er gyldig i et land er det merket som følger: N= Norge, S= Sverige, DK= Danmark. Etikett navn O Land Forklaring Kontraktsnavn O Navn på kontrakt. Default = leietaker. Kan endres av bruker Kontraktsnr Tildeles automatisk. Kan endres av bruker. Kontraktsdato Dato for kontraktsignatur. Kontraktstype O Utleie eller innleie. Utleie er default. Kan endres av bruker. Separat faktura Krysses av dersom man vil at kontraktsobjektene på denne kontrakten skal komme på egen faktura, og ikke bli buntet sammen med kontraktsobjekter fra andre kontrakter. Leietaker O Det firma/person som er kontraktspart på den leiekontrakten du har valgt. Ved å klikke på ikonet til høyre for feltet kommer du til hoveddialog FIRMA med aktuelle firma/person. Selskap O Det selskap som er kontraktspart i forhold til leietaker ved utleie. Eller det selskap som er kontraktspart i forhold til utleier ved innleie. Eiendom O Den eiendom som leieforholdet er knyttet til i det aktuelle leieforholdet 18

19 Kontrakts- Ansvarlig Bransje Fakturamottaker O Fakturadresse Kjøpsopsjon Offentlig Eget selskap Forsinkelses- Rente Flereier Viktighet Den person som eventuelt er ansvarlig for kontrakten. Brukes ved rapportering. Ved å klikke på ikonet til høyre kommer det opp en dialog med en liste over alle Ansatte/Brukere som er registrert. Velg en ved å dobbeltklikke på vedkommende eller klikk en gang på valgte kontraktsansvarlige og klikk OK. NB. Dersom man velger å vise kolonnen for kontraktsansvarlig i søkelisten vil kun kontrakter med valgt kontraktsansvarlig vises. Ved å klikke på ikonet til høyre for feltet, får du opp de bransjer som er registrert i systemet. Bransjer er brukerbestemt og legges opp i tabeller. Bransje kan defineres i egen tabell i BRA utforsker, og finnes under: BRA2000\Tabell\Kontor\Tabeller. Fakturaen kan sendes til andre en kontraktspart. Dersom dette ønskes, klikkes det på ikonet til høyre for feltet og får opp dialogen Velg firma som skal motta fakturaer fra kontrakten med en liste over alle Firma/Personer som er registrert. Velg den ønskede og klikk OK. Postadressen til fakturamottaker Fylles ikke ut, kommer som følge av fakturamottaker Krysses av dersom leietaker har opsjon på å få kjøpt de leide lokaler Kryss av dersom kontrakten er inngått med en offentlig etat Krysses av dersom kontrakten er inngått med eget selskap Legg inn avtalt morarente ved for sen betaling. Legges inn som et kommatall. For eksempel 12 % legges inn som 0,12 eller 12 %. Feltet er kun til informasjon. Alle renteberegning foretas i det regnskapssystemet som den enkelte kunde har installert og integrert med Fenistra Eiendom. Obligatorisk dersom flere eiere. Krysses av dersom kontrakten er inngått med flere eiere. Dette er viktig i forbindelse med leiligheter og ligningsoppgaver for boligselskap. Flereier registreres i Ligning.exe. Applikasjonen ligger i Ligningsmodulen. Nærmere dokumentasjon finnes i dokumentasjonen Arbeide med ligning i Fenistra Eiendom Bruker subjektive oppfatning av kontraktens viktighet for brukeres virksomhet. Skala 1,2 og 3 hvor 1 står for størst viktighet. Start dato O Dato for når kontrakten trer i kraft 19

20 Slutt dato Oppsigelsestid Løpende Løper inntil videre Oppsigelsestid Etter opphør Dato for utløp av kontrakten. Dersom denne ikke fylles inn vil kontrakten gå løpende. Har leietaker mulighet til å terminere kontrakten skal Sluttdato settes lik datoen leietaker kan tre ut av kontrakten, dvs. den dato kontrakten kan terminers. Samtidig settes forlengelsestiden til det antall måneder som kontrakten skal løpe fra uttredelsestidspunktet til kontraktens endelige Sluttdato. Kontrakten vil da vise Sluttdato lik den datoen som kontrakten kan termineres. Dersom leietaker ikke terminerer kontrakten innen avtalt Varslingsfrist terminering vil Sluttdato automatisk flyttes frem til kontraktens endelige Sluttdato. Fylles inn med antall måneder oppsigelsestid. Dersom sluttdato er utfylt vil oppsigelsestiden kun gjelde frem til Sluttdato. Krysses av dersom det ikke er avtalt slutt dato. Kun feltet Oppsigelsestid løpende vil da være tilgjengelig. Har kontrakten fylt inn Sluttdato, og denne passeres skal kontrakten gå over på løpende oppsigelse basert på oppsigelsestiden registrert i dette felt. Feltet er kun tilgjengelig om sluttdato er utfylt. Fylles inn med antall måneder oppsigelsestid. Når sluttdato er passert må følgende handlinger foretas: Feltet Oppsigelsestid etter opphør settes til 0 (null) Feltet Oppsigelsestid Løpende fylles ut med det antall mnd oppsigelsestid som skal gjelde Feltet Løper inntil videre krysses av. Dersom ovennevnte handlinger ikke gjennomføres vil fakturering på kontraktsobjektet automatisk stoppe på Sluttdato. 20

21 Beregnet utløp Kontraktens beregnede utløpsdato. Beregningen er avhengig av hvordan data er fylt inn i registreringsdialogen. Beregnet utløp beregnes til enhver tid til korteste frist for at leietaker kan si opp sitt leieforhold. Beregnet utløp beregnes etter følgende kriterier. I nummerert rekkefølge: 1: Dersom Sluttdato og Oppsigelsestid løpende ikke er utfylt, vil beregnet utløp settes til fire mnd frem i tid fra dagens dato 2: Dersom Slutt dato ikke er utfylt og Oppsigelsestid løpende er utfylt, vil beregnet utløp settes til dagens dato + antall måneder registrert i feltet Oppsigelsestid løpende. 3: Dersom kontrakten er Terminert, vil Beregnet utløp settes lik Sluttdato. 4: Dersom Sluttdato er utfylt og Forlengelsestid og Varslingsplikt terminering er utfylt og fristen for å terminere kontrakten i forhold til Sluttdato er passert, vil Beregnet Utløp settes til Slutt dato pluss antall måneder registrert i Forlengelsestid. 5: Dersom Forlengelsestid, og Varslingsfrist terminering er utfylt, vil Beregnet utløp settes til Slutt dato. Forlengelses tiden vil settes til null etter første gangs forlengelse. 6: Dersom Slutt dato er mindre enn dato for Oppsigelsestid løpende (der dato for Oppsigelsestid løpende er dagens dato pluss antall måneder i feltet Oppsigelsestid løpende ) og Slutt dato er frem i tid, vil beregnet utløp settes lik Slutt dato. 7: Dersom Slutt dato er større eller lik dato for Oppsigelsestid løpende (der dato for Oppsigelsestid løpende er dagens dato pluss antall måneder i feltet Oppsigelsestid løpende ) og Slutt dato er større eller lik dagens dato, og Oppsigelsestid løpende er utfylt, vil beregnet utløp settes lik datoen for Oppsigelsestid løpende 8: Dersom Slutt dato er passert, og Oppsigelsestid etter opphør er utfylt, settes beregnet utløp til dagens dato pluss antall måneder i feltet Oppsigelsestid etter opphør. 9: Dersom Slutt dato er mindre enn dagens dato, og Oppsigelsestid etter opphør ikke er utfylt, vil beregnet utløp settes lik Slutt dato. 10: Dersom Slutt dato er frem i tid, vil beregnet utløp settes lik Slutt dato. 21

22 Forlengelsestid Løpende forlengning Varslingsfrist Terminering Terminert Terminerings dato Er dette feltet utfylt vil sluttdato automatisk flyttes frem med antall måneder registrert i feltet når fristen for varsling ved terminering er utløpt, og kontrakten ikke er sagt opp av leietaker. Forlengelsestiden settes til 0 etter kontrakten er forlenget en gang, om den ikke er krysset for løpende forlengelse. Har man forlengelsestid, vil denne gjelde kun en gang, om ikke Løpende forlengelse er krysset av. Benyttes sammen med forlengelsestid. Dersom leietaker har rett til å tre ut av leieforholdet før avtalt kontrakts utløp, dvs. terminere kontrakten, settes inn antall måneder som leietaker må varsle før termineringsdato dersom han ønsker å tre ut av kontrakten. I Fenistra Varsling kan du sette opp at du ønsker å bli varslet på et definert antall dager før leietakers varslingsfrist. Kryss av dersom kontrakten er terminert. Når det krysses her vil dagens dato automatisk bli satt inn i feltet for termineringsdato. Denne kan du så endre dersom termineringsdato er en annen enn dagens dato. Når kontrakten blir terminert av leietaker, legges inn datoen som leietaker terminerer kontrakten her. Dersom det ikke er fylt ut data i feltet Varslingsfrist Terminering vil feltet få dato lik sluttdato dersom dette er utfylt. 22

23 Status O Systemet inneholder 5 definerte statuser. Disse er som følger og kan endres av bruker: Prospekt En mulig leiekontrakt Ikke trådt i kraft Kontrakt er inngått men er ikke begynt å løpe Aktiv Kontrakten er aktiv og løper. Avsluttet og arkivert - kontrakten er utløpt, men ønskes beholdt i systemet av hensyn til gjenfinning av informasjon. Systemarkivert - Systemarkivert skal ALDRI settes av bruker. Dette er en status som systemet setter på ett objekt som blir arkivert som en følge av at et overordnet objekt blir arkivert. Eks. Arkiverer du en eiendom, vil alle kontraktene på denne bli systemarkivert. Velger du å aktivere eiendommen igjen, vil alle kontraktene og kontraktsobjektene osv. som er systemarkiverte bli aktive igjen, og ikke de kontraktene du måtte har arkivert tidligere. Det er viktig å bruke status på riktig måte. Status har innflytelse på hva som synes i søkelistene i og hva som kommer ut på rapporter og lister. En kontrakt som er registrert, men som ikke har begynt å løpe, settes default til ikke trådt i kraft. Det bør deretter i BRA Varsling legges inn et varsel en tid før start dato for kontrakten. Når leieforholdet begynner å løpe endres status til aktiv. Varslingen gjør at bruker blir minnet på dette. Videre bør den ansvarlige for en kontrakt også varsles på slutt dato slik at status kan endres til avsluttet og arkivert. NB det er vesentlig å merke seg at status aldri endrer seg automatisk, men at den alltid må endres manuelt. Kontraktsvaluta Her settes hvilken valuta som kontrakten er inngått i. Benytter ikonet til høyre for feltet. Valutaer må legges inn i tabeller. Fakturavaluta Benyttes dersom man vil fakturere i en annen valuta enn kontraktsvalutaen. Funksjonen er Pt. ikke implementert. Registrert av Navn på den som har registrert kontrakten opprinnelig. Kommer automatisk ved registrering første gang Dato Dato for når kontrakten er registrert første gang Endret av Navn på den som sist har endret kontrakten Dato Dato for siste endring av kontrakten Portefølje Dersom portefølje er benyttet, er det viktig å knytte kontrakten til en definert portefølje. Dette gjør du ved å klikke på ikonet med tre prikker til høyre for etiketten og velge riktig portefølje i dialogen som kommer opp. Dersom portefølje ikke er definert kan dette registreres i tabeller. Se registrering av transaksjonstyper og tabeller. Når alle data er registrert for kontrakten klikkes bruk for å lagre dataene. Man blir da fortsatt stående i dialogen, men alle data er lagret. Klikkes OK lagres dataene samtidig som man går ut av dialogen. 23

24 Registrere kontraktsobjektdata Når Kontraktsinformasjon er ferdig registrert, må Kontraktobjektdata registreres. Man markerer kontraktsobjekt dialogen og velger ny på vanlig måte. Først velges hvilket eiendomsobjekt som leiekontrakten skal knyttes til: Det må alltid knyttes et eiendomsobjekt til et kontraktsobjekt. Det markeres hvilket eiendomsobjekt som skal benyttes ved å dobbeltklikke eller klikke OK. Det kommer da opp en ny dialog der transaksjonstypen skal velges, dvs. hva slags type leieforhold som skal inngås. Se dialog under. 24

25 I dialogen over velges en transaksjonstype. Valgt transaksjonstype har allerede knytning mot en behandlingsmetode gjennom parametersetting av Fenistra Eiendom. Denne behandlingsmetode vil være bestemmende for hvilke dialoger som vil komme opp i den videre kontraktsregistreringen. Figuren under viser hvordan transaksjonstyper kan være lagt opp med tilhørende behandlingsmetoder: Figuren under viser dialogen for kontraktsobjekt når behandlingsmetode Fordelbar er knyttet til valgt transaksjonstype. Hvis du har behov for en forklaring på hva transaksjonstyper representerer i Fenistra, så se kapittelet Hvordan transaksjonstyper benyttes i Fenistra. 25

26 De enkelte felt i dialogen er forklart nedenfor. De felter som er obligatoriske er merket med en O. Dersom et felt kun er gyldig i et land er det merket som følger: N= Norge, S= Sverige, DK= Danmark. Start og slutt dato foreslås lik Kontrakt. Dette kan endres. Feltet AndelFordelBar vises bare hvis Behandlingsmetode er Fordelbart Etikett navn O Land Forklaring Kontraktobjektnr Kontraktobjektnr forslås automatisk. Kan endres av bruker Navn O Foreslåes lik navnet på transaksjonstypen. Kan endres av bruker. Til høyre for feltet er et ikon. Ved å klikke på dette ikonet kommer alle kontraktsobjekter som er registrert på denne kontrakten opp. Ved å markere et objekt kommer registreringsdialogen for dette objektet opp. Transaksjonstype O Settes lik det valgte i tidligere dialog Leietype Velges ved å klikke på ikon til høyre for bildet. Leietypene må være definert i egen tabell på forhånd. BRA 2000\Tabell\Leie\Tabeller 26

27 Leiestart O Dette er startdato for når leiebeløpet skal faktureres fra. Denne dato kan godt være i en fakturaperiode. Systemet vil ta hensyn til dette og beregne del av perioden som det skal faktureres for. Leiestart og leieslutt for kontrakten danner en ramme. Kontraktsobjektene kan ikke ha leiestart og leieslutt utover den rammen som er satt på kontrakten. Kontraktsobjekter kan gjelde for bare en del av hele kontraktsperioden. Leieslutt Dette er sluttdato for når leiebeløpet skal faktureres til. Denne dato kan godt være i en fakturaperiode. Systemet vil ta hensyn til dette og beregne del av perioden som det skal faktureres for. Se leiestart. Innflyttingsdato Kun til informasjon, i noen tilfeller starter leieforholdet på en gitt dato, men leietaker får lov til å flytte inn tidligere Utflyttingsdato Samme begrunnelse som for Innflyttingsdato Terminer O Du registrerer her hvor mange faktureringsterminer i året kontraktsobjektet skal ha. Månedsfakturering = 12, Kvartalsfakturering = 4, Tertialfakturering = 3 osv. Terminstart O Dette er dato for når neste faktureringstermin skal starte. Den legges automatisk opp på logisk dato, men kan overstyres av bruker. Det er viktig å se sammenhengen mellom terminstart og antall terminer. Dersom leieforholdet starter midt i en termin må terminstart være lik første dato i terminen. Dersom et leieforhold er basert på 4 terminer, dvs. kvartals fakturering, og leieforholdet starter må terminstart være 01.10, som er første dato i siste termin. Datoen forflytter seg automatisk til neste terminstart, etter hver fakturering. Vær oppmerksom på at dersom et leieforhold starter eller slutter midt i en termin, beregner systemet antall dager av terminen som det skal svares leie for. Forskudd O Du har valget mellom å fakturere forskuddsviss eller etterskuddsviss. Default er Forskuddsviss. MVA Pliktig Denne kommer som en følge av kontoen som er valgt, den er enten pliktig eller fri. BTA Kontrakt Brutto eksklusivt leieareal ihht kontrakt Separat faktura Dersom kontraktsobjektet skal faktureres på egen faktura krysses det av her. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en butikk tilhørende en kjede leier flere steder og hver enkelt butikk skal ha sin separate faktura. OBS. Her er det kontraktsobjektet som kommer på egen faktura. Det er tilsvarende på kontrakten for hele kontrakten. Kontraktsareal Det antall kvm som leies i henhold til den inngåtte kontrakt inklusive andel Fellesareal. Ved avregning av felleskost er det dette tallet som blir satt som teller i brøken. 27

28 % Fellesandel % påslag for fellesareal som skal dekkes ihht kontrakten. Default er lik 0 %. Skrives inn med 0,x. Kr/kvm Pris pr. kvm. Beregnes av systemet når årsleie og antall kvm er fylt ut. Årsbeløp Viser gjeldende årsleie etter siste regulering. NB. Feltet er grått fordi beløp ikke skal registreres her, men under neste flik; behandlingsmetode. Første gang man registrerer et beløp under fliken behandlingsmetode vil årsleien fremkomme i dette feltet. Når en evt. regulering er gjennomført, vil årsbeløpet som vises være etter regulering. NB. Vær oppmerksom på at beløpet ved regulering ikke vil endres før faktisk dato for regulering er passert. Dvs. dersom regulering er satt til vil ikke beløpet endre seg i dette feltet før denne dato er passert. AndelFordelbar Dersom dette er en transaksjonstype som er knyttet til en fordelbar behandlingsmetode vil dette feltet komme opp under kontraktsobjektet. Her skal settes inn den andel som skal danne grunnlaget for å beregne andel felleskostnader ved denne kontrakten. Dvs. telleren i avregningsbrøken. Fakturabeløp Dette felt vil bli fylt inn etter at fliken med årsbeløp er fylt ut og viser hva som vil være fakturabeløpet. Dvs neste fakturabeløp som kontrakten vil bli belastet for. Inkluderer ikke eventuelle reguleringer som måtte komme. Fast Depositum Dk Krysses av dersom depositum er ett fast beløp, og ikke skal reguleres. Se avsnittet relevante tab oppsett for aktivering av depositum og forskudd. Bruk minimum Dk Benyttes dersom depositum skal beregnes av minimumsleien om kontraktsobjektet er omsetningsbasert. Er feltet ikke avkrysset, benyttes årsleien. Antall måneder Dk Antall måneder leie som man skal stille depositum for. Depositum (Egen) Dk Feil oversettelse, det skal være Depositum. Feltet viser det beregnede depositum beløpet. Depositum saldo Dk Feltet viser hvor mye depositum som er innbetalt. Differan på dette og Depositum vil komme på neste faktura. Antall Måneder Dk Antall måneder som leietager skal betale forskudd for. Forskudd Dk Det beregnede beløpet man skal ha betalt i forskudd. Forskudd saldo Dk Viser hvor mye som er innbetalt i forskudd. Differansen på dette feltet og Forskudd, vil komme med på neste faktura 28

29 Behandlingsmetode O Behandlingsmetoden blir fylt i som en konsekvens av transaksjonstypen som er valgt. Behandlingsmetoden kan endres ved å klikke ikonet til høyre for feltet. Dog anbefales ikke å endre behandlingsmetode uten at man er fullt klar over de konsekvenser dette kan medføre. NB. Transaksjonstypen vil ikke endres automatisk dersom behandlingsmetoden endres. Det må derfor alltid påses at transaksjonstype og behandlingsmetode henger sammen på en fornuftig måte for å unngå senere feil i systemet. Status O Se status under registrering av kontrakt. Egen fakturatekst Gis mulighet for å legge inn egen fakturatekst for kontraktsobjektet. Denne vil overstyre teksten som ligger registrert på feltet Navn på kontraktsobjektet Reguleringsregistrering For utfylling av de ulike dialogene under hver behandlingsmetode så har vi følgende måter å arbeide ut i fra: Leie forhold som ikke skal avregnes Fast beløp og Fast kvm beløp Fast beløp boligselskap og Fast beløp boligsameie Ovennevnte behandlingsmetoder har identisk registreringsdialog for reguleringsskjermbildet: 29

30 Når alle obligatoriske felt er fylt ut vil arkfane Årsbeløp komme fram. 30

31 De enkelte felt i dialogen er beskrevet i tabellen nedenfor: Feltnavn Beskrivelse Reguleringstype Det er 5 typer som er beskrevet i kap. 6.4 Indekstype Standard er Konsum pris indeks (KPI). Det kan defineres og registreres andre indekser. Bruk basisindeks Reguler i forhold til Basis beløp og Basis indeks. Standard reguleres i forhold til forrige år. Reguleringsintervall Antall mnd. mellom hver regulering Varsling før regulering Informasjonsfelt for hvor mange mnd. ønsker leietaker varsel før regulering. Ikke negativ regulering Krysses hvis det ikke tillates reguleringer der ny indeks er lavere enn forrige indeks. Min poengendring Minste endring i antall prosentpoeng før det reguleres. Maks poengendring Største endring i antall prosentpoeng før det reguleres. Min prosent Minste prosentvise leieendring man vil regulere. Min som minste regulering Krysses dersom det alltid skal reguleres med minimums satsen. Min prosent må være huket av og utfylt først. Maks prosent Største prosentvise leieendring man vil regulere. Antall desimaler i Hvor mange desimaler som skal benyttes ved reguleringsprosent beregning. Reguleringsfaktor Hvis det er avtalt å regulere med økning i indeks, men bare en andel av økningen. Basisdato Indeksdato for Basisleie. Dette datofeltet fylles default ut til den 15. i måneden. Hvis man f. eks. fyller inn , vil feltet fylles med Det sentrale her er hvilken måned man skal regne fra ved indeksregulering. Første regulering Dato for første gang Kontraktsobjektet skal reguleres. Benytt konsekvent 01.mm.åååå. Feltet vil ikke bli forandret ved regulering. Indeksdato første regulering Indeksdato som skal benyttes ved første regulering. Vil medføre regulering av % vis differanse i indeks fra indeks i Basisdato. Benytt konsekvent 15.mm.åååå. Feltet vil ikke bli forandret ved regulering. Neste regulering Dato for neste gang Kontraktsobjektet skal reguleres. Feltet blir beregnet. Blir automatisk forandret ved regulering. Oppdateres når reguleringsdato inntreffer. Før første regulering er datoen den samme som Første regulering Indeksdato neste regulering Dato for indeks som skal benyttes neste gang Kontraktobjektet skal reguleres. Feltet blir beregnet. Blir automatisk forandret ved regulering. Oppdateres når reguleringsdato inntreffer. Før første regulering er datoen den samme som 31

32 Reguleringsfelt Indeksdato første regulering Hvilke felter som er tilgjengelig for regulering. Huk av de som ønskes regulert Reguleringstyper Formål: Alle Kontraktsobjekter må settes opp med en metode for å definere hvordan leiebeløpet skal endres i fremtiden. Disse metodene er tilgjengelig for å regulere leiebeløp, automatisk eller manuelt. Indeks Benyttes for å opprettholde realverdien av en leiekontrakt. Regulering skjer ved at leiebeløp reguleres med like mange prosentpoeng som indeksen har endret seg. Beregning foretas på grunnlag av verdier som er benyttet for å beregne gjeldende leiebeløp. Eksempel: Prosent som 100/indeks Reguleringstypen blir vanligvis bare tatt inn i leiekontrakter i perioder hvor det har vært høy inflasjon. Kontrakten vil 32

33 Prosent reguleres med 100 % av indeksøkningen opp til en viss prosent («Prosent som 100»), men kun en andel av indeksøkningen over denne prosent. Forutsetningen for at denne reguleringstypen inntreffer er at reguleringsintervallets % - vise økning er større enn den prosenten som er lagt inn som «Prosent som 100» Reguler leiebeløpet med fast % sats Reguleringstype prosent beregnes på grunnlag av følgende formel: Ny leie = Forrige leie * (1 + («Prosent»/100) Eksempel: Markedsregulering Ingen regulering Manuell regulering av et kontraktsfestet beløp. Reguleringen foretas i Modulen Markedsregulering. Se brukerveiledningen Arbeide med Markedsregulering. Leiebeløpet skal ikke reguleres Grunndata og behandlingsregler for regulering 33

34 Feltnavn Bruk basisindeks Reguleringsintervall Varsling før regulering Ikke negativ regulering Min. poengendring Maks. poengendring Min. prosent Min. som minste regulering Maks. prosent Antall desimaler i reguleringsprosent Reguleringsfaktor Beskrivelse Krysses hvis alle reguleringer skal beregnes fra basisindeks. Hvor ofte skal kontraktsobjektet reguleres Hvor lenge før en regulering skal bruker varsles. Krysses hvis det ikke tillates der ny indeks eller lavere enn forrige indeks. Legg inn minste endring i antall prosentpoeng før det skal reguleres. Legg inn største endring i antall prosentpoeng før det skal reguleres. Minste prosentvise leieendring før regulering. Krysses hvis det alltid skal reguleres med min. satsen. Største prosentvise leieendring før regulering. Hvor mange desimaler det skal benyttes ved beregning. Hvis det er avtalt å regulere med økning i indeks, men bare en andel av økningen Dato felter som benyttes ved regulering Basisdato Første regulering Indeksdato første regulering Indeksdato for Basisleie. Første regulering beregner økning i indeks fra Basisdato til Indeksdato første regulering Dato for første gang Kontraktobjektet skal reguleres. Benytt 01.mm.åååå. Feltet vil ikke bli forandret ved regulering. Indeksdato som skal benyttes ved første regulering. Vil medføre regulering av % vis differanse i indeks fra indeks i Basisdato Benytt konsekvent 15.mm.åååå. Feltet vil ikke bli forandret ved regulering. 34

35 Neste regulering Indeksdato neste regulering Dato for neste gang Kontraktobjektet skal reguleres. Feltet blir beregnet. Blir automatisk forandret ved regulering. Oppdateres når reguleringsdato inntreffer. Før Kontraktsobjektet er regulert første gang er datoen den samme som Første regulering Dato for indeks som skal benyttes neste gang Kontraktobjektet skal reguleres. Feltet blir beregnet. Blir automatisk forandret ved regulering. Oppdateres når reguleringsdato inntreffer. Før Kontraktsobjektet er regulert første gang er datoen den samme som Indeksdato første regulering Reguleringsfelt og manuell regulering Alle felter som har et beløp registrert kan reguleres. De må i utg. pkt. settes opp med samme reguleringskriterier, men har muligheter til å manuelt regulere hvert enkelt felt for seg. Kontrakter med behandlingsmetode Fast beløp vil kun ha et felt å regulere - årsbeløp. Fordelbar behandlingsmetode vil ha årsbeløp og maks. beløp. Behandlingsmetoden med flest felter er omsetning som vist under. Huk av for de feltene som skal reguleres og alle vil bli regulert samtidig med de kriteriene som er bestemt. Muligheter ved manuell regulering: 1. Regulere tilbake i tid. Kontrakten vil reguleres etter at reguleringsservicen er blitt kjørt. 2. Regulere på dagens dato. Legger inn dagens dato og kontrakten vil reguleres i dag etter at reguleringsservicen er blitt kjørt. 3. Regulere fram i tid. Det gis muligheter til å legge opp mange reguleringer fram i tid på en kontrakt. Hvis man har en kontrakt som har ny leie for hvert år fram i tid før den starter med indeksregulering. Legg opp regulering på vanlig måte, men sett da Første regulering til den datoen som systemet skal regulere etter indeksøkning for eksempel Legg opp for eksempel manuell regulering til , og Kontrakten vil bli regulert opp med det beløpet som legges inn på disse datoene og indeksreguleres fra Fyll inn dato for regulering. Marker feltet som skal reguleres, høyre klikk og velg Angi nytt årsbeløp. Registrer beløpet og gå til evt. neste felt som skal reguleres. Manuell regulering kan gjøres uansett valgt reguleringsmetode, men kan ikke regulere utover dato for neste regulering. Det finnes ingen begrensning for hvor mange eller hvor ofte det kan manuelt reguleres. 35

36 Reguleringshistorikk Reguleringer blir lagret i systemet og kan når som helst hentes frem. Dette kan gjøres på ulike måter. Hente frem reguleringsbrev fra tidligere reguleringer. Disse brevene er knyttet til utstedte fakturaer, og kan printers fra Faktura dialogen sitt Arkiv. Finn riktig faktura og høyreklikk på denne, velg Rapport/ Reguleringsbrev. Det er også mulighet til å hente fram reguleringsbrevet fra taben Regulering i dialogfeltet på høyre side i skjermbildet. Høyre klikk på den regulering som det ønskes skal tas ut reguleringsbrev. Stå i Kontraktobjektets registreringsbilde, høyreklikk, velg Se reguleringer. I Kontraktobjektets søkeliste, velg opp tabben Regulering. Tilpass til ønskede kolonner. Her vises blant annet Siste Regulering av reguleringsobjekt som viser når objektet som skal reguleres sist var oppdatert. Et annet felt er Siste regulering faktura som viser når denne reguleringen sist ble fakturert. 36

37 Kontroller beregning av årsbeløp Fast beløp Dersom behandlingsmetoden som er knyttet til transaksjonstypen for kontraktsobjektet er fast beløp vil behandlingsmetode registrerings dialogen se ut som vist under: De enkelte felt i dialogen er beskrevet i tabellen under: Basisleie Årsbeløp Det opprinnelige års leie beløp Gjeldende årsleie. Blir oppdatert når regulerings dato inntreffer. 37

38 Fordelbart Dersom behandlingsmetoden som er knyttet til transaksjonstypen for kontraktsobjektet er fordelbart vil behandlingsmetode registrerings dialogen se ut som vist under: De enkelte felt i dialogen er beskrevet i tabellen under: Basisleie Tak Fast felles Årsbeløp Det opprinnelige års leie beløp Leiekontrakt har klausul om et maksimum beløp for kostnader til felleskost. Leiekontrakt har klausul om fast beløp for kostnader til felleskost. Det skal allikevel faktureres med samme transaksjonstype som øvrige leietagere pga. avregning av felleskostnader. Gårdeier blir tillagt for mye/ lite betalt ved avregning. Gjeldende årsleie. Blir oppdatert når regulerings dato inntreffer. 38

39 Omsetningsleie Dersom behandlingsmetoden som er knyttet til transaksjonstypen for kontraktsobjektet er omsetningsbasert vil behandlingsmetode registrerings dialogen se ut som vist under: De enkelte feltene i dialogen er beskrevet under. Minimumsbeløp uregulert Maksimumsleie Fakturer beregnet minimumsleie Omsetningsgrunnlag Krysses ved prosent Trinn 1 5 Beregnet omsetningsleie Beregnet minimumsleie Beregnet maksimumsleie Avtalt minste leiebeløp pr. år. Skal betales selv om ikke omsetnings mål er nådd. Avtalt maksimums leiebeløp pr.år. Sett et kryss her om det skal faktureres minimumsleie gjennom året. Registreres ihht. leietakers budsjett Krysses av hvis delverdiene er en prosentsats Registrer andel/enhetspris for omsetning av omsetningsbasert leie pr.trinn. Benytt flere trinn hvis dette er kontrakt festet. Ikke angi beløp i Fra og Til feltene hvis det skal beregnes fast % sats uansett omsetning. Det er kun mulig å registrere i Fra feltet da systemet fyller inn i Til feltet og gjør klar for neste trinn. Beløp blir beregnet av Budsjettert omsetning og valgt % sats. Minimumsleie basert på regulert basisleie Beregnet maksimumsleie basert på regulert maksimumsleie 39

40 Fakturabeløp pr.år Årsbeløp Viser den høyeste verdien av feltene Beregnet omsetningsleie og Minimumsbeløp, Viser den høyeste verdien av feltene Beregnet omsetningsleie, Minimumsbeløp Del av annet Kontraktsobjekt Behandlingsmetode Del av annet Kontraktsobjekt er beregnet for Transaksjonstyper hvor beløpet skal være gjenstand for beregning på grunnlag av et annet Kontraktsobjekt. Dette er egnet for Markedsføringsbidrag, Senterkontingent, etc. Det registreres et beløp som «Grunnlag». Dette er basis for beregning av årsbeløpet. Det er mulig å legge inn intervaller for Grunnlagsbeløpet og prosenter. Det vil være mulig å beregne beløpet på grunnlag av maks. 5 intervaller og respektive beløp eller prosenter. Feltene er de samme som er beskrevet ovenfor under pkt Omsetningsleie 40

41 Korttidsleie Dersom behandlingsmetoden som er knyttet til transaksjonstypen for kontraktsobjektet, er korttidsleie, vil behandlingsmetode registreringsdialogen se ut som vist under: Fra dato Fra klokken Til dato Til klokken Antall Enhetstype Enhetspris Årsbeløp Leieforholdets Start dato Leieforholdets Start tid Leieforholdets Slutt dato Leieforholdets Slutt tid Antall enheter som skal faktureres Periodeenheter som det skal faktureres for. Eks.timer, dager, uker og mnd. Enhetskost for antall perioder Sum antall enheter multiplisert med enhets pris. 41

42 Lagre kontrakt Når alle nødvendige data er registrert, lagres kontrakten. Applikasjonen vil fortelle brukeren når alle data er registrert gjennom at Bruk knappen vil være synlig og kan trykkes på. Data for kontrakt, kontraktsobjekt og regulering vil bli lagret. 6.3 Aktuelle problemstillinger Problemstilling Kan en registrere et vilkårlig antall kontraktsobjekter på en kontrakt? Finnes det alternative måter å registrere kontraktsdata på? Løsning Ja, det kan registreres så mange man vil. Husk at kontraktsobjektene skal reflektere den faktiske kontrakt, og aktuelle kontraktsobjekter kontrakten omhandler Fenistra Eiendom tilbyr også Word-maler som kan brukes i kontraktsregistreringen. I praksis vil disse malene være de faktiske kontraktene som skrives med leietaker, og Fenistra Eiendom henter ut felter fra disse Word kontraktene og lagrer de ned i databasen. 7 Endre kontrakt 7.1 Formål Det vil forekomme at kontrakter skal endres under kontraktstiden, det kan være at det er registrert feil ved første gangs innleggelse av kontrakten eller at det har kommet inn nye opplysninger om kontrakten som skal endres. Systemet gir mulighet til dette, men er det reforhandlinger i kontrakten så oppfordres det til å avslutte og arkivere kontrakten og legge opp en ny, dette for kunne ha oversikt over kontraktshistorikken. 42