Onix Personell Prosjektrapport (Excel) Prosjektrapport

Transkript

1 Prosjektrapport For at en enklere skal kunne summere arbeidsdager etter eget ønske, kan prosjektinformasjon overføres direkte til et Microsoft Excel regneark. I tillegg kan man sette opp egendefinerte kolonner (fargelagt under) med beskrivelse etter behov. Følgende eksempel viser hvordan resultatet kan se ut: Hvordan starte? Grunnlaget for rapporten baseres på rader valgt i enten Personnel, Activities & Events eller Schedule. Rapporten startes fra menyvalget Tools Export Report Project Report (Excel). $\OnixPeople\Doc\Brukerveiledning\Prosjektrapport.doc Side 1/6

2 Dette bringer frem følgende skjermbilde: Opprett ny rapport Vedlikehold liste over lagrede rapporter Velg blant eksisterende rapporter Opprett Excel Regneark basert på parametere gitt i skjermbildet Hvilke typer kolonner skal legges til Grunnlag for innhold i rapporten Hvilke kolonner skal legges til fra denne typen Begrense perioden som skal vises Legg valgte kolonner til utvalget Gruppèr på kolonne. Bestemmer farge på rader Overskrift/ Beskrivelse av innhold Gjør kolonnene mer synlig Resultat av valgte kolonner Skjermbildet er hovedsakelig delt i tre: 1) Valg av kolonner som skal vises til venstre 2) Valg av bakgrunnsdata og generell oppførsel til høyre 3) Resultat av valgte kolonner som skal vises nederst 1) Benytt farge på kalenderdelen 2) Benytt separatorlinjer mellom grupper 3) Inkluder summeringsrader 4) Inkluder firmalogo ved utskrift Opprett ny rapport 6) Klikk Lagre og gi inn et navn for rapporten 1) Klikk Ny 1a) <New> vises i listen 3) Dersom Aktivitet er valgt, må det velges en tilhørende kategori 4) For hvert område, velg (kryss av) hvilke kolonner som skal være med 2) Velg kolonner fra følgende områder: a) Personell b) Prosjekt c) Aktiviteter 2a) Gyldige kolonner vises for valgte område. 5) Klikk Add column(s) for å legge til valgte kolonner $\OnixPeople\Doc\Brukerveiledning\Prosjektrapport.doc Side 2/6

3 Resultat av kolonnevalg Høyreklikk kolonne for å få fram redigeringsmeny Følgende valg er tilgjengelig: 1) Group: Viser hvilken kolonne som er valgt 2) Sort Ascending: Sortér stigende 3) Sort Descending: Sortér synkende 4) Group By This Field: Gruppér på denne kolonnen 5) Rename Field: Endre navn på kolonne 6) Remove Column(s) Fjerner valgt(e) kolonne(r) 2/3) Sortering Ved å klikke normalt på kolonnen, sorteres denne stigende (Markeres med pil opp). Dersom det klikkes på en sortert kolonne, sorteres denne synkende (pil ned). Ved å holde kontrolltasten (Ctrl) nede samtidig som man klikker, vil kolonnen sorteres som nummer to i rekkefølgen. 4) Gruppering Poenget med gruppering er todelt: 4.1) Garantere at informasjonen står samlet i kolonnen 4.2) Angi at gruppen skal markeres med forhåndsvalgt eller generert farge For å gruppére kan man også trekke valgte gruppe til gruppéringsfeltet. 5) Endre navn Man kan navngi hver kolonne fritt. 6) Fjerne kolonne(r) For å endre et utvalg kolonner fra samme område må kolonnen(e) først fjernes. Ved høyreklikk på kolonne, kan det hende at flere kolonner blir markert samtidig. Årsaken til dette, er at kolonnene ble lagt til fra samme område og må således også fjernes samtidig. NB! Ved fjerning av kolonner, mister man informasjon om rekkefølge for de gjenværende kolonnene. Man kan endre rekkefølge på kolonnene ved å trekke dem fra en posisjon til en annen. Siste kolonne vil alltid danne grunnlag for summering. $\OnixPeople\Doc\Brukerveiledning\Prosjektrapport.doc Side 3/6

4 Grunnlag for informasjon Følgende valg er mulig for å angi grunnlag for rapporten: Dersom du er plassert i: Personnel: 4 Personnel Activities & Events: 1 Activity 2 Category 3 Group 4 Personnel 5 Schedule 6 Type Schedule: 2 Category 3 Group 4 Personnel 5 Schedule 6 Type 1) Activity 2) Category 3) Group 4) Personnel 5) Schedule 6) Type 1) Activity: Alle valgte aktivitetsrader fra Activities & Events 2) Category: Alle valgte kategorier fra Activities & Events eller Schedule Rapporten vil inkludere alle aktiviteter som inkluderer valgte kategorier. 3) Group: Alle valgte grupper fra Activities & Events eller Schedule Rapporten vil inkludere alle aktiviteter som inkluderer valgte grupper. 4) Personnel Alle valgte personer fra Personnel, Activities & Events eller Schedule Rapporten vil inkludere alle aktiviteter som inkluderer valgte personer. 5) Schedule Alle valgte tidsplaner fra Activities & Events eller Schedule Rapporten vil inkludere alle aktiviteter som inkluderer valgte tidsplaner. 6) Type Alle valgte typer fra Activities & Events eller Schedule Rapporten vil inkludere alle aktiviteter som inkluderer valgte kategorier. $\OnixPeople\Doc\Brukerveiledning\Prosjektrapport.doc Side 4/6

5 Begrense Periode Dersom en ønsker å begrense perioden for rapporten, kan det settes en valgfri fra- og tildato. Uansett valgt dato, vil perioden som vises i regnearket alltid starte på en mandag og slutte på en søndag. Systemet tar hensyn til alle arbeidsdager i den utvidede perioden, men inkluderer kun mannskap fra den oppgitte perioden. Eks: Lag A arbeider i perioden onsdag fredag Lag B arbeider i perioden lørdag tirsdag Dersom man velger å begrense perioden til skjer følgende: Hele den viste perioden blir da mandag søndag Lag A og Lag B vises. Dersom man velger å begrense perioden til skjer følgende: Hele den viste perioden blir da mandag søndag Kun Lag B vises da Lag A går av , som er før den begrensede perioden. Likevel vises arbeidsdager for Lag B i perioden Skraverte felter i summasjonen viser at planen starter tidligere enn den startdatoen som er satt. Det kan dermed finnes Lag/Grupper/Ansatte som er aktive i denne perioden, men som ikke er vist. Excel regneark er begrenset til å vise 255 kolonner totalt. Dette medfører at maksimal periode som kan vises, er 255 dager egendefinerte kolonner. $\OnixPeople\Doc\Brukerveiledning\Prosjektrapport.doc Side 5/6

6 Overskrift Dersom man ønsker å vise en kort forklaring til planen, kan dette noteres i feltet Report header : Som en grunnverdi vil dette få rapportens navn, selv om dette i de fleste tilfeller vil bli noe misvisende da navnet bør fortelle noe om kolonner og overskrifter, mens det gjerne er selve innholdet man vil tilkjennegi i denne overskriften. Andre valg Valg utført i boksene under, vil huskes neste gang bruker starter rapporten. Forklaring: 1) Benytt farger tilsvarende dem som er angitt for gruppe, også i tidsplanen/kalenderen. 2) Benytt separeringslinjer mellom gruppene i tidsplanen/kalenderen. 3) Inkluder område for summering av arbeidsdager for innhold i kolonnen lengst mot høyre. 4) Inkluder firmalogo ved forhåndsvisning/utskrift av regnearket. Velge farger Fargene følger kolonnen som er valgt for gruppéring. Dersom bruker selv ikke har valgt farger, velges disse automatisk. Følgende kolonner kan gruppéres for farge: Group: Skift eller lag Fra meny: View Go Maintain Groups Klikk fargefelt Category: Kategori Fra meny: View Go Category Høyreklikk fargekolonne Type: Type Fra meny: View Go Type Høyreklikk fargekolonne $\OnixPeople\Doc\Brukerveiledning\Prosjektrapport.doc Side 6/6