Elektronisk utlånskontroll

Transkript

1 Elektronisk utlånskontroll Dine kolleger som bruker elektronisk utlånskontroll sier at de sparer MASSE tid. Det kan du også gjøre, og det fungerer i korte trekk slik: dere genererer lister og sender det elektronisk til Phonak dersom det ikke er avvik er utlånskontrollen ferdig dersom det er avvik mellom deres og våre lister vil vi ta kontakt for å oppklare Bruk minutter i stedet for timer. Øk kvaliteten på dataene. Få mer tid til behandling og annet klinikkarbeid I dette dokumentet finner du forslag til hvordan du kan bruke programmene medsave og Auditbase til elektronisk utlånskontroll, og det er basert på dine kollegers erfaringer. Vi har lagt ved forslag til rapportutseende og en oppskrift for å fjerne sensitiv informasjon i Microsoft Excel om nødvendig. Lykke til!

2 Hvordan kan rapporten se ut? Skjemaet under viser en generell spesifikasjon der de røde er obligatoriske rapportfelt. Rekkefølgen er ikke viktig. Den obligatoriske informasjonen er listen over apparater/serienummer som er «på lager/på bruker». NB. De to andre (tildelt og returnert) vil gjøre oppfølgingen enklere ved avvik. Serienummer Status apparat Pasientens navn Pasientens fødselsdato Pasientens bostedsadresse Pasientens NAVkontor Klinikknavn/ Hørselsentral Artikkel-navn (På lager/på bruker) (Tildelt) (Returnert) Det er ikke noe problem om rapporten må genereres i separate filer. Innsending: Send filen til: info@phonak.no (memory stick er også mulig). Merk med: «Klinikknavn_Utlånskontroll_Phonak mars 2015» Dersom du lurer på noe, kontakt oss på og si at det gjelder «elektronisk utlånskontroll».

3 Rapportgenerering i medsave

4 Lagerstatus - Dette dokumentet er det viktigste for utlånskontrollen.

5 Lagerstatus - Dette dokumentet er det viktigste for utlånskontrollen. Velg «Rapport» på menylinjen og «Lagerstatus»

6 Velg «Phonak» og «Eksporter til XML fil»

7 «Eksport fullført», send så filen til Phonak

8 Liste over tildelinger Velg «rapport» og «Tildelte høreapparater per leverandør»

9 Definer tidsperiode fra 1/ til dags dato, velg Phonak og «eksporter»

10 «Eksport fullført», send så filen til Phonak

11 Rapportgenerering i AuditBase

12 1. Gå inn på Moduler -> Lager Deretter Funksjoner -> Lagerstatistikk -> Lagerstatistikk 2. I bildet der man velger det aktuelle lageret velger man det som passer for konsignasjonapparater og Phonak. 3. På Artikkel krysses det av Velg alle (Ta gjerne med utgåtte modeller også). 4. Under listene velges: - Pr. objekt - Pasientreferanse - Transaksjoner à Velg fra/til dato. 5. I listene over velges Ny lagertype og tidligere lagertype (Flere lister kan velges, bare klikk på de som er aktuelle) 6. Deretter klikkes Vis (oppe i høyre hjørne), alle transaksjonene kommer nå opp i listen nederst i bildet. 7. Til slutt velger man Eksport til CSV og lagrer med et passende navn, og åpner denne filen i Excel. 8. På denne måten kommer alle transaksjoner mellom datoene man har valgt med, slik at enkelte artikler kan forekomme flere ganger. Da må man gå igjennom lista og finne nyeste forekomst.

13 ALTERNATIVT kan man droppe transaksjoner og velge bare hva som fysisk ligger på lager, er utlånt, returnert eller tildelt. Det viktige er da å velge Vis mellom hver endring, sånn at listen nederst endrer seg - men da kommer det opp alle apparater i gjeldende lager, ikke sortert på dato. Husk å navngi/definere statuskolonnen så det ikke er tvil om hvor apparatet er, Phonaks angivelsesønsker er: «Tildelt» «På lager på klinikk/hørselsentral» «På utlån til bruker» «Returnert leverandør»

14 Fjerning av sensitiv informasjon i Excel

15 Når rapporten er generert er det viktig å fjerne fødselsnummer, men la fødselsdatoen stå igjen. Dette kan gjøres automatisk, prøv dette: Marker kolonnen fødselsnummer -> trykk på «Tekst til kolonner» Velg «Data med skilletegn» og trykk neste Velg «Annet» og sett inn bindestreken, tekstkvalifikator settes til «ingen» trykk neste Velg «standard» og Fullfør Velg «OK» på spørsmål om det skal overskrives. Da er du kvitt hele den manuelle prosessen og skal stå igjen med noe som likner på fødselsdatoer. Se neste side for skjermbilde

16