16 Excel triks det er smart å kunne

Transkript

1 Viste du at: 16 Excel triks det er smart å kunne Det er mer en 300 funksjoner i Excel. Den første versjonen av Excel ble laget til Macintosh i 1985 Det er mer en 200 hurtigtaster i Excel ProCloud sammen med Norges beste kurssenter leverer kurs på 14 steder i Norge og bedriftsinternt Du kan dele regneark og samarbeide med andre i sanntid om du har Office 365 Du kan jobbe med regneark på web og fra mobil/ nettbrett med Office 365

2 Innholdsfortegnelse 16 Microsoft Excel funksjoner og formler det er smart å kunne Summer Antall Antalla Lengde Trimme Venstre, Høyre, Deltekst Finn.Rad Hvis funksjonen SummerHvis, Gjennomsnitt Hvis, Antall.Hvis Slå Sammen Lag nye tekstlinjer i en celle Gjør kjapp kalkulasjon i Excel Gjør gjenbruk av Excel Diagram Formatere celler som ikke er ved siden av hverandre Følg med på dataene dine med Overvåkningsvindu Gjør det lettere å forstå formler i Excel Microsoft Excel funksjoner og formler oppsummert Hva er Office 365? Microsoft Office 365 inneholder: Personlig effektivitet Deling og samarbeid Effektiv kommunikasjon Hvem er ProCloud As Kontaktinformasjon Kontakt oss om du ønsker mer informasjon om Office 365. Vi formidler også Excel kurs og andre Microsoft kurs

3 16 Microsoft Excel funksjoner og formler det er smart å kunne. 1. Summer =SUMMER; brukes til å summere to eller flere tall. Skriver du =SUMMER (kan du merke cellene du vil ha summert. Enten merke alle tallene, eller holde CTRL-knappen nede og plukke de cellene du vil ha summert. Ved avansert bruk kan du gi celler i Excel navn, og bruk navn i formelen =Summer(Ansatte*Timer) Her er SUMMER brukt på 3 forskjellige måter, alle gir samme svar. 2. Antall. Med funksjonen =Antall finner du hvor mange celler som inneholder tall i et utvalg.

4 3. Antalla Legger du til en A på slutten, kalkulerer Excel ut hvor mange celler som inneholder informasjon, både tall og tekst. Området som er merket er likt i eksempel 2 og 3, men svaret blir ulikt. For nå er cellen med Ord talt med. 4. Lengde Funksjonen LENGDE returnerer hvor mange tegn (inkludert blanke) det er i en tekst eller en rekke med tall.

5 5. Trimme Funksjonen TRIMME er nyttig når du importerer data fra andre kilder og det komme en blank foran eller bak teksten. 6. Venstre, Høyre, Deltekst. Disse funksjonene returnerer tekst fra et gitt sted og det antall bokstaver du velger. Med VENSTRE så henter Excel ut tekst fra cellen du velger, spesifisert på hvor mange karakterer du ønsker. I eksempelet de 8 første fra venstre Med Høyre så Excel ut teksten fra cellen sett fra Høyre, i eksempelet de 5 karakterene som står lengt til Høyre. Med Deltekst kan du angi startposisjonen for teksten du skal plukke ut, og hvor mange karakterer. i Eksempelet starter vi i posisjon 10 og henter de 11 neste karakterene.

6 7. Finn.Rad. Så langt har det vært litt oppvarming. Nå begynner det som er morsomt og som nok vil imponere dine nærmeste kolleger. Finn et element i et regneark, og sett det inn i et annet. I dette eksempelet har vi 2 regneark. Et regneark med Ansatt ID og navn. I regneark nummer 2 har du Ansatt ID og salgstall. Med Finn.Rad kan du hente salgstallene og sette dem inn i regnearket med navn, basert på den verdien som er felles i begge regnearkene: Ansatt ID. Finn.Rad leter alltid i første kolonne, så det Ansatt ID må inn i første kolonne på begge regnearkene: Tallene i regnearket til høyre skal flyttes inn i C-kolonnen i regnearket til venstre. Sorter begge regnearkene på kolonne 1 (Ansatt ID) før du starter. Vi bruker Excel funksjonen FINN.RAD: Søkeverdi=A2

7 Matrise er Regneark2, kollene A+B, (Merk dataene i regneark 2) Kolonneindeks, det er tallet fra kolonnen vi ønsker å hente, i dette tilfelle kolonne 2 Avslutt med USANN Jeg bruker alltid USANN, da får jeg kun treff når søkeverdien er nøyaktig lik i begge regnearkene. Dette blir resultatet. Salgstallene er kopiert inn til riktig selger i regnearket. Dette videokurset viser deg flere av mulighetene du har med finn.rad (vlookup) Det er verdt å bruke å noen minutter på.

8 8. Hvis funksjonen Hvis brukes til å utføre en logisk test, hvor du velger hva som skal vises om resultatet er sant og usant. Vi fortsetter på eksempelet over, hvilke selgere klarte budsjett? Du kan kombinere de ulike funksjonene, her kombinerer vi HVIS med SUMMER. Hvis salget (Kolonne C) > budsjett (Kolonne D) så trekker Budsjett fra Salget, så vi ser hvor mye selgeren har gått over. Hvis ikke legger vi inn teksten Ikke oppnådd. I illustrasjonen har jeg i tillegg benyttet noe du finner i Excel 2013, nemlig betinget formatering. Sterkere grønnfarge er mer over budsjett.

9 9. SummerHvis, Gjennomsnitt Hvis, Antall.Hvis. Noen ganger kan det vært smart å enkelt å utelukke eller inkludere bare celler som oppfyller visse krav. Hvor mange klarte budsjett? Bruk Antall.Hvis, så telles bare de som i dette tilfelle har en verdi over 0(null) i E- kolonnen. Eksempelet viser også hvordan du bare summerer salgstallene på de som har klart budsjett og gjennomsnittet for de selgerne som ikke klarte det. Bonus om du har Excel 2013, se på Hurtiganalyse og totaler. Der ligger de vanligste formlene ferdig for deg.

10 10. Slå Sammen. Ønsker du å slå sammen teksten i 2 eller flere celler? Funksjonen for det i Excel heter Kjede.Sammen Du kan kjede sammen fritekst også med =KJEDE.SAMMEN(B2; ikke ;C2;D2)

11 11. Lag nye tekstlinjer i en celle. Ønsker du å ha flere tekstlinjer i en Excel Celle så hjelper det ikke å trykke Enter. Da kommer du bare til linjen under. Trikset er å bruke <Alt+Enter> eller <Contol+Option+Return> om du bruker Office for Mac. 12. Gjør kjapp kalkulasjon i Excel Hva gjør du de gangene du skal legge sammen en eller flere celler? Lager en formel som legger cellene sammen? Det raskeste er å klikke en gang i den første cellen, så trykker du ned CTRL før du markerer den neste cellen. Da vil du finne summen i statusbaren nederst i vinduet. Du kan også vise for eksempel høyeste verdi, laveste verdi og andre formler om du holder musepekeren på statusbaren og høyre-klikker.

12 13. Gjør gjenbruk av Excel Diagram. Har du laget deg et fint diagram, som du ønsker å bruke som mal for senere diagrammer i Excel? Da kan du lagre diagrammet som en mal. På den måten blir oppsettet lagret, men ikke dataene i diagrammet. Trykk på Utforming i Diagramverktøyet og velg Lagre som Mal. For å bruke malen om igjen senere så velger du Sett Inn -> Diagrammer -> Andre Diagrammer -> Maler

13 14. Formatere celler som ikke er ved siden av hverandre. Ønsker du å formatere celler i Excel som ikke er ved siden av hverandre? For eksempel med å endre farge på bokstav, størrelse, font, eller endre bakgrunn så bruker du CTRL og markerer de ulike cellene. Nå kan du endre formatet på de merkede cellene som du ønsker. På samme måten kan du merke et utvalg celler for å begrense hvor mange du vil ha med i et Diagram.

14 15. Følg med på dataene dine med Overvåkningsvindu Hvis du jobber med store regneark, kan det ofte være en fordel å holde et øye med viktige celler. I Excel finnes det en funksjon som heter Overvåkningsvindu. Det vinduet ligger og flyter over Excel regnearket og viser deg verdien i de feltene du gjerne vil holde et godt øye med. Trykk på Formler -> Overvåkningsvindu og marker den cellen du vil holde et øye med.

15 16. Gjør det lettere å forstå formler i Excel. Det er lettere å forstå meningen med hjemmepoeng en Summer(b2+b3), tilsvarende er det lettere å forstå =summer(odd_hjemmepoeng*2) en =summer(b2*2) Måten du gjør det på er å velger Formler fra menyen, deretter Definer navn. Den cellen eller de cellene du har merket kan du nå gi navn. Det er mye som er lettere når man kan det, og kunnskap hjelper for en mer effektiv hverdag. Ønsker du å bli bedre i Excel eller i andre Office produkter må du gjerne delta på et av våre kurs, velkommen. Microsoft Excel funksjoner og formler oppsummert. Det er over 300 funksjoner i Excel, søker du på Excel funksjoner i Excel hjelp kan du få dem listet alfabetisk. Eller søk på spesiell funksjon. Lyst på ny Microsoft Office eller trenger du et kurs for å jobbe smartere og få en mer praktisk bruk i Excel? Ta kontakt med oss. Lurer du på hva det norske navnet er på de funksjonene du kjenner på engelsk, eller omvendt er denne siden suveren.

16 Hva er Office 365? Office 365 er en samarbeidsplattform fra Microsoft. Procloud leverer og tilpasser Microsoft Office 365 til små og mellomstore bedrifter. Målet er bedre personlig effektivitet, og enklere samarbeid mellom kolleger. Microsoft Office 365 inneholder: Personlig effektivitet Office 365 Pro Plus (for inntil 5 enheter per bruker) Produktene du kjenner fra før, blant annet Word, Excel, PowerPoint og OneNote. Hver bruker kan installere Office på inntil 5 maskiner, inkludert nettbrett. Lisensen gir det rett til å installere Office på inntil 5 enheter. Inkludert iphone og Android. OneDrive For Business Tenk deg «Mine Dokumenter» bare at de lagres i skyen, så du kan få tilgang til dokumentene dine, uansett hvor du er eller hva du jobber på. Office Online Ved å bruke OneDrive for Business eller SharePoint Online, kan du også opprette og redigere Word-, Excel-, OneNote-, og PowerPoint-dokumenter i nettleseren din med Office Online. Dette vil si at du redigerer dokumentet direkte i Office 365-portalen, fremfor å åpne de nødvendige programmene. Dette kan være nyttig om du ønsker å redigere et dokument fra en PC eller et nettbrett som ikke har det nødvendige programmet installert. Microsoft Delve Når du ikke vet hvor dokumentene dine er, så vet Office Delve det. En oversikt over dokumentene dine, og hva du bruker dem til, lett å finne igjen uten at du trenger å vite hvor dokumentene er lagret.

17 Deling og samarbeid. SharePoint Online Dette er både et sted der de ansatte lagrer felles dokumenter, kalendere, oppgaver og løsninger. Her kan du legge til applikasjoner du trenger. For eksempel et kunde- eller kontaktregister. Office 365 Grupper. Skap et eget område for deling av dokumenter, kalender og kommunikasjon når flere skal jobbe sammen for å bli ferdige med en oppgave. Effektiv kommunikasjon Exchange Online Epostserver i proffklassen, der du har tilgang til eposten din fra den enheten du ønsker. Du bruker ditt eget navn eller domene. Har du ett fra før, kan du fortsette å bruke det. Har du ikke, så registrer ditt eget og ta det i bruk. Alle enhetene er oppdatert samtidig. Microsoft sørger for sikkerheten. Mister du eller går PC-en din i stykker er det bare å koble seg på igjen. Ikke noe blir borte. Skype for Business Dette er Skype for profesjonelle. Skype4B åpner for mange nye muligheter som elektroniske møter, direktemeldinger og deling av skjermbilder direkte. For mange brukere blir dette et nyttig verktøy når de skal kommunisere og dele informasjon med kolleger og partnere.

18 Hvem er ProCloud As ProCloud As er selskap med base i Sandefjord, med kunder i hele Norge. Vår visjon er å hjelpe bedrifter til å jobbe smartere og bli mer effektive. Det skal vi klare med å tilby opplæring, kunnskap og løsninger som jobber med deg. Vårt samfunnsoppdrag er: - ProCloud As skal gjøre det lettere for deg å balansere jobb og fritid - ProCloud As skal bidra til at du får løsninger og kunnskap som gir deg mer entusiasme på jobb Kontaktinformasjon Rådhusgaten Sandefjord Epost: kontakt@procloud365.no Blogg: Hjemmeside: Telefon: I tillegg til å levere Office 365 formidler vi Microsoft kurs.