Årsoppgjør. Avslutte regnskapsår:

Transkript

1 Årsoppgjør Dette er en beskrivelse av hvordan du foretar årsavslutning i Visma Avendo Økonomi. Avdelinger følger firmaets regnskapsår og avsluttes samtidig som du foretar årsavslutning i regnskapet. Du kan opprette nytt regnskapsår før du har avsluttet det pågående og du kan veksle mellom å føre på forskjellige regnskapsår når du har flere år opprettet. Utgående balanse vil bli overført til neste år når du bytter mellom årene. Avslutte regnskapsår: 1. Start programmet og velg det firmaet du vil arbeide med. 2. Kontroller at du er inne i riktig firma og regnskapsår. Du ser hvilket firma og år du arbeider i nederst i høyrehjørne av programmet. For eksempel regnskapsår 2012: 3. Registrer alle leverandørfakturaer og utbetalinger som tilhører det gamle året. Det samme gjelder for kundefakturaer og innbetalinger. 4. Ta en sikkerhetskopi av firmaet ved å gå til Fil Sikkerhetskopiering Aktivt firma. Lagre sikkerhetskopien på en mappe enten på harddisken eller på et eksternt lagringsmedium, f.eks. en minnebrikke. Lag en mappe som heter for eksempel "Før årsavslutning, firmanavn og dato. Dersom du gjør noe galt i løpet av årsavslutningen som er vanskelig å reversere, kan du lese inn igjen denne sikkerhetskopien i firmaet ditt og begynne på nytt. NB! Husk at du må opprette en ny mappe for hver sikkerhetskopi du tar i løpet av prosessen. Hvis du bruker samme mappe, vil de overskrive hverandre. Vi anbefaler at sikkerhetskopien oppbevares på en ekstern disk, for eksempel USB-Penn eller en cd slik at du bevarer dataene dine om det skulle hende noe med maskinen din. 5. Opprett nytt år ved å gå til Fil Velg regnskapsår. Klikk på Opprett nytt år nederst til venstre.

2 Kontroller at informasjonen om det nye året stemmer, klikk Fullfør. Årsnavn er en beskrivelse av året du skal legge inn, normalt sett årstallet. Aksepter det foreslåtte regnskapsåret, eller skriv inn ny start- og sluttdato. Vil du skifte kontoplan merker du valget Bruk ny kontoplan og velger den kontoplanen du ønsker å skifte til i neste bilde. Merk at du da på forhånd må ha lagret kontoplanen her: 64bits Windows: C:\Programfiler (x86)\visma Avendo\APL\ 32bits Windows: C:\Programfiler\Visma Avendo\APL\ Hvis du vil bruke samme kontoplan som før, merker du Bruk samme kontoplan som foregående år og velger Fullfør. 6. Når du vil fortsette med fjoråret velger du Fil Velg regnskapsår. Velg det gamle regnskapsåret. Kontroller at du er inne i riktig år nederst til høyre på skjermen. 7. Dersom du har bilag som ikke er registrert eller oppdatert og som tilhører det gamle året, skal du registrere dem først. 8. Skriv ut Resultat- og Balanserapport for å ha dem som arbeidsmateriale for det gamle året. Det får du ved å gå til Rapportering Balanse- og resultatrapport. Pass på å velge BR for balanserapport og RR for resultatrapport når du tar utvalget for rapportene. Vil du ha en standard rapport for året velger du RR/BR Standard. Du har også muligheten til å velge Jamfør foregående år eller budsjett dersom du vil ha med disse tallene i resultatrapporten. I Rapportinnstillingene velger du om du vil ha rapporten fordelt på avdeling, prosjekt etc. eller om du vil vise tallene samlet.

3 Eksempel på resultatrapport: Eksempel på balanserapport: 9. Stem av kasse og kontoutdrag fra post og bank med balanserapporten. Du kan ta ut saldoliste ved å gå på Rapportering Utskriftssentralen Regnskap Saldoliste. 10. Skriv ut og stem av leverandørreskontrolisten med kontoen for leverandørgjeld. Leverandørreskontrolisten ligger i utskriftssentralen under Leverandørreskontro. 11. Skriv ut og stem av kundereskontrolisten med kontoen for kundefordringene. Kundereskontrolisten ligger i utskriftssentralen under Kundereskontro. NB! Når du skriver reskontrolistene er det viktig at du bare setter til-dato, ingen fra-dato, slik at du får med eventuell inngående balanse fra de foregående årene, altså slik

4 12. Stem av eventuell lagerkonto med dine faktiske verdier. Dette gjøres ved å ta en lagertelling. Ta ut en lagertellingsliste (Rapportering Utskriftssentralen Lager Lagertelling) og tell hvor mange du har på lageret av hver artikkel. I Økonomi60 finnes det en egen funksjon for lagertelling om du finner på Arbeid med Lager Lagertelling. Når du har telt lageret legger du saldoene inn her. I Økonomi40 bruker du Arbeid med Lager Manuell inn-/utlevering. Dersom man fører alt varekjøp mot en balansekonto, så fører man da ved årsslutt differansen mellom varelageret og beløpet på balansekontoen mot en passende resultatkonto (f.eks. en som heter varekjøp, høy sats.) 13. Ved avvik i avstemmingen kan du kontrollere dette på Arbeid med Regnskap Kontoforespørsel. Oppgi den kontoen du vil kontrollere i boksen Konto og sørg for at du har valgt riktig Regnskapsår og Periode. Stem av transaksjonene en og en. Hvis du vil ha en utskrift å kontrollere mot kan du ta ut en hovedboksutskrift av den aktuelle kontoen, f eks 1920 hvis bank (Rapportering Utskriftssentralen Regnskap Hovedboksutskrift) og sammenligne denne med kontoutskriften for hele året. Du skal ha de samme postene på begge steder. Eventuelle avvik må rettes på ved hjelp av korreksjonsbilag. Disse føres i Hurtigregistrering (Arbeid med Regnskap Hurtigregistrering). NB! Tenk på at forandringer på balansekontoer i det gamle året automatisk overføres over til det nye året når du skifter regnskapsår. Hvis du har en differanse mellom UB og IB, bytt mellom årene slik at balansen blir overført på nytt og se om det hjelper. Dersom du ikke får spørsmål om å overføre balansen når du bytter til det nye året, kan du overføre den manuelt ved å gå på Arbeid med Regnskap Inngående balanse Hovedbok og klikke på Hent UB fra foregående år. 14. Skriv ut mva-oppgaven for den siste perioden i regnskapsåret. Kontroller og før over til regnskapet. Det er viktig at du på nytt fører over UB før du lager den første mva-oppgaven i det nye året. Mva-oppgaven skrives ut fra Arbeid med Regnskap Mva-oppgave. 15. Bokfør årsavslutningsbilag som f.eks. interimfordringer, interimgjeld og avskrivninger. Bokføres på Arbeid med Regnskap Hurtigregistrering. 16. Bruk rapportene fra punkt 8, Resultatrapport og Balanserapport, til å stemme av rapporter med årsavslutningsbilagene. 17. Foreta årsavslutningsdisposisjoner, som f eks skyldig skatt og eventuell forskuddsskatt dersom dette ikke er bokført. Disse registreres i Hurtigregistrering (Arbeid med Regnskap Hurtigregistrering). 18. Registrer gjenstående resultat på balanserapporten som et bilag. Vi anbefaler her at man bruker kontoer på 89-serien for å få resultatet overført til balansen, motkonto er da normalt en eller flere kontoer på 20-serien. Grunnen til at vi anbefaler å benytte kontoer på 89-serien

5 er at man da vil kunne se på resultatrapporten at årsresultatet er likt med Sum overføringer når man har overført hele resultatet. 19. Skriv ut Balanserapport og Resultatrapport på nytt og kontroller dem. 20. Ta en ny sikkerhetskopi av Aktivt firma. Merk mappen for eksempel "Firmanavn avsluttet 2012". 21. Dersom du nå er ferdig med regnskapsåret kan du velge å låse året. Kontroller med din revisor at alt er ferdig før du låser året. Du kan ikke bokføre noe på en låst periode. Du låser året ved å velge Fil - Firmavedlikehold Regnskapsår/måned Lås år. Vi anbefaler våre kunder til ikke å låse regnskapsåret dersom det ikke er nødvendig. Dette er fordi det ikke finnes noen måte å åpne et låst regnskapsår på i programmet, så hvis dere trenger å åpne det i ettertid er dette et betalbart oppdrag hos oss som ikke inngår i supportavtalen. Obs! Vær oppmerksom på at du ikke kan registrere noen bilag på et år som er låst. Alt må være fullført og regnskapsdata korrekt før du låser året. Den eneste måten og "låse opp" året på er å gjenopprette en sikkerhetskopi som er tatt før låsingen ble gjort. I så fall må du gjøre det du har gjort etter at sikkerhetskopien ble tatt på nytt igjen. Derimot kan du skrive ut rapporter fra et år som er låst. 22. Skriv ut Balanserapport, Resultatrapport, Hovedbok og Bilagsliste. Listene finner du under Rapportering Utskriftsentralen Regnskap. 23. Skift regnskapsår til det nye året under Fil Velg regnskapsår. 24. Dersom du har valgt en annen kontoplan, eller hvis du har opprettet det nye året allerede og opprettet kontoer i kontoplanen etter at det nye året ble opprettet, vil du få spørsmål om du vil redigere koblingstabellen. Du kan velge å redigere koblingene ved en senere anledning, du finner koblingstabellen på Fil Firmavedlikehold Firmainnstillinger Regnskapsinnstillinger Koblingstabell. Koblingstabell Hensikten med å redigere koblingstabellen er å angi hvilke kontonumre som er byttet ut, slik at sammenligning mellom ulike år og inngående balanse blir riktige. Programmet foreslår normalt koblinger mellom standardkontoene. Du kan endre koblingene mellom kontoene ved å skrive inn riktig kontonummer under Ny konto. Hvis det ikke er noe kontonummer i kolonnen Ny konto, betyr

6 det at programmet ikke kunne finne noen konto å koble til. Du må selv gå gjennom alle slike kontoer og skrive inn kontoen som det skal kobles til. Hvis det ikke finnes noen kobling, lar du feltet stå tomt. Dersom kontoen ikke er opprettet på årets kontoplan, må du først gå inn på Register Regnskap Kontoplan, klikke på Ny og opprette kontoen. For at inngående balanse skal bli korrekt etter redigering av koblingstabellen velger du Arbeid med Regnskap Inngående balanse og klikker på knappen Hent UB fra foregående år. Nå føres utgående balanse over fra foregående år til inngående balanse for det nye året. Dersom den inngående balansen ikke stemmer, så bør du kontrollere at alle balansekontoene har riktig kontotype i kontoplanen, det vil si om de er registrert som eiendeler eller gjeld. Dette kan du kontrollere på Register Regnskap Kontoplan. Nå har vi vært igjennom alle punkter for at du skal kunne avslutte et år og ta fatt på et nytt. Lykke til!