Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Compello

Transkript

1 Mamut Business Software Introduksjon Mamut Enterprise Compello

2 Dokumentasjon for utvidelser av Mamut Enterprise System Mamut Enterprise Compello Versjon: 12

3 Innhold OM INTEGRASJON MED COMPELLO... 1 OM SKANNING AV DOKUMENTER... 2 KOM I GANG... 2 Innstillinger for integrasjon med Compello...3 Eksport til Compello...3 Import av bilag fra Compello...4 TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER... 5

4 OM INTEGRASJON MED COMPELLO OM INTEGRASJON MED COMPELLO Denne integrasjonen krever lisens på tilleggsprodukt, samt lisens på Compello. Produktet Mamut Enterprise Compello sørger for integrasjon mellom ditt Mamut-system og Compello Softwares løsning Compello. Det handler i praksis om å gjøre papirdokumenter om til elektroniske dokumenter slik at du kan lese dem på skjermen din. Deretter lager du regler i Compello for å styre arbeidsflyten av dokumentene. Og sist, men ikke minst - dokumentene er alltid tilgjengelige. De ligger i Compellos elektroniske arkiv, kun noen tastetrykk unna. Compello Software AS er et selskap som leverer programvare for elektronisk behandling av rekvisisjoner, faktura og andre dokumenter - til privat og offentlig sektor. Compello er et standardprodukt med moduler for skanning, tolkning, registrering, arbeidsflyt og arkivering. Compello har funksjonalitet for innlesing, arkivering og behandling også av elektroniske fakturaer (EDI, XML). Systemet er integrert med Mamut Business Software. Du må ha lisens på Compello, og tilleggsprodukt i Mamut Business Software for å benytte integrasjonen. Legg merke til at all interaksjon mellom Compello og Mamut Business Software startes ved hjelp av funksjoner i Mamut Business Software. Integrasjonen fungerer slik at du først eksporterer dine grunndata fra Mamut Business Software ved hjelp av Eksport til Compello. Compello mottar da blant annet dine leverandører og din kontoplan. Du er nå klar til å benytte Compello-systemet til selve skanningen, og til kontering av inngående fakturaer og kreditnotaer. Når bilaget er ferdigbehandlet i Compello, kan du importere disse i programmet ved hjelp av Importer bilag fra Compello. Importen skjer direkte til Hovedbok. I løpet av importen skriver du ut en bilagsjournal for de importerte bilagene. Når bilagsjournalen er utskrevet vil programmet oppdatere Compello med informasjon om bilagsnummer bilagene fikk, og at bilagene er importert i Mamut Business Software, slik at disse ikke kan hentes på nytt fra Compello. Mamut Business Software vil nå ha det skannede dokumentet som vedlegg til bilaget. Dersom Mamut Business Software har et skannet dokument vedlagt bilaget, kan du åpne dokumentet direkte fra programmet. På verktøymenyen i Hovedbok, Kontaktkort og Reskontro, åpner du dokumentet ved hjelp av knappen Vis scannet bilag (Shift+Ctrl+C) i verktøymenyen. Knappen er kun aktiv for de bilagene som har et slikt dokument vedlagt. Knappen er kun synlig for brukere av integrasjonen med Compello. Det er i hovedsak inngående fakturaer og kreditnotaer det er naturlig å skanne og overføre til Mamut Business Software. Du velger bilagsart i Compello. Det vil også være mulig å registrere andre bilagsarter, men naturlig nok ikke utgående fakturaer og kreditnotaer. Vær oppmerksom på at alle bilag blir merket med bilagsarten Inngående faktura. Dette betyr at du vil finne disse under denne rubrikken i hovedboken. Bilagsarten påvirker ikke selve konteringen av bilaget. 1

5 MAMUT ENTERPRISE COMPELLO OM SKANNING AV DOKUMENTER Faktura, bilag og rekvisisjoner kan skannes og lagres, og deretter viderebehandles elektronisk. Har du en skanner kan du selv skanne dokumenter og lagre de som vedlegg til for eksempel bilag i programmet. Du kan se mer om dette i kapittelet om Bilagsregistrering. Enkelte programvareleverandører leverer i tillegg spesiallagede programmer for skanning, og deretter elektronisk viderebehandling av ulike typer dokumenter. En del av disse dokumentene kan være egnet for å videreføre inn i ditt økonomisystem. Særlig fakturaer du mottar fra dine leverandører er egnet for dette. For å få til dette benyttes programvare for skanning, og ofte også OCR-programvare. OCR står for Optical Character Recognition, og er programmer som leser og tolker tekster i et elektronisk dokument, og der du som bruker gradvis lærer opp programmet til å tolke tekster i dokumenter du skanner ofte. Det er mulig å importere bilag som er skannet og kontert i programmet Compello. Dette krever lisens på Tilleggsprodukt. Merk at begrepet OCR også ofte benyttes i forbindelse med funksjoner knyttet til filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. Her kaller vi funksjonen for dette OCR/Bank. Dette må ikke forveksles med funksjoner der du selv skanner dokumenter. KOM I GANG Husk at du må ha lisens på Compello, og tilleggsprodukt i Mamut for å benytte integrasjonen. Se mer i eget avsnitt om tilgang til tilleggsprodukter. Slik kommer du i gang med Compello-integrasjonen 1. Sett innstillingene. Se nedenfor for mer informasjon. 2. Eksporter grunndata til Compello. Se nedenfor for mer informasjon. Du er nå klar til å benytte Compello-systemet til selve skanningen, og til kontering av inngående fakturaer og kreditnotaer. Når bilaget er ferdigbehandlet i Compello, kan du importere disse i Mamut ved hjelp av Import av bilag fra Compello. For informasjon om bruk og oppsett av Compello: Vennligst kontakt Compello Software AS. 2

6 KOM I GANG Innstillinger for integrasjon med Compello Du finner funksjonene på menyen Vis - Regnskap - Importer bilag fra Compello og Vis - Regnskap - Eksporter grunndata til Compello. Fra begge disse vinduene kan du åpne innstillingsvinduet. Konfigurasjonsfil (dbinf.cci) - Her skal du angi filbanen til en Konfigurasjonsfil (dbinf.cci). Denne kommer fra Compello-systemet. Den vil normalt være delt i nettverket. Din systemadministrator for Compello kan bistå med informasjon om hvor denne filen finnes. Filen inneholder nødvendig informasjon for å få integrasjonen mellom de to programmene til å fungere. KlientID i Compello - Skriv inn din KlientID i Compello. Dette benyttes for å vite hvilken klient i Compello programmet skal hente informasjonen fra. Du må oppgi KlientID i Compello for at integrasjonen skal fungere. Innstillingen settes per firmadatabase (klient) i Mamut. Har du flere firmadatabaser skal altså disse korrespondere med KlientID i Compello. I tillegg kan du i Innstillingene for Hovedbok merke av for å se Compello arkivreferanse i søkevinduene Bilagsliste/Kontoliste. Eksport til Compello Slik eksporterer du grunndata til Compello 1. Velg Vis - Regnskap - Eksporter grunndata til Compello. 2. Velg hvilke registre som skal overføres. 3. Klikk Neste. 4. Lukk vinduet når eksporten er utført. Alle registrene er som standard avmerket. Det anbefales å rutinemessig overføre alle registre før Import av bilag fra Compello. Dersom du har overført et register tidligere, og vil spare tid kan du ta vekk avmerkingen for utvalgte registre. Eventuelle endringer som er gjort etter forrige eksport vil da ikke bli med. 3

7 MAMUT ENTERPRISE COMPELLO Import av bilag fra Compello Slik importerer du bilag fra Compello 1. Velg Vis - Regnskap - Importer bilag fra Compello. 2. Klikk Neste. 3. Du får eventuelle feilmeldinger på skjermen. Etter importen åpnes posteringsjournalen, der du får en oversikt over bilagene og kan godkjenne disse. 4. Klikk Skriv ut. 5. Godkjenn utskriften av posteringsjournalen. 6. Klikk Ja for å godkjenne utskriften av posteringsjournalen. Importen av bilag er nå ferdig. Formålet med å godkjenne utskriften er at du kan sjekke kvaliteten på selve utskriften. Var utskriften uleselig eller lignende, kan du klikke Nei, og du kommer da ikke videre før du har godkjent en ny utskrift. Merk! Du kan ikke skrive ut kopi av en godkjent posteringsjournal-utskrift. Har du behov for en ny utskrift av posteringene, kan du velge rapporten Bilagsjournal hovedbok. 4

8 TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER For at du skal kunne bruke tilleggsprodukter, må du registrere lisensnummeret du har mottatt etter å ha bestilt produktet, i tillegg til å definere hvilken bruker eller hvilken firmadatabase som skal ha tilgang. Deretter er tilleggsproduktet klart til bruk. Når du har kjøpt tilleggsprodukter vil du få tilsendt et lisensnummer for hvert tilleggsprodukt du har kjøpt. Dersom du har mottatt flere lisensnumre må du først registrere lisensnummeret som gjelder for selve programmet. Deretter kan du registrere lisensnummeret som gjelder for serviceavtalen, eller andre tilleggsprodukter. Merk! Når du registrerer lisensnummeret er det viktig å skrive inn lisensnummeret nøyaktig slik det fremkommer i brev/e-post du har mottatt. Merk forskjellen på bokstaven O og tallet 0. Lisensnummeret inneholder ikke bokstaven O, kun tallet 0. Slik registrerer du en tilleggslisens 1. Velg Hjelp - Om og klikk Registrer lisensnummer. 2. Skriv inn lisensnummeret, og klikk OK. Tilleggslisensen er nå registrert. Enkelte av Mamut Enterprise tilleggsprodukter må registreres på din firmadatabase eller på bestemte brukere for å få tilgang til ny funksjonalitet. Etter at du har registrert lisens på ditt tilleggsprodukt, og restartet ditt Mamut Enterprise-system, får du tilgang til å administrere lisensen. Dette gjøres under menyen Hjelp - Om - Administrer lisensinformasjon. Undersøk om tilleggsproduktet gjelder for antall Brukere, antall Firmadatabaser eller Alle brukere og firmadatabaser. 5

9 TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER Slik administrerer du tilganger til tilleggsproduktet 1. Klikk på Hjelp - Om. 2. Velg Administrere lisensinformasjon. 3. Du får nå en liste over de tilleggsproduktene du har tilgang til. Marker tilleggsproduktet til venstre i skjermbildet, og klikk på knappen Legg til. 4. Velg firmadatabase eller bruker, og klikk OK. Gjenta dersom du skal legge til flere. 5. Avslutt programmet og start på nytt. Nå er all funksjonalitet tilgjengelig. Merk: Nederst på siden står det hvor mange lisenser du har av tilleggsproduktet. Du kan legge til like mange brukere/firmadatabaser som du har lisens for. 6