Hvordan komme i gang med

Transkript

1 Hvordan komme i gang med

2 AvtaleGiro AvtaleGiro er et praktisk og lettvint system for faste betalingsoppdrag (FBO) som vi sterkt anbefaler at sentrene tar i bruk. Avtalegiro medfører at kundene trekkes for fakturaer og medlemskontingenter automatisk uten at de behøver å behandle tilsendte fakturaer i nettbanken sin. Dette forutsetter naturligvis at kunden har sagt seg enig i at vi kan foreta slikt trekk. Fordeler med avtalegiro Bedre betalere Fordi regningene trekkes automatisk fra kundens konto på forfallsdato, vil brukere av AvtaleGiro ha større tilbøyelighet til å betale når de skal. Effektivt og sikkert Din bedrift får en effektiv og sikker måte å kreve inn betalingene på. Ved henting av returfiler fra Nets/BBS eller din bank, vil oppdatering av reskontro skje automatisk, og sikre 100% korrekt betalingsinformasjon når kunden betaler via avtalegiro eller i nettbanken med KIDnummer. Reduserte kostnader Bedriften reduserer sine kostnader knyttet til utskrift, pakking, porto, forsendelse og etterbehandling av regninger. Hvordan komme i gang med AvtaleGiro Dere må først opprette en Avtale om betaler-tjenester og betalingsmottaker-tjenester i næringsforhold for OCR og Avtalegiro mellom dere firma og deres bank. Ta med en kopi av dette dokumentet til banken, eller be om å få tilsendt et forslag til avtale fra banken. Dette dokumentet gir nødvendig informasjon om utfylling av avtalen med banken. En kopi av en slik avtale som har de nødvendige punktene utfylt kan lastes ned ved å klikke her. Definisjon av KID i Xakt Medlem De fleste av oss kjenner KID-nummer fra de fakturaene vi betaler i nettbanken. Skal avtalegiro fungere må vi også ha OCR (KID-nummer) aktivert for senterets bankkonto. Søknaden vi sender inn til banken tar seg av begge disse forholdene, både OCR og Avtalegiro. Standard Kundeidentifikasjon har følgende definisjon: Antall siffer inkludert kontrollsiffer er 19 Moduluskontroll er Kundenr. type fakturanr. kontrollsiffer Posisjon 1-8 er kundenummeret til medlemmet (betaler). Dersom nummeret er på mindre enn 8 siffer blir det automatisk lagt 0-er (nuller) foran. Posisjon 9-10 er Betalingstype (Avtalegirotype) Posisjon er Fakturanummer Posisjon 19 er et Kontrollsiffer Versjon Revidert Side 2

3 Programvareleverandør Navn på leverandør: NorTrim AS Kontaktperson: John Myren, Programpakke: KID Bytte ved konvertering fra andre systemertil Xakt Medlem Ved konvertering fra andre systemer til Xakt Medlem, kan det være nødvendig med KID Bytte for FBO (Faste BetalingsOppdrag) hvis eksisterende kundenummer ikke kan brukes ved overgangen. Vi vil produsere KIDbyttefilen ved konvertering, med bakgrunn i aktive medlemmer. Hvis alle eksisterende avtaler ønskes konvertert, må det hentes ut en fil fra Nets med alle FBO er. Dette vil koste ca ,- fra dem. Vi benytter da den mottatte filen for konvertering av kundenes avtalegiroavtaler. For å gjennomføre et slikt KID Bytte, må dere tegne ny avtale med Deres bank om midlertidig nytt kontonummer for overføring av avtalegiroavtalene. Du kan laste ned dokumentasjon fra BBS ved å klikke her. Klargjøring for bruk av AvtaleGiro i Xakt Registrere Kundeenhets-ID Når du har fått godkjent avtalen med banken/bbs, vil du få tildelt og tilsendt en KundeEnhets-ID og en Avtale-ID. Disse opplysningene må registreres i Xakt. Vi vil gjerne hjelpe til med korrekt innlegging av disse data fra Nets i Xakt for å være helt sikre på at det blir korrekt med en gang. Kontraktsmaler Det er nå viktig at vi kontrollerer alle kontraktsmaler vi bruker for avtalegiro slik at de bruker de innstillinger vi har gjort. Gå inn på Dataregistre, Kontrakt, Kontraktsmaler. På kontraktsmaler som skal benytte Avtalegiro haker du av: Bruk avtalegiro hvis finnes på kunde Fra nedtrekksmenyen velger du Avtalegirotypen vi nettopp definerte. (Treningsavgift) og trykker på [ Lagre ] Kontraktsmalen er nå oppdatert, slik at nye kunder som tar i bruk en slik kontrakt automatisk vil få den nye definisjonen når kontrakten opprettes fra denne malen. Versjon Revidert Side 3

4 Synkronisering. Hvis vi allerede har registrert mange kunder og avtaler på denne kontraktsmalen bør vi foreta en synkronisering slik at vi slipper å gå inn på alle kontraktene manuelt og sette disse innstillingene. Klikk på knappen Synkroniser, og du får opp følgende vindu: Merk av de treningsavtaletypene som det gjelder (ikke kontantavtaler) og hak av for alle avdelinger. Ta bort alle andre haker lengre nede, og sørg for at det bare står haker på disse to plassene: Kontroller enda en gang at det bare er to haker, og at de står på riktig plass. Klikk på knappen [ Synkroniser ] nede til høyre i bildet, og deretter [Start synkronisering nå ] i det neste bildet. Du får ganske snart en fremdriftsrapport, og en beskjed om at synkronisering er gjennomført. Klikk på OK. NB Kontantkontrakter skal aldri ha avtalegiro. Versjon Revidert Side 4

5 Brukerens avtale om autotrekk. Før Nets/BBS kan trekke penger fra kundens bankkonto må det skrives ut og sendes inn en underskrevet avtale om dette. Denne signerte avtalen skal sendes til kundens bank eller BBS. Vi skal bestandig tilby oss å gjøre dette for kunden. Ellers er det lett for at denne ikke blir innsendt, blir rotet bort, mistet eller oversett. Gå inn i kunderegisteret, Let opp kunden ved å skrive litt av navnet i Navnfeltet Klikk på kundenavnet, og deretter på fanen AvtaleGiro. Da får vi se hvilke mulige avtalegiroavtaler som er tilgjengelig på denne kunden. Klikk nå på knappen Skriv ut kontrakt. Og svar Ja på å merke kontrakten som utskrevet. Du får nå en ferdigutfylt avtale på skjermen. Du må skrive nå ut avtalen for medlemmet. Hvis kunden har oppgitt sitt bankkonto-nummer, så er det ferdig utfylt. Hvis ikke må kunden skrive inn bankkonto pengene skal trekkes fra. Skriv tydelig. Denne avtalen må nå underskrives og sendes til BBS eller kundens bank. Tilby deg alltid å sende inn denne avtalen for kunden, så er du sikrere på at det blir gjort. Når kundens avtale er registrert hos Nets/BBS vil Xakt få vite dette når du henter og leser inn neste betalingsfil fra dem. Det vil da ikke bli produsert papirfaktura til de kunder som har gyldig avtale om Avtalegirotrekk. NB Kunder som får en papirfaktura og går inn i nettbanken for å betale, får også der vite at dere tilbyr avtalegiro, og kan inngå en avtalegiroavtale der. Elektronisk signering: Hvis dere inngår avtale med Nets om Elektronisk signering, og kunden har oppgitt sin e- postadresse, så kan Xakt sende en melding til kundens e-post. Her kan kunden klikke og opprette avtalegiro direkte i nettbanken ved å bruke sin kodebrikke. Versjon Revidert Side 5