Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift

Transkript

1 0BTilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Business Software Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift Versjon 14.5 MBS.EXT.TKB.NO I

2 Innhold Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser... 3 Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift... 4 Hente og vedlikeholde kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Bedrift... 4 Vis kart og reiserute til kontakten... 6 Organisering og vedlikehold av kontakter... 7 Grupper... 8 Egendefinerte felter... 9 Tilgang til Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Installere eksempeldatabasen/evaluere utvidede produkter Mer informasjon Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Mamut Academy

3 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Tlf.: , Faks: Åpent: fra kl alle hverdager Internett: E-post: Salg: Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2011 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. 2

4 TILLEGGSPRODUKTER OG ENTERPRISE- UTVIDELSER Mamut tilbyr en rekke Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser som kan hjelpe deg å arbeide mer effektivt med programmet. Det finnes også flere Tilleggsprodukter som tilbyr mer funksjonalitet til ditt nettsted og din nettbutikk. Disse produktene for domene og e-postkontoer kan brukes uansett hvilket Mamut-program du kjører. Enkelte produkter krever imidlertid at du har en programversjon fra Mamut Enterprise-serien. Ønsker du å finne ut mer om hvilke Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser du kan utvide ditt Mamutsystem med, kan du besøke vår hjemmeside på Du kan også ringe gratis grønt nummer eller sende en e-post til for mer informasjon. Denne manualen er ment som en grunnleggende beskrivelse av hvordan produktet er satt opp, hvordan du navigerer gjennom det, og hvordan du kan tilpasse det til ditt bruk. Du kan når som helst klikke Hjelp eller trykke [F1] for å få hjelp med funksjonalitet i programmet. Vi vil også minne deg om vår nettside, hvor du finner svar på ofte stilte spørsmål om Mamut. Den er satt opp for å gjøre det så enkelt som mulig å finne svar på de spørsmålene du har - 24 timer i døgnet. Vi er overbevist om at du og din virksomhet vil dra stor nytte av dette brukervennlige programmet og dets mange tilleggsprodukter, som vil gjøre det lettere for deg å utføre det daglige arbeidet. 3

5 MAMUT ENTERPRISE TELEFONKATALOGEN BEDRIFT Hente og vedlikeholde kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Bedrift Merk! Funksjonaliteten er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Du kan også gjøre søk på nye kontakter. Får du en ny kunde på telefonen, kan du raskt opprette vedkommende som en kontakt, hente inn kontaktinformasjonen, og fylle inn detaljene mens du fremdeles har vedkommende på tråden. Dermed kan du konsentrere deg om samtalen i stedet for å spørre ut kunden om adressedetaljer, telefon og faksnumre, men likevel ha et korrekt og oppdatert kontaktkort på vedkommende. Du kan åpne et kart som viser deg hvor kontakten holder til, og du kan se reiseruten fra din egen adresse til kontakten. 4

6 Slik henter du inn kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen Bedrift 1. Velg Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging eller Kontaktperson. 2. Slå opp på kontakten du ønsker å oppdatere --- eller --- Opprett en ny kontakt og skriv inn en eller flere opplysninger du kjenner om kontakten, for eksempel navn. 3. Klikk på Oppdatere kontaktinformasjon. Søket foretas. 4. Marker riktig kontakt i listen. 5. Velg hvilke felter du ønsker skal oppdateres i kontaktkortet. 6. Klikk Oppdater. Feltene du har valgt oppdaterer kontaktkortet med opplysninger fra databasen. Eventuelle opplysninger som fantes fra før blir overskrevet. Du kan angre før du lagrer. Klikk på Angre-knappen på verktøylinjen, eller bruk trykk [Ctrl] + [Z] på tastaturet. Tips! Du kan bytte Søkekriterie i feltet for dette i vinduet som kommer opp. Dette kan være til god hjelp når du har flere opplysninger på kontakten, men søkeresultatet gir mange treff. Bytt søkekriterium i nedtrekkslisten, og klikk på Søk. Felter som omfattes av søket Navn Adresse Telefon Telefaks Mobiltelefon (kun for kontaktperson) Organisasjonsnummer (kun for kontakt) E-post WWW (kun for kontakt) Bransje (kun for kontakt) Tittel (kun for kontaktperson) Enkelte av feltene er ikke relevante for søk fra Kontaktperson. Søket foregår i rekkefølge i henhold til listen over. Dersom du ikke bruker leveringsadresse for kontakten, vil funksjonen Vis reiserute ikke fungere. Dog vil den også søke på ditt organisasjonsnummer og koble dette mot din adresse, dersom disse opplysningene er tilgjengelige i databasen det søkes i. 5

7 Vis kart og reiserute til kontakten Vis på kartet hvor kontakten holder til.du kan vise på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis kart. Legg merke til at funksjonen viser til adressen som er synlig i feltet Adresse i kontaktkortet. Vis reiserute fra din adresse og til kontakten.du kan vise reiserute til kontakten. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis reiserute. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Reiseruten vises i nettleseren, og kan for eksempel skrives ut slik at du kan ta den med deg i bilen. For at systemet skal kunne vise reiserute må du registrere din Leveringsadresse i Vis - Innstillinger - Firma. Det er denne adressen det vil bli beregnet avreise fra. Leveringsadressen benyttes da det er mange som bruker postboks som postadresse. Det automatiske oppslaget kan kun vise reiseruten fra din adresse. Kart og reiserute forutsetter at du er koblet til Internett. Tips! Det er flere kartleverandører som er tilgjengelig med denne tjenesten. Fra kontaktkortet, gå til Brukerinnstillinger - Kontaktkort for å velge leverandøren under Kartoppslag. 6

8 Organisering og vedlikehold av kontakter ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV KONTAKTER Den mest sentrale inndelingen av kontaktene er forhåndsdefinert i programmet og gjøres på kontaktkortet i avmerkingsboksene for kunde, leverandør, partner og privat. Dersom en kontakt opptrer for eksempel som både kunde og leverandør, merker du av for begge. Dermed kan du redigere kontaktinformasjonen som gjelder for kontakten både når kontakten er din leverandør og når den er din kunde..ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Her kan du velge hvilke grupper du vil bruke for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. Status, Bransje og Kategori deler inn kontaktene for rapport-, søk- og utvalgsformål. Felles for disse er at de er standardregistre. Du kan selv opprette nye ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister..i kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet Hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor, være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder..gjennom Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Du kan dele kontaktene dine inn i grupper som du selv kan definere. For å opprette nye grupper i nedtrekkslisten, gå til Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister og velg Egendefinerte felt. Vedlikehold av registeret Mange finner nye måter å dele inn kontaktene på etter hvert som de har arbeidet en stund med sitt kontaktregister, eller fått nye behov. Veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter (se nedenfor) er ideell for å oppdatere og vedlikeholde kontaktregistre. Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelter og egendefinerte felter, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Gjennom veiviseren for kontaktutvalg kan du sette opp og lagre faste utvalg av kontakter. Disse kan du bruke igjen senere, til ulike handlinger, som for eksempel å opprette aktiviteter eller dokumenter til kontaktene, eller sende e-post. På denne måten kan du spare mye tid. Du kan lese mer om veiviseren for kontaktutvalg i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg"..med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Merk! Oppdatere kontaktinformasjon er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. 7

9 Integrasjon med Microsoft Outlook Ved hjelp av integrasjon med Microsoft Outlook kan du holde kontaktregisteret ditt oppdatert i både Outlook og programmet. Du kan knytte kontaktens e-postadresser i Outlook til kontakter og kontaktpersoner i programmet, og du kan sørge for at kontakter du oppretter blir synkronisert begge "veier". Inaktiv Grupper Du kan ikke slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet. Ønsker du at kontakten ikke skal være tilgjengelig lenger, kan du markere kontakten som inaktiv. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv i fanekortet Annen info. Ingen utsendelser Enkelte kontakter ønsker ikke å motta masseutsendelser som for eksempel tilbudsinformasjon på e-post. I fanekortet Annen info kan du merke av for Ingen utsendelser. Når du oppretter masseutsendelser, har du da muligheten til bruke avansert utvalg til å ekskludere disse kontaktene. Ved hjelp av Gruppe kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner på verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. Slik organiserer du kontaktene dine i grupper 1.. Klikk på ikonet til venstre for ordet Gruppe for å legge til kontakten i en gruppe. --- eller ---.Klikk på de tre prikkene nederst til høyre under feltet. 2. Du finner en oversikt over alle Disponible grupper til venstre i vinduet Gruppe. Klikk på ønsket gruppe og overfør den til feltet Valgte ved hjelp av den enkle pilknappen mellom de to feltene. 3. Klikk OK. Du har nå organisert kontaktene i grupper. 8 Tips! Nye grupper opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister.

10 Organisering og vedlikehold av kontakter Egendefinerte felter Slik klassifiserer du kontaktene dine ved hjelp av egendefinerte felter 1..Klikk på knappen til venstre for Egendefinerte felter. --- eller ---.Klikk på knappen med tre prikker nederst til høyre under feltet. 2. Velg hvilken Felttype du ønsker fra nedtrekkslisten, og skriv inn verdi i feltet under. Felttype kan f.eks. være "Distrikt" med verdien "Nord", eller "Ant. ansatte" med verdien "15". 3. Klikk OK. Du har nå opprettet et egendefinert felt. Tips! Nye Egendefinerte felter opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Her kan du også tilpasse alternativene i nedtrekkslisten Type verdi. 9

11 TILGANG TIL TILLEGGSPRODUKTER OG ENTERPRISE-UTVIDELSER Når du har kjøpt Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser, vil du få tilsendt et lisensnummer for hvert produkt du har kjøpt. Dersom du har mottatt flere lisensnumre, må du først registrere lisensnummeret som gjelder for selve programmet. Deretter kan du registrere lisensnummeret som gjelder for serviceavtalen, eller andre Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser. Merk! Når du registrerer lisensnummeret, er det viktig å skrive inn lisensnummeret nøyaktig slik det fremkommer i brevet/e-posten du har mottatt. Merk forskjellen på bokstaven "O" og tallet "0". Lisensnummeret inneholder ikke bokstaven "O", kun tallet "0". Hvis du har kjøpt Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser etter at programmet er installert og registrert, vil du vanligvis kunne aktivere lisensen ved å gå til Hjelp - Om og klikke på knappen Last ned lisensfil. Noen Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser må registreres på din firmadatabase eller på bestemte brukere for at den nye funksjonaliteten skal bli tilgjengelig. Etter at du har registrert lisensen og restartet ditt Mamut-system, får du tilgang til å administrere lisensen. Dette gjøres under menyen Hjelp - Om - Administrer lisensinformasjon. Merk! Undersøk om lisensen gjelder for antall Brukere, antall Firmadatabaser eller Alle brukere og firmadatabaser. Slik administrerer du tilganger til produktet 1. Klikk på Hjelp - Om og klikk Administrer lisensinformasjon. 2. Under Tilleggsprodukter til venstre i vinduet vil du se en liste over de produktene du har tilgang til. Marker riktig produkt, og klikk på knappen Legg til. 3. Velg firmadatabase eller bruker, og klikk OK. Gjenta dersom du skal legge til flere. 4. Avslutt programmet, og start på nytt. Nå er all funksjonalitet i det nye tilleggsproduktet tilgjengelig i valgt firmadatabase eller for valgt bruker. 10 Merk! Nederst på siden står det hvor mange lisenser du har av produktet. Du kan legge til like mange brukere/firmadatabaser som du har lisens for.

12 Installere eksempeldatabasen/evaluere utvidede produkter INSTALLERE EKSEMPELDATABASEN/EVALUERE UTVIDEDE PRODUKTER I eksempeldatabasen kan du prøve deg frem uten at det påvirker dine egne firmadata. Du kan også evaluere de ulike tilleggsproduktene og utvidelser som finnes, før du eventuelt bestiller. Under veiviseren for førstegangs oppstart av programmet blir du spurt om du vil installere eksempeldatabasen. Mange vil allerede ha installert eksempeldatabasen ved hjelp av Veiviseren for førstegangs oppstart. Er du usikker på om du allerede har installert eksempeldatabasen, kan du se etter ved å velge Fil - Åpne firmadatabase. Da får du opp firmadatabaselisten som viser oversikten over installerte firmadatabaser. Er du allerede kunde, men ønsker å evaluere tilleggsprodukter og utvidede produkter, kan du gjøre dette ved å ta i bruk eksempeldatabasen. For å installere eksempeldatabasen, velg Fil - Databaseverktøy - Installer eksempeldatabase. Merk! Når du logger deg på eksempeldatabasen, vil du kunne velge evalueringsprodukt og eventuelle tilgjengelige tilleggsprodukter til dette. Det er også mulig å fjerne en firmadatabase fra installasjonen. Dette gjøres fra vinduet Firmadatabaseliste. 11

13 MER INFORMASJON Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale Mamut Serviceavtale gir deg rett til å benytte Mamut Supportsenter. Se mer om Mamut Serviceavtale nedenfor..mamut Supportsenter Mamut Supportsenter tilbyr et omfattende personlig serviceapparat som bistår deg med hjelp hvis behovet oppstår. Under rubrikken Support på har du også tilgang til vårt Artikkelsøk, hvor du kan finne spesifikke tips og triks som kan hjelpe deg med problemer du har i programmet. Her finner du dessuten linker til de 10 nyeste og de 10 mest leste brukerstøtteartiklene. Hvordan kontakte Mamut Supportsenter? Ta kontakt via programmet.den enkleste måten å ta kontakt på er via programmet. Via fokusområdet Mamut Supportsenter kan du finne svar på dine spørsmål og opprette nye henvendelser. Status og svar på dine henvendelser finner du på samme sted. Merk at du må ha Internett-forbindelse for å kunne bruke denne funksjonen i programmet. Ta kontakt via Telefon: (ordinær takst) Telefonen er åpen fra kl alle hverdager. De fleste spørsmål besvares som regel i løpet av samtalen, men ved spesielle henvendelser vil vi notere spørsmålet og ta kontakt når løsningen på problemet er funnet. Ta kontakt via telefaks: Har du ikke tilgang til Internett, kan du sende din henvendelse på telefaks til Mamut Supportsenter. Du vil da få svar på telefaks. Opplys likevel om et telefonnummer der du kan treffes mellom kl , da det kan hende vi trenger flere detaljer for å kunne gi deg rett løsning. Ta kontakt via e-post Dersom du ikke finner svar på ditt spørsmål, kan du sende det til support@mamut.no. Brev kan sendes til: Mamut ASA Mamut Supportsenter Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo 12

14 Mer informasjon Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Mamut Serviceavtale sikrer at du er forberedt og har full kontroll i alle utfordringer du eller din virksomhet møter. Oppdatert med endringer fra myndighetene Vi sørger for at ditt Mamut-system alltid er oppdatert med nye regler, avgiftsendringer og skjemaer. Fyldig dokumentasjon ved slike endringer sikrer enkel tilpasning. Ny funksjonalitet Mamut-systemene utvikles kontinuerlig som følge av teknologisk utvikling, nye standarder, tilbakemeldinger fra brukere og nye trender. Du er sikret en moderne løsning som vil forenkle hverdagen. Mamut Supportsenter Vi legger stor vekt på at du som Mamut-bruker skal få profesjonell og rask service hvis eventuelle spørsmål skulle oppstå. Du får tilgang til brukerstøtte via telefon, faks, e-post, Internett og direkte i programmet. Mamut Information Desk I programmet finner du en nyhetskanal som via Internett daglig oppdaterer deg med blant annet informasjon, nyheter og brukertips direkte relatert til ditt program og arbeidsområde. Med Mamut Information Desk kan du også kommunisere direkte med Mamut Supportsenter. Brukertips Med jevne mellomrom vil du motta e-post med tips om bruk av Mamut-systemene, nyheter innenfor produktserien og annen nyttig informasjon. Mamut Kunnskapsserie Mamut publiserer kunnskapshefter innen en rekke temaområder som for eksempel endringer fra myndighetene, effektiv bruk av systemet og nye trender. Spesialtilbud Mamut gir deg spesialtilbud på Mamut-produkter, samt relaterte produkter fra markedsledende leverandører. 13

15 Mamut Academy Kurstyper på Mamut Academy Mamut Academy er navnet på kursvirksomheten i Mamut. Mamut ASA leverer komplette løsninger innenfor økonomistyring, salg/kundeoppfølging, innkjøp/logistikk, lønn/personal, timeregnskap/prosjekt og skatt/privatøkonomi. Kursvirksomheten Mamut Academy er et tilbud til deg som ønsker å arbeide mest mulig effektivt med Mamut Business Software og tilhørende fagområder. Nå kan du og dine medarbeidere virkelig utnytte funksjonsrikdommen i Mamut-systemene, noe som både stimulerer virksomheten og deg som jobber med systemet! Oppstartskurs Dette kurset er tilpasset helt nye brukere av Mamut Business Software. Kurset gir et innblikk i oppbyggingen av programmet og gir en god innføring i hvordan komme best mulig i gang. Grunnkurs Disse kursene tar for seg enkelte fagområder innenfor produktserien Mamut Business Software. Grunnkursene gir deltakeren et dyptgående innblikk i de enkelte deler av Mamut-systemene. Dette gir de beste forutsetningene for å utnytte systemet mest mulig effektivt. Viderekommende kurs Disse kursene tar for seg områder som ikke er med i innholdet på grunnkursene. Viderekommende kurs gir dyptgående kunnskap innen avanserte funksjoner i Mamut Business Software. Kurspakke Kurspakkene tar for seg et enkelt system i produktserien Mamut Business Software. Kursene gir deltakeren en helhetsforståelse av det aktuelle systemet. En kurspakke består av et gitt antall fagkurs. Om ønskelig kan bedriften sende ulike deltakere på de enkelte fagkurs. Temakurs Temakursene tar for seg spesielle emner innenfor ett fagområde, ett program, eller på tvers av ulike fagområder og programmer. Bedriftsinterne kurs Hvis ønskelig kan vi holde kurs skreddersydd for din bedrift eller organisasjon. Dette er spesielt lønnsomt hvis din virksomhet har spesielle rutiner eller mange fra samme organisasjon trenger opplæring i Mamutsystemet. Med et bedriftsinternt kurs sikrer du dine ansatte komplett opplæring i effektiv bruk av Mamut Business Software i din bedrift. Vi kan holde bedriftsinterne kurs i dine lokaler, eller i våre kurslokaler, som har komplett utstyr og alle fasiliteter. Nettbaserte kurs Mamut Academy Online tilbyr en rekke nettbaserte kurs i tillegg til vår tradisjonelle klasseromsundervisning. Nettbaserte kurs er et tilbud til deg som ønsker å gå på kurs via Internett. Her vil du koble deg opp til kurset via din egen PC hjemme eller på kontoret, og har mulighet til å koble deg til en telekonferanse for lyd. Det er verdt og merke seg at dette kurset legger opp til visning/gjenomgang av funksjonalitet mens øving vil skje på eget initiativ etter avsluttet kurs. 14