Kom i gang med Mamut Online Desktop

Transkript

1 // Mamut Business Software Kom i gang med Mamut Online Desktop

2 Kom i gang med Mamut Online Desktop Innhold Velkommen til Mamut Online Desktop... 3 Kom i gang... 6 Status Kontakt Timeregistrering Salg Selskapsstatus Utstyrsregister Medlemsregister Årsplanlegger Webmail Mamut Online Survey Webhosting edokumenter Rapportarkiv Vanlige spørsmål (FAQ) Mer informasjon

3 Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst allé 56 Postboks 733, Skøyen 0214 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Tlf.: , Faks: Åpent: fra kl alle hverdager Internett: E-post: support@mamut.no Salg: Tlf.: , Faks: Internett: E-post: sales@mamut.no Versjon 4 MBS.BKL.MOD.NO Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut AS. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. 2

4 Velkommen til Mamut Online Desktop Velkommen til Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop gir deg nettbasert tilgang til informasjon og funksjonalitet fra Mamut Business Software, samt tjenester inkludert i Mamut One. Mamut One samler økonomistyring, kundeoppfølging (CRM), kommunikasjon, arbeidsflyt, e-handel, mobilitet, webhosting samt kunnskap og community i én komplett løsning. Dette kunnskapsheftet gir en introduksjon til Mamut Online Desktop. Du får en kort beskrivelse av hvordan du kommer i gang, innstillingene som må settes i både Mamut Business Software og Mamut Online Desktop samt informasjon om hvordan du kan tilpasse systemet til dine behov. Du finner også en beskrivelse av de ulike arbeidsområdene og hvordan du navigerer gjennom dem. For å få tilgang til Mamut Online Desktop må du ha en gyldig Mamut One Serviceavtale. Hvilke tjenester i Mamut Online Desktop du har tilgang til, avhenger av hvilken Mamut One Serviceavtale du har. Viktig! Les gjennom både Brukeravtalen og Mamut Serviceavtale før du begynner med Mamut Online Desktop. Der vil du få en oversikt over de kontraktsvilkår som gjelder mellom deg som kunde, og Mamut som leverandør. Når du har koblet til Mamut Online Desktop, kan du lese, opprette og redigere informasjon fra hvilken som helst PC med Internett-forbindelse. Dette gjør det svært enkelt å dele informasjon med kollegaer, eller å få tilgang på informasjon fra ditt Mamutsystem mens du er ute av kontoret. Informasjonen som registreres via nettleseren, samt lokalt i ditt Mamut-system, synkroniseres kontinuerlig. Dermed har firmaet ditt alltid tilgang til oppdatert informasjon. Synkroniseringen med Mamut Online Desktop vil gjøres fra en av maskinene i nettverket. Denne må være tilkoblet Internett. Mamut Online Desktop samler alle dine nettbaserte funksjoner og gir deg tilgang til blant annet nøkkeltall og statusinformasjon, kunde- og leverandørdata, aktiviteter og kalender, timeregistrering og årsplanlegger, samt kontroll, validering og analyse av dine regnskapsdata, alt via Internett. Merk! Dokumentasjonen kan omtale tjenester og/eller funksjoner som ikke er inkludert i din løsning. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om dette, vennligst ta kontakt. På vår hjemmeside finner du mer informasjon om hvilke produkter og tjenester som er inkludert i Mamut Online Desktop for din Mamut One Serviceavtale. 3

5 Kom i gang med Mamut Online Desktop Vi er sikre på at du og ditt firma vil dra nytte av fordelene med Mamut Online Desktop, og at denne prisbelønnede løsningen for programvare og nettbaserte tjenester vil gjøre det lettere å drive din daglige virksomhet. Tips! Når du er pålogget Mamut Online Desktop, kan du klikke Hjelp øverst til høyre i vinduet. I hjelp finner du mer informasjon om funksjonaliteten. Mamut ID Mamut ID er en felles innloggingstjeneste for en rekke programmer og tjenester levert av Mamut. I din Mamut ID-profil kan du vise eller redigere informasjon om brukerkontoen din for nettbaserte tjenester levert av Mamut. Tjenesten kan ikke startes direkte, men er tilgjengelig gjennom programmer som bruker Mamut ID som innlogging. Med din personlige Mamut ID kan du logge deg på Mamut Online Desktop. Merk! Du oppretter din Mamut ID i veiviseren første gang du tar i bruk Mamut Online Desktop. Se mer nedenfor. Bruk et sikkert passord For å forhindre at uvedkommende får tilgang til din konto og dine tjenester bør du opprette et passord som det er vanskelig for andre å gjette seg til. Systemet godkjenner kun passord som tilfredsstiller visse kriterier for sikkerhet. Et sikkert passord må inneholde minimum 6 tegn og være en kombinasjon av store og små bokstaver, tall og spesialtegn. Desto flere tegn du bruker, desto vanskeligere blir det for uvedkommende å knekke passordet ditt. Det anbefales ikke å bruke vanlige ord fra ordlister, brukernavn eller personnavn i passordet, men heller å sette sammen en rekke tegn, f.eks. på bakgrunn av en setning. For hvert tegn du benytter i passordet utover minimumskravet, vil styrken øke og det vil bli vanskeligere for uvedkommende å knekke passordet ditt. Eksempel: Jeg har tusenvis av bøker i bokhyllen min: Jh1000Vis@BIBm. Mamut ID kontrollerer språket i Mamut Online Desktop Ditt foretrukne språk kontrolleres av innstillingen i din Mamut ID-profil. Når du ikke er logget inn, eller under innlogging, kan du oppleve at språket hentes fra din nettlesers foretrukne språk, eller fra informasjonskapsler (cookies) som er lagret på din maskin etter tidligere besøk. 4 Tips! Har du problemer med å få språkendringer til å ta effekt, kan du forsøke å slette informasjonskapsler i nettleseren din.

6 Velkommen til Mamut Online Desktop Endre Mamut ID Du kan endre informasjonen tilknyttet din Mamut ID via Innstillinger - Kontoadministrasjon - Min Mamut ID-profil i Mamut Online Desktop. Du kan endre språk, passord og kontaktinformasjon. Du kan ikke endre e-postadressen. Glemt passord Har du glemt passord, kan du klikke Glemt passord på innloggingssiden. Du vil deretter motta en e-post med informasjon om hvordan du oppretter et nytt passord. Merk! Brukernavn og passord til Mamut ID er ikke det samme som det du benytter ved pålogging til Mamut Business Software. 5

7 Kom i gang med Mamut Online Desktop Kom i gang Viktig! Før du kobler til Mamut Online Desktop, må du legge inn lisensinformasjonen din i Mamut Business Software. Dette gjør du under Hjelp - Om - Administrer lisensinformasjon - Tilleggsprodukter. Her finner du en liste over tilleggsprodukter du har tilgang til. Fra listen velger du Mamut Online Desktop og klikker Legg til for å se en oversikt over firmadatabasene i Mamut Business Software. Velg firmadatabasen du ønsker å knytte tjenesten til, og klikk OK. Lukk programmet og start det på nytt. Forutsetninger for å komme i gang For at du skal kunne koble til Mamut Online Desktop må kriteriene nedenfor være oppfylt. Din bruker i Mamut Business Software må være opprettet som, og knyttet mot ansatt i personalregisteret i Mamut Business Software. Brukeren må også være definert som Superbruker. Firmaets organisasjonsnummer, adresseinformasjon, telefonnummer og e- postadresse må være utfylt. Dette gjør du i Mamut Business Software under Vis - Innstillinger - Firma. Organisasjonsnummeret finner du samme sted, under Økonomi/Land. Din PC må være tilkoblet Internett. Du kan benytte Internet Explorer versjon 7 eller nyere, og Firefox versjon 3 eller nyere. Se fullstendige og oppdaterte systemanbefalinger her: Veiviseren for tilkobling kontrollerer om alle forutsetningene er til stede for å kunne koble til, og vil liste opp punktene som eventuelt mangler. Merk! Du kan ikke evaluere Mamut Online Desktop med eksempeldatabasen i Mamut Business Software. Mamut Online Desktop er ikke tilgjengelig som evalueringsversjon. Synkronisering Datasynkronisering første gang kan ta lang tid. Du kan ikke bruke programmet mens den pågår. Derfor bør du ta stilling til om du vil synkronisere nå eller senere. I tilkoblingsveiviseren for Mamut Online Desktop (se nedenfor) blir du spurt om dette. Merk! API-brukere og eventuelle Mamut Business Software-integrasjoner med annen programvare må være logget av og avsluttet ved førstegangs tilkobling til Mamut Online Desktop. 6

8 Kom i gang Synkroniseringen kjøres fra en av maskinene i ditt nettverk. Som standard vil den starte fra den maskinen du kobler til med. Dette kan senere endres i firmainnstillinger for Mamut Online Desktop. I en flerbrukerdatabase anbefaler vi at du benytter den maskinen systemdatabasen ligger på til synkronisering. Tilkoblingen gjør du i programmet Mamut Business Software. Slik kobler du til Mamut Online Desktop 1. Klikk knappen Koble til Mamut Online Desktop på verktøylinjen på skrivebordet, og deretter Koble til. --- eller --- Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Mamut Online Desktop i Mamut Business Software. Systemet kontrollerer om du kan koble til. Er ett eller flere kriterier ikke oppfylt, vil det markeres med rød tekst i listen. Klikk da OK, utbedre punktene i listen, og forsøk på nytt. Du kan lese mer om firmainnstillingene for Mamut Online Desktop nedenfor. 2. Klikk Koble til. 3. Klikk Neste. 7

9 Kom i gang med Mamut Online Desktop 4. Opprett en ny Mamut ID, eller skriv inn ditt Brukernavn og Passord for Mamut ID dersom du allerede har dette. Merk! Brukernavn og passord til Mamut ID er ikke det samme som de du benytter ved pålogging til Mamut Business Software. Når du oppretter en ny Mamut ID, er det viktig at du registrerer en gyldig e-postadresse som din Mamut ID, da du vil motta en e-post med en link som du må klikke på for å fortsette. Når du er ferdig med registreringsprosessen for Mamut ID, kan du returnere til veiviseren og logge deg på med ditt Mamut ID Brukernavn og Passord. Se mer om Mamut ID ovenfor. Tips! Dersom du ikke mottar e-postmeldingen, kan det hende den har blitt fanget opp av filteret ditt for useriøs e-post. Sjekk derfor også innboksen din for useriøs e-post/"spam". 5. Kontroller firmainformasjonen, og klikk Neste. Registreringsinformasjonen hentes fra firmainnstillingene i Mamut Business Software. 8

10 Kom i gang 6. Velg når du ønsker å starte synkroniseringen, og klikk Neste. Starter du nå, venter du til synkroniseringen er utført. Ønsker du å starte senere, legger du inn dato og klokkeslett for dette. Programmet kan avsluttes på maskinen som skal synkronisere, men maskinen må ikke slås av. Slår du av maskinen, må du koble til på nytt senere. 7. Klikk Fullfør. Etter tilkoblingen vises et statusvindu som bekrefter at du er tilkoblet Mamut Online Desktop. Synkroniseringen vil foregå kontinuerlig. Dersom det er over en time siden sist synkronisering mellom Mamut Business Software og Mamut Online Desktop, vil tiden siden sist synkronisering vises øverst til høyre i Mamut Online Desktop, under innloggingsnavnet ditt. Logg inn og invitere brukere Du kan nå logge deg inn på Mamut Online Desktop for å sende invitasjoner til brukere som skal ha tilgang. Du kan logge inn via en nettleser på adressen eller direkte fra fokusområdet på skrivebordet i Mamut Business Software. Du kan lese mer om hvordan du inviterer brukere nedenfor. Tips! Informasjonsruten Synkroniseringshistorikk kan velges til skrivebordet under brukerinnstillingene for skrivebordet i Mamut Business Software. 9

11 Kom i gang med Mamut Online Desktop Invitere brukere til Mamut Online Desktop Superbrukeren kan invitere brukere til Mamut Online Desktop. Invitasjonsprosessen lar deg angi brukerens tilgangsrettigheter før du sender ut e-postinvitasjonen med en personlig melding. For å gi dine kolleger tilgang til Mamut Online Desktop må du sende dem en invitasjon som de må godta før de kan begynne. Før du sender ut invitasjonen, må personen du inviterer være registrert som både bruker og ansatt i din lokale versjon av Mamut Business Software. 10 Merk! Kun brukere med tilgangsprofil som Superbruker i Mamut Online Desktop kan invitere andre brukere. Slik inviterer du nye brukere 1. Logg inn på Mamut Online Desktop med din Mamut ID. Du kan logge inn via en nettleser på adressen eller direkte fra fokusområdet på skrivebordet i Mamut Business Software. 2. Velg Innstillinger - Kontoadministrasjon - Brukeradministrasjon på verktøylinjen på skrivebordet. 3. Under Brukeradministrasjon finner du en liste over alle brukere som oppfyller kriteriene for å kunne inviteres til Mamut Online Desktop (registrerte som brukere og ansatte i Mamut Business Software). Vinduet inkluderer informasjon om hvor mange brukere som kan inviteres. Klikk navnet til brukeren du ønsker å invitere. 4. Klikk Inviter bruker i verktøylinja i vinduet Rediger bruker. 5. Skriv inn relevant informasjon i vinduet som vises. E-postadresse: Skriv inn e-postadressen til brukeren du ønsker å sende invitasjonen til. Dersom brukeren allerede har en Mamut ID, benytter du denne e-postadressen. Personlig melding: Skriv inn en personlig melding i dette feltet (ikke obligatorisk). Tilgangskontroll: Bruk alternativknappene til å velge hvilken tilgang brukeren skal ha: Tilgangsmal: Dette alternativet lar deg velge mellom seks forhåndsdefinerte tilgangsmaler. Merk at det må finnes minst én Superbruker i systemet til enhver tid. Egendefinert: Dette alternativet lar deg angi en egendefinert tilgangsmal for brukeren. For hvert arbeidsområde innen Mamut Online Desktop kan du tildele Ingen tilgang, Lesetilgang, Full tilgang eller Tilpasset tilgang. Dersom du velger Tilpasset tilgang, klikker du på Rediger for å åpne et vindu hvor du kan angi hver individuell tilgangskontroll innen arbeidsområdet. Her merker du av i boksene for å gi brukeren tilgang til ønsket funksjonalitet. Les mer om dette i avsnittet "Angi egendefinert brukertilgang".

12 Kom i gang 6. Når du har valgt ønsket tilgangskontroll, klikker du Send øverst til venstre i vinduet. 7. Klikk Lukk for å ferdiggjøre prosessen og gå tilbake til vinduet Brukeradministrasjon. Invitasjonen har nå blitt sendt, og mottakeren vil motta en e-post med tilgangsinformasjon for Mamut Online Desktop. Invitasjonen vil være gyldig i et begrenset antall dager. Dersom brukeren forsøker å registrere seg etter at tidsfristen har gått ut, vil vedkommende få beskjed om dette. Du kan sende invitasjonen på nytt og/eller trekke tilbake en invitasjon fra Brukeradministrasjon. Merk! Antall Mamut Online Desktop-brukere er begrenset av din lisens. Hvilke brukere kan inviteres til Mamut Online Desktop? Du kan kun invitere brukere som er registrert som brukere og er tilknyttet ansatte i Mamut Business Software. Dersom du ikke finner en bruker i vinduet Brukeradministrasjon, kan du undersøke følgende: Er brukeren registrert som bruker i Mamut Business Software? Gå til Vis - Innstillinger - Sikkerhet - Brukeradministrasjon for å kontrollere dette. Finnes ikke brukeren, kan du opprette vedkommende som bruker her. Er brukeren tilknyttet en ansatt i Personalregisteret? I samme vindu kan du kontrollere feltet Knytt mot ansatt. Er brukeren ikke tilknyttet en ansatt, kan du velge Opprette ansatt fra nedtrekkslisten. Hvilke tjenester i Mamut Online Desktop du har tilgang til, avhenger av hvilken Mamut One Serviceavtale du har. Antall brukere som kan inviteres er begrenset av din lisens og din Mamut One Serviceavtale. Ta kontakt med våre dyktige kundekonsulenter for uforpliktende produktinformasjon på gratis telefon eller e-post sales@mamut.no. Velg firma Under Velg firma finner du en oversikt over firmadatabasene som har blitt synkronisert med Mamut Online Desktop. Her kan du velge databasen du vil jobbe med, og angi en standard firmadatabase. Dersom en superbruker for andre firmaer/systemdatabaser ønsker å gi deg tilgang til sin firmadatabase via Mamut Online Desktop, kan de registrere deg som bruker i sitt system og invitere deg. Du kan da benytte samme Mamut ID. Har du tilgang til flere firmaer via Mamut Online Desktop, kan du veksle mellom disse etter at du har logget inn. 11

13 Kom i gang med Mamut Online Desktop Slik velger du firma 1. Velg Innstillinger - Velg firma fra verktøylinjen på skrivebordet. 2. Bruk alternativknappene for å velge hvilket firma du ønsker å åpne. 3. Klikk Fortsett for å åpne firmadatabasen. Du kan velge Angi valgt firma som standard firmadatabase (markert med en stjerne), om du ønsker at firmadatabasen åpnes automatisk når du logger deg inn på Mamut Online Desktop. Dersom du ikke ønsker å ha en standard firmadatabase, klikk på knappen Fjern innstilling for standard firmadatabase. Merk! Hvis du har tilgang til mer enn én database med Mamut Online Desktop, og ikke har valgt en standard firmadatabase, vil vinduet Velg firma åpnes automatisk når du logger deg på Mamut Online Desktop. Den valgte firmadatabasen er nå åpen. Brukeradministrasjon Under Brukeradministrasjon kan du velge hvilke brukere i den nåværende firmadatabasen som skal ha tilgang til Mamut Online Desktop. Du kan også vise og redigere eksisterende brukere av firmadatabasen. Siden viser brukere med de ulike statusene og tilgangsprofilene. Du kommer til Brukeradministrasjon via menyen Innstillinger - Kontoadministrasjon - Brukeradministrasjon. Vinduet Brukeradministrasjon Vinduet inneholder informasjon om antall brukere som din lisens tillater at du registrerer på Mamut Online Desktop, samt hvor mange brukerinvitasjoner som gjenstår. Vinduet inneholder også en liste over alle brukere som oppfyller kritereiene for å kunne inviteres til Mamut Online Desktop - registrerte som brukere og ansatte i din lokalt installerte firmadatabase. Kolonnen Status viser den nåværende invitasjonsstatusen til brukeren, og i kolonnen Tilgangsprofil finner du tilgangsmalene som Superbrukeren har angitt for den aktuelle brukeren. Ønsker du å redigere brukerinformasjonen, klikker du brukerens navn for å åpne vinduet Rediger bruker, der du kan invitere brukeren, angi brukerens e-postadresse og definere tilgangsrettighetene for brukeren. 12

14 Kom i gang Firmainnstillinger for Mamut Online Desktop Merk! Dette emnet omtaler firmainnstillingene for Mamut Online Desktop som du finner i Mamut Business Software..I firmainnstillingene for Mamut Online Desktop i Mamut Business Software kobler du til og fra, sjekker synkroniseringskonflikter og endrer bruker eller maskin for synkronisering. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Mamut Online Desktop i Mamut Business Software. Tilkobling I dette vinduet kan du se om kriteriene for å koble firmadatabasen til Mamut Online Desktop er oppfylt. Manglende kriterier vil eventuelt vises i rødt. Koble til: Vises bare dersom du ikke er tilkoblet. Starter veiviseren for tilkobling til Mamut Online Desktop. Din bruker i Mamut Business Software må være opprettet som, og knyttet mot ansatt i personalregisteret i Mamut Business Software. Merk! Det er kun brukere med tilgangskontroll som Superbruker som kan koble til. Du kan ikke evaluere Mamut Online Desktop med eksempeldatabasen i Mamut Business Software. Mamut Online Desktop er ikke tilgjengelig som evalueringsversjon. 13

15 Kom i gang med Mamut Online Desktop Oppdater tilkobling: Vises bare dersom du er tilkoblet. Klikk denne knappen for å oppdatere tilkoblingen med Mamut Online Desktop etter å ha endret passordet for din Mamut ID eller etter å ha tilbakekopiert en sikkerhetskopi av firmadatabasen. Koble fra: Vises bare dersom du er tilkoblet. Klikk denne knappen for å stanse synkroniseringen og koble firmadatabasen fra Mamut Online Desktop. Se mer om hvordan du kan koble fra Mamut Online Desktop nedenfor. Synkronisering Synkroniseringen med Mamut Online Desktop vil gjøres fra en av maskinene i nettverket. Det anbefales at dette gjøres fra samme maskin som databasen ligger på. I nedtrekkslisten kan du velge maskin. Synkroniseringskonflikter viser en liste over konflikter som har oppstått de siste 7 dager, og hvordan disse er løst. Dersom en bruker i Mamut Business Software og en bruker i Mamut Online Desktop endrer det samme feltet på den samme posten (f.eks. endrer navnet på den samme kontakten), innenfor den samme synkroniseringen, vil det oppstå en konflikt. Konflikten vil logges i synkroniseringshistorikken og inkluderer informasjon om hvordan konflikten er løst. En endring av to ulike felter på f.eks. samme kontakt vil derimot ikke regnes som en konflikt. 14

16 Kom i gang Ved en konflikt er det alltid endringen gjort i Mamut Business Software som overskriver endringen gjort i Mamut Online Desktop. Synkroniseringshistorikk viser en enkel oversikt over elementer som er lastet opp og ned i dag og de siste 7 dager, samt når siste synkronisering ble foretatt, og fra hvilken maskin. Tips! Informasjonsruten Synkroniseringshistorikk viser tilsvarende informasjon. Du kan velge å vise denne informasjonsruten på skrivebordet. Se mer om hvordan du tilpasser informasjonsrutene på skrivebordet i avsnittet Brukerinnstillinger for Skrivebordet i de innebygde hjelpefilene for Mamut Business Software. I fanekortet ser du også en enkel synkroniseringlogg. Data synkroniseres kontinuerlig, og vinduet viser tidspunkt og status for de siste 20 synkroniseringene. Dersom det står Feil i kolonnen Status, kan du markere linjen og klikke på knappen Feilmelding under listen for å se den aktuelle feilmeldingen. 15

17 Kom i gang med Mamut Online Desktop Koble fra Mamut Online Desktop Frakoblingen gjør du fra programmet Mamut Business Software. Merk! Det er kun brukere som er definert som Superbrukere som kan koble fra. Du må også være tilkoblet Internett. Frakobling må foregå på den maskinen som er satt opp til å synkronisere med Mamut Online Desktop. Er du i tvil om hvilken maskin som synkroniserer, kan du kontrollere dette i vinduet nedenfor, på fanekortet Synkronisering. Utfør frakoblingen og tilbakekopieringen på et tidspunkt når ingen andre brukere er pålogget Mamut Online Desktop og Mamut Business Software. Sikkerhetskopiering: Du kan sikkerhetskopiere systemdatabasen i tilkoblet modus. Tilbakekopiering: Du kan ikke tilbakekopiere en systemdatabase så lenge du er koblet til Mamut Online Desktop. Du kan heller ikke tilbakekopiere en enkelt firmadatabase til en systemdatabase, dersom firmadatabasen du tilbakekopierer er tilkoblet. Før du tilbakekopierer en sikkerhetskopi, må du da koble fra firmadatabasen(e) som er tilkoblet. Slik kobler du fra 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Mamut Online Desktop. 2. Klikk Koble fra. 3. Skriv inn ditt Mamut ID Brukernavn og Passord, og klikk Neste. 4. Klikk Fullfør. Synkroniseringen opphører, og databasen frakobles. Frakoblede databaser vil automatisk fjernes fra serveren, med unntak av data som benyttes til en eventuell senere tilkobling, som firmainformasjon og informasjon om hvilke brukere som har tilgang. Merk! Alle dine data beholdes i Mamut Business Software selv om du kobler fra Mamut Online Desktop. Du kan koble til igjen senere. Da vil alle data synkroniseres på nytt. 16

18 Kom i gang Verktøy i Mamut Online Desktop Nedenfor finner du en oversikt over de mest vanlige verktøyene i de ulike arbeidsområdene i Mamut Online Desktop. Ny: Klikk denne knappen for å opprette et nytt element i arbeidsområdet du befinner deg i. Rediger: Redigerer data i eksisterende elementer i de forskjellige arbeidsområdene. Lagre: Lagrer data du har registrert, uten å navigere bort fra registreringskortet. Lagre og ny: Lagrer data du har registrert, og åpner et nytt tomt registreringskort. Lagre og lukk: Lagrer data du har registrert, og lukker registreringskortet. Slett: Sletter det valgte elementet. Oppdater: Klikk denne knappen for å oppdatere skjermbildet og vise de siste endringene. Brukerinnstillinger: Åpner skjermen med brukerinnstillingene for arbeidsområdet du befinner deg i. Lukk: Klikk denne knappen for å lukke det åpne registreringskortet. Skriv ut: Klikk denne knappen for å skrive ut eller åpne en forhåndsvisning av skjermen du befinner deg i. I forhåndsvisning, klikk Skriv ut øverst til høyre. Avbryt og lukk: Lukker registreringskortet uten å lagre endringene. 17

19 Kom i gang med Mamut Online Desktop Brukertilgang Tilgang kan defineres som Full tilgang, Lesetilgang og Ingen tilgang til hele områder eller individuelle funksjoner innen hvert område. Hver bruker kan gis tilgang til hvert individuelle område eller hver individuelle funksjon, eller tildeles en forhåndsdefinert tilgangsmal. Du kan administrere brukertilgang fra Mamut Online Desktop ved å gå til Innstillinger - Kontoadministrasjon - Brukeradministrasjon, eller som et trinn i invitasjonsprosessen. Merk! Det er kun Superbruker (bruker med full tilgang til systemet) som kan tildele/fjerne brukertilgang. Det må til enhver tid finnes minst én Superbruker i systemet. Forhåndsdefinerte tilgangsmaler Mamut Online Desktop inkluderer et antall forhåndsdefinerte tilgangsmaler som kan tildeles brukere av Superbrukeren. De forhåndsdefinerte tilgangsmalene kan ikke slettes eller redigeres. Les mer nedenfor. Merk! Dersom du oppdaterer fra en tidligere versjon av Mamut Online Desktop, vil brukere som var registrert som Administratorer bli tildelt tilgangsmalen Superbruker (full tilgang til hele systemet). Alle andre brukere vil tildeles en mer begrenset tilgangsmal. Egendefinert brukertilgang Du kan begrense brukertilgang til visse områder og/eller individuelle funksjoner innen Mamut Online Desktop. Dersom du ikke ønsker å gi eller nekte tilgang til et helt område, kan du spesifisere tilgang til hver funksjon innen området. Les mer om dette nedenfor. Tildele brukertilgangsmal Du kan tildele brukere en forhåndsdefinert tilgangsmal dersom du ikke ønsker manuelt å spesifisere hvilke arbeidsområder/funksjoner brukeren skal ha tilgang til. De forhåndsdefinerte tilgangsmalene kan ikke slettes eller redigeres. Du kan tildele brukere en tilgangsmal på to måter: Som et trinn i invitasjonsprosessen. Les mer om dette i avsnittet "Invitere brukere til Mamut Online Desktop". Via vinduet Brukeradministrasjon for eksisterende brukere, se prosedyren nedenfor. 18

20 Kom i gang Slik tildeler du en bruker en tilgangsmal 1. Gå til Innstillinger - Kontoadministrasjon - Brukeradministrasjon i Mamut Online Desktop. 2. Klikk navnet til brukeren du ønsker å redigere tilgang for. 3. Klikk Rediger i vinduet som åpnes. 4. Merk av for alternativknappen Tilgangsmal, og velg en tilgangsmal fra nedtrekkslisten. 5. Klikk Lagre og lukk. Brukeren er nå tildelt valgt tilgangsmal. Du kan også angi egendefinert brukertilgang for hver bruker. Les mer om dette nedenfor. Angi egendefinert brukertilgang Du kan angi egendefinert tilgang for en bruker dersom du ikke ønsker å bruke en av de forhåndsdefinerte tilgangsmalene. De forhåndsdefinerte tilgangsmalene kan ikke slettes eller redigeres. Du kan angi egendefinert tilgang for en bruker på to måter: Som et trinn i invitasjonsprosessen. Les mer om dette i avsnittet "Invitere brukere til Mamut Online Desktop". Via vinduet Brukeradministrasjon for eksisterende brukere, se prosedyren nedenfor. Slik angir du egendefinert tilgang for en eksisterende bruker 1. Gå til Innstillinger - Kontoadministrasjon - Brukeradministrasjon i Mamut Online Desktop. 2. Klikk navnet til brukeren du ønsker å redigere tilgang for. 3. Klikk Rediger i vinduet som åpnes. 4. Merk av for alternativknappen Egendefinert tilgang. 5. I listen som vises, velger du mellom alternativknappene Ingen tilgang, Lesetilgang, Full tilgang eller Tilpasset tilgang for hvert arbeidsområde. Velger du Tilpasset tilgang, kan du klikke Rediger for å spesifisere tilgang til hver individuelle funksjon innen arbeidsområdet. 6. Klikk Lagre og lukk. Brukeren har nå blitt tildelt tilgang til funksjonene/arbeidsområdene du valgte. Du kan også tildele en forhåndsdefinert brukertilgangsmal for hver bruker. Les mer om dette ovenfor. 19

21 Kom i gang med Mamut Online Desktop Status Under Status finner du oppdaterte nøkkeltall og en oversikt over dine mestselgende produkter og største kunder de siste 30 dagene, i tillegg til nøkkelinformasjon om salg og ansatte. Informasjonsrutene i Status I arbeidsområdet Status i Mamut Online Desktop finner du fire informasjonsruter som henter ut tall fra Mamut Business Software. Mestselgende produkter siste 30 dager: Denne informasjonsruten viser de mestselgende produktene for din bedrift de siste 30 dagene. Største kunder siste 30 dager: Denne informasjonsruten viser de største kundene de siste 30 dagene. Salg: Denne informasjonsruten oppsummerer noe av dine viktigste salgsdata. Ansatte: Denne informasjonsruten viser en liste over ansatte og deres telefonnummer. Bruk pilknappene nederst til høyre for å bla i listen. Tips! Du kan velge å vise de samme informasjonsrutene på Mitt skrivebord i Mamut Business Software. Du kan imidlertid ikke velge hvilke informasjonsruter som vises i Mamut Online Desktop. Se mer om hvordan du tilpasser informasjonsrutene på skrivebordet i avsnittet "Brukerinnstillinger for Skrivebordet" i de innebygde hjelpefilene for Mamut Business Software. 20

22 Kontakt Kontakt Du kan opprette nye kontakter hvor og når som helst med Mamut Online Desktop. Informasjon som registreres via nettleseren, samt lokalt i ditt Mamut-system, synkroniseres kontinuerlig. Dermed har firmaet ditt alltid tilgang til oppdatert informasjon. I arbeidsområdet Kontakt vedlikeholder du informasjon om kontaktene dine via Mamut Online Desktop. Du kan vise og redigere kontaktene og kontaktpersonene som allerede eksisterer i ditt Mamut-system, samt opprette nye kontakter. Legg merke til at arbeidsområdet Kontakt består av både kunder, leverandører og eventuelt også partnere og private kontakter. En kontakt kan opptre både som kunde og leverandør. Du merker av på kontaktkortet i avmerkingsboksene for dette. Kontaktene kan tilknyttes kontaktpersoner. Registrering av kontaktpersoner vil gjøre det enklere for deg å finne personen du skal snakke med/referere til i ulike situasjoner. Kontaktpersonlisten kan åpnes som et selvstendig register ved å velge Lister - Kontaktpersoner, eller via Arbeidsområder - Kontakt - Kontaktpersoner. Aktiviteter Mamut Online Desktop gir deg en nettbasert oversikt over aktiviteter relatert til ditt firma og dine ansatte. Opprett, rediger og vis aktiviteter på Internett, og hold orden på disse med den nettbaserte kalenderen eller aktivitetslisten. Aktiviteter Aktivitetslisten i Mamut Online Desktop lar deg administrere alle aktiviteter som har blitt registrert enten via Mamut Online Desktop eller gjennom din lokalt installerte versjon av Mamut Business Software. Herfra kan du opprette nye aktiviteter samt redigere eller slette eksisterende aktiviteter. Listen inneholder dessuten snarveier til din personlige kalender, felleskalenderen, arbeidsområdet Kontakt og brukerinnstillingene. Dersom du har registrert mange aktiviteter, kan du bruke filteret for å begrense resultatet som vises i listen. Du kan filtrere resultatet på Utføres, Status, Type og Ansvarlig. Aktivitetskortet Når du vil opprette, redigere eller vise en bestemt aktivitet, kan du åpne aktivitetskortet. Aktivitetskortet kan vises enten i Enkel eller Fullstendig visning. Du kan veksle mellom Enkel og Fullstendig visning gjennom å klikke på knappen Endre visning. I brukerinnstillingene kan du velge hvilken visningsmodus du ønsker å bruke som standard. 21