// Mamut Business Software. Kunde-, salgsoppfølging og netthandel

Transkript

1 // Mamut Business Software Kunde-, salgsoppfølging og netthandel I

2 Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst allé 56 Postboks 733, Skøyen 0214 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: [email protected] Mamut Supportsenter: Tlf.: , Faks: Åpent: fra kl alle hverdager Internett: E-post: [email protected] Salg: Tlf.: , Faks: Internett: E-post: [email protected] Versjon 15.0 MBS.MAN.CRM.15.NO Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut AS. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II

3 Velkommen som Mamut-bruker! Introduksjonsbøkene "Innstillinger, rapporter og utvalg", "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel" og "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal" gir en innføring i programmet. Disse manualene kan lastes ned gratis fra Mamuts hjemmesider på I introduksjonsbøkene får du hjelp til å bli kjent med hvordan systemet er bygget opp, slik at du kan finne frem i, og tilpasse systemet til ditt bruk. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige oppgavene. En del funksjoner er omtalt mer utfyllende i programmets hjelp [F1]. Dokumentasjonen kan omtale tjenester og/eller funksjoner som ikke er inkludert i din løsning. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om dette, vennligst ta kontakt. Du kan sende e-post til [email protected] eller ringe Det er viktig at du leser gjennom Mamut Brukeravtale før eller under installasjonen. Der vil du få en oversikt over de kontraktsvilkår som gjelder mellom deg som kunde, og Mamut som leverandør. Mamut Brukeravtale finner du vedlagt programpakken, og på Ved installasjon aksepterer du vilkårene i Mamut Brukeravtale. I tillegg til introduksjonsbøkene produserer Mamut også ytterligere brukerdokumentasjon som oppdateres kontinuerlig i henhold til ny og forbedret funksjonalitet i programmet. Den nyeste versjonen av denne dokumentasjonen publiseres regelmessig på våre hjemmesider, hvor du kan laste den ned kostnadsfritt. Gå til Download-siden på våre hjemmesider for å laste ned dokumentasjon: Vi vil også minne om vår nettside Der vil du finne tusenvis av spørsmål og svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Lykke til med Mamut Business Software! III

4 Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Innhold Velkommen som Mamut-bruker!... III Innhold... IV Kapittel 1: Kundeoppfølging... 1 Kontaktoppfølging... 2 Registrere en ny kontakt... 2 Kontaktoppfølgingsregisteret... 3 Fanekortene i kontaktregisteret... 6 Brukerinnstillinger for Kontaktoppfølging Firmainnstillinger for Kontaktoppfølging Organisering og vedlikehold av kontakter Vis kart og reiserute til kontakten Endre verdier på et utvalg kontakter Egendefinerte felter Grupper Hovedkontor/Underkontor Kontaktpersoner Brukerinnstillinger for Kontaktperson E-post Kom i gang med e-post E-posteditoren i programmet Opprette en masseutsendelse E-postmaler Skrive ut som e-postvedlegg Sende et dokument på e-post Integrasjon med Outlook Aktiviteter og kalender Aktiviteter Arbeide med aktiviteter Innstillinger for aktiviteter Aktivitetstyper Aktivitetsmaler Oppfølgingsaktiviteter Kalender Minikalender Kalender til annen ansatt/ressurs Felleskalender Kalender - velg dato IV

5 Innhold Dokumenter Dokumentliste Opprette et nytt dokument Veiviser for å knytte kontakter til et dokument Veiviser for å knytte ansatte til et dokument Brukerinnstillinger for Dokument Om skanning av dokumenter Opprette en kopi i PDF-format Dokumentmaler Vinduet Dokumentmaler Opprette en ny dokumentmal Opprette nye dokumentmaler for tilbud Egenskaper for dokumentmaler Dokumenttyper Opprette en ny dokumenttype Import av dokumenter Importere dokumenter Integrasjon med Skype Kom i gang med Skype Prosjekt Opprette et nytt prosjekt Brukerinnstillinger for Prosjekt Prosjektregisteret Fanekortene i Prosjektregisteret Prosjektfakturering Prosjektfakturering basert på innkjøp og timeregistrering Prosjektfakturering basert på fastpris Kapittel 2: Produkt Om produktmodulen Opprette et nytt produkt Produktregisteret Produktlisten Fanekortene i Produktregisteret Pris Rabatt Lager Leverandør Strukturer Variant Produktinformasjon Nettbutikk Innstillinger Diverse Produktstatus V

6 Kunde-, salgsoppfølging og netthandel VI Innstillinger for produkt Brukerinnstillinger for Produkt Firmainnstillinger for Produkt Organisere/vedlikeholde produkter Endre et utvalg produkter Duplisere et produkt Kan jeg endre produktnummer? Import av produktdata Tilleggsavgifter (Miljøavgifter) Kom i gang med tilleggsavgifter Legge til en tilleggsavgift Produktvarianter Variantegenskaper og -verdier Variantinnstillinger Opprette varianter av et produkt Opprette og redigere alle varianter/ varianttilknytninger av et produkt Overføre beholdning mellom varianter Varianter i nettbutikken Kapittel 3: Salgsoppfølging Tilbud Tilbudsmal Brukerinnstillinger for Tilbud Tilbudsregisteret Fanekortene i tilbudsregisteret Arbeide med tilbud Opprette et tilbud Effektuere et tilbud/opprette ordre Skrive ut et tilbud Gruppetilbud Opprette enkelttilbud fra et gruppetilbud Repeterende tilbud Regenerer ordrelinje(r) Rediger ordrelinjebeskrivelse Ordre/Faktura Opprette en ny ordre Ordre/Faktura-registeret Fanekortene i Ordre/Faktura-registeret Innstillinger for Ordre/Faktura Brukerinnstillinger for Ordre/Faktura Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura Fakturering og kreditering Fakturering

7 Innhold Fakturere/skrive ut en faktura Skrive ut en fakturakopi Opprette en kontantfaktura Kreditere en faktura Opprette en uavhengig kreditnota Skrive ut et utvalg Duplisere tilbud/ordre/faktura Samlefakturering Automatisk KID-tildeling Om kredittgrenser og kredittsperrer Utskrifter og rapporter Ordre- og lagerrapporter Legge inn fast tekst på ordre-/fakturautskrifter Skrive ut faktura på et annet språk Skrive ut flere fakturakopier Valuta Fakturere i kundens valuta Innkjøp og lager i Ordre/Faktura Levere produkter Restordre Vareflyt-vinduet Leveringsplan Opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre Priser og rabatter Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Endre prisen på ett produkt Rabatter Rabattregister Leverings- og betalingsbetingelser Opprette en ny betalingsbetingelse Abonnementsfakturering Kom i gang med Abonnementsfakturering Programversjoner uten regnskap Fakturaoppfølging Registrering av betaling Betalingspåminnelse Videre betalingsoppfølging Factoring Inkassovarsel Inkasso Salgsbudsjett Drilldown - Salgsbudsjett Kapittel 4: Netthandel Om netthandel VII

8 Kunde-, salgsoppfølging og netthandel VIII Netthandel i Mamut Business Software Tips - hva du bør tenke på før du begynner Designtips for nettsted Kom i gang med eget nettsted Om innhold på nettstedet Oppdatering av nettsted Om nettbutikk Kom i gang med nettbutikk Legge ut et produkt for salg i nettbutikken Opprette kopling til andre nettsteder Vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken Betalingstjenester for betaling i nettbutikk Nets Netaxept Rediger nettsted Velg nettsted Meny Virksomheten Selskapsinformasjon Topptekst Beskrivelse av selskapet Innhold Hovedside Kampanje Produktutvalg Produktliste Nettstedinnstillinger for produkt Nyheter Undersider Kontaktsider Verktøy Hyperlink Sett inn hyperlink Sett inn vedlegg Sett inn bilde Sett inn tabell Åpne HTML-fil Design Designmal Designmal Nettsted Opprett en ny fargekombinasjon Egenskaper for valgt mal Designmal Nettbutikk Nettbutikk Produktgrupper Selskapsinformasjon Nettbutikk Vilkår

9 Innhold Kundeinfo Fakturaadresse Leveringsform Betalingsform Hent nettsteddata Firmainformasjon/Adresse Oversikt over nye ordrer/aktiviteter Nettstedinnstillinger Aktivt nettsted Ledetekster Meta tags Script Innstillinger Web Innstillinger Nettbutikk Betalingstjenester Admin Passordinnstillinger Tilleggsprodukter - Netthandel Kapittel 5: Mer informasjon Mamut Online Desktop Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Øvrig dokumentasjon Mamut Academy Mamut Tutorials Indeks IX

10 Kapittel 1: Kundeoppfølging I dette kapittelet: Kontaktoppfølging... 2 E-post Aktiviteter og kalender Dokumenter Integrasjon med Skype Prosjekt Funksjonalitet omtalt i denne delen kan være helt eller delvis tilgjengelig i din programversjon. Du finner en detaljert funksjonsoversikt for de ulike produktene på våre nettsider: Finner du ikke svar på det du lurer på i dette kapittelet, kan du gå til kapittelet Mer informasjon hvor du finner tips om hvor du kan få ytterligere hjelp. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om produktene, kan du ta kontakt med vår salgsavdeling på [email protected] eller tlf

11 Kundeoppfølging Kontaktoppfølging I modulen Kontaktoppfølging vedlikeholder du informasjon om kontaktene dine. Legg merke til at kontaktoppfølging består av både kunder, leverandører og eventuelt også partnere og privatkontakter. En kontakt kan opptre både som en kunde og som en leverandør. Du merker av på kontaktkortet i avmerkingsboksene for dette. Kontaktene kan tilknyttes kontaktpersoner. Registrering av kontaktpersoner vil gjøre det enklere for deg å finne personen du skal snakke med/referere til i ulike situasjoner. Kontaktpersonmodulen kan åpnes som en selvstendig modul ved å velge Vis, peke til Kontakt og klikke Kontaktperson, men det er også mulig å åpne modulen ved å dobbeltklikke på en kontaktperson tilknyttet en kontakt. Mamut Online Desktop gir deg nettbasert tilgang til informasjon og funksjonalitet fra Mamut Business Software, samt tjenester inkludert i Mamut One. Under Kontakt kan du vise og redigere kontaktene og kontaktpersonene som allerede er registrert i Mamut Business Software. Du kan dessuten opprette nye, redigere og administrere all informasjon relatert til dine kontakter. Merk! For å få tilgang til Mamut Online Desktop må du ha en gyldig Mamut One Serviceavtale. Hvilke tjenester i Mamut Online Desktop du har tilgang til, avhenger av hvilken Mamut One Serviceavtale du har. Registrere en ny kontakt Når du oppretter en ny kontakt, merker du av for hvilken type kontakt dette er. På denne måten kan en kontakt være både kunde og leverandør uten at du behøver å registrere den to ganger. For å få oversikt over bare kunder eller leverandører, kan du benytte filteret til å skille mellom kunder og leverandører. Da kan du f.eks. skrive ut Kontaktliste fra rapportmodulen. Denne gir deg en oversikt over henholdsvis kunder eller leverandører (eller begge deler) avhengig av kriteriene i filteret. Det er kun kontaktnavnet som er påkrevet. Prosedyren nedenfor beskriver en vanlig registrering av en ny kontakt. Videre kan du lese om ulike felter til bruk i kontaktoppfølgingen. 2

12 Kontaktoppfølging Slik registrerer du en ny kontakt 1. Velg Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn kontaktens navn i det øverste feltet. 4. Registrer kontaktens adresse i adressefeltet, eller klikk på knappen Adresse og skriv inn de ulike delene av adressen i vinduet som åpnes. Hvis du vil registrere flere adresser på samme kontakt, kan du gjøre det ved å klikke på pilknappen. Fra vinduet som da åpnes kan du både opprette nye adresser, redigere/slette eksisterende og velge ønsket alternativ. 5. Skriv inn kontaktens Telefon- og Telefaksnumre. Bruk pilknappen hvis du vil registrere flere enn ett nummer. 6. Registrer E-postadresse. 7. Velg en ansatt fra ditt firma under Vår ref. Denne personen vil være ansvarlig for oppfølging av denne kontakten. For å få opp en ansatt i nedtrekkslisten, må du først registrere denne personen i Personalregisteret. 8. Merk av for riktig kontakttype; Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Programmet vil tildele kontakten et kundenummer (også selv om det ikke er en kunde). Hvis kontakten også er leverandør, vil kontakten i tillegg tildeles et leverandørnummer. Du kan lese mer om organisering og vedlikehold av kontakter i avsnittet "Om organisering og vedlikehold av kontakter". Kontaktoppfølgingsregisteret Kontaktkortet er delt i to. I øvre halvdel skriver du inn generell informasjon om kontakten og bestemmer hvilke kategorier kontakten skal tilhøre. Ved hjelp av kategoriene kan du skille kontaktene fra hverandre, for eksempel når du skal sende skreddersydd materiale til de senere. Den nedre delen av kontaktkortet består av ulike fanekort hvor du registrerer annen relevant informasjon om kontakten, f.eks. kontaktpersoner, aktiviteter, dokumenter, ordre og fakturering, tilbud, reskontro, innkjøp, timer, produkt og prosjekt. Les mer om fanekortene nedenfor. 3

13 Kundeoppfølging 4 Adresse: Under knappen Adresse legger du inn adressen til kontakten. Hovedkontor: Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder. Egendefinert felt: Ved hjelp av egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Gruppe: Ved hjelp av Gruppe kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Notat-feltet er et felt for fritekst..ny: Oppretter ny kontakt..liste: Klikk her for å åpne kontaktlisten. I brukerinnstillingene for Kontaktoppfølging kan du velge hvorvidt du vil at listen over kontakter skal vises automatisk når du åpner kontaktmodulen. Dette er en nyttig funksjon hvis du ofte leter etter ulike kontakter. Registrerer du vanligvis nye kontakter, kan det være aktuelt å slå av funksjonen..kontaktpersonliste: Åpner liste over kontaktpersoner (alle)..slette: Du kan slette kontakter det ikke er gjort føringer på. Alternativt kan du sette kontakten Inaktiv i fanekortet Annen info..søk: Søk etter kontakt..utvalg av/på og Utvalgsinnstillinger: Setter utvalg. Se mer om Søk og Utvalg i kapittelet "Søk og utvalg" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg".

14 Kontaktoppfølging I kontakt- og kontaktpersonkortet er det mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert nettbasert kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter/kontaktpersoner. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Merk! Oppdatere kontaktinformasjon er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner..vis kart: Du kan få vist på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Forutsetter tilkobling til Internett..Vis reiserute: Viser reiseruten til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Forutsetter tilkobling til Internett. Tips! Du kan velge kartleverandør for kart og reiserute i brukerinnstillinger for kontaktoppfølging. Du kan velge mellom Yahoo, Google og Findexa..Knappen Kontaktstatus gir deg oversikt over alle kjøps- og salgstransaksjoner som har funnet sted mellom kontakten og selskapet ditt, i tillegg til andre viktige nøkkeltall. Denne oversikten gir deg rask tilgang til kontaktens salgshistorikk og kan for eksempel være nyttig når du snakker i telefonen med kontakten..via knappen Standard dokument i verktøylinjen øverst i kontaktkortet får du tilgang til en rekke standard dokumentmaler som kan benyttes ved opprettelse av standard dokumenter til en enkelt kontakt..ved hjelp av knappen Sortering kan du sortere kontaktene dine på mange forskjellige måter, etter Kontaktnavn, Kontaktnr., Leverandør eller Telefonnr. Velg ønsket sorteringskriterium ved hjelp av pilknappen rett til høyre for sorteringsknappen..ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i ved hjelp av aktivitetsmaler..på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen, fanekortet Kontaktkort under Annet velger du om kontaktlisten automatisk skal åpnes ved åpning av kontaktkortet. Bruk pilknappen for å åpne Firmainnstillinger. Klikk Skriv ut for å skrive ut kontaktspesifikke rapporter, for eksempel adresseetiketter. Et nytt vindu vil åpnes der du kan velge ønsket rapport og definere andre aktuelle innstillinger. 5

15 Kundeoppfølging TAPI-knappen: (Tilleggsprodukt) Når du klikker på TAPI-knappen, vil programmet automatisk ringe telefonnummeret i det tilhørende feltet. Merk! Denne knappen kommer bare til syne hvis du har det nødvendige utstyret installert. Det kreves at driverne støtter TAPI 3.0 eller høyere, samt at en telefon er koblet til den aktuelle PC-en via en seriell port..med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også motta samtaler. Er kontakten registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakteller kontaktpersonregisteret ditt, vil du få oppslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, slik at du enkelt kan få tilgang til historikken på kontakten senere. Skype-knappen er kun tilgjengelig dersom Skype er aktivert i innstillingene. Se mer om integrasjon med Skype nedenfor. Les mer om de øvrige knappene på verktøylinjen i "Innstillinger, rapporter og utvalg", kapittelet "Brukergrensesnitt og tilpasninger". Fanekortene i kontaktregisteret Ulike måter å bruke fanekort og moduler på Her beskrives to ulike måter å bruke fanekortene på: Registrere ny informasjon fra fanekortene i Kontaktoppfølging.Ny-knappen i de ulike fanekortene kan fungere som snarveier til de ulike modulene. Klikker du for eksempel Ny i fanekortet Ordre/Faktura, vil Ordre/faktura-modulen åpnes automatisk og kontaktinformasjon registrert på ordren tas direkte fra kontaktregisteret. På denne måten kan du altså opprette nye ordrer fra Kontaktoppfølging via fanekortet Ordre/Faktura. Registrere ny informasjon fra andre moduler Du kan også gå direkte til de ulike modulene og registrere informasjonen derfra. Hvis du velger denne metoden, registrerer du nye ordrer ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. Dette kan være å foretrekke hvis du hovedsaklig registrerer ordrer og ikke jobber ut fra spesifikke kontakter. Da kan du heller bruke kontaktregisteret til å få oversikt over aktiviteter, dokumenter og ordre knyttet til hver enkelt kontakt. Unntaket for denne arbeidsmetoden vil være fanekortene Kontaktperson, Annen info og Innstillinger, siden disse er direkte relatert til kontaktmodulen og ikke kan nås fra andre moduler. 6

16 Kontaktoppfølging Kontaktpersoner I fanekortet Kontaktpersoner registrerer du informasjon om personer du har vært i kontakt med, eller som du kjenner til i den aktuelle bedriften. Dette vil gi deg en oversikt som gjør det lettere å finne frem til de du skal snakke med eller referere til i ulike sammenhenger. Personen du markerer som Standard, vil vises med fet skrift øverst på listen over kontaktpersoner. De du ev. markerer som Inaktive, vil vises i grått nederst i listen. De som verken er standard eller inaktive, vil listes opp i den rekkefølgen de ble registrert..ved å klikke Ny kan du legge til nye kontaktpersoner, og ved å klikke Rediger kan du endre på eksisterende. Sletter den markerte kontaktpersonen. Klikk denne knappen for å oppdatere opplysninger om kontaktpersonene som du jobber med i kontaktpersonregisteret..du har også mulighet til å sende e-post til kontaktpersonen ved å klikke Send e-post. Under listen ser du den valgte kontaktpersonens notatfelt. Du kan klikke på knappen Utvid notatfelt nederst i høyre hjørne for å vise et større notatfelt. Tips! Ønsker du å vise kolonne for mellomnavn, kan du velge dette i brukerinnstillingene for kontaktperson. Se mer om kontaktpersoner i eget avsnitt. Aktiviteter I fanekortet Aktiviteter registreres aktiviteter som er knyttet til den aktuelle kontakten. Her registrerer du all informasjon som har med aktiviteten å gjøre, f.eks. kontaktperson, prosjekt, varighet/type, ansvarlig person i ditt firma etc. Aktivitetene som registreres kan eksempelvis være møter, demonstrasjoner, telefonsamtaler, e-post, leveringsbekreftelser og pristilbud. Ved å klikke på knappen Ny kan du opprette nye aktiviteter, og ved å klikke på Rediger kan du redigere eksisterende aktiviteter. Sletter den markerte aktiviteten. 7

17 Kundeoppfølging Klikk denne knappen for å oppdatere opplysninger om aktivitetene som du jobber med i aktivitetsregisteret. I nedtrekkslisten Type kan du filtrere på hvilken type aktiviteter du ønsker å se i fanekortet. Du kan også velge om du vil se Alle, Utførte eller Ikke utførte aktiviteter. Hvis det etter hvert er mange aktiviteter registrert på kontakten, kan du filtrere ut et utvalg av disse i nedtrekkslisten Type. Under listen ser du notatfeltet til den valgte aktiviteten. Du kan klikke på knappen Utvid notatfelt nederst i høyre hjørne for å vise et større notatfelt. Se mer om aktiviteter i eget avsnitt. Dokumenter I fanekortet Dokumenter har du oversikt over alle dokumenter knyttet til kontakten. Dokumentene kan være brev, møtereferater, kontrakter, fakser o.l. Via fanekortet kan du opprette nye og redigere egenskaper for eksisterende dokumenter. Alle dokumenter du oppretter i dette fanekortet, vil også være tilgjengelig i dokumentmodulen. Ved å høyreklikke på et dokument i listen vil du kunne åpne dokumentet, skrive ut, sende dokumentet på e-post eller telefaks eller importere et dokument. Klikk Ny for å opprette nye dokumenter. 8 Merk! Hvis du oppretter et flettedokument og prøver å slette det på en av kontaktene knyttet til flettedokumentet, vil du få opp en advarsel som sier at du da vil slette dokumentet for alle kontaktene som er knyttet til det. Dermed har du mulighet til å avbryte handlingen hvis du ikke ønsker et slikt resultat.

18 Kontaktoppfølging.Ved hjelp av knappen Tilknytt kan du knytte dokumenter til kontakten. Når du har valgt et dokument og klikker OK, åpnes et vindu hvor du kan legge til mer detaljert informasjon om dokumentet. Klikk Rediger for å redigere eksisterende dokumenter. Klikk Åpne dokument for å åpne det markerte dokumentet. Klikk Slett for å slette markert(e) dokument(er). For dokumenter med tilknytning til andre moduler, vil kun tilknytningen til kontakten slettes. Klikk Importere dokument(er) for å importere hvilket som helst dokument som er lagret på din datamaskin. Klikk Oppdater for å oppdatere opplysningene som vises om dokumentene. Send e-post: Ved hjelp av denne knappen kan du sende dokumenter direkte til kontakten. Merk av for det eller de dokumentene du ønsker å sende per e-post, og klikk deretter Send e-post. En ny e-postmelding vil åpnes med de valgte dokumentene vedlagt. Merk at du ikke kan vedlegge flettedokumenter. Under listen ser du den valgte dokumentets notatfelt. Du kan klikke på knappen Utvid notatfelt nederst i høyre hjørne for å vise et større notatfelt. Se mer om dokumenter i eget avsnitt. Ordre/Faktura Fanekortet for Ordre/Faktura i kontaktkortet er kun tilgjengelig for de kontakter som er markert som kunder. Fanekortet viser en oversikt over ordrer og fakturaer som er registrert på kontakten..det er mulig å opprette nye ordre ved å klikke Ny eller redigere ved å klikke Rediger. Du kan bruke Ny-knappen som en snarvei til Ordre/faktura-modulen: Ved å klikke på Ny åpnes automatisk Ordre/faktura-modulen med kontaktinformasjonen registrert på ordren. Du kan med andre ord opprette nye ordrer fra fanekortet Ordre/faktura i kontaktmodulen. Status! Nedtrekkslisten Status i fanekortet Ordre/Faktura fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Faktura, vil fanekortet kun vise fakturaer registrert på kontakten, ikke andre salgstransaksjoner som ubehandlet ordre og kreditnota. Tilbud Fanekortet Tilbud er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. På fanekortet vil du få en oversikt over tilbud som er registrert på kunden. Tilbudslisten er som standard organisert etter dato, de nyeste øverst og de eldste nederst. Du kan sortere listen selv ved å klikke på kolonneoverskriftene. 9

19 Kundeoppfølging Ved å klikke her er det mulig å opprette både vanlige tilbud og repeterende tilbud. Nye tilbud opprettes ved å klikke på knappen Ny og velge ønsket type tilbud fra listen. Ved å klikke på knappen Rediger kommer du til tilbudsregisteret, hvor du kan redigere informasjonen som er knyttet til det gjeldende tilbudet. Her kan du oppdatere opplysningene om tilbudet som du har registrert enten i dette fanekortet eller i tilbudsregisteret. Merk! Nedtrekkslisten Status i fanekortet Tilbud fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises i fanekortet. Velger du f.eks. Tilbud repeterende, vil fanekortet kun vise tilbud som har denne statusen. Les mer om Tilbud i eget avsnitt. Reskontro Fanekortet Reskontro viser alle regnskapsposteringer mot kontakten fra hovedboken. Dersom kontakten er kunde, vises alle dens fordringer og for leverandører vises din gjeld. Er kontakten både kunde og leverandør, kan du velge hvilken av listene du vil vise. Fanekortet kan benyttes som en slags mini-reskontro der du har oversikt over alle reskontroposter, samt summen av Totalt utestående, Ikke forfalt og Forfalt. Du kan registrere betalinger, kreditnotaer og du kan matche åpne poster mot lukkede. Du kan også regnskapsføre nye fakturaer fra fanekortet. Legg merke til at alle handlinger du utfører i dette fanekortet, blir registrert direkte i hovedboken. 10 Her kan du registrere inn- og utbetalinger på åpne poster i reskontro. Les mer om innog utbetalinger i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal".

20 Kontaktoppfølging Tips! Det er også mulig å registrere inn- og utbetalinger i bilagsregistrering. Ved å klikke Ny-knappen kan du registrere utgående faktura (mot kunder) eller inngående faktura (mot leverandør) i bilagsregistrering. Du kan også velge å gjøre dette i selve bilagsregistreringsvinduet, som du kan lese mer om i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Klikk på Rediger hvis du ønsker å redigere reskontropostene for kunder eller leverandører. Dette kan du også gjøre i enten Kundereskontro eller Leverandørreskontro, som du finner i fokusområdet Regnskap. Les mer i reskontroavsnittet i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Ved å klikke her kan du bokføre en kreditnota, som deretter sendes til Hovedbok. Les mer om Hovedbok i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Her kan du åpne den markerte fakturaen, og eventuelt redigere fakturaopplysningene. Les mer om Ordre/Faktura i kapittelet "Salgsoppfølging". Dersom kontakten som du har åpnet, er leverandør, kan du klikke på denne knappen for å gå til innkjøpsregisteret og se opplysningene som er knyttet til den markerte fakturaen. Les mer om Innkjøpsmodulen i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Klikker du på denne knappen, blir du tatt til Hovedbok hvor det markerte bilaget er lagret. Les mer om Hovedbok i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Viser skannet bilag. Med denne funksjonen kan du knytte sammen eller lukke flere åpne poster mot hverandre. For å kunne gjøre dette må de aktuelle postene være registrert på samme kunde eller leverandør. Du kan lukke poster (matche) dersom summen av postene går i null. Dersom summen av postene ikke går i null, vil de bli knyttet sammen (linket). De kan da lukkes på et senere tidspunkt. Les mer om å matche/linke poster i reskontroavsnittet i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Klikk på denne knappen for å angi hvilke kolonner som skal vises i fanekortet, samt hvordan listen skal sorteres. Nedtrekkslistene til høyre for ikonene kan brukes til å filtrere og velge ut de opplysningene du ønsker å vise. Du kan velge hvilket år du vil vise opplysninger for, hvorvidt du vil vise åpne eller lukkede poster eller begge deler, og til slutt kan du velge om du vil vise opplysninger om kontakten som er knyttet til Faktura, Bank/post/kasse, Kreditnota eller Faktura/Kreditnota. 11

21 Kundeoppfølging Tips! For oversikt over alle utestående beløp anbefaler vi at du benytter modulen Reskontro, hvor alle kunder og leverandører er samlet i den samme listen. Fra denne modulen kan du i tillegg generere betalingspåminnelser, inkassokrav og renteberegning. Innkjøp Fanekortet Innkjøp er aktivt for kontakter som er leverandører, og hjelper deg å se hvilke innkjøp som er gjort fra disse. Det viser en oversikt over de innkjøp som er registrert på kontakten, med opplysninger om bestillingsnummer, leverandørens referanse, sum, valuta, status, leveringsdato, bestillingsdato samt Vår referanse. Du kan også filtrere innkjøpene på ulik status..du kan raskt og enkelt få en oversikt over alle innkjøp som er gjort fra denne leverandøren. Du kan også opprette nye innkjøp fra fanekortet ved å klikke Ny. Da åpnes innkjøpsmodulen med et nytt innkjøp som automatisk har fått utfylt kontaktopplysningene fra leverandørens kontaktkort. Her kan du oppdatere innkjøpsopplysningene som du har registrert i innkjøpsregisteret..du kan også redigere en allerede opprettet innkjøpsordre ved å markere den og klikke Rediger. Da åpnes den aktuelle innkjøpsordren og du kan gjøre nødvendige endringer. Merk! Nedtrekkslisten Status fungerer som et filter. Det du velger avgjør hva som vises i vinduet. Velger du eksempelvis Mottatt, vises kun de ordrer som har denne statusen. Innkjøpsmodulen er omtalt i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Timeregistrering Fanekortet Timeregistrering er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. I fanekortet vil du få en oversikt over timelinjer som er knyttet til kontakten. Det er mulig å redigere timelinjer via fanekortet, mens nye timelinjer må opprettes i timeregistreringsmodulen. Status: Nedtrekkslisten Status fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises i fanekortet. 12

22 Kontaktoppfølging Timeregistrering er omtalt i avsnittet "Timeregistrering" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Produkt Fanekortet Produkt er aktivt for de kontakter som er registrert som leverandører. Her får du en oversikt over hvilke produkter som leverandøren leverer. Du kan enkelt kontrollere blant annet pris og tilgjengelighet på eget lager, og du kan legge til, redigere eller ta bort produkter. I kolonnene kan du se ditt produktnummer og produktnavn, leverandørens produktnummer og -navn, innkjøpspris, valuta og disponibelt på eget lager. Du kan også filtrere ut produktgrupper..ny: Denne åpner produktlisten slik at du kan tilknytte et produkt til leverandøren. Når du har valgt et produkt og klikker OK, vises et vindu der du kan legge inn mer detaljert informasjon om produktet, som leverandørens produktnummer og innkjøpspris..rediger: Ved å markere et produkt og klikke Rediger vises et vindu med detaljert informasjon der du kan endre eksempelvis leverandørens produktnummer og innkjøpspris..slett: Klikk her for å ta bort leverandørtilknytningen for produktet som er markert..gå til produktkortet: Dersom du markerer et produkt og klikker her, åpnes produktkortet for det markerte produktet. Produktgruppe: Du kan velge å vise en produktgruppe av gangen, eller alle produktgrupper samtidig. Nedtrekkslisten fungerer som et filter så du enklere kan finne det produktet du er ute etter. Se mer om produkt i eget kapittel. Prosjekt I fanekortet Prosjekt vises alle prosjektene kontakten deltar i. Hvis du f.eks. skal sende ut informasjonsbrev i forbindelse med et prosjekt, kan du opprette et flettebrev og sette utvalg på alle kontakter som er tilknyttet det aktuelle prosjektet. 13

23 Kundeoppfølging Ved hjelp av knappen Tilknytt kan du knytte et prosjekt eller én eller flere kontaktpersoner til prosjektet. Ved å klikke på knappen Rediger kommer du til prosjektregisteret, hvor du kan redigere opplysninger om prosjektet. Her sletter du kontaktens tilknytning til prosjektet. Merk at du ikke kan slette selve prosjektet her, men kun kontaktens tilknytning til prosjektet. Merk! Du har kun adgang til aktive prosjekter fra dette fanekortet. Et prosjekt er i utgangspunktet aktivt, men kan markeres som inaktivt i nedtrekkslisten Inaktiv på prosjektkortet. Tips! Hvis en kontakt er knyttet til flere prosjekter, kan du velge et standardprosjekt i nedtrekkslisten Standardprosjekt i selve fanekortet Prosjekt. Dette prosjektet vil da foreslås for alle aktiviteter og dokumenter som er registrert på kontakten. Se mer om prosjekt i eget avsnitt. Annen info I fanekortet Annen info kan du registrere nyttig informasjon angående kontakten. Du får raskt og lett oversikt over relevante opplysninger når du skal snakke med eller jobbe med kontaktene dine i forskjellige sammenhenger. 14 Avdeling: Spesifiser hvilken avdeling i firmaet ditt som skal behandle kontakten. Vår ref.: Her kan du fastsette hvilken avdeling og hvilke av dine ansatte (referanser), som har mest med kontakten å gjøre. Du kan velge opptil fire referanser i prioritert rekkefølge.

24 Kontaktoppfølging Inaktiv: Selv om du ikke kan slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet, kan du markere kontakten som inaktiv hvis den ikke er aktuell lenger. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv. Når du har gjort dette, vil du få spørsmål om du også ønsker å sette kontaktpersonen inaktiv. Du kan altså velge å beholde kontaktpersonene som aktive selv om du ikke har noe mer med kontakten å gjøre. Vil du at kontakten fremdeles skal være aktiv, må du sørge for at Nei er valgt i nedtrekkslisten for Inaktiv. Ingen utsendelser: Dersom kontakten ikke ønsker å motta informasjon (for eksempel tilbud og reklame fra deg), kan du merke av for Ingen utsendelser. Når du setter utvalg i forbindelse med en planlagt utsendelse, kan du ekskludere kundene som ikke ønsker å motta utsendelser ved å definere dette i utvalgsinnstillingene. WWW: Gå direkte til Internett-adressen ved å klikke på knappen Gå til WWW-side. Når du klikker på knappen, åpnes nettleseren din på den aktuelle siden. Språk: Her kan du velge det språket som brukes i korrespondanse med kontakten. Type kontakt: Du kan spesifisere om kontakten er en organisasjon eller privatperson. Organisasjonsnr.: Her kan du angi kontaktens organisasjonsnummer. Mva-nr.: Her registrerer du kontaktens mva-nummer. Bankkonto: I denne nedtrekkslisten velger du kontaktens bankkontonummer dersom det allerede er lagt til. Legg til ny bankkontoinformasjon ved å klikke Ny-knappen til høyre for nedtrekkslisten, eller rediger eksisterende informasjon ved å klikke Rediger. Merk! Når du oppretter en bankkonto på leverandøren i ettertid, blir denne ikke automatisk knyttet mot eksisterende innkjøp på leverandøren. Du må da gå inn på innkjøpet, for eksempel ved remittering, og velge bankkontoen manuelt. E-postmottakere: Velg metode for valg av e-postmottakere på kjøps- og salgsdokumenter som sendes per e-post. Dette overstyrer valg som er foretatt i firmainnstillinger for kontaktoppfølging. Tips! Nederst i fanekortet vil du kunne se når kontakten ble opprettet og sist endret, og av hvilken bruker. Innstillinger I fanekortet Innstillinger som du åpner via Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging - Innstillinger, kan du angi innstillinger for Kunde, Leverandør, Reskontro, Nettstedkonto og Firmainnstillinger. Du kan skreddersy innstillingene for hver enkelt kontakt. Informasjonen du registrerer her er viktig, den overføres nemlig til Ordre/Faktura-modulen når du oppretter ny ordre på kontakten. 15

25 Kundeoppfølging Merk! Hvilke innstillinger som er tilgjengelige, avhenger av om kontakten er en kunde eller en leverandør. Kunde Via knappen Kunde kan du sette innstillinger for kontakter som er merket av som kunde i kontaktkortet. Betalingsbetingelser: Velg hvilke betalingsbetingelser som skal gjelde for kunden. Leveringsbetingelser: Velg hvilke leveringsbetingelser som skal gjelde for kunden. Leveringsform: Velg hvilken leveringsform som skal gjelde for kunden. Mva.: Velg hvilken mva-kode som skal gjelde for kunden. Avrunding: Velg hvilken type avrunding som skal gjelde for kunden. Merk! Valgene som du har angitt i feltene ovenfor, vil brukes som standard hver gang du oppretter en ordre på kunden. 16

26 Kontaktoppfølging Utskriftsmedium for Ordre/Faktura: Velg hvilken måte kunden skal motta ordre/faktura på i nedtrekkslisten. Dette er aktuelt dersom du har merket av for Hente fra kontakten i nedtrekklisten Utskriftsmedium for Ordre/Faktura i brukerinnstillingene for rapporter. Ønsker du å kunne sende ordrer og fakturaer på e-post til kunden, må du bruke Microsoft Outlook som standard e-postprogram og ha registrert en e-postadresse på kunden. Ordrerabatt i prosent: Vil du gi kontakten en flat rabatt på alle ordrer, skriver du inn prosentsatsen i feltet. Prosentsatsen du registrerer her, vil automatisk medberegnes i prisen på ordren. Les mer om rabatter i kapittelet "Salgsoppfølging". Valuta: Bestem valutaen du ønsker å fakturere kunden i. Valutaen som foreslås i denne nedtrekkslisten, vil være valutaen du har valgt for din firmadatabase. Valutaen du velger, vil automatisk brukes på ordrer du oppretter i ordre/faktura-modulen. Merk deg imidlertid at du kan overstyre valutaen ved opprettelse av ordre. Samlefaktura: Her velger du Ja i nedtrekkslisten dersom du ønsker å benytte deg av samlefakturering. Ordrer du oppretter i ordre/faktura-modulen, vil få statusen Ubehandlet samleordre. Velger du Nei, vil statusen på nye ordre i ordre/faktura-modulen bli Ubehandlet ordre. Merk deg at du uansett kan overstyre dette på hver enkelt ordre. Autogenerer statusfil: Vi anbefaler at du velger Ja i denne nedtrekkslisten. Tilleggsavgift: Velg Ja eller Nei i forhold til om kontakten betaler Tilleggsavgift. Responstype: Fra nedtrekkslisten velger du hvordan kunden skal kontaktes. Hovedkontor: Hvis flere av kontaktene dine er del av samme kjede, kan det være aktuelt å fakturere hovedkontoret for alt salg. Dersom kontakten selv utgjør et Hovedkontor, velger du Ja i denne nedtrekkslisten. Andre kunder vil da kunne knytte seg til hovedkontoret. Leverandør Hvis kontakten er merket av som leverandør, vil Leverandør-knappen være aktiv. Via denne knappen kan du angi betingelser for innkjøp du gjør fra denne leverandøren. Betalingsbetingelser: Angi hvilke betalingsbetingelser du ønsker. 17

27 Kundeoppfølging Leveringsbetingelser: Angi hvilke leveringsbetingelser du ønsker. Leveringsformer: Angi hvilken leveringsform du ønsker. Valuta i innkjøp: Her kan du angi valutaen som leverandøren bruker. Mva.: Angi hvilken mva-kode som skal brukes. Merk! Alle innkjøp som du gjør fra denne leverandøren, vil registreres med disse betingelsene som standard, men informasjonen kan overstyres individuelt for hvert enkelt innkjøp. Avtalerabatt %: Har du en avtale om fast rabatt med leverandøren, skriver du prosentsatsen inn i dette feltet. Rabatten vil da beregnes automatisk ved registrering av nye innkjøp. Avrunding: Angi hvordan summer skal avrundes. Leverandørvurdering: Dersom du har to leverandører av samme produkt, vil du selvfølgelig benytte deg av den som gir best betingelser for deg som kunde. I denne nedtrekkslisten kan du gi karakter fra det høyeste, 1 AAA, til det laveste, 5 C. Vurderingen du gir vil bli tilgjengelig i innkjøpsmodulen i de tilfellene du har flere leverandører å velge mellom. Du kan endre karakterverdiene ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. Vårt kundenr.: Skriv inn eget kundenummer hos leverandøren i dette feltet som en enkel referanse for leverandøren. Motkonto bilagsregistrering: I denne nedtrekkslisten kan du velge standardkonto i kontoplanen som alltid skal brukes ved bilagsregistrering av inngående faktura fra leverandøren. Reskontro I innstillinger for Reskontro tilpasser du blant annet kunde- og leverandørkreditt, og du angir om kunden skal påminnes ved manglende betaling. 18

28 Kontaktoppfølging Kundekreditt og Leverandørkreditt: I disse feltene kan du fastsette en grense for henholdsvis kunde- og leverandørkreditt. Hvis du har angitt grenser her, vil du få beskjed dersom grensen overskrides når du prøver å registrere/fakturere en ordre/innkjøpsordre. Kredittsperre: Du kan også sette en fast kredittsperre på en kunde eller leverandør. Kontakten vil da markeres med et symbol for kredittsperre på kontaktkortet og i reskontroens Leverandørliste eller Kundeliste. Du vil få beskjed ved forsøk på registrering av ordre/innkjøp. Påminnelse: Angi om kunden skal få tilsendt påminnelser. Velg Factoring i nedtrekkslisten dersom fordringer på denne kunden skal sendes til factoring. Hvis du selv ønsker å sende påminnelser, velger du Betalingspåminnelse. Påminnelsesgruppe: Her kan du angi hvilken påminnelsesgruppe kunden skal tilhøre. Rentefaktura: Her kan du velge om du vil benytte deg av rentefaktura, og eventuelle betingelser for denne. Remittering: Du kan her angi standardinnstilling for hvorvidt postene på leverandøren skal sendes til remittering. Dersom du benytter remittering i reskontro som metode for betaling til bank, må du velge hvorvidt leverandører skal remitteres. Velger du at leverandøren skal remitteres, vil betalingene til bank som genereres fra reskontro inkludere poster til denne leverandøren, dersom forutsetningene for øvrig er til stede for dette. Du må velge Skal remitteres (utland) for utenlandske leverandører, da disse benytter egne formater. Se mer om remittering i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Konto for kundereskontro og Konto for leverandørreskontro: Betaling foretas som standard til konto 1510 Kundefordringer for kunder og konto 2410 Leverandørgjeld for leverandører. Du kan overstyre dette dersom du ønsker å bruke andre kontoer. Varer ikke fakturert: Her kan du angi hvilken konto som skal knyttes til varer som ikke er fakturert. Fakturaer ikke mottatt: Her kan du angi hvilken konto som skal knyttes til fakturaer som ikke er mottatt fra leverandører. Factoring kundenummer: Angi kundens factoringnummer, hvis du ønsker det. Tips! I flere av nedtrekkslistene kan du høyreklikke og velge Endre i standardregister for å endre eller legge til standardverdier for de nedtrekkslistene. Nettstedkonto Gjennom dette vinduet administreres tilgang til passordbeskyttede nettsteder for hver enkelt kontakt. Påmeldte brukere godkjennes som regel allerede under rutinen Hent nettsteddata, men du kan likevel endre godkjennelsen, eller avslaget, her. Les mer om hvordan du gjør det nedenfor. 19

29 Kundeoppfølging Firmainnstillinger Via denne knappen kommer du til firmainnstillingene. Les mer om det i "Innstillinger, rapporter og utvalg", kapittelet "Innstillinger". Nettstedkonto Merk! Funksjonaliteten er bare tilgjengelig om du har lisens på tilleggsproduktet Mamut Enterprise Kunde- og PartnerWeb. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om kontaktinnstillinger for netthandel. Brukerinnstillinger for Kontaktoppfølging.Via knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du muligheter til å tilpasse vinduet kontaktoppfølging etter egne behov. Du kan også velge Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul, og klikke Kontakt. Her kan du se hvilke kolonner og fanekort du kan velge når du arbeider med kontaktoppfølging. Du kan også sette opp standardverdier for nye kontakter som opprettes. Standardverdier er tilgjengelig for feltene Vår referanse, Status, Bransje og Kategori. Videre kan du velge om en ny kontakt automatisk skal opprettes som Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Et eksempel på en annen innstilling er at du kan bestemme om programmet automatisk skal kopiere en ny postadresse til tomme adressetyper. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene, kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. 20 Kontaktkort Her kan du angi retningslinjer og standardverdier for nye kontakter som opprettes. Standardverdi: Dette er verdier som vil bli automatisk utfylt når du oppretter nye kontakter. Du kan spare mye tid dersom nye kontakter kan få standardverdier. Dette kan overstyres på hver enkelt kontakt, så du er ikke bundet av standardverdiene. Du kan velge om kontakten skal settes som Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Du kan også sette standardverdien for Vår referanse, Status, Bransje og Kategori.

30 Kontaktoppfølging Merk! Ved å høyreklikke i nedtrekkslisten ut for Status, Bransje eller Kategori kan du redigere verdiene i Standardregisteret. Annet: Her har du mulighet for å velge om du vil at: Kontaktlisten skal åpnes automatisk når kontaktkortet åpnes. Informasjon om bruker og tidspunkt skal registreres når Notat legges inn. Et detaljert vindu automatisk skal vises ved adresseregistrering. Ved ny postadresse: Velg hvordan programmet skal agere når en ny postadresse legges inn på kontakten. De tre alternativene er: Automatisk kopiering til tomme adressetyper, å velge selv hvilke adressetyper som skal oppdateres med adressen, eller aldri kopiere til andre adressetyper. Ved endring av postadresse: Du har de samme tre valgene ved endring av postadresse. Kartoppslag: Velg standard leverandør for kartoppslag. Oppslagene gjelder funksjonene Vis kart og Vis reiserute fra kontakt/kontaktperson. Du finner egen tilsvarende innstilling i brukerinnstillinger for kontaktperson. Fanekort Her kan du skreddersy hvilke fanekort som skal vises i kontaktoppfølgingsvinduet ved å markere i avmerkingsboksene for de ulike fanekortene. Vi anbefaler at du markerer bort de du ikke benytter for å få et mest mulig oversiktlig vindu. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Under Annet kan du bestemme om summene på Tilbud, Ordre/Faktura og Innkjøp skal vises inklusiv mva. 21

31 Kundeoppfølging Kontaktliste Velg hvilke kolonner som skal vises i kontaktlisten, og velg innstillinger for kontaktlisten. Vær oppmerksom på at dersom du velger 5 eller flere kolonner, vil det ikke bli plass til alle kolonnene i vinduet. Sortering ved åpning av kontaktliste: Forvalgt sortering når kontaktlisten åpnes. I selve kontaktlisten kan du velge sortering ved å klikke på kolonneoverskriftene. Merk at dersom du i avmerkingsboksene ovenfor velger bort visning av kolonner som er inkludert i sorteringen, vil sorteringskriteriene tilbakestilles til et tidligere valg. Standard utvalg i kontaktliste: Forvalgt utvalg når kontaktlisten åpnes. Brukes eksempelvis dersom du også ønsker å se inaktive kontakter. Du kan overstyre innstillingen når kontaktlisten er åpen. Tips! Systemadministrator kan ved hjelp av tilgangskontroller begrense eller åpne for brukernes adgang til å tilpasse brukerinnstillingene. Firmainnstillinger for Kontaktoppfølging.I firmainnstillingene for kontaktoppfølging setter du innstillinger som skal gjelde for nye kontakter som opprettes i kontaktregisteret. Innstillinger som settes vil ikke ha effekt på kontakter som allerede ligger i registeret.. Via pilknappen ved siden av knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du muligheter til å tilpasse firmainnstillinger for kontaktoppfølging. Du kan også velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Kontaktoppfølging. 22

32 Kontaktoppfølging Tips! Under Vis - Innstillinger - Rapporter - Adresseoppsett kan du definere hvordan oppsettet av adresser, kontaktnavn og kontaktpersoner skal vises på alle rapporter. Du kan lese mer i kapittelet "Rapporter" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Aktiviteter/Vår referanse Merk av for Kun 'Vår ref.' kan sette en kontakt inaktiv dersom du ikke ønsker at andre enn den som er knyttet til kontakten skal kunne sette kontakten inaktiv. Ved å merke av for Automatisk søke etter om kontakten eksisterer ved opprettelse av en ny kontakt vil du kunne unngå å registrere den samme kontakten flere ganger. Dette kan være nyttig, særlig dersom det er flere som oppretter kontakter. Feltbeskrivelser Dersom du ønsker annen betegnelse av feltene Status, Bransje, Kategori, Partner, Privat og Egendefinerte felter i Kontaktregisteret, kan du overstyre og legge inn egne tekster i feltene for dette. Standardverdier for nye kontakter Her bestemmer du hvilke betingelser som skal gjelde for nye kontakter som opprettes. Betingelsene kan overstyres i kontaktkortet for hver enkelt kontakt dersom det er ønskelig. Ønsker du for eksempel Avrunding (Øresavrunding) til nærmeste krone eller 50 øre på kontaktkortet for nye kontakter velger du dette her. E-postmottakere: Gjelder Ordre/Faktura, Innkjøp og Tilbud. Velg hvilken metode som skal benyttes for å velge standard e-postadresse ved utsendelse av kjøps- og salgsdokumenter per e-post. Du kan velge mellom Kontakt e-post, feltet Deres ref., og E-postliste. E- postlisten lar deg velge mellom kontaktens registrerte e-postadresser på kontakten og kontaktpersonene, før utsendelsen. Deres ref. gjelder kontaktens referanse, fra tilbud/ordre/faktura. Valget kan overstyres for hver kontakt i kontaktkortet. Se mer om e- post i eget avsnitt nedenfor. Avansert Når du klikker på knappen Avansert åpnes et nytt vindu. Her kan du merke og endre følgende funksjoner: Tilleggsavgift kan benyttes på en ordre for å spesifisere et beløp som kan være en spesiell avgift eller en skatt som inngår i salgsprisen. Se mer om tilleggsavgifter (miljøavgifter) i kapittelet "Produkt". Gruppeaktiviteter og gruppetilbud skal vises i kontaktkortet: Dersom du oppretter aktiviteter eller tilbud på flere enn én kontakt av gangen, kan du her markere for at disse skal vises i kontaktkortet til hver enkelt av disse kontaktene. 23

33 Kundeoppfølging Innstillinger for prosjektkort: Angi navn på feltet der du legger inn URL i prosjektregisteret. Kundestatusfil innstillinger: Her åpnes et nytt vindu der du kan sette innstillinger for kundestatusfiler. Se mer om Kundestatusfiler/eKunder i kapittelet "Netthandel". Organisering og vedlikehold av kontakter Den mest sentrale inndelingen av kontaktene er forhåndsdefinert i programmet og gjøres på kontaktkortet i avmerkingsboksene for kunde, leverandør, partner og privat. Dersom en kontakt opptrer for eksempel som både kunde og leverandør, merker du av for begge. Dermed kan du redigere kontaktinformasjonen som gjelder for kontakten både når kontakten er din leverandør og når den er din kunde..ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Her kan du velge hvilke grupper du vil bruke for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. Status, Bransje og Kategori deler inn kontaktene for rapport-, søk- og utvalgsformål. Felles for disse er at de er standardregistre. Du kan selv opprette nye ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister..i kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet Hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor, være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder..gjennom Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Du kan dele kontaktene dine inn i grupper som du selv kan definere. For å opprette nye grupper i nedtrekkslisten, gå til Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister og velg Egendefinerte felt. 24

34 Kontaktoppfølging Vedlikehold av registeret Mange finner nye måter å dele inn kontaktene på etter hvert som de har arbeidet en stund med sitt kontaktregister, eller fått nye behov. Veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter (se nedenfor) er ideell for å oppdatere og vedlikeholde kontaktregistre. Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelter og egendefinerte felter, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Gjennom veiviseren for kontaktutvalg kan du sette opp og lagre faste utvalg av kontakter. Disse kan du bruke igjen senere, til ulike handlinger, som for eksempel å opprette aktiviteter eller dokumenter til kontaktene, eller sende e-post. På denne måten kan du spare mye tid. Du kan lese mer om veiviseren for kontaktutvalg i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg"..med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Merk! Oppdatere kontaktinformasjon er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Integrasjon med Microsoft Outlook Ved hjelp av integrasjon med Microsoft Outlook kan du holde kontaktregisteret ditt oppdatert i både Outlook og programmet. Du kan knytte kontaktens e-postadresser i Outlook til kontakter og kontaktpersoner i programmet, og du kan sørge for at kontakter du oppretter blir synkronisert begge "veier". Inaktiv Du kan ikke slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet. Ønsker du at kontakten ikke skal være tilgjengelig lenger, kan du markere kontakten som inaktiv. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv i fanekortet Annen info. Ingen utsendelser Enkelte kontakter ønsker ikke å motta masseutsendelser som for eksempel tilbudsinformasjon på e-post. I fanekortet Annen info kan du merke av for Ingen utsendelser. Når du oppretter masseutsendelser, har du da muligheten til bruke avansert utvalg til å ekskludere disse kontaktene. 25

35 Kundeoppfølging Vis kart og reiserute til kontakten Vis på kartet hvor kontakten holder til.du kan vise på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis kart. Legg merke til at funksjonen viser til adressen som er synlig i feltet Adresse i kontaktkortet. Vis reiserute fra din adresse og til kontakten.du kan vise reiserute til kontakten. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis reiserute. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Reiseruten vises i nettleseren, og kan for eksempel skrives ut slik at du kan ta den med deg i bilen. For at systemet skal kunne vise reiserute må du registrere din Leveringsadresse i Vis - Innstillinger - Firma. Det er denne adressen det vil bli beregnet avreise fra. Leveringsadressen benyttes da det er mange som bruker postboks som postadresse. Det automatiske oppslaget kan kun vise reiseruten fra din adresse. Kart og reiserute forutsetter at du er koblet til Internett. 26

36 Kontaktoppfølging Tips! Det er flere kartleverandører som er tilgjengelig med denne tjenesten. Fra kontaktkortet, gå til Brukerinnstillinger - Kontaktkort for å velge leverandøren under Kartoppslag. Endre verdier på et utvalg kontakter Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Veiviseren kan spare deg for mye tid ved slike endringer, da du slipper å gå inn på hvert enkelt kontaktkort og endre verdiene. Du kan også sette opp og lagre faste utvalg som du kjører regelmessig. Siste steg i veiviseren lar deg dessuten velge mellom flere rutiner for bruk av utvalget; opprettelse av dokument, sending av e-post m.m. Start veiviseren fra menyen Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. Tips! I hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter fungerer. Egendefinerte felter Slik klassifiserer du kontaktene dine ved hjelp av egendefinerte felter 1..Klikk på knappen til venstre for Egendefinerte felter. - eller -.Klikk på knappen med tre prikker nederst til høyre under feltet. 2. Velg hvilken Felttype du ønsker fra nedtrekkslisten, og skriv inn verdi i feltet under. Felttype kan f.eks. være "Distrikt" med verdien "Nord", eller "Ant. ansatte" med verdien "15". 3. Klikk OK. Du har nå opprettet et egendefinert felt. Tips! Nye Egendefinerte felter opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Her kan du også tilpasse alternativene i nedtrekkslisten Type verdi. 27

37 Kundeoppfølging Grupper Ved hjelp av Gruppe kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner på verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. Slik organiserer du kontaktene dine i grupper 1..Klikk på ikonet til venstre for ordet Gruppe for å legge til kontakten i en gruppe. - eller -.Klikk på de tre prikkene nederst til høyre under feltet. 2. Du finner en oversikt over alle Disponible grupper til venstre i vinduet Gruppe. Klikk på ønsket gruppe og overfør den til feltet Valgte ved hjelp av den enkle pilknappen mellom de to feltene. 3. Klikk OK. Du har nå organisert kontaktene i grupper. 28 Tips! Nye grupper opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Hovedkontor/Underkontor I kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor, være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder.

38 Kontaktoppfølging Slik oppretter du et hovedkontor 1. Velg Vis - Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden som skal være hovedkontor. 3. Velg fanekortet Innstillinger. 4. Klikk Kunde. 5. Velg Ja i nedtrekkslisten for Hovedkontor. Hovedkontoret er opprettet. Slik knytter du en kunde til et hovedkontor 1. Velg Vis - Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden du ønsker å knytte til et hovedkontor. 3..Klikk søkeknappen og marker hovedkontoret du ønsker å knytte deg til. 4. Klikk OK. 5. Svar Ja hvis du ønsker at hovedkontaktens betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, leveringsform og ordrerabatt i prosent skal gjelde for denne kontakten. Svar Nei hvis du ønsker at underkontoret skal ha egne betingelser. Kunden er nå tilknyttet hovedkontoret..for kunder som er definert som hovedkontor eller underkontor vil du få opp en oversikt over kjedetilknytningen når du klikker på ikonet for hhv. underkontor eller hovedkontor i kontaktkortet. I oversikten Hoved-/Underkontor kan du markere et hoved- eller underkontor og klikke Gå til for å gå direkte til kontakten du ønsker mer informasjon om. 29

39 Kundeoppfølging Innstillinger for Underkontor I fanekortet Innstillinger under knappen Kunde kan du bestemme om underkontoret skal faktureres til kontaktens fakturaadresse eller hovedkontorets fakturaadresse. Reskontropostering vil føres mot kontakten eller hovedkontoret, avhengig av hvem du velger skal faktureres. Det er mulig å overstyre fakturaadresse manuelt ved opprettelse av en ordre, men vær oppmerksom på at reskontroposteringer fortsatt vil føres mot hovedkontoret dersom du har valgt dette i innstillinger. Levering av varer kan settes til kontaktens leveringsadresse eller hovedkontorets leveringsadresse. Merk! Det skal kun merkes av for hovedkontor på kontakten som er hovedkontor, ikke underkontorer som er knyttet til et hovedkontor. Kontaktpersoner I kontaktpersonmodulen kan du registrere informasjon om personer du er i kontakt med hos dine kunder og leverandører. Registrering av kontaktpersoner vil gjøre det enklere for deg å finne personen du skal snakke med/referere til i ulike situasjoner. Kontaktpersonmodulen kan åpnes som en selvstendig modul ved å velge Vis, peke til Kontakt og klikke Kontaktperson, men det er også mulig å åpne modulen ved å dobbeltklikke på en kontaktperson tilknyttet en kontakt. I øverste del av vinduet registreres kontaktpersonens navn i feltene Fornavn, Mellomnavn og Etternavn. Dersom du i brukerinnstillinger for kontaktperson har valgt at adressen på kontakten skal arves til kontaktpersonen, vil adressen allerede ligge her. Hvis du ønsker å registrere en annen adresse på kontaktpersonen, kan du gjøre det ved å skrive rett i adressefeltet eller klikke på knappen Adresse. 30

40 Kontaktoppfølging I brukerinnstillingene kan du merke av for å Vise kolonne for mellomnavn, i fanekortet Kontaktpersoner under Annet. I feltene for telefon, telefaks, mobil og e-post kan du registrere kontaktpersonens direktenumre og e-postadresse..du kan også sette inn et bilde av kontaktpersonen dersom det er ønskelig. Det gjøres ved hjelp av knappen Klikk for å legge inn bilde. Bildet kan være i JPG- eller BMP-format. Annen informasjon som kan registreres om kontaktpersonen er initialer, stilling, tittel med tittel2 og titulering. Tips! I innstillingen Adresseoppsett definerer du hvordan oppsettet av adresser, kontaktnavn og kontaktpersoner skal vises på alle rapporter. Innstillingen finner du under Vis - Innstillinger - Rapporter - Adresseoppsett. Egendefinerte felter, Gruppe og Notatfeltet fungerer på samme måte som i selve kontaktkortet..ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i ved hjelp av aktivitetsmaler..vis kart: Du kan få vist på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Forutsetter tilkobling til Internett. 31

41 Kundeoppfølging.Vis reiserute: Vise reiseruten til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Forutsetter tilkobling til Internett. Tips! Du kan velge kartleverandør for kart og reiserute i brukerinnstillinger for kontaktperson. Klikk Skriv ut for å skrive ut kontaktspesifikke rapporter, for eksempel adresseetiketter. Et nytt vindu vil åpnes der du kan velge ønsket rapport og definere andre aktuelle innstillinger..oppdater kontaktinformasjon: Tilleggsprodukt. Oppdaterer kontaktinformasjonen til kontakten. Kontaktpersonen er knyttet til en hovedkontakt fra kontaktregisteret. Hvilke fanekort som vises i kontaktpersonmodulen avhenger av om hovedkontakten er kunde og/eller leverandør samt hvilke fanekort du i brukerinnstillinger har bestemt skal vises. Fanekortene er de samme som er beskrevet under kontaktregisteret, med unntak av fanekortet Annen info. Brukerinnstillinger for Kontaktperson Ved å klikke på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du mulighet til å tilpasse vinduet for kontaktperson etter dine behov. Du kan også velge Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul, og klikke Kontaktperson for å åpne innstillingene. Vinduet består av fanekortene Standardoppsett, Kontaktpersoner og Fanekort. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter. Normal: Viser standardfelter og -funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene, kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Ønsker du å skreddersy vinduet selv, kan du gjøre det under Fanekort. 32

42 Kontaktoppfølging Kontaktpersoner Standardverdi: Her kan du bestemme standardverdier som skal gjelde for nye kontaktpersoner som opprettes. Du kan merke av om du ønsker at kontaktpersonen skal arve adresser fra kontakten og bestemme hvordan adresseendringer på kontakten skal påvirke kontaktpersonen. Du kan også merke av dersom du ønsker å arve egendefinerte felt og gruppefelt fra kontakten og bestemme hvordan endringer av disse feltene på kontakten skal påvirke kontaktpersonen. I tillegg kan du merke av hvis du ønsker at Vår ref. skal arves automatisk fra kontakten. Annet: Av andre innstillinger for modulen kan du merke av om du ønsker å vise kolonne for mellomnavn, automatisk åpne kontaktpersonlisten ved åpning av kontaktpersonkortet og legge inn informasjon om bruker og tidspunkt når notat legges inn. Kartoppslag: Velg standard leverandør for kartoppslag. Oppslagene gjelder funksjonene Vis kart og Vis reiserute fra kontaktperson. Du finner egen tilsvarende innstilling i brukerinnstillinger for kontakt. Les mer om kart i reiserute i eget avsnitt. Fanekort Her kan du skreddersy hvilke fanekort som skal vises i kontaktpersonvinduet ved å markere fanekortene. Vi anbefaler at du fjerner markeringen for fanekort du ikke trenger, for å få et mest mulig oversiktlig vindu. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Under Annet kan du bestemme om summene på Tilbud, Ordre/Faktura og Innkjøp skal vises inklusiv mva. 33

43 Kundeoppfølging E-post Programmet inneholder funksjonalitet for å sende e-post til dine kontakter. Du kan for eksempel sende et tilbud, en ordre/faktura, eller en betalingspåminnelse på e-post til en kontakt. Rapportene i programmet kan også sendes på e-post. Ved å benytte funksjonene i programmet til å opprette og lagre e-post til og eventuelt fra dine kontakter, kan du få fullt utbytte av kundeoppfølgingsfunksjonaliteten i programmet. E-post knyttes til kontaktene, og du kan enkelt finne frem til korrespondansen senere. Se eget avsnitt nedenfor for mer informasjon om hvordan du kommer i gang med e-post. Systemadministrator: Innstillingene for e-post settes opp for hver enkelt bruker. Programmet sender e-post via Microsoft Outlook Du må ha Microsoft Outlook/Outlook Express installert for å kunne sende e-post fra programmet. Du kan velge om du vil benytte Mamut som e-posteditor for å opprette og redigere utgående e-post, eller Outlook sin e-posteditor, der dette lar seg gjøre. 34 Merk! Skal du benytte noen del av integrasjonen med Outlook, ut over det å sende e- post, kan du ikke benytte Outlook Express. Se mer om Outlook-integrasjonen nedenfor. Opprett e-post "der du er" E-postfunksjonaliteten er integrert i store deler av systemet. Du kan for eksempel sende et tilbud, en ordrebekreftelse eller en faktura direkte fra systemet som e-post. Eller du kan opprette en ny e-post direkte fra for eksempel kontaktkortet, prosjektregisteret eller ansattregisteret. Du kan også velge å skrive ut rapporter til e-post, samt sende dokumenter. Skriv ut rapporter som e-postvedlegg (PDF) Du kan skrive ut til e-post. Velger du for eksempel å skrive ut en faktura til e-post, vil programmet automatisk konvertere utskriften til PDF-format og legge dette som vedlegg til en e-post til mottakeren. Et slikt PDF-vedlegg er lesbart for de aller fleste mottakere, og regnes blant de aller fleste som en sikker filtype. Se mer om dette i eget avsnitt nedenfor. Velg metode for standard e-postmottaker I firmainnstillingene for kontaktoppfølging kan du velge metode for hvilken eller hvilke e- postadresser som skal benyttes som standard ved utsendelse av kjøp- og salgsdokumenter per e-post. Du kan velge mellom Kontakt e-post, feltet Deres ref., og E-postliste. E- postlisten lar deg velge mellom kontaktens registrerte e-postadresser på kontakten og kontaktpersonene, før utsendelsen. Deres ref. gjelder kontaktens referanse, fra tilbud/ordre/faktura.

44 E-post Microsoft Outlook integrasjon Du kan i tillegg velge å integrere systemet med Outlook. Outlook-integrasjonen kan benyttes enten du benytter Outlook sin e-posteditor for å redigere utgående e-post, eller programmets egen. Integrasjonen gir deg blant annet muligheten til automatisk, eller manuelt, å knytte inn- og utgående e-post til dine kontakter. Du kan integrere e-post, kalender og oppgavelisten, og du kan dessuten opprette kontakter direkte fra Outlook. Merk! For å benytte Outlook-integrasjonen må du ha Microsoft Outlook installert på din maskin. Integrasjonen fungerer for Outlook 2003 med SP1 og Outlook (Ikke Outlook Express). Innstillingene for Outlook-integrasjonen finner du under Vis - Innstillinger - Bruker. Velg fanekortet Innstillinger per modul, og knappen Outlook. Se mer om Outlook-integrasjonen i eget avsnitt nedenfor. Gruppe e-post Du kan benytte veiviseren for kontaktutvalg for å sende e-post til et utvalg av dine kontakter. Gjennom veiviseren kan du sette opp og lagre faste utvalg som du kan benytte senere. Du kan basere utvalget på et variert tilbud av kriterier, slik at du kan nå akkurat de riktige kontaktene til enhver tid. E-postmaler Ved hjelp av programmets egen e-posteditor kan du opprette e-postmaler. Med e- postmaler skriver du ferdig deler av teksten, og formaterer den én gang, fremfor hver gang du skal sende tilsvarende e-post til en annen kontakt. Du kan opprette så mange maler du har behov for. Selv om du i brukerinnstillingene for Outlook har stilt inn systemet for å benytte Outlook som e-posteditor, vil de registrene som kan dra nytte av e-postmaler likevel benytte programmets egen e-posteditor.. 35

45 Kundeoppfølging Kom i gang med e-post Slik kommer du i gang med e-post i programmet 1. Registrer din e-postadresse: Først må du registrere en e-postadresse på deg som bruker. Dette gjør du ved å velge Vis - Innstillinger - Bruker. Skriv inn e-postadressen i feltet E-post..Du kan hente inn e-postadressen din fra Microsoft Outlook ved hjelp av søkeknappen. Systemadministrator: Er du systemadministrator kan du registrere e-postadresser på alle brukerne. Dette gjør du via Vis - Innstillinger - Sikkerhet - Brukeradministrasjon. 2. Velg e-posteditor: Du må bestemme hvilken e-posteditor som skal benyttes for å opprette og redigere e-post fra programmet. Bruker du Outlook som e-posteditor, vil Outlook åpnes når du skal opprette en e-post. Merk at innstillingen kun gjelder e-post fra kontakt-/kontaktperson-, ansatt- og aktivitetsregisteret. E-post som opprettes fra produkt benytter funksjoner i programmets egen e-posteditor, og vil derfor likevel benytte denne. E-post som opprettes direkte fra rapporter vil alltid benytte Outlook som e-posteditor. Du velger e-posteditor under Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Outlook, i nedtrekkslisten øverst. 3. Velg om du vil benytte Outlook-integrasjon eller ikke: Skal du ikke benytte integrasjonen, er du nå klar til å sende e-post fra programmet. Skal du benytte integrasjonen, merker du av for dette under Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Outlook. Du vil da kunne velge detaljer for hvordan integrasjonen skal kunne fungere. Se mer om brukerinnstillingene for Outlook nedenfor. Start deretter Outlook på nytt. Benytter du integrasjonen, vil du kunne se menylinjen til programmet i Outlook. Du kan nå benytte programmet til e-post. 36

46 E-post Microsoft Outlook.Har du valgt å benytte Outlook-integrasjonen, vil alle nye elementer i Outlook automatisk bli synkronisert inn i ditt Mamut-system. Innkommende e-post, sendte elementer og elementer i kalender og oppgaveliste som er mottatt/registrert før du aktiverte integrasjonen, vil imidlertid ikke bli automatisk synkronisert. Disse kan du overføre manuelt ved å merke de aktuelle elementene i Outlook, og klikke på Overføring. E-posteditoren i programmet Programmet har sin egen e-posteditor for å opprette og redigere utgående e-post. Denne benyttes som standard. Tips! Du kan endre e-posteditor til Microsoft Outlook i Brukerinnstillinger for Outlook..Du kan for eksempel sende e-post rett fra kontaktkortet ved å klikke Send e-post. Alternativt kan du velge Vis - E-post - Kontakt for å åpne e-posteditoren. Du kan deretter velge hvilken kontakt som skal motta e-posten. Velger du å sende rett fra kontaktkortet, vil e-postadressen allerede være utfylt. Slik redigerer du en e-post i programmets egen e-posteditor 1. Klikk på knappen Til og velg ønsket mottaker av e-posten. Det gjøres ved å markere selve kontakten til venstre i vinduet som åpnes. Marker deretter én eller flere kontaktpersoner som skal motta e-posten. Overfør kontaktpersonene til mottakervinduet ved hjelp av piltastene og klikk OK. 2. Klikk Vedlegg dersom du har et dokument som du ønsker å legge ved. 3. Skriv inn Emne for innholdet i e-posten. 4. Velg ønsket mal i nedtrekkslisten for dette dersom du ønsker å basere innholdet på en e- postmal. 5. Velg Prosjekt dersom e-posten skal knyttes til et prosjekt. 6. Skriv deretter inn selve teksten i e-posten. Ved hjelp av standard formateringsknapper øverst i editoren kan du formatere teksten til ønsket font, farge, størrelse etc. 7..Klikk Send E-post for å sende e-posten. E-posten sendes nå ved hjelp av Microsoft Outlook. Du kan se mer om de ulike alternativene for oppsett av e-post fra programmet ovenfor. 37

47 Kundeoppfølging Opprette en masseutsendelse Du kan sende personlige e-postmeldinger til kontaktene dine ved å bruke utskriftsfletting i Microsoft Word. Hver melding vil inneholde den samme informasjonen, men ved å sette inn flettefelter kan du henvende deg til hver kontakt med navn, og dermed gjøre meldingene personlige. Kontaktinformasjonen hentes fra kontaktregisteret ditt i Mamut Business Software. Hvilke kontakter du ønsker å sende meldingen til, angir du ved å sette et utvalg i veiviseren. Med utskriftsfletting blir e-postmeldingen sendt som en separat melding til hver mottaker, i stedet for som e-post til en gruppe eller ved å skjule alle mottakerne ved hjelp av blindkopi. Før du kjører veiviseren, må du opprette dokumentmalen som skal inneholde teksten og grafikken som skal stå i hver e-postmelding, f.eks. din firmalogo og teksten kunden skal se. Les mer om hvordan du oppretter ny dokumentmal i avsnittet "Dokumentmaler" nedenfor. 38 Slik oppretter du en masseutsendelse 1. Velg Vis - E-post - Kontaktutvalg. 2. Angi om du ønsker å bruke et enkelt eller avansert utvalg for å filtrere hvilke kontakter e- posten skal sendes til. Klikk deretter Neste. 3. Sett utvalget du ønsker, og klikk Neste. Les mer om kontaktutvalg i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". 4. Velg Opprett en avansert masseutsendelse via Word mot utvalget som er satt for å bruke flettedokument, og klikk Neste. 5. Klikk Fullfør. 6. Angi en overskrift for dokumentet. Overskriften vil vises som emne på e-posten. Du kan også angi annen informasjon om dokumentet ved hjelp av nedtrekkslistene. 7. Velg den dokumentmalen som inneholder informasjonen du ønsker å bruke fra nedtrekkslista Dokumentmal. 8. Klikk Opprette/flette for å opprette dokumentet. 9. I Microsoft Word åpnes dokumentet med fokus i fanekortet (menylinjen) Masseutsendelser. Merk! Dersom du klikker OK i vinduet Flette til e-post, vil e-posten sendes umiddelbart. Klikk Avbryt for å redigere eller vise dokumentet før utsendelse. 10. Du har nå mulighet til å vise dokumentet med dine kontakters informasjon. Til høyre i vinduet finner du en veiviser for utskriftsfletting. På trinn 5 av denne veiviseren (det trinnet som automatisk åpnes med dokumentet), kan du bruke pilknappene øverst til å vise dokumentet med hver kontakts informasjon i flettefeltene. 11. Klikk Fullfør og slå sammen - Send e-postmeldinger på menylinjen når du er klar til å sende ut e-postmeldingene. 12. Klikk OK for å sende ut e-postene. De personlige e-postmeldingene er nå sendt ut til dine kontakter.

48 E-post Merk! Du kan bruke dokumentmalen Masseutsendelse.dot i trinn 7 som et forslag på hvordan din masseutsendelse kan se ut. Vær oppmerksom på at denne malen kan bli overskrevet ved senere oppdateringer av programmet. Du bør derfor lagre din egen mal med et annet filnavn. E-postmaler Dersom du ofte sender ut samme e-post til flere av dine kontakter, vil du kunne spare tid ved å opprette en mal som du bruker ved utsendelse. Ved å bruke en e-postmal holder det å skrive teksten og formatere én gang fremfor hver gang du skal sende tilsvarende e-post til en annen kontakt. Du kan opprette så mange maler du har behov for. Slik oppretter du en ny e-postmal 1. Velg Vis - E-post og klikk E-postmaler. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn Malnavn og Emne. Dersom du ønsker å legge ved en fil klikker du Vedlegg og legger til ønsket fil. 4. Skriv inn ønsket tekst. 5. Formater teksten slik at du får ønsket font og farge. 6. Klikk Lagre. Malen kan nå velges i nedtrekkslisten Velg mal i programmets egen e-posteditor..du kan endre e-postmalen senere. Du kan også redigere e-postmalene som følger med programmet som standard. 39

49 Kundeoppfølging Skrive ut som e-postvedlegg Du kan skrive ut til e-post. Velger du for eksempel å skrive ut en faktura til e-post, vil programmet automatisk konvertere utskriften til PDF-format og legge dette som vedlegg til en e-post til mottakeren. Et slikt PDF-vedlegg er lesbart for de aller fleste mottakere, og regnes blant de aller fleste som en sikker filtype. I firmainnstillingene for Kontaktoppfølging kan du velge hvilken metode som skal benyttes for å velge e-postmottakere. I firmainnstillingene for Ordre/Faktura kan du velge å opprette en PDF-kopi ved effektuering av tilbud til ordre. Denne blir da lagret på ordren. I eksempelet under skriver du ut et tilbud. Slik skriver du ut et tilbud som e-postvedlegg 1. Lag et nytt tilbud eller åpne et eksisterende. 2..Klikk på Skriv ut (Ctrl + P). 3. Velg type tilbud og klikk Neste. 4. Velg E-post, og klikk Ferdig. Det blir nå opprettet en e-post med tilbudsdokumentet som PDF-vedlegg. Kontroller mottakerens e-postadresse og dobbeltklikk gjerne på selve tilbudet (vedlegget Tilbud.pdf) for å kontrollere at du er fornøyd med dokumentet før du sender. 5. Klikk Send i Microsoft Outlook for å sende e-posten. E-posten sendes nå ved hjelp av Outlook, med tilbudet som vedlegg. Merk! Et tilbud behandles som en rapport i systemet. Alle rapporter vil benytte Outlook sin e-posteditor, selv om du har valgt programmets egen e-posteditor i brukerinnstillingene for Outlook. Se mer om dette i avsnittet "Kom i gang med e-post". Sende et dokument på e-post Dokumenter som er knyttet til en eller flere kontakter kan sendes på e-post til kontakten(e). For å kunne sende et dokument på e-post må det være registrert en e-postadresse i kontaktkortet til kontakten, og dokumentet må være opprettet eller importert. Du kan sende dokumenter på e-post fra dokumentlisten, og via fanekortet Dokumenter i alle moduler der dette er tilgjengelig. Merk! Det er ikke mulig å sende dokumenter på e-post til ansatte. Du må ha installert Microsoft Office 2000 eller nyere for å kunne sende dokumenter på e-post. 40

50 E-post Slik sender du et dokument på e-post 1. Merk dokumentet du vil sende på e-post. 2..Klikk Send e-post (eller høyreklikk på dokumentet og velg Send e-post). En e-post vil genereres og åpnes i e-postklienten du har valgt i brukerinnstillingene. Mottaker fylles ut automatisk, og dokumentet legges ved som en fil. 3. Fyll eventuelt ut ytterligere opplysninger. 4. Klikk Send. Dokumentet sendes ved hjelp av Microsoft Outlook. Integrasjon med Outlook Programmet sender e-post via Microsoft Outlook. Du kan i tillegg velge å integrere systemet med Outlook, slik at for eksempel e-post som kommer inn til Outlook blir overført som aktiviteter i programmet, eller møter i kalenderen i Outlook blir overført til kalenderen. Du kan benytte integrasjonen enten du benytter Outlook sin e-posteditor for å redigere utgående e-post, eller programmets egen. Du aktiverer integrasjonen, og setter innstillingene under Vis - Innstillinger - Bruker. Velg fanekortet Innstillinger per modul, og knappen Outlook. E-post som mottas i Outlook kan opprette en aktivitet på kontakten i programmet automatisk, dersom programmet finner e-postadressen på en av dine kontakter, eller ved at du på forespørsel oppretter en slik aktivitet. Du kan også synkronisere oppgavelisten og kalenderen, en eller begge veier. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om integrasjonen med Microsoft Outlook. 41

51 Kundeoppfølging Aktiviteter og kalender Aktiviteter Aktivitetene kan gi deg full kontroll over dine og andre ansatte sine aktiviteter overfor blant annet kunder og prosjekter. Du kan planlegge møter, kundebesøk, oppfølging, telefonsamtaler, og følge opp disse aktivitetene i kalenderen, i felleskalenderen, i oppgavelisten, direkte på kontaktkortet, eller for eksempel på et prosjekt i prosjektregisteret. Vises i kalender eller i oppgavelisten Aktivitetene kan vises og redigeres i Aktivitetsliste. I tillegg viser kalenderen din aktiviteter du er ansvarlig for eller tilknyttet som ansatt. Du kan velge om en aktivitet skal vises i selve kalendervisningen til venstre i Kalender, eller i oppgavelisten til høyre. Dette kontrolleres av aktivitetstypene hver enkelt aktivitet er knyttet til. Aktiviteter av typen Besøk, Demonstrasjon og Møte vises i kalenderen, mens aktiviteter som Brev, Faks og Telefon ut, hører til i oppgavelisten. Se mer om aktiviteter i kalenderen i avsnittet "Kalender" nedenfor. Tilknytt kontakter Idet du oppretter en aktivitet kan du ved hjelp av knappen Tilknytt knytte aktiviteten til Kontakter, Ansatte og Ressurser, slik at du eller andre brukere senere kan få tilgang til informasjon du registrerte for aktiviteten. Opprett gruppeaktiviteter En gruppeaktivitet gjelder flere enn én kontakt. Gjennom gruppeaktivitetsfunksjonen kan du definere et utvalg kontakter som aktiviteten skal gjelde for, samtidig som du videre kan definere parametre som skal gjelde for aktiviteten. Håndter flere aktviteter ved hjelp av en veiviser Ved hjelp av veiviseren Endre verdier på et utvalg aktiviteter kan du definere hvilke aktiviteter som skal endres gjennom et utvalg. Fordele aktiviteter Gjennom å angi visse vilkår kan du fordele aktiviteter mellom flere kundebehandlere. Du gjør dette ved å opprette flere gruppeaktiviteter eller ved å endre verdiene på et aktivitetsutvalg. 42

52 Aktiviteter og kalender Bruk oppfølgingsaktiviteter for å følge opp kunder og andre prosesser I modulene for kontakt, salg, innkjøp, logistikk, regnskap og lønn finnes en rekke prosesser som kan aktiveres og som da automatisk genererer oppfølgingsaktiviteter. Forenkle ved hjelp av aktivitetsmaler Med hjelp av lett tilgjengelige aktivitetsmaler i de ulike modulene blir det mye enklere å opprette aktiviteter. Fra hver enkelt modul kan du raskt og enkelt definere og skreddersy hvilke aktiviteter som skal kunne opprettes. Integrere aktivitetene med Outlook Aktiviteter i oppgavelisten og kalenderen kan overføres til kalender eller oppgavelisten i programmet. Aktiviteter du oppretter i programmet, kan overføres automatisk til kalender og oppgaveliste i Outlook. Bruk Skype til telefonsamtaler og få samtalene logget som aktiviteter på dine kontakter Med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også motta samtaler. Er kontakten registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakteller kontaktpersonregisteret ditt, vil du få oppslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, slik at du enkelt kan få tilgang til historikken på kontakten senere. Systemopprettede aktiviteter Systemopprettede aktiviteter er aktiviteter som blir opprettet automatisk når visse hendelser og prosesser skjer i programmet. Eksempler på hendelser der aktiviteter blir opprettet automatisk av systemet, er bl.a. ved: Endring av firmainnstillinger, varetelling, div. veivisere som endrer verdier på et utvalg kontakter, produkter etc., periodeavslutning, endring av regnskapsår, bilagsnummerserier, opprettelse av nye kontoer i kontoplanen m.m. Se mer om dette i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Analyse av aktiviteter (Tilleggsprodukt) Du kan hente ut oversikt over alle aktiviteter og sette dem rett inn i en Pivot-tabell. 43

53 Kundeoppfølging Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop gir deg nettbasert tilgang til informasjon og funksjonalitet fra Mamut Business Software, samt tjenester inkludert i Mamut One. Mamut Online Desktop gir deg en nettbasert oversikt over aktiviteter relatert til ditt firma og dine ansatte. Opprett, rediger og vis aktiviteter på Internett, og hold orden på disse med den nettbaserte kalenderen eller aktivitetslisten. Merk! For å få tilgang til Mamut Online Desktop må du ha en gyldig Mamut One Serviceavtale. Hvilke tjenester i Mamut Online Desktop du har tilgang til, avhenger av hvilken Mamut One Serviceavtale du har. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om Aktivitetsvinduet. Arbeide med aktiviteter Opprette en ny aktivitet I det daglige arbeidet vil du enklest opprette nye aktiviteter som skal relateres til de ulike registrene direkte derfra. Du kan opprette aktiviteter via aktivitetsregisteret, kontaktregisteret, kontaktpersonregisteret, prosjektregisteret eller gjennom menyvalget Vis - Aktivitet - Ny aktivitet. Feltene på aktiviteten er ikke påkrevet. En rekke felter blir forhåndsutfylt. Hvilke disse er varierer med hvor i programmet du har opprettet aktiviteten fra. 44

54 Aktiviteter og kalender I brukerinnstillingene kan du blant annet sette standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter. Tips! Programmet velger som standard et intervall for dato fra og til når aktiviteter vises i aktivitetslisten. Dersom du ikke finner en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tenkes datoen for aktiviteten faller utenfor intervallet. Aktivitetsliste Aktivitetslisten gir deg oversikt over alle aktiviteter som er opprettet i programmet. Via ulike tilleggsprodukter kan du eventuelt ha egne aktivitetslister for Kundeservice, Telemarketing og Produktservice. Du kan opprette nye og redigere eksisterende aktiviteter herfra. Når du registrerer en ny aktivitet, vil du kunne skrive inn kontaktinformasjon og knytte aktiviteten til et prosjekt hvis det er aktuelt. Fra aktivitetsregisteret har du i tillegg mulighet til å utsette en aktivitet eller markere den som Utført. Øverst i vinduet finner du flere filtre som begrenser hvilke aktiviteter som vises. Tips! Hvis du oppretter en aktivitet fra fanekortet Aktivitet i Kontaktregisteret, vil kontaktinformasjonen fylles ut automatisk. Oppretter du en aktivitet fra fanekortet Aktivitet i Prosjektregisteret, vil prosjektinformasjon fylles ut automatisk..endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller trykker funksjonstasten [F5]. Utført: Du kan markere en aktivitet som utført ved å markere den i listen og klikke på knappen Utført. Filtrene i aktivitetslisten Utføres: Sett fra dato og til dato for å vise aktiviteter som er satt til dette tidsrommet. Tips! Dersom du ikke finner en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tenkes datoen for aktiviteten faller utenfor intervallet. Det foreslåtte intervallet hentes fra feltet Forhåndsdefinert datoutvalg for aktivitetsliste i brukerinnstillingene for aktivitet under Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Aktivitet - fanekortet Aktivitetsliste. Status: Velg hvilken status aktiviteter som skal vises i vinduet må ha. Du kan også velge Alle, som deaktiverer filtret. Ved å velge en av statusene for ikke utførte aktiviteter og deretter klikke Oppdater vil alle aktiviteter som av ulike årsaker ikke er utført, vises. 45

55 Kundeoppfølging Type: Velg hvilken aktivitetstype en aktivitet må ha for at den skal vises i vinduet. Du kan også deaktivere filteret ved å velge Alle, eller du kan velge (Ingen) som kun viser aktiviteter uten aktivitetstype. Aktivitetslistene for Kundeservice, Telemarketing og Produktservice (Tilleggsprodukter) viser kun spesifiserte aktivitetstyper. Dette styres gjennom Innstillinger for Aktivitetstyper. Ansvarlig: Velg hvem som skal være satt som ansvarlig for/på aktivitetene som skal vises i vinduet. Du kan også deaktivere filteret ved å velge Alle, eller du kan velge (Ingen) som viser alle aktiviteter som ikke har blitt tildelt en ansvarlig. Du kan også sette Utvalg for aktivitetene gjennom verktøylinjen. Dette vil overstyre filtrene som er beskrevet ovenfor, som deaktiveres. 46.Utsette aktiviteter: Du kan utsette aktiviteter ved å klikke på knappen Endre verdier på et utvalg aktiviteter. Da startes veiviseren for dette. Merk deg at denne funksjonen er mest relevant hvis du vil redigere flere aktiviteter. Marker heller aktiviteten og klikk på Redigerknappen hvis du kun skal endre tiden for en aktivitet..åpne tilhørende element i MS Outlook: Vises kun dersom du benytter integrasjon med Microsoft Outlook. Se mer om Outlook-integrasjonen i eget avsnitt. For effektiv administrasjon av flere aktiviteter samtidig, anbefales det at du benytter verktøyene Gruppeaktiviteter og Endre verdier på et utvalg aktiviteter..brukerinnstillinger og Firmainnstillinger: I brukerinnstillingene kan du blant annet bestemme hvordan vinduene for aktivitetsstyring skal se ut, og sette standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter. Bruk pilknappen for å åpne Firmainnstillinger.

56 Aktiviteter og kalender Tilknytt Kontakter/Ansatte/Ressurser Idet du oppretter en aktivitet kan du ved hjelp av knappen Tilknytt knytte aktiviteten til Kontakter, Ansatte og Ressurser, slik at du eller andre brukere senere kan få tilgang til informasjonen du registrerer på aktiviteten. Kontakter: Du velger kontakter fra liste over kontaktnavn (firmanavn) eller fra en liste over alle registrerte kontaktpersoner. Du kan inkludere så mange kontakter du ønsker, men dersom aktiviteten ikke kan utføres under ett, anbefales det at du oppretter en selvstendig aktivitet for hver kontakt gjennom veiviseren for gruppeaktiviteter. Ansatte: Dette er ansatte som blir involvert i aktiviteten i tillegg til den som står som ansvarlig for aktiviteten. Alle ansatte som er registrert i personalregisteret, kan velges. Ressurser: Møterom, prosjektører eller demonstrasjonsmodeller kan registreres som ressurser i produktregisteret med navn på opptil 50 tegn. De vil da kunne reserveres i dette vinduet, for tidsrommet aktiviteten spenner over. Slik knytter du kontakter/ansatte/ressurser til aktiviteten 1. Gå til Vis - Aktivitet - Ny aktivitet, eller velg en eksisterende aktivitet fra listen ved å gå til Vis - Aktivitet - Aktivitetsliste. 2. Klikk knappen Tilknytt. 3. Velg Kontakter i nedtrekkslisten Vis utvalg fra. 4. Klikk på kontakten du ønsker å innlemme i avtalen. Dersom du ikke finner frem i listen, kan du skrive inn de første bokstavene i navnet i feltet Hurtigsøk. 5. I nedtrekkslisten Kontaktpersoner kan du deretter velge om det er en spesifikk person hos kontakten som affekteres av avtalen. Dersom du velger Kontaktpersoner i nedtrekkslisten Vis utvalg fra, kan du også legge inn kontaktpersoner direkte. Den relaterte kontakten vil nå automatisk inngå i avtalen. 6. Overfør kontakten og kontaktpersonen til Kontakter til venstre med pilknappene. Du kan også dobbeltklikke direkte på en kontakt eller kontaktperson for å flytte dem. 47

57 Kundeoppfølging 7. Velg Ansatte eller Ressurser fra nedtrekkslisten Vis utvalg fra og gjenta prosessen. 8. Klikk Sjekk tilgjengelighet. Dersom en ansatt eller ressurs er reservert gjennom andre aktiviteter, vil tidsrommet vises som blå streker i oversikten. Klikk gjerne direkte i kalenderen for å justere starttid og sluttid for aktiviteten, til en tid hvor alle ansatte og ressurser er ledige. 9. Klikk OK. Alle ønskede kontakter, ressurser og ansatte vil nå være knyttet til aktiviteten. 48

58 Aktiviteter og kalender Opprette kontakter og kontaktpersoner fra aktivitetskortet Via aktivitetslisten kan du opprette nye kontakter og kontaktpersoner direkte fra aktivitetskortet. Dette gjør det mulig å opprette kontakter og kontaktpersoner uten å måtte lukke aktivitetskortet og navigere til kontaktmodulen. Slik oppretter du kontakter/kontaktpersoner fra aktivitetskortet 1. Klikk Vis - Aktivitet - Aktivitetsliste for å åpne aktivitetslisten. 2. Åpne ønsket aktivitet ved å dobbeltklikke den, eller klikk Ny i verktøylinjen for å opprette en ny aktivitet. 3. Klikk Tilknytt for å åpne vinduet Utvalg, og sørg for at Kontakter er valgt i nedtrekkslisten. 4. Høyreklikk en kontakt listen, og velg Ny kontakt / Ny kontaktperson. 5. Angi relevant informasjon i feltene i det forenklede kontakt/kontaktpersonvinduet, og klikk OK for å lagre. Du har nå opprettet en kontakt eller kontaktperson fra aktivitetskortet. Du kan senere gå til kontakten/kontaktpersonen i kontaktregisteret for å legge til mer informasjon ved behov. Tidsplan.På aktiviteter kan du klikke Sjekk tilgjengelighet for å få opp en Tidsplan over de ansatte og/eller ressurser som er tilknyttet aktiviteten. Dersom en ansatt eller ressurs er reservert gjennom andre aktiviteter, vil tidsrommet vises som blå streker i oversikten. Klikk gjerne direkte i kalenderen for å justere starttid og sluttid for aktiviteten, til en tid hvor alle ansatte og ressurser er ledige. Endre verdier på et utvalg aktiviteter Ved hjelp av en veiviser definerer du hvilke aktiviteter som skal endres gjennom et utvalg. Du kan så velge en eller flere parametere som skal endres, og sette nye verdier for disse feltene. Dette kan være nyttig dersom du skal omfordele ansvaret for aktivitetene til en kundebehandler som har sluttet, forskyve et prosjekt i tid eller lignende. Start veiviseren fra menyen Vis - Aktiviteter - Endre verdier på et utvalg aktiviteter. Tips! I hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å endre verdier på et utvalg aktiviteter fungerer. 49

59 Kundeoppfølging Fordele aktiviteter Du kan fordele aktiviteter vilkårlig mellom flere kundebehandlere ved opprettelse av flere gruppeaktiviteter eller ved å endre verdier på et utvalg aktiviteter. Ved å klikke knappen Fordele ansvarlige i en av disse veiviserne får du opp en oversikt over alle som er definert som kundebehandlere i personalregisteret. Slik fordeler du aktiviteter 1. Velg Vis - Aktivitet - Opprette gruppeaktiviteter eller Vis - Aktivitet - Endre verdier på et utvalg aktiviteter. 2. Sett utvalg og fullfør de innledende stegene i veiviseren. Klikk deretter Fordele ansvarlige Merk av hvilke kundebehandlere som skal delta i fordelingen av aktiviteter. 4. Angi hvor mange av aktivitetene som skal tildeles vedkommende. Nederst i vinduet summeres fortløpende hvor mange av aktivitetene som er fordelte. 5. Klikk OK når alle aktivitetene er fordelte. Du kan nå fullføre veiviseren.

60 Aktiviteter og kalender Duplisere/kopiere en aktivitet Ved hjelp av funksjonen for duplisering av aktivitet kan du duplisere en aktivitet én eller flere ganger. Du kan eksempelvis gjenta en aktivitet hver fjerde mandag. Fordelen er at du ikke trenger å fylle inn informasjon som aktivitetstype, ansvarlig, kontakt og kontaktperson mer enn én gang. Denne avanserte dupliseringen gjør eksempelvis at du kan følge opp dine kontakter regelmessig, uten at du manuelt behøver å registrere hver enkelt aktivitet. Tips! Det er to alternative måter å definere sluttid på: Enten kan aktiviteten gjentas et bestemt antall ganger, eller så kan du selv sette en bestemt sluttdato. Aktiviteten kan gjentas inntil maksimalt 100 ganger, enten du velger dato eller antall. Slik dupliserer du en aktivitet 1. Velg Vis - Aktivitet - Aktivitetsliste, marker en eksisterende aktivitet i listen og klikk Rediger. eller Velg Vis - Aktivitet, og klikk Ny aktivitet. 2..Rediger aktiviteten, og klikk Duplisere aktivitet. 3. Velg om du vil duplisere aktiviteten en eller flere ganger. Markerer du Flere aktiviteter, blir feltene nedenfor aktive: I Gjenta hver X Uke fyller du eksempelvis i 4 om du ønsker at aktiviteten skal gjentas hver fjerde uke. Marker en eller flere ukedager for å bestemme hvilke ukedager aktiviteten skal gjentas. Definer dato for når aktivitetene skal starte og dato for slutt eller slutt etter antall gjentakelser. 4. Klikk OK. Inntil 100 nye aktiviteter opprettes. Du kan finne disse i aktivitetslisten. 51

61 Kundeoppfølging Tips! Dersom du ikke ønsker å benytte dupliseringsveiviseren, kan du i brukerinnstillingene merke av for Duplisere: Alltid til 1 ny aktivitet. Det vil da bli opprettet kun én ny aktivitet når du klikker Duplisere aktivitet, ikke flere nye. Opprette gruppeaktiviteter En gruppeaktivitet henvender seg mot flere enn en kontakt. Gjennom funksjonen for å opprette gruppeaktiviteter definerer du et utvalg kontakter aktiviteten skal utføres mot, og definerer videre parametere som gjelder for aktiviteten. Du velger også om det skal opprettes kun en aktivitet som inneholder alle kontaktene, eller flere aktiviteter, en for hver kontakt. Veiviseren for å opprette gruppeaktiviteter startes gjennom Vis-menyen hvor du velger Aktiviteter og Opprett gruppeaktiviteter. Tips! I hjelpefilene [F1] finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å opprette gruppeaktiviteter fungerer. Innstillinger for aktiviteter Brukerinnstillinger for Aktivitet.I brukerinnstillingene for aktivitet kan du blant annet bestemme hvordan vinduene for aktivitetsstyring skal se ut, og sette standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter. Du åpner brukerinnstillingene via knappen Brukerinnstillinger på verktøylinjen. Du kan også velge Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul, og klikke Aktivitet. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene, kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. 52

62 Aktiviteter og kalender Aktivitetsliste Her velger du hvilke felt fra hver aktivitet som skal vises i aktivitetslisten. Legg merke til at for mange kolonner vil gjøre listen noe uoversiktlig, og vil dessuten påvirke hastigheten til modulen. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Forhåndsdefinert datoutvalg for aktivitetsliste: Angi et datointervall som skal foreslås under Utføres hver gang du åpner aktivitetslisten. Aktivitetskort Her kan du sette retningslinjer for hvordan en aktivitet skal opprettes. Standardverdi: Hvert felt du setter verdier for her, vil fylles ut automatisk ved opprettelse av en ny aktivitet. Dersom du eksempelvis for det meste oppretter aktiviteter av typen Salgstelefon (utgående), vil du spare mye arbeid ved at feltet allerede er utfylt. Fanekort: Her kan du velge hvilke fanekort du benytter ved opprettelse av aktiviteter. For en bruker som for eksempel kun jobber med Produktservice (tilleggsprodukt), vil det kanskje kun være aktuelt å vise fanekortet Produkt. Annet: Standard størrelse for notatfelt kan settes her. Størrelsen kan overstyres i hver enkelt aktivitet. Du kan også velge om brukernavn og dato for notatet skal fylles inn automatisk. I tillegg kan du merke av dersom du ikke ønsker å vise detaljer om dine aktiviteter i andres kalendere, automatisk tilknytte standard kontaktperson/prosjekt ved opprettelse av aktiviteter fra kontaktkortet. Ønsker du en enklere duplisering av aktiviteter, kan du merke av for Duplisere: Alltid til 1 ny aktivitet. Du vil da kunne duplisere uten å måtte gå gjennom veiviseren for dette. Systemet lukker aktiviteten det dupliseres fra automatisk. Ønsker du at den skal bli liggende åpen, kan du ta bort avmerkingen ved Duplisere: Lukke aktivitet som det dupliseres fra. 53

63 Kundeoppfølging Firmainnstillinger for Aktivitet.I firmainnstillingene for aktivitet finner du de fleste innstillinger for aktivitetsmodulen, i tillegg til de innstillinger som settes for hver aktivitetstype.. Via pilknappen ved siden av knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du muligheter til å tilpasse firmainnstillinger for aktiviteter. Du kommer også til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Aktivitet. Standard varighet på nye aktiviteter Ved opprettelse av en aktivitet justeres alltid sluttiden i forhold til starttiden. Her kan du velge hvor lenge en standardaktivitet skal vare. Du kan selvfølgelig endre lengden på den enkelte aktivitet ved å justere sluttiden. 54

64 Aktiviteter og kalender Verdier for sluttid når aktivitet settes til Utført Aktiviteter kan settes som utført i alle moduler som inneholder lister over aktiviteter. Her kan du velge om sluttid skal endres, eller om den skal beholde tiden som er planlagt ved opprettelse av aktiviteten. Oppdater kun sluttid på aktiviteter i oppgaveliste: Dette er det mest naturlige valget ettersom aktivitetene i oppgavelisten ikke nødvendigvis er satt til et gitt tidspunkt. Aktiviteter som vises i kalenderen vil da beholde sin sluttid selv om de markeres som utført, for eksempel dagen etterpå. Alltid oppdatere sluttid på alle aktiviteter: Dette gjør at også aktivitetene i kalenderen (som møter, demonstrasjoner osv.) må markeres som utført rett etter at for eksempel møtet er gjennomført. Oppdater aldri sluttid på aktiviteter: Sluttiden som settes ved opprettelse av en aktivitet vil ikke endres når den merkes som utført. Status "Utført" ved avmerking for utført: Når en aktivitet merkes som utført, endrer den Aktivitetstatus. Her kan du velge hvilken status den skal endres til. Du kan kun velge aktivitetsstatuser som har egenskap som Fullført som settes gjennom Standardregisteret. Feltvisning og feltbeskrivelser Om du trenger ytterligere klassifiseringer eller flere felter for informasjon om aktivitetene kan du aktivisere 2 egendefinerte felt. Feltene aktiviseres og blir tilgjengelig i fanekortet Diverse på hver aktivitet ved at du merker av foran feltet og du gir et beskrivende navn på feltet. Feltene kan siden brukes når du setter utvalg for aktiviteter i aktivitetslisten eller ved utskrift av rapporter. Egendefinert felt 1: Dette feltet krever at du også oppretter faste kategorier gjennom Standardregisteret. Legg merke til at det nye navnet ikke vil være tilgjengelig i standardregisteret før du har avsluttet og startet programmet på nytt. Før dette vil det gå under betegnelsen Egendefinert felt 1. Egendefinert felt 2: Feltet kan kun brukes til registrering av fritekst. Tilgjengelige aktivitetslister og typer Egne aktivitetslister for Kundeservice, Telemarketing og Produktservice gjør det enklere å jobbe fokusert med en type arbeidsoppgaver. For eksempel er det mulig å sette opp brukertilganger hvor det kun gis tilgang til en viss type aktiviteter. Funksjonene er tilgjengelige som tilleggsprodukter. 55

65 Kundeoppfølging Aktivitetstyper Aktivitetstype som tilegnes hver enkelt aktivitet kontroller blant annet hvordan aktivitetene skal vises - i kalenderen eller oppgavelisten. System er satt opp med en rekke forhåndsdefinerte aktivitetstyper. Kalenderen viser aktiviteter du er ansvarlig for eller tilknyttet som ansatt. Du kan velge om en aktivitet skal vises i selve kalendervisningen eller i oppgavelisten. Aktiviteter av typen Besøk, Demonstrasjon og Møte vises i kalenderen, mens aktiviteter som Brev, Faks og Telefon ut, hører til i oppgavelisten. Hvorvidt en aktivitet vises i oppgavelisten kan likevel overstyres på hver enkelt aktivitet. Aktivitetene kan settes opp med alarm og hvor lang tid før starttiden alarmen skal utløses. Aktivitetstypene kan også styre om aktiviteten skal vises i kalenderen, som Ledig, Opptatt eller Ute. Dette er særlig relevant som informasjon ved tilknytting av ansatte til andre aktiviteter. Du kan velge å kreve at alle aktiviteter av en bestemt aktivitetstype skal ha en Ansvarlig, samt å sette aktivitetstypen som Inaktiv, slik at den ikke lenger kan velges i nedtrekkslistene. Du kan redigere aktivitetstyper ved å høyreklikke i aktivitetstypefeltet, og velge Endre i standardregister, eller via Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Tips! I brukerinnstillinger for aktiviteter kan du sette standardverdier for nye aktiviteter som opprettes, for eksempel hvilken aktivitetstype en ny aktivitet skal få. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om innstillinger for aktivitetstyper. 56

66 Aktiviteter og kalender Aktivitetsmaler Ved hjelp av lett tilgjengelige aktivitetsmaler i de ulike modulene kan du forenkle opprettelsen av aktiviteter vesentlig. Du kan definere og skreddersy hvilke aktiviteter som skal kunne opprettes raskt og enkelt fra hver enkelt modul..i moduler der det er mulig å opprette aktiviteter direkte vil knappen Opprette aktiviteter være tilgjengelig i verktøylinjen. Ved siden av knappen vil det være en pilknapp som, når man klikker på den, vil åpne en liste over aktiviteter som du kan opprette fra modulen du er i. Hvilke aktiviteter som skal kunne opprettes fra de ulike modulene definerer du selv. Ved å klikke Ny i vinduet Aktivitetsmaler kan du opprette nye aktivitetsmaler. Ønsker du å redigere en eksisterende aktivitetsmal, klikker du Rediger. For hver aktivitetsmal kan du sette standardverdier som skal foreslås automatisk ved opprettelse av aktiviteter basert på aktivitetsmalen. Vær oppmerksom på at standardverdiene for oppfølgingsaktivitetene vil overstyre brukerinnstillinger som er satt for aktiviteter. 57

67 Kundeoppfølging Rediger aktivitetsmaler I redigeringsvinduet for Aktivitetsmaler kan du ved hjelp av pilknappene bestemme hvilke moduler aktiv aktivitetsmal skal være tilgjengelig i. I feltet Navn angir du beskrivelse av den type aktivitet som skal være mulig å opprette ved bruk av aktivitetsmalen. Navnet vil vises når du klikker på pilknappen til høyre for knappen Opprette aktiviteter i moduler der aktivitetsmalen er tilgjengelig. Under Standardverdier for nye aktiviteter kan du angi Emne og Starttid for når aktiviteten skal begynne, Prioritet, Type, Status og hvem som skal være Ansvarlig for å utføre aktiviteten. I feltet Notat kan du registrere detaljert informasjon dersom du ønsker å utdype nærmere hva aktiviteten innebærer. Verdiene du registrerer vil foreslås ved opprettelse av aktiviteter basert på aktivitetsmalene, men kan overstyres dersom det er aktuelt. 58

68 Aktiviteter og kalender Oppfølgingsaktiviteter Innen modulene for kontakt, salg, innkjøp, logistikk, regnskap og lønn er det en rekke prosesser som kan aktiveres og som da vil generere opprettelse av oppfølgingsaktiviteter automatisk. Du kan selv bestemme hvilke av de mulige prosessene du ønsker å aktivere. Oversikten over hvilke oppfølgingsaktiviteter som er mulig å aktivere, finner du ved å velge Vis - Aktivitet - Oppfølgingsaktiviteter. Underveis i programmet vil du, etter å ha utført en prosess som kan generere aktiviteter automatisk, få spørsmål om du vil opprette en oppfølgingsaktivitet. Ønsker du ikke å få spørsmål om dette, kan du merke av for å Ikke vise denne meldingen igjen. Innstillingen er også tilgjengelig ved redigering av oppfølgingsaktiviteter. Hvilke prosesser som skal generere aktiviteter for ditt firma bør du tenke igjennom og ta stilling til, ut ifra hvilke moduler og funksjoner som du benytter i programmet og behovet for videre oppfølging av disse. Aktiverer du for mange oppfølgingsaktiviteter kan aktivitetslisten bli uoversiktlig i stedet for å være til hjelp. Et eksempel der oppfølgingsaktiviteter kan være til god hjelp er Ved fakturering. Oppfølgingsaktiviteten er satt til å starte på forfallsdato, eller du kan definere andre startdatoer. Den kan for eksempel minne deg på å sjekke om innbetaling har funnet sted. Ved å markere en prosess og klikke Rediger, kan du aktivere eller deaktivere oppfølgingsaktiviteten. Du kan også definere standardverdier for nye aktiviteter som skal opprettes automatisk. Merker du av for å Ikke vise dette spørsmålet igjen, vil du fremover ikke få opp spørsmål om å opprette oppfølgingsaktiviteter når denne prosessen utføres. I vinduet Oppfølgingsaktiviteter kan du endre Starttid for når aktiviteten skal begynne, Prioritet, Type, Status og hvem som skal være Ansvarlig for å utføre aktiviteten. I feltet Notat kan du registrere detaljert informasjon om aktiviteten, og dersom du ønsker å Åpne aktiviteten ved opprettelse, kan du merke av for dette. Du vil da få tilgang til å registrere mer informasjon om hver enkelt aktivitet direkte ved opprettelse. 59

69 Kundeoppfølging Merk! Innstillingen for hvorvidt det skal opprettes oppfølgingsaktiviteter gjelder per firmadatabase. Vær også oppmerksom på at standardverdiene for oppfølgingsaktivitetene vil overstyre brukerinnstillinger som er satt for aktiviteter. Kalender 60 Kalenderen viser aktiviteter du er ansvarlig for eller tilknyttet som ansatt. Du kan åpne kalenderen fra: Menylinjen Vis - Aktivitet - Kalender..Knappen i verktøylinjen på skrivebordet..knappen i aktivitetslisten. Aktiviteter vises i kalendervisning eller oppgaveliste Du kan velge om en aktivitet skal vises i selve kalendervisningen til venstre i Kalender, eller i oppgavelisten til høyre. Dette kontrolleres av aktivitetstypene hver enkelt aktivitet er knyttet til. Aktiviteter av typen Besøk, Demonstrasjon og Møte vises som standard i kalenderen mens aktiviteter som Brev, Faks og Telefon ut, hører til i oppgavelisten. Rediger aktivitetstyper ved å høyreklikke i aktivitetstypefeltet på aktiviteten, og velge Endre i standardregister, eller via Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Merker du av for Overføre aktivitet til oppgaveliste vil aktiviteten kun vises i oppgavelisten. Dersom du fjerner markeringen kommer aktiviteten automatisk i kalenderen. Endringer her vil ikke påvirke eksisterende aktiviteter, kun nye.

70 Aktiviteter og kalender Se Hjelp [F1]for mer informasjon om redigering av aktivitetstyper. Hvor aktiviteten vises kan overstyres for hver enkelt aktivitet i fanekortet Diverse, ved hjelp av avmerkingsboksen Vise aktivitet i Oppgaveliste. Kalender til annen ansatt/ressurs Du kan se kalenderen til én annen ansatt eller ressurs i den ordinære kalenderen. Felleskalenderen I felleskalenderen kan du se opptil syv kalendere for ansatte og/eller ressurser samtidig. Minikalender Du kan velge å få opp en minikalender automatisk når du åpner firmadatabasen. Kalendervisning I kalendervisningen ser du både aktiviteter du er ansvarlig for, og de du er tilknyttet som ansatt. Du kan velge mellom visning av 1 dag, 5 dager (arbeidsuke), 7 dager (kalenderuke) eller 31 dager (måned). Du kan opprette nye aktiviteter direkte i kalenderen ved å dobbeltklikke på et ledig område. På samme måte åpner du opprettede aktiviteter ved å dobbeltklikke på dem. Ved å klikke i oversiktskalenderen øverst til høyre kan du navigere deg frem eller bakover i tid. 61

71 Kundeoppfølging Fargekoder på aktivitetene som vises i kalenderen På aktiviteten kan du velge hvilken farge en aktivitet som skal vises i kalenderen skal ha. I innstillinger for aktivitetstyper kan du bestemme standard farge for hver enkelt aktivitetstype, slik at du ikke trenger å legge inn farge på hver enkelt aktivitet. Oppgavelisten Oppgavelisten viser kun aktiviteter du selv er ansvarlig for. Fullførte oppgaver kan merkes som utført ved at du klikker i avmerkingsboksen til venstre for oppgaven. Nye oppgaver opprettes ved at du skriver emnet i feltet hvor det står "Klikk her for å opprette en ny aktivitet". Allerede opprettede oppgaver åpnes ved at du dobbeltklikker på dem, som i kalenderen. Integrere aktivitetene med Outlook Aktiviteter i oppgavelisten og kalenderen kan overføres til kalender eller oppgavelisten i programmet. Aktiviteter du oppretter i programmet, kan overføres automatisk til kalender og oppgaveliste i Outlook. Minikalender Minikalenderen gir deg oversikt over dagens aktiviteter du er ansvarlig for, eller er tilknyttet som ansatt. Du kan gå til en annen dag med knappen til høyre for kalenderen. Tips! Du kan sette opp systemet slik at minikalenderen åpnes automatisk når du åpner firmadatabasen. Dette gjør du i brukerinnstillingene, fanekortet Annet. 62

72 Aktiviteter og kalender Kalender til annen ansatt/ressurs Du kan se kalenderen til én annen ansatt eller ressurs i den ordinære kalenderen. Dette kan forenkle oversikten over virksomhetens ansatte og ressurser. Du kan eksempelvis følge opp aktivitetsnivået til ulike ansatte på avdelingen ved å benytte kalendervisningen for annen ansatt eller ressurs. Du kan også benytte kalendervisningen om du vil opprette eller endre aktiviteter for andre ansatte eller ressurser. Tips! Du kan velge ikke å vise detaljer om dine egne aktiviteter i andres ordinære kalendere. Du merker av for dette i brukerinnstillingene for aktivitet. Du kan også velge å merke av på aktiviteten for at den skal være Privat. Detaljene vil da kun vises for brukerne som har tilgangsrettigheter til dette. Slik viser du kalenderen til en annen ansatt eller ressurs 1..Velg Vis - Aktivitet, klikk Kalender og knappen Ansatt-/ressurskalender. 2. Velg om du vil vise kalenderen til en ansatt eller ressurs. 3. Velg deretter spesifikk ansatt eller ressurs. 4. Klikk OK. Kalenderen til den valgte ansatt eller ressurs vises, og du kan opprette nye aktiviteter eller redigere eksisterende aktiviteter. 63

73 Kundeoppfølging Felleskalender I felleskalenderen kan du se opptil syv kalendere for ansatte og/eller ressurser samtidig. Velg hvilke ansatte og/eller ressurser som skal vises, ved hjelp av knappen Innstillinger felleskalender i verktøylinjen. I hver kolonne velger du først om det er en ansatt eller en ressurs. Deretter velger du aktuell ansatt eller ressurs. Felleskalenderen åpnes automatisk på dagens dato. Dersom du ønsker å se kalenderen for andre dager, kan du klikke Velg dato i verktøylinjen. Vær oppmerksom på at felleskalenderen ikke viser hvilke aktiviteter hver enkelt person har i oppgavelisten. En ansatt er ikke det samme som en bruker av programmet. Dersom du ønsker å kunne se aktivitetene til en bruker av programmet, må du først legge opp brukeren som en ansatt i Personalregisteret. En ressurs kan for eksempel være et lokale eller et møterom. For å opprette en ressurs lager du et nytt produkt i produktregisteret, og markerer for Ressurs på fanekortet Innstillinger. Du kan opprette en ny aktivitet ved å dobbeltklikke i en av kolonnene i felleskalenderen. Den ansatte som står øverst i kolonnen du velger, settes som ansvarlig for aktiviteten. Du kan også åpne en eksisterende aktivitet ved å dobbeltklikke på den. Felleskalenderen kan i kombinasjon med ressurser tilpasses din virksomhets spesielle behov. Eksempelvis kan du benytte den til å sette opp et møte med flere ansatte. Da kan du samtidig se om møterommet er ledig, og reservere dette. 64

74 Aktiviteter og kalender Slik legger du opp en person/ressurs i felleskalenderen 1..Velg Vis - Aktivitet og klikk på Felleskalender. 2. Klikk Velg dato for å velge hvilken dato du vil vise. 3..Klikk på Innstillinger felleskalender. I feltet til venstre velger du om du vil se kalenderen til en ansatt eller en ressurs ved å klikke på Pil ned. I feltet til høyre velger du hvilken spesifikk ansatt eller ressurs du ønsker å se kalenderen til. 4. Klikk OK. Kalenderne til de valgte ansatte eller ressurser vises, og du kan skape nye eller redigere eksisterende aktiviteter. Kalender - velg dato. I en rekke datofelter kan du klikke på symbolet til høyre for datofeltet for å velge dato fra kalenderen. Sett inn dato ved å dobbeltklikke på ønsket dato, eller marker en dato og klikk OK. Dagens dato: Setter markøren på dagens dato, som hentes fra maskindatoen. Se mer om maskindato/systemdato i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Helligdager: Viser helligdager i den aktive måneden. Tips! Du kan klikke på navnet på måneden øverst i vinduet for raskt å velge måned. Du kan også klikke på årstallet for å velge år. Piltaster: Du kan også bruke piltastene på tastaturet for å manøvrere i kalenderen. 65

75 Kundeoppfølging Dokumenter I den integrerte dokumentmodulen er det enkelt å ha oversikt over alle dokumenter uansett om de er opprettet i kontaktmodulen, aktivitetsmodulen, prosjektregisteret eller personalregisteret. Nye dokumenter kan opprettes rett fra dokumentlisten i tillegg til via fanekortet Dokument i ovennevnte moduler. Dokumenter som er opprettet utenfor programmet, kan importeres og knyttes til aktuell kontakt/kunde/leverandør, noe som hjelper deg til å få bedre oversikt over alle dokumenter. Har du valgt å synkronisere med Microsoft Outlook, vil du også kunne bestemme at vedlegg du mottar på e-post skal importeres til dokumentregisteret. Med programmet følger en rekke dokumentmaler som du kan redigere og tilpasse etter ønske, men du kan i tillegg opprette dine egne. Ved bruk av dokumentmaler kan du enkelt flette dokumenter til et ønsket utvalg kontakter eller ansatte. I Brukerinnstillinger for dokument kan du tilpasse og bestemme hvilke kolonner som skal vises i dokumentlisten samt hvordan dokumentkortet skal se ut og fungere ved opprettelse av nye dokumenter. Ønsker du å sende et dokument på e-post eller faks, er dette mulig både via dokumentlisten og dokumentkortet til hvert enkelt dokument. Du kan også duplisere et dokument til PDF dersom det er ønskelig. Hva er forskjellen på et dokument og en rapport? I programmet benyttes begrepet Dokument om dokumenter som opprettes i f.eks. Word, Excel eller PowerPoint og som kan redigeres og tilpasses direkte i dokumentet. En Rapport viser informasjon på bakgrunn av data som er registrert i programmet, og med et angitt utvalg. Når en rapport genereres, er det mulig å sende innholdet til forhåndvisning, men det er ikke mulig å gjøre endringer i innholdet rett i rapporten. Rapporter kan genereres via flere av modulene i programmet, f.eks. Ordre/Faktura og Innkjøp, men også via Rapportmodulen. Tilgang, lagring og sikkerhetskopiering av dokumenter Ved hjelp av ulike dokumenttyper kan du definere hvor de ulike typer dokumenter skal lagres samt bestemme hvilke tilgangskontroller som skal gjelde for dokumenttypene. Du kan lese mer om dokumenttyper, lagringsområder og brukertilgang i eget avsnitt. Ved sikkerhetskopiering kan du bestemme om du ønsker å ta med dokumenter eller ikke, men vær oppmerksom på at det kun er dokumenter som ligger lagret i felles kataloger som vil inkluderes dersom du merker av for dokumenter ved sikkerhetskopiering. Dokumenter som lagres lokalt på hver enkelt maskin, f.eks. i mappen Mine Dokumenter, må sikkerhetskopieres manuelt av hver bruker. 66

76 Dokumenter Mamut Online Backup lar deg utføre sikker og effektiv sikkerhetskopiering, samt trygg og brukervennlig distribusjon av dine filer! Mamut Online Backup er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Tjenesten erstatter ikke din sikkerhetskopiering fra programmet, men kan hjelpe deg med å lagre sikkerhetskopien du tar ved hjelp av programmets egen funksjon for dette, på en sikker måte. Les mer om tjenesten på Merk! Programmet støtter ikke revisjonshåndtering av dokumenter. Hvert dokument må lagres med nytt filnavn dersom man ønsker å ta vare på flere versjoner av samme dokument. Dokumentliste Dokumentlisten gir deg oversikt over alle eller utvalgte dokumenter som du og andre som bruker programmet, har opprettet. Det finnes flere ulike funksjoner som hjelper deg å sortere listen slik du at du kan finne det du leter etter på en enkel måte. Det er også søkefunksjoner som kan være nyttige hvis du må lete blant svært mange dokumenter..du kan opprette nye og redigere informasjon om eksisterende dokumenter fra Dokumentlisten. Klikk Slett for å slette markert(e) dokument(er)..du kan angi et avansert utvalg ved hjelp av Utvalgsinnstillinger i verktøylinjen. Dette vil i så fall overstyre de enklere filtrene øverst i vinduet (se nedenfor). Se mer om utvalg i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Importere dokumenter: Dokumenter som er opprettet før Mamut Business Software ble tatt i bruk, eller dokumenter som av andre grunner er opprettet utenfor programmet, kan importeres til Dokumentregisteret. Dokumenter du oppretter på kontakter, vil automatisk legges i Dokumentlisten, mens innkommende dokumenter fra kontakter kan importeres manuelt. Dokumentmaler: En dokumentmal (template) er en spesiell type dokument som inneholder forhåndsdefinert informasjon som f.eks. skrifttype- og størrelse, logo, marger, 67

77 Kundeoppfølging topp- og bunntekst og fasttekst. Dokumentmaler benyttes for å lette arbeidet med dokumenter som skal ha likt eller tilnærmet likt utseende..dupliser til PDF: Oppretter en kopi av dokumentet i PDF-format. Dupliser til Mamut Online Desktop: Har du en Mamut One Serviceavtale som inneholder funksjonaliteten Rapportarkiv i Mamut Online Desktop, kan du ved hjelp av denne knappen publisere dokumenter til Mamut Online Desktop..Send e-post: Du kan sende dokumenter på e-post fra dokumentlisten, og via fanekortet Dokumenter i alle moduler der dette er tilgjengelig. Merk av for det eller de dokumentene du ønsker å sende per e-post, og klikk deretter Send e-post. En ny e-postmelding vil åpnes med de valgte dokumentene vedlagt. Merk at du ikke kan vedlegge flettedokumenter eller dokumenter som er publisert til Mamut Online Desktop. Send telefaks: For å kunne sende dokumenter på telefaks fra Mamut Business Software må du ha installert WinFax, og faksnummeret må være registrert i kontaktkortet til kontakten. Tips! Ved å høyreklikke på et dokument kan du blant annet åpne, skrive ut eller redigere dokumentet, eller sende det på e-post eller faks..opprette aktiviteter: Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Ved hjelp av Aktivitetsmaler kan du selv velge hvilke aktivitetstyper som skal være tilgjengelige i hver enkelt modul..i Brukerinnstillinger for dokument kan du tilpasse og bestemme hvilke kolonner som skal vises i dokumentlisten samt hvordan dokumentkortet skal se og ut og fungere. Filtrene i dokumentlisten Øverst i vinduet finner du flere filtre som begrenser hvilke dokumenter som vises. Endringer i filtrene vises idet du klikker Oppdater eller benytter funksjonsknappen [F5]. Dokumenttype: Viser en bestemt type dokumenter i vinduet, f.eks. interne dokumenter, ansattdokumenter, kontaktdokumenter, prosjektdokumenter eller private dokumenter. Forfatter: Viser alle dokumenter som er opprettet av en bestemt bruker. Prosjekt: Viser alle dokumenter som hører til et bestemt prosjekt. Status: Viser alle dokumenter som har en bestemt status. Velger du Alle, vil filtrene deaktiveres..husk å klikke Oppdater etter at du har endret filter. 68

78 Dokumenter Opprette et nytt dokument Slik oppretter du et nytt dokument 1. Velg Vis - Dokument - Nytt dokument. 2..Klikk Ny. 3. Skriv inn en Overskrift for dokumentet. 4. Velg Dato, Forfatter, Vår ref. og ev. Prosjekt for dokumentet. 5. Velg Type dokument, Program og Dokumentmal og endre eventuelt Status. 6. Skriv eventuelt inn tekst i fanekortet Brødtekst og Notat. 7. Legg til kontakter eller ansatte i fanekortene for dette. (Du kan unnlate dette punktet og i stedet sette utvalg ved hjelp av veiviseren som åpnes når du klikker på Opprette/flette). Les mer om veiviserne for å tilknytte kontakter og ansatte nedenfor. 8. Klikk Opprette/flette for å opprette dokumentet. Du har nå opprettet et nytt dokument. Dokumentet er tilgjengelig i Dokumentlisten og i fanekortet Dokument for valgt(e) kontakt(er). I dokumentkortet som åpnes når du skal opprette et nytt dokument, fyller du ut egenskaper om dokumentet. 69

79 Kundeoppfølging Nye dokumenter kan opprettes fra Dokumentlisten eller i fanekortet Dokument i modulene Kontakt, Prosjekt, Personalregister, Kontaktperson og Aktivitet. Merk! Du kan knytte et dokument til en eller flere ansatte eller kontakter/kontaktpersoner. Dette kan du gjøre enten ved å legge til ansatte eller kontakter i de respektive fanekortene for dette og deretter klikke Opprette/flette, eller du kan unnlate å legge til kontakter eller ansatte manuelt og i stedet benytte veiviseren som da åpnes når du klikker Opprette/flette. Vær oppmerksom på at du ikke kan flette inn informasjon fra både ansatte og kontakter i samme dokument. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om feltene og fanekortene på dokumentkortet. Veiviser for å knytte kontakter til et dokument Ved opprettelse av dokumenter kan du enten tilknytte kontakter manuelt i fanekortet Kontakter i dokumentkortet, eller du kan legge til et utvalg kontakter ved hjelp av en veiviser. Skal dokumentet kun flettes til et fåtall kontakter, vil det enkleste være å legge til disse kontaktene/kontaktpersonene manuelt, mens det vil være hensiktsmessig å benytte veiviseren dersom det er et større utvalg kontakter som skal motta dokumentet. Merk! Veiviseren vil kun startes dersom det ikke er lagt til kontakter/kontaktpersoner manuelt i fanekortet Kontakter. Veiviseren startes fra dokumentkortet ved å klikke på knappen Opprette/flette. Programmet vil da først sjekke om det er lagt til kontakter manuelt i fanekortet Kontakt, hvis ikke vil veiviseren startes. I veiviseren må du først velge om dokumentet skal tilknyttes en eller flere kontakter. Velger du En kontakt, vil dokumentet bli opprettet og kontaktens kontaktinformasjon bli flettet inn forutsatt at dokumentmalen inneholder slike flettefelter. Velger du Flere kontakter (flettebrev), vil et utvalgsvindu åpnes der du kan definere et utvalg kontakter som det skal opprettes og flettes dokumenter til. Du kan f.eks. velge at alle kontakter innen en bestemt bransje eller kategori skal motta dokumentet. Når dokumentet er opprettet, vil det være tilgjengelig i fanekortet Dokumenter på hver kontakt som er tilknyttet. Merk! Det er mulig å tilknytte kontakter og kontaktpersoner etter at dokumentet er opprettet, men du vil da få melding om at dokumentet allerede er opprettet og at ny kontaktinformasjon ikke vil bli flettet inn i dokumentet. 70

80 Dokumenter Slik tilknytter du flere kontakter via veiviseren 1. Velg Vis - Dokument - Nytt dokument. 2. Velg Kontakt i nedtrekkslisten Type. 3. Klikk Opprette/Flette. 4. Merk av for Flere kontakter (flettebrev) i første steg i veiviseren, og klikk Neste. 5. Sett ønsket utvalg. Les mer om Utvalg i installasjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". 6. Klikk OK. 7. Rediger eventuelt utvalget manuelt for å legge til eller ta bort enkeltkontakter. 8. Klikk Fullfør. 9. Rediger dokumentet som åpnes dersom du ønsker å gjøre tilpasninger. 10. Lukk dokumentet og lagre eventuelle endringer. Dokumentet er nå flettet til kontaktene i utvalget, og fanekortet Kontakter i dokumentkortet er oppdatert med valgte kontakter og kontaktpersoner. Tips! Ønsker du å vise alle kontaktene som er flettet inn, må du klikke på knappen ABC (View merged data). Du kan bla mellom kontaktene ved å klikke på piltastene i verktøylinjen. 71

81 Kundeoppfølging Veiviser for å knytte ansatte til et dokument Ved opprettelse av dokumenter kan du enten tilknytte ansatte manuelt i fanekortet Ansatte i dokumentkortet eller du kan legge til et utvalg ansatte ved hjelp av en veiviser. Skal dokumentet kun flettes til et fåtall ansatte, vil det enkleste være å legge til disse ansatte manuelt, mens det vil være hensiktsmessig å benytte veiviseren dersom det er et større utvalg ansatte som skal motta dokumentet. Merk! Veiviseren vil kun startes dersom det ikke er lagt til ansatte manuelt i fanekortet Ansatte og det er valgt en dokumentmal som inneholder flettefelter for ansatte. Veiviseren startes fra dokumentkortet ved å klikke på knappen Opprette/flette. Programmet vil da først sjekke om det er lagt til ansatte manuelt i fanekortet Ansatte, hvis ikke vil veiviseren startes. Tips! I hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å tilknytte ansatte til et dokument fungerer. Brukerinnstillinger for Dokument.I Brukerinnstillinger for dokument kan du tilpasse og bestemme hvilke kolonner som skal vises i dokumentlisten samt hvordan dokumentkortet skal se og ut og fungere. Innstillingene gir muligheter for å tilpasse programmet til hver enkelt bruker og dennes preferanser. Bruken av dokumentmodulen blir mer effektiv da du kan sette standardverdier som skal gjelde ved opprettelse av nye dokumenter. I tillegg kan du bestemme at det eksempelvis skal legges til informasjon om tidspunkt og bruker når det legges inn notater, eller at standard kontaktperson skal tilknyttes dokumentet om det opprettes fra kontaktkortet. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene, kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. 72

82 Dokumenter Dokumentliste Her velger du hvilke felt fra dokumentene som skal vises i dokumentlisten. Legg merke til at det ikke bør være for mange kolonner i listen. Dette vil gjøre den uoversiktlig, og vil dessuten kunne påvirke hastigheten i modulen. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Dokumentkort Her kan du sette retningslinjer for hvordan et dokument skal opprettes. Standardverdi: Alle verdier du setter her, vil bli valgt automatisk når du oppretter et nytt dokument. Dersom du som regel oppretter et dokument av samme type, vil du kunne spare mye tid og repeterende rutinearbeid ved at feltene allerede er utfylt. Fanekort: Her kan du velge hvilke fanekort som skal vises på dokumentkortet. Annet: Her kan du blant annet skru på funksjonen som setter inn brukernavn og tidspunkt når et notat påbegynnes, samt bestemme at status skal være Utført straks dokumentet genereres. Merk av i de aktuelle avmerkingsboksene for ønskede valg. 73

83 Kundeoppfølging Om skanning av dokumenter Faktura, bilag og rekvisisjoner kan skannes og lagres, og deretter viderebehandles elektronisk. Har du en skanner, kan du selv skanne dokumenter og lagre de som vedlegg til for eksempel bilag i programmet. Du kan se mer om dette i avsnittet om "Bilagsregistrering". Enkelte programvareleverandører leverer i tillegg spesiallagde programmer for skanning, og deretter elektronisk viderebehandling av ulike typer dokumenter. En del av disse dokumentene kan være egnet for å videreføre inn i ditt økonomisystem. Særlig fakturaer du mottar fra dine leverandører er egnet for dette. For å få til dette benyttes programvare for skanning, og ofte også OCR-programvare. OCR står for Optical Character Recognition, og er programmer som "leser" og tolker tekster i et elektronisk dokument, og der du som bruker gradvis "lærer" opp programmet til å tolke tekster i dokumenter du skanner ofte. Det er mulig å importere bilag som er skannet og kontert i programmet Compello. Dette krever lisens på Tilleggsprodukt. Merk at begrepet OCR også ofte benyttes i forbindelse med funksjoner knyttet til filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. Her kaller vi funksjonen for dette OCR/Bank. Dette må ikke forveksles med funksjoner der du selv skanner dokumenter. Opprette en kopi i PDF-format Dokumenter som er opprettet i MS Office kan dupliseres til PDF-format dersom ønskelig. Fordelen ved PDF-format er at innholdet i dokumentet ikke kan redigeres, noe som kan være spesielt hensiktsmessig ved utsendelse av f.eks. tilbud. En annen god grunn til å konvertere dokumenter til PDF er at mange virksomheter er restriktive med hvilke filtyper de tillater åpnet innenfor sine nettverk. PDF-filer anses av de fleste som trygge filer og kan dessuten åpnes av alle mottakere uavhengig av operativsystem og programvare forøvrig. PDF står for Portable Document Format og filformatet kan åpnes på alle maskiner som har installert Acrobat Reader..Knappen Dupliser til PDF er tilgjengelig både fra dokumentlisten og fra dokumentkortet til hvert enkelt dokument. 74

84 Dokumenter Slik dupliserer du et dokument til PDF-format 1. Marker aktuelt dokument i dokumentlisten. 2. Klikk Dupliser til PDF. 3. Lukk og lagre det nye dokumentkortet for filen i PDF-format. PDF-filen vil nå ligge i dokumentlisten med filnavn og endelsen.pdf. Merk! Knappen Dupliser til PDF er bare tilgjengelig for dokumenter som er opprettet. Tips! Du kan skrive ut ulike poster fra systemet til e-post, for eksempel et tilbud eller en faktura. Programmet lager da automatisk et vedlegg til e-posten i PDF-format. 75

85 Kundeoppfølging Dokumentmaler En dokumentmal (template) er en spesiell type dokument som inneholder forhåndsdefinert informasjon som f.eks. skrifttype- og størrelse, logo, marger, topp- og bunntekst og fasttekst. I tillegg er det ved hjelp av flettefelter mulig å flette inn kontaktinformasjon om ansatte eller kontakter/kontaktpersoner som er registrert i programmet. Dokumentmaler benyttes for å lette arbeidet med dokumenter som skal ha likt eller tilnærmet likt utseende. Alle dokumenter som opprettes basert på en valgt mal, vil inneholde informasjonen som er forhåndsdefinert for malen. Du kan dermed spare mye tid ved opprettelse av dokumenter dersom du bruker litt tid på å utarbeide og tilpasse dokumentmaler for dokumenter du benytter ofte. Programmet kommer med en rekke dokumentmaler som enten kan benyttes som de er eller redigeres for å passe til ditt firmas behov. Du kan også opprette nye dokumentmaler om ønskelig. Flettefelter i Word I Wordmaler er det mulig å sette inn flettefelter som fletter inn kontaktinformasjon om ansatte eller kontakter/kontaktpersoner. Flettefelter settes inn ved å klikke på knappen Sett inn flettefelt (Insert Merge Fields) i Word. Du vil da få opp en liste over mulige felter som du kan angi som flettefelter i dokumentmalen. Disse feltene blir etterpå fylt ut automatisk når du oppretter et dokument basert på dokumentmalen. Husk at flettefeltene kan formateres og flyttes etter behov. Vinduet Dokumentmaler I oversiktsvinduet Dokumentmaler har du tilgang til alle dokumentmaler som tilhører aktiv firmadatabase. I nedtrekkslisten Modul kan du velge hvilken type maler du ønsker skal vises i listen. Dokumentmalene er delt inn i følgende grupperinger: dokumentmodulen, kontaktmodulen, e-postmaler og tilbudsmaler. I feltet Sti til maler kan du se hvilket område dokumentmalene ligger lagret på. 76

86 Dokumenter.Fra listen kan du opprette nye dokumentmaler, redigere beskrivelse, flettegrunnlag og annen informasjon om en mal samt åpne og gjøre endringer i eksisterende maler. Merk! Malene er unike for hver enkelt firmadatabase. Opprette en ny dokumentmal Slik oppretter du en ny dokumentmal 1. Velg Vis - Dokument - Dokumentmaler. 2..Klikk Ny. 3. Velg hvilket program malen skal opprettes i fra nedtrekkslisten. Husk at det er kun er mulig å sette inn flettefelter i Wordmaler. 4. Skriv inn Malnavn og en kort Beskrivelse av hva malen skal benyttes til. 5. Velg om Flettegrunnlaget skal være kontakter eller ansatte. 6. Velg ønsket type adresseinformasjon i nedtrekkslistene Adresse 1 og Adresse Skriv inn notater om dokumentmalen dersom det er aktuelt. 8. Klikk OK. 9. Sett inn flettefelter, logo, tekster og øvrige elementer som du ønsker skal inngå i malen. 10. Klikk Lagre når du er ferdig med å tilpasse malen. 11. Klikk Lukk. Dokumentmalen er nå klar til bruk. Tips i Word 2003: Ser du ikke verktøylinjen for fletting når Word åpnes, kan du aktivere den ved å velge Vis - Verktøylinjer - Flette (View - Toolbars - Mail Merge) i Word. Tips i Word 2007: Ser du ikke verktøylinjen for fletting når Word åpnes, kan du aktivere den ved å velge arkfanen Brev og masseutsendelser - Flett utskrift (Mailings - Start Mail Merge) i Word. 77

87 Kundeoppfølging Opprette nye dokumentmaler for tilbud I dokumentmodulen har du mulighet til å opprette og redigere dokumentmaler for tilbud. Disse vil være tilgjengelige når du velger å Skrive ut tilbud til Microsoft Word fra tilbudsregisteret. Les mer om utskrift av tilbud i delen "Tilbud". Les mer om dokumentmaler i avsnittet "Dokumentmaler". Slik oppretter du en ny dokumentmal for tilbud 1. Klikk Vis - Dokument - Dokumentmaler, og velg Tilbudsmal i nedtrekkslisten Modul. 2. Klikk Ny i verktøylinjen. 3. Angi ønsket informasjon i vinduet som åpnes: 78 Program: Dette feltet vil alltid være forhåndsutfylt med "Word", og vil ikke kunne endres. Malnavn: Angi ønsket navn på dokumentmalen. Merk at malnavnet ikke vil kunne redigeres etter at malen er opprettet. Beskrivelse: Angi eventuelt en kort beskrivelse av dokumentmalen. Feltet er begrenset til 50 karakterer. Basert på mal: Den nye malen må opprettes basert på en eksisterende mal. Velg ønsket mal fra nedtrekkslisten.

88 Dokumenter 4. Klikk OK når dette er gjort. Dokumentmalen vil nå åpnes. 5. Rediger malen etter behov ved f.eks. å sette inn logo, tekster og øvrige elementer som du ønsker skal inngå i malen. 6. Klikk Lagre når du er ferdig med å tilpasse malen, og lukk Word. Dokumentmalen er nå klar til bruk. De nye malene vil lagres på samme filbane som de eksisterende dokumentmalene for tilbud, og vil kunne redigeres eller slettes via dokumentmodulen. Egenskaper for dokumentmaler Vinduet Dokumentmal åpnes både i forbindelse med opprettelse av ny dokumentmal og når du skal redigere informasjon om en eksisterende dokumentmal. I vinduet kan du blant annet bestemme flettegrunnlag og hvilke adresser som skal hentes inn i flettefelter i dokumentmalen. Beskrivelse av feltene Program: Som standard er Microsoft Word forvalgt som program i nedtrekkslisten for dette, men du har mulighet til å opprette maler i Excel, PowerPoint og Project også dersom du har disse programmene installert. Malnavn: I feltet Malnavn angir du navnet på dokumentmalen. Malnavn kan ikke endres for eksisterende dokumentmaler. Merk! Filendelsen [.DOT] står for Document Template i Word. Beskrivelse: Her kan du legge inn en ytterligere beskrivelse av dokumentmalen. Denne vil ikke vises i selve dokumentet. 79

89 Kundeoppfølging Flettegrunnlag: For dokumentmaler i Word kan du velge om flettegrunnlaget skal være kontakter, ansatte eller ikke noe flettegrunnlag. Avhengig av hva du velger vil enten informasjon om kontakter eller ansatte bli flettet inn i malen. Det er ikke mulig å flette både informasjon om kontakter og ansatte i samme dokumentmal. Adresse 1: Dette feltet er kun aktivt for dokumentmaler i Word. Du kan her angi hvilke adresser du ønsker skal benyttes i flettefelter for adresse i dokumentmalen. Har du valgt at flettegrunnlaget er kontakt, kan du velge mellom ulike typer adresser for kontakter og kontaktpersoner, og har du valgt at flettegrunnlaget er ansatt, kan du velge mellom ulike postadresser. Adresse 2: Feltet fungerer på samme måte som Adresse 1. Du har altså mulighet til å flette inn to adresser på malen, for eksempel Postadresse og Leveringsadresse. Notat: Her kan du skrive inn notater om dokumentmalen dersom du har behov for dette. Vær oppmerksom på at notatene ikke kommer med på selve dokumentet. Malen skal være tilgjengelig for alle dokumenttyper: Denne er markert som standard. Ettersom du kan velge hvilke maler som skal være tilgjengelige for de ulike dokumenttypene, anbefales det at du tilgjengeliggjør nye maler for alle dokumenttyper. Merk! Du kan endre Beskrivelse, Flettegrunnlag, Adresse 1, Adresse 2 og Notat etter at malen er opprettet og tatt i bruk, men det vil som regel være mer hensiktsmessig å opprette en ny dokumentmal fremfor å endre flettegrunnlaget. Dokumenttyper Programmet kommer med en rekke forhåndsdefinerte dokumenttyper som f.eks. "Kontakt", "Prosjekt", "Ansatt", "Intern" og "Privatperson". Har du behov for flere dokumenttyper enn de som følger med som standard, kan du opprette nye i Standardregisteret. Nye dokumenttyper vil være tilgjengelige både fra dokumentlisten og fra dokumentkortet etter å ha åpnet listen eller dokumentkortet på nytt. 80

90 Dokumenter Dokumenttypene finner du i Standardregisteret under Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister - Dokumenttype. Fordelene ved å benytte ulike dokumenttyper er at du lettere kan filtrere og få oversikt over dokumenter i dokumentlisten, samt definere hvilke dokumentmaler som skal være tilgjengelig for hvilke dokumenttyper. Standard lagringsområde Som standard vil lagringsområdet være forvalgt som Firmadatabasekatalog for dokumenttyper som naturlig tilhører firmadatabasen. Dokumenttyper som er definert som private vil lagres i brukerkatalogen. Ansattdokumenter som ikke skal være tilgjengelig for alle brukere av programmet vil bli lagret i en egen ansattkatalog slik at ikke alle har tilgang. I feltet under Standard lagringsområde kan du se filbanen til området der dokumentene lagres. Brukerkatalog: Ved valg av Brukerkatalog som lagringsområde vil ikke dokumenter bli inkludert ved sikkerhetskopiering uten systemfiler. Mine dokumenter: Dokumenter lagret i Mine dokumenter må hver enkelt bruker selv sørge for å ta sikkerhetskopi av, da disse ikke blir inkludert ved sikkerhetskopiering i programmet. Firmadatabasekatalog: For de fleste dokumenttyper vil denne katalogen være forvalgt. Dokumenter som lagres her vil kunne leses av alle brukere med tilgang til å lese dokumenter. Systemkatalog: Dokumenter som blir lagret i Systemkatalogen vil ikke bli inkludert ved sikkerhetskopiering uten systemfiler. Ansattkatalog: Dokumenter som er av typen Ansatt vil bli foreslått lagret i en egen Ansattkatalog. Vær oppmerksom på at du må merke av for Personal dersom du ønsker å begrense tilgangen til brukere med tilgang til å lese personaldokumenter. Egendefinert: Ved valg av Egendefinert blir feltet under aktivt slik at du kan skrive inn filbanen til der dokumentene av angitt type skal lagres. Egendefinerte lagringsområder må sikkerhetskopieres manuelt av hver enkelt bruker. Tips! Mamut Online Backup lar deg utføre sikker og effektiv sikkerhetskopiering, samt trygg og brukervennlig distribusjon av dine filer! Se for mer informasjon. Dokumentmaler tilknyttet dokumenttypen For hver enkelt dokumenttype kan du definere hvilke dokumentmaler som skal være tilgjengelig. En dokumentmal kan tilknyttes så mange dokumenttyper som det er ønskelig. 81

91 Kundeoppfølging Brukertilgang til dokumenttyper Ønsker du at en bestemt type dokumenter ikke skal være tilgjengelig for alle brukere, kan du ved å definere brukertilgang for dokumenttypen slik at bare brukere med tilgang til å lese angitt type dokumenter, har tilgang. Personal: Dokumenter av denne typen blir tilgjengelig kun for brukere som har tilgang til personaldokumenter. Konfidensiell: Dokumenter av denne typen blir tilgjengelig kun for brukere som har tilgang til konfidensielle dokumenter. Inaktiv: En inaktiv dokumenttype vil ikke lengre vises i filteret i dokumentlisten og i nedtrekkslisten Type på dokumentkortet. Dokumenttypen vil ikke lenger kunne benyttes ved opprettelse av nye dokumenter, men det vil ikke påvirke dokumenter av denne typen som allerede er opprettet. Opprette en ny dokumenttype Slik oppretter du en ny dokumenttype 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma og klikk på knappen Standardregister. 2. Marker Dokumenttype og klikk Redigere. 3. Klikk Ny. 4. Skriv inn et passende navn i feltet Beskrivelse dokumenttype. 5. Angi hvor Standard lagringsområde i nedtrekkslisten for dette. 6. Velg hvilke dokumentmaler som skal knyttes til denne dokumenttypen i feltene Dokumentmaler ikke tilknyttet dokumenttypen og flytt dokumentmalene til feltet Dokumentmaler tilknyttet dokumenttypen ved hjelp av pilknappene. 7. Angi eventuelle begrensninger i brukertilgangen i avmerkingsboksene Personal, Konfidensiell og Inaktiv. 8. Klikk OK. 9. Bekreft at du vil lagre endringer ved å klikke Ja. 10. Klikk OK. Den nye dokumenttypen er nå klar til bruk. Merk! Dersom du har opprettet en ny dokumenttype ved å høyreklikke i nedtrekkslisten Type i dokumentkortet og velge Endre i standardregister, må du lukke dokumentkortet og åpne et nytt for at den nye dokumenttypen skal bli tilgjengelig i listen. 82

92 Dokumenter Import av dokumenter.dokumenter som er opprettet før Mamut ble tatt i bruk, eller dokumenter som av andre grunner er opprettet utenfor programmet, kan importeres til Dokumentregisteret for å gi bedre oversikt. Dokumentene du importerer kan du knytte mot en kontakt, en ansatt eller et prosjekt. Merk! Programmet støtter import av dokumenter i alle filformater, men husk at du må ha installert de aktuelle programmene på maskinen for å kunne åpne dokumentene. Ved import av et dokument åpnes dokumentkortet der du kan fylle ut informasjon om dokumentet du importerer. Noe informasjon vil fylles ut automatisk, dette avhengig av hvilke innstillinger du har satt i Brukerinnstillinger for Dokument. Importerer du flere filer samtidig, vil du få beskjed om at du kan fylle ut felles informasjon for dokumentene du importerer, i et blankt dokumentkort som åpnes i forbindelse med importen. Husk at du kan markere flere dokumenter samtidig ved å holde nede tastaturknappen [Ctrl] og deretter klikke på filene du vil importere. Ved import kontrolleres det om dokumentnavnene på de valgte filene allerede eksisterer i programmet. I så fall vil du få beskjed om dette og også hvilke filer som ikke blir importert. Ønsker du å likevel å importere et dokument som tilsynelatende allerede finnes i programmet, kan du importere dette ene dokumentet på nytt og endre dokumentnavnet. Importere dokumenter Slik importerer du dokument(er) 1. Velg Vis - Dokument og klikk Import av dokument(er). 2. Bla deg frem til og marker dokumentet/dokumentene du ønsker å importere. 3. Klikk Åpne. 4. Fyll ev. ut informasjon om dokumentet i dokumentkortet som åpnes. 5. Klikk Lagre og lukk dokumentkortet. Valgte dokument(er) kopieres til angitt dokumentområde og dokumentlisten oppdateres med dokumentene du har importert. Tips! Du kan også importere dokumenter ved hjelp av knappen Importere dokument(er). Knappen finner du i fanekortet Dokument i modulene kontakt, kontaktperson, aktivitet, prosjekt og personal samt øverst i dokumentlisten. 83

93 Kundeoppfølging Import via dra-og-slipp Dokumenter kan også importeres via metoden "dra-og-slipp". Du må da ha Windows Utforsker oppe slik at du kan se og kan markere filen du vil importere til Mamut Business Software samtidig som du har dokumentlisten i Mamut Business Software åpen. Hold deretter nede venstre museknapp og dra dokumentet inn i dokumentlisten i programmet. Husk at du kan markere flere dokumenter samtidig ved å holde nede tastaturknappen [Ctrl] og deretter klikke på filene du vil importere. Tips! Du kan også importere dokumenter ved å velge Fil - Import - Dokument - Import av dokument. 84

94 Integrasjon med Skype Integrasjon med Skype.Med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også motta samtaler. Er kontakten registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakteller kontaktpersonregisteret ditt, vil du få oppslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, slik at du enkelt kan få tilgang til historikken på kontakten senere. Hva er Skype? Skype er en gratis programvare som kan lastes ned fra Med Skype kan du ringe gratis til andre Skype-brukere, og sende direktemeldinger til andre brukere. Mot betaling kan du også ringe til ordinære telefonnumre. Du installerer programmet på din PC. Du må ha lydutstyr til PC-en for å ringe. Det finnes også spesielle telefoner med Skypeprogramvaren installert. Skype-navn Skype-navnet er et navn som alle brukere får når de registrerer seg. Navnet benyttes som ID når det opprettes kontakt mellom to skype-brukere. Du registrerer Skype-navn på dine kontakter i kontakt- og kontaktpersonregisteret. Skype-nummer/SkypeIn Du kan bestille tjenesten SkypeIn hos Skype. Med SkypeIn kan du få ditt eget vanlige telefonnummer. Det betyr at andre kan ringe til deg på et "vanlig" telefonnummer fra en hvilken som helst type telefon. Du vil motta anropet i Skype, uansett hvor du befinner deg. SkypeOut Om du kjøper SkypeOut kan du også ringe til vanlige fasttelefoner og mobiltelefoner i innog utland ved hjelp av Skype. Andre tjenester Du kan bestille tjenester som gjør det mulig å ringe til ordinære telefoner og mobiltelefoner i inn- og utland. Du kan også bestille et telefonnummer - Skype-nummer - slik at andre kan ringe til deg fra slike telefoner. Mer utfyllende informasjon om Skype finner du på deres hjemmesider 85

95 Kundeoppfølging Kom i gang med Skype Forutsetninger for å komme i gang Skype installert: Du må installere Skype på samme maskin som du har Mamut Business Software installert, og du må registrere deg som Skype-bruker. Dersom du også ønsker å kunne ringe til fasttelefon og mobiltelefoner, ikke bare andre Skype-brukere, må du også kjøpe Skype-credits/SkypeOut. Du må ha et SkypeIn-nummer for at andre skal kunne ringe deg fra en fasttelefon/mobiltelefon. Se mer på Skype sine hjemmesider Nettverk: Skype må installeres på alle maskinene der brukerne skal benytte funksjonen. Slik kommer du i gang 1. Velg Skype som TAPI i Mamut Business Software. Dette gjør du under Vis - Innstillinger - Andre Innstillinger - Andre programmer i fanekortet Andre innstillinger. Merk av for TAPI, og velg Skype i nedtrekkslisten. Tillat programmet å bruke Skype, dersom du får spørsmål om dette. 2. Legg inn Skype-navn på kontakt(er). Du finner feltet sammen med telefonnumrene på kontaktene. Du kan også legge inn Skypenavn på kontaktpersoner. Programmet er nå klart til å ringe og motta samtaler med Skype. Kontaktene og Kontaktpersonene har fått nye felter for Skype-nummer og Skype-navn i feltet Telefon. Du kan se telefon-ikonet til høyre for feltet. 86

96 Integrasjon med Skype Merk! Skype-navn brukes til å ringe til andre brukere av Skype. Skype-nummer (SkypeIn) brukes til å ringe fra ordinær telefon til en Skype-bruker. Du trenger ikke bruke dette nummeret på kontakten din dersom du skal ringe ved hjelp av Skype selv. Når du aktiverer Skype får du spørsmål fra programmet om hvorvidt det skal tillate at Mamut Business Software ringer. Har du svart Nei på dette på et tidspunkt, kan dette aktiveres igjen. Dette må du gjøre i Skype, under Verktøy - Innstillinger - Avansert - API Adgangskontroll. Mer utfyllende informasjon om Skype finner du på deres hjemmesider I hjelp [F1] finner du mer informasjon om Skype-integrasjonen. 87

97 Kundeoppfølging Prosjekt Prosjektmodulen er organisert med tanke på prosjektorientert arbeid. Her kan du registrere nye kontakter, ordre, aktiviteter med mer, gjennom de ulike fanekortene i prosjektregisteret. Denne modulen er tett integrert med de andre modulene i programmet, dermed kan du selv bestemme hvorvidt du vil arbeide prosjektorientert. Prosjektregisteret åpnes via Vis - Prosjekt - Prosjektregister. Du kan velge om du vil at prosjektlistevinduet skal åpnes automatisk hver gang du åpner prosjektmodulen ved å gå til Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Prosjekt. Prosjektene kan deles inn i Eksterne eller Interne prosjekter. Det er kun eksterne prosjekter som kan viderefaktureres. Du kan definere Prioritet, sette prosjektet midlertidig eller permanent til Inaktivt, tilknytte en Avdeling samt planlegge varighet og sammenligne med faktisk utført tid. Du kan legge inn et Budsjett for prosjektet. Har du Microsoft Office Project installert på din maskin, vil fanekortet Gantt-diagram være synlig, og du kan opprette Project-filer herfra som blir knyttet til prosjektet. Et prosjekt kan være en del av et annet prosjekt, og blir da et underprosjekt. Integrasjon med andre moduler Et prosjekt kan ha ulike kontakter og kontaktpersoner involvert i prosjektet. Disse tilknyttes via fanekortet Kontakter i prosjektregisteret. Du kan markere en kontakt som Standardkontakt, for lettere å holde oversikt. 88 Merk! Du kan ikke opprette nye prosjekter fra fanekortet Prosjekt i kontaktmodulen. Du kan imidlertid redigere eksisterende prosjekt ved hjelp av Rediger-knappen på dette fanekortet.

98 Prosjekt I fanekortet Ordre/faktura i prosjektregisteret registrerer du nye ordre som er relatert til prosjektet, mens på fanekortet Innkjøp kan du se innkjøp som er registrert med tilknytning til prosjektet. Du kan opprette aktiviteter og dokumenter tilknyttet prosjektet, registrere timer, og linke produkter til prosjektet. Du kan også knytte egne ansatte til prosjektet. Fakturering Du kan fakturere prosjektet basert på to ulike faktureringsmetoder: innkjøp og timeregistrering, eller fastpris. Opprette et nytt prosjekt Slik oppretter du et nytt prosjekt 1. Velg Vis - Prosjekt og klikk Prosjektregister. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn ønsket Nr./Prosjektklasse, Navn samt en mer detaljert beskrivelse av prosjektet i feltet Beskrivelse. 4. Fyll ut datoer for Planlagt start- og sluttdato, og programmet vil dermed automatisk fylle ut prosjektets planlagte Varighet. Fyll ut de faktiske datoene når du har det klart. 5. Velg om prosjektet er Internt eller Eksternt i nedtrekkslisten Type. Ønsker du å kunne viderefakturere innkjøp, timer eller en fastpris, må du sette prosjektet til Eksternt. 6. Endre fullføringsgraden dersom den ikke er lik 0. Du kan opprette egne prosentsatser for fullføringsgrad i standardregisteret ved å høyreklikke og velge Endre i standardregister. 7. Velg Avdeling dersom prosjektet er knyttet til en avdeling. 8. Ranger prosjektets Prioritet i nedtrekkslisten, avhengig av hvor viktig det er. 9. Velg hvilken ansatt i ditt firma som er Ansvarlig for prosjektet. 10. Skriv inn relevante Notater ved behov. 11. Tilgjengelig i regnskap er som standard merket av, fjern markeringen om du ikke ønsker at prosjektet skal være tilgjengelig i regnskapsmoduler i programmet. 12. Klikk knappen Budsjett for å legge inn egne budsjettall for prosjektet. De tallene du registrerer her vises under Prosjektstatus i kolonnen Budsjett, slik at du kan enkelt sammenligne faktiske og planlagte tall. 13..Klikk for å legge inn URL til prosjektet dersom det har egne nettsider. 14. I nedre halvdel av prosjektkortet kan du registrere mer informasjon i fanekortene. 15..Lagre prosjektet. Prosjektet er opprettet. 89

99 Kundeoppfølging Brukerinnstillinger for Prosjekt.Ved å klikke på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen i prosjektvinduet har du mulighet til å tilpasse prosjektmodulen etter dine behov. Du kan også velge Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul, og klikke Prosjekt for å åpne innstillingene. Vinduet består av tre fanekort; Standardoppsett, Prosjektkort og Fanekort. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene, kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Ønsker du å skreddersy vinduet selv, kan du gjøre det under Fanekort. Prosjektkort I dette fanekortet kan du legge inn standardverdier som skal gjelde nye prosjekter du oppretter. Du kan legge inn Planlagt startdato og Faktisk startdato, eller du kan merke av for Systemdato dersom du ønsker å bruke programmets systemdato. I nedtrekkslisten for Type kan du velge om du ønsker at nye prosjekter automatisk skal være merket av som Ekstern 90

100 Prosjekt eller Intern. Som standard er fullføringsgraden satt til 0, men det er mulig å velge andre alternativer i nedtrekkslisten. Hvis du ønsker å få Avdeling, Prioritet og Ansvarlig utfylt automatisk på nye prosjekter, setter du ønskede verdier her. Tilgjengelig i regnskap vil som standard være merket av, men ønsker du ikke at prosjektene du oppretter skal være tilgjengelig i regnskapsmodulene, kan du fjerne markeringen. Under Annet kan du merke av dersom du ønsker at prosjektlisten åpnes automatisk ved åpning av prosjektkortet. Det kan være hensiktsmessig dersom du jobber med flere ulike prosjekter. Som standard er det merket av for at det skal legges inn informasjon om bruker og tidspunkt når det legges inn notater, men du kan fjerne markeringen om du ikke ønsker registreringsinformasjonen. Fanekort Her kan du bestemme hvilke fanekort som skal vises i prosjektmodulen ved å markere fanekortene. Vi anbefaler at du fjerner markeringen for fanekort du ikke trenger for å få et mest mulig oversiktlig vindu. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Under Annet kan du merke av om du ønsker at summene på Tilbud, Ordre/Faktura, Produkt og Innkjøp skal vises inklusiv mva. Prosjektregisteret I Prosjektregisteret kan du registrere prosjektene dine og holde full oversikt over kontakter, ordrer, fakturaer, tilbud, innkjøp, aktiviteter, dokumenter, timer, produkter, ansatte og eventuelle underprosjekter som er knyttet til det aktuelle prosjekt. Det kan være hensiktsmessig å bruke prosjektregisteret for å kunne følge kostnader og inntekter knyttet til et prosjekt og for å se om prosjektet er lønnsomt. Merk! Et prosjekt kan ikke slettes når det er referert til det i andre moduler. Dersom prosjektet ikke lenger er relevant, kan du sette det Inaktivt ved å velge Ja i nedtrekkslisten for dette..knappen Prosjektstatus gir deg oversikt over prosjektet som vises. Her kan du se alle faktisk registrerte timer, samt ordrer, innkjøp og driftsresultat som er gjort i forbindelse med prosjektet. Disse kan du sammenligne med budsjettallene som ble registrert under knappen Budsjett. Idet du klikker på knappene nederst i vinduet kan du åpne lister som inneholder alle relaterte poster, produkter eller timelinjer..med knappen Endre status kan du endre prosjektstatus og registrere datoen og klokkeslett for statusendringen. Dato og klokkeslett for endring av status må være mellom tidspunkt for forrige statusendring og aktuelt tidspunkt. 91

101 Kundeoppfølging.Knappen Statushistorikk gir deg oversikt over statusendringer du har gjort via Endre status-knappen. Du kan se tidspunkt, status og varighet for hver enkelt status prosjektet har hatt..i Brukerinnstillinger for prosjekt kan du definere standardverdier for flere av feltene i øvre del av prosjektkortet. Ved å sette opp standardverdier slipper du å fylle ut informasjon som er lik i alle prosjekter. Nedtrekklisten Status øverst til høyre i vinduet viser hvilken status prosjektet befinner seg i. Når du åpner prosjektmodulen, vil vinduet åpnes på prosjektet du arbeidet med sist. Ønsker du å se prosjekter i andre statuser, kan du bruke nedtrekkslisten som et filter. Les mer om hvordan du bruker nedtrekkslisten i kapittelet "Bli kjent med programmet" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Mer informasjon om feltene i hovedvinduet kan du finne i delen "Opprette et nytt prosjekt". 92

102 Prosjekt Fanekortene i Prosjektregisteret Kontakter I fanekortet Kontakter kan du linke kontakter til prosjekter, slette linker mellom prosjekter og kontakter og redigere eksisterende kontaktinformasjon. Det er også mulig å sende e- post direkte til kontakter herfra. Tips! Du kan høyreklikke i listen. Dette gir deg tilgang til blant annet å Gå til kontakt, Gå til kontaktperson, og å sende e-post. Slik knytter du en kontakt til prosjektet 1..Klikk på Tilknytt for å opprette link mellom en kontakt (inkludert kontaktperson) og et prosjekt. 2. I vinduet som nå åpnes velger du hvilken kontakt og kontaktperson du vil linke til prosjektet. Telefon- og faksnumre inkluderes automatisk. Kontakten er nå tilknyttet prosjektet, og du kan åpne kontakten direkte herfra..du kan slette tilknytningen ved hjelp av Slette-knappen. Dette sletter ikke selve kontakten. Utvalg: For å få en rask oversikt over hvilke kunder og leverandører som er involvert i prosjektet, velger du Kunder eller Leverandører fra nedtrekkslisten Utvalg. Denne nedtrekkslisten fungerer som et filter og gir deg den informasjonen du trenger. Standardkontakt: Du kan markere en standardkontakt for prosjektet i nedtrekkslisten til høyre på fanekortet. Kontakten du velger vil vises i fet skrift øverst på fanekortet..klikk på knappen Sende e-post for å sende en e-post til kontakten du har markert i listen. Kontaktregisteret beskrives nærmere ovenfor. 93

103 Kundeoppfølging Ordre/Faktura I fanekortet Ordre/Faktura kan du registrere nye ordre som er relatert til prosjektet. De to kolonnene til høyre, Sum eks. mva. og Sum prosjekt eks. mva., kan vise to ulike summer fordi: Ved å merke av for Prosjekt under Brukerinnstillinger i Ordre/Faktura, vises kolonnen Prosjekt på fanekortet Produktlinjer. I denne kolonnen kan du spesifisere hvilket prosjekt hvert produkt i ordren tilhører. Dermed kan en ordre klassifiseres som ett prosjekt i nedtrekkslisten i øvre del av ordrekortet, mens de enkelte produktene i ordren kan registreres på andre prosjekter. Av den grunn finnes to ulike kolonner på fanekortet Ordre/Faktura. Kolonnen Sum eks. mva. viser totalsum for alle produkter i ordren, mens kolonnen Sum prosjekt eks. mva. viser summen for produktene i det enkelte prosjekt i ordren. Nedtrekkslisten Utvalg fungerer som et filter og gir deg oversikt over ulike statuser. Slik oppretter/endrer du en ordre i forbindelse med prosjektet 1. Klikk på Ny for å opprette en ny ordre i forbindelse med prosjektet. 2. I vinduet som åpnes etter du har klikket Ny, velger du kontakt og kontaktperson. Da åpnes Ordre/Faktura-modulen automatisk med kontaktinformasjonen på plass i den nye ordren. 3. Når du har fylt ut ordren, lukker du modulen og kommer tilbake til fanekortet Ordre/Faktura i Prosjektregisteret. Se kapittelet "Salgsoppfølging" for en detaljert forklaring av hvordan informasjon registreres. 4. Klikk på Rediger for å endre på en ordre du har opprettet. Da åpnes Ordre/Fakturamodulen, og du kan gjøre de endringene du vil. Du har nå opprettet/endret en ordre i prosjektet. Nedtrekkslisten Opprettet fra gjør at du kan se hvor ordren ble opprettet. Blant alternativene finnes også Alle (uavhengig av hvor ordren ble opprettet). Du kan i tillegg filtrere ut ordrer som har blitt registrert i Ordre/Faktura-modulen. Velger du Ordre/Faktura i denne nedtrekkslisten, vil ordrene som ble markert med det aktuelle prosjektet på ordrekortet vises i listen på fanekortet. Du kan også velge Prosjektregister og med dette filtrere ut ordrer som har blitt opprettet på fanekortet Ordre/Faktura i prosjektregisteret. Ordre/Faktura beskrives nærmere i kapittelet "Salgsoppfølging". 94

104 Prosjekt Tilbud I fanekortet Tilbud kan du opprette tilbud knyttet til prosjektet. Ønsker du å opprette et repeterende tilbud, klikker du på pilknappen til høyre for Ny-knappen og velger "Tilbud repeterende". I nedtrekkslisten Status kan du filtrere og se alle tilbud i en gitt status..husk å klikke Oppdater etter å ha endret status. Tilbud beskrives nærmere i kapittelet "Salgsoppfølging". Innkjøp Hensikten med fanekortet Innkjøp er å gi deg oversikt over innkjøp gjort i forbindelse med prosjektet. Du kan også gjøre endringer og opprette nye innkjøpsordre herfra..du kan opprette nye innkjøp fra fanekortet ved å klikke Ny. Da åpnes innkjøpsmodulen med et nytt innkjøp som automatisk har fått utfylt kontaktopplysningene fra leverandørens kontaktkort..er et innkjøp allerede tilknyttet prosjektet, kan du endre dette ved å klikke på Redigerknappen. Status Du kan bruke nedtrekkslisten Status for å få oversikt over innkjøp involvert i prosjektet. Denne nedtrekkslisten fungerer som et filter og hjelper deg å finne fram til ønsket informasjon. Innkjøp beskrives nærmere i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Aktiviteter I fanekortet Aktiviteter kan du opprette nye aktiviteter knyttet til prosjektet, redigere eksisterende aktiviteter eller slette aktiviteter. Hvis du har gjort endringer, må du klikke Oppdater for å oppdatere listen over aktiviteter som vises. I nedtrekkslisten Type kan du filtrere på hvilken type aktiviteter du ønsker å se i fanekortet. Dette kan være praktisk hvis det etterhvert er mange aktiviteter registrert på prosjektet. Du kan også velge om du vil se Alle, Utførte eller Ikke utførte aktiviteter. 95

105 Kundeoppfølging Slik knytter du en aktivitet til prosjektet 1..Klikk på Ny. Da åpnes vinduet Ny aktivitet. 2. Velg hvilken kontakt aktiviteten involverer i det neste vinduet som åpnes. Velg også kontaktperson fra nedtrekkslisten. 3. Fyll ut den øvrige informasjonen som kreves i vinduet Ny aktivitet. Se mer om dette i avsnittet om Aktiviteter. 4. Klikk OK, og listen på fanekortet Aktiviteter vil oppdateres. 5..Marker aktiviteten og klikk på Rediger-knappen for å gjøre eventuelle endringer. Vinduet Redigere aktiviteter åpnes, og du kan redigere som du vil. Dokumenter I fanekortet Dokumenter kan du opprette dokumenter som har med prosjektet å gjøre. Det kan ofte være behov for å sende samme dokument til flere kontakter som er involvert i det samme prosjektet. Klikk i så fall på knappen Flett dokument i vinduet Nytt dokument. Merk at dersom du velger å Slette link til et dokument i prosjektet, vil ikke dette slette dokumentet fra maskinen din, kun fjerne linken. Utvalg! I nedtrekkslisten Utvalg kan du velge hvilken type Microsoft-dokument du vil se oversikt over i listen. Dette filteret gir deg mulighet til å se Alle dokumenter eller dokumenter opprettet i Microsoft Excel, PowerPoint, Project eller Word..Du kan importere dokument ved hjelp av knappen for dette. Les mer om import av dokument i eget avsnitt. Les mer om hvordan du oppretter dokumenter fra dette fanekortet i avsnittet om fanekortet Dokumenter i Kontaktregisteret. Timeregistrering Fanekortet Timeregistrering gir deg en oversikt over timer som er registrert på prosjektet. Det er ikke mulig å registrere nye timer fra dette fanekortet, men du kan gjøre endringer på eksisterende timesedler. For å registrere nye timer må du velge Vis - Timeregistrering og klikke Timeregistrering. 96 Tips! For å få oversikt over timene på hvert enkelt prosjekt i forhold til status, kan du gjøre et utvalg ved hjelp av nedtrekkslisten Utvalg. Denne nedtrekkslisten fungerer som et filter og gjør at listen viser den informasjonen du søker etter. Timeregistrering beskrives i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal".

106 Prosjekt Produkter I fanekortet Produkter kan du linke produkter til prosjektet, endre produktinformasjon og slette linker mellom prosjekter og produkter. Merk! Det kan ikke opprettes nye produkter herfra. Produktregisteret omtales i kapittelet "Produkt". Ansatte I fanekortet Ansatte kan du knytte dine ansatte til prosjektet ved å klikke Tilknytt. For å redigere informasjon om en ansatt markerer du denne i listen og klikker Rediger. Da åpnes Personalregisteret med ansattkortet til den valgte personen åpent. Her kan du gjøre endringene du ønsker. Hvis en ansatt ikke er knyttet til prosjektet lenger, markerer du og klikker på Slett. Merk! Den ansatte må først være registrert i Personalregisteret. Personalregisteret beskrives i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Gantt-diagram Merk! Du må ha Microsoft Office Project installert for å kunne aktivere fanekortet Gantt-diagram. For å være sikker på at Mamut Business Software har funnet dette programmet, gå til Vis - Innstillinger - Andre Innstillinger - Andre programmer. Der kan du se en oversikt over hvilke programmer Mamut Business Software har funnet på din datamaskin. Klikk på Søk-knappen for å oppdatere og legge til endringer på listen. Microsoft Office Project gir det et visuelt verktøy for effektivt å kunne arbeide med en rekke prosjekter og programmer. Det kan hjelpe ditt firma med å møte viktige frister, med å velge de rette ressursene for å planlegge, administrere og sammarbeide med enkeltpersoner, team eller hele firmaet. 97

107 Kundeoppfølging I fanekortet Gantt-diagram i prosjektregisteret kan du opprette Gantt-diagrammer som gjør det enklere å visualisere varigheten og utviklingen av prosjektet. For å få tilgang til dette fanekortet, gå til Vis - Prosjekt - Prosjektregister - Gantt-diagram. Når du har opprettet et nytt dokument og skrevet inn nødvendig informasjon, klikk på knappen Opprette/flette for å åpne Gantt-diagrammet. Her kan du planlegge varigheten av prosjektet, og dele det opp i seksjoner. På denne måten kan det være lettere å estimere hvor lang tid prosjektet vil ta. Du kan opprette et nytt Gantt-diagram ved å klikke på knappen Ny. Skjermen Nytt dokument vil åpne hvor du kan legge til informasjon om prosjektet. Du kan redigere informasjonen i dokumentet ved å klikke på Rediger. Dokumentet vil åpnes i redigeringsmodus hvor du kan endre informasjon som nødvendig. Du kan åpne dokumentet ved å merke det og så klikke Åpne dokument. Dokumentet åpnes i Microsoft Project hvor du kan redigere og legge til informasjon som nødvendig. Du kan slette dokumentet ved å klikke på Slett. Du kan oppdatere dokumentet med nyeste informasjon ved å klikke på knappen Oppdater. Merk! Det er særlig viktig at du fyller ut feltet Overskrift. Klikk på Opprette/fletteknappen. Da åpnes Microsoft Office Project. Når du har opprettet et nytt dokument, kan du legge til og redigere planer for prosjektet og all annen informasjon i Gantt-diagrammet i Microsoft Project. Du kan for eksempel, redigere oppgavenavn, hoved- og underelementer, blant annet varighet, inkludert start- og sluttdatoer. Når denne informasjonen har blitt lagt til, vil du kunne se en visuell oversikt over prosjektet. Tips! Det kan være nyttig å dele prosjektet opp i flere mindre deler. Det endelige ganttdiagrammet vil vise prosjektets totale varighet med alle mindre deler inkludert. Underprosjekt Fanekortet Underprosjekt viser alle underprosjekter, og ev. andre prosjekter som det aktuelle prosjektet er en del av. Det er en direkte forbindelse mellom dette fanekortet og utvalget som blir gjort ved å bruke funksjonen Inngår i. Eksempel: Julisalg kan eksempelvis være en del av Sommersalg. I prosjektkortet for Julisalg velger du Sommersalg via knappen Inngår i. I fanekortet Underprosjekt i prosjektkortet til Sommersalg, vil du da se Julisalg. 98 Underprosjekt og overprosjekt Ny-knappen (til venstre i fanekortet) og Søk-knappen (til høyre) har motsatte funksjoner:

108 Prosjekt Du kan klikke på Ny for å opprette en ny link til et underprosjekt, slik at prosjektet blir et overprosjekt. Klikker du på søkeknappen, linkes prosjektet til et annet overprosjekt. Det kan i enkelte tilfeller være aktuelt å bruke begge knapper. Hvis f.eks. prosjektet som vises i øvre del av prosjektkortet heter "Januar", kan du linke underprosjektene "Uke 1", "Uke 2", "Uke 3" og "Uke 4" til dette ved hjelp av Ny-knappen. Samtidig kan du linke "Januar" til det større prosjektet "Vinter" ved hjelp av søkeknappen til høyre i fanekortet. Regnskap I fanekortet Regnskap har du oversikt over alle bilagslinjer i Hovedbok og/eller bilagsregistrering som er tilknyttet aktuelt prosjekt. Du kan sette utvalg på regnskapsår, kilde, bilagstype og/eller type kontoer som du vil skal vises i fanekortet. Dette gjør du ved hjelp av nedtrekkslistene øverst..ved å klikke på knappen Gå til faktura (F9) vil fakturaen som er markert åpnes. Du vil bare kunne klikke på knappen dersom posten du har markert, er en faktura. Er posten knyttet til et innkjøp, kan du klikke på knappen Gå til innkjøp (F7) for å se detaljert informasjon om innkjøpet i innkjøpsmodulen..knappen Gå til bilag (Ctrl+Shift+G) tar deg til Hovedbok hvor du kan se nærmere på bilaget som er ført. Knappen vil bare være tilgjengelig for bilag som er overført til Hovedbok. Tips! Du kan velge hvilke fanekort som skal være synlige for deg i brukerinnstillingene. Systemadministrator kan via tilgangskontrollene bestemme om brukerne skal kunne se dette fanekortet. Prosjektfakturering Knappen Fakturering vises på prosjektkortet når Ekstern er valgt i nedtrekkslisten Type. Via denne knappen spesifiseres faktureringsmetode ut fra to muligheter. Merk! Du kan velge faktureringsmetode kun 1 gang for hvert prosjekt, valget kan ikke endres når det først er gjort. De to mulighetene er: Viderefakturering basert på innkjøp og timeregistrering og Viderefakturering basert på fastpris. Prosjektfakturering basert på innkjøp og timeregistrering Prosjektfakturering basert på innkjøp og timeregistrering krever at du har registrert de nødvendige opplysningene i modulene for innkjøp og timeregistrering på forhånd. 99

109 Kundeoppfølging Slik fakturerer du basert på innkjøp og timeregistrering 1. Klikk på knappen Fakturering for å angi prosjektets faktureringsmetode. 2. Velg alternativet Viderefakturering basert på innkjøp og timeregistrering fra nedtrekkslisten, og klikk OK. 3. Klikk på søkeknappen for å registrere et kontonummer for prosjektet. Lar du feltet stå tomt, vil kontonummeret som er registrert i feltet Kontonr. på faktura i firmainnstillingene (Vis - Innstillinger - Firma - Økonomi-Land) brukes på prosjektfakturaene. 4. Skriv inn en Fast tekst på faktura hvis du vil at alle fakturaer på dette prosjektet skal ha en standardtekst. 5..Klikk Ny for å opprette en ny linje i feltet Faktureringsplan. Da settes det inn en ny linje hvor du kan velge Status og Beløp, samt skrive inn en Kommentar. 6. Klikk på knappen Fakturer for å starte faktureringsveiviseren. 7. Du vil følge en femtrinns veiviser som hjelper deg gjennom faktureringsprosessen. I denne prosessen registrerer du kontakter, innkjøpslinjer, timelister, statusrapporter og standardinformasjon knyttet til prosjektet. 8..Klikk på søkeknappen i veiviserens første bilde for å velge kontakt (og ev. kontaktperson) du vil opprette ordre på. Klikk Neste. 9. Produktene som kan faktureres på prosjektet vises i feltet Inkluderes ikke. Marker hvilket produkt/hvilke produkter du vil fakturere og klikk på den enkle pilknappen som peker mot høyre. Produktene vil da registreres på fakturaen. Klikk Neste. 100

110 Prosjekt 10. Velg hvilke linjer fra timeregistrering eller produkter som skal faktureres på neste trinn i veiviseren. 11. Klikk Neste. 12. Klikk Fullfør. Ordren er nå opprettet. Tips! Feltet Faktureringsplan gir deg oversikt over fakturaer knyttet til prosjektet. Dette er kun et felt for egeninformasjon, og du velger selv om du vil fylle det ut eller ikke. Ingen opplysninger vil overføres til andre moduler herfra. Prosjektfakturering basert på fastpris Ved prosjektfakturering basert på fastpris angir du selv en totalsum (fastpris) for prosjektet. Alle ordrer som opprettes via faktureringsveiviseren i prosjektet i prosjektregisteret, vil trekkes fra fastprisen. Dermed får du en rask oversikt over de ulike summene, i tillegg til at du sikres mot at totalsummen overskrides. Programmet vil gi deg en advarsel hvis du forsøker å fakturere en høyere sum enn dette. Merk! Ordrer som registreres fra fanekortet Ordre/Faktura i prosjektregisteret, vil også trekkes fra prosjektets fastpris, men med denne fremgangsmåten vil du ikke få opp en advarsel dersom fastprisen overskrides. Sifrene du registrerer under Viderefakturering basert på fastpris vil overskrive de som er registrert i ordre/faktura- og produktmodulen. 101

111 Kundeoppfølging Slik fakturerer du et prosjekt basert på fastpris 1. Klikk på knappen Fakturering. 2. Velg alternativet Viderefakturering basert på fastpris fra nedtrekkslisten, og klikk OK. 3. Klikk eventuelt på søkeknappen for å registrere et kontonummer for prosjektet. Lar du feltet stå tomt, vil kontonummeret som er registrert i feltet Kontonr. på faktura i firmainnstillingene (Vis - Innstillinger - Firma - Økonomi-Land) brukes på prosjektfakturaene. 4. Skriv inn en Fast tekst på faktura hvis du vil at alle fakturaer på dette prosjektet skal ha en standardtekst. 5..Klikk Ny for å opprette en ny linje i feltet Ordregrunnlag. Da settes det inn en ny linje hvor du kan velge Status og Beløp, samt skrive inn en Kommentar. 6. Dersom det er første gang du fakturerer prosjektet, må du først angi prosjektets fastpris i feltet Fakturerbar sum for at knappen Fakturer skal bli aktiv. Dette er totaltsummen som det vil være mulig å fakturere. 7. Klikk på knappen Fakturer for å starte faktureringsveiviseren når du har lagt til alle aktuelle linjer. En veiviser vil åpnes som hjelper deg gjennom faktureringsprosessen. 8..Klikk på søkeknappen i veiviserens første bilde for å velge kontakt (og ev. kontaktperson) du vil opprette ordre på. Klikk Neste. 9. Linjene du registrerte i feltet Ordregrunnlag vises i vinduet Inkluderes ikke. Marker linjen du vil fakturere, og klikk på den enkle pilknappen som peker mot høyre for å inkludere linjen på ordren, eller klikk eventuelt på den doble pilknappen som peker mot høyre for å inkludere alle linjene. 10. I vinduet som åpnes velger du produkt som beløpet/beløpene skal relateres til, og klikker OK. 11. Gjenta eventuelt trinn 10 og 11 for alle linjer du ønsker å inkludere på ordren. 12. Klikk deretter på Neste. 13. Klikk Fullfør. Ordren er nå opprettet. Tips! Feltet Fakturerbar sum viser totalsummen det er mulig å fakturere. Dermed får du en rask oversikt over de ulike summene, i tillegg til at du sikres mot at summen du registrerte i feltet Fakturerbar sum overskrides. Programmet vil gi deg en advarsel hvis du forsøker å fakturere en høyere sum enn dette. 102

112 Kapittel 2: Produkt I dette kapittelet: Om produktmodulen Opprette et nytt produkt Produktregisteret Innstillinger for produkt Organisere/vedlikeholde produkter Tilleggsavgifter (Miljøavgifter) Produktvarianter Funksjonalitet omtalt i denne delen kan være helt eller delvis tilgjengelig i din programversjon. Du finner en detaljert funksjonsoversikt for de ulike produktene på våre nettsider: Finner du ikke svar på det du lurer på i dette kapittelet, kan du gå til kapittelet Mer informasjon hvor du finner tips om hvor du kan få ytterligere hjelp. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om produktene, kan du ta kontakt med vår salgsavdeling på [email protected] eller tlf

113 Produkt Om produktmodulen.for en bedrift med tusenvis av produkter, hundrevis av leverandører og utallige lagre, er det avgjørende å ha kontroll over alle aspekter ved produktene: Priser, leverandører, mulige rabatter, lagerlokasjon og -beholdning er bare noen eksempler. Under fokusområdet Produkt & Lager holder du full oversikt over dette. I produktregisteret registrerer du alle data om bedriftens varer. Dette effektiviserer all registrering av ordre og innkjøp, ettersom produktinformasjon importeres fra denne modulen. Fra produktregisteret kan du kontrollere de fleste bruksmåtene for det enkelte produkt. Bruksmåter og funksjoner som styres fra produktregisteret Nedenfor finner du noen av bruksmåtene og funksjonene som styres fra produktregisteret. Det er viktig at du har vurdert hvordan produktet skal brukes innen det opprettes, da dette vil spare deg for arbeid på et senere tidspunkt. Pris/Rabatt: Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ved hjelp av en priskalkulator kan du sette opp prisene for produktene dine. Du kan fastslå kostnader i både faktor og prosent og finne ut hvordan prisen vil påvirkes når f.eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. 104

114 Om produktmodulen Lagerføring: Du kan lagerføre produktene dine dersom du har en programversjon med lisens for dette. Programmet har en avansert lagerfunksjon, inkludert funksjoner for varetelling, flere lokasjoner, serienummerhåndtering, holdbarhetsdatoer, varepartier og reservasjoner av produkter. Leverandør/innkjøp: Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Produktregisteret har funksjoner for å holde orden på priser og betingelser fra flere leverandører av samme produkt. Strukturer: Dersom bedriften tilbyr sammensatte produkter som består av flere komponenter, kan dette produktet defineres som en Strukturvare. Man kan f.eks. tenke seg et firma som tilbyr en kontorløsning som består av to bokhyller, en stol og et skrivebord. Da vil dette produktet samlet defineres som en strukturvare. Bokhyllen, stolen og skrivebordet defineres som komponenter. Produktvarianter: Dersom bedriften selger produkter som leveres i flere utførelser, for eksempel med forskjellig farge eller størrelse, kan disse registreres som varianter av et produkt. Hver enkelt variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres i variantinnstillinger. Det er viktig at du spesifiserer innstillinger for varianter før du begynner å opprette varianter i produktregisteret. Når et produkt har varianter, vil selve produktet kalles et Hovedprodukt. Du kan ikke lenger føre transaksjoner på selve hovedproduktet. Netthandel: Har du lisens for netthandel, kan du selge produktene dine på Internett og få ordrene derfra ferdig til viderebehandling i Ordre/Faktura-vinduet. Nettbutikken din vil være direkte forbundet med Produktregisteret via fanekortet Nettbutikk. Her velger du om produktet skal ligge for salg i din nettbutikk og hvilken informasjon om produktet som skal vises. Utskrifter: Produktinformasjonen kan skrives ut direkte fra produktregisteret, blant annet som produktetiketter, og sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Office Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver, kan produktutskriftene også overføres til PDF-format som en fil. Produktnavn på flere språk: Et produkt kan vises på utskrifter o.l. på flere enn ett språk. Andre funksjoner for produkt For en bedrift som selger mange produkter kan det være svært tidkrevende å vedlikeholde produktregisteret. Jo flere felter man benytter for å kontrollere bruksmåten for produktene, desto mer vedlikeholdsarbeid må man påregne. Ved hjelp av veiviseren Endre et utvalg produkter kan du oppdatere de fleste feltene på mange produkter på en gang. Dette kan for mange medføre store tidsbesparelser. For de som lagerfører produkter finnes det funksjonalitet for varetelling i Lager. Les mer om dette i kapittelet "Lager" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". 105

115 Produkt Innstillinger for produkt I tillegg til innstillingene for funksjonene nevnt ovenfor, finnes det en del generelle innstillinger for hvert enkelt produkt der det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Dette gjøres i fanekortet Innstillinger i produktregisteret. I brukerinnstillingene for produkt bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. Her setter du også standardverdier som skal gjelde hver gang noen oppretter nye produkter. 106

116 Opprette et nytt produkt Opprette et nytt produkt Tips! I firmainnstillingene for produkt kan du blant annet sette standardverdier som skal gjelde for nye produkter. Dette vil kunne forenkle prosessen med å opprette nye produkter, og sikre at du får riktige verdier. Slik oppretter du et nytt produkt 1. Velg Vis - Produkt - Produktregister. 2..Klikk Ny for å opprette et nytt produkt, eller klikk på pilen ved siden av Ny-knappen. 3. Velg eventuelt i eget vindu hvilken type produkt du ønsker å opprette. Merk! Vinduet vises ikke dersom du tidligere har merket av for ikke å vise det igjen. Har du valgt ikke å vise vinduet, kan du opprette nytt produkt etter en av malene ved å klikke på pilen ved siden av Ny-knappen, og velge mal fra listen. 4. Endre produktnummer dersom du ikke ønsker å benytte det som foreslås. Endringen må gjøres før lagring av produktet. 5. Skriv inn ønsket produktnavn i feltet for dette. 6. Fyll ut de feltene som er aktuelle for produktet. 7. Fyll ut informasjon som er relevant for produktet i fanekortene i nedre del av produktregisteret. 8..Klikk Lagre i verktøylinjen øverst når du har registrert ønsket informasjon om produktet. Produktet opprettes. Tips! Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres, og de kan også være alfanumeriske (inneholde både bokstaver og tall). 107

117 Produkt Produktregisteret Produktregisteret er delt i to på samme måte som for eksempel kontaktregisteret. Den øvre delen inneholder sentral informasjon om selve produktet. Nedre del er inndelt i fanekort med mer detaljert informasjon som priser, rabatter, leverandører og logistikkverdier. Dersom det er felter eller fanekort som ikke vises eller som du ikke ønsker skal vises, kan du tilpasse dette i brukerinnstillingene for produkt. Du kan bestemme hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for produktregisteret i firmainnstillingene for produkt. I tillegg finner du innstillinger, blant annet for integrering med nettbutikken. Første gangen du åpner produktregistret vil du få opp et vindu for Tilpasning av funksjonalitet. Det er viktig at du merker av hvilken funksjonalitet din bedrift bruker slik at produktregistret blir tilpasset bedriftens behov. Denne tilpasningen kan også gjøres inne på firmainnstillingene, som du finner under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt. 108 Feltbeskrivelser Produktnr.: Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres i det du oppretter produktet, og de kan også være alfanumeriske (inneholde både bokstaver og tall). Det er ikke mulig å endre produktnummer på produkter som allerede er opprettet og tatt i bruk. De fleste øvrige felter på produktene kan endres etter at de er opprettet. Du kan også benytte veiviseren Endre et utvalg produkter for raskt og effektivt å endre verdier på mange produkter samtidig. Produktnavn: Her skriver du inn et passende navn på produktet. Ved å klikke på søkknappen til høyre for feltet, kan du også registrere produktnavn på andre språk, dersom du selger eller kjøper produkter fra utenlandske kontakter. Leveringstid: Her kan antatt leveringstid (dager) registreres. Vekt: Her registreres vekt. Gram, kilo eller tonn kan velges i nedtrekkslisten. Volum: Her registreres produktets volum. Du kan velge mm3, cm3, dm3 eller m3. Produktkategori: Velg ønsket kategori fra nedtrekkslisten. Produktkategoriene er søkbare. Du kan ta bort, endre eller legge til kategorier i Standardregisteret. Pakkeenhet: Her kan du velge ønsket pakkeenhet. Nye verdier for pakkeenhet kan registreres i Standardregisteret.

118 Produktregisteret Antall pr. enhet: Her registrerer du antall pr. enhet. Produktgruppe: Her velger du produktgruppen produktet skal tilhøre. Nye produktgrupper kan opprettes i Standardregisteret. Undergruppe: Her bestemmer du undergruppe for produktet. Antall nivåer for produktgrupper er opptil 4 og hvor mange som vises i produktkortet avhenger av innstillingene du har satt i Firmainnstillinger for Produkt i fanekortet Standardverdier. Utgående mva: Her angir du utgående mva-sats for produktet. Inngående mva: Her angir du inngående mva-sats for produktet. Redigere eller legge til informasjon i Standardregisteret Du kan ta bort, endre eller legge til kategorier, pakkeenheter, produktkategorier, produktgrupper og undergrupper i Standardregisteret. I felter som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet, og velge Endre i standardregister. Dette åpner standardregisteret, slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. Du kommer også til standardregisteret ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Produktlisten Produktlisten er en liste som viser alle eller et utvalg produkter fra Produktregisteret. Produktlisten benyttes til å velge hvilket produkt man ønsker å se nærmere på eller ved valg av produkt som skal inngå i tilbud, salgsordre eller innkjøp. 109

119 Produkt Du kan tilpasse produktlisten til ditt bruk i brukerinnstillingene for produkt. Innstillingene her vil være felles for de ulike modulene i systemet. Endre sortering i produktlisten Produktlisten er som standard sortert etter produktnummer. Du kan enkelt endre sortering i listen ved å klikke på overskriften i hver kolonne. Listen vil da endre sortering etter overskriften som er valgt. Valgt kolonne vises med fet skrift. Endre hvilke produkter som skal vises i listen Som standard vil Alle produkter (ikke inaktive) vises ved åpning av produktlisten. I nedtrekkslisten øverst til høyre kan du velge hvilke produkter du ønsker skal vises i produktlisten og på den måten begrense antallet produkter som vises. Du kan f.eks. velge å kun se Kampanjeprodukter, Lagervare, Strukturer, inaktive produkter eller en bestemt produktgruppe..i brukerinnstillingene for innkjøp kan du merke av for at produktlisten kun skal vise produkter som er tilknyttet den aktuelle leverandøren som er valgt på innkjøpet, når den åpnes fra innkjøpsmodulen. Tips! Du kan eksportere en rekke lister og tabeller til Microsoft Excel ved hjelp av en meny på høyreklikk. Du kan sette et utvalg i listen, - høyreklikke - og få dette utvalget ut i rapporten. Rapporten åpnes direkte i Excel. Vær oppmerksom på at filen er en midlertidig fil. Du må lagre denne dersom du ønsker å ta vare på den. Fanekortene i Produktregisteret Pris I fanekortet Pris angir du produktets salgspris. I firmainnstillingene for produkt kan du velge om du ønsker å se historisk prisutvikling på produkter, noe som lar deg angi datobestemte priser, samt at du kan velge om du ønsker å kunne angi faste salgspriser i ulik valuta. Les mer om innstillingene i eget kapittel. Merk! Dersom innstillingene for historisk prisutvikling ikke er aktivert, vil du bare kunne operere med én salgspris og fanekortet Pris vil åpnes i en forenklet visning der du kan kalkulere salgsprisen direkte i fanekortet. Klikk eventuelt på Priskalkulator for å bruke de avanserte funksjonene i priskalkulatoren. 110

120 Produktregisteret Priser med historisk prisutvikling Dersom du har aktivert innstillingen Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter i firmainnstillingene for produkt, vil hver pris vises på en separat linje. Listen vil vise både historiske, nåværende og fremtidige priser, og den aktuelle prisen vil være uthevet. Eventuelle salgspriser i ulik valuta vil vises i kolonnene Salgspris og Valuta under den aktuelle prislinjen. Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ved hjelp av en priskalkulator kan du sette opp prisene for produktene dine. Du kan fastslå kostnader, avanse i både faktor og prosent og se hvordan prisen vil påvirkes når f.eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. Klikk Ny for å legge til en ny pris. Priskalkulatoren vil åpnes, hvor du kan angi kostnader, avanse i både faktor og prosent og se hvordan prisen vil påvirkes når f.eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. Har du allerede angitt en eller flere salgspriser for produktet, vil verdiene i feltene arves fra den nåværende salgsprisen. Klikk Rediger for å justere en valgt salgspris. Priskalkulatoren vil åpnes, der du kan justere salgsprisen i firmavaluta eller eventuelle salgspriser i ulik valuta. Vis på ekstern prisliste: Merkes av dersom du vil at produktet skal vises på ekstern prisliste. Listen kan skrives ut til enkeltkunder med spesifikk rabattinformasjon osv. Overstyre kostpris i salgsmodul: Merkes av dersom du ønsker muligheten til å kunne endre kostpris på produktlinjer i ordrer. Tilleggsavgift: Dersom det skal spesifiseres tilleggsavgift på fakturaene dine, velger du hvilken gruppe som skal benyttes for gjeldende produkt i nedtrekkslisten. Nedtrekkslisten vises kun dersom du har merket av for Bedriften selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter i firmainnstillingene for produkt. Tips! I firmainnstillinger for produkt, fanekortet Standardverdier, kan du sette standardverdier for nye produkter. Disse vil automatisk legges inn på nye produkter du oppretter. Produkter som allerede er opprettet kan du justere ved hjelp av Global prisjustering. 111

121 Produkt Rabatt Du kan tilby rabatter på hvert enkelt produkt basert på ulike kriterier som du definerer i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Du kommer til fanebladet ved å gå til Vis - Produkt - Produktregister, og velge fanekortet Rabatt. Rabatter i fanekortet Rabatt Produktet er fritatt for rabatter: Merk av her dersom du ikke vil at produktet skal kunne rabatteres. Dette fritar produktet fra alle rabatter, inkludert de som angis for produktgruppen i rabattregisteret. Les mer om rabattregisteret i kapittelet "Salgsoppfølging". Ingen individuelle rabatter på produktet: Merk av her dersom det ikke skal være mulig å opprette noen rabatter som kun skal gjelde aktuelt produkt. Merk at produktet likevel kan bli rabattert dersom det er angitt rabatter for produktgruppen til produktet i rabattregisteret. Merk! Du kan overstyre disse innstillingene ved manuelt å angi en rabatt på ordrelinjen i Ordre/faktura-registeret. En slik manuell rabatt vil overstyre alle rabattinnstillinger. Dette er på grunn av rabatthierarkiet i Mamut Business Software, som du kan lese mer om i kapittelet "Salgsoppfølging". I fanekortet Rabatt finnes det ytterligere tre fanekort: Kategori Kontakt Kvantum Disse fanekortene gir deg mulighet til å opprette rabatter for forskjellige kombinasjoner. Merk! For å kunne arbeide med disse rabattypene må du først aktivere dem i firmainnstillingene for produkt. Les mer i avsnittet "Innstilinger for produkt". 112

122 Produktregisteret Kategori Du kan velge å gi rabatt til én eller flere kontaktkategorier. Du angir hvilken kategori en kontakt tilhører, i nedtrekklisten Kategori i kontaktkortet. Slik gir du rabatt til en kategori 1. Velg fanebladet Kategori, og klikk på knappen Ny. 2. I feltet Til dato kan du angi hvilken dato rabatten skal opphøre. Dersom du ikke angir en dato her, vil rabatten være gjeldende til du sletter rabattlinjen. 3. I nedtrekklisten Kategori velger du kategorien som rabatten skal gjelde for. Tips! Dersom du ønsker å gi en ny rabatt for en kategori, må du slette den gamle rabatten for kategorien før du kan legge til en ny. Du kan også velge å redigere den eksisterende rabatten. 4. Velg om du vil angi en Rabatt i % eller en ny Fastpris for produktet, og angi deretter verdien i feltet under. 5. Klikk OK for å lagre rabatten. Rabatten legges nå til som en egen linje i dette fanekortet, og du kan legge til rabatter for andre kategorier dersom du ønsker det. I rabattregisteret finner du dessuten en rabattmatrise hvor du kan angi rabatter for forskjellige kombinasjoner av kategorier og produktgrupper. Les mer om rabattregisteret i kapittelet "Salgsoppfølging". 113

123 Produkt Kontakt Du kan også velge å gi rabatt til én eller flere individuelle kontakter. Slik gir du rabatt til en kontakt 1. Velg fanekortet Kontakt, og klikk Ny. 2. I feltet Til dato kan du angi hvilken dato rabatten skal opphøre. Dersom du ikke angir en dato her, vil rabatten være gjeldende til du sletter rabattlinjen. 3. I feltet Kontakt angir du kontakten som rabatten skal gjelde for ved å taste inn kontaktnummeret direkte, eller ved å klikke søkeknappen til høyre for å feltet for å få opp en liste over dine kontakter. Tips! Dersom du ønsker å gi en ny rabatt for en kategori, må du slette den gamle rabatten for kategorien før du kan legge til en ny. Du kan også velge å redigere den eksisterende rabatten. 4. Velg om du vil angi en Rabatt i % eller en ny Fastpris for produktet, og angi deretter verdien i feltet under. 5. Klikk OK for å lagre rabatten. Rabatten legges nå til som en egen linje i dette fanekortet, og du kan legge til rabatter for andre kontakter dersom du ønsker det. Tips! Du kan angi rabatt både på kategori og på spesifikke kontakter. Dersom den normale "Forhandler"-rabatten er 10 %, kan du for eksempel angi at noen av kundene i denne kategorien skal få en høyere rabatt. Dette henger sammen med måten som rabatthierarkiet i Mamut Business Software er bygd opp på. Les mer om rabatthierarkiet i kapittelet "Salgsoppfølging". 114

124 Produktregisteret Kvantum Til slutt kan du velge å gi kvantumsrabatt på produktet. Du kan angi kvantumsrabatten enten etter Trapp eller Fra første antall. Velger du Trapp, kan du for eksempel angi at de første 500 produktenheter i en bestilling skal selges med 5 % rabatt, mens de neste 1000 enheter skal selges med 7,5 % rabatt. Dersom du angir rabatten Fra første antall, vil hele bestillingen bli solgt med valgt rabatt, forutsatt at bestillingsantall er likt eller over antallet du har angitt. Slik angir du en kvantumsrabatt 1. Velg fanekortet Kvantum, og klikk Ny. 2. I feltet Til dato kan du angi hvilken dato rabatten skal opphøre. Dersom du ikke angir en dato her, vil rabatten være gjeldende til du sletter rabattlinjen. 3. I feltet Kvantum f.o.m. velger du kvantumet som rabatten skal gjelde fra og med. Tips! Dersom du ønsker å gi en ny rabatt for et kvantum, må du slette den gamle rabatten for kvantumet før du kan legge til en ny. Du kan også velge å redigere den eksisterende rabatten. 4. Velg om du vil angi en Rabatt i % eller en ny Fastpris for produktet, og angi deretter verdien i feltet under. 5. Klikk OK for å lagre rabatten. Rabatten legges nå til som en egen linje i dette fanekortet, og du kan legge til rabatter for andre kvanta dersom du ønsker det. Merk! Benytter du Fastpris ved valg av rabatt for enten kategori, kontakt eller kvantum, vil systemet som standard velge laveste pris av Fastpris i rabattregisteret og Salgspris i priskalkulatoren. Du kan overstyre dette i firmainnstillingene for produkt, slik at fastpris også kan fungere som et påslag. Legg også merke til at ved bruk av Fastpris for én av rabattkategoriene over, vil eventuelle andre gjeldende rabatter komme i tillegg til angitt fastpris. 115

125 Produkt Lager Lager er integrert med Salgsoppfølging, slik at beholdningen justeres i henhold til kjøp og salg. Fanekortet vises kun dersom lagerføring av produkter er aktivert i firmainnstillingene. Det eneste du kan redigere direkte i kolonnene er Maks og Min lagerbeholdning på lageret, samt Innkjøpsnivå og Innkjøpsantall..Ny: Oppretter lagertilknytning. Dette gjør at produktet kan selges fra lageret du velger. Du kan også opprette lagertilknytninger i lagerregisteret i lagermodulen..slett: Sletter tilknytning til lageret..gå til lager: Hvis du klikker denne knappen, vil du åpne lagerinformasjonsvinduet for lageret som er markert i listen. Hvis du klikker på pilen ved siden av lagerknappen, vil du i tillegg kunne velge mellom følgende alternativer fra nedtrekkslisten: Overføring av varer: Hvis du har flere lager eller lokasjoner, kan du bruke denne funksjonen til å overføre varer mellom disse. Ny lagerbevegelse: Klikk her for å opprette en ny lagerbevegelse. Monter: Når du har opprettet en strukturvare, kan du montere strukturvaren på lageret. Funksjonen er kun tilgjengelig for selve strukturvaren, ikke for komponentene. Ved montering av en strukturvare opprettes det en lagerbevegelse med kategorien "Montering" for hver komponent i strukturen. Demonter: Klikk her for å demontere strukturvarer på lager. Funksjonen er kun tilgjengelig for selve strukturvaren, ikke for komponentene. Oppdatere lagerbeholdning: Hvis produktet er lagervare, skal denne avmerkingsboksen merkes av. Std. lager: Standard/forvalgt lager for produktet. Tips! I brukerinnstillingene for produkt kan hver bruker velge standardlager for brukeren. 116

126 Produktregisteret Leverandør Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Ved å knytte et produkt til leverandøren(e) du kjøper inn produktet fra, kan du registrere denne informasjonen sammen med supplerende informasjon om produktet. Merk deg at innkjøpsprisen fra standardleverandør kan påvirke innkjøpsprisen du legger inn i fanekortet Pris. Når du oppdaterer innkjøpsprisen til standardleverandør, må du velge om du også ønsker å oppdatere tilsvarende pris i Priskalkulatoren. Informasjon som er lagt inn i fanekortet Leverandør vil kunne brukes ved innkjøp fra den aktuelle leverandøren. Dersom produktet er knyttet til en leverandør, kan du opprette et innkjøp ved å klikke på knappen Kjøp dette produktet. Dersom det allerede eksisterer en ubehandlet innkjøpsordre til denne leverandøren, kan du velge å legge til innkjøpet i den ordren. Dersom det ikke er ønskelig, eller det ikke finnes en eksisterende ordre, kan du opprette en ny innkjøpsordre. Tips! Når produktet allerede finnes på innkjøpsordren, blir innkjøpsantallet til dette produktet automatisk økt med 1 stk. Du kan lese mer om leverandørtilknytninger i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Strukturer Dersom bedriften tilbyr sammensatte produkter som består av flere komponenter, kan dette produktet defineres som en Strukturvare. Man kan f.eks. tenke seg et firma som tilbyr en kontorløsning som består av to bokhyller, en stol og et skrivebord. Da vil dette produktet samlet defineres som en strukturvare. Bokhyllen, stolen og skrivebordet defineres som komponenter. Tips! Du kan også bruke strukturvarer som "ordremaler" ved å opprette en strukturvare for produktkombinasjoner du ofte bruker. Ved opprettelse av ordrer kan du da legge til strukturvaren og pakke ut komponentene, i stedet for å legge til produktene ett og ett, og deretter justere f.eks. antall og eventuell rabatt for de forskjellige produktlinjene. Du kan dessuten bruke funksjonen for å pakke ut komponenter dersom du har behov for ulik mva-håndtering på komponentnivå. I dette fanekortet velger du om produktet er selve strukturen eller om det er en komponent som inngår i en struktur. Merk deg at tjenester også kan inngå som del av strukturvarer. Les mer om hvordan du oppretter strukturvarer i kapittelet "Strukturvarer" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". 117

127 Produkt Komponent som inngår i struktur: Merk av her dersom produktet er en komponent som inngår i strukturvarer. Struktur som har komponenter: Merk av her dersom produktet er selve strukturvarer. En liste vil åpne hvor du kan velge enkeltkomponentene som skal inngå i strukturen. Kun produkter som er merket av som Komponent som inngår i struktur, vil vises i listen. Ordre-/tilbudoppsett, Fakturaoppsett og Innkjøpsoppsett: Her angir du innstillinger for hvordan strukturvaren skal vises på tilbud, ordre, faktura og innkjøp. Velg Ikke vis komponenter dersom enkeltkomponentene ikke skal inkluderes. Lageroppdatering ved salg/innkjøp: Velg Oppdatere komponentene hvis lagertransaksjoner skal oppdatere enkeltkomponentene i strukturen. Velg Oppdatere strukturen hvis lagertransaksjoner skal påvirke selve strukturvaren. Du må da montere strukturen før du selger den. Prisregulering: Velg hvordan prisendringer skal fungere. Oppdatere kostpris regulerer kostprisen til strukturvaren etter hvert som prisen på komponenter endres. Salgsprisen på strukturvaren beholdes. Oppdatere kostpris og salgspris justerer også salgsprisen til strukturvaren i forhold til endringer i prisen på komponentene. Klikk Ny for å legge til en ny komponent til strukturvaren. Klikk Rediger for å redigere antallet til en valgt komponent. Klikk Slett for å slette en komponent fra strukturvaren. Du kan ikke slette komponenter som har lagerbeholdning eller er i ordre. Hvis strukturvaren er montert, må den demonteres før du gjøre endringer. Variant Dersom bedriften selger produkter som leveres i flere utførelser, for eksempel med forskjellig farge eller størrelse, kan disse registreres som varianter av et produkt. Hver enkelt variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres i variantinnstillingene. Det er viktig at du spesifiserer innstillinger for varianter før du begynner å opprette varianter i produktregisteret. 118

128 Produktregisteret Hver enkelt variant får et eget produktnummer, og du kan velge om du vil vise produktnummeret til hovedproduktet eller til varianten når du fakturerer og gjør innkjøp. Produktet har varianter: Merkes av dersom produktet skal kunne selges i ulike varianter. Når du merker av her åpnes variantinnstillingene der du blant annet angir hvilke opplysninger som skal kunne variere for hver variant av produktet. Merk! Når et produkt inneholder ulike varianter, kan du ikke lenger føre transaksjoner på selve hovedproduktet. Standardvariant: Her kan du eventuelt velge hvilken variant som skal komme opp som standard når en kunde i nettbutikken velger å se detaljert informasjon om produktet..ny: Oppretter en variant av produktet..rediger: Her åpnes selve variantkortet, som gir en samlet oversikt over all produktinformasjon for den aktuelle varianten av hovedproduktet. Feltene som skal kunne variere, i henhold til variantinnstillingene, vil være redigerbare. Skal de ikke kunne variere, vil de være skyggelagte. Dette indikerer at de ikke kan endres..dupliser variant: Oppretter en ny variant basert på varianten du har merket av i listen..variantmatrise: Funksjonen er kun tilgjengelig når hovedproduktet er tilknyttet minst 1 variantegenskap, og dersom innstillingen Tillate duplikate egenskaper i variantinnstillingene på hovedproduktet ikke er aktivert. Se mer om dette i avsnittet om produktvarianter. Tips! Det fins ingen felt for "leverandørens produktnummer" på varianter. Hvis din leverandør også bruker varianthåndtering og dermed trenger et unikt produktnummer per variant, så bør du være påpasselig med å taste inn standardleverandørens produktnumre som produktnumre for variantene, etter hvert som variantene opprettes. 119

129 Produkt Produktinformasjon I fanekortet Produktinformasjon kan du registrere Produktinformasjon, Salgsinformasjon, Teknisk informasjon, informasjon om Support, Produksjon og Annet på hvert enkelt produkt. Fanekortet består av to informasjonsfelter hvor du i nedtrekkslistene velger hvilken informasjon du vil registrere. Du kan registrere flere typer informasjon pr. produkt, men du vil kun se to tekster om gangen. For å automatisk overføre tekst fra Produktinformasjon til produkter som legges inn i ordre må du markere Automatisk overføre produktinformasjon til produktlinjer i salgsordre. Nettbutikk Nettbutikken din er direkte forbundet med produktregisteret via fanekortet Nettbutikk. Du åpner faneekortet Nettbutikk ved å velge Vis - Produkt - Produktregister - Netbutikk. Her velger du om produktet skal tilgjengeliggjøres for salg i din nettbutikk og hvilken informasjon om produktet som skal vises. Les mer om hvordan du legger ut et produkt for salg i nettbutikken i kapittelet "Netthandel". 120

130 Produktregisteret Produktinformasjon i nettbutikken Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder: Ønsker du at produktet skal kunne selges i din nettbutikk, må du merke av her slik at produktet gjøres tilgjengelig i listen Produktutvalg i nettbutikk under Produktutvalg. Lagerinformasjon: I nedtrekkslisten Lagerinformasjon kan du angi om du skal vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken for besøkende i nettbutikken din, eller om du skal gi annen type lagerinformasjon. Fritekst: Velger du "Fritekst" i nedtrekkslisten Lagerinformasjon (ovenfor), vil du kunne skrive inn din egen tekst vedrørende produktets lagerinformasjon i feltet som vises. Vis grafikk: Viser symboler i nettbutikken for ulike lagerbeholdninger som På lager, I Innkjøp og Ikke på lager. Du kan velge hvilke symboler som skal benyttes i Nettstedinnstillingene, på fanekortet Innstillinger nettbutikk. Tips! I firmainnstillinger for produkt, fanekortet Standardverdier, kan du merke av for at Vis grafikk skal være standardverdi på nye produkter. Listen over nettsteder Standardinformasjon: Øverst i listen over nettsteder vil Standardinformasjon vises. Standardinformasjon er ikke et eget nettsted, men en mulighet til å registrere standard nettstedinnstillinger for produktet. Ved hjelp av knappen Dupliser nettstedinnstillinger for produkt kan du i ettertid kopiere nettstedinnstillingene til øvrige nettsteder. Denne funksjonen kan være aktuell dersom du ønsker å klargjøre dine produkter for salg i nettbutikken før du oppretter og redigerer selve nettstedet..nettstedinnstillinger for produkt: Åpner Nettstedinnstillinger for produkt for valgt nettsted. Her kan du bl. a. sette inn produktbilde og produktbeskrivelser. Les mer i kapittelet "Netthandel". Merk! Dersom du har lisens på flere nettsteder, kan du, om det er ønskelig, variere nettstedinnstillingene for produktet på de nettstedene du administrerer fra programmet..dupliser nettstedinnstillinger for produkt: Denne knappen gir deg mulighet til å duplisere nettstedinnstillinger du har registrert på produktet fra ett nettsted til eventuelle andre nettsteder du administrerer fra programmet. Aktiv: I kolonnen Aktiv kan du merke av for hvilke nettsteder produktet skal kunne selges på. Du kan merke av her når nettstedet er opprettet. Ønsker du å fjerne et produkt fra en nettbutikk, kan du fjerne markeringen i kolonnen Aktiv på det nettstedet der produktet skal fjernes fra. Etter neste oppdatering av ditt nettsted vil produktet ikke lenger være tilgjengelig i nettbutikken. Sist oppdatert: Her finner du datoen da produktet sist ble oppdatert i nettbutikken. 121

131 Produkt Innstillinger For hvert enkelt produkt kan det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Du kan f.eks. bestemme om produktet er en lagervare, ressurs eller tjeneste, og bestemme hvordan produktet skal kostnadsføres og hvilke kontoer som skal benyttes for lagerverdi, varekost og salgsinntekter. Dersom du har sporing av varer settes innstillingene for dette her. Tips! Du kan endre verdiene nedenfor på et utvalg av mange produkter samtidig ved hjelp av funksjonen Endre et utvalg produkter. Innstillinger for behandling av produktet i andre moduler Lagervare: Lagertransaksjoner ved innkjøp og salg blir kun registrert for lagervarer. Dette feltet gir deg ekstra mulighet til å sette utvalg på rapporter, og har ingen innvirkning på hvorvidt produktet blir lagerført eller ikke. Lagerføringen kontrolleres i fanekortet Lager. Ressurs: Ressurser kan knyttes til en Aktivitet, for eksempel møterom, prosjektører og liknende. Arbeid/tjeneste: Dersom du har produkter som er av type arbeid eller tjeneste kan du velge dette. Denne innstillingen kan du bruke i f.eks. statistikker. Kampanjeprodukt: Har du produkter som er kampanjeprodukter kan du merke av her. Feltet er til egen informasjon. Provisjon: Sett valg i dette feltet dersom du beregner provisjon for dine selgere i lønnsregistreringen. Hvis dette produktet ikke skal være med i provisjonsgrunnlaget, må valget fjernes. 122 Innstillinger for sporing av produkter Vises kun dersom det er merket av for serienummer, vareparti og/eller holdbarhetsdato i firmainnstillingene for produkt. Disse innstillingene har påvirkning på lagertransaksjoner som gjøres i programmet. Serienummer: Merkes av dersom du ønsker det skal være påkrevd å oppgi serienummer på transaksjoner inn og ut av lager.

132 Produktregisteret Varepartinummer: Merkes dersom varepartinummer skal være påkrevd ved transaksjoner inn og ut av lager. Holdbarhetsdato: Merkes av dersom holdbarhetsdato må oppgis ved transaksjoner inn på lager. Innstillinger for bokføring Her kan du bestemme hvordan produktets kostnader skal bokføres. Dersom du i firmainnstillingene for produkt i fanekortet Prishåndtering har merket av for Individuell regel for oppdatering av regnskapsmessig lagerverdi, kan du velge å kostnadsføre 2 ulike tidspunkter/metoder for kostnadsføring. Dette gjelder kun produkter som oppdaterer lagerbeholdning (lagerførte produkter). I nedtrekkslistene for Balansekonto for lagerverdi, Beholdningsendringskonto og Kostnadskonto for varekost kan du velge kontoene som skal gjelde for produktet. Dette er aktuelt dersom du ønsker at disse skal overstyre innstillingene som er satt på systemkontoene. Her kan du også spesifisere ønskede Salgskontoer for produktet. Hvis feltene står blanke vil standard kontoer benyttes. Tips! I standardregisteret kan du endre salgskonto per Produktgruppe. Dette gjør at du enklere kan vedlikeholde salgskontoer for hele produktgrupper under ett. Har du imidlertid angitt salgskontoer direkte på produktkortet, vil dette overstyre alle andre innstillinger. Diverse I produkt, fanekortet Diverse registreres informasjon om blant annet EAN-kode, Tolltariffens varenummer, ev. Prosjekt og Avdeling som er relevante kostnadsbærere ved regnskapsføring ved handel med produktet. Bransjens produktnummer: Feltet kan benyttes der det forekommer produktnummer som er felles innenfor en bransje. Feltet erstatter ikke egne produktnummer, men ved inntasting eller innlesing på Tilbud/Ordre/Faktura og Innkjøp kan du legge inn nummeret i stedet for vanlig produktnummer. Du kan benytte inntil 20 tegn. Du kan ha flere like forekomster av bransjens produktnummer. Du vil da få opp en liste ved inntasting av nummeret i Tilbud/Ordre/Faktura. Du kan foreta utvalg på bransjenummer i utvalgsvinduene for Produktliste og Varetelling, samt i Avansert utvalg. WWW: For tilgang til ekstra informasjon kan du henvise til en nettside til for eksempel produsent med informasjon om produktet. Adressen til nettsiden legges inn i feltet WWW og via knappen til høyre for feltet kan du åpne nettleseren og få tilgang til angitt side. Bilde: Du kan legge inn referanser til bilder av produktet. Ved å klikke på knappen med tre prikker kan du bla deg frem til bildefilen. Bilde 2: Referanse til alternativt bilde, for eksempel dersom du har ett bilde lokalt og ett på en nettverksressurs. 123

133 Produkt Dokument: Du kan legge inn referanser til dokumenter. Ved å klikke på knappen med tre prikker kan du bla deg frem til dokumentfilen. Tips! Dersom du arbeider i flerbrukermiljø, bør du legge bilder og dokumenter på en filbane i nettverket som er tilgjengelig for alle, dersom du ønsker at disse skal kunne benyttes av alle brukere. EAN-kode: Her kan du skrive inn produktets barkode. Flere standarder støttes, som EAN, UPC, ISSN og ISBN. Du vil kunne se ved siden av feltet hvorvidt koden oppfyller standardkriteriene. Prosjekt: Dersom det først velges et prosjekt på en salgsordre før produktene legges inn, blir overordnet prosjekt gjeldende for alle produktlinjer. Inaktiv: Det er ikke mulig å slette et produkt som er tatt i bruk i andre deler av programmet, men produktet kan i stedet settes inaktivt i denne nedtrekkslisten. For produkter som er komponenter i en strukturvare, vil du da også få mulighet til å velge et erstatningsprodukt som vil settes inn i de aktuelle strukturvarene. En forutsetning for dette er imidlertid at produkter med Lageroppdatering ved salg satt til Oppdatere strukturen ikke kan ha lagerbeholdning. I dette tilfellet må du først demontere strukturvaren før komponenten kan settes inaktiv. Produktstatus.Produktstatus gir en oversikt over dette og siste års salg og innkjøp, angitt i antall samt beløpet for den totale omsetning. Vinduet åpnes ved å klikke på knappen Produktstatus. Alle tall er angitt i forhold til budsjett (Salgsbudsjett), i tillegg til dagens lagerbeholdning i antall og lagerverdi. Du har også tilgang til alle fakturalinjer og bestillinger som er opprettet på produktet, samt liste over alle kunder og leverandører som har deltatt i transaksjonene. Disse listene åpner du via knappene nederst i vinduet. 124

134 Innstillinger for produkt Innstillinger for produkt Brukerinnstillinger for Produkt Hver enkelt bruker kan tilpasse produktregisteret til sitt bruk i brukerinnstillingene. Innstillingene som gjøres vil kun gjelde for aktuell bruker..du åpner brukerinnstillingene direkte fra modulen ved hjelp av ikonet på verktøylinjen. Du kan også åpne brukerinnstillingene ved hjelp av menylinjen Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Produkt. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Produktkort I dette fanekortet kan du manuelt stille inn nøyaktig hvilke felter og fanekort du ønsker skal vises i Produktregisteret. Legg merke til at standardoppsettene endrer disse innstillingene. Produktliste I Produkt, Ordre/Faktura- og Innkjøp har du tilgang til Produktlisten. Her kan du sette ønskede innstillinger for sortering og utvalg ved åpning av produktlisten. Innstillingene vil gjelde alle moduler hvor produktlisten er tilgjengelig. Sortering ved åpning av produktliste: Her bestemmer du om produktlisten skal være sortert etter produktnummer eller produktnavn. Standard utvalg i produktliste: Her angir du produktutvalget du ønsker skal vises som standard ved åpning av produktlisten. Utvidet produktliste: Dersom du ønsker informasjon om produktets pris, beholdning, dekningsbidrag (DB) og dekningsgrad (DG) etc. merkes dette valget. Vis standardleverandørs produktnummer i produktlisten: Merkes av dersom du ønsker se standardleverandørs produktnummer i tillegg til ditt eget produktnummer i produktlisten. 125

135 Produkt Vis varianter i produktlisten: Dette valget viser alle variantene av et produkt, og ikke bare hovedproduktet i produktlisten. Dersom du aktiverer variantmatrisen (under) må du også markere denne, slik at du får valgt de ulike variantene på innkjøp/tilbud og salgsordre. Vis variantmatrise for hovedprodukter uten duplikate egenskaper: Denne funksjonen gjør at et eget vindu åpnes når du setter inn produkter som har varianter. Variantmatrisen gir deg oversikt over blant annet tilgjengelige varianter av produktet, lagerstatus, innkjøpsbeholdning mm. Lager Fanekortet er kun tilgjengelig hvis lagerføring er aktivert i firmainnstillingene for produkt. Standardlager: Dersom du benytter flere lager, kan du velge hvilket som skal være standard for din bruker. Når du oppretter nye lagerførte produkter, vil dette lageret blir forvalgt. Når du legger inn produktet på et tilbud, en ordre eller et innkjøp, vil programmet kontrollere om produktet er tilknyttet ditt standardlager. Er det ikke tilknyttet vil du få spørsmål om du likevel vil benytte dette produktet. Tips! I meldingen som kommer opp når produktet ikke er tilknyttet ditt standardlager, kan du velge at advarselen ikke lenger skal vises for den aktuelle prosessen du holdt på med. Dette gjelder kun til du har lukket det aktive vinduet - tilbud, ordre/faktura eller innkjøpsvinduet. Standard lagerlokasjon: Kun tilgjengelig dersom det er merket av for at bedriften benytter lagerlokasjon i firmainnstillingene for produkt. Velg blant tilgjengelige lokasjoner for lageret som er valgt under Standardlager. Merk! Dersom du har valgt en Standard lagerlokasjon som ikke finnes på produktet, vil denne ikke bli valgt. 126

136 Innstillinger for produkt Firmainnstillinger for Produkt.I firmainnstillingene for produkt kan du sette innstillinger for hvilken funksjonalitet din bedrift ønsker å benytte samt styre pris- og lagerhåndtering. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt. Tilpasning av funksjonalitet Her bestemmer du hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for din bedrift, slik at du kan gjøre produktregisteret mer oversiktlig og skreddersydd for ditt bruk. Bedriften lagerfører produkter: Merkes av dersom du vil benytte lagerfunksjonalitet i produktregisteret. Bedriften selger produkter som består av andre produkter (strukturvare): Merkes av dersom du ønsker å ta i bruk strukturvarer. Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter: Med denne funksjonen vil fanekortet Pris i produktregisteret vise historiske priser. Dermed kan du registrere priser på produktene dine gjeldende fra et visst tidspunkt, for eksempel en kampanjepris. Bedriften selger produkter med fastpris i ulik valuta: Denne funksjonaliteten gir deg mulighet til å opprette faste produktpriser i ulik valuta. Salgsprisene angis for hvert enkelt produkt, og er uavhengige fra valutakursen som defineres i Valutaregisteret. Funksjonen er kun tilgjengelig dersom innstillingen Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter også er aktivert. 127

137 Produkt Bedriften har rabattavtaler for individuelle kunder på enkeltprodukter: Valget merkes av dersom du vil kunne gi individuelle rabatter på enkeltprodukter til dine kunder. Merker du av her, aktiveres fanekortet Kontakt i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Du kan overstyre valget på hvert enkelt produkt, ved å merke av for Ingen individuelle rabatter på produktet. Bedriften gir kvantumsrabatt på produkter: Må merkes av for å kunne spesifisere kvantumsrabatt på dine produkter. Merker du av her, aktiveres fanekortet Kvantum i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Bedriften har rabattavtaler for kundekategorier på enkeltprodukter: Merkes av dersom du ønsker å kunne gi rabatter på enkeltprodukter til bestemte kundekategorier. Merker du av her, aktiveres fanekortet Kategori i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Bedriften foretar innkjøp basert på salgsordre: For muligheten til å opprette innkjøp med produkter fra salgsordre må dette valget merkes av. Bedriften selger produkter på Internett: Merkes av dersom du ønsker muligheten til å selge produktene dine på Internett. Bedriften har produkter som selges som varianter (f.eks. farge/størrelse/enhet): Merkes av dersom du selger produkter som kan leveres i flere utførelser. Bedriften ønsker å registrere vekt og volum på produkter: Merkes av dersom dette er verdier du vil registrere på produktene dine. Bedriften selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter: Valget merkes dersom du selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter. Prishåndtering Grunnlag for kostpris: Her velger du hva som skal brukes som grunnlag for beregningen av kostpris på tilbud og ordre/faktura. Produktregister betyr at systemet henter grunnlag for kostpris på tilbud og ordre/faktura fra feltet Kostpris i produktregisteret. Innkjøpspris betyr at systemet henter grunnlaget for kostpris på tilbud, ordre/faktura fra faktiske, registrerte lagerbevegelser. Dersom det ikke finnes noen lagerbevegelser, hentes verdien fra innkjøp som ikke er mottatt. Finnes det heller ikke innkjøp som ikke er mottatt, hentes verdien fra feltet Innkjøpspris i produktregisteret, fanekortet Pris. Dersom du velger Innkjøpspris, vil feltet Kostpris skal inkludere 'Kostnad' fra Produktkortet i tillegg til innkjøpspris aktiveres i firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura, fanekortet Pris/Rabatt. Her kan du velge om den beregnede kostprisen skal inkludere feltet Kostnader i produktkortet. Antall desimaler: Her velger du om du vil ha med 2 eller 4 desimaler i pris på produktene. Valget du gjør vil gi seg utslag på produktkortet, i priskalkulatoren, på rabattfanekortet, og på fanekortet Leverandør i produktregisteret. Rabatt på produktene i nettbutikken: Dersom du ønsker å gi en generell rabatt på produkter ved bestilling i nettbutikken, legges rabattprosenten inn her. 128

138 Innstillinger for produkt Rabatt fastpris gjelder også som påslag: Gjelder dersom du benytter Fastpris på produkter i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Som standard vil systemet velge laveste pris av Fastpris i rabattregisteret, og Salgspris i priskalkulatoren. Merker du av her, vil Fastpris benyttes også dersom fastprisen er høyere enn Salgspris, og dermed fungere som et påslag. KOSTNADER Innkjøpskostnad skal inkludere frakt og ekspedisjon fra leverandørfakturaen: Her bestemmer du om frakt og ekspedisjonskostnad skal inkluderes i innkjøpskostnaden. Innkjøpskostnad skal inkludere kostnader fra bokføring av toll og spedisjonsfaktura: Velg om toll og spedisjon skal inkluderes i innkjøpskostnaden. Bruk prosjekt/avdeling fra salgsordre dersom 'Kostnadsføre når varer tas ut av lager' er valgt under Type: Dersom du har valgt å kostnadsføre produktkostnader når varer tas ut av lager, kan du her velge om det førte bilaget skal arve prosjekt og/eller avdeling fra salgsordren. Når denne innstillingene ikke er aktivert, brukes prosjekt/avdeling fra innkjøpsordren. OPPDATERING Oppdatere innkjøpspris og -kostnad på produktkortet ved bokføring av innkjøp: Dette vil da oppdateres dersom du endrer prisene på produktlinjene i vinduet for varemottak. Kun oppdatere produkter der leverandører på innkjøpet er standard leverandør: Oppdatering av innkjøpspris på produktkortet, som du kan aktivere ovenfor, kan gjøres kun for standardleverandørene dersom du merker av her. 129

139 Produkt REGNSKAPSMESSIG OPPDATERING AV LAGERVERDI Kostnadsføre ved innkjøp: Velger du dette alternativet, vil det ikke bli foretatt automatisk bilagsføring ved beholdningsendringer. Varekostnaden vil bli bokført idet du bokfører leverandørfaktura fra innkjøpet. Kostnadsføre når varer tas ut av lageret: Kostnadsføring vil skje når varer tas ut av lager for alle produkter. Andre lagerbevegelser vil bokføres slik at lagerbeholdningen endres. Individuell regel for regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi: Velger du dette alternativet, vil du få opp en innstilling i Produktregisteret, fanekortet Innstillinger, der du for hvert enkelt produkt kan bestemme om produktet skal ha bokført og oppdatert lagerverdien, eller om det skal kostnadsføres ved bokføring av leverandørfaktura. Grunnlag for balanseføring av lagerverdi: Merkes av dersom du ønsker at innkjøpspris på salgsordrelinjer skal inkludere innkjøpskostnader i tillegg til innkjøpspris ved balanseføring av lagerverdien for produktene. Dette vil fremkomme i rapporten for lagerverdi og i lagermodulen. Bruk begge metoder for bokføring av beholdningsendringer: Du kan velge om beholdningsendringer også skal kunne leses ut av både resultatregnskapet og balansen. Det vil da bli bokført 2 ekstra bilagslinjer ved varemottak og vareleveranse. Tilleggsavgift: Les mer om tilleggsavgift i eget avsnitt. Lagerhåndtering Oppdatere lagerbeholdning: Her velger du om lageroppdatering skal skje ved utskrift av faktura, pakkseddel eller plukkliste. Prinsipp for lageroppdatering: Her bestemmer du om du vil benytte FIFU (først inn først ut) eller SIFU (sist inn først ut). Merk at produkter der det benyttes holdbarhetsdato plukkes i henhold til dato. Tidligste dato plukkes først, uavhengig av prinsipp for lageroppdatering. Merk! FIFU er forvalgt. Du bør ikke endre prinsipp for lageroppdatering uten å forsikre deg om at du følger lovgivningen på området. Antall desimaler for lagerenhet: Du kan om ønskelig vise lagerbeholdning med opptil 3 desimaler. Velger du en eller flere desimaler, vil du også kunne selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken. Du må da merke av for dette i fanekortet Nettbutikk i produktkortet for produkter der dette skal være mulig. Bedriften benytter lagerlokasjon: Dersom du har lager med lokasjoner og ønsker å legge inn disse i programmet, må du merke av dette feltet. Merk også av om Bedriften lagrer samme produkt flere steder på samme lager. Bedriften lagerfører produkter med vareparti: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt varepartinummer på produkter er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. 130

140 Innstillinger for produkt Bedriften lagerfører produkter med holdbarhetsdato: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt holdbarhetsdato er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. Bedriften lagerfører produkter med serienummer: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt serienummer på produkter er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. Serienummer, vareparti eller holdbarhetsdato må plukkes manuelt: Merkes av dersom du ønsker å måtte velge serienummer på utgående varetransaksjoner. Skrive ut plukkliste ved registrering av varelevering: Merkes av om du ønsker at det skal skrives ut plukkliste ved registrering av varelevering. Du kan også bestemme ønsket antall utskrifter. Skrive ut pakkseddel ved registrering av varelevering: Merkes av om du ønsker at det skal skrives ut pakkseddel ved registrering av varelevering. Du kan også bestemme ønsket antall utskrifter. Skrive ut mottaksseddel ved registrering av varemottak: Valget gjør at en mottaksseddel blir skrevet ut ved varemottak. Ved negativt varemottak/kreditering av innkjøp blir det skrevet ut en returseddel. Standardverdier Her kan du legge inn ønskede standardverdier som automatisk skal legges inn på nye produkter du oppretter. Dersom du ønsker å endre ledeteksten til noen av feltene i produktregisteret, kan du gjøre det her. Standard produktmal: Her kan du velge hvilken type produkt som skal opprettes som standard ved registrering av nye produkter i produktregisteret. 131

141 Produkt Utgående og Inngående mva.: Her bestemmer du standard mva-satser for nye produkter som opprettes. Dette kan overstyres på produktkortet. Produktgruppe: Velg en gruppe fra nedtrekkslisten dersom du ønsker at alle nye produkter som standard skal tilhøre en bestemt produktgruppe. Språk ved manglende beskrivelse: Dersom du skal legge inn produktnavn på flere språk, kan du sette hvilket språk som skal være standard ved manglende beskrivelse på nye produkter. Priskalkulator benyttes når du skal regne ut utsalgspris på et produkt. Standardverdiene bestemmer hvordan kalkulatoren skal oppdatere de ulike prisfeltene. Standardinnstillinger for produkter med varianter: Disse innstillingene vil gjelde som standard for alle variantprodukter. Dette vil kunne forenkle prosessen med opprettelse av nye hovedprodukter med varianter betydelig, spesielt dersom du har mange ulike produkter som selges med de samme variantegenskapene. Standardinnstillingene kan overstyres for hvert enkelt hovedprodukt, på fanekortet Variant, under Variantinnstillinger. Les mer om produktvarianter i eget avsnitt. Feltbeskrivelser: Feltbeskrivelsene kan tilpasses produktene du selger og er felles for hele produktregisteret. Du kan endre feltnavn for Pakkeenhet, Antall pr. enhet, Volum og Vekt. Antall produktgruppenivåer: Her definerer du antall produktgruppenivåer som du ønsker å benytte. Du kan justere fra 1-4. Visning av lagerbeholdning i nettbutikken: Lagerbeholdningen kan vises etter ulike prinsipper i nettbutikken. Du kan også velge Vis grafikk som symboliserer lagerbeholdningen. Se mer om dette i kapittelet "Netthandel". 132

142 Organisering og vedlikehold av produkter Organisere/vedlikeholde produkter Det vil som regel være hensiktsmessig å dele inn produktene ut over den inndelingen systemet krever med hensyn til om produktet er en lagervare, strukturvare, arbeid/tjeneste eller ingen av disse. Denne segmenteringen benyttes gjerne svært ulikt i ulike virksomheter. For å dele inn produktene benyttes Produktkategori, Produktgruppe og ev. tilhørende Undergrupper. Produktkategori og produktgruppe opprettes og redigeres i standardregisteret. Du finner dette registeret fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Tips! I felter som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet, og velge Endre i standardregister. Dette åpner standardregisteret, slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. Eksempel: I ordreregistrering, i fanekortet Tekst. Høyreklikk i feltet ved siden av Velg tekst, og klikk på Endre i standardregister. Produktkategori Du kan velge produktkategori for produktet fra nedtrekkslisten i øvre del av produktkortet. Produktkategori brukes som oftest som en grovinndeling. En bedrift som selger håndverkertjenester vil kanskje opprette kategorier for timer, materialer, underentreprenører m.m. Inndelingen i produktkategori har ingen regnskapsmessige implikasjoner. Du kan gjøre utvalg på produktkategori i rapporter der dette er relevant. Du kan ikke legge inn rabatter per produktkategori, men du kan justere prisene på en hel kategori under ett, eventuelt i kombinasjon med andre kriterier. Det gjøres ved hjelp av Global Prisjustering. Produktkategori opprettes og redigeres i standardregisteret. Du finner dette registeret fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Produktgruppe Du kan velge produktgruppe for produktet fra nedtrekkslisten i øvre del av produktkortet. Produktgruppe kan brukes etter behov for en mer detaljert inndeling. En bedrift som selger håndverkertjenester vil for eksempel kanskje dele inn timene i prosjekteringstid, utført arbeid, reisetid m.m. Inndelingen i produktgrupper kan ha regnskapsmessige implikasjoner hvis du ønsker det. En produktgruppe kan styres til en bestemt salgskonto i regnskapet. Du kan gjøre utvalg på produktgruppe i rapporter der dette er relevant. Du kan også kombinere utvalget med andre kriterier. Du kan gi kundene dine ulike rabatter basert på produktgruppe. Du kan også justere prisene på en hel produktgruppe under ett, eventuelt i kombinasjon med andre kriterier. Det gjøres ved hjelp av Global Prisjustering. I modulinnstillingene for produkt kan du bestemme hvilken produktgruppe som skal være standard når du oppretter nye produkter, dersom du ønsker det. 133

143 Produkt Undergruppe En produktgruppe kan ha undergrupper. Disse opprettes også i standardregister. Under hver enkelt produktgruppe kan du redigere de slik at du legger til undergrupper. I firmainnstillingene for produkt kan du sette hvor mange produktgruppenivåer du skal benytte. Du kan ha inntil 4 nivåer. Produktkortet vil da få felter for Produktgruppe, samt til sammen 3 undergrupper. Undergruppene har ingen regnskapsmessige implikasjoner. Det er på produktgruppene (øverste nivå) du kan styre salgskonto for produktgruppen. Du kan heller ikke ha spesielle rabatter for undergruppene, men du kan gjøre utvalg på undergruppene, så det er for eksempel mulig å endre prisene på alle produkter tilhørende en spesiell undergruppe ved hjelp av Global prisjustering. Slik oppretter du en undergruppe 1. Åpne standardregisteret, for eksempel ved å høyreklikke i feltet Produktgruppe i produktkortet, og velge Endre i standardregister. 2. Marker den produktgruppen du ønsker å opprette en undergruppe for. 3. Klikk Redigere. 4. Aktiver (klikk) i det store feltet i vinduet og klikk Redigere. 5. Skriv inn et navn på undergruppen i tekstboksen øverst (ny). 6. Klikk Forrige. Kontroller at undergruppen har kommet til i det store feltet i vinduet. 7. Klikk Forrige og OK. Undergruppen er nå tilgjengelig. 134 Ønsker du å ha flere undergrupper, kan du opprette disse direkte etter pkt. 6 i beskrivelsen over. Ønsker du å ha en undergruppe til undergruppen, kan du opprette denne ved å klikke Ny etter pkt. 5 i beskrivelsen over.

144 Organisering og vedlikehold av produkter Vedlikehold Rutinen Endre et utvalg produkter er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier på mange produkter samtidig i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt..dersom du ønsker å duplisere/kopiere ett enkelt produkt, har du muligheten til dette ved å klikke på knappen Duplisere produktet. For å vedlikeholde priser kan rutinen Global prisjustering benyttes til å justere Salgspris, Innkjøpspris, Kostnader og Avanse på flere produkter samtidig. Først settes et utvalg, deretter velger du hvilke priser som skal justeres for utvalget. Et produkt som ikke lenger skal benyttes kan ikke slettes dersom det har vært transaksjoner på dette produktet. Du kan imidlertid markere det som inaktivt, slik at det ikke kan benyttes lenger. Du kan lese mer om disse funksjonene nedenfor. Endre et utvalg produkter Rutinen Endre et utvalg produkter er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier på mange produkter samtidig i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt. Veiviseren hjelper deg med å spesifisere hvilke produkter som skal endres og hvilke nye verdier produktene skal få. Du starter veiviseren ved å velge Vis - Produkt - Endre et utvalg produkter. Tips! I hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å endre verdier på et utvalg produkter fungerer. Duplisere et produkt.dersom du ønsker å duplisere/kopiere et produkt, har du muligheten til dette ved å klikke på knappen Duplisere produktet. Du får da opp et nytt vindu der et nytt produktnummer foreslås. Dette produktnummeret kan du overstyre. Dersom du velger et nummer som allerede er i bruk, vil du få beskjed om dette. Merk! Dersom du har hatt et Utvalg aktivt i det produktet dupliseres, vil utvalget bli slått av. 135

145 Produkt Kan jeg endre produktnummer? Det er ikke mulig å endre produktnummer på produkter som allerede er opprettet og tatt i bruk i Mamut. I det du oppretter nye produkter, kan du imidlertid overstyre produktnummeret som foreslås. De fleste øvrige felter på produktene kan endres etter at de er opprettet. Du kan også benytte veiviseren Endre et utvalg produkter for raskt og effektivt å endre verdier på mange produkter samtidig. Import av produktdata I Mamut Business Software kan du importere produkter og oppdatere priser på eksisterende produkter ved hjelp av funksjonen for import av produktdata. Du kan importere produkt- og prislister fra dine leverandører, eller du kan opprette egne lister i Microsoft Excel som du importerer. Import av produkter vil være tidsbesparende fremfor å registrere alle produkter manuelt i produktregisteret. Alle importer må knyttes til en leverandør. Oppdatering av priser gjøres mot leverandørens produktnummer. Når importen søker etter produkter for å sjekke om produktene i filen som skal leses inn finnes i Mamut Business Software, vil søket gjøres mot leverandørens produktnummer i programmet. Dersom du har en fil som inneholder leverandørens produktnummer, men ikke har registrert dette i Mamut-databasen fra før, kan det være formålstjenlig å benytte tilleggsprogrammet Import/Eksport, som har egne spesifikke importformater. For å kunne importere produktdata må du klikke Ny, og opprette en ny importrutine. I innstillinger for import av produktdata definerer du blant annet hvordan filen er bygget opp, hva som skal oppdateres og regler for nye produkter. Når du har satt ønskede innstillinger for importen, klikker du Start import for å starte innlesingen av produktene/prisene i filen du har spesifisert skal importeres. Deretter får du opp en oversikt over innleste produkter som du kan importere. Husk at filen du skal importere må være lukket, hvis ikke får du ikke importert den. Tips! Ta alltid en sikkerhetskopi før du importerer data. Dersom importen ikke går som tenkt, kan du enkelt tilbakekopiere sikkerhetskopien og komme tilbake til utgangspunktet før du importerte. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om innstillinger for import av produktdata, som du må sette før du kan importere produkter. 136

146 Tilleggsavgifter (Miljøavgifter) Tilleggsavgifter (Miljøavgifter) Ved hjelp av tilleggsavgifter kan du legge til faste avgifter du er pålagt å kreve inn ved salg av spesielle produkter. Avgiftene kan beregnes i programmet etter ulike metoder, blant annet per stk., etter vektvolum eller prosent av ulike priser. Innstillingene for dette finner du i firmainnstillingene for produkt. Avgiften vil bli bokført på en egen konto for dette. Prisen regnes som en del av prisen på produktet. Skal du for eksempel beregne en fast avgift på kroner 200 for et produkt, skal du ta dette med i salgsprisen. Merk! Enkelte spesielle avgifter beregnes som et tillegg til prisen på produktet. For denne type avgifter kan du opprette et eget produkt, og kalkulere avgiften selv på ordren. Påse at produktet har korrekt salgskonto. Du kan eventuelt opprette en tilleggsavgift som er 100 % av salgspris på dette produktet, slik at funksjonaliteten for bokføring håndteres på samme måte som beskrevet nedenfor. Faktura Tilleggsavgiften vil bli angitt i sum på fakturaen. For å legge til tilleggsavgift på en ordre som allerede er opprettet kan du merke av for Tilleggsavgift på selve fakturaen, i fanekortet Diverse. Bokføring Ved fakturering vil tilleggsavgift bli bokført i hovedboken. Hvilken konto dette bokføres på avhenger av hva som er spesifisert i regnskapsinnstillingene Vis - Innstillinger - Regnskap - Regnskapsinnstillinger - Systemkontoer. I kontogruppen Faktura vil du kunne se hvilken konto tilleggsavgiften blir bokført på. Vanligvis er dette konto Du kan endre dette her. Rapport Rapporten Omsetning pr produkt kan vise omsetning over en periode for produkter med en spesiell type tilleggsavgift. Du velger fanekortet Avansert i rapportveiviseren, og klikker på Ny. Utvid Produkt, marker Tilleggsavgift og klikk Neste. I nedtrekkslisten Verdi kan du velge avgiftsgruppe. Klikk deretter OK. I utvalgvinduet, i fanekortet Ordre, og Dato/Beløp kan du eventuelt også sette fakturadatoer, slik at du får rapporten på en gitt periode. 137

147 Produkt Kom i gang med tilleggsavgifter Slik kommer du i gang med tilleggsavgifter 1..Aktiver for tilleggsavgifter ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Tilpasning av funksjonalitet, ved å merke av for Bedriften selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter. 2..Velg om nye kunder som standard skal kunne få beregnet tilleggsavgifter. Dette gjør du under firmainnstillinger for kontaktoppfølging, ved hjelp av knappen Avansert. 3..Legg til eller rediger grupper av tilleggsavgifter. Dette gjør du i firmainnstillingene for produkt, i fanekortet Prishåndtering og knappen Tilleggsavgift. Se mer om dette nedenfor. 4. Aktiver tilleggsavgift for eksisterende kunder. Dette gjør du på kontaktkortet, fanekortet Innstillinger, og knappen Kunde. Velg Ja i nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Du kan eventuelt benytte funksjonen Endre verdier på et utvalg kontakter for å aktivere for alle eller et utvalg av eksisterende kontakter. Husk å ta sikkerhetskopi først. 5. Velg tilleggsavgift på produktene som er aktuelle. Dette gjør du på produktkortene, fanekortet Pris og nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Tilleggsavgiftene vil nå spesifiseres på fakturautskrifter på fakturaer til kunder som er merket av for at det skal beregnes tilleggsavgift, og dersom faktura inneholder produkter som er tilknyttet en tilleggsavgift. 138.I hjelp [F1] finner du mer informasjon om veiviseren Endre verdier på et utvalg kontakter.

148 Tilleggsavgifter (Miljøavgifter) Legge til en tilleggsavgift Slik legger du til en tilleggsavgift 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Prishåndtering - Tilleggsavgift. 2. Klikk Ny. Du kan også klikke Rediger dersom du ønsker å endre innstillingene for en tilleggsavgift som allerede finnes. 3. Skriv inn avgiftens kode i feltet Gruppe. 4. Skriv inn en Beskrivelse av avgiftskoden dersom det er ønskelig. 5. Bestem hvilken behandlingsregel som skal gjelde for avgiften i nedtrekkslisten Behandling. 6. Legg inn tallverdien som skal knyttes mot behandlingsverdien. Valgte du for eksempel % av kostpris som behandlingsverdi, velger du kanskje 0,10 under Verdi for å angi at tilleggsavgiften skal være på 10 prosent. 7. Klikk OK. Tilleggsavgiften er opprettet og kan nå benyttes. Når tilleggsavgift baseres på vektenhet, er grunnlaget for denne vektenheten kg. Du tar utgangspunkt i en pris ut fra dette, slik at dersom at avgiften skal være f.eks. kr 10,- per 100 g, kan du legge inn kr 100,- for denne avgiften. 139

149 Produkt Produktvarianter Et produkt kan selges i ulike varianter av det samme produktet, for eksempel i ulike farger og størrelser. Når et produkt har varianter, kalles produktet som variantene opprettes fra, for hovedprodukt. For at det skal være enklere å administrere dette kan du registrere et hovedprodukt, og opprette varianter av det. På denne måten kan du enklere gjøre innkjøp av produktene fra dine leverandører, bestemme hvilken informasjon som skal variere per variant, få hjelp til å bygge opp produktnavnene automatisk og legge inn ordre med en rekke ulike varianter av ett produkt. Hver variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres av variantinnstillingene, det er derfor viktig at du angir variantinnstillingene før du oppretter varianter i produktregisteret. Det er også mulig å selge produkter med varianter i nettbutikken. Merk! Et hovedprodukt med varianter kan ikke brukes som et uavhengig produkt. Kom i gang med variantene For å aktivere bruk av produktvarianter må du ha en programversjon med lisens for dette, og merke av for at Bedriften har produkter som selges som varianter (f.eks. farge/størrelse/enhet). Denne innstillingen finner du i firmainnstillingene for produkt, i fanekortet Tilpasning av funksjonalitet. Merk! Produktvarianter krever lisens på tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. 140

150 Produktvarianter Du kan også sette Standardinnstilinger for produkter med varianter i fanekortet Standardverdier, for å forenkle opprettelsen av nye produkter med varianter. Det du angir her, vil foreslås for alle nye produkter. En variant kan variere i opp til to variantegenskaper. Variantegenskaper kan for eksempel være farge og størrelse. Variantegenskapene defineres i standardregisteret. Hver av egenskapene kan ha ulike variantverdier som du også definerer selv, på samme sted. Eksempel på variantegenskaper og -verdier: Variantegenskap: Variantverdier: Farge Blå Farge Rød Farge Grønn Farge Gul Farge Hvit Les mer nedenfor om hvordan du legger til egenskaper og verdier for varianter i standardregisteret. Når du har angitt de generelle innstillingene for produkter med varianter, kan du opprette produktet som skal være hovedprodukt for variantene. Du kan også opprette varianter for et eksisterende produkt, men merk at dette produktet da ikke lenger vil være tilgjengelig som et separat produkt, kun som varianter. Etter at du har registrert produktinformasjonen som skal gjelde alle variantene i hovedkortet i produktregisteret, kan du merke av for at Produktet har varianter i fanekortet Variant. Via knappen Variantinnstillinger i fanekortet Variant kan du angi hvilke verdier og egenskaper som skal kunne variere for variantene av produktet. Her bestemmer du også hvordan produktnavnene for variantene skal bygges opp, slik at du enklere kan opprette varianter for dette produktet, og få et enhetlig produktregister for disse. 141

151 Produkt Andre innstillinger Som standard vil du ved markering av et hovedprodukt kunne se alle tilknyttede varianter i en nedtrekksliste nederst i produktlistevinduet. Du kan i tillegg velge om du vil at variantene skal vises i selve produktlisten. Dette angir du i Brukerinnstillinger for Produkt, fanekortet Produktliste, ved å merke av for Vis varianter i produktlisten. For mange vil dette gjøre at produktlisten blir svært lang, og innstillingen er som standard ikke aktivert. Du kan også bruke nedtrekkslisten øverst i produktlisten som et filter for å begrense utvalget. Tips! Du kan redigere allerede opprettede produkter ved hjelp av en veiviser for produktendringer som du finner under Vis - Produkt - Endre et utvalg produkter. I fanekortet Variant kan du endre variantegenskapene, og hvordan produktnavnet bygges opp. Du kan også endre lager og lokasjon for variantprodukter som varierer på lager. Variantegenskaper og -verdier De ulike Variantegenskapene defineres i standardregisteret. Variantegenskaper kan for eksempel være farge og størrelse. Hver av egenskapene kan også ha ulike Variantverdier som du definerer selv. Du kommer til standardregisteret ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. 142 Du oppretter en variantegenskap ved å velge Variantegenskap i standardregisteret og klikke på Redigere. Klikk Ny, og skriv inn navnet på egenskapen i feltet øverst. Samtidig kan du også opprette de ulike variantverdiene som denne egenskapen skal kunne ha, ved å klikke på Ny-knappen i vinduet Rediger Variant. Skriv inn navnet på variantverdien, og klikk Forrige. Gjenta for hver ny variantverdi du vil opprette for denne egenskapen. Klikk Forrige når du har opprettet alle ønskede variantverdier for egenskapen for å gå tilbake listen over variantegenskaper.

152 Produktvarianter Ønsker du senere å opprette nye variantverdier for en egenskap, kan du merke variantegenskapen i standardregisteret, og klikke Redigere. Merk! Ved hjelp av piltastene under Endre rekkefølge i vinduet Rediger variant kan du bestemme rekkefølgen på variantverdiene slik de skal vises dersom produktene skal selges i nettbutikken. På denne måten kan du styre at variantverdiene vises i logisk rekkefølge, for eksempel slik: XS - S - M - L - XL - XXL, og ikke alfabetisk eller i den rekkefølgen variantverdiene ble opprettet. Begrensninger i antall variantegenskaper De ulike variantegenskapene sorteres i henhold til oppsettet i standardregisteret. Produkter kan ikke ha flere enn to variantegenskaper. Skal du ha flere, for eksempel størrelse, farge og fasong, må du opprette eget produkt for én av disse. Eksempel: T-skjorte T-skjorten har variantene fasong (dame/herre), størrelser og farger. Du kan da opprette to produkter: T-skjorte dame og T-skjorte herre. Hver av disse med variantegenskapene størrelse og farge. Variantinnstillinger Varianter kan i forskjellig grad avvike fra hovedproduktet. Via knappen Variantinnstillinger kan du bestemme hvilke innstillinger som skal kunne variere. Du får tilgang til disse innstillingene ved å gå til Vis - Produkt - Produktregister - fanekortet Variant, og deretter klikke knappen Variantinnstillinger. Produktinformasjon som ikke skal variere for produktet, vil hentes fra produktkortet til hovedproduktet. Tips! I firmainnstillingene for produkt kan du i fanekortet Standardverdier sette Standardinnstillinger for produkter med varianter. Disse innstillingene vil gjelde som standard for alle nye produkter. Dette vil kunne forenkle prosessen med opprettelse av nye hovedprodukter med varianter betydelig, spesielt dersom du har mange ulike produkter som selges med de samme variantegenskapene. Standardinnstillingene kan overstyres for hvert enkelt hovedprodukt under Variantinnstillinger. Standardinnstillinger: Henter standardinnstillingene fra firmainnstillingene. Bruk denne knappen dersom du f.eks. har endret innstillingene til et produkt etter at det ble opprettet, og du ønsker at produktet skal benytte standardinnstillingene. 143

153 Produkt Informasjon som varierer pr. variant I vinduet Variantinnstillinger merker du av for den informasjon som skal kunne variere for hver variant. Ofte er dette kanskje bare lagerinformasjon, som lagerbeholdning og EAN-kode, men det er også mulig å ha for eksempel individuelle priser for hver variant. Du redigerer selve informasjonen via fanekortet Variant i produktregisteret, eller i Variantmatrisen. Priser: Merkes av om variantenes priser skal kunne være ulik hovedproduktets. Lagerbeholdning: Merkes av om lagerbeholdning er individuell for variantene. Merk! Dersom produktet skal variere på pris, men ikke på lagerbeholdning, vil ikke rapporten Lagerverdiliste kunne vise verdi for produktet. Du kan imidlertid se lagerverdi i rapporten Lagerverdiliste (lagerbevegelser), eller i Lagerlisterapportene. Pakkeenhet: Merkes av for å kunne angi annen pakkeenhet for variantene enn for hovedproduktet. Antall pr. enhet: Merkes av for å kunne endre antall pr. enhet for variantene i forhold til det som er oppgitt for hovedproduktet. EAN-kode: Feltet må merkes av for å kunne angi en annen EAN-kode enn den på hovedproduktet. Tolltariffens varenummer: Merkes av for kunne registrere et annet varenummer enn for hovedproduktet. 144

154 Produktvarianter Vekt: Feltet må merkes av for å kunne legge inn en annen vekt for varianten enn for hovedproduktet. Volum: Merkes av for å kunne angi annet volum enn for hovedproduktet. Variantoppsett Vis hovedproduktets produktnummer på utskrifter i salgsmodulen: Merkes av for å benytte hovedproduktets produktnummer på utskrifter ved salg og innkjøp av produktet. Dersom valget ikke markeres, vil variantens produktnummer benyttes. Automatisk oppbygging av variantnavn Idet du oppretter varianter av et hovedprodukt, vil variantene knyttes til hovedproduktet og håndteres som underprodukter. Disse vil likevel fremstå for dine kunder som individuelle produkter. Avhengig av hvordan du legger opp variantegenskapene, kan det være behov for ulike måter å bygge opp navnene på produktvariantene. Innstillingene her forenkler denne prosessen, slik at du slipper å skrive inn et eget detaljert produktnavn for hver variant. Prosessen blir automatisert i henhold til denne innstillingen. Bruk nedtrekkslisten Oppbygging til å velge hvordan navnet skal bygges opp. Variantegenskap betyr egenskapen slik den er definert i Standardregisteret, for eksempel Farge, mens variantverdi refererer til de forskjellige verdiene hver egenskap kan ha, for eksempel Grønn. Du vil se et eksempel under nedtrekkslisten på hvordan navnet på produktnavnet vil se ut for hvert valg. Variantegenskaper Variantegenskap 1 og 2: Du kan definere opptil to faste egenskaper for variantene av produktet. Bruk nedtrekkslistene til å velge hvilke egenskaper som skal gjelde for variantene. Egenskapene (for eksempel Farge), samt de ulike verdiene hver egenskap kan ha (for eksempel Rød, Grønn og Gul) defineres i Standardregisteret. Tips! Du kan enkelt gå til standardregisteret ved å høyreklikke i variantegenskaplistene og velge Endre i standardregister. Tillate duplikate egenskaper: Marker her dersom du ønsker at flere varianter av et produkt skal kunne ha identiske kombinasjoner av egenskaper. Denne avmerkingsboksen vil være aktivert dersom du allerede har opprettet varianter med duplikate egenskaper, og kan ikke fjernes før dette er rettet opp. 145

155 Produkt Opprette varianter av et produkt Du kan følge denne prosedyren for å opprette enkeltvarianter. For å opprette og redigere mange varianter av et produkt, kan du under visse forutsetninger benytte knappen Variantmatrise. Se mer om å opprette varianter via variantmatrisen nedenfor. Før du oppretter varianter, bør du sette Standardverdier for produkter med varianter i fanekortet Standardverdier i firmainnstillingene for produkt. Slik oppretter du varianter 1. Klikk Vis - Produkt - Produktregister, og klikk Ny for å opprette et nytt produkt. Du kan også velge å opprette varianter av et eksisterende produkt. 2. Velg fanekortet Variant i produktkortet. 3. Merk av for Produktet har varianter. 4. Gjør eventuelle endringer i Variantinnstillingene, og klikk OK. Dersom du oppretter et nytt produkt, vil de foreslåtte innstillingene være hentet fra firmainnstillingene. 5. Klikk Ny i verktøylinjen i fanekortet. 6. Legg inn Produktnavn for varianten dersom du ikke har valgt at produktnavn opprettes automatisk. Les mer om denne innstillingen ovenfor. Dersom produktnavnet inneholder verdien (Ingen), er det fordi du ikke har angitt verdier for egenskapene på variantkortet. 7. Fyll ut produktinformasjon som skal være gjeldende for varianten. Du kan overstyre foreslått produktnummer. 8. Merk av for om varianten skal inngå som komponent i en strukturvare, om varianten skal settes inaktiv eller om produktet skal kunne selges på ett eller flere nettsteder. Hvilke egenskaper som kan endres for varianten, avhenger av variantinnstillingene du har satt. 9. Registrer spesifikk informasjon om varianten i fanekortene Pris, Lager og Produktinformasjon. 10. Klikk OK. 11. Gjenta prosedyren for alle variantene du vil opprette av produktet. Dersom du vil opprette flere varianter med lignende informasjon, bruker du knappen Duplisere variant i verktøylinjen i fanekortet Variant. Du har nå opprettet varianter for et produkt. Du kan lese mer om fanekortet Variant i avsnittet om produktregisteret. 146

156 Produktvarianter Opprette og redigere alle varianter/ varianttilknytninger av et produkt Et produkt som skal selges i ulike varianter, vil på hovedproduktet trenge en tilknytning til de ulike variantene. Du kan knytte varianter til hovedproduktet i Variantmatrisen. Via knappene Opprett varianttilknytning og Fjern varianttilknytning kan du opprette flere varianttilknytninger for produktet eller fjerne tidligere opprettede tilknytninger. Merk! Denne prosedyren forutsetter at du har opprettet variantegenskapene fra før, og at det ikke er avmerket for at det skal være tillatt med duplikate variantegenskaper i variantinnstillingene for hovedproduktet. Alternativt kan du opprette varianter ved å klikke Ny i fanekortet Variant på hovedproduktet. Slik oppretter du en varianttilknytning 1. Gå til Vis - Produkt - Produktregister, og åpne produktet som du vil opprette varianttilknytning for. 2. Klikk på Variantmatrise-knappen i fanekortet Variant. 3..I fanekortet Varianttilknytninger markerer du en rute i matrisen, og klikker Opprett varianttilknytning. Gjenta for hver variant. Det vil komme et kryss i ruten for hver varianttilknytning som opprettes. 4. Lukk vinduet når du er ferdig. Du vil nå få opp de nye varianttilknytningene i listen i fanekortet Variant. Kontroller at produktvariantene har fått riktig navn. Du kan redigere hver enkelt ved å dobbeltklikke på dem. 147

157 Produkt. Du kan fjerne en varianttilknytning ved å markere den i matrisen og klikke Fjern varianttilknytning. Merk! Hvilke felter som skal kunne variere per variant styres i innstillingen Variantinnstillinger på hovedproduktet. Prisinformasjon o.l. redigeres i fanekortet Variant i produktregisteret. Overføre beholdning mellom varianter Du kan overføre lagerbeholdning mellom forskjellige varianter av et hovedprodukt. For at dette skal være mulig må du ha merket av for at lagerbeholdning skal kunne variere pr. variant i Variantinnstillinger i fanekortet Variant i produktregisteret. Slik overfører du beholdning mellom ulike varianter 1. Velg Vis - Lager - Lager - Beholdning. 2. Merk varianten som du vil overføre beholdning fra. 3..Klikk Overføre til annen variant. 4. Skriv inn antallet som skal trekkes fra lagerbeholdningen til varianten du overfører fra, i feltet Antall som skal trekkes fra lageret. 5. Skriv inn antall som skal legges til lagerbeholdningen til varianten det skal overføres til, i feltet Antall som legges inn på lageret. Vanligvis vil dette antallet være likt det som trekkes, men det kan avvike dersom variantene har ulike enhetsbetegnelser. 6. Skriv inn eller bla deg frem til produktnummeret til varianten som det skal overføres til. 7. Velg hvilket lager beholdningen skal overføres til. Dersom lageret du overfører til ikke er knyttet mot produktet, vil du få opp spørsmål om du vil opprette tilknytningen. 8. Velg hvilken lokasjon det skal overføres til. Dette valget vises kun dersom du i firmainnstillingene har valgt at Bedriften lagrer samme produkt flere steder på samme lager. 9. Klikk OK. Beholdningen overføres til valgt variasjon. 148

158 Produktvarianter Varianter i nettbutikken Merk! Produktvarianter krever lisens på tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Har du nettbutikk, vil produktvariantene kunne selges i nettbutikken. Slik gjør du varianter tilgjengelige for salg i nettbutikken 1. Velg Vis - Produkt - Produktregister, og finn hovedproduktet til varianten du vil selge i nettbutikken. 2. Velg fanekortet Variant, marker varianten du vil selge i nettbutikken, og klikk Rediger. 3. Merk av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder i vinduet som åpnes. 4. Klikk OK for å lukke vinduet. 5. Gjenta de ovenstående stegene for andre varianter som skal selges i nettbutikken. 6. Åpne fanekortet Nettbutikk, og merk av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder. Merk også av i kolonnen Aktiv ved siden av det eller de nettstedene som produktvarianten(e) skal være tilgjengelige på. 7. Klikk Lagre i hovedproduktets produktkort. Variantene er nå aktivert for å kunne selges i din nettbutikk. Tips! I fanekortet Variant i produktregisteret kan du velge en Standardvariant som skal komme opp når en kunde i nettbutikken velger å se detaljert produktinformasjon. Oppdater nettsted og nettbutikk med endringer 1. Velg Vis - Netthandel - Rediger nettsted og velg Produktutvalg i nettbutikk i fanekortet Meny. 2. Kontroller at hovedproduktet, det produktet du ønsker å selge varianter av, finnes i listen over produkter som kan selges i nettbutikken. 3. Klikk på Lukk for å lukke vinduet. 4. Velg Vis - Netthandel - Oppdater for å laste opp endringene til din nettbutikk. Variantene er nå tilgjengelige for salg i din nettbutikk. Tips! Ønsker du å vise at et produkt har varianter i produktlisten i nettbutikken, kan du velge Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger - Innstillinger Nettbutikk - Annet. Merk av For produkter med varianter: Vis link til valg av variant i produktlisten. Eksempel: "Velg egenskaper". 149

159 Kapittel 3: Salgsoppfølging I dette kapittelet: Tilbud Ordre/Faktura Priser og rabatter Abonnementsfakturering Programversjoner uten regnskap Funksjonalitet omtalt i denne delen kan være helt eller delvis tilgjengelig i din programversjon. Du finner en detaljert funksjonsoversikt for de ulike produktene på våre nettsider: Finner du ikke svar på det du lurer på i dette kapittelet, kan du gå til kapittelet Mer informasjon hvor du finner tips om hvor du kan få ytterligere hjelp. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om produktene, kan du ta kontakt med vår salgsavdeling på [email protected] eller tlf

160 Tilbud Tilbud Tilbud er en effektiv modul for å opprette tilbud til enkeltkunder, eller for å lage større tilbud ved kampanjer og liknende, som automatisk kan sendes til et utvalg av dine registrerte kunder. Dersom tilbudene genererer salg, kan du enkelt overføre dem til Ordre/Faktura-modulen og følge dem videre opp gjennom fakturering og levering. Enkelttilbud og repeterende tilbud Du kan opprette et tilbud til en enkelt kontakt, et Repeterende tilbud til en enkelt kontakt, eller tilbud som skal gjelde for et utvalg kontakter: Gruppetilbud. Du kan også opprette en Tilbudsmal som kan benyttes som utgangspunkt for fellesutsendelser av tilbud. Fleksible utskrifter og tilbud på e-post Tilbudene kan skrives ut på 3 ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Office Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver, kan tilbudet også overføres til PDF-format som en fil. Lagre aktiviteter du eller dine kolleger har utført for å følge opp tilbudet Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Opprett avanserte tilbudsutskrifter ved hjelp av Microsoft Word Overføres tilbudsutskriften til Microsoft Word kan du senere redigere disse ved å klikke på Avanserte tilbudsutskrifter. Denne knappen gir tilgang til dokumentene som er knyttet til tilbudet. Dette gir enkel og rask tilgang til dokumentene i dokumentlisten som er knyttet til nettopp dette tilbudet. Effektuer tilbudet raskt og enkelt Når et tilbud er akseptert kan du enkelt effektuere tilbudet. Systemet oppretter da en ordre for deg. Dermed slipper du å legge inn alle opplysningene på nytt. I firmainnstillingene kan du velge å lagre en PDF-kopi av tilbudsdokumentene, som knyttes til ordren som opprettes og kan hentes opp derfra. Status Tilbudet flyttes mellom ulike status eller underregistre avhengig av videre behandling. Du kan bevege deg mellom ulike underregistre ved hjelp av nedtrekkslisten Status øverst i høyre hjørne. Nedtrekkslisten består av Tilbud annullert, Tapt salg, Tilbud, Tilbud repeterende, Tilbudsmal og Gruppetilbud. 151

161 Salgsoppfølging Les mer om hvordan nedtrekkslisten fungerer i kapittelet "Bli kjent med programmet" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Integrert med andre moduler Tilbud integrert med andre moduler slik at tilbud kan hentes, opprettes og redigeres som en naturlig del av arbeidsprosessen. Du finner fanekort for tilbud i Kontakt, Kontaktperson, Prosjekt og Aktivitet. Se mer om fanekortene nedenfor. Innstillinger for tilbud I brukerinnstillingene for tilbud bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. Repeterende tilbud og gruppetilbud overføres til enkelttilbud ved hjelp av veivisere. I brukerinnstillingene, under fanekortet Tilbud, kan du bestemme hvor systemet skal lede deg videre etter at en av disse veiviserne er fullført. Dette kan gjøre arbeidet med rutinemessige operasjoner svært effektivt. I firmainnstillingene for tilbud/ordre/faktura styres bruksmåten for alle brukere. Vær oppmerksom på at disse innstillingene er felles for Tilbud, Ordre og Faktura. Tilbudsmal Tilbudsmaler opprettes i tilbudsregisteret på samme måte som et ordinært tilbud, men uten at du angir kunde. Du velger Status Tilbudsmal i nedtrekkslisten øverst til høyre i skjermbildet. Senere kan du opprette mange tilbud fra denne malen ved å overføre til gruppetilbud. Dersom du skal lage enkelttilbud, anbefales det å Duplisere et eksisterende tilbud ved hjelp av ikonet for dette på verktøylinjen. Merk! Tilbud med status Tilbudsmal må ikke forveksles med dokumentmalene for tilbud man kan benytte ved utskrifter av typen Tilbud avansert. Brukerinnstillinger for Tilbud Gjennom fanekortene i Brukerinnstillinger kan du bestemme hvordan vinduet for tilbud skal se ut og fungere. På denne måten kan du tilpasse vinduet for tilbudsmodulen ut fra egne behov. Brukerinnstillingene gjelder kun for deg som bruker og påvirker ikke innstillingene for andre brukere..du kan åpne brukerinnstillingene ved hjelp av menylinjen Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Tilbud, eller direkte fra modulen ved hjelp av ikonet på verktøylinjen. 152

162 Tilbud Tips! Det finnes firmainnstillinger for tilbud under Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter. Normal: Viser standardfelter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Tilbud Her kan du velge hva som skal vises på hovedkortet, bunnlinjen til tilbudet og funksjon. Funksjonen Produktliste ved nytt tilbud gjør at produktlisten automatisk åpnes i det et nytt tilbud blir opprettet..gruppetilbud, tilbudsmaler og repeterende tilbud overføres alle til enkelttilbud ved hjelp av effektueringsknappen på verktøylinjen. Ved hjelp av avmerkingsboksene kan du effektivisere dette arbeidet, ved å spesifisere om systemet skal gå direkte videre til en ny veiviser etter disse operasjonene: Start veiviser for gruppetilbud til tilbud etter at veiviser for tilbudsmal er ferdig: Veiviseren for tilbudsmal kan opprette et gruppetilbud. Merker du av her vil du, når du har opprettet gruppetilbud fra tilbudsmaler bli ført direkte videre til veiviseren som overfører gruppetilbud til enkelttilbud. 153

163 Salgsoppfølging Start veiviser for tilbud til ordre etter at veiviser for repeterende tilbud er ferdig: Repeterende tilbud overføres til enkelttilbud til hver enkelt kunde, og/eller til samme kunde i ulike intervaller, via en veiviser som startes ved hjelp av effektueringsknappen. Merker du av her vil systemet ta deg direkte videre til veiviseren for å overføre tilbud til ordre når prosessen er ferdig. Start veiviser for tilbud til ordre etter at veiviser for gruppetilbud er ferdig: Veiviseren for å overføre gruppetilbud til enkelttilbud til hver enkelt kunde kjøres via effektueringsknappen på gruppetilbudet. Merker du av her vil systemet automatisk starte veiviseren for å opprette ordre fra disse enkelttilbudene når prosessen er ferdig. Fanekort Her velger du hvilke kolonneinnstillinger som skal vises på tilbudskortet, og hvilken bunntekst du ønsker. Tilbudsregisteret Se mer om "Vanlige verktøy i programvinduene" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg" for informasjon om øvrige knapper på verktøylinjen..dupliser: Starter veiviser for duplisering av tilbud/ordre/faktura..ordrehierarki: Ordrehierarki-knappen gir en hierarkisk oversikt over ordre/tilbud med fakturanummer/kreditnotanummer..effektuering: Overfører (effektuerer) tilbud ved å opprette ordre. 154

164 Tilbud.Opprette aktiviteter: Velg i nedtrekkslisten om du vil Ringe kontakt eller Sende e-post til kontakt. En aktivitet for dette blir opprettet som er knyttet til tilbudet..avanserte tilbudsutskrifter: Dersom tilbudet skal overføres til Microsoft Word, kan du senere redigere disse her. Knappen gir tilgang til dokumentene som er knyttet til tilbudet. Dette gir enkel og rask tilgang til dokumentene i dokumentlisten som er knyttet til nettopp dette tilbudet..brukerinnstillinger: Åpner brukerinnstillinger for tilbud. Bruk pilknappen for å åpne Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura..Skriv ut: Tilbudene kan skrives ut på 3 ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver, kan tilbudet også overføres til PDF-format som en fil. Status: Nedtrekkslisten øverst i høyre hjørne viser den gjeldende statusen for tilbudet. Du kan bevege deg mellom ulike registre ved å velge mellom de ulike statusene. Listen består av statusene Tilbud annullert, Tapt salg, Tilbud, Tilbud repeterende, Tilbudsmal og Gruppetilbud. Les mer om nedtrekklisten i kapittelet "Bli kjent med programmet" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Adresse: Du kan velge å bruke mottakerens Fakturaadresse eller Leveringsadresse ved å velge ønsket alternativ i nedtrekkslisten. Gyldig t.o.m.: Klikk søkeknappen til høyre for feltet for å velge en dato som tilbudet skal være gyldig til. Tilbudsdato: Klikk søkeknappen til høyre for feltet for å velge en dato når tilbudet er gyldig fra. Produksjonsdato: Klikk søkeknappen til høyre for feltet hvis du ønsker å angi datoen når produktet/-ene ble produsert. Dette feltet er kun til informasjon, og kan for eksempel brukes hvis firmaet ditt selger bedervelige varer. Leveringsdato: Klikk søkeknappen til høyre for feltet for å velge en leveringsdato. Valuta: Velg blant de vanligste valutaene i nedtrekkslisten. Du kan klikke på søkeknappen for å åpne vinduet Valuta som lar deg velge fra en komplett liste over valutaer. Betalingsbet.: Velg hvilken betalingsbetingelse som skal brukes for tilbudet i nedtrekkslisten. Hvis du velger alternativet Visa, kan du klikke søkeknappen til høyre for listen og spesifisere videre informasjon om kredittkortbetaling. Prosjekt: I nedtrekkslisten kan du velge å koble tilbudet til et av prosjektene som du har registrert i prosjektregisteret. Vår ref.: I nedtrekkslisten kan du velge hvem av de ansatte i firmaet ditt som skal være ansvarlig for tilbudet. Deres ref.: Angi navnet på personen som skal motta tilbudet. Du kan klikke søkeknappen og velge kontaktperson fra en liste dersom du allerede har registrert kontaktpersonen i systemet. Referanse: I dette feltet kan du angi en referansekode som senere kan brukes til å administrere eller filtrere tilbudene dine. 155

165 Salgsoppfølging Fanekortene i tilbudsregisteret Produktlinjer På fanekortet Produktlinjer velger du hvilke produkter som skal inkluderes i tilbudet. Fanekortet er integrert med produktregisteret, noe som innebærer at all nødvendig produktinformasjon automatisk hentes fra det aktuelle produktkortet. Tips! Trykk på [Enter] eller [Tab] på tastaturet for å forflytte deg mellom kolonnene. Ny: Klikk på knappen for å sette inn en ny produktlinje. Alternativt kan du trykke på [+] på tastaturet ditt. Skriv inn produktnummeret i kolonnen Produktnr. Det aktuelle produktet registreres sammen med all informasjon fra produktkortet. Dersom du vil endre informasjon, som for eksempel pris, rabatt eller mva, gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen. Merk! Endringer som du gjør i fanekortet Produktlinjer, påvirker ikke produktinformasjonen som du har registrert i produktkortet. Vis produktliste: Klikk på knappen for å åpne en liste over alle produkter som du har registrert i produktregisteret. Bruk filteret i produktlistens verktøylinje for å få bedre oversikt over innholdet i listen. Marker ønsket produkt og klikk deretter Sett inn. Sett inn produktlinje: Klikk på knappen dersom du vil sette inn en produktlinje mellom to eksisterende produktlinjer. En ny linje vil settes inn over den markerte produktlinjen. Vis delsum: Klikk denne knappen hvis du ønsker å se netto-, brutto- og mva.-sum for alle produktene i listen til og med det aktive produktet. Merk at eventuelle tidligere delsummer vil ekskluderes. Merk at du ikke kan velge en komponent: Hvis du vil at en strukturvare skal være det siste produktet i en delsum, må du markere strukturvarens hovedlinje. Fjern delsum: Klikk denne knappen hvis du vil fjerne den aktuelle delsummen. 156

166 Tilbud Merk! Når funksjonen er aktivert, vil de eventuelle delsummene vises på rapporter for tilbud, ordre, faktura og kreditnota. Flytt produktlinje nedover: Klikk her for å flytte den markerte produktlinjen én linje ned. Hvis linjen er inkludert i en delsum, vil delsummene justeres. Flytt produktlinje oppover: Klikk her for å flytte den markerte produktlinjen én linje opp. Hvis linjen er inkludert i en delsum, vil delsummene justeres. Rediger ordrelinjebeskrivelse: Klikk på knappen dersom du vil legge inn en egen tekst som beskriver hver produktlinje. I vinduet som åpnes, velger du tekstkategori i nedtrekkslisten øverst til venstre. Når du har registrert en tekst, vises feltet Ordrelinjetekst på verktøylinjen for å angi at produktlinjen inneholder en tekst. Slett: Klikk på knappen for å slette valgt produktlinje. Regenerer ordrelinjer: Klikk på knappen for å tilbakestille alle eller enkelte verdier. I vinduet som åpnes kan du velge å tilbakestille alle produktlinjer eller bare den aktive linjen. Du kan dessuten velge hvilke kolonner som skal tilbakestilles til standardverdien som er registrert i produktkortet: Enhetspris, Kostnader, Rabatt, Lager, Avgiftsbehandling eller Hovedbokskonto. Frakt Gå til produktkort: Klikk på knappen for å åpne produktkortet. I fanekortet Frakt kan du angi eventuelle detaljer om forsendelse. Når du registrerer et tilbud, kan det være nyttig å angi informasjon om Leveringsbetingelser, Leveringsformer, Antall kolli og/eller Antall paller, Bruttovekt og Totalt volum. Mer detaljert informasjon om den faktiske forsendelsen kan registreres når tilbudet overføres til en ordre, siden denne informasjonen brukes ved utskrift av f.eks. fraktbrev. Leveringsbetingelser: I nedtrekkslisten kan du velge hvilken betingelse som skal gjelde for fremtidige leveranser. Emballasje/godsslag: I dette feltet kan du angi en beskrivelse av emballasjetypen. 157

167 Salgsoppfølging Fraktbrevtekst: I dette tekstfeltet kan du angi informasjon som du vil inkludere på fremtidige fraktsedler. Godsmerking: Bruk dette feltet dersom mottakeren for eksempel vil at leveransen skal merkes med en intern kode eller lignende. Utsendelsesdato: Her kan du angi utsendelsesdatoen. Feltet kan brukes når tilbudet er overført til en ordre og produktene skal sendes til kunden. Sendingsnummer: Her kan du ved en eventuell forsendelse angi informasjon om for eksempel transportfirmaets leveransenummer eller kollinummer. Leveringsformer: I nedtrekkslisten kan du velge hvordan leveransen av produktene skal foretas. Antall kolli: Her kan du angi hvor mange kolli en eventuell leveranse kommer til å omfatte. Antall paller: Her kan du angi hvor mange paller en eventuell leveranse kommer til å omfatte. Bruttovekt: Vekten hentes automatisk fra produktregisteret. I feltet til høyre kan du legge til vekt som kommer i tillegg til produktenes vekt, for eksempel vekt på paller eller emballasje. Totalt volum: Volumet hentes automatisk fra produktregisteret. I feltet til høyre kan du legge til volum som kommer i tillegg til produktenes volum, for eksempel volum på emballasje. Varespesifikasjon: I dette feltet kan du ved en eventuell leveranse av produktene i tilbudet skrive en beskjed til mottakeren. Tips! I nedtrekkslistene Leveringsbetingelser og Leveringsformer kan du høyreklikke og velge Endre i standardregister for å redigere eksisterende leveringsbetingelser/-former eller opprette nye. Tekst I fanekortet Tekst kan du skrive inn en tekst som vil vises på utskriftene dine. Du kan enten skrive inn teksten direkte i tekstfeltet eller du kan velge blant ulike teksttyper i nedtrekkslisten. Det er mulig å ha flere ulike tekster som vises på ulike rapporter. 158

168 Tilbud Velg tekst.du kan velge en teksttype i nedtrekkslisten og deretter klikke på søkeknappen dersom du vil velge mellom eksisterende tekster som er registrert i standardregisteret. Fast tekst: Teksten vises på ordre- og fakturarapporter. Tekst på plukkliste: Angi tekst som skal vises på plukklisteutskriftene. Tekst på pakkseddel: Angi tekst som skal vises på pakkseddelutskrifter. Tekst servicefaktura: Velger du Tekst servicefaktura, kan du i feltet til venstre skrive tekst som skal vises ved utskrift av arbeidsordre. Tekst i feltet til høyre vil vises ved utskrift av servicefaktura. Det er mulig å flytte tekst fra venstre felt til høyre ved hjelp av piltasten. Tekst ved EU-handel: Teksten vises på fakturaen med ordrelinjer som har en mva-kode for Eksport av varer og tjenester. Tips! De faste tekstene kan redigeres i standardregisteret, under Fast tekst, Tilbud/Ordre. Du kan komme dit direkte fra dette vinduet ved å høyreklikke i feltet og velge Endre i standardregister. Diverse I fanekortet Diverse kan du registrere informasjon om tilbudet, for eksempel responstype, avrunding og factoring. Responstype: I nedtrekkslisten velger du hvordan tilbudsmottakeren skal kontaktes. Du kan høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister for å redigere eller legge til nye responstyper. Avrunding: I nedtrekkslisten velger du hvordan summen i tilbudet skal rundes av. Formular: Feltet viser hvilket formular som brukes ved utskrift. Feltet kan ikke redigeres. Avdeling: I nedtrekkslisten kan du velge hvilken avdeling i firmaet ditt som tilbudet skal knyttes til. Du kan høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister for å redigere eller legge til nye avdelinger. 159

169 Salgsoppfølging Mva: Ved en eventuell ordre kan du her velge hvilken momstype som skal brukes. Factoring: Ved en eventuell ordre kan du her velge om fordringen skal være tilgjengelig for factoring. Ferdigbehandlet: Merk av i avmerkingsboksen når du har registrert all relevant informasjon, og tilbudet eventuelt er sendt. Klar til overføring: Merk av i avmerkingsboksen når tilbudet er klart til å overføres til ordre. I firmainnstillingene for ordre og faktura kan du på fanekortet Generelt merke av for Ingen effektuering før 'Klar til overføring' (tilbud) eller 'Klar til overføring' (ordre). Dette innebærer at avmerkingsboksen Klar til overføring må markeres før tilbudet kan overføres til ordre. Tilleggsavgift: Avmerkingsboksen vises dersom du i firmainnstillingene for produkt har angitt at firmaet ditt selger produkter med spesielle miljøavgifter eller andre avgifter. Merk av i avmerkingsboksen dersom noen av produktene i tilbudet har noen tilknyttede avgifter. Rapporter: Klikk denne knappen for å endre språket for utskrifter og/eller hvordan strukturvarer skal vises i rapporter. Tilbudsinformasjon: Klikk på knappen for å registrere intern informasjon om salgsprosessen. Arbeide med tilbud Opprette et tilbud.når du klikker på Ny-knappen åpnes et vindu som lar deg velge mellom et Tilbud, Repeterende Tilbud, eller en Tilbudsmal. Ønsker du ikke å benytte denne dialogen mer kan du markere for dette nederst i vinduet. Da kan senere i stedet velge type tilbud via den lille sorte pilen ved siden av Ny-knappen. I beskrivelsen nedenfor benyttes denne metoden. 160

170 Tilbud Slik oppretter du et vanlig tilbud 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Tilbudsregistrering. 2..Klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg hvilken type tilbud du ønsker å opprette. Når du har valgt tilbudstype, åpnes en liste over de kontakter som er registrert som kunder. Som standard vises aktive kunder. 3. Velg Kunde. Alle feltene i øvre halvdel av vinduet vil automatisk fylles ut med adresse, leverings- og betalingsbetingelse som tilhører kunden. Du kan overstyre all denne informasjonen. I tillegg kan du spesifisere hvilket prosjekt tilbudet er knyttet til og hvem som er aktuell referanse i din egen bedrift. Nå kan du registrere produktinformasjon under fanekortet Produktlinjer i nedre halvdel av vinduet. 4..Klikk Vis produktliste i fanekortet Produktlinjer i nedre del av vinduet for å åpne produktlisten og velge produkt som skal legges til tilbudet. Du kan redigere antall, pris, rabatt med mer i kolonnene tilhørende produktet..du kan også klikke Ny i fanekortet Produktlinjer. Husker du produktnummeret kan du skrive dette rett inn i feltet. Du kan også trykke '+' på tastaturet for å legge til en produktlinje, og deretter skrive inn produkt i kolonnen Produktnr. 5. Gjenta punktet over for å sette inn flere produktlinjer. Når du har registrert alle produktene er tilbudet ferdig og kan sendes kunden. Du kan endre type tilbud (status) ved hjelp av nedtrekkslisten øverst til høyre. Deretter markerer du navnet på kunden du vil opprette et tilbud for, og klikker OK. Tilbudet vil ikke knyttes opp mot en kontakt hvis du har valgt Tilbudsmal fra nedtrekkslisten. Dette gjør du ved å overføre den til Gruppetilbud etter at malen er opprettet. Hvis du velger Tilbud Repeterende fra nedtrekkslisten, kan du gi gjentatte tilbud til en kontakt uten å måtte opprette det flere ganger. Du kan velge hvor ofte du vil sende tilbudet ved hjelp av Frekvens-knappen i fanekortet Diverse. Tips! I felt som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet. Dette valget heter Endre i standardregister, og åpner standardregisteret slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. Eksempel: I Tilbud, i fanekortet Tekst. Høyreklikk i feltet ved siden av Velg tekst, og klikk på Endre i standardregister. 161

171 Salgsoppfølging Effektuere et tilbud/opprette ordre Dersom et vanlig Tilbud aksepteres, overføres/effektueres det til Ordremodulen for videre behandling. Vær oppmerksom på at tilbudet da ikke lenger vil eksistere i Tilbudsmodulen. Overføringen gjør du ved hjelp av en veiviser. Slik oppretter du en ordre fra et tilbud 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Tilbudsregistrering. 2..Marker Tilbud i nedtrekkslisten Status øverst til høyre på tilbudskortet, og klikk på knappen Ordre (Effektuering) i verktøylinjen. Dette starter veiviseren som vil føre deg gjennom alle nødvendige innstillinger og utvalg. 3. Marker først hvilke tilbud du ønsker å overføre, enten det som for øyeblikket er Aktivt, Alle eller et Utvalg. Markerer du Utvalg, får du opp et vindu hvor du setter kriterier for utvalget. 4. Klikk Neste når du har lest innholdet i velkomstvinduet og markert korrekt alternativ. Følg veiviserens anvisninger videre. Ordren opprettes og du kan finne den igjen i Ordre/Faktura. 162 Tips! Du kan merke av for at systemet skal opprette en PDF-kopi av tilbudet slik det ser ut når det effektueres. Dette gjør du i Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura. Kopien blir tilgjengelig direkte fra ordren, og fra kontakten. Skrive ut et tilbud Avhengig av hvordan du oppretter tilbudene (gruppetilbud, repeterende tilbud osv.), kan de skrives ut enten ett og ett, eller du kan skrive ut et utvalg av alle opprettede tilbud i modulen. Tilbudet kan sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Office Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver, kan tilbudet også opprettes som PDF. Slik skriver du ut et tilbud 1..Klikk på Skriv ut (Ctrl + P) i verktøylinjen for å skrive ut tilbud, og velg mellom enkelt Tilbud, Tilbud avansert eller Tilbud med giro. 2. Velg om du vil skrive ut Aktivt tilbud eller et Utvalg tilbud, og klikk Neste. Du kan lese mer om Utvalg i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". 3. Valgte du å skrive ut et Utvalg, setter du ønskede egenskaper for tilbudene du skal skrive ut, og klikker Neste. 4. Velg hvordan du vil skrive ut tilbudet, og klikk Fullfør. 5. Valgte du å skrive ut til Microsoft Office Word, vil du nå få opp et vindu der du velger dokumentmal for utskriften(e). Marker ønsket mal, og klikk OK. Tilbudet skrives nå ut.

172 Tilbud E-post: Du kan skrive ut til e-post. Programmet vil da automatisk konvertere utskriften til PDF-format og legge dette som vedlegg til en e-post til mottakeren. Tips! I firmainnstillingene for kontaktoppfølging, og på selve kontakten/kontaktpersonen, kan du styre metode for forvalg av Standard e- postmottaker. Microsoft Office Word: Velger du Microsoft Office Word, vil det opprettes et Worddokument basert på en dokumentmal for tilbud. Du kan opprette nye og redigere eksisterende dokumentmaler fra menyen Vis - Dokument - Dokumentmaler, der du velger modul Tilbudsmal fra nedtrekkslisten. Du kan lese mer om hvordan du oppretter dokumentmaler for tilbud i delen "Dokumentmaler". Gruppetilbud Et gruppetilbud er et tilbud til mange kunder, der du kan opprette enkelttilbud fra gruppetilbudet til alle under ett, eller overføre gruppetilbudet gradvis til enkelttilbud. En og samme kontakt kan kun få opprettet ett tilbud fra gruppetilbudet. På denne måten kan du for eksempel opprette gruppetilbudet, og fordele ut selve tilbudene etter hvert som du ønsker å konsentrere salgsprosessen mot den enkelte kunde. Når alle kundene på gruppetilbudet har fått opprettet enkelttilbud, kan du ikke opprette flere enkelttilbud fra gruppetilbudet. Tips! Du kan også opprette enkelttilbud til mange kunder direkte fra tilbudsmalen ved hjelp av denne veiviseren. Tilbudsmaler opprettes i tilbudsregisteret, uten at du angir kunde. Du velger status Tilbudsmal i nedtrekkslisten øverst til høyre i skjermbildet. Senere kan du opprette mange tilbud fra denne malen ved å overføre til gruppetilbud..dersom du skal lage enkelttilbud anbefales å Duplisere et eksisterende tilbud ved hjelp av ikonet for dette på verktøylinjen. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan du oppretter et gruppetilbud. 163

173 Salgsoppfølging Opprette enkelttilbud fra et gruppetilbud Et gruppetilbud er et tilbud som opprettes til mange kunder på en gang. Gruppetilbudet opprettes fra en tilbudsmal ved hjelp av en veiviser. Etter hvert du genererer tilbud til enkeltkunder fra gruppetilbudet "tømmes dette, slik at du ikke kan generere enkelttilbud til samme kunde flere ganger. Slik oppretter du et enkelttilbud fra et gruppetilbud 1. Klikk på knappen Tilbud i verktøylinjen. Da åpnes første vindu i veiviseren. 2. Veiviseren vil føre deg gjennom alle nødvendige innstillinger og utvalg. Marker først hvilke kontakter på gruppetilbudet du vil sende tilbudet til, enten Alle eller et Utvalg. 3. Klikk Neste når du har lest innholdet i velkomstvinduet og markert korrekt alternativ. Følg veiviserens anvisninger videre. Det vil nå være opprettet egne tilbud for hver av de kundene du valgte i veiviseren. Disse behandles videre som beskrevet tidligere i kapittelet. Ved hjelp av knappen Ordrehierarki i verktøylinjen kan du se hvilke fakturaer som er generert som følge av tilbudsmalen. Repeterende tilbud Et repeterende tilbud er knyttet opp mot en kontakt, og kan genereres flere ganger. Det repeterende tilbudet blir værende i sin status, uavhengig av hvor mange tilbud som er generert. Repeterende tilbud opprettes som et vanlig tilbud med status Tilbud repeterende i nedtrekkslisten øverst til høyre..klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg Tilbud repeterende. Deretter opprettes tilbudet på vanlig måte. Etter at et repeterende tilbud er opprettet, kan du generere enkelttilbudene. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan du oppretter enkelttilbud fra et repeterende tilbud. 164

174 Tilbud Regenerer ordrelinje(r) I vinduet Regenerer ordrelinjer har du muligheten til å generere ønskede standardverdier for hele tilbudet/ordren eller for aktiv linje. Det kan være behov for dette i tilfeller der det har vært prisendringer i prislister, der det har vært avgiftsendringer, endringer på hovedbokskonto mv. Vær oppmerksom på at funksjonen kan regenerere Aktiv linje, det vil si den linjen i produktlinjene som er markert, eller Alle linjer på den aktuelle ordren/tilbudet som er åpnet. For å regenerere ordrelinjer på et tilbud eller en ordre, åpner du ordren og klikker på ikonet Regenerer ordrelinjer i fanekortet Produktlinjer. Velg deretter ut hvilke elementer du ønsker oppdatert, og klikk OK. Rediger ordrelinjebeskrivelse.ved hjelp av knappen Rediger ordrelinjebeskrivelse i fanekortet Produktlinjer på tilbud eller ordre kan du legge inn en egen tekst som beskriver det enkelte produkt. Knappen åpner vinduet Ordrelinjetekst. Dersom du har lagt inn informasjon om produktet i Produktregisteret i fanekortet Produktinformasjon, kan du velge å legge inn denne teksten ved hjelp av nedtrekklisten. 165

175 Salgsoppfølging Ordre/Faktura En ordre som opprettes danner grunnlaget for fakturering av ordren. All informasjon om kunden og produktene blir arvet fra de respektive registrene til ordren, og deretter fra ordren til faktura, noe som medfører at registreringen blir betraktelig enklere. Ordrestatus Selve ordren opptrer med ulik status avhengig av hvor i prosessen den befinner seg. Du kan se hvilken status en ordre befinner seg i, i nedtrekkslisten oppe til høyre i skjermbildet. Les mer om hvordan du bruker nedtrekklisten i kapittelet "Bli kjent med programmet" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Status representerer ulike stadier i salgsprosessen. En ordre opprettes normalt først som en Ubehandlet ordre. I en enkel salgsprosess Effektueres ordren ved å klikke på Fakturereknappen på verktøylinjen. Selve effektueringen består i å opprette en fakturautskrift. Ordren skifter da status til Faktura, eller eventuelt Faktura, ikke levert. En faktura kan også være en kontantfaktura, det vil si en faktura som forutsettes betalt i det den utstedes. Selve prosessen med fakturering kan foregå enten kun etter at produktene er levert, eller også før de er levert. Om fakturering skal være tillatt før leveranse, bestemmes i firmainnstillingene. Alternativt kan du på samme sted bestemme at ordren først skal kunne faktureres når du selv har markert for Klar til fakturering i fanekortet Diverse. Restordre En ordre kan ha status Restordre. Dette betyr at deler av ordren har vært levert og fakturert. Det genereres en restordre når du velger å endre antallet som skal leveres, og deretter fakturerer en ordre. Restordren behandles som en ny ordre i systemet. Ved utskrift av restordren vil du få opprinnelig ordrenummer med på utskriften. Funksjonalitet for restordre forutsetter at du ikke har merket av for Ingen fakturering av ordre før alle produkter er levert i firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura..Du krediterer også en faktura fra dette vinduet ved å klikke på knappen Slett. 166

176 Ordre/Faktura Utskrifter.Ordrene kan skrives ut på en rekke ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e- post, telefaks, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver, kan tilbudet også overføres til PDF-format som en fil. Tips! Ved hjelp av utvalgsinnstillinger kan du fakturere flere ordrer eller kreditnotaer på samme tid, i tillegg til å opprette individuelle rapporter for faktureringen. Slike individuelle rapporter er et supplement til systemrapportene, som du finner under Fil - Skriv ut. Et eksempel på hvordan du optimalt kan bruke denne funksjonen finner du nedenfor. Språk og tilpassing av utseende Den kan skrives ut i et annet språk, du kan få en egen logo på utskriftene, og du kan legge inn dine egne faste tekster. Les mer om hvordan du setter inn logo på utskrifter i avsnittet om rapporter i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Samlefakturering Du kan opprette ordrer med status Ubehandlede samleordrer for å samle ordrene i en samlefakturering. Kredittgrenser og Kredittsperrer Du kan opprette kredittgrenser og kredittsperrer for ordrer. Dette vil kunne hindre at det blir opprettet ordre for kunder som har overskredet sin kredittgrense eller som har kredittsperre. Integrasjon med andre moduler Har du opprettet et tilbud til en kunde, vil du normalt ha registrert den informasjonen som er nødvendig for å opprette selve ordren når kunden aksepterer tilbudet. Derfor kan du med et par tastetrykk opprette en ordre fra et tilbud. Dersom du lagerfører produkter, vil levering av produkter foretas i lagermodulen. Modulen er tett integrert med ordrene ved hjelp av en rekke knapper og funksjoner, som for eksempel åpner ordrene fra oversiktsvinduer i lagermodulen som gir samlet informasjon om for eksempel Ordrer, ikke levert og Beholdning. I ordreregistreringen vil du kunne skaffe deg oversikt over lagerstatus på de ulike produktene. Skulle det være behov for å kjøpe inn produkter, kan du opprette et innkjøp basert på selve salgsordren direkte fra ordreregistreringen. Kanskje har du allerede produktene i bestilling. Da kan du reservere denne bestillingen for en bestemt ordre. Du kan også se en Leveringsplan som viser produkter i innkjøp som ikke er mottatt. 167

177 Salgsoppfølging.Opprette aktiviteter: Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Ved hjelp av Aktivitetsmaler kan du selv velge hvilke aktivitetstyper som skal være tilgjengelige i hver enkelt modul. Ordre/Faktura er integrert med andre moduler slik at tilbud kan hentes, opprettes og redigeres som en naturlig del av arbeidsprosessen. Du finner fanekort for ordre i modulene Kontakt, Kontaktperson, Prosjekt og Aktivitet. I Timeregistrering er det funksjoner for å overføre utførte timer til Ordre/Prosjekt, for å viderefakturere timene. Tips! Fakturerer du regelmessig de samme kundene for de samme produktene og/eller tjenestene, kan det være hensiktsmessig å benytte modulen for Abonnementsfakturering. I modulen har du full oversikt over hvilke abonnement som skal faktureres hvilke kunder, og hvor ofte faktureringen skal finne sted. efaktura efaktura egner seg for bedrifter som fakturerer flere av sine forbrukerkunder regelmessig. Skal du fakturere dine kunder gjennom efaktura, må du først kjøpe denne tjenesten gjennom banken din. Deretter setter du opp programmet. Innstillinger for Ordre/Faktura.I brukerinnstillingene for Ordre/faktura bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. Vær oppmerksom på at disse innstillingene er felles for Tilbud, Ordre og Faktura. 168

178 Ordre/Faktura Opprette en ny ordre Slik oppretter du en ordre 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. 2. Velg i Status-nedtrekkslisten øverst om du vil opprette en Ubehandlet ordre, en Ubehandlet samleordre eller en Ubehandlet kreditnota. 3. Klikk Ny og velg aktuell kunde. 4. Klikk OK. En ordre blir opprettet. Alle feltene i vinduets øvre halvdel vil fylles ut med de adresser, leverings- og betalingsbetingelser som er registrert i kontaktregisteret, men dette kan overstyres. 5. Klikk Ny i fanekortet Produktlinjer for å legge til et produkt. Gjenta for hvert produkt. Les mer om Produktlinjer nedenfor. 6. Gå gjennom de øvrige fanekortene og registrer informasjon som er aktuell for denne ordren. 7..Klikk Lagre. Ordren er opprettet, og får status Ubehandlet ordre..ønsker du å skrive ut en ordre, ordrebekreftelse, fraktbrev etc., kan du klikke på knappen Skriv ut..ønsker du å effektuere og fakturere ordren, kan du klikke på knappen Fakturere og følge veiviseren..vær oppmerksom på at du ikke kan endre eller slette en kontakt fra ordren når den først er lagt inn. Har du lagt inn feil kontakt, må du klikke på Slett, og velge Annullert eller Tapt Salg. 169

179 Salgsoppfølging Ordre/Faktura-registeret Ordre/Faktura-vinduet er bygget opp på samme måte som de fleste andre registre i programmet, med et hovedkort og flere underliggende fanekort der det er mulig å registrere informasjon. 170 Se mer om "Vanlige verktøy i programvinduene" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg" for informasjon om øvrige knapper på verktøylinjen..ny: Oppretter ny ordre, samleordre eller ubehandlet kreditnota..liste: Viser liste over registrerte ordre. I brukerinnstillingene kan du velge standard sortering for dette vinduet. Du kan sette utvalg i vinduet for å finne frem til ønskede poster. Se mer om Utvalg i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg"..slette: Knappen har ulik funksjonalitet avhengig av hvilken status ordren befinner seg i. Postene blir ikke borte fra systemet; en ubehandlet ordre kan eksempelvis få status Annullert, eller Tapt salg. Postene er dermed tilgjengelige for enkelte ordrerapporter..klikker du Slette på en faktura, vil det blir opprettet en kreditnota..dupliser: Starter Veiviser for duplisering (kopiering) av tilbud/ordre/faktura..ordrehierarki: Ordrehierarki-knappen gir en hierarkisk oversikt over ordre/tilbud med fakturanummer/kreditnotanummer..vis bilag i reskontroen: Åpner kundereskontro og viser bilaget, slik at du raskt kan se status i reskontro.

180 Ordre/Faktura.Fakturere (Effektuering): Ordren effektueres ved å klikke på Faktura-ikonet på verktøylinjen. Selve effektueringen består i å opprette en fakturautskrift. Ordren skifter da status til Faktura, eller eventuelt Faktura, ikke levert..opprette aktiviteter: Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Ved hjelp av Aktivitetsmaler kan du selv velge hvilke aktivitetstyper som skal være tilgjengelige i hver enkelt modul..åpne liste over Ordre/Faktura-dokumenter: Her finner du tilknyttede dokumenter. I firmainnstillingene for ordre/faktura, i fanekortet Eksport, kan du eksempelvis velge å opprette PDF-kopier av tilbud og faktura..brukerinnstillinger for Ordre/Faktura: Åpner brukerinnstillingene for Ordre/Faktura. Klikk på piltasten for å åpne firmainnstillingene..skriv ut: Ordrene kan skrives ut på en rekke ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, eller til forhåndsvisning på skjerm. Status: Status representerer ulike stadier i salgsprosessen. En ordre opprettes normalt først som en Ubehandlet ordre. Her velger du hvilken status som skal vises. Les mer om hvordan du kan bruke nedtrekkslisten Status i kapittelet "Bli kjent med programmet" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Fanekortene i Ordre/Faktura-registeret Produktlinjer Når du har valgt produktene fra Produktregisteret, vil nødvendig informasjon om f.eks. pris og rabatter bli hentet fra Produkt- og Kontaktregisteret. Trykk [Enter] eller [Tab] på tastaturet for å forflytte deg mellom kolonnene. 171

181 Salgsoppfølging Her legger du inn produktene som skal selges på en ordre. Dette kan du gjøre på to måter:.klikk Ny og skriv inn produktnummeret i den nye raden. Det aktuelle produktet registreres sammen med all informasjon fra produktkortet. Om du vil endre informasjon, gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen. eller.klikk Vis produktliste slik at du får opp listen over produktene. Nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som kommer opp, fungerer som et filter der du velger produkttype. Da vil kun produkter tilhørende den valgte produkttypen vises i listen. Marker ønsket produkt og klikk Sett inn. Tips! Endrer du Bestilt antall på salgsordren, vil kostprisen oppdateres på nytt fra Produktkortet. Har du opprettet ordren fra et innkjøp, bør du derfor overføre innkjøpet på nytt dersom kostprisen på innkjøpet avviker fra den på produktkortet..dersom du ønsker å sette inn en produktlinje mellom eksisterende produktlinjer, kan du gjøre dette ved hjelp av knappen Sett inn produktlinje. Da opprettes en ny linje ovenfor den markerte produktlinjen. Vis delsum: Klikk denne knappen hvis du ønsker å legge til en delsum. Dette kan være nyttig for ordrer med mange produkter, da du på denne måten kan organisere produktene i grupper og tildele delsummer for gruppene. Velg bare det siste produktet du vil inkludere i en gruppe, og klikk denne knappen. Alle produktene i listen til og med det aktive produktet vil da grupperes i en delsum (ekskludert eventuelle tidligere delsummer), og summen av gruppen vil vises nedenfor produktlinjelisten. Delsummer vil vises på alle salgsrapporter (f.eks. fakturaer) som du sender til kunden. Fjern delsum: Klikk denne knappen for å fjerne den aktuelle delsummen. Bruk knappene Flytt produktlinje nedover og Flytt produktlinje oppover for å sortere produktene i listen..rediger ordrelinjebeskrivelse: Her kan du legge inn en egen tekst som beskriver hver enkelt produktlinje. Du kan også sette inn tekst fra for eksempel Produktregisteret, som du velger fra nedtrekkslisten..slette-knappen i fanekortet Produktlinjer sletter markert produktlinje i listen. Du kan ikke slette produktlinjer som er fakturert. Merk! Dersom du benytter lager, vil sletting av produktlinjer medføre at det registreres bevegelser knyttet til lageret. Produktene blir tilbakeført lageret. Dersom du i ditt system har valgt å føre produktkostnader når varer tas ut av lageret, vil det også føres bilag. Dette skjer "i bakgrunnen". Du kan se bevegelsene knyttet til en ordre i Vareflytvinduet (se nedenfor). 172

182 Ordre/Faktura.Regenerer ordrelinjer: Her kan du oppdatere/regenerere ønskede standardverdier for hele tilbudet/ordren eller for aktiv linje..gå til produktkortet: Åpner produktkortet for valgt produktlinje..klikk på pilen til høyre for knappen for å velge en av funksjonene: Knappen kan ha ulike navn, avhengig av hvilke funksjoner som er aktivert..opprett innkjøp på grunnlag av ordre: Når du får en ordre fra en kunde og må bestille varer, kan du Opprette innkjøp på grunnlag av ordre. Funksjonen må aktiveres i firmainnstillingene for produkt..tilknytning/reservasjon mot innkjøp: Du kan knytte produktene i en ordre mot et spesifikt innkjøp ved å Reservere på innkjøp. Valget aktiveres i firmainnstillingene for ordre/faktura..reservere lagervarer: Du kan også Reservere lagervarer på en ordre slik at produkter som ligger på lager eller som finnes i bestilling reserveres denne spesielle ordren. Valgene aktiveres i firmainnstillingene for ordre/faktura..vareflyt: Vinduet for vareflyt gir deg full sporbarhet for alle lagerbevegelser. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet..leveringsplan: Klikk på pilen til høyre for knappen, og velg Leveringsplan. Planen gir en oversikt over forventet leveringsdato for innkjøp som inneholder produktet du har valgt i listen. Valget er kun aktivt for ordre/faktura der leveranser gjenstår. Gjelder produkter på innkjøp som er bestilt, ikke mottatt..nullstill antall i kolonnen 'Leveres' til 0: Tilgjengelig på restordre. Antall i kolonnen er som standard hentet fra opprinnelig ordre. Her kan du sette antall til 0 for alle ordrelinjer på en restordre. Fjern alle delsummer: Klikk her hvis du ønsker å fjerne alle delsummer fra produktlinjelisten. Merk at de også vil fjernes fra alle salgsrapporter som du oppretter i ettertid. Pakk ut komponenter: Denne knappen vises kun dersom du har valgt en strukturvare. Klikk knappen for å pakke ut strukturvarens komponenter. Dette vil opprette komponentene som separate, uavhengige produktlinjer med sine opprinnelige egenskaper som f.eks. mva-kode og rabatter. Antall vil imidlertid justeres i henhold til antall på strukturvaren. Dvs. at hvis strukturvaren inneholdt en komponent med antall "2", og du hadde valgt antall "3" for strukturvaren, vil komponenten opprettes med antall "6". 173

183 Salgsoppfølging Merk! Hvis en strukturvare består av andre strukturvarer, vil ikke disse pakkes ut. Ønsker du pakke ut disse også, må de velges separat og prosedyren gjentas. Sett inn komponent: Hvis du ønsker å legge til en ny komponent, markerer du den aktuelle strukturvaren eller en komponent i strukturvaren, og klikker knappen Sett inn komponent. I produktlisten velger du deretter ønsket komponent, som vil settes inn på linjen nedenfor. Du har også mulighet til å endre antall for en komponent, eller du kan fjerne den helt ved å klikke Fjern. Prisen på strukturvaren vil oppdateres ved hver endring, slik at den reflekterer alle endringer gjort på komponentnivå. Følgende forutsetninger gjelder: Strukturvaren må være knyttet til et lager, og på fanekortet Strukturvarer må innstillingen Lageroppdatering ved salg være satt til Oppdatere komponentene. Frakt I fanekortet Frakt kan du angi detaljer om forsendelsen. Informasjonen du registrerer her vil overføres til en eventuell ordre, og det er disse opplysningene som er gjeldende ved utskrift av f.eks. fraktbrev. Fyll ut de forskjellige feltene for informasjon om frakt- og forsendelseskostnader. Det er også lurt å skrive inn Sendingsnr. som fraktselskapet oppgir. Dette vil være til stor hjelp ved senere oppfølging av varen, ved forsinkelse, tap m.m. Opplysninger om Bruttovekt og Totalt volum hentes automatisk fra produktkortet. I feltene lengst til høyre for Bruttovekt og Totalt volum, kan du legge til en tilleggsvekt i de redigerbare feltene. Merk! Vekten til produktene vil komme opp som standard Bruttovekt og Totalt volum, men du kan selv legge til på totalen i de redigerbare feltene ved siden av. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel har en pall som veier 10 kg i tillegg til det selve produktet veier. 174

184 Ordre/Faktura Tekst I fanekortet Tekst kan du skrive inn en tekst som vil vises på utskriftene dine. Du kan enten skrive inn teksten direkte i tekstfeltet eller du kan velge blant ulike teksttyper i nedtrekkslisten. Det er mulig å ha flere ulike tekster som vises på ulike rapporter..velger du Fast tekst kan du klikke på søkeknappen til høyre, og velge blant forhåndsdefinerte tekster fra standardregisteret. Fast tekst vil vises på ordre- og fakturarapporter. Tips! De faste tekstene kan redigeres i standardregisteret, under Fast tekst, Tilbud/Ordre. Du kan komme dit direkte fra dette vinduet ved å høyreklikke i feltet og velge Endre i standardregister. Tekst på plukkliste skrives inn dersom du har en egen tekst som skal vises på plukklisteutskrifter. Tekst på pakkseddel vil vises på pakkseddelutskrifter. Velger du Tekst servicefaktura kan du i feltet til venstre skrive inn tekst som skal vises ved utskrift av arbeidsordrer. Tekst i feltet til høyre vil vises ved utskrift av servicefaktura. Det er mulig å flytte tekst fra venstre felt til høyre ved hjelp av piltasten. Diverse I dette fanekortet kan du for eksempel bestemme responstype, avrunding og factoring for enkle ordre. Du velger også Formular for ordren her. Ordren kan også knyttes til en Avdeling, og valget du foretar i nedtrekkslisten Samleordre bestemmer om ordren er en ubehandlet ordre eller en ubehandlet samleordre. Samtidig kan du angi hvor langt ordren er klargjort for fakturering. Marker dine eventuelle valg fra nedtrekkslistene Responstype, Avrunding, Formular, Avdeling og Samleordre. Dersom ingen av de forhåndsdefinerte valgene passer med dine behov, kan du gå til Standardregisteret for å angi disse selv. Mva: I nedtrekkslisten Mva velger du mellom alternativene Avgiftspliktig, Eksport utenfor EU, Eksport til EU og Fritatt kunde. Factoring: Velg Ja her dersom du benytter deg av et eksternt factoringselskap. 175

185 Salgsoppfølging Marker eller klarer avmerkingsboksene under nedtrekkslistene slik det passer den aktuelle ordren. Noen av disse avmerkingsboksene er mest aktuelle for flerbrukersystemer så alle brukere ser hvor langt ordren her behandlet: Ferdigbehandlet: Ved å markere denne avmerkingsboksen, forteller du de andre brukerne at du allerede har registrert all nødvendig informasjon. Hvis det er noen del av ordren, for eksempel informasjon om priser, rabatter, frakt etc. som ikke er fullført, klarerer du denne boksen for å vise at ordren ikke er klar. Tilleggsavgift: Dette er en opplysning som arves fra kontaktkortet, men du kan også registrere det her. Husk allikevel at tilleggsavgiften er produktavhengig, dette må eventuelt også registreres på produktkortet. Klar til fakturering: Denne avmerkingsboksen er kun aktuell hvis en bruker registrerer en ubehandlet ordre, og en annen bruker fakturerer denne. Hvis du markerer denne boksen, viser du den andre brukeren at ordren er klar for fakturering. Plukket: Hvis du markerer denne avmerkingsboksen, forteller du andre brukere av programmet at de bestilte produktene er plukket fra lageret. Dette betyr imidlertid ikke nødvendigvis at selve lageret er oppdatert. efaktura: Bestemmer om fakturaen kan sendes til Nets (tidl. BBS) for direkte overføring til kundens nettbank. Rapporter: Klikk på knappen Rapporter for å stille inn utskriftspråk, og for å bestemme hvordan strukturvarer skal vises i rapporter. Ordreinformasjon: Klikk på Ordreinformasjon for å registrere eventuelle detaljer om salgsprosessen, slik som Startdato, Forventet sluttdato, Sannsynlighet for salg, samt Status og Notat. Dersom du aktivt vurderer Sannsynlighet for salg, og oppdaterer feltet for dette, kan du etter hvert skrive ut rapporter for antydning av hvor mange salg du i fremtiden har mulighet for tilslag på. Nederst på fanekortet Diverse ser du navnet på den som har opprettet ordren. Kjedehåndtering: Hvis kontakten er knyttet til et Hovedkontor, vil knappen Kjedehåndtering bli tilgjengelig. Her kan du tilpasse innstillinger for hvor fakturaen skal sendes, hvor produktene skal leveres og hvem rabattinnstillingene skal gjelde for. 176

186 Ordre/Faktura Innstillinger for Ordre/Faktura Brukerinnstillinger for Ordre/Faktura Gjennom fanekortene i Brukerinnstillinger kan du bestemme hvordan vinduet for ordre/faktura skal se ut og fungere. På denne måten kan du tilpasse vinduet ut fra egne behov. Merk! Brukerinnstillingene gjelder kun for deg som bruker og påvirker ikke innstillingene for andre brukere..du åpner brukerinnstillingene direkte fra modulen ved hjelp av ikonet på verktøylinjen. Du kan også åpne brukerinnstillingene ved hjelp av menylinjen Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Ordre/Faktura. Tilbud! Legg merke til at firmainnstillingene for tilbud er samlet sammen med ordre/faktura, mens tilbud har egne brukerinnstillinger. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter. Normal: Viser standardfelter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Tips! I de øvrige fanekortene kan du endre oppsettet manuelt, i stedet for å benytte de forhåndsdefinerte oppsettene. Fanekortet Ordre Her kan du velge hva som skal vises på hovedkortet, bunnlinjen til ordren og funksjoner. Detaljert hovedkort gjelder detaljene på den øverste delen av hovedkortet som vises uansett hvilket fanekort som er aktiv. Fjerner du avmerkingen her, vil brukeren ikke få tilgang til å se informasjonen som vises på hovedkortet, annet enn Ordrenummer og kontaktens nummer og navn. 177

187 Salgsoppfølging Netto/bruttomodus: Øverst til høyre i ordrebildet finner du en nedtrekksliste der du kan bytte mellom å vise ordren med nettobeløp, eller bruttobeløp. Fjerner du avmerkingen i brukerinnstillingene, vil du forenkle skjermbildet slik at dette valget tas bort. (Nettomodus er standard.) Status etter fakturering: En ordre får som standard status Faktura etter fakturering. Her kan du velge hvilken status som skal vises i ordrevinduet (eller oversikten) etter fakturering. Som standard går visningen over til Faktura, slik at du kan finne igjen fakturaen. Du kan imidlertid endre dette til Ordre, slik at du kan fortsette å arbeide i ordreregisteret også etter at en ordre er fakturert. Funksjonen Produktliste ved ny ordre gjør at produktlisten automatisk åpnes i det en ny ordre blir opprettet. Fanekortet Fanekort Her velger du hvilke kolonneinnstillinger som skal vises på Ordre/Faktura. Merk av for de kolonnene du ønsker skal vises. Legg merke til at det kan bli lite plass dersom du markerer for alle. De fleste brukerne benytter kun et utvalg av kolonnene, og avmerkingen her gir deg dermed muligheter for å forenkle skjermbildet ditt betydelig, slik at du kun ser de kolonnene som er relevant for nettopp deg. Bunntekst produktfane: Velg også hvilke felter du ønsker på produktlinje fanekortet. Dette er bunntekst for hvert enkelt produkt. Ordren viser likevel DB og DG for hele ordren samlet helt nederst. 178

188 Ordre/Faktura Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura.Rutiner for fakturering kan være svært ulike fra bedrift til bedrift. I firmainnstillingene for tilbud/ordre/faktura kan du tilpasse bruksmåten til ditt behov. Det er særlig overgangen fra ordre til faktura med godkjenningsrutiner og utskrifter som er sentrale her. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura. Merk! Firmainnstillingene for tilbud er samlet her. Tilbudsmodulen har likevel egne brukerinnstillinger. Generelt I fanekortet Generelt finner du avmerkingsbokser som berører ordrestatus. Disse har særlig betydning om det er flere brukere av programmet, for eksempel slik at en registrerer ordre, mens en annen fakturerer. Ingen utskrift av ordre før den er 'Ferdigbehandlet': Ved å fjerne markeringen her vil du ha mulighet til å skrive ut ordre også når den ikke har status Ferdigbehandlet. Ingen effektuering før 'Klar til overføring' (tilbud) eller 'Klar til fakturering' (ordre): Merker du av her, vil det ikke være mulig å overføre/effektuere tilbud til ordre, eller ordre til faktura dersom de ikke er avmerket for 'Klar til overføring' (tilbud) eller 'Klar til fakturering' (ordre). Klar til fakturering er avhengig av hvordan du benytter funksjonen Oppdater 'Klar til fakturering' ved utskrift av... i fanekortet Utskrifter. 179

189 Salgsoppfølging Ingen fakturering av ordre før alle produkter er levert: Fjern markeringen her dersom du ønsker muligheten til å fakturere ordre selv om den har produkter som ikke er levert. Dette kan være aktuelt dersom du har avtale med dine kunder om å fakturere ordre før full leveranse er utført, eller dersom du ikke ønsker å benytte utleveranser. En delvis levert/fakturert ordre vil da generere en Restordre ved fakturering. Du endrer antall produkter som skal leveres i feltet Leveres i Ordre/Faktura. Restordren behandles som en ny ordre i systemet. Du kan åpne for at bedriften reserverer produkter på en ordre fra et bestemt innkjøp ved å merke av for Bedriften reserverer innkjøp til kunder og Bedriften reserverer lagervarer til kunder. Hvis Bedriften benytter servicefaktura, vil du få mulighet til å skrive ut en arbeidsbeskrivelse på en ordre og å skrive ut servicefaktura, med eller uten varelinjer. Bedriften benytter abonnementsfaktura: Aktiverer funksjonalitet for abonnementsfakturering. Tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Eventuelle begrensninger når produktene ikke er på lager: Her kan du bestemme hvorvidt det skal være mulig å registrere salgsordrer med et større antall produkter enn det som er disponibelt på lager, og eventuelt om det skal vises en advarsel slik at den som registrerer blir gjort oppmerksom på at produktet ikke er inne på lager. Utskrifter Her kan du sette innstillinger som bestemmer hvordan dine salgsutskrifter skal se ut. 180 Antall kopier: Antall kopier som skal skrives ut i tillegg til originalfaktura. Kopiene skrives ut ved fakturering.

190 Ordre/Faktura Fakturakopi ved fakturering: Velg hvilken rapport som skal benyttes ved utskrift av fakturakopi ved fakturering. Benyttes for fakturakopier som skrives ut ved fakturering. Oppdater feltet 'Plukket' ved utskrift av: Innstillingen gjelder feltet Plukket på ordren. Velg Pakkseddel eller Plukkliste i henhold til hva som passer best i din virksomhet. Oppdater 'Klar til fakturering' ved utskrift av: Velg Pakkseddel eller Plukkliste i henhold til hva som passer best i din virksomhet. Dersom du ønsker å fakturere straks plukklisten er skrevet ut, kan det være hensiktsmessig å velge plukkliste. Språk i Tilbud/Ordre/Faktura: Kan benyttes om du vil skrive ut fakturaene på et annet språk. Språket blir tilgjengelig som valg i modulene Ordre/Faktura og Tilbud i fanekortet Diverse når du klikker på knappen Rapporter. Sortering ved utskrift av flere ordrer: Ved utskrift av mange ordrer kan det være hensiktsmessig å velge en spesiell sorteringsrekkefølge. For eksempel kan du få sortert etter kundenr. i stedet for etter ordrenr. som er standard. Benytter du avtalefakturering, kan du få sortert etter avtalenummer. Sortering av produktlinjer på plukkliste: Du kan skrive ut plukklisten på to måter, enten ved Sortert i samme rekkefølge som de ble registrert på ordren eller Sortert etter lager og lokasjon på lageret. Det siste kan være svært nyttig for å få til et effektivt plukk på lager. Testutskrift til skjerm ved fakturering: Gir forhåndsvisning/testutskrift på skjermen ved fakturering/utskrift av faktura. Vis mva-grunnlag på tilbud, ordre og fakturautskrifter: Dersom du tar bort avmerkingen her, vises ikke mva-grunnlaget på disse utskriftene. Merk! Vær oppmerksom på at det kan være lovpålagte krav til visning av mva-grunnlag for din virksomhet. Undersøk med din regnskapsfører/revisor før du eventuelt tar bort avmerkingen her. Pris/Rabatt Her velger du hvilke regler som skal gjelde for priser og rabatter ved registrering av produkter på en ordre. Registrere pris eks. mva på ordrelinjer (nettofakturering): Prisen uten mva. på produktlinjene. Priser hentes ut fra leveringsdato og ikke fra systemdato: Som standard velges prisen på systemdato den dag posten opprettes. Dette vil si at systemet henter prisen som gjelder den dagen ordren blir opprettet. Dersom du oppretter priser som skal gjelde frem i tid, kan du ved hjelp av denne funksjonen få systemet til å benytte disse automatisk, på grunnlag av leveringsdato på ordren i stedet for systemdato. Dette gjelder hvis du fyller ut feltet Leveringsdato ved opprettelse av ordren. Leveringsdato vil da fungere som en "planlagt levering". Endrer du leveringsdato senere, vil du likevel få spørsmål om du vil oppdatere ordrelinjene. Høyeste rabatt overstyrer rabatthierarkiet: Vil du at høyeste rabatt skal overstyre rabatthierarkiet, merker du av her. 181

191 Salgsoppfølging Kvantumsrabatt kommer i tillegg til annen rabatt: Du kan også velge at kvantumsrabatt skal komme i tillegg til rabatthierarkiet ved å merke av for dette alternativet. Kostpris skal inkludere 'Kostnad' fra Produktkortet i tillegg til innkjøpspris: Vises kun dersom du har valgt Innkjøpspris under Grunnlag for Kostpris i firmainnstillingene for produkt, fanekortet Prishåndtering. Merker du av her, vil kostprisen på tilbud og ordre/faktura beregnes ut fra innkjøpspris, samt kostnadene i feltet Kostnader på produktkortet, fanekortet Pris. Eksport Du kan automatisk eksportere informasjonsfiler fra programmet og her er innstillingene for dette. Ønsker du å eksportere ordrer fra programmet, må du krysse av i Benytt eksport av fil, og velge Eksportformat. Du kan velge om eksporten skal foretas ved utskrift av enten Plukkliste, Pakkseddel eller Faktura, og i feltet Katalog angir du hvor filen skal lagres. Opprett PDF-kopi av tilbud ved effektuering til ordre: Tilbudet som er effektuert lagres som PDF-kopi. Tilbudskopien kan åpnes fra ordren/fakturaen. Opprett PDF-kopi av faktura ved fakturering: Lagre en PDF-kopi av originalfakturaen ved fakturering. Dersom dette er valgt, vil du kunne åpne PDF-kopien fra Ordre/Faktura, og fra Kontakt. 182

192 Ordre/Faktura Annet Fanekortet for øvrige innstillinger: Leveringsperiodisering på produktlinje: Velg om du skal vise leveringsuke eller leveringsdato på rapporter. Du kan også legge til en Fast tekst, tilbud/ordre. Selve teksten hentes fra Standardregisteret. Denne teksten vil da vises på fakturautskriftene. Du kan også legge til en Fast tekst, tilbud/ordre. Selve teksten hentes fra Standardregisteret. Denne teksten vil da vises på fakturautskriftene. Tekst ved EU-handel: I denne nedtrekkslisten kan du velge den teksten som skal vises på fakturaen med ordrelinjer som har en mva-kode for Eksport av varer og tjenester. Hvis du velger Standard vil følgende tekst bli lagt til på fakturaen: Intra community supply of products and services. Du kan endre denne teksten eller opprette din egen tekst i Standardregisteret og legge til denne teksten i stedet for ved å velge Egen tekst i nedtrekkslisten. I fakturaen vil de tilknyttede produktene inneholde en asterisk (*). Automatisk KID tildeling: Aktiverer funksjonalitet for KID (Kundeidentifikasjon) på dine fakturaer. Vår referanse: Valg for hvilken bruker som skal velges som standard ved opprettelse av ordre. Produkt som skal legges inn på alle nye ordre: Du kan sette inn et produkt automatisk på alle ordre idet de opprettes ved å legge inn produktnummeret i feltet. Dette kan for eksempel benyttes dersom du alltid skal legge til et ekspedisjonsgebyr. Arve prosjekt fra produktkortet: Prosjekt som eventuelt er benyttet i fanekortet Diverse i produkt overføres Tilbud/Ordre/Faktura. efaktura: Kun synlig dersom du har lisens for dette. Her merker du av og setter innstillinger dersom du skal sende efakturaer til dine kunder. Factoring: Under knappen Factoring kan du legge inn informasjon om factoringselskapet. 183

193 Salgsoppfølging Fakturering og kreditering Fakturering Normal fakturering initieres fra statusene Ubehandlet Ordre, Ubehandlet Kreditnota eller Restordre. Det er viktig å legge merke til at fakturaen blir registrert som Fakturert, eller effektuert, før utskrift av selve fakturaen. Du kan imidlertid skrive ut en Testutskrift, slik at du kan sjekke fakturaen før du effektuerer. I vinduet over rapporter velger du formular for utskriften, og klikker på OK. Dersom du svarer Ja på spørsmålet om ordren skal faktureres, bokføres fakturaen i Hovedbok, og Reskontro oppdateres med den relevante fordringen. Originalfakturaen skrives nå ut og du blir bedt om å godkjenne den. Merk deg at ordren overføres til status Fakturert uavhengig av om du godkjenner utskriften eller ikke. Dersom du har en programlisens som inkluderer lager, og benytter lagerføring av produkter, må produktene som standard være levert for at du skal kunne fakturere. Kravet kan imidlertid overstyres i Firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura. Tips! Ved hjelp av utvalgsinnstillinger kan du fakturere flere ordrer eller kreditnotaer på samme tid, i tillegg til å opprette individuelle rapporter for faktureringen. Slike individuelle rapporter er et supplement til systemrapportene, som du finner under Fil - Skriv ut. Fakturere/skrive ut en faktura Tips! I firmainnstillingene for tilbud/ordre/faktura kan du velge hvorvidt Testutskrift til skjerm ved fakturering skal vises som standard. 184

194 Ordre/Faktura Slik fakturerer du 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering, og finn ordren du ønsker å fakturere. 2..Klikk på knappen Fakturere i verktøylinjen for å starte faktureringen. 3. Velg hva slags utskrift og utskriftsmedium du ønsker, og klikk OK. Du kan fakturere mange ordrer samtidig ved å velge Alle eller Utvalg til venstre i skjermbildet for fakturering. 4. Hvis du svarer Ja på spørsmålet om ordren skal faktureres, vil Hovedbok og Reskontro oppdateres med relevante endringer. Den originale fakturaen blir nå skrevet ut, og du vil få spørsmål om du godkjenner utskriften. Merk deg at ordren overføres til status Fakturert uavhengig av om du godkjenner utskriften eller ikke. Tips! Dersom du ikke godkjenner utskriften, vil det opprettes en rapport over fakturaer hvor fakturautskrift gjenstår. Du kan deretter skrive ut fakturaene på et senere tidspunkt. Merk at rapporten ikke lagres i systemet, du bør derfor skrive den ut direkte. Du kan også senere finne igjen og skrive ut fakturaene ved å angi et utvalg i utskriftsmenyen. Les mer om det nedenfor. Faktura på e-post Velger du utskriftsmediet e-post, vil programmet automatisk konvertere utskriften til PDFformat og legge dette som vedlegg til en e-post til mottakeren. Et slikt PDF-vedlegg er lesbart for de aller fleste mottakere, og regnes blant de aller fleste som en sikker filtype. Du kan lese mer om å skrive ut som e-postvedlegg i avsnittet "E-post" i kapittelet "Kundeoppfølging". Skrive ut en fakturakopi Det anbefales at du får systemet til å skrive ut fakturakopi for deg automatisk ved hver fakturering. Dette gjør du i firmainnstillingene for Ordre/Faktura. Du kan også skrive ut en fakturakopi senere. Systemet lagrer informasjon om hvilken rapport som ble benyttet, og hvilket rapportområde som ble benyttet ved opprinnelig utskrift. Slik skriver du ut en fakturakopi 1. Finn frem fakturaen i ordreregistrering. 2..Klikk Fakturere. Systemet foreslår Fakturakopi, og rapportområdet som var valgt ved opprinnelig faktura. 3. Klikk OK. Kopien skrives ut. 185

195 Salgsoppfølging Merk! Dersom du velger Fakturakopi, valgfri rapport vil utskriften ikke bli identisk med opprinnelig faktura. Det samme gjelder dersom du har endret rapporten etter at faktura ble skrevet ut. PDF-kopi For at du alltid skal ha muligheten til å skrive ut en ny kopi på et senere tidspunkt, er det mulig å lagre en PDF-kopi av faktura. I Firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura, fanekortet Eksporter, kan du velge å merke av for at det skal opprettes en PDF-kopi ved fakturering. Dersom dette er valgt, vil PDFkopien kunne hentes frem direkte både fra Ordre/Faktura, knappen Åpne liste over Ordre/Faktura-dokumenter, og fra Kontakt, fanekortet Dokumenter. Benyttes PDF-kopi kan du skrive ut fakturakopi ved å åpne denne og velge utskrift. Opprette en kontantfaktura Slik oppretter du en kontantfaktura 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. 2..Klikk Ny. 3. Velg aktuell kontakt og klikk OK. 4. Velg Kontantfaktura i nedtrekkslisten for Betalingsbetingelser. 5. Fyll ut resten av ordren og legg inn de aktuelle produktene. 6..Klikk knappen Fakturere (Effektuering). 7. Velg Kontantfaktura i listen over skjemaer og klikk OK. 8. Kontroller at utskriften til skjerm (test) er korrekt dersom denne vises. Klikk Close Preview. 9. Svar Ja på spørsmålet om ordren skal faktureres. 10. Videre svarer du Ja på om du ønsker å godkjenne fakturaen. Kontantfakturaen blir nå skrevet ut. Merk! Kontaktfakturaen blir automatisk postert via reskontroen hvis ikke andre innstillinger er gjort. For å kontrollere hvilke innstillinger som gjelder for betalingsbetingelsen Kontantfaktura, kan du velge menyen Vis - Innstillinger - Firma. Åpne deretter standardregisteret og velg Betalingsbetingelser. Marker Kontantfaktura og klikk Rediger. Klikk Avansert for å se detaljer. 186

196 Ordre/Faktura Kreditere en faktura Slik krediterer du en eksisterende faktura 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2. Velg status Faktura i nedtrekkslisten. 3. Bla eller søk deg frem til fakturaen du ønsker å kreditere. 4..Klikk Slett. 5. Svar Ja til spørsmålet om du ønsker å generere en kreditnotaordre. 6. Det vil bli opprettet en ubehandlet kreditnotaordre, denne kan redigeres om ønskelig. 7..Klikk knappen Fakturere i verktøylinjen for å effektuere kreditnotaen. (Dersom du får beskjed om at ordren ikke er ferdigbehandlet må du gå til fanekortet Diverse og merke av i avmerkingsboksen Ferdigbehandlet.) 8. Velg Kreditnota og send til skriver. 9. Klikk OK. 187

197 Salgsoppfølging 10. Sjekk testutskriften og lukk forhåndsvisningen ved å klikke Close Preview. 11. Bildet Lageroppdatering av kreditnota vises. Dersom alle produkter skal oppdateres i lagerbeholdningen klikker du Lukk. 12. Svar Ja til å fakturere ordren, kreditnotaen vil nå bli bokført. 13. Svar Ja til å godkjenne utskriften, dersom denne er riktig. Fakturaen er nå kreditert. 188 Merk! Du kan ikke slette en ubehandlet ordre. Klikker du slett får du opp et vindu der du kan velge å registrere ordren som Tapt salg eller Annullert, eller avbryte handlingen. Opprette en uavhengig kreditnota Normalt skal en kreditnota ha en referanse til en tidligere utstedt faktura, men det kan være situasjoner der det er behov for å opprette en uavhengig kreditnota. Slik oppretter du en uavhengig kreditnota 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2. Velg status Ubehandlet kreditnota i nedtrekkslisten. 3..Klikk Ny. 4. Velg ønsket kunde i listen og klikk OK. 5. I vinduet som vises vil du få mulighet til å linke mot en faktura, enten ved å markere den i listen, eller skrive inn fakturanummer direkte i feltet for dette. Skal kreditnotaen være uavhengig behøver du altså ikke linke den mot noen faktura her. 6. Klikk OK. 7. Velg fanekortet Produktlinjer. 8..Klikk Vis produktliste.

198 Ordre/Faktura 9. Velg produktet du ønsker å kreditere og klikk Sett inn. 10. I feltet for Antall taster du inn hvor mange som skal krediteres. Pass på at antallet skrives inn med negativt fortegn, dvs. i minus. 11..Klikk knappen Fakturere. 12. Velg Kreditnota og send til skriver. 13. Klikk OK. 14. Sjekk testutskriften og lukk forhåndsvisningen ved å klikke Close Preview. 15. Bildet Lageroppdatering av kreditnota vises. Dersom alle produkter skal oppdateres i lagerbeholdningen klikker du Lukk. 16. Svar Ja til å fakturere ordren. Kreditnotaen vil nå bli bokført. 17. Svar Ja til å godkjenne utskriften, dersom denne er riktig. Kreditnotaen har ingen referanse til en tidligere utstedt faktura, og kan matches/linkes mot åpne poster senere. Skrive ut et utvalg Du kan bruke utvalgsfunksjonen for fakturering til å skrive ut flere fakturaer samtidig, eller til for eksempel å finne og skrive ut fakturaer hvor fakturautskrift gjenstår. Slik skriver du ut flere fakturaer eller kreditnotaer 1. Gå til Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. 2. Åpne en vilkårlig Ubehandlet ordre eller Ubehandlet kreditnota ved å velge respektiv status i nedtrekkslisten Status øverst til høyre i vinduet. 3. Klikk Fakturere. 4. Merk av for Utvalg. 5. Velg utskriftsmedium under Send til. 6. Klikk OK. 7. Du kan nå velge grunnleggende utskriftskriterier i vinduet som åpnes, eller klikk på Utvalg for å åpne avansert utvalg. Her finner du flere muligheter for filtrering av utvalget ditt. 8. Angi felleskriteriene for ordrene eller kreditnotaene som du ønsker å skrive ut. Du kan lese mer om fanekortene i dette vinduet i kapittelet "Søk og utvalg" i introduksjonsboken "Innstillinger, rapporter og utvalg". Et eksempel på bruk av fanekortet Avansert finner du nedenfor. Bekreft utvalget med OK. 9. Klikk OK. Du vil se en liste over alle ordrene/kreditnotaene som oppfyller dine valgte kriterier. Utvalget kan om ønskelig reduseres ytterligere ved hjelp av pilknappene. 10. Klikk på OK for å sende utvalget til utskriftsmediet. De valgte ordrene/kreditnotaene blir nå skrevet ut. 189

199 Salgsoppfølging Slik skriver du ut fakturaer hvor fakturautskrift gjenstår Ved fakturering kan du angi at ordren ikke skal skrives ut. Dette gjør du ved å svare Nei på spørsmålet om utskriften godkjennes. Når du på et senere tidspunkt ønsker å skrive ut fakturaene for å sende disse til kunder, gjør du følgende: 1. Gå til Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. 2. Åpne en vilkårlig faktura ved å velge status Faktura i nedtrekkslisten Status øverst til høyre i vinduet. 3. Klikk på Fakturere. 4. Merk av for Utvalg. 5. Velg utskriftsmedium under Send til. 6. Klikk OK. 7. Klikk på Utvalg og gå til fanekortet Avansert. 8. Klikk på Ny. 9. Åpne kategorien Ordre/Faktura ved å klikke på plusstegnet, og åpne deretter underkategorien Ordrehodet på samme måte. Marker alternativet Om fakturautskrift er godkjent. 10. Klikk Neste. 11. Velg Nei/ikke avmerket under feltet Verdi. Kontroller at tegnet [=] er valgt under Vilkår. 12. Klikk OK til utvalget ditt vises i en liste. Kontroller utvalget, og klikk til slutt OK for å bekrefte at utvalget er riktig. Fakturaene blir nå skrevet ut. Tips! Når du velger Nei til godkjenning av utskrift ved fakturering, vil du få opp en liste over fakturaer hvor fakturautskrift gjenstår. Denne listen kan skrives ut og brukes til kontroll. 190

200 Ordre/Faktura Duplisere tilbud/ordre/faktura Ved hjelp av en veiviser kan du enkelt duplisere et tilbud, en ordre eller en faktura til en eller flere av dine kunder. Dupliseringsveiviseren startes via knappen Dupliser i Tilbud- eller Ordre/Faktura-modulen. Slik kopierer/dupliserer du et tilbud, en ordre eller en faktura 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Tilbudsregistrering eller Ordreregistrering. 2. Finn frem tilbudet/ordren/fakturaen du ønsker å duplisere. 3. Klikk knappen Dupliser i knapperaden øverst i modulen. 4. Veiviseren åpnes og du kan velge til hvilke kunder du ønsker å duplisere. Aktiv: Tilbudet/Ordren vil bli duplisert til samme kunde som du dupliserer fra. Alle: Tilbudet/Ordren vil bli duplisert til alle kunder i kontaktregisteret ditt. Du vil likevel senere i veiviseren kunne plukke ut enkeltkunder fra utvalget. Utvalg: Velger du Utvalg kan du spesifisere utvalget som det skal dupliseres til. Du kan merke av for å Gå direkte til oversiktsrapport over hvilke kunder som er med i utvalget, men dette anbefales kun dersom du har utført prosessen tidligere. Som standard vil Vis statusrapporter være merket av. Underveis i veiviseren vil du kunne skrive ut en rapport som viser hvilke kunder det blir opprettet tilbud/ordre til. Du kan fjerne markeringen dersom du ikke ønsker å se statusrapporter i forbindelse med dupliseringen. 5. Klikk Neste og følg veiviseren. 6. Klikk Ferdig i siste steg i veiviseren for å starte selve genereringen av tilbud/ordre. Vær oppmerksom på at denne funksjonen ikke kan angres. Etter at tilbudene/ordrene er generert kan du jobbe videre med disse i de respektive modulene og effektuere når det måtte passe deg. 191

201 Salgsoppfølging Samlefakturering En samlefakturering foretas med flere Ubehandlede samleordrer som grunnlag. Kontakter kan også settes opp med samleordre som standard via Innstillinger i Kontaktregisteret. Veiviseren for samleordre aktiveres ved å klikke på knappen Faktura. Du vil så kunne velge en eller flere kunder og hente ut hvilke ordrer som skal inngå i samlefaktureringen. Marker aktuelle ordre og flytt dem over til vinduet Inkluderes med overføringspilene. Du får nå ut en rapport over alle fakturaer som inngår i samlefaktureringen. Ved godkjenning av disse, genereres 1 ubehandlet ordre for hver Kunde og Valuta fra utvalget. Disse vil nå være grunnlaget for videre fakturering. De Ubehandlede samleordrene som er med endrer nå status til Ordregrunnlag samleordre, og kan ikke redigeres eller behandles. Selve faktureringen foregår nå via statusen Ubehandlet ordre. 192

202 Ordre/Faktura Automatisk KID-tildeling For at du skal kunne benytte deg av automatisk KID-nummer må du opprette en OCR-avtale med din bankforbindelse. Du vil da få med både brukerveiledning og annen relevant informasjon. Det er likevel en del generelle innstillinger i Mamut Business Software som må gjøres. Automatisk generering av KID-nummer aktiveres slik 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma. 2. Åpne fanekortet Innstillinger per modul. 3. Klikk knappen Tilbud/Ordre/Faktura. 4. Velg fanekortet Annet. 5. Merk av for Automatisk KID-tildeling og velg formatet du skal benytte i nedtrekkslisten for dette. Hver faktura som skrives ut blir nå tildelt et KID-nummer. Modulus I Mamut Business Software benyttes modulus 10 som standard..i hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan du kan endre til modulus 11. Korrekt font for KID-nummer For at KID-nummeret skal kunne leses av banken, må det benyttes spesielle fonter ved utskrift av giro. Du kan enten bruke fonten Courier 12 som er en standard font i Windows eller du kan kjøpe og installere OCR-b font. 193

203 Salgsoppfølging Slik tilpasser du fakturarapporten for KID/OCR 1. Åpne menyen ved å klikke Vis og Innstillinger. 2. Klikk knappen Rapporter. 3. Klikk Rapport-/Etiketteditor. 4. Marker rapporten Faktura m/giro. 5. Klikk Redigere. 6. Marker følgende felter: KID Mton(g_oTemp.InvoicePaySum) Right(Alltrim(Str(g_oTemp.InvoicePaySum*100)),2) InvoiceModulusSum Alltrim(g_oTemp.GiroAccount) Tips! Markering gjøres ved å holde nede [Shift]-knappen og klikke på feltene med venstre museknapp. 7. Velg menyen Format og klikk Font. 8. Velg fonten Courier og size 12, klikk deretter OK. (Ev. OCR-b font om du har kjøpt og installert denne) 9. Velg menyen File og Save og deretter File og Close. Fakturaer vil nå bli skrevet ut med korrekt forn for KID på de feltene som krever dette. Merk! Dersom du får stjerner (*) i stedet for beløp på utskriften etter å ha redigert rapporten, er det fordi feltet på rapporten ikke er stort nok til å vise alle tall, og stjerner vil vises i stedet. For å utvide feltet markerer du og drar i de svarte prikkene..i hjelp [F1] finner du mer informasjon om KID-formatene som støttes. 194

204 Ordre/Faktura Om kredittgrenser og kredittsperrer Ønsker du å opprette regler for hvilken kreditt du vil gi spesielle kunder, kan du benytte kredittgrenser og kredittsperrer. Kredittgrense er en beløpsgrense som angir hvor mye kreditt man ønsker at en kunde skal kunne innvilges i kundereskontro. Kredittsperre er en markering som angir at kunden ikke skal innvilges noen kreditt i kundereskontro. Selve beløpsgrensen settes på kontaktkortet, i fanekortet Innstillinger. Klikk på knappen Reskontro. I feltet Kundekreditt velger du beløpsgrensen som skal gjelde for den aktuelle kunden. Det finnes også felt for kredittgrenser og sperrer i innstillingene for leverandør. Tips! Merker du av for Kredittsperre vil beløpsgrensen være irrelevant. Sperre betyr at kunden ikke skal ha kreditt. Som standard fungerer kredittgrensene/-sperrene slik for brukere som ikke er superbrukere Kredittgrensen som er angitt sjekkes mot utestående beløp i kundereskontro. Ubehandlede ordrer som allerede ligger inne, blir ikke medregnet. Ved opprettelse av ny salgsordre, fakturering av salgsordre eller varelevering vil brukeren få opp en melding om at kunden har overskredet kredittgrensen, eller om at kunden har kredittsperre. Det vil ikke være mulig for brukeren å fullføre operasjonen. Tilgangskontroll for bruk av kredittsperrer og kredittgrenser Det finnes tilgangskontroll for disse funksjonene, slik at systemadministrator ved hjelp av tilgangsmaler kan bestemme om enkelte brukere skal kunne overstyre kredittbegrensningene som er satt. Under Tilbud/ordre/faktura i Administrasjon av tilgangsmaler finner du følgende tilgangskontroll: Opprette salgsordre på kunder som har kredittsperre eller overskredet kredittgrensen: Dette gjør det mulig for brukere med denne tilgangskontrollen aktivert å opprette salgsordre selv om kunden har kredittsperre, eller overskredet kredittgrensen. Brukeren vil da få en advarsel om at kunden har overskredet kredittgrensen, eller har kredittsperre, men kan likevel velge å opprette ordren. 195

205 Salgsoppfølging Merk! Det vil likevel ikke være mulig å levere produktene, eller fakturere ordren. For å få levert/fakturert, må kundens utestående være lavere enn kredittgrensen. Du må altså endre kredittgrensen/ fjerne kredittsperren, eller redusere kundereskontro for å få levert produktene og fakturert ordren. Spesielt for enbrukerinstallasjoner/superbrukere Er du angitt som Superbruker i brukerinnstillingene, vil funksjonen som tillater å opprette salgsordre være aktiv. Du vil altså kunne opprette salgsordre på tross av kredittgrenser/sperrer. I en enbrukerinstallasjon vil den ene brukeren normalt være superbruker. Funksjonene for kredittgrense/-sperre fungerer av den grunn annerledes for enbrukere. Ønsker du å ha hindre deg selv som enbruker/superbruker i å opprette salgsordre på samme måte som beskrevet ovenfor, må du opprette en egen bruker som du knytter til en tilgangsmal. Tips! Du kan søke etter kunder som har kredittsperrer: I kontaktoppfølging klikker du på Søk-knappen på verktøylinjen. Klikk på Flere kriterier, og merk av for Kunder med kredittsperre i fanekortet Utvidet. Du kan også skrive ut for eksempel en Kontaktliste. I utvalgsvinduet for rapporten kan du merke av for at rapporten skal vise Kunder med kredittsperre i fanekortet Utvidet. Utskrifter og rapporter Ordre- og lagerrapporter.fra ordreregistreringsvinduet kan du klikke på knappen Skriv ut for å skrive ut ulike rapporter fra ordren. Vinduet gir deg en rekke ulike rapporter å velge mellom, som du kan ta i bruk på den måten som passer din virksomhet best. Blant annet kan du velge å skrive ut en Ordrebekreftelse, og for eksempel en Pakkseddel eller Plukkliste. Merk! Du kan ikke velge 2 ulike rapporter på en gang. Utvalg Som standard velges den ordren som er Aktiv, det vil si den ordren du var inne på da du klikke på Skriv ut-knappen. Du kan velge Utvalg for å skrive ut flere ordre på en gang. Da åpnes et eget vindu der du kan sette Kriterier for utskrifter, for å velge ut hvilke ordre du skal skrive ut. 196

206 Ordre/Faktura Tips! Legg merke til at du kan velge ut på grunnlag av Vår ref.-feltet. Dette kan gjøre det mulig for deg å kun skrive ut ordre du har opprettet selv. Du kan også bruke Utvalg-knappen i dette vinduet for å få tilgang til det ordinære utvalgsvinduet, der du kan sette mer avanserte utvalgskriterier. Velger du Alle vil alle postene bli skrevet ut. Vær oppmerksom på at å skrive ut alle postene kan bli en stor og tidkrevende utskriftsjobb! Utskrift Programmet sender utskriften til Skriver. Da vil normalt din standardskriver bli valgt. Du kan imidlertid velge å aktivere avmerkingsboksen Velg skriver ved utskrift. Da vil du få opp utskriftsdialogen der du kan velge blant installerte skrivere tilhørende din maskin eller ditt nettverk. Velger du å sende til Forhåndsvisning vil du først på opp et vindu der du kan se utskriften på skjerm. Du kan også sende utskriften til e-post eller telefaks, dersom en telefaksskriver er installert. Du kan velge Antall kopier. 1 her betyr at totalt 1 dokument blir skrevet ut. Legge inn fast tekst på ordre-/fakturautskrifter Fast tekst som skal kunne brukes på fakturaer legger du først inn i Standardregisteret. Deretter velger du denne teksten når du oppretter en ordre. Slik henter du inn en fast tekst ved opprettelse av ordre 1. Opprett ordren, og velg fanekortet Tekst før du effektuerer ordren. 2. Klikk på søkeknappen til høyre for feltet Velg tekst. 3. Velg ønsket fasttekst, og klikk Sett inn. Teksten er nå lagt til ordren. Merk! Ønsker du at teksten skal komme med på en eller flere ordrer som allerede er opprettet, må du gå inn på hver enkelt av disse og gjenta punktene fra Steg 2 og ut. Ønsker du at teksten alltid skal komme med på alle nye ordrer som blir opprettet, kan du også gjøre dette. Slik velger du en fast tekst som skal komme med på alle nye ordrer 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul, og knappen Tilbud/Ordre/Faktura. 2. Skriv inn teksten i nedtrekkslisten Fast tekst, ordre. Teksten kommer automatisk med på nye ordrer. 197

207 Salgsoppfølging Skrive ut faktura på et annet språk En kontakt kan være merket med et annet språk enn språket for ditt firma, og hvert enkelt produkt kan ha ulike navn på ulike språk, slik at du kan skrive ut dokumenter på kundens eget språk. Dette går automatisk når kontakten er merket med eget språk. Slik merker du en kontakt med språk 1. Åpne kontakten. 2. Velg fanekortet Annen info. 3. Velg aktuelt Språk i nedtrekkslisten. Språket vil heretter overføres til nye ordre. Merk! Dersom ordren eller tilbudet er opprettet før språket er lagt til på kontaktkortet, vil ordren likevel som standard bli skrevet ut på firmadatabasens språk. Dersom kontakten ikke er merket med språk, eller språket på kontakten er endret etter at tilbudet/ordren ble opprettet, kan du likevel skrive ut dokumenter på et språk du velger. Slik gjør du når du skal skrive ut en faktura på et annet språk 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2. Opprett en ny ordre eller velg en eksisterende ubehandlet ordre. 3. Velg fanekortet Diverse. 4. Klikk Rapporter og velg ønsket språk, f.eks. engelsk Klikk OK. Når du fakturerer ordren vil fakturaen komme ut på det språket du har valgt. Har du opprettet produktnavn på dette språket, vil også produktnavnene være endret.

208 Ordre/Faktura Tips! Du kan oppdatere språket på mange kontakter i én operasjon ved hjelp av funksjonen Endre verdier på et utvalg kontakter. Her kan du for eksempel velge Land i utvalget, og sette språket på alle i et bestemt land. Tips! Du kan velge hvilke språk som skal være tilgjengelig i firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura, i fanekortet Utskrifter. Skrive ut flere fakturakopier I firmainnstillingene kan du spesifisere hvor mange fakturakopier du ønsker skal skrives ut i forbindelse med fakturering. Slik går du frem for å bestemme antall fakturakopier 1. Gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura. 2. Velg fanekortet Utskrifter. 3. I feltet for Antall kopier kan du angi hvor mange kopier du ønsker. 4. Klikk OK. Valuta Neste gang du fakturerer vil du få skrevet ut det antall fakturakopier du har angitt. Valutaen som er registrert på en kontakt vil også være gjeldende valuta på ordre som opprettes. Hvis kontakten bruker USD, vil valutaen på ordren automatisk være USD. Hvis du velger en annen valuta på ordren enn for firmadatabasen (som du fastsatte under Innstillinger - Firma - Økonomi - Land, og som også er valutaen på produktprisene), må du først oppdatere kursen på ordrens valuta. Når det er gjort, kan du legge inn produktene i fanekortet Produktlinjer på ordrekortet. Programmet vil automatisk konvertere produktprisen fra produktets valuta til ordrens valuta i forhold til kursen du la inn i valutaregisteret. Det er viktig at du alltid husker på å oppdatere valutakursen før du legger produktet inn i ordren. Dersom du oppdaterer den aktive valutakursen etter at du har lagt produktet inn i ordren, vil ikke produktprisen oppdateres automatisk. Hvis du for eksempel legger inn et produkt i ordren, åpner ordren på nytt senere for å legge inn enda et produkt, og du vil oppdatere prisen på produktet du la inn først med den nyeste valutakursen, må du oppdatere kursen i valutaregisteret og legge inn produktet i ordren på nytt. Bare på den måten vil produktets konverterte pris være kalkulert på bakgrunn av den mest oppdaterte kursen. Klikk på søkeknappen til høyre for nedtrekkslisten Valuta i øvre del av ordrekortet. Da åpnes vinduet som viser all valutaen som er registrert. 199

209 Salgsoppfølging Klikk direkte i kolonnen Kurs for å endre en kurs som allerede er registrert. Gjør så de endringene du ønsker. Fakturere i kundens valuta Det er av og til ønskelig å kunne fakturere en kunde i kundens egen valuta. Dersom kunden alltid skal faktureres i egen valuta, er det mest hensiktsmessig å velge ønsket valuta i kontaktkortet til kunden. I enkelttilfeller er det mest hensiktsmessig å overstyre valutaen direkte i ordren. Programmet regner om konteringene til lokal valuta, men du vil kunne føre beløpene i aktuell valuta. Det er viktig at du holder valutakursene oppdatert. Dette kan du gjøre ved å velge Vis - Regnskap - Valuta. Følgende innstillinger gjøres hvis kunden alltid skal faktureres i egen valuta 1. Velg Vis - Kontakt og klikk Kontaktregister. 2. Velg aktuell kunde. 3. Velg fanekortet Innstillinger. 4. Klikk på knappen Kunde og velg valuta i feltet Valuta. 200 Alle nye ordrer på kunden vil få valgt valuta.

210 Ordre/Faktura Slik går du frem for å overstyre valutaen i ett enkelt tilfelle 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura, og klikk Ordreregistrering. 2. Klikk Ny for å opprette en ordre. 3. Velg ønsket Valuta i feltet for dette. Valutaen du har valgt blir brukt på denne ene ordren. Innkjøp og lager i Ordre/Faktura Levere produkter Du kan raskt levere produkter ved å klikke på Levere produkter i fokusområdet Produkt & Lager. Velger du denne metoden velger du fra en liste som viser Ordrenummer og Navn på kunde. Du kan også levere produkter fra lagermodulen, vinduet Ordrer, ikke levert. Her får du anledning til å innhente mer informasjon om blant annet tilhørende ordrelinjer, samt snarveier til innkjøpsreservasjoner og innkjøpsveiviseren. Tips! Har kunden overskredet kredittgrensen, vil du ikke kunne levere produkter. Da må utestående beløp reduseres først, eller kredittgrensen endres på kundekortet. Slik leverer du produkter fra Ordrer, ikke levert 1. Velg Vis - Lager - Lager - Ordrer, ikke levert. 2. Marker en ordre i øverste del av vinduet hvor du skal ta ut en eller flere varer fra lager for å levere til kunden. 3..Klikk Levere produkter. 4. Endre tallet under kolonnen Leveres dersom ikke alt av et produkt skal leveres fra lageret. Dersom alle tilgjengelige produkter skal leveres, klikker du på Oppdater 'Leveres' til alle tilgjengelige produkter for automatisk å justere tallet i kolonnen Leveres. Dersom ikke alle produktene i ordren leveres, vil det bli opprettet en restordre når ordren faktureres. 5. Marker for eventuell utskrift av en eller flere plukklister og pakksedler. Juster dato for Plukket, Pakket og Sendt dersom disse ikke er dagens dato. 6. Klikk Skriv ut og oppdater lager. Lagerbeholdningen (og "til kunder") blir da automatisk nedjustert. Dersom du leverer et produkt som er markert med Påkrevd serienummer ved varemottak og vareuttak i fanekortet Innstillinger i produktregisteret, og du i firmainnstillingene for produkt/lagerhåndtering har valgt at Serienummer må plukkes manuelt, vil du også få opp et bilde hvor du må velge hvilken enhet (serienummer) av produktet som skal leveres. 201

211 Salgsoppfølging Tips! Du kan registrere levering av varer i en ordre, og i den forbindelse skrive ut rapportene Plukkliste og/eller Pakkseddel. Dette er et alternativ til å oppdatere lagerbeholdningen og å skrive ut rapportene fra Ordre/Faktura-modulen. Restordre En ordre kan ha status Restordre. Dette betyr at deler av ordren har vært levert og fakturert. Det genereres en restordre når du velger å endre antallet som skal leveres på ordren, og deretter fakturerer en ordre. Restordren behandles som en ny ordre i systemet. Ved utskrift av restordren, vil du få opprinnelig ordrenummer med på utskriften. Du endrer antall produkter som skal leveres i feltet Leveres i Ordre/Faktura. Restordren som opprettes når du fakturerer ordren, finner du i Ordre/Faktura ved å velge Restordre i nedtrekklisten Status. Funksjonalitet for restordre forutsetter at du ikke har merket av for Ingen fakturering av ordre før alle produkter er levert i firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura. Pris og rabatt Priser og rabatter vil overføres fra ordren til restordren. Dersom du benytter kvantumsrabatter, vil også denne overføres, slik at restordren beholder den samme rabatten som på opprinnelig ordre. Merk! Vær oppmerksom på at kvantumsrabatten nå ikke vil rekalkuleres i henhold til kvantum. Ønsker du likevel at den skal rekalkuleres, kan du klikke på Regenerer ordrelinjer, og velge å inkludere rabatter. Dette vil da medføre at kvantumsrabatten kalkuleres i henhold til antallet på restordren, og ikke i henhold til antallet på opprinnelig ordre. Vareflyt-vinduet.Vinduet for vareflyt gir deg full sporbarhet for alle lagerbevegelser. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet. Vinduet er tilgjengelig fra lager, under Lagerbevegelser og Reservasjoner..Du kan også åpne vareflyt-vinduet fra Ordre/Faktura og Innkjøp, i fanekortet Produktlinjer. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet. 202

212 Ordre/Faktura Verktøylinjen Du kan benytte de to nedtrekkslistene øverst til venstre som filter for å finne frem bevegelsen(e) du ønsker å vise. I den ene velger du hvilken type bevegelsesnummer du skal søke på, og i den andre nummeret. Velger du Bilagsnr. får du også anledning til å velge regnskapsår..liste: Åpner listen over Ordre eller Innkjøp..Vis bilagsliste: Viser alle bilag knyttet til alle bevegelsene som vises. Dersom det finnes bevegelser, kan du også se åpne bilaget for en bestemt bevegelse ved å markere den i listen og klikke på tilsvarende ikon nederst til høyre i vinduet. Skriv ut: Åpner utskriftsvinduet, hvor du kan skrive ut rapporter for lagerbevegelse med eller uten bilagsinformasjon, basert på utvalget gjort i Vareflyt-vinduet. Venstre del I venstre del av vinduet vises bevegelsene i en trestruktur. Dette gir sporbarhet begge "veier". Du kan markere en bevegelse i trestrukturen for å vise oppdatert informasjon om hver enkelt bevegelse i høyre del av vinduet. Høyre del I høyre del av vinduet kan du se detaljert informasjon om bevegelsen som er markert i venstre del. Knappene vil kun være tilgjengelige i den grad det finnes relaterte poster. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om knappene. 203

213 Salgsoppfølging Leveringsplan I ordreregistreringen kan du se innkjøps- og leveringsinformasjon for produktene i ordren. Oversikten vises i vinduet Leveringsplan, og viser produkter i innkjøp som ikke er mottatt. Du åpner leveringsplanen i Ordre/Faktura-vinduet, fanekortet Produktlinjer. Klikk på pilen til høyre for knappen, og velg Leveringsplan i listen for å åpne vinduet. Knappen kan ha ulike navn, avhengig av hvilke funksjoner som er aktivert. Øverst i vinduet vises Ordrenummer, Kontakt og Ordredato. Produktlinjer I øvre del av vinduet vises produktlinjene på ordren, med leveringsdetaljer. Liste over ikke mottatte innkjøp Nederst vises en liste over ikke mottatte innkjøp for produktet som er valgt i listen i øvre del av vinduet..du kan gå til innkjøpet fra nedre del av vinduet. Ikonet åpner markert innkjøp. Du kan også dobbeltklikke i listen for å åpne innkjøpet. Opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre Du kan opprette et innkjøp fra salgsordre dersom du har aktivert funksjonen i firmainnstillingene for produkt. Når kunden bestiller produkter, kan du opprette et innkjøp direkte fra ordren. En veiviser hjelper deg med dette. Inntil innkjøpet er overført til status Bestilt, kan nye innkjøp som genereres fra salgsordre, for samme leverandør, akkumulere opp antallet på innkjøpet. Start veiviseren fra fanekortet Produktlinjer på salgsordren. Klikk på pilen lengst til høyre, og velg Opprett innkjøp på grunnlag av ordre. Tips! Dersom du ikke finner dette valget, må du først merke av for at du skal kunne benytte funksjonen i firmainnstillingene for produkt. 204

214 Ordre/Faktura Veiviseren består av 3 steg: Steg 1 Velg om du skal kjøpe produktene fra standardleverandør eller annen leverandør. Klikk Neste. Steg 2 I dette vinduet velger du hvilken informasjon du vil ta med deg fra salgsordren til innkjøpet. Hvilken informasjon skal overføres fra salgsordre til innkjøpet: Marker om innkjøpspris på innkjøpet skal settes lik kostpris på salgsordren, eller hentes fra produktkortet. Marker i avmerkingsboksene for den informasjon du ønsker å overføre fra salgsordren til innkjøpet. Om du velger å slå sammen flere produktlinjer på salgsordre mot samme produkt, er det ikke mulig å overføre informasjon fra hver enkelt produktlinje. Utvalg av hvilke produktlinjer som skal kjøpes inn: Marker avmerkingsbokser for å gjøre utvalg på hvilke produktlinjer som skal kjøpes inn. Du kan velge om produkter som er Arbeid/Tjeneste og Lagervare skal kjøpes inn, samt om produkter der bestilt antall blir null på innkjøpet som skal overføres. Steg 3 Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Marker i avmerkingsboksen Automatisk sett inn alle produktene i innkjøpsutvalget dersom du ønsker at produktlinjene skal settes inn i innkjøpsforslaget automatisk. Lar du avmerkingsboksen stå blank, vil utvalget komme opp uten produkter, og du kan fylle inn ønskede produktlinjer manuelt. Ordren ligger i bakgrunnen. Klikk deretter Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Merk! Klikker du Avbryt, vil ikke innstillingene for utvalget lagres. Vinduet Produkter som skal kjøpes inn vises inaktivt i bakgrunnen til du har avsluttet veiviseren, og gjort alle nødvendige innstillinger for innkjøpsforslaget. 205

215 Salgsoppfølging Priser og rabatter Prishåndteringen gir rom for stor fleksibilitet både det gjelder fastsetting av utsalgspriser og vedlikehold av inn- og utsalgspriser i produktregisteret. Salgspris Salgsprisen på et produkt settes i feltet Salgspris i priskalkulatoren, som du finner ved å klikke Ny- eller Rediger-knappen i fanekortet Pris i produktregisteret. Du kan skrive inn beløpet enten i kolonnen Eksklusiv mva. eller i kolonnen Inklusiv mva. Systemet vil kalkulere mva-beløpet og fylle ut beløpet i motsatt kolonne. Du kan benytte ulike priser i ulike perioder. Dette gir deg mulighet til for eksempel å ha en tidsbegrenset kampanjeperiode. Skal du ha slike differensierte priser, bør du aktivere visningen av historiske priser i firmainnstillingene for produkt. Utad kan du benytte rapporten Ekstern prisliste for å presentere tilpassede priser som gjelder for en bestemt kunde eller et utvalg kunder. Rabatter Du kan tilby ulike typer rabatter til enkeltkunder eller utvalg av kunder. Rabattene kan gis som kvantumsrabatter, i prosent eller i nominelle verdier. Du aktiverer bruken av rabattavtaler for individuelle kunder på enkeltprodukter, kvantumsrabatter og rabatter for kundekategorier i firmainnstillingene for produkt..for å forenkle vedlikeholdet av rabatter kan du forhåndsdefinere priser og rabatter for forskjellige kombinasjoner av kundekategorier og produktgrupper i rabattregisteret. Tilleggsavgifter I tillegg til ordinær salgspris kan du legge til en fast tilleggsavgift. I Norge er det miljøavgifter på en rekke produkter. Funksjonaliteten aktiveres i firmainnstillingene for produkt. Selve avgiftene registreres i Standardregisteret under tilleggsavgifter. Disse kan kalkuleres som fast pris per stk, pris per vektenhet, pris per volumenhet, eller som % av kost- eller salgspris. 206 Kostpris Ønsker du å beregne dekningsbidrag osv., må du registrere Innkjøpspris. Denne kan skrives rett inn, eller beregnes på grunnlag av innkjøpsprisene på fanekortet Leverandør. I tillegg til innkjøpsprisen kan det påløpe kostnader ved kjøp, som frakt, toll osv. Dette kan registreres i feltet Kostnader. Til sammen utgjør innkjøpsprisen og kostnadene produktets Kostpris. Feltet kostpris kalkuleres automatisk som summen av innkjøpspris og kostnader. Ettersom det er to måter å registrere ekstra kostnader på ved innkjøp, dvs. bokføring av toll- og ekspedisjonsfaktura, eller bokføring av frakt og ekspedisjon direkte på leverandørfakturaen, kan du velge hvorvidt disse to typene påløpte kostnader skal inkluderes i kostprisen. Valgene for dette finner du i firmainnstillingene for produkt.

216 Priser og rabatter Prisendringer Salgsprisen kan endres direkte på produktkortet. Endres salgsprisen manuelt, kan du bestemme at dette skal oppdatere kostprisen kalkulert i % eller etter fast avanse. Her er forvalget at en endring av salgsprisen ikke endrer kostprisen, men kun avansen. Veiviseren for Global prisjustering gjør det mulig å justere prisene på hele sett med produkter i én operasjon. Her kan du også justere salgspriser i de ulike valutaene. Du kan velge om du vil at innkjøpsprisene løpende skal påvirke salgsprisene, og i så fall hvordan denne skal oppdateres. Ønsker du å beregne avansen manuelt, kan du gjøre dette direkte i priskalkulatoren uten ytterligere innstillinger. I tillegg kan du oppdatere utsalgsprisen automatisk på følgende måter: Kostprisendringer skal påvirke salgspris med en fast avanse i %. Kostprisendringer skal påvirke salgspris med en fast avanse. Ønsker du at kostprisendringer ikke skal påvirke salgsprisen, kan du la kostprisendringer påvirke avansen, og la salgsprisen forbli uendret. Du kan velge at innkjøpsprisene skal oppdatere innkjøpsprisene og -kostnadene på produktkortet når innkjøpene blir bokført. Dette valget aktiveres i firmainnstillingene for produkt. Merk! Vær oppmerksom på at dersom du både oppdaterer kostprisen ved bokføring, og lar kostprisendringer påvirke salgsprisen, så vil salgsprisene endres automatisk når innkjøp bokføres. Priser i ulik valuta På produktkortet til et produkt har du mulighet til å angi faste salgspriser i flere ulike valutaer. Disse prisene fastsettes for hvert enkelt produkt, og vil være uavhengig av valutakursene som angis i valutaregisteret. Prisene kan senere justeres via veiviseren Global prisjustering. Funksjonaliteten for faste salgspriser i ulik valuta må aktiveres i firmainnstillingene for produkt før du kan ta dette i bruk. Ønsker du ikke å angi faste salgspriser i valuta for et produkt, kan du likevel opprette salgsordrer i en annen valuta enn firmavalutaen. Salgsprisene for produkter som legges til, vil da rekalkuleres i henhold til valutaen angitt på salgsordren og tilsvarende valutakurs angitt i valutaregisteret. Valutaen på salgsordren arves fra kundens kontaktkort, men kan også overstyres manuelt for hver salgsordre. Innstillinger.I brukerinnstillingene for produkt bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. 207

217 Salgsoppfølging Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Her kan du justere Salgspris, Innkjøpspris, Kostnader og Avanse på flere produkter samtidig. Først settes et utvalg, deretter velger du hvilke priser som skal justeres for utvalget. Merk! Prisjusteringen kan ikke angres. Slik endrer du priser på flere produkter samtidig 1. Gå til Vis - Produkt - Global prisjustering. 2. Sett utvalg på produktene som skal justeres, og klikk OK. 3. Velg om salgsprisen skal endres ved å justere Salgspris, Innkjøpspris, Kostnader eller Avanse. Har du aktivert innstillingen for fastpris i ulik valuta i firmainnstillingene for produkt, kan du også justere salgsprisen for andre valutaer ved å velge Salgspris og velge aktuell valuta i nedtrekkslisten. Du kan også justere salgsprisen for Alle valutaer samtidig, men du vil da bare kunne justere prisen i prosent i pkt Bestem hvilken Pris som skal justeres, og om justeringsfaktoren skal være i Prosent eller i Valuta. 5. Velg Dato justeringen skal gjelde fra. 6. Bestem eventuell Avrundingsregel for endrede priser. 7. Merk også av for om du ønsker å Oppdatere strukturens pris ved justering av komponentpris. Merk at selve strukturvareprisen ikke inkluderes i prisjusteringen.

218 Priser og rabatter 8. Ønsker du i tillegg å justere Anbefalt utsalgspris, velger du fanekortet med samme navn og angir om den skal justeres gjennom Prosent eller I firmaets valuta. Merk at dette fanekortet ikke vil være tilgjengelig dersom du velger å justere salgspris i annen valuta enn firmavaluta. 9. Klikk OK. 10. Sammenlign resultatet av justeringen med den opprinnelige prisen, og korriger eventuelt Salgspris og/eller Anbefalt utsalgspris manuelt for enkeltprodukter i utvalget. Eksisterende prisinformasjon for det markerte produktet vises nederst i vinduet, slik at du får et overblikk over hva endringen vil innebære. 11. Klikk eventuelt Nye kriterier for å forkaste resultatet og gå tilbake til innstillingsvinduet, og gjenta pkt Klikk til slutt Fullfør for å effektuere endringene. Prisjusteringen er nå utført. Endre prisen på ett produkt Priskalkulatoren benyttes når du skal regne ut utsalgspris på et produkt, når du vil sette salgspriser basert på dato og når du vil angi faste priser i ulik valuta. Legge til/redigere standard salgspris i firmavaluta Priskalkulatoren er delt inn i to fanekort og hjelper deg å beregne kostpris, avanse og utsalgspris. Her kan du prøve deg frem med ulike priser og avansesatser for lettere å optimalisere sammensetningen. 209

219 Salgsoppfølging Slik endrer / legger du til pris på et produkt 1. Åpne produktregisteret via Vis - Produkt - Produktregister, og bla deg frem til aktuelt produkt. 2. Åpne priskalkulatoren: Har du aktivert innstillingen Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter i firmainnstillingene for produkt (Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per mdoul - Produkt), klikker du Ny i fanekortet Pris for å legge til en ny pris, eller markerer en pris og klikker Rediger for å endre aktuell pris. Er ovennevnte innstilling ikke aktivert, klikker du eventuelt knappen Priskalkulator for å endre den eksisterende prisen. Du kan også redigere prisen direkte på fanekortet. Du vil ikke kunne legge til flere priser. 3. Sett inn dato og klokkeslett i feltet Priser gjelder fra. 4. Skriv eventuelt også inn en Beskrivelse for prisen, for eksempel "Høsttilbud". Du er ikke nødt til å skrive noe i dette feltet. 5. I fanekortet Enkel kan du foreta de mest brukte prisjusteringene, mens i fanekortet Avansert kan du foreta mer avanserte kalkyler. Legg inn Innkjøpspris samt Kostnader som påløper i forbindelse med arbeidskraft, lagerutgifter, transport og lignende. Feltet Kostpris viser summen av innkjøpsprisen og kostnadene. Avanse kan enten legges inn som et Beløp, en Prosent eller en Faktor. Dersom du legger inn et beløp, beregnes prosent automatisk. Dersom du legger inn en prosentsats eller en faktor, regnes beløpet ut automatisk. Merk! Dersom du legger inn endringer i Kostpris eller Avanse, må du i feltene til høyre i bildet velge hvordan dette skal påvirke prisberegningen. 6. Klikk OK. Den nye/endrede prisen er nå lagret. 210 Faste priser i ulik valuta I fanekortet Valuta kan du legge til faste salgspriser i én eller flere valuta i tillegg til firmavaluta. På denne måten kan du eksempelvis angi en salgspris i Euro som er spesielt tilpasset den europeiske markedet. Innstillinger Funksjonen for faste priser i ulik valuta må først aktiveres i firmainnstillingene for produkt. Gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt, sørg for at innstillingen Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter er aktivert, og merk i tillegg av for Bedriften selger produkter med fastpris i ulik valuta.

220 Priser og rabatter I tillegg må alle aktuelle valutaer aktivert i kolonnen Vis i valutaregisteret (Vis - Regnskap - Valuta). Merk! En fastpris i valuta er uavhengig av valutakursen som er definert i valutaregisteret. Du bør imidlertid alltid holde valutaregisteret oppdatert med de aktuelle valutakursene. Valutakursen vises nemlig også i fanekortet Valuta i priskalkulatoren, og påvirker verdiene som vises i visse kolonner. En oppdatert valutakurs vil på den måten hjelpe deg å holde oversikt over f.eks. Avviket mellom valgt valuta og firmavalutaen. Slik angir du fastpris i ulik valuta 1. Åpne produktregisteret via Vis - Produkt - Produktregister, og bla deg frem til aktuelt produkt. 2. Velg den aktuelle produktprisen i fanekortet Pris, og klikk Rediger. 3. Gå til fanekortet Valuta, og klikk Ny. 4. Velg aktuell Valuta i nedtrekkslisten, og angi salgsprisen i denne valutaen i feltet Salgspris i valuta. 5. Klikk OK for å lagre salgsprisen. Du vil nå se prisen i fanekortet Valuta sammen med eventuell Kurs angitt i valutaregisteret samt tilsvarende salgspris i firmavaluta og Avvik mellom angitt valuta og firmavaluta. En negativ verdi indikerer en lavere salgspris enn prisen angitt i firmavaluta. Du vil også kunne se dekningsbidraget (DB) som denne salgsprisen tilsvarer. 6. Klikk eventuelt Rediger for å endre salgsprisen. 7. Klikk til slutt OK for å lukke priskalkulatoren og lagre prisen. Du har nå angitt en fast salgspris i en annen valuta. Du vil kunne se denne prisen i fanekortet Pris i produktregisteret, på en egen linje under den respektive salgsprisen. 211

221 Salgsoppfølging Rabatter I Mamut Business Software finnes det forskjellige typer rabatter. Disse rabattene er inndelt i et hierarkisk system som trinnvis overstyrer hverandre, slik at for eksempel rabatt nr. 6 vil overstyres av rabatt nr. 5 og så videre. På denne måten er det kun én rabatt som til slutt vil være gjeldende. Dersom du imidlertid har registrert en rabatt som en fastpris på et produkt, vil eventuelle andre rabatter komme i tillegg til denne prisen, forutsatt at kunden også faller inn under andre rabattordninger for produktet. Rabatthierarkiet i Mamut Business Software 1. Manuell rabatt Denne rabattypen inntastes direkte i produktlinjene i ordren. Den overstyrer alle andre rabatter i hierarkiet. 2. Rabatt på kombinasjonen produkt og kontakt Opprettes i fanekortet Rabatt i produktregisteret. 3. Standardrabatt i % av ordretotal for en kunde Angis som standardrabatt i fanekortet Innstillinger i kontaktkortet, som du finner ved å gå til Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging og fanekortet Innstillinger. Deretter klikker du på knappen Kunde, hvor du angir en ordrerabatt i prosent. Les mer i kapittelet "Kundeoppfølging". 4. Rabatt på kombinasjonen produkt og kategori Opprettes i fanekortet Rabatt i produktregisteret. 5. Rabatt på kombinasjonen kategori og produktgruppe Opprettes i Rabattregisteret som du finder ved å gå til Vis - Produkt - Rabattregister, eller ved å klikke på knappen Rabattregister i verktøylinjen i produktregisteret. 6. Kvantumsrabatt Dette er en spesiell rabattype, som både kan være en del av selve rabatthierarkiet, og som kan komme i tillegg til rabatthierarkiet. Dette bestemmes av innstillingen Kvantumsrabatt kommer i tillegg til annen rabatt i fanekortet Pris/rabatt i firmainnstillingene for tilbud/ordre/faktura. Det finnes dessuten flere innstillinger som påvirker rabatthierarkiet. Les mer nedenfor. De fleste av disse rabattene kan du arbeide med i fanekortet Rabatt i produktregisteret, bortsett fra rabatt nr. 1 som angis direkte i ordren, og rabatt nr. 3 som angis i kontaktkortet. Les mer i kapittelet "Produkt". 212

222 Priser og rabatter Innstillinger Selv om det finnes et rabatthierarki i Mamut-programmet, så finnes det noen unntak og innstillinger som oppheve hierarkiet. Du finner disse innstillingene ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura og velge fanekortet Pris/rabatt. Høyeste rabatt overstyrer rabatthierarkiet: Ved å merke av her vil din kunde som utgangspunkt alltid få tilbudt den høyeste rabatten som vedkommende er berettiget til. Det vil altså være den høyeste rabatten, og ikke rabatthierarkiet, som styrer hvilken rabatt en kunde vil få. Kvantumsrabatt kommer i tillegg til annen rabatt: Merker du av her, vil en kvantumsrabatt komme i tillegg til eventuelle rabatter i rabatthierarkiet, og vil ikke kunne overstyres av andre rabattordninger som opprettes. Dersom du merker av for begge innstillingene, vil den høyeste rabatten overstyre rabatthierarkiet, og eventuell kvantumsrabatt vil komme i tillegg til den høyeste rabatten. Lar du begge boksene stå uavmerket, vil rabatthierarkiet fungere som beskrevet ovenfor. Du finder mer informasjon om de andre innstillingene i fanekortet i avsnittet "Innstillinger for Ordre/Faktura" ovenfor. Merk! En rabatt vil ikke fungere dersom prisen er lavere enn rabatten. Det er heller ikke mulig å ha to rabatter i prosent på samme faktura. Alternativet er da at én av rabattene opprettes som en fastpris for produktet i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Rabatt i nettbutikken Den eneste rabatten som fungerer i nettbutikken, er den du angir i firmainnstillingene for produkt. Du finner innstillingen ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt, fanekortet Prishåndtering. Tips! Dersom du ønsker å arbeide med individuelle rabatter for hver enkelt kunde eller kundekategori i nettbutikken, må du ha lisens til Enterprise-utvidelsen Mamut Enterprise Kunde- og PartnerWeb. Les mer om utvidelsen på våre hjemmesider på Les mer om innstillinger og priser på nettstedet og i nettbutikken i kapittelet "Netthandel". Leverandør-/Innkjøpsrabatt Det er også mulig å angi rabatter som du mottar når du kjøper inn fra dine leverandører. Du kan angi en generell rabatt for leverandører. Dette gjør du ved å gå til Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging og bla deg frem til leverandøren du ønsker å legge inn rabatt for. Velg fanekortet Innstillinger, og klikk knappen Leverandør. Her legger du inn rabatten i feltet Avtalerabatt %. 213

223 Salgsoppfølging Du kan også angi rabatt for enkeltprodukter når disse knyttes til en leverandør i produktregisteret. Gå til Vis - Produkt - Produktregister, åpne produktet som du vil angi rabatt for, og gå til fanekortet Leverandør. Klikk Ny for å knytte produktet til en leverandør, og velg leverandør i listen. Er produktet allerede knyttet til leverandøren som rabatten gjelder, merker du leverandøren og klikker på Rediger. Legg inn produktrabatten i feltet Rabattprosent ved innkjøp. Merk! Rabatter lagt inn på enkeltprodukter, vil overstyre generelle leverandørrabatter som du har lagt inn i kontaktregisteret. Tips! Du kan også skrive inn leverandørrabatten manuelt i innkjøpslinjen når du registrerer et innkjøp. Les mer om innkjøp i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Rabattregister Rabattregisteret er en rabattmatrise der du kan forhåndsdefinere priser og rabatter for ulike kombinasjoner av kundekategorier og produktgrupper. Du kommer til rabattregisteret ved å velge Vis - Produkt - Rabattregister, eller ved å klikke knappen Rabattregister i verktøylinjen i produktregisteret. I rabattregisteret markerer du ønsket kombinasjon av kundekategori og produktgruppe, og angir rabatten i feltet til høyre. Rabatten lagres ved at du klikker på annen kategori eller produktgruppe, slik at du kan legge inn rabatter for alle ønskede kombinasjoner før du lukker rabattregisteret ved å klikke OK. Denne typen rabatt er den laveste prioriterte rabattkategorien i rabatthierarkiet, dersom du ikke har satt at Høyeste rabatt overstyrer rabatthierarkiet. 214 Tips! I firmainnstillingene for produkt kan du merke av for å benytte rabatt på enkeltprodukter for kundekategorier og/eller individuelle kunder. Du vil da kunne legge inn egne rabatter for hvert produkt, som vil gjelde for de ulike kundekategoriene/kundene. Rabatten legges da inn i produktregisteret, i fanekortet Rabatt.

224 Priser og rabatter Leverings- og betalingsbetingelser Leverings- og Betalingsbetingelser opprettes og redigeres i Standardregisteret. Programmet leveres som standard med et sett ferdig definerte leverings- og betalingsbetingelser. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om feltbeskrivelser for betalingsbetingelser. Forfallsdatoen på en faktura styres av betalingsbetingelsen. Denne kan normalt ikke endres etter fakturering, men dersom du ønsker det, kan du på selve betalingsbetingelsen angi at dette skal være tillatt. Tips! Når du oppretter en ordre, kan du spesifisere i feltet Leveres hvor mye som skal faktureres. På den måten kan du skrive ut delfakturaer dersom kun deler av en ordre skal betales. Endring av betingelser Leverings- og betalingsbetingelsene kan bestemmes for hele firmadatabasen, slik at du kan sette standard vilkår som skal gjelde for alle kontakter. Vilkårene settes da i firmainnstillingene for kontaktoppfølging. Vær oppmerksom på at disse innstillingene da kun vil gjelde for nye kontakter som du oppretter etter at innstillingen er satt. I tillegg vil det for de fleste innstillingene være mulig å overstyre firmainnstillingen for den enkelte kontakt, og for den enkelte ordre/faktura. Dersom du ønsker å endre vilkår for mange kontakter bør du dermed først endre firmainnstillingene, slik at alle nye kontakter som opprettes får korrekt innstilling. Deretter kan du bruke funksjonen Endre verdier på et utvalg kontakter for å oppdatere kontakter som allerede er opprettet. 215

225 Salgsoppfølging Eksempel på fremgangsmåte ved endring av Øreavrunding A: Innstilling for alle nye kontakter 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Kontaktoppfølging. 2. Velg ønsket avrunding i nedtrekkslisten Avrunding. Alle nye kontakter vil få dette valget. B: Oppdatere eksisterende kontakter som er kunder 1. Velg Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. 2. Velg Enkelt utvalg og klikk Neste. Ønsker du for eksempel å endre verdiene bare på kontakter som har en bestemt Avrunding kan du gjøre dette ved hjelp av Avansert utvalg. Se eventuelt mer om Avansert utvalg i eget avsnitt. 3. Velg fanekortet Standard og merk av for Kunde. Legg merke til at du her kan oppdatere Leverandører og Kunder, Leverandører, Partnere, Private og Hovedkontor hver for seg eller samlet. Firmainnstillingene gjelder imidlertid for alle nye kontakter. 4. Klikk Neste. 5. Velg Endre statusfelter/annen informasjon og klikk Neste. 6. Velg fanekortet Innstillinger for Kunder og velg ønsket avrunding i feltet Avrunding. 7. Klikk Neste. 8. Velg om du vil ha en rapport over endringene før de utføres. Rapporten kan skrives til skjerm eller direkte til skriver. Har du tatt ut rapporten kommer du tilbake til veiviseren når du lukker den. 9. Klikk Fullfør. Endringene utføres, og kan ikke angres. 216 C: Overstyre på Ordre Har du ordre som er opprettet før du gjorde endringene, endrer du direkte på ordren. Denne metoden kan du også bruke om du ønsker å overstyre på en enkelt ordre. 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering og finn frem til den aktuelle ordren. 2. Velg fanekortet Diverse. 3. Endre avrunding i nedtrekkslisten Avrunding. 4..Lagre endringene. Endringene lagres og overstyrer firmainnstillingene for denne ene ordren.

226 Priser og rabatter D: Overstyre på Kontakt Du kan også overstyre for enkelte kontakter 1. Velg Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging og finn frem til kontakten du vil endre. 2. Velg fanekortet Innstillinger og klikk på Kunde eller Leverandør. 3. Velg ønsket avrunding i nedtrekkslisten Avrunding og klikk OK. 4. Lagre endringene. Avrunding vil overstyre firmainnstillingene på nye poster som heretter opprettes på denne kontakten. Opprette en ny betalingsbetingelse I standardregisteret kan du tilpasse og opprette betalingsbetingelser som passer til dine behov. Slik går du frem for å opprette en ny betalingsbetingelse 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. 2. Marker Betalingsbetingelser. 3. Klikk Redigere. 4. Klikk Ny. 5. Sett innstillinger som skal gjelde for betalingsbetingelsen. Se mer om feltene nedenfor. 6. Klikk OK. Betalingsbetingelsen er opprettet, og kan benyttes. 217

227 Salgsoppfølging Abonnementsfakturering Mamut Enterprise Abonnementsfakturering er et verktøy for å fakturere kunder som har faste avtaler eller abonnementer. Løsningen er inkludert i Mamut Enterprise E5. Merk! Funksjonaliteten er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte av programversjonene. Ta kontakt med din programvareleverandør for å undersøke om funksjonen er tilgjengelig for din programversjon. Dersom du regelmessig fakturerer de samme kundene for de samme produktene og/eller tjenestene, kan du enkelt fakturere i én og samme operasjon, også for kommende perioder. Inntektene blir automatisk bokført med riktige datoer og i riktige perioder. I et eget abonnementsregister oppretter du avtaler som kunder deretter kan knyttes mot. Abonnementet kan settes opp med produkter og tjenester med definerte priser og rabatter, og det kan settes innstillinger for hvordan abonnementet skal behandles i systemet. Det settes også opp frekvens for når og hvor ofte det skal opprettes salgsordre. I modulen har du full oversikt over hvilke abonnementer som skal faktureres hvilke kunder og hvor ofte faktureringen skal finne sted. VIKTIG! Funksjonen må aktiveres. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura. Aktiver fanekortet Generelt, og merk av for at Bedriften benytter abonnementsfaktura. Start deretter programmet på nytt. Abonnementsregister Modulen består av et Abonnementsregister der det opprettes abonnementer som kunder deretter kan knyttes mot. Abonnementet kan settes opp med produkter og tjenester med definerte priser og rabatter, og det kan settes innstillinger for hvordan abonnementet skal behandles i systemet. Abonnementet settes opp med en frekvens som styrer når/hvor ofte det kan opprettes salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer som er knyttet til dette abonnementet. Det er også mulig å redigere eksisterende abonnementer i registeret, og å sette abonnementer inaktive. Når et abonnement settes inaktivt, vil de tilhørende/respektive kundeabonnementene ikke lenger vises i kundeabonnementsregisteret, og det vil ikke lenger opprettes ordre på grunnlag av disse. 218

228 Abonnementsfakturering Kundeabonnementer Et Kundeabonnement er avtalen/abonnementet med hver enkelt kunde. Denne knyttes til abonnementsregisteret. Alle kunder som skal kunne faktureres på bakgrunn av et abonnement, må knyttes til abonnementet ved hjelp av kundeabonnementsregisteret. Kundeabonnementsregisteret viser hvilke abonnementer kunder er knyttet mot, og du kan gjøre endringer i eksisterende kundeabonnementer. Du kan sette/endre stoppdato for abonnementer, sette kundeabonnementer på pause eller du kan avslutte kundeabonnementer. Du kan sette en startdato og eventuelt en sluttdato for hver enkelt kundeabonnement, og frekvensen som gjelder for abonnementet styrer hvor ofte/når kundeabonnementet kan "kjøres" og dermed opprettes salgsordre for. Det er mulig å avslutte et kundeabonnement ved å endre status til "Avsluttet", eller sette denne på pause dersom f.eks. kunden ønsker et opphold i leveranse/fakturering. Kundeabonnementer som er satt på hold/pause eller avsluttet, kan igjen settes aktive dersom ønskelig. Salgsordre genereres, og faktureres deretter fra ordre- /fakturamodulen Gjennom en egen veiviser for å opprette salgsordre for aktive kundeabonnementer har du mulighet for å velge hvilke abonnementer og kunder det skal opprettes salgsordre på grunnlag av, og hvor langt frem i tid utvalget skal settes. Du vil få opp en liste over alle kundeabonnementer som det blir opprettet salgsordre for, med mulighet for å fjerne kundeabonnementer fra listen dersom disse ikke skal være med i den aktuelle kjøringen. Abonnementene vil da bli foreslått i neste kjøring. Det er også mulighet for å sette utvalgsdato tilbake i tid dersom man først ønsker å opprette salgsordrer for kundeabonnementer som skulle være effektuert tidligere, og deretter kundeabonnementer som er klare til å kjøres ut fra ny dato. Frekvens Hvert abonnement kan knyttes opp mot en frekvens som styrer når/hvor ofte abonnementet kan "kjøres", det vil si hvor ofte hvert kundeabonnement kan danne grunnlag for opprettelse av salgsordre. Frekvensene håndteres i Standardregisteret som kan åpnes ved å klikke på knappen Frekvensregister i verktøylinjen øverst i vinduet Abonnementsregister eller ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Du kan opprette nye frekvenser for hhv. en fast dato i hver x. måned, eller med x antall dager mellom når abonnementet skal kunne kjøres. Rapport Du kan skrive ut rapporten Fremtidige abonnementsfakturaer som viser hvilke ordrer du vil kunne generere og fakturere frem i tid på bakgrunn av kundeabonnementer..i hjelp [F1] finner du mer informasjon om Abonnementsfakturering. Du kan også laste ned fyldig dokumentasjon fra våre hjemmesider: 219

229 Salgsoppfølging Kom i gang med Abonnementsfakturering Funksjonaliteten er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte av programversjonene. Ta kontakt med din programvareleverandør for å undersøke om funksjonen er tilgjengelig for din programversjon. Slik kommer du i gang 1. Aktiver funksjonen. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura. Aktiver fanekortet Generelt, og merk av for at Bedriften benytter abonnementsfaktura. Start deretter programmet på nytt. 2. Definer frekvenser i Standardregisteret. Frekvenser styrer når/hvor ofte det kan opprettes salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer som er knyttet til et abonnement. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister, og bla deg frem til Frekvens. 3. Opprett abonnementer.les mer om dette nedenfor. 4. Opprett kundeabonnementer.les mer om dette nedenfor. Du er nå klar til å opprette salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer. 220

230 Programversjoner uten regnskap Programversjoner uten regnskap Fakturaoppfølging Merk! Funksjonaliteten i vinduet Betalingsoversikt, Fakturaer gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. For andre programversjoner, se avsnittet "Reskontro" i boken Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Gjennom Betalingsoversikt, fakturaer har du god oversikt over alle utestående fordringer. Ved å registrere alle innbetalinger, har du all informasjon som er nødvendig ved oppfølging av kundene dine, etter endt salg..vinduet Betalingsoversikt, fakturaer kan åpnes ved å klikke på knappen Vis post i betalingsoversikt i verktøylinjen i Ordre/faktura-vinduet eller ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og Betalingsoversikt, faktura. For bedre oversikt i vinduet kan du sette utvalg slik at du kun ser fakturaer som skal Påminnes, som er Forfalt til betaling eller kun Betalte fakturaer..etter å satt et utvalg må du klikke på knappen Oppdater for å oppdatere innholdet i vinduet..for å endre informasjon om Betaling, Påminnelse eller Factoring kan du markere en faktura og klikke på Rediger. 221

231 Salgsoppfølging.Knappen Registrer innbetaling gir deg mulighet til å registrere markert faktura som betalt. Betalingspåminnelser og Inkassovarsler kan genereres gjennom en egen veiviser som startes fra dette vinduet. Du kan også få skrevet ut en liste over fakturaer som skal sendes til Factoring eller Inkasso. Knappen Betalingspåminnelse-/inkassoinnstillinger åpner et innstillingsvindu der du kan bestemme antall betalingspåminnelser før inkassovarsel, påminnelsesgebyr, beløpsgrense per faktura, betalingsbetingelse for betalingspåminnelsen og hvor mange dager det skal gå etter forfallsdato før betalingspåminnelse skal foreslås. Innstillingene for påminnelsesgebyr finner du også i Firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura i fanekortet Annet. Merk! Utsendelse av påminnelser og inkasso, inkludert frister og gebyr, er regulert ved lov. Vi anbefaler derfor at du sjekker aktuell lovgivning før du angir disse innstillingene. Knappen Skriv ut gir deg en forhåndsvisning av innholdet i vinduet. Rapporten kan deretter skrives ut fra forhåndsvisningsvinduet. Merk! I produkter med regnskapsfunksjonalitet er reskontrofunksjonene utvidet. Dette gir deg blant annet bedre styring av Påminnelser, Inkasso og Factoring i tillegg til muligheter for automatisk Renteberegning. Viktig! Vær oppmerksom på at poster i enkel betalingsoversikt ikke vil vises i reskontro ved oppgradering til større program med reskontro, pga. manglende kontoplanhenvisning. Registrering av betaling Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Etter hvert som du mottar betaling for fakturaene, bør du registrere dem som betalt. De vil da ikke bli foreslått ved betalingspåminnelser, til inkasso og factoring. Det er ikke alltid kunden betaler nøyaktig utestående beløp på fakturaen, og du kan derfor justere beløpet her. Fakturaposten vil da oppdateres med det som er betalt, og neste gang du skal registrere betaling på fakturaen vil kun gjenstående beløp foreslås. 222

232 Programversjoner uten regnskap.merk fakturaen du har mottatt betaling for og klikk på Registrer innbetaling i verktøylinjen. Vinduet foreslår automatisk beløpet som ligger i fakturaen, og dagens dato som Betalingsdato. Klikk OK dersom all informasjon i dette vinduet stemmer med den faktiske betalingen du registrerer. Juster eventuelt feltet Innbetaling dersom det innbetalte beløpet er annet enn det fakturerte beløpet, og Betalingsdato dersom du registrerer betalingen en annen dag enn du mottok den. Er innbetalingen foretatt i en annen Valuta kan du velge denne valutaen i nedtrekkslisten til høyre, og redigere beløpet i denne valutaen. Tips! For å forenkle registreringen av flere betalinger, kan du taste pluss [+] for å registrere fakturaen som betalt og deretter skrive inn fakturanummer og Enter for å hente opp en ny faktura. Etter at fakturaer er registrert som betalt, vil fakturalisten oppdateres med det betalte beløpet. Er hele fakturaen betalt går den over til å være en Betalt faktura. Dersom du har aktivert filteret i fakturalisten, må du velge å vise fakturaer som er Betalt i nedtrekkslisten til høyre, for å se denne fakturaen. Betalingspåminnelse Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Gjennom prosedyren har du hele tiden full kontroll over hvilke fakturaer det skal skrives ut purring på. 223

233 Salgsoppfølging Slik genererer du betalingspåminnelser 1..Klikk på knappen Betalingspåminnelse i verktøylinjen. 2. Merk av for de funksjonene du ønsker å utføre og klikk Neste. Velg om du ønsker å kjøre alle fire rutinene i ett. Dersom du for eksempel kun benytter deg av Factoring, vil det være naturlig å ikke kjøre de andre rutinene. Merk! Du setter selv innstillinger for hvor lang tid som skal gå etter forfallsdato før purring blir iverksatt. Alle fakturaer som tilfredsstiller disse kriteriene blir foreslått. Ønsker du å utsette påminnelser til enkeltkunder, eller kun enkelte fakturaer, fjerner du dem enkelt fra denne listen. 3. Sett filter for å vise kun de fakturaer som er Forfalt etter en gitt dato. 4. Fjern markeringen for de kundene du velger å ikke sende påminnelse til, dersom det foreligger spesielle avtaler eller lignende. Denne styringen kan du også gjøre for den enkelte faktura Merk kunden du skal se faktura for og klikk på pilknappen Vis fakturaer. Dette utvider vinduet med en liste over forfalte fakturaer for aktiv kunde. 6. Klikk Neste når du har tilpasset utvalget. Du kan nå velge mellom å sende en betalingspåminnelse per kunde, eller en per faktura. Dersom du har flere purringer på samme kunde får du på denne måten samlet dem opp på en utskrift. Prosedyren vil deretter fortsette med forslag av fakturaer til Factoring og Inkasso, dersom du valgte dette i det første vinduet. Utskrift av betalingspåminnelser vil da skje etter at alle utvalg er satt. 7. Klikk Neste for å skrive ut betalingspåminnelsene. Du vil nå først få dem opp som forhåndsvisning på skjermen. 8. Skriv ut påminnelsene og sjekk utskriftene før du godkjenner. 9. Klikk Fullfør for å godkjenne. Fakturalisten oppdateres nå med Antall påminnelser og dato for siste påminnelse.

234 Programversjoner uten regnskap Videre betalingsoppfølging Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Ved generering av Betalingspåminnelser får du automatisk skrevet ut nye fakturaer iberegnet påminnelsesgebyr. Fakturalisten oppdateres med hvor mange betalingspåminnelser som er sendt og dato for siste påminnelse. Innstillinger Du setter selv innstillinger for hvor mange betalingspåminnelser som skal sendes før fakturaen går til inkasso. Etter at siste påminnelse er sendt, vil de gjeldende fakturaer bli foreslått til inkassovarsel og senere inkasso..sett innstillinger for dine rutiner ved å klikke på Betalingspåminnelse- /inkassoinnstillinger i verktøylinjen. All informasjon som angår betalingspåminnelser settes her. Dersom en faktura overgår Antall betalingspåminnelser før inkassovarsel vil det ikke bli generert betalingspåminnelse. Fakturaen kommer da med under rutinen for generering av inkassovarsel. Påminnelsesgebyret du setter her blir automatisk lagt til summen av fakturaen ved hver påminnelse. Ved andre gangs påminnelse blir den lagt til to ganger osv. Sett også en Beløpsgrense pr. faktura. Kostnadene ved purring av små beløp kan fort overgå gevinsten ved innbetaling. Du kan også sette egne Betalingsbetingelser for betalingspåminnelser, dersom du vil ha et annet forfall for betalingspåminnelser enn vanlige fakturaer. Sett også Antall dager etter forfallsdato før betalingspåminnelse skal foreslås. Det vanlige for bedrifter er å betale regninger på forfallsdato, og det tar gjerne litt tid før betalingen blir registrert hos deg. 225

235 Salgsoppfølging Factoring Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Dersom du ikke ønsker å ta hånd om oppfølgingen av dine egne fakturaer kan du gjøre en avtale med et Factoringselskap og sende over all fakturainformasjon direkte til dem. Hvilke fakturaer som skal sendes til Factoring velger du i innstillingsvinduet i fakturalisten før du setter i gang med prosedyren. Dersom du kjører hele prosedyren med purringer, factoring, inkassovarsel og inkasso, vil fakturaer til factoring bli foreslått etter betalingspåminnelsene. Tips! Factoring kan settes som standard for hele din firmadatabase, på hver enkelt kunde og overstyres på den enkelte ordre. Slik skriver du ut liste over fakturaer som skal oversendes til Factoring 1. Fjern markeringen dersom du ikke ønsker å sende alle fakturaer i listen til factoring. Prosedyren vil nå fortsette med forslag til Inkassovarsel og Inkasso, dersom du valgte dette i det første vinduet. Utskrift av factoringliste vil da skje etter at alle utvalg er satt. 2. Klikk Neste for å skrive ut factoringliste. Du vil nå først få dem opp som forhåndsvisning på skjermen. 3. Skriv ut factoringlisten, og sjekk utskriften før du godkjenner. 4. Klikk Fullfør for å godkjenne. Fakturaene fjernes nå fra fakturalisten ettersom videre oppfølging fra nå av ikke er ditt ansvar. Inkassovarsel Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. I Betalingspåminnelse-/inkassoinnstillinger skriver du inn det antall påminnelser som skal sendes før inkassovarsel blir utstedt. Faktura som har blitt purret så mange ganger vil bli foreslått til inkassovarsel og ikke til betalingspåminnelse. Blir ikke fakturaen betalt nå heller, vil fakturaen i neste omgang bli foreslått til Inkasso. 226

236 Programversjoner uten regnskap Slik skriver du ut inkassovarsler 1. Fjern markeringen for de fakturaene du ikke ønsker å sende inkassovarsel på, og klikk Neste. Veiviseren vil nå fortsette med forslag til Inkasso, dersom du valgte dette i det første vinduet, utskrift av inkassovarsel vil da skje etter at utvalg til inkassolisten er satt. 2. Klikk Neste for å skrive ut Inkassovarsel. Du vil nå først få dem opp som forhåndsvisning på skjermen. 3. Skriv ut alle inkassovarslene, og sjekk utskriftene før du godkjenner. 4. Klikk Fullfør for å godkjenne utskriftene. Fakturaene oppdateres i kolonnen Antall påminnelser, og vil i neste omgang bli sendt til Inkasso. Inkasso Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Fakturaene som ikke blir betalt etter at du har sendt inkassovarsel, blir nå foreslått til inkasso. Disse fakturaene blir skrevet ut på en inkassoliste med all nødvendig informasjon om kunden og fordringen, slik at inkassoselskapet kan inndrive gjelden. Slik skriver du ut inkassoliste til inkassoselskapet 1. Fjern markeringen for de fakturaer du ikke ønsker å sende til inkasso og klikk Neste. 2. Klikk Neste for å skrive ut listen med faktura som skal til Inkasso, og eventuelt andre utskrifter som du har valgt i foregående vinduer. Du får alle utskriftene først opp som forhåndsvisning på skjermen. 3. Skriv ut alle rapportene, og sjekk utskriftene før du godkjenner. 4. Klikk Fullfør for å godkjenne inkassolisten. Fakturaene slettes nå fra fakturalisten ettersom videre oppfølging fra nå av ikke er ditt ansvar. Tips! Husk at utskrift av alle betalingspåminnelser, factoringliste, inkassovarsel og inkassolisten gjøres før du godkjenner dem. Finner du noen feil eller mangler ved utskriftene, bør du avbryte prosedyren, gå tilbake å rette opp feilene, for så å sette utvalgene på nytt. 227

237 Salgsoppfølging Salgsbudsjett Merk! Salgsbudsjett-funksjonaliteten gjelder kun programversjoner uten regnskapsfunksjonalitet. Har du lisens på et system med regnskapsfunksjonalitet finner du all budsjettering under Vis - Regnskap - Budsjett. Budsjett i disse systemene er omtalt i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Salgsbudsjettet tilrettelegger for enkel og effektiv salgsbudsjettering for selgere og salgsledere. I tillegg til budsjettgenerering gir modulen en enkel oversikt over inntektene til bedriften både på overordnet nivå, samt på kunde-, selger-, prosjekteller produktnivå. For å åpne salgsbudsjettet velger du Vis i menylinjen. Velg dernest Tilbud/Ordre/Faktura og Salgsbudsjett. Du får nå opp innstillingsvinduet for Salgsbudsjett. I den øvre del av vinduet spesifiseres hva budsjettet er knyttet til av kunder, produkter, selgere og prosjekter. Deretter føres budsjettallene periodevis (på måneder) i matrisen nedenfor. Før du kan legge inn tall i budsjettfeltene, må du spesifisere hvilken kombinasjon av kunde, produkt, selger og prosjekt budsjettet skal gjelde for. Alle kategorier må fylles ut. Legg merke til at du har mulighet til å velge Diverse i hver enkelt nedtrekksliste. Klikk på søkeknappen for å velge i en liste med alternativer. Feltene for budsjett vil forbli inaktive helt til du har fastsatt dine kriterier. 228

238 Programversjoner uten regnskap Velg hvilket år budsjettet skal gjelde for, om budsjettet skal oppdateres Automatisk og om Faktiske tall skal oppdateres fortløpende. Du kan også velge om du vil vise avvik i % eller i reelle tall. Skriv inn budsjettallene for alle kombinasjoner av kunde, produkt, selger og prosjekt som du lager budsjett for. Du vil da ha mulighet til å gå inn og sjekke budsjettallene for kombinasjonene i hver periode. Budsjettallene registreres spesifikt for hver periode, og summeres i øverste rad med totalen for hele året. Hvis du senere får behov for å endre budsjettet, stiller du inn det nye filteret i den kombinasjonen av kunde, produkt, selger og prosjekt som du ønsker å gjøre endringer i. Drilldown - Salgsbudsjett Merk! Salgsbudsjett-funksjonaliteten gjelder kun programversjoner uten regnskapsfunksjonalitet. Har du lisens på et system med regnskapsfunksjonalitet finner du all budsjettering under Vis - Regnskap - Budsjett. Budsjett i disse systemene er omtalt i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Ønsker du å se hvilke verdier som ligger til grunn for budsjettall som er ført for en bestemt periode, kan du klikke på perioden du vil se nærmere på. Du får nå presentert de underliggende budsjettverdiene som er ført på de forskjellige kombinasjonene av kunder, produkter, selgere og prosjekter for denne perioden. Ved å markere ønsket periode og trykke ned venstre musetast, vil tabellen for de underliggende budsjettverdier komme til syne. Tallene i tabellen spesifiserer budsjettallene for valgt periode og utvalg. På denne måten har du full oversikt over hvilke verdier som er budsjettert på hver enkelt selger helt ned på produkt-, kontakt- og prosjektnivå. Tips! Klikk utenfor vinduet for å returnere til budsjettet. 229

239 Kapittel 4: Netthandel I dette kapittelet: Om netthandel Om nettbutikk Rediger nettsted Hent nettsteddata Nettstedinnstillinger Tilleggsprodukter - Netthandel Funksjonalitet omtalt i denne delen kan være helt eller delvis tilgjengelig i din programversjon. Du finner en detaljert funksjonsoversikt for de ulike produktene på våre nettsider: Finner du ikke svar på det du lurer på i dette kapittelet, kan du gå til kapittelet Mer informasjon hvor du finner tips om hvor du kan få ytterligere hjelp. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om produktene, kan du ta kontakt med vår salgsavdeling på [email protected] eller tlf

240 Om netthandel Om netthandel I en verden der "alle" søker informasjon om varer og tjenester på Internett før de handler er det lett å falle utenfor hvis man ikke er tilstede der det skjer. Ved å utnytte mulighetene du har tilgjengelig i ditt Mamut-system kan du enkelt lage ditt eget nettsted med nettbutikk, og være tilgjengelig døgnet rundt for både eksisterende og nye potensielle kunder. Hva er et nettsted? Et nettsted er et område på Internett der du kan ha en samling sider med informasjon om for eksempel ditt firma lagres. Et nettsted består som regel av en hovedside hvorfra det er linker til flere undersider med informasjon om f.eks. firmaet og tjenester som tilbys. Kanskje inneholder nettstedet dessuten en nettbutikk der kunder kan kjøpe produktene som firmaet selger. Hvorfor bør jeg ha et nettsted? Dersom du ikke allerede har et nettsted har du kanskje tenkt tanken og vurdert det? Det finnes mange fordeler med å ha et nettsted der kunder uansett tid på døgnet kan finne informasjon om ditt firma, ansatte, hvilke tjenester og produkter som tilbys, åpningstider, adresseinformasjon og kanskje et kart som viser hvor du holder til. Flere og flere er jevnlig på Internett og stadig flere benytter seg av mulighetene til å handle på nett også. Tilbyr du dine produkter i din egen nettbutikk i tillegg til din vanlige butikk, er det gode muligheter for å øke omsetningen. Forutsetninger Har du et program i serien Mamut Business Software eller gratis-versjonen Mamut Web Free, har du allerede det du trenger for å raskt og enkelt lage et profesjonelt nettsted med netthandel. Forkunnskaper Å opprette et nettsted via ditt Mamut-system krever ingen forkunnskaper eller tidligere erfaringer med publisering av websider. Selve redigeringen foregår i modulen Netthandel som inneholder en brukervennlig publiseringsløsning, slik at du slipper å forholde deg til HTML-koding og opplasting via ftp-servere. Er du kjent med vanlig tekstbehandling og formatering i f.eks. Microsoft Word, vil du kjenne igjen mange av redigeringsmulighetene i modulen Rediger nettsted. 231

241 Netthandel Netthandel i Mamut Business Software 232 Du kan opprette ditt eget nettsted med nettbutikk under fokusområdet Netthandel eller ved å velge Vis - Netthandel. Nettsted med designmaler Opprett ditt eget nettsted med en svært brukervennlig integrert modul som ikke krever noen forkunnskaper. Velg mellom et stort utvalg fleksible designmaler utviklet av profesjonelle webdesignere. Oppdater selv så ofte du måtte ønske. Ha for eksempel nyhetssider, informasjonssider, markedsføringssider, brukerstøtte, kontaktsider og butikk på ditt nettsted. Sett fokus på markedsføringskampanjer ved å opprette egne kampanjesider som garantert sees av alle besøkende. Du får din egen nettadresse og plass på nettserver inkludert. Du kan også benytte ditt eget domenenavn. Overførsel av ditt nettsted fra din PC til server skjer automatisk med et par tastetrykk. Nettbutikk med handlekurv Avansert nettbutikk med handlekurvfunksjonalitet lar dine kunder handle trygt og enkelt. Integrasjon med produktliste sikrer rask opprettelse og vedlikehold. Alle ordre overføres automatisk til ordremodul og ordrebekreftelse sendes automatisk til kunden på e-post. Ved bestilling opprettes ordre og kundekort automatisk i systemet. Velg selv hvilke leverings- og betalingsbetingelser du ønsker å tilby. Full støtte for kredittkort med håndtering av sikkerhetskode og SSL (Secure Sockets Layer) som sikrer trygg netthandel. Du kan se et demonstrasjonsnettsted på Forespørsler fra nettsted Når en potensiell kunde tar kontakt via din nettside opprettes automatisk et kundekort med all nødvendig informasjon for videre oppfølging. Er kunden registrert tidligere opprettes henvendelsen automatisk som en aktivitet på kundekortet. Basert på type henvendelser blir de automatisk kategorisert i kontaktregisteret. Ved kjøp i nettbutikken opprettes ordre automatisk. Nettstedstatistikk Full tilgang til besøksstatistikk for ditt nettsted gir informasjon som kan veilede i nettstedets strategi og utforming. Trafikksammendrag gir rask oversikt over besøk i gitte perioder, total statistikk samt besøksrekorder. Mer detaljert statistikk kan eksporteres til Microsoft Excel og inneholder detaljert oversikt over hver dags besøk. Separat og total statistikk for nettsted og nettbutikk. Oppdateringshistorikk sikrer at du kan følge opp hvor ofte nettstedet endres. Statistikken finner du på Mamut Information Desk.

242 Om netthandel Rediger nettsted Rediger nettsted er modulen du vil tilbringe mest tid i under fokusområdet Netthandel. Den inneholder fem fanekort, og i disse registrerer du innholdet som vil utgjøre hjemmesiden og nettbutikken din. Forhåndsvisning Viser deg hvordan nettstedet ditt vil se ut på Internett. Du bør imidlertid merke deg at handlekurven ikke kan forhåndsvises. Denne funksjonen kan du kun se inne på nettstedet ditt etter at det er publisert. Oppdater Sørg alltid for at du laster opp den nyeste hjemmesiden din til vår server etter du har foretatt endringer. Til dette bruker du funksjonen Oppdater. Det vil da også automatisk sjekkes om det finnes programoppdateringer som du bør installere for alltid å ha tilgang til den nyeste funksjonaliteten. Hent nettsteddata Denne snarveien gjør at du kan hente nye ordre fra serveren. Har nettstedet kontaktside(r) kan du også hente ned aktiviteter. Nettsteder som tillater påmelding til passordbeskyttede sider vil kunne hente ned nye medlemmer. Nettstedinnstillinger Her tilpasser du innstillingene for nettstedet, som visning av mva., prisavrunding, passordbeskyttelse og kredittkort-betalingstjeneste. Hvordan kommer jeg dit? Velg Vis - Netthandel og plukk ut funksjonen du vil benytte, eller velg Netthandel som fokusområde i menyen til venstre på skrivebordet. Du vil nå ha tilgang til snarveier for alle de tilhørende modulene. Merk! Begrepet nettsted brukes normalt i programmet om hele nettstedet ditt. Nettstedet kan også inneholde en del som kalles Nettbutikk, som er den delen av nettstedet der du kan tilby produkter til salgs til dine kontakter. Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Dersom du har behov for mer avansert funksjonalitet enn det som følger med ditt Mamutsystem som standard, kan du kjøpe tilleggsprodukter og utvidelser av programmet. Du finner mer informasjon om Mamuts tilleggsprodukter og -tjenester på 233

243 Netthandel Tips - hva du bør tenke på før du begynner Før du oppretter ditt eget nettsted kan det være en fordel å tenke litt på hva du ønsker med nettstedet. Tenk på hvilket budskap du vil formidle til besøkende på ditt nettsted og sørg for at ditt nettsted er ryddig og oversiktlig og enkelt å finne frem på. Mange av dagens Internettbrukere er utålmodige og kommer ikke tilbake til et nettsted der de ikke finner ønsket informasjon i løpet av et par klikk. Førsteinntrykk Det er viktig å gi et godt førsteinntrykk dersom du ønsker at besøkende skal bruke tid- og kanskje penger på nettstedet ditt. Sørg for at tekster du publiserer ikke inneholder stavefeil, da feil kan gi besøkende et dårlig inntrykk og tolke nettstedet som useriøst. Nettstedet ditt bør være imøtekommende, brukervennlig og lett å orientere seg på. Bruk derfor gjerne litt tid på å se på andre nettsider og se hvordan de har strukturert seg og lagt nettstedet tilrette for besøkende. Strukturer innholdet Før du begynner å redigere innholdet på nettstedet ditt bør du tenke igjennom hvilken informasjon du ønsker å presentere og informere om. Tegn gjerne en skisse på forhånd hvor du noterer deg hvilke nettsider du trenger å opprette for å kunne presentere ønsket informasjon på en lett tilgjengelig måte. Noter deg gjerne hvilken informasjon du har tenkt å ha på hvilke sider. Informasjon om firmaet For å skape troverdighet og gi besøkende på ditt nettsted informasjon om hvem som driver nettstedet, bør du introdusere firmaet ditt og gjerne informere om firmaets visjoner, ansatte, historikk m.m. Ønsker du å selge produktet på nettstedet ditt bør du også informere om hvilke vilkår som gjelder ved handel i nettbutikken din. Kontaktinformasjon For å fremstå som en seriøs aktør er det viktig at du opplyser om ulike måter man kan komme i kontakt med firmaet ditt på. Opplys gjerne om både postadresse, besøksadresse, telefonnummer, telefaks og e-postadresse. Informasjon om ansatte og åpningstider/kontortider er også informasjon som mange finner nyttig. Du kan også opprette egne kontaktsider som besøkende kan bruke for å ta kontakt på en enkel måte. 234

244 Om netthandel Tilpass til ditt firma Planlegger du å legge ut produkter for salg i nettbutikken bør du på forhånd tenke litt på hvilke produktgrupper og undergrupper som kan være aktuelle å dele inn produktene dine i. Benytter du allerede produktregisteret i Mamut har du kanskje allerede opprettet produktgruppene du trenger, hvis ikke kan du tilpasse produktgrupper og undergrupper i Standardregisteret. Oppfølging og rutiner Etter at du har opprettet ditt nettsted og publisert det på Internett bør du gjøre det til en vane å laste ned nettsteddata ofte, gjerne hver dag. Følg nøye opp henvendelsene du får og gi tilbakemeldinger innen rimelig tid. Det er også viktig at du effektuerer ordrer raskt og sender av gårde bestilte varer til kundene. Kvalitetssjekk av innhold og linker Etter å ha publisert ditt nettsted er det viktig at du får gode rutiner for kvalitetssjekk av innholdet du har liggende tilgjengelig på Internett. Jevnlig bør du sjekke at linker fungerer, bilder vises og at tekster og øvrig innhold er oppdatert med rett informasjon. Et nettsted som ikke blir vedlikeholdt og oppdatert jevnlig vil kunne oppleves som lite troverdig og useriøst. Designtips for nettsted Når du oppretter ditt nettsted, bør du tenke litt på valg av farger og design. Valgene du tar for ditt nettsted bør stå i tråd med firmaet ditt og profilen firmaet har ellers. Fonter, størrelse og farger Når du skal velge hvilken font som skal brukes på ditt nettsted, bør du først og fremst tenke på at den skal være lesevennlig. Verdana og Arial er fonter som brukes mye på nett og regnes som lette å lese på skjerm. Størrelsen på fonten du velger bør ikke være for stor, men ikke for liten heller. Størrelse 8-10 vil i mange tilfeller være passende størrelse. Pass også på å bruke samme font på alle sidene dine slik at du får et helhetlig utseende på nettstedet. Understreking av tekst på nettsider bør unngås, da tekst som er understreket vil bli oppfattet som en link av folk flest. Noe annet du bør tenke på er bruk av farger på nettstedet. Teksten bør ha en farge som er lett å lese på bakgrunnsfargen du velger. Pass også på å ikke bruke for mange ulike farger på tekstene, da dette kan virke forstyrrende og uprofesjonelt. 235

245 Netthandel Bruk av logo, bilder og grafikk Har firmaet ditt en egen logo, kan du laste opp og bruke denne på nettstedet ditt. En logo er en fin måte å markedsføre ditt firma på og vil være med å skape gjenkjennelse og troverdighet hos kundene dine. Bruk gjerne relevante bilder og grafikk på nettstedet ditt for å gjøre sidene dine mer levende og attraktive å lese. Nettsider med ren tekst kan virke litt kjedelige, men pass på å ikke overdrive bruken av bilder og grafikk. Det er også mulig å bruke bakgrunnsbilder på nettstedet ditt, men vær veldig forsiktig med bruken. Et bakgrunnsbilde har lett for å stjele fokuset fra teksten og kan virke forstyrrende. Bruk av tabeller for større fleksibilitet ved redigering For å strukturere innhold på en nettside er det en stor fordel å benytte seg av tabeller, bilder og tekst i kombinasjon. Med tabeller kan du angi plassering av de ulike elementene mer nøyaktig. Uten bruk av tabeller er det vanskelig å kontrollere elementenes plassering i forhold til hverandre. Ønsker du eksempelvis å plassere en tekst ved siden av et bilde, blir dette komplisert uten å gjøre bruk av tabeller. I tillegg gjør tabeller det mulig å sette fast minimumshøyde og bredde for innhold. Kom i gang med eget nettsted Du trenger ikke å bruke mer enn en halvtimes tid fra du begynner til du kan være på Internett med ditt eget nettsted. Bruker du noen timer ekstra, vil du kunne presentere et flott og profesjonelt nettsted med nettbutikk dersom du ønsker dette. Under finner du en enkel prosedyre som beskriver stegene du minimum må innom for å registrere og opprette et nettsted. Merk! Begrepet nettsted brukes normalt i programmet om hele nettstedet ditt. Nettstedet kan også inneholde en del som kalles Nettbutikk, som er den delen av nettstedet der du kan tilby produkter til salgs til dine kontakter. Slik registrerer du ditt nettsted og får det på Internett 1. Velg Vis - Netthandel - Rediger nettsted. 2. Klikk Ny for å opprette ditt eget nettsted og velge navn for nettstedet. 3. Registrer nettstedet ved å følge veiviseren som hjelper deg å opprette adresse for nettstedet og registrere den på serveren hos Mamut. Du kan nå åpne din nettleser, f.eks. Internet Explorer, og gå til adressen du registrerte. 236

246 Om netthandel Redigering av innhold på nettsted Når du har registrert nettstedet ditt, kan du begynne å tilpasse og redigere innholdet som du ønsker å presentere på ditt nettsted. Redigering gjøres i modulen Rediger nettsted som du finner ved å velge Vis - Netthandel - Rediger nettsted. Modulen er bygget opp som en veiviser der du, ved å klikke Neste i hvert vindu, blir ledet innom alle fanekort der du kan registrere informasjon. Du kan også velge å gå direkte til fanekortene Virksomheten, Innhold, Nettbutikk og Designmal og fanekortene som ligger under disse igjen og legge inn informasjon. Du kan lese mer om redigering av innhold på nettstedet i eget kapittel. Når du har lagt inn ønsket informasjon på ditt nettsted, må du oppdatere/publisere innholdet for at det vises på ditt nettsted på Internett. Det gjør du ved å velge Vis - Netthandel - Oppdater. Du kan lese mer om oppdatering/publisering av nettsted i eget kapittel. Tips! Dersom du ikke ser noen endringer etter å ha oppdatert nettstedet, kan du holde nede [CTRL] + trykke [F5] noen ganger for å oppdatere innholdet i skjermbildet. Informasjon om hvordan du enkelt kommer i gang med nettbutikk finner du i eget avsnitt. 237

247 Netthandel Om innhold på nettstedet Et godt utarbeidet nettsted kan fort bli en av de viktigste informasjonskanalene du har til kundene dine. Ikke bare ved at du gir informasjon om dine produkter, men også som formidler av informasjon om bedriften din, kampanjer og annen nyttig informasjon til både kunder og samarbeidspartnere. Innhold Et nettsted består av flere nettsider hvorav en er hovedsiden som besøkende møter når de klikker seg inn på nettstedet ditt. I tillegg kan du bygge opp nettstedet med ønsket antall undersider og nyhetssider etter behov. Du kan også opprette kontaktsider som besøkende kan bruke for å ta kontakt med deg på en enkel måte. Selve innholdet som du ønsker å ha på ditt nettsted må legges inn under fanekortet Innhold og i underliggende fanekort. Ønsker du å kunne selge dine produkter på ditt nettsted, må du ta i bruk funksjonaliteten for nettbutikk. Du kan selv velge om du vil ha et rent nettsted eller om du vil ha et nettsted med nettbutikk. Les mer om nettbutikk i eget kapittel. Merk! Begrepet nettsted brukes normalt i programmet om hele nettstedet ditt. Nettstedet kan også inneholde en del som kalles Nettbutikk, som er den delen av nettstedet der du kan tilby produkter til salgs til dine kontakter. Redigering av innhold Det finnes en rekke verktøy som du kan benytte ved redigering og formatering av innhold på nettstedet. Du kan f.eks. sette inn bilder, linker til andre nettsider, tabeller eller hele HTML-filer som du har opprettet i et annet program. En fullstendig oversikt av tilgjengelige verktøy finner du i eget avsnitt. Merk! Du kan, når du måtte ønske det, gå tilbake og redigere og tilpasse så mange ganger du ønsker, for deretter å publisere innholdet på nytt på Internett. Innstillinger og tilpasninger Under Nettstedinnstillinger kan du sette hvilke innstillinger som skal gjelde for nettstedet og nettbutikken din. Du kan også tilpasse ledetekster (overskrifter) som vises på nettstedet ditt og registrere søkeord. Les mer om nettstedinnstillinger, ledetekster og søkeord i egne avsnitt. 238

248 Om netthandel Oppdatering/publisering av nettsted Når du har lagt inn ønsket innhold på nettstedet ditt, må du velge Oppdater nettsted for at ditt nettsted skal bli publisert til Internett. Det samme gjelder når du har redigert innholdet på nettstedet. Du kan lese mer om oppdatering av nettsted i eget avsnitt. Hent nettsteddata Funksjonen Hent nettsteddata sjekker om det er nye aktiviteter som er registrert på nettstedet ditt, og laster i så fall ned ordrer som er opprettet i nettbutikken din og henvendelser som er registrert via kontaktsider. Du kan lese mer om import av nettsteddata i eget avsnitt. Merk! Modulen Netthandel kan kun brukes av én bruker om gangen, dette gjelder også selv om du har en flerbrukerversjon av programmet. Oppdatering av nettsted Etter at du har redigert innholdet på nettstedet, eller endret på tilgangen for brukere (ved passordbeskyttelse), må du Oppdatere, eller publisere nettstedet til serveren. Ingen av endringene blir tilgjengelig på Internett før du har gått gjennom denne prosedyren. En vanlig oppdatering vil bare laste opp endringene dine på nettstedet. Ettersom du har begrenset lagringsplass, bør du fra tid til annen gjennomføre en Full oppdatering (se punkt 3). Dette vil slette all informasjon på serveren og laste opp kun den informasjonen du vil vise på nettstedet. Slik oppdaterer du nettstedet 1. Start oppdateringen fra menyen Vis - Netthandel - Oppdater. Systemet sjekker nå automatisk om det finnes designmaloppdateringer. Dersom det finnes oppdateringer på serveren, vil du få beskjed om dette. Last da ned disse som beskrevet nedenfor, og start deretter oppdateringen av nettstedet på nytt. 2. Merk nettstedene du ønsker å oppdatere. Har du gjennomført store endringer, bør du også merke Full oppdatering, for å nullstille innholdet som ligger på serveren. 3. Klikk Oppdater. Programmet vil nå generere det oppdaterte nettstedet, pakke informasjonen og laste det opp til ditt område på serveren. 4. Klikk Gå til nettsted eller klikk på linken til nettstedet i e-posten du mottar når oppdateringen har funnet sted. 5. Sjekk at innholdet er slik du vil ha det. Dersom du ikke er fornøyd, gå gjennom Rediger nettsted eller Nettstedinnstillinger og rett opp, og gjennomfør oppdateringen på nytt. Ditt nettsted er nå oppdatert med endringene du har gjort. 239

249 Netthandel Tips! Dersom du ikke ser noen endringer etter å ha oppdatert ditt nettsted, kan du holde nede [CTRL] + trykke [F5] noen ganger for å oppdatere innholdet i skjermbildet. Oppdaterte designmaler Med jevne mellomrom tilbyr vi oppdaterte designmaler. Programmet gjør automatisk et søk etter designoppdateringer hver gang du velger å redigere, forhåndsvise eller oppdatere nettstedet via Vis - Netthandel - Rediger nettsted / Forhåndsvisning / Oppdater, og du vil få opp en dialogboks når det finnes tilgjengelige oppdateringer. Slik henter du inn oppdaterte designmaler 1. Klikk OK i dialogboksen om at det finnes tilgjengelige oppdateringer. Du vil nå tas videre til oppdateringsveiviseren, hvor du vil se mer detaljert informasjon om oppdateringen. 2. Klikk Neste for å starte selve nedlastingen. Merk! Du vil ikke kunne redigere, forhåndsvise eller oppdatere nettstedet før du har hentet inn oppdateringene. Du kan avbryte veiviseren ved å klikke Avbryt her, men dette vil også avbryte prosessen du opprinnelig startet. 3. Når oppdateringen er fullført, vil du få opp en dialogboksen som bekrefter dette. Klikk OK. De nye designmalene vil nå være tilgjengelige i fanekortet Design under Rediger nettsted. 240

250 Om nettbutikk Om nettbutikk Ønsker du å legge dine produkter ut for salg på Internett, kan du enkelt legge de ut i din egen nettbutikk ved hjelp av nettbutikkløsningen i Mamut Business Software. Produktene du ønsker å selge, må først registreres i produktregisteret i Mamut Business Software, deretter kan du gjøre produktene tilgjengelige for salg i nettbutikken. Du kan se et demonstrasjonsnettsted på Velg selv hvilke av produktene dine som skal kunne selges i nettbutikken Du styrer selv hvilke av dine produkter som skal kunne selges i nettbutikken. Nedenfor kan du lese mer om hvordan du legger ut produkter for salg i nettbutikken. Tips! Husk at betalingsbetingelsene angis i firmainnstillingene i Mamut Business Software. Det samme gjelder rabattene du ønsker å bruke i nettbutikken. Les mer om rabatter i kapittelet "Salgsoppfølging". Sett inn produktbilder og beskrivelser til bruk i nettbutikken Du kan sette inn produktbilde og produktbeskrivelser for hvert enkelt produkt. Bilde og beskrivelser vil vises i nettbutikken etter oppdatering av nettstedet. Vis lagerbeholdning, eksakt eller som intervall Nettbutikken kan vise lagerstatus for alle lagerførte produkter som tilbys i nettbutikken. Med lagerstatus menes antall på lager minus antall som allerede er i ordre eller reservert til kunder på andre måter. Lagerstatus støttes i alle designmaler som viser produkter på forsiden. Lagerstatus vil også vises per variant (tilleggsprodukt i enkelte programversjoner) når et produkt selges i ulike varianter. Betalingstjenester Ønsker du å kunne tilby betaling med kredittkort i din nettbutikk, må du ha et Mamutsystem med støtte for handlekurv, og du må inngå en avtale med en betalingsaktør. For mer informasjon om støttede betalingsaktører i Mamut Business Software kan du ta kontakt med vår salgsavdeling på [email protected] eller på telefon Merk! Mamut Nets Netaxept er kun tilgjengelig som tilleggsprodukt til enkelte programversjoner. 241

251 Netthandel Produktvarianter i nettbutikken Du kan selge produkter i ulike varianter i nettbutikken. Les mer om dette i kapittelet "Produkt". Merk! Produktvarianter krever lisens på tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Mamut Enterprise Kunde- og PartnerWeb For å gjøre nettbutikken din mer profesjonell kan du anskaffe tilleggsproduktet Mamut Enterprise Kunde- og PartnerWeb. Med dette tilleggsproduktet kan kundene dine opprette brukerkontoer i nettbutikken din slik at de kan logge seg inn i butikken. Da kan du gi rabatter til utvalgte kunder som får se de justerte prisene når de logger seg på. I tillegg vil kundene motta en statusoppdatering per e-post etter endringer i ordren deres, samt at kundeinformasjonen lagres i brukerprofilen slik at kunden slipper å oppgi denne informasjonen mer enn en gang. Du finner mer informasjon om Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser på Kom i gang med nettbutikk For å kunne selge produkter i din nettbutikk må produktene du skal selge være opprettet i produktregisteret i programmet. De må også være merket av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder under fanekortet Nettsted. Du kan opprette nye produkter ved å velge Vis - Produkt - Produktregister eller ved å klikke Ny i fanekortet Produktutvalg i modulen Rediger nettsted. Merk! Dersom fanekortet Nettsted ikke vises i produktregisteret, må du merke av for Bedriften selger produkter på Internett under Firmainnstillinger for Produkt. I tillegg må du merke minst 1 leveringsform og 1 betalingsform som Tilgjengelig på Internett for at det skal være mulig å gjennomføre et kjøp i nettbutikken din. Du kan selvsagt bruke så mange leveringsformer og betalingsformer som du har behov for. 242

252 Om nettbutikk Slik kommer du i gang med nettbutikk 1..Velg Vis - Netthandel - Rediger Nettsted, velg fanekortet Innhold og deretter fanekortet Produktutvalg. Legg til produktene du ønsker å selge i nettbutikken ved å klikke på knappen Produktutvalg i nettbutikk. 2. Velg fanekortet Nettbutikk og det underliggende fanekortet Selskapsinformasjon, merk av for hvilken informasjon om ditt firma som skal vises i din nettbutikk. 3. Gå til fanekortet Vilkår og opprett vilkårene som skal gjelde ved handel i din nettbutikk. 4. Velg fanekortet Kundeinfo og merk av for informasjonen du vil skal vises og fylles ut av kjøper i nettbutikken. 5. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister, og finn Leveringsformer. Merk av for Tilgjengelig på Internett for den eller de leveringsformene du ønsker skal kunne benyttes i nettbutikken. 6. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister, og finn Betalingsbetingelser. Merk av for Tilgjengelig på Internett for den eller de betalingsbetingelsene du ønsker skal kunne benyttes i nettbutikken. 7. Gå til slutt til fanekortet Designmal og bestem hvilken mal du ønsker å bruke for nettbutikken din. 8. Velg Vis - Netthandel - Oppdater for å publisere innholdet til Internett. Nettbutikken din er nå klar til bruk og det er mulig for besøkende å bestille produkter. Legge ut et produkt for salg i nettbutikken Slik legger du ut et produkt i nettbutikken 1. Velg Vis - Produkt - Produktregister og fanekortet Nettbutikk. 2. Merk av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder. 3. Merk av i kolonnen Aktiv for nettstedet der produktet skal kunne selges. 243

253 Netthandel 4. Klikk eventuelt på knappen Nettstedinnstillinger for produkt for å legge til bilde og/eller beskrivelse av produktet. Klikk OK når du har lagt inn ønsket informasjon. 5. Klikk Lagre. Etter neste oppdatering av nettstedet vil produktet være tilgjengelig for salg i nettbutikken. Slik legger du et utvalg produkter ut for salg i nettbutikken 1. Velg Vis - Produkt - Endre et utvalg produkter. 2. Klikk Neste i veiviseren som åpnes. 3. Sett et utvalg på f.eks. produktgruppe eller lignende eller la feltene stå tomme om du ønsker å gjøre alle produktene dine tilgjengelig for salg i nettbutikken. 4. Klikk Neste. 5. Velg fanekortet Nettbutikk Merk av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder og velg om produktene skal være tilgjengelig for alle nettsteder eller velg ønsket nettsted i nedtrekkslisten. 7. Klikk Neste. 8. Klikk Fullfør for å gjøre produktene i listen tilgjengelige for salg i nettbutikken. 9. Klikk Lukk for å avslutte veiviseren. Etter neste oppdatering av nettstedet vil produktene være tilgjengelig for salg i nettbutikken.

254 Om nettbutikk Tips! Du kan også legge ut produkter for salg i nettbutikken via funksjonen Produktutvalg i nettbutikk i fanekortet Produktutvalg under Rediger nettsted. Denne metoden forutsetter at produktet er merket av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder i fanekortet Nettbutikk i produktregisteret. Produktbilde og produktbeskrivelse: I vinduet Nettstedinnstillinger for produkt kan du sette inn produktbilde og produktbeskrivelser for hvert enkelt produkt. Bilde og beskrivelser vil vises i nettbutikken etter oppdatering av nettstedet. Du kan komme til Nettstedinnstillinger for produkt både via fanekortet Nettbutikk i produktregisteret og via fanekortet Produktutvalg i Rediger nettsted. Opprette kopling til andre nettsteder Dersom du har tilleggslisens for å opprette flere nettsteder i samme firmadatabase, kan du velge å legge inn en eller flere koplinger (linker) mellom nettstedene. Koplingen blir enten opprettet på hovedsiden eller Kampanjesiden, om du har opprettet dette. Før du oppretter koplingen, må du opprette siden du skal linke til. Slik oppretter du en kobling til et annet nettsted 1. Åpne nettstedet du ønsker å legge linken i. 2. Velg Kopling til andre nettsteder i fanekortet Meny. 3. Klikk Ny for å opprette en kopling. 4. Velg hvilket Nettsted du skal legge kopling til. 5. Velg hvor du skal opprette Kopling fra: Hovedside eller Kampanje. Om du ønsker kopling fra begge steder, må du opprette to forskjellige koplinger. 6. Skriv inn ønsket Navn på kopling. Dette er navnet som vil vises på linken, og kan godt være beskrivende som Er du forhandler, klikk her! 7. Klikk OK. Listen er nå oppdatert med den nye koblingen. Oppdater deretter nettstedet ditt. Merk! Ved bruk av enkelte designmaler vises linken på hovedsiden i en nedtrekksliste, og vil ikke vises umiddelbart. 245

255 Netthandel Vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken Nettbutikken kan vise lagerstatus for alle lagerførte produkter som tilbys i nettbutikken. Med lagerstatus menes antall på lager minus antall som allerede er i ordre eller reservert til kunder på andre måter. Lagerstatus støttes i alle designmaler som viser produkter på forsiden. Lagerstatus vil også vises per variant (tilleggsprodukt i enkelte programversjoner) når et produkt selges i ulike varianter. Merk! Lagerbeholdningen som skal vises i nettbutikken defineres som den lagerbeholdning som er tilgjengelig for salg. Produkter som allerede ligger "til kunder" medregnes altså ikke her. I Produktregisteret i fanekortet Nettbutikk kan du i nedtrekkslisten Lagerinformasjon velge om et produkt skal vise lagerstatus i nettbutikken. Ønsker du ikke å vise lagerbeholdning lar du nedtrekkslisten bli stående med valget Ikke vis lagerbeholdning. Skal lagerbeholdningen vises kan den vises på ulike måter Eksakt lagerbeholdning: Viser eksakt antall tilgjengelig for salg på lager. Eksempel: Tilgjengelighet: 29 stk på lager. Intervallbasert lagerbeholdning, eksakt ved lavere enn 10: Viser lagerbeholdning i intervaller, men eksakt antall når det er færre en 10 stk. igjen på lager. Eksempel ved 26 stk på lager: Tilgjengelighet: stk på lager. Intervallbasert lagerbeholdning: Viser lagerbeholdning i intervaller. Eksempel ved 26 stk på lager: Tilgjengelighet: stk på lager. 246

256 Om nettbutikk Du kan endre ledeteksten som benyttes for å vise hvor mange som er på lager. Standard ledetekst er Tilgjengelighet, slik at kunden i nettbutikken for eksempel vil lese informasjonen: Tilgjengelighet, 29 stk på lager. Se mer om ledetekster i eget avsnitt. Tekst: Viser en fast tekst for hver av statusene: På lager I innkjøp Ikke på lager Merk! Dette er forhåndsdefinerte tekster. Fritekst-feltet under benyttes sammen med valget Fritekst. Ønsker du å endre på disse tekstene kan du endre ledetekstene. Symbol/grafikk: Viser kun symbolene for På lager, I Innkjøp og Ikke på lager. Du kan velge hvilke symboler som skal benyttes i Nettstedinnstillingene, på fanekortet Innstillinger nettbutikk. Fritekst: Du kan velge din egen fritekst og vise denne i nettbutikken, i stedet for antall på lager. Friteksten du ønsker å benytte skriver du inn i feltet Fritekst. Du må også velge Fritekst i nedtrekkslisten. Eksempel: Restsalg: Kun få igjen! Produktets produktkategori: I stedet for lagerstatus vises produktkategorien som er angitt i feltet Produktkategori på produktkortet. Du kan selv opprette produktkategorier i Standardregisteret. Tips! Du kan angi visningsvalgene i fanekortet Standardverdier i Firmainnstillinger for produkt, slik at du ikke behøver å angi dette for hver gang du oppretter et nytt produkt. For å administrere mange produkter, eller ved oppstart av funksjonaliteten kan du i veiviseren Endre et utvalg produkter redigere visningsmodus for lagervisning på et utvalg produkter på en gang. Merk! Lagerstatus viser status ved siste opplasting av nettbutikken. Status vil derfor kun være helt eksakt etter opplasting, og frem til første ordre er lagt inn, enten i Nettbutikken eller i programmet direkte. Det anbefales derfor at import av nettordre rutinemessig følges opp med opplasting av nettbutikk, slik at man oppnår størst mulig nøyaktighet i lagerstatusvisningen. Det kan også være fordelaktig å ta forbehold i nettbutikken om at lagerstatus ikke nødvendigvis er forpliktende. 247

257 Netthandel Betalingstjenester for betaling i nettbutikk Ønsker du å kunne tilby betaling med kredittkort i din nettbutikk, må du ha et Mamutsystem med støtte for handlekurv, og du må inngå en avtale med en betalingsaktør. Betalingsaktøren fungerer som en nettbasert betalingssentral som tar seg av hele transaksjonsprosessen når en kunde i din nettbutikk ønsker å betale med kredittkort. Betalingsaktøren sørger for at sikkerheten er ivaretatt og at svindel unngås. For å kunne ta imot kredittkortbetalinger i nettbutikken din må du også opprette en eller flere betalingsformer av typen kredittkort. Støtte for betalingsaktøren Nets Netaxept (NO) Nets Netaxept (tidl. BBS Netaxept): Ønsker du å tilby kortbetaling med Nets Netaxept som betalingsaktør, kan du kjøpe tilleggsproduktet Mamut Nets Netaxept. Dette tilbys til et utvalg Mamut Business Software-produkter. For en fullstendig oversikt over hvilke produkter som kan utvides, kan du besøke vår hjemmeside på Du kan også ringe gratis grønt nummer eller sende en e-post til [email protected] for mer informasjon. Vær oppmerksom på at du må påregne en implementeringstid på ca dager fra du starter prosessen til du er klar med kortbetaling i din nettbutikk. Merchant ID: Når avtalen er godkjent og klar til bruk, vil du motta en Merchant ID fra Nets Netaxept som du må registrere i fanekortet Betalingstjenester nettstedinnstillinger i Mamut Business Software. Med Nets Netaxept-integrasjonen i Mamut Business Software har du muligheten til å motta statusinformasjon for Nets-betalinger, samt utføre trekk av betalinger uten å måtte logge inn på Nets Admin. Du kan lese mer om tilleggsproduktet på eller du kan kontakte din kontaktperson på Mamut for mer informasjon og bestilling. Når du har inngått en avtale med en betalingsaktør, kan du velge aktuell aktør i nedtrekkslisten Velg betalingstjeneste. Deretter må du registrere en ID som du får fra aktøren. Merk! Du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillinger for betalingstjenester og opprettet betalingsformer for at betalingsløsningen skal bli tilgjengelig på ditt nettsted. 248

258 Om nettbutikk Nets Netaxept Ønsker du å tilby kortbetaling med Nets Netaxept (tidligere BBS Netaxept) som betalingsaktør, må du kjøpe tilleggsproduktet Mamut Nets Netaxept. Dette forutsetter at du har en gyldig lisens på ett av de følgende produktene: Mamut Platinum (alle), Mamut Enterprise (alle), Mamut Office Professional, Mamut Office Standard, Mamut CRM & Sales Professional, Mamut CRM & Sales Standard, Mamut Web Professional, Mamut Web Standard. Med Mamut Nets Netaxept blir nettkunden overført til Nets Netaxepts løsning etter å ha gått gjennom bestillingsprosedyren i nettbutikken. Kortinformasjon gis her kun til Nets Netaxept. Dette innebærer en sikker og trygg netthandelsprosess. For kundene vil Mamut Nets Netaxept redusere barrierene for å handle med kredittkort på nett. Dessuten er du sikrere på å få betaling. Du kan lese mer om Mamut Nets Netaxept på 249

259 Netthandel Rediger nettsted Når du har registrert ditt nettsted, kan du begynne å tilpasse og redigere innholdet som du ønsker å presentere på ditt nettsted. Redigering gjøres i vinduet Rediger nettsted som du finner ved å velge Vis - Netthandel - Rediger nettsted. Dersom du har opprettet mer enn ett nettsted for firmadatabasen du har åpen, må du først velge hvilket av nettstedene du ønsker å åpne. Vinduet Rediger nettsted er bygget opp som en veiviser der du, ved å klikke Neste i hvert fanekort, blir ledet innom alle fanekort der du kan registrere informasjon. Du kan også velge å gå direkte til fanekortene Virksomheten, Innhold, Nettbutikk og Designmal og fanekortene som ligger under disse igjen og legge inn informasjon. Les mer om disse nedenfor. Velg nettsted Dersom du har opprettet mer enn ett nettsted for firmadatabasen, må du ved redigering av nettsted eller nettstedinnstillinger først velge hvilket av nettstedene du ønsker å åpne. 250 Du kan også opprette nye nettsteder, endre navn på eller slette eksisterende nettsteder gjennom dette vinduet. Listen gir deg informasjon om: Nettsted: Arbeidstittelen for nettstedene. Registrering: Internettadressen som nettstedene er registrert på. Sist oppdatert: Dato og klokkeslett for siste oppdatering av nettstedet på Mamuts server. Slik velger du et nettsted 1. Merk nettstedet du vil endre på. 2. Klikk OK. Du vil nå få tilgang til innstillingene eller redigering av valgt nettsted.

260 Rediger nettsted Slik oppretter du et nytt nettsted 1. Klikk Ny. Dersom du ikke har ledig lisens til å opprette flere nettsteder, er ikke dette valget mulig. Administrasjon av lisenser gjøres gjennom Administrasjon av nettsteder. 2. Skriv inn navnet på det nye nettstedet. Dette vil være din arbeidstittel for nettstedet. 3. Gå gjennom veiviseren Registrering av nettsted. Du kan nå gå i gang med å redigere nettstedet ditt. Slik oppretter du en kopi av et nettsted 1. Merk nettstedet du vil lage en kopi av. 2. Klikk Dupliser. Dersom du ikke har ledig lisens til å opprette flere nettsteder, er ikke dette valget mulig. Administrasjon av lisenser gjøres gjennom Administrasjon av nettsteder. 3. Skriv inn navnet på det nye nettstedet. Dette vil være din arbeidstittel for nettstedet. 4. Gå gjennom veiviseren Registrering av nettsted. Om du ønsker at det nye nettstedet skal overta navnet til den gamle, må du først avregistrere det gamle nettstedet gjennom Administrasjon av nettsteder. Du kan nå gå i gang med å endre informasjonen fra det gamle nettstedet gjennom Rediger nettsted. Slik sletter du et nettsted 1. Merk nettstedet du vil slette. 2. Klikk Slett. Dersom siden er registrert kobles du opp mot Internett og siden blir avregistrert. Dette vil slette all informasjon som er lagret under nettstedet på serveren hos Mamut. Lisens for nettstedet vil fremdeles være reservert dette nettstedet. Denne lisensen bør derfor frigjøres under Administrasjon av nettstedlisenser. Slik endrer du navn på et nettsted 1. Merk nettstedet du vil endre navn på. 2. Klikk Rediger. 3. Endre på navnet til nettstedet. Dette vil være din nye arbeidstittel for nettstedet. 4. Klikk OK. Listen blir oppdatert med det nye navnet. Du kan også endre navn på nettsted under Nettstedinnstillinger - Aktivt nettsted. 251

261 Netthandel Meny I fanekortet Meny finner du linker til de mest sentrale funksjonene i modulen. Ved redigering av nettstedet ditt kan du gå gjennom hele modulen, trinn for trinn, ved å klikke Neste. Alternativt kan du klikke på linkene i fanekortet Meny eller du kan gå direkte til fanekortene Virksomheten, Innhold, Nettbutikk og Designmal. Linkene under Admin går til funksjoner som ikke tilhører modulen Rediger nettsted, og er beskrevet i dokumentasjonen til de respektive modulene. Husk at du også kan trykke [F1] for å få opp detaljert beskrivelse i disse vinduene. Virksomheten Selskapsinformasjon I fanekortet Selskapsinformasjon kan du legge inn navn, adresse og annen kontaktinformasjon du vil skal være tilgjengelig for kunder som besøker nettstedet ditt. Ved å klikke Hent fra firmainnstillinger vil informasjonen som er registrert i firmainnstillinger bli hentet inn. 252.Linken/knappen til siden med selskapsinformasjon heter som standard Om oss, og vil vises både på nettstedet, i nettbutikken og i kassen. Ønsker du å endre teksten "Om oss" kan du endre ledeteksten ved å klikke på knappen Rediger tekst til venstre for Om oss i fanekortet Selskapsinformasjon.

262 Rediger nettsted Topptekst I fanekortet Topptekst kan du velge om du vil benytte Forenklet topp med firmalogo eller om du vil benytte Avansert topp med eget innhold. Ved valg av Forenklet topp med firmalogo kan du sette inn firmalogo ved å klikke på knappen Velg logofil. Du vil da kunne bla deg frem til katalogen der du har lagret logofilen din. Anbefalt logostørrelse er 120 x 70 piksler og i formatet GIF eller JPG. Det er mulig å benytte en bredere logo i flere av designmalene. Velger du Avansert topp med eget innhold, kan du tilpasse din egen topptekst som kan vises på alle sider på nettstedet, i nettbutikken og ved betaling i kassen. Toppteksten kan inneholde både tekst, logo og eventuelt andre bildefiler om ønskelig. Innholdet kan redigeres på samme måte som innhold på andre sider på nettstedet. Merk! Ikke alle programversjoner og/eller designmaler inneholder funksjonaliteten for Topptekst. Dette gjelder designmaler der området avsatt til header er plassert ved siden av innholdsdelen, altså ikke over/oppå. Det vil her bare være hensiktsmessig med en liten firmalogo. Tips! Bruk av firmalogo (i form av GIF med transparent bakgrunnsfarge), gjerne plassert oppå et bakgrunnsbilde som er relatert til din bedrift/bransje, er for tiden mye brukt innen nettsteddesign. Ved hjelp av slike enkle metoder er det mulig på egen hånd å få til et profesjonelt og unikt preg på dine nettsider. Du kan selvsagt også sette inn linker internt på nettstedet, eller eksterne linker, i dette området. Bruk gjerne tabeller for å strukturere innhold og sette av ønsket plass. 253

263 Netthandel Beskrivelse av selskapet I fanekortet Beskrivelse av selskapet kan du legge selskapsinformasjon og annen relevant informasjon som f.eks. visjoner, forretningsidé, mål og fakta om selskapet og annet du ønsker at besøkende på ditt nettsted skal vite om selskapet. Du kan formatere teksten og sette inn bilder, tabeller og linker om ønskelig..ved å klikke på knappen Sett inn selskapsinformasjon vil kontaktinformasjonen som er registrert i fanekortet Selskapsinformasjon bli hentet inn. 254

264 Rediger nettsted Innhold Hovedside I fanekortet Hovedside legger du informasjon og ev. bilder som skal vises på nettstedets hovedside. Når du har skrevet inn ønsket informasjon, kan du formatere teksten ved hjelp av de ulike knappene i verktøylinja. Tips! Husk at den første siden på nettstedet ditt vil forme kundens førsteinntrykk. Det kan være en god idé å fortelle litt om hensikten med nettstedet, hva kunden kan finne av informasjon etc. Klikk Neste når du er ferdig for å gå til neste fanekort. 255

265 Netthandel Kampanje I fanekortet Kampanje kan du presentere spesielle tilbud for besøkende på ditt nettsted. Kampanjesiden vil være det første kundene møter når de besøker sidene dine. Siden vil forsvinne etter det antall sekunder du har bestemt den skal vises i Tidsforsinkelse i sekunder, og kunden vil bli videresendt til hovedsiden. Klikk Neste for å komme til neste fanekort. Produktutvalg I fanekortet Produktutvalg bestemmer du hvilke av dine produkter som skal være tilgjengelig for salg i nettbutikken din. I tillegg kan du endre sorteringen av produktlisten i nettbutikken din ved hjelp av overskriftene i denne produktlisten. Ønsker du for eksempel å sortere listen i nettbutikken etter pris, klikker du bare på overskriften i kolonnen Pris..Ved å klikke Ny kan du legge til nye produkter i selve produktregisteret..merk et produkt i listen og klikk Rediger for å redigere selve produktet..ved å klikke Produktutvalg i nettbutikk vil du få opp et vindu der du enkelt kan administrere hvilke av dine produkter som skal være tilgjengelig i nettbutikken. Se eget avsnitt for mer informasjon. 256 Merk! For at dine produkter skal være tilgjengelig for overføring må du i fanekortet Nettbutikk i produktregisteret ha merket av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder.

266 Rediger nettsted.hvis du har gjort endringer i produktregisteret som påvirker produkter du har eller skal ha tilgjengelig i din nettbutikk kan du klikke Oppdater. Listen vil da vises med endringene du har gjort..knappen Nettstedinnstillinger for produkt åpner vinduet med nettstedinnstillinger for markert produkt. Egendefinert felt for produkter: I dette feltet kan du legge inn en kort melding som vil vises i nettbutikken for alle produkter. Eksempel: "Alle oppgitte priser er inkl. mva.". Standard produktgruppe: Her kan du selv velge hvilken av dine produktgrupper som skal vises som standard når besøkende klikker seg inn i nettbutikken din. Produktliste.Ved å klikke Produktutvalg i nettbutikk i vinduet vil du få opp et vindu der du enkelt kan administrere hvilke av dine produkter som skal være tilgjengelig i nettbutikken. Det gjøres ved å markere produktene i produktoversikten øverst, og flytte de ved hjelp av piltastene til vinduet nederst. Det er det nederste vinduet som viser produktutvalget i nettbutikken. 257

267 Netthandel Produktene vil være tilgjengelig i nettbutikken din etter at du har oppdatert nettstedet. Nettstedinnstillinger for produkt I vinduet Nettstedinnstillinger for produkt setter du innstillinger for visning av produktet i nettbutikken. Innstillingsvinduet kan åpnes både via fanekortet Produktutvalg under Rediger nettsted - Innhold og via fanekortet Nettbutikk i produktregisteret. Standard Produktbilde: Her kan du enten velge Sett inn bilde i nedtrekkslisten og klikke på Ny for å sette inn et bilde av produktet som du har liggende på maskinen, eller du kan velge Link til bilde dersom produktbildet ligger publisert på Internett og skrive/lime inn webadressen til produktbildet i feltet Bilde-URL. Tips! Produktsiden kan vise bildet i original størrelse. Dette forutsetter at du velger Detaljert beskrivelse nedenfor under Produktbeskrivelse. Ny-knappen åpner et vindu der du kan bla deg frem på maskinen din og markere bildefilen du skal sette inn. Sletter bildet fra nettstedinnstillingene for produktet (ikke fra maskinen).. Har du valgt Link til bilde, og skrevet inn webadressen til bildet, kan du klikke på Gå til www-side og få vist produktbildet i nettleseren. 258

268 Rediger nettsted Produktbeskrivelse: Du kan sette inn to ulike produktbeskrivelser per produkt. En kort beskrivelse som vises i produktlisten rett under produktlisten og en detaljert beskrivelse som vises ved klikk på Mer info-link, produktbilde og produktnavn. Redigerer eller legger til produktbeskrivelse. Velg kort eller detaljert beskrivelse i nedtrekkslisten før du klikker Rediger. Tilbakestiller produktbeskrivelsen til slik beskrivelsen var før siste redigering. Avansert Tillat kjøp av mindre enn hele enheter: Ønsker du å kunne selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken må du merke av for Tillat kjøp av mindre enn hele enheter. Innstillingen vil være tilgjengelig når du har merket av for at produktet Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder og i tillegg har angitt at du vil benytte en eller flere desimaler for lagerenhet i firmainnstillinger for produkt. Innstillingen finner du ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt og fanekortet Lagerhåndtering. Merk! Du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillingen på de produktene det skal være mulig å bestille mindre enn hele enheter av i din nettbutikk. 259

269 Netthandel Nyheter På fanekortet Nyheter kan du legge til nyheter og artikler som du ønsker å publisere på ditt nettsted. Dersom du ønsker at nyheten/artikkelen skal vises på hovedsiden på ditt nettsted, kan du merke av for Vis på forside. Slik oppretter du en ny artikkel 1. Klikk Ny for å opprette en ny artikkel. 2. Skriv inn Tittel, Innledning og Tekst. 3. Formater teksten som du ønsker den skal se ut på ditt nettsted. 4. Klikk OK. Artikkelen/nyheten vil være tilgjengelig på ditt nettsted etter at du har oppdatert nettstedet ditt. Bestemme rekkefølgen på artiklene Ved hjelp av knappene og kan du flytte på artiklene dine så de kommer i ønsket rekkefølge. 260

270 Rediger nettsted Undersider Undersider er separate sider på ditt nettsted hvor du kan gi tilleggsinformasjon til kundene dine. Vanligvis består de av forskjellige sider under en hovedkategori, f.eks. en sportsside med undersider for Fotball, Friidrett, Skøyting og Ishockey. Slik oppretter du en ny underside 1. Klikk Ny for å opprette en ny underside. 2. Skriv inn Tittel, Innledning og Tekst for undersiden. 3. Bruk redigeringsverktøyene i verktøylinjen for å tilpasse teksten slik du vil den skal vises på ditt nettsted. 4. Marker avmerkingsboksen Vis i meny dersom undersiden skal vises i sidemenyen på forsiden. 5. Klikk OK. Du har nå opprettet en ny underside. Bestemme rekkefølgen på undersidene Ved hjelp av knappene og kan du redigere rekkfølgen på undersidene dine. Tips! Du har også muligheten til å knytte vedlegg til undersider. Kontaktsider Ved hjelp av Kontaktsider gir du kundene mulighet til å kontakte selskapet ditt på en enkel måte. Når du oppretter en kontaktside, oppretter du egentlig et skjema som kundene fyller ut med informasjonen du har valgt må fylles ut. Kontaktsider kan opprettes for generell kontakt, påmelding til nyhetsbrev, gratis katalog, o.l. Informasjon som kunder registrerer via dine kontaktsider kan du laste ned som aktiviteter ved å klikke Hent nettsteddata. Importerte aktiviteter vil overføres automatisk til aktivitetsregisteret. Ved å klikke Ny kan du opprette en ny kontaktside. I vinduet som åpnes skriver du inn Tittel og eventuelt en Beskrivelse av kontaktsiden. Tittelen du skriver inn vil vises i menyen på nettstedet. 261

271 Netthandel Standard I fanekortet Standard merker du av i kolonnen Vis for kundeinformasjon som du ønsker utfylt og i kolonnen Påkrevet for informasjon som kunden må fylle ut. Vis og påkrevet: Når du markerer en avmerkingsboks i kolonnen Påkrevet, betyr det at kunden må fylle ut feltet for å komme videre. Når du bare velger Vis, er feltet synlig, men valgfritt å fylle ut. I det blanke feltet nederst i kolonnen til høyre kan du legge inn et Egendefinert felt. Et eksempel på dette kan være "Skriv inn din melding her:". Skriv også inn ønsket e-postadresse for tilbakemeldinger. Dersom du merker av for Motta via e-post, vil du motta en e-post med informasjon fra kunden i tillegg til at du kan laste ned aktiviteten ved henting av nettsteddata. Merk! Kunder som tar kontakt via en kontaktside vil motta en automatisk generert e- post som bekreftelse på henvendelsen. I tillegg til kopi av informasjonen de har oppgitt vil e-posten også informere om at bekreftelsen i seg selv ikke er en indikasjon på at henvendelsen er lest eller behandlet. 262

272 Rediger nettsted Avansert I fanekortet Avansert kan du merke av for Ytterligere informasjon du ønsker om kunden. I nedtrekkslistene kan du velge blant dine Egendefinerte felt. Du kan redigere alternativene i Standardregisteret ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. Merk av for hvilke felter som skal vises i kontaktskjemaet og hvilke det er påkrevet at kunden fyller ut. Ved å merke av Oppdater kontakt kan informasjon i kontaktregisteret oppdateres automatisk på eksisterende kunder. Marker hvilken statusinformasjon du vil at kundene skal fylle ut ved kontakt. Du kan redigere alternativene via Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Kontaktoppfølging under Feltbeskrivelser. Tips! Nederst kan du knytte de som sender inn informasjon via kontaktsidene til en gruppe. Dette oppdaterer kontaktkortet, og vil dermed gjøre det enklere å følge opp disse kontaktene senere, for eksempel ved å sende ut en samlet e-post til disse. 263

273 Netthandel Verktøy 264 Ikon Beskrivelse Ved hjelp av funksjonen Åpne HTML-fil kan du importere HTML-filer som er opprettet i andre programmer. På den måten kan du selv legge inn mer avansert HTML enn det som er mulig å lage i editoren. VIKTIG: Når du importerer en HTML-side som du har laget i et annet program, er det viktig å være klar over at filen ikke vil inneholde ev. bilder og andre objekter du har lagt inn i filen, men relative referanser til bildene. Det vil settes av plass til bilder men du må manuelt legge inn bildene i Mamut etterpå ved hjelp av funksjonen Sett inn bilde. Disse knappene brukes når du vil endre font. Bruk knappen til venstre for å få automatisk nummerering og knappen til høyre for å få automatisk punktliste. Disse knappene heter Reduser innrykk og Innrykk. Bruk knappen til venstre når du vil fjerne/minske et innrykk i teksten, og knappen til høyre for å lage innrykk. Ved hjelp av disse tre knappene kan du henholdsvis venstrejustere, sentrere og høyrejustere teksten. Du klipper ut ved hjelp av knappen til venstre, du kopierer med knappen i midten og limer inn ved hjelp av knappen til høyre. Du kan også høyreklikke med musen og velge ett av disse alternativene fra listen som da åpnes. Med disse knappene kan du henholdsvis Angre og Gjenta inntastinger. Med knappen til venstre, Sett inn tabell, kan du sette inn tabeller hvor du spesifiserer antall rader og kolonner. I midten finner du Vis/skjul rutenett, som skrur av visningen av rutenettet på "usynlige" tabeller. Med knappen Sett inn hyperlink, som du finner helt til høyre, kan du opprette en link til en annen nettside. Først merker du teksten/bildet som skal fungere som en link, deretter klikker du på denne knappen og skriver inn adressen (Url-en) som du vil det skal linkes til. Se mer om dette nedenfor. Klikk på denne knappen for å sette inn bilde. Da åpnes et dialogvindu hvor du henter opp bildet, legger inn tekst til "verktøytips" (eng. "tooltip"), velger posisjon og høyde/bredde for bildet. Se mer om dette nedenfor. Klikk på den lille pilen til høyre for knappen for å velge ev. bakgrunnsbilde/farge til teksten. Velger du farge, åpnes et vindu hvor du klikker på ønsket fargealternativ og klikker OK. Velger du bilde, åpnes et vindu hvor du henter opp bildet, velger plassering og ev. repetering i bakgrunnen. Alt skriftlig innhold på nettstedet opprettes som i et vanlig tekstredigeringsprogram.

274 Rediger nettsted Tips! Ved å trykke [Enter] får du nytt avsnitt, hvis du i stedet trykker [Shift]+[Enter] får du et vanlig linjeskift. Hyperlink.Ved hjelp av knappen Sett inn 'hyperlink', som er tilgjengelig i verktøylinjen på alle innholdssider under Rediger nettsted, kan du enkelt sette inn linker til bl.a. andre nettsteder, interne produktsider, nyhetssider, undersider, kontaktsider m.m. For å lage en link må du først markere teksten/bildet du vil linke og deretter klikke på knappen Sett inn 'hyperlink'. Vinduet Hyperlink vil da åpnes og du kan velge type link og hva du vil linke til. I feltet Tekst til verktøytips kan du skrive inn en liten forklarende tekst (Tooltip) som vil vises når musen beveges over linken eller bildet som er linket. Under knappen Avansert kan du i tillegg Angi standard mål for linking (Target), slik at du kan bestemme om linken skal åpnes Standard, i Nytt vindu, i en Overordnet ramme (Parent frame), i Samme ramme eller i Øverste ramme. Dette gir deg som administrator langt bedre muligheter til å skreddersy ditt nettsted. Tips! Du kan også skrive inn en link direkte i teksten, f.eks. Teksten vil da automatisk bli gjort om til en link. Alternativer for type hyperlink URL: Skriv inn URL-en til nettsiden du vil linke til. er forhåndsutfylt, slik at du bare trenger å skrive inn f.eks. Produkt: Velger du å linke til en produktside kan du klikke på søkeknappen for å bla deg frem til produktet du vil linke til. Vil du at produktet skal legges i handlekurven ved klikk på linken kan du merke av for Legg direkte i handlekurv. Merk! Denne funksjonen vil ikke fungere på samme måte for produkter som selges i ulike varianter, ved valg av hovedproduktet. Brukeren vil i stedet ledes til siden for valg av variant. 265

275 Netthandel Nyheter: Her kan du velge blant nyhetene/artiklene du har opprettet. Underside: Her kan du velge blant undersidene du har opprettet. Kontaktside: Her kan du velge blant kontaktsidene du har opprettet. Produktgruppe: Klikk på søkeknappen og bla deg frem til aktuell produktgruppe i oversikten over alle produkt- og undergrupper. Vedlegg: Velger du å linke til et vedlegg vil du i nedtrekkslisten kunne velge blant eksisterende vedlegg på nettstedet. Vil du legge til et nytt vedlegg klikker du på søkeknappen og deretter Ny. Du kan nå bla deg frem til aktuelt dokument på maskinen din. Nettsted: Dette valget gir deg mulighet til å linke direkte til Hovedsiden, Om oss, Nyhetsliste, Kampanje, Logg inn, Ny bruker, Tips en bekjent eller Nettstedskart. Merk! Alternativene kan variere avhengig av hvilket program og tilleggsprodukter du har. Sett inn hyperlink Slik setter du inn en hyperlink 1. Marker teksten eller bildet du ønsker å linke. 2..Klikk Sett inn hyperlink. 3. Velg Type link i nedtrekkslisten for dette. 4. Skriv inn URL eller velg hva du vil linke til i nedtrekkslisten til høyre. 5. Klikk på knappen Avansert og spesifiser hvordan linken skal åpnes dersom du har andre ønsker enn det som er standard. 6. Klikk OK. Når du har oppdatert nettstedet ditt vil det være mulig å klikke på teksten/bildet du har linket, og komme rett til siden du har linket til. Sett inn vedlegg Det kan ofte være ønskelig å legge ut dokumenter med mye informasjon som vedlegg for nedlasting i stedet for å legge all teksten ut på selve nettstedet. Eksempler på vedlegg kan være komplette prislister i Excel, større dokumenter i Word-format*, informasjonsbrosjyrer og kataloger i PDF-format..Funksjonaliteten for å sette inn vedlegg på ditt nettsted finner under funksjonen Sett inn hyperlink. 266

276 Rediger nettsted Slik setter du inn et nytt vedlegg 1. Marker teksten som skal linkes til et vedlegg. 2..Klikk Sett inn hyperlink. 3. Velg Vedlegg i nedtrekkslisten Type. 4..Klikk på søkeknappen. 5..Klikk Ny. 6. Bla deg frem til dokumentet som skal være vedlegg på nettstedet. 7. Klikk OK. 8. Marker dokumentet i listen over vedlegg. 9. Klikk OK. Besøkende på ditt nettsted vil få tilgang til vedlegget etter at du har publisert ditt nettsted på nytt. * Microsoft Excel, Microsoft Word. Tips! Informer gjerne om hvilket filformat vedlegget er i slik at besøkende vet hvilket program de trenger for å kunne lese vedlegget. Dette kan gjøres i teksten som linkes til vedlegget. Eks. "Klikk her for å laste ned katalog i PDF-format". Sett inn bilde.ved hjelp av knappen Sett inn bilde kan du enkelt sette inn bilder på ditt nettsted. Mamut støtter bildeformatene JPEG, GIF og BMP. JPEG brukes ofte til bilder av høy kvalitet med mange farger, mens GIF er et format som gjerne brukes til bilder med færre farger. Dette bør du tenke på dersom du har begrenset lagringsplass på server, eller om du henvender deg til kunder med dårlig linjekapasitet eller modem. Før du setter inn bildet må du sørge for at bildefilen er lagret lokalt på maskinen din og at filnavnet ikke inneholder æ, ø eller å. Det samme gjelder mellomrom. Slik setter du inn bilde 1. Klikk Sett inn. Vinduet Egenskaper for bilde åpnes. 2. Skriv inn Kilden til bildet eller bla deg frem til bildefilen ved hjelp av søkeknappen. 267

277 Netthandel 3. Skriv inn Tekst til verktøytips (Tooltip) dersom du ønsker å vise en liten forklarende tekst når musen beveges over det aktuelle bildet. 4. Velg ønsket Posisjon i nedtrekkslisten dersom du ønsker annen plassering enn standard. 5. I feltene for Bredde og Høyde kan du justere størrelse på bildet. Merk! Kvaliteten på bildet kan bli redusert når du benytter denne funksjonen. For å beholde optimal kvalitet på bildet bør du foreta redigeringen av størrelsen i et bildebehandlingsprogram. 6. Klikk OK. Bildet du har satt inn vil vises på nettstedet ditt etter at du har oppdatert nettstedet. Sett inn tabell.det kan ofte være hensiktsmessig å opprette tabeller for å strukturere innholdet på nettsiden. Tabeller kan hjelpe deg å plassere tekst og bilder nøyaktig der du ønsker det. Uten bruk av tabeller kan det være vanskelig å kontrollere elementers plassering i forhold til hverandre. Ønsker du for eksempel å plassere en tekst ved siden av et bilde, blir dette komplisert uten å gjøre bruk av tabeller. I Mamut oppretter du enkelt tabeller ved å klikke på knappen Sett inn tabell. Slik oppretter du en tabell 1..Klikk Sett inn tabell. 2. Angi antall rader du vil ha i tabellen. 3. Angi antall kolonner du vil ha i tabellen. 4. Velg hvilken Posisjon tabellen skal ha på nettsiden. Du kan velge mellom Venstre, Høyre eller Sentrert. 5. Skriv inn en Overskrift dersom tabellen skal ha det. 6. Merk av for Vis rammer om du ønsker at tabellen skal vises med synlige rammer på Internett. Som standard er det ikke merket av for at rammene skal vises da usynlige rammer normalt gir best resultat. 7. Klikk OK. Du har nå opprettet en tabell og kan sette inn tekst og bilder i tabellen..vis/skjul rutenett Dersom du har valgt at tabellen ikke skal vise rammene, kan det være vanskelig å legge inn informasjon i tabellen. For å løse dette kan du klikke på knappen Vis/skjul rutenett. Du vil da kunne se rammene ved registrering av informasjon. Klikk på knappen igjen for å fjerne rammene. 268

278 Rediger nettsted Åpne HTML-fil.Ved hjelp av funksjonen Åpne HTML-fil kan du importere HTML-filer som er opprettet i andre programmer. På den måten kan du selv legge inn mer avansert HTML enn det som er mulig å lage i editoren. Slik setter du inn en HTML-fil 1. Klikk Åpne HTML-fil. 2. Advarsel om at import av HTML-fil vil overskrive alt innhold på den aktive siden vises. Klikk OK. 3. Bla deg frem til filen du ønsker å importere, marker filen, og klikk OK. Innholdet i HTML-filen vil nå vises på siden der du har importert filen. Merk! Når du importerer en HTML-side som du har laget i et annet program, er det viktig å være klar over at filen ikke vil inneholde ev. bilder og andre objekter du har lagt inn i filen, men relative referanser til bildene. Det vil settes av plass til bilder men du må manuelt legge inn bildene i Mamut Business Software etterpå ved hjelp av funksjonen Sett inn bilde. Design Designmal I fanekortet Designmal bestemmer du utseende og farger for ditt nettsted. Designmalene er inndelt i to underliggende fanekort, ett for Nettsted og ett for Nettbutikk. Tips! Det legges med jevne mellomrom ut oppdaterte designmaler på Internett som du kan laste ned til programmet. Programmet vil automatisk søke etter oppdateringer hver gang du velger å redigere, forhåndsvise eller oppdatere nettstedet, og du vil få beskjed når det finnes tilgjengelige oppdateringer. Les mer under "Oppdatering av nettsted" om hvordan du henter inn disse oppdateringene. Designmal Nettsted Ved bruk av designmaler kan du gi ditt nettsted en helhetlig design bygget på et spesielt tema eller form. 269

279 Netthandel Bestemme utseendet på nettstedet Begynn med å Velge designmal i venstre vindu. Ønsker du å benytte rammer, kan du velge dette under knappen Egenskaper for valgt mal øverst til høyre i vinduet Designmal. Les mer om dette nedenfor. Deretter kan du Velge fargekombinasjonen du ønsker å benytte. Du kan også opprette nye eller redigere fargekombinasjoner, samt tilbakestille til standard. Les mer om hvordan du oppretter nye fargekombinasjoner nedenfor. Sjekk forhåndsvisningen av designmalen og fargekombinasjonen du har valgt i vinduet Eksempelvisning. Forhåndsvisningen vil automatisk oppdateres så lenge Automatisk oppdatering er aktivert. Hvis denne er deaktivert, må du klikke Oppdater for å se endringene. Merk! Dette er kun en forhåndsvisning av en eksempelmal, ikke en reell forhåndsvisning av ditt nettsted..når du har valgt en designmal, kan du oppdatere nettstedet herfra ved å klikke på knappen Oppdater nettsted. 270

280 Rediger nettsted Opprett en ny fargekombinasjon Ved å definere egne fargekombinasjoner kan du gi ditt nettsted et personlig preg som samsvarer med virksomhetens øvrige profil. Dette gjøres ved hjelp av en veiviser hvor du enten kan opprette en fargekombinasjon fra grunnen av, eller opprette en fargekombinasjon basert på en eksisterende fargekombinasjon. Slik oppretter du en ny fargekombinasjon 1..Klikk Opprette ny fargekombinasjon. 2. Skriv inn Navn på ny fargekombinasjon. 3. Dersom du ønsker å ta utgangspunkt i en eksisterende kombinasjon, merker du også av for å Arve farger fra eksisterende fargekombinasjon, og velger fargekombinasjonen du ønsker å arve fargene fra. 4. Klikk Neste. 5. Velg ønsket fargefelt. Hvert fargefelt er sortert under flere fanekort etter plassering på nettstedet. Ved å velge et fargefelt får du ekstra informasjon om hvor på nettstedet feltet befinner seg og fargekoder for valgte farge. 6..Klikk Endre verdi for valgt farge. 7. Velg fargen du ønsker å benytte fra fargekartet. Ønsker du å definere din egen farge, kan du klikke Define custom colors. 8. Gjenta stegene ovenfor på alle feltene du ønsker å endre. 9. Klikk til slutt Fullfør for å lagre den nye fargekombinasjonen. Den nye fargekombinasjonen er nå opprettet, og kan velges i listen. 271

281 Netthandel Tips! Endrer du farger i en fargekombinasjon, kan du tilbakestille fargene til utgangspunktet ved å klikke Tilbakestill. Egenskaper for valgt mal I funksjonen Egenskaper for valgt mal som du finner øverst til høyre i området Designmal under Nettsted, kan du bestemme hvorvidt designmalen du har valgt skal benytte rammer (frames) samt hvilken skrifttype som skal benyttes i menyer og tekst på nettstedet. Designmaler som bruker rammer som standard vil være merket av, men det vil i flere tilfeller være mulig å overstyre dette manuelt. Det gjelder også designmaler som i utgangspunktet ikke bruker rammer. Standardinnstillingen er som regel det som passer best for malen. Fordeler med rammer Det er enklere å navigere, spesielt med masse innhold på en side. Navigeringsmenyen flytter ikke på seg når man blar nedover i innholdet. (Dette er dog litt avhengig av navigeringsmenyens plassering). Klarere oppdeling av innholdet på siden. Fordeler uten rammer Man unngår rullefelter hvis det ikke er for mye innhold på siden, ofte med den følge at det blir en renere design. Innholdet blir rangert høyere i søkemotorer. Skrifttyper Du kan velge blant et utvalg skrifttyper (fonter) som egner seg for nettsteder. Skrifttypene benyttes i menyer og innhold på nettstedet. Arial (Web safe f.o.m IE 3) Verdana (Web safe f.o.m. IE 3) Times New Roman (Web safe f.o.m. Windows 3.1) Tahoma (Web safe f.o.m. IE 4) Trebuchet MS (Web safe f.o.m. IE 3) Georgia (Web safe f.o.m. IE 4) Merk! Endringer av skrifttypene her endrer ikke nettbutikken, kun nettstedet. Valg av skrifttype angir førstevalget for visning av tekst i leserens nettleser ved besøk på nettsidene. Enkelte nettlesere vil kunne ignorere førstevalget og følge 2. og 3. valg som vil følge standard for malen. 272

282 Rediger nettsted Designmal Nettbutikk Ved bruk av designmaler kan du gi din nettbutikk en helhetlig design bygget på et spesielt tema eller form. Slik bestemmer du utseende på nettbutikken 1. Velg en designmal ved å klikke på et av designmalnavnene. 2. Bestem farge for de ulike fargefeltene og tekstene. Samtlige designmaler innholder forhåndsbestemte fargekombinasjoner, men du kan selv definere egne farger. 3. Sjekk forhåndsvisningen av din nettbutikk i feltet lengst til høyre. Du kan også velge størrelsen på forhåndsvisningen ved å zoome inn og ut ved hjelp av Zoom-funksjonen. Du kan også forhåndsvise nettbutikken i en nettleser ved å velge Vis i nettleser. Når du er fornøyd med utseendet på nettbutikken, kan du oppdatere nettstedet og nettbutikken herfra ved å klikke på knappen Oppdater nettsted. 273

283 Netthandel Slik endrer du farger i nettbutikken 1. Klikk på teksten i listen for fargebeskrivelsen du ønsker å endre. 2..Klikk Endre. 3. Velg fargen du ønsker å benytte fra fargekartet. Ønsker du å definere din egen farge, kan du klikke Define Custom Colors. 4. Klikk OK for å lagre valget. 5. Gjenta stegene ovenfor på alle feltene du ønsker å endre. Etter å ha endret farger på nettbutikken, må du kjøre en full oppdatering av nettstedet ditt for at de nye fargene skal vises på Internett. Tips! Angrer du på et fargevalg, kan du markere aktuell farge og klikke på Tilbakestill for å gå tilbake til den opprinnelige fargen. Nettbutikk Produktgrupper I fanekortet Produktgrupper kan du sette innstillinger som bestemmer hva som skal skje når man klikker på en produkt- eller undergruppe i nettbutikken. For hver produkt- og undergruppe kan du få vist egne innholdssider med relevant informasjon tilpasset den enkelte produkt- og/eller undergruppen. 274 Merk! Denne funksjonaliteten er tilgjengelig som tilleggsprodukt til programversjonene E3 og E4, men den er inkludert som standard i Mamut Enterprise E5. Siden som vises i nettbutikken ved klikk på en produkt- eller undergruppe er bygget opp av flere ulike elementer. Elementene består av topp, venstremeny og produktliste og du kan i tillegg velge å vise en innholdsside over og/eller under produktlisten. En innholdsside kan for eksempel være en presentasjon av kampanjeprodukter, nye eller relaterte produkter med bilder samt linker til Legg direkte i handlekurv eller generell informasjon om produktgruppen eller undergruppen. Vil du Vise en innholdsside øverst merker du av for dette og klikker på Ny for å opprette en ny innholdsside med informasjon. Vil du redigere eller slette en innholdsside velger du aktuell side i nedtrekkslisten og klikker på knappen for handlingen du vil utføre. Funksjonaliteten for Vis en innholdsside nederst fungerer på samme måte som for innholdsside øverst, den eneste forskjellen er plasseringen som i dette tilfellet er under produktlisten. Du kan opprette nye innholdssider for hver enkelt produkt- og produktgruppe, men du kan også velge å benytte den samme innholdssiden for flere grupper.

284 Rediger nettsted Ved markering av en produktgruppe kan du velge å Vise produktliste for følgende undergruppe og så velge ønsket undergruppe i nedtrekkslisten. Produktlisten for valgt undergruppe vil da vises når man klikker på produktgruppen i nettbutikken. Det vil også være mulig å åpne øvrige undergrupper fra denne visningen. Merk! Produkter som ikke er plassert i en undergruppe vil alltid vises ved klikk på hovedproduktgruppen, ellers ikke. Knappen Vis standard grafisk eksempel gir en eksempelvisning av hvordan innholdet er bygget opp på siden. Når du har valgt å vise standard grafisk eksempel vil knappen endre navn til Vis produktgrupper og ta deg tilbake til produktgruppevisningen ved klikk på knappen. Tips! Hvis du bruker en nettbutikkmal som viser alle produkter i alle undergrupper ved klikk på produktgruppen, kan du velge (Ingen) undergruppe og i stedet opprette en egen innholdsside med et ønsket utvalg produkter, gjerne i kombinasjon med funksjonen for Legg direkte i handlekurv. Dette vil redusere lastetiden, men beholde alle navigeringsmuligheter i nettbutikken. 275

285 Netthandel Selskapsinformasjon Her merker du av hvilken informasjon om ditt firma du vil vise i nettbutikken. Dette vil bli hentet ut ifra informasjonen du registrerte i fanekortet Selskaps-informasjon under fanekortet Virksomheten. Valgene her kan kun endres dersom du har valgt Forenklet topp med firmalogo under fanekortet Topptekst under fanekortet Virksomheten. Nettbutikk Vilkår I fanekortet Vilkår fastsetter du vilkårene for kjøp, betaling, levering, retur og ev. andre vilkår som du ønsker å opplyse om ved handel i nettbutikken din. 276

286 Rediger nettsted.vilkår opprettes ved å klikke Ny ut for den typen vilkår du ønsker å opprette. I vinduet som åpnes kan du skrive inn tittel, innledning og en beskrivende tekst av vilkåret. I henhold til EU-direktiver og på sikt lov, skal vilkårene som gjelder for handel i nettbutikken presenteres før kjøper fyller ut personalia i anledning kjøp. Dette ivaretas ved hjelp av funksjonen: Kunden må akseptere vilkårene for å få lov til å handle i nettbutikken. Samtidig presiseres det at vilkårene, dersom mulig, må vises på ordrebekreftelsen. Dette velges ved å merke av for Vis vilkårene på ordrebekreftelse i nettbutikken og i e- posten som sendes kunden..ønsker du å fastsette egendefinerte ledetekster for nettstedet ditt, kan du klikke på knappen øverst til venstre for å komme til innstillinger for nettstedet. Se mer om dette i eget avsnitt. Kundeinfo I fanekortet Kundeinformasjon kan du merke av for hvilke felter som skal synes når kunder handler i din nettbutikk. Under hvert av de tre fanekortene bestemmer du hvilke felter som skal vises, og hvilke som det i tillegg skal være påkrevet å fylle ut. Hvis du markerer under kolonnen Påkrevet, vil tekstboksen merkes med en rød stjerne *. En slik stjerne betyr at kunden ikke kan fullføre ordren uten at feltet fylles ut. Ved hjelp av de to kategoriene Kjøp innenlands og Internasjonale kjøp kan du skille mellom informasjon som kreves av kunder i inn- og utland. Det kan for eksempel hende at du ønsker å få telefonnummeret til kunder innenlands, samtidig som du har bestemt deg for å ikke kreve denne informasjonen av utenlandskundene dine. 277

287 Netthandel Nederst i vinduet kan du overskrive teksten som vises øverst og nederst på forsiden til nettbutikken. Dette gjøres i feltene Tekst øverst og Tekst nederst..klikk på knappen øverst til venstre for å komme til innstillinger for nettstedet. Da åpnes vinduet Innstillinger hvor du kan fastsette egendefinerte ledetekster for nettstedet ditt. Se mer om ledetekster i eget avsnitt. Fakturaadresse Ofte hender det at kunder ønsker at fakturaen skal sendes til en annen adresse enn leveringsadressen. Du kan derfor velge å vise egne felter for fakturaadresse. Her har du også mulighet til å skille mellom innenlands- og utenlandskunder. Leveringsform Under fanekortet Leveringsform fastsetter du hvilke leveringsformer og -metoder som være tilgjengelig i nettbutikken din. For at en kunde skal kunne gjennomføre et kjøp i nettbutikken din kreves det at du har opprettet minst én leveringsform som er gjort tilgjengelig på Internett. Klikk på Ny for å registrere en ny leveringsform eller Rediger for å redigere en eksisterende. Tips! I hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan opprette og redigere leveringsformer. Betalingsform I fanekortet Betalingsform fastsetter du hvilke betalingsformer som skal være tilgjengelig i nettbutikken din. I den forbindelse bør du tenke gjennom hvilke metoder som er enklest og sikrest både for kundene dine og for egen virksomhet. Dersom du tilbyr betaling med kredittkort, kan du også kreve at kundene fyller inn en Sikkerhetskode (CVV2 (Card verification code)). Denne koden vises kun på selve kredittkortet, og vil gjøre det umulig for andre å handle på kontoen uten å sitte med selve kredittkortet i hånden. Klikk på Ny for å legge til en betalingsform eller Rediger for å redigere en eksisterende betalingsform. Tips! I hjelp [F1] finner du mer informasjon om hvordan opprette og redigere betalingsformer. 278

288 Hent nettsteddata Hent nettsteddata Hent nettsteddata benyttes for å laste ned henvendelser og ordrer som kunder har registrert på nettstedet ditt. Henvendelsene går gjennom en såkalt datavask, hvor informasjonen fra nettstedet sammenlignes med oppføringer i kontaktregisteret ditt. Du kan selv godkjenne informasjonen som kunden har registrert slik at du unngår dobbeltoppføringer i kontaktregisteret ditt. Du finner funksjonen under menyen Vis - Netthandel - Hent nettsteddata. Vinduet gir deg følgende valg: E-post: Åpner et vindu hvor du skriver inn innholdet i e-posten. Vis ordreliste: Åpner oversikt over alle tidligere innlastede aktiviteter, som du kan gå inn og se nærmere på. Start: Last inn nye ordre og aktiviteter fra nettstedet. Import av data 1. Klikk på Start for å sette i gang nedlasting av data. Programmet vil nå koble seg opp mot Internett og lete frem eventuelle nye ordre og aktiviteter. 2. Resultatet vil vises fortløpende i et oversiktsvindu. Dersom søket var resultatløst lukkes vinduet når du klikker Ferdig. 3. Klikk Neste. 4. Kontroller alle henvendelser og importer eller avvis dem i oversikten over nye ordre/aktiviteter. Dersom du ikke behandler alle henvendelsene umiddelbart vil de fremdeles være tilgjengelige neste gang du henter nettsteddata. Dersom du har lastet ned ordrer og aktiviteter vil disse være tilgjengelige i henholdsvis Ordre/Faktura og Aktivitetsmodulen. Tips! Påmeldte brukere får opprettet Nettstedkonto. Denne kan du redigere i Kontaktregisteret, på fanekortet Innstillinger, under Nettstedkonto. 279

289 Netthandel Firmainformasjon/Adresse Dette vinduet viser detaljert informasjon fra Hent nettsteddata, sammenstilt med en eksisterende eller sannsynlig kunde fra kontaktregisteret. Hvert felt viser data som er registrert i kontaktregisteret under Kontaktoversikt, tilsvarende felt fra Innkommende data og hva som vil importeres under Resultat. Henvendelsen kan behandles på en av følgende måter: Klikk Forkast dersom du ønsker å ignorere henvendelsen som da vil slettes fra databasen..klikk Kontaktliste for å knytte importen mot en annen kontakt..klikk Ny for å opprette en ny kontakt i kontaktregisteret på bakgrunn av importen. Klikk Importer for å oppdatere kontaktregisteret med informasjon fra henvendelsen. Les mer om de ulike valgene nedenfor. 280

290 Hent nettsteddata Slik justerer du importen 1. Kontroller data fra Kontaktoversikt mot Innkommende data. 2. Velg hvilken av tekstene som skal oppdateres i kontaktregisteret under Resultat. Dersom ingen av forslagene passer kan du skrive inn ny informasjon direkte i feltet. 3. Gjenta handlingen i alle fanekortene; Firmainformasjon, Adresser og Ytterligere info (kun på aktiviteter). 4. Klikk Importer. Kontaktregisteret er oppdatert med informasjon fra henvendelsen. Slik knytter du importen mot en annen kontakt 1. Klikk Kontaktliste. 2. Velg hvilken kontakt du ønsker å knytte henvendelsen mot. 3. Klikk OK. 4. Gå gjennom alle feltene og juster importen som beskrevet ovenfor. Henvendelsen er knyttet til kontakten du har angitt. Slik oppretter du kunden som en ny kontakt 1. Klikk Ny. 2. Gå gjennom alle feltene og juster importen som beskrevet ovenfor. Kunden har blitt opprettet i kontaktregisteret ditt. 281

291 Netthandel Oversikt over nye ordrer/aktiviteter Etter import av nettsteddata får du en oversikt over alle henvendelser. Helt til venstre i listen er det angitt om henvendelsen er en aktivitet, en ordre, en ny registrering eller endring av en tidligere registrering. Hver henvendelse kontrolleres mot kontaktregisteret. Dersom kontakten ikke er registrert tidligere, vil det opprettes en ny kontakt. Finnes kontakten fra før, vises informasjon fra kontaktregisteret under Kontaktoversikt. Slik behandler du nedlastede nettsteddata 1. Kontroller alle henvendelser, avhengig av hvilken Status henvendelsen har: Ny kunde: Det er ikke funnet kontakter i kontaktregisteret som matcher med noen av feltene i henvendelsen. Bør kontrolleres: Det er funnet en eksisterende kunde med samme e-postadresse, Postadresse, Kontaktperson eller Telefonnummer som systemet vurderer som en sannsynlig match. Her bør du verifisere hvilken informasjon som blir overskrevet i kontaktregisteret. Eksisterende kunde: Henvendelsen inneholder Firmanavn eller Organisasjonsnummer som samsvarer med en kontakt i kontaktregisteret. Det er høy sannsynlighet for at henvendelsen kommer fra denne kontakten. 2. Klikk Rediger eller dobbeltklikk på henvendelser du er usikker på, for å kontrollere hvilken firmainformasjon som importeres. 3. Klikk Importer alle, når du har gått gjennom informasjonen. Nye kunder opprettes nå i kontaktregisteret. Eksisterende kunder og sannsynlige kunder vil beholde informasjonen fra kontaktregisteret med mindre du velger å overstyre dette. Tips! Nederst i vinduet er det angitt om du skal Gå direkte til oppdatering for å oppdatere lagerbeholdning etter import av ordre. Dette kommer opp som en anbefaling/påminnelse om at du bør oppdatere nettstedet da det kan være differanser mellom lagerbeholdning i nettbutikken og den reelle størrelsen. 282

292 Nettstedinnstillinger Nettstedinnstillinger I Nettstedinnstillinger setter du innstillinger som skal gjelde for ditt nettsted og nettbutikk. Hvilke fanekort som vil være tilgjengelig avhenger av hvilket program og eventuelle tilleggsprodukter du har lisens på. Du kommer til nettstedinnstillingene fra menyen Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger. Aktivt nettsted I fanekortet Aktivt nettsted kan du i tillegg til å redigere navnet på nettstedet ditt også endre Ledetekster, sette inn Meta tags og ev. Script. Slik redigerer du navnet på ditt nettsted 1. Velg Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger - Aktivt nettsted. 2. Klikk på Rediger. 3. Skriv inn nytt navn. 4. Klikk OK. Ditt nettsted har nå fått nytt navn. Merk! Endring av navn på nettstedet vil kun vises internt i programmet, og vil ikke påvirke nettstedadressen din. Ønsker du å endre nettstedadresse også må du avregistrere ditt nettsted og registrere på nytt med ønsket adresse. Du kan avregistrere ditt nettsted under Nettstedinnstillinger - Admin. 283

293 Netthandel Ledetekster Du kan tilpasse overskrifter og tekster på nettstedet ditt slik at det passer til dine behov. Du kan bl.a. forandre tekster som beskriver felter, linker, nedtrekkslister etc. Slik endrer du ledetekster 1. Velg Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger - Aktivt nettsted, og klikk på knappen Ledetekster. 2. Marker teksten du ønsker å endre i kolonnen Standardverdi. 3. Klikk i feltet Her endrer du din egendefinerte tekst Skriv inn teksten du ønsker skal vises i stedet for standardverdien. Ønsker du ikke å vise noen tekst taster du inn * i feltet. 5. Klikk deretter på standardteksten i kolonnen Standardverdi. 6. Verdien (teksten) du har lagt inn vises i kolonnen Egendefinert tekst. 7. Oppdater nettstedet ditt for å publisere endringene du har gjort. Endringene du har gjort vil være tilgjengelige på ditt nettsted. Tips! Angrer du på endringen du har gjort kan du markere aktuell tekst og klikke Bruk Standard. Ønsker du å endre samtlige overstyrte ledetekster til standardverdier, klikker du på knappen Alle standard. 284

294 Nettstedinnstillinger Meta tags I fanekortet Meta tags kan du registrere informasjon om ditt nettsted som f.eks. søkeord, beskrivelse, tittel m.m. En rekke søkemotorer leser Meta tag-informasjon og rangerer treffene utifra disse, mens andre søkemotorer ikke tar hensyn til registrerte Meta tags. I feltet for Navn legger du inn navnet på Meta taggen du vil bruke, f.eks. KEYWORDS, DESCRIPTION, AUTHOR, TITLE, CONTENTS eller annen Meta tag og i feltet Innhold selve verdien, f.eks. søkeordene. Merk! Sett komma for å skille flere søkeord. Merk! Vær oppmerksom på at det ikke er alle søkemotorer som søker i registrerte Meta tags. Tips! Legg inn både engelske og norske søkeord dersom du henvender deg til kunder på tvers av landegrensene. Registrering i søkemotorer For at ditt nettsted skal bli tilgjengelig ved søk i søkemotor må du registrere nettstedet ditt. Registrering av nettsted i søkemotorer er gratis. Det som er viktig når du skal registrere deg, er at du leser nøye de instruksene som blir gitt under registreringen. Nedenfor finner du linker til et utvalg søkemotorer. 285

295 Netthandel Script Under knappen Script kan du sette inn egenutviklede script eller script fra en tredjeparts leverandør. Ved hjelp av script kan du f.eks. sette opp besøkssporing hos Google Analytics, noe som gjør at du kan spore og analysere blant annet innkommende trafikk fra Google AdWordsannonser i tillegg til all normal trafikk på ditt nettsted. For å benytte disse eksemplene må du legge inn et script fra den gjeldende aktøren. Plassering av script HTML <Head> tag: Standard plassering for script. Scriptet plasseres foran </head> tag i HTML-koden. Øverst i HTML <Body> tag: Scriptet vil bli plassert etter <Body> tag i HTML-koden. Nederst i HTML <Body> tag: Scriptet vil bli plassert foran </Body> tag i HTML-koden. Denne plasseringen benyttes bl.a. av Google analytics. 286 Merk! Mamut tilbyr ikke brukerstøtte til utvikling eller feilsøking av tredjeparts script.

296 Nettstedinnstillinger Innstillinger Web I fanekortet Innstillinger Web setter du følgende innstillinger for nettstedet ditt: Bruk av nettsted/nettbutikk merkes kun av dersom du ikke ønsker å benytte nettstedet, kun nettbutikk. Nettstedområde linker til: Merket du av for å bruke kun nettbutikken, kan du her velge om ditt registrerte område skal linke til din Mamut-nettbutikk eller om du vil linke til et eksternt domene. Nettstedskart: Her kan du merke av om du vil at det skal vises en link til et nettstedskart på ditt nettsted. Et nettstedskart (sitemap) er en egen nettside som inneholder informasjon om kategorier, innhold samt linker til alle nettsidene tilhørende nettstedet. Visning av nettstedskart på ditt nettsted vil kunne hjelpe både besøkende og søkemotorer til å få bedre overblikk over innholdet på ditt nettsted. Merk! Sitemap er utviklet i henhold til standarden for søkemotoroptimalisering. Mamut bruker xml-baserte indeksfiler for nettstedskart for å indeksere alle brukeres nettsteder. Indeksene sendes automatisk og regelmessig til Google, slik at brukeren ikke trenger å tenke på det. Xml-baserte nettstedskart brukes dessuten av andre store søkemotorer som MSN, Yahoo og Ask. 287

297 Netthandel Innstillinger Nettbutikk I dette fanekortet setter du innstillinger for bl.a. visning av priser i nettbutikken din. Under Eksempel nederst i vinduet vil du se hvordan de forskjellige oppsettene vil se ut. Priser Benevning foran pris: Valutakoden fra firmainnstillingene (Økonomi - Land) foreslås her. Om det er naturlig for deg kan du endre dette til "kroner", " " eller liknende. Om du også ønsker benevningen etter prisen, kan du legge den inn i feltet Benevning etter pris nedenfor. 288 Inkl mva/eks mva: Velg om prisene skal vises brutto eller netto. Dersom du selger til bedriftskunder er det vanlig å vise prisene uten mva, ettersom de får fradrag for dette på egen omsetning. Til privatkunder forventes det at du inkluderer mva i prisen. Antall desimaler: Velg hvor mange desimaler du ønsker at prisene skal vises med. Jo høyere prisene er per enhet, desto mer naturlig er det å ikke ta med desimalene i prisen. De avrundede prisene vil også overføres til ordren. Avrundingstype: Om du velger å vise prisene i hele kroner, vil også ordre fra nettbutikken bli avrundet. Dette gjøres uavhengig av innstillingene for Ordre/Faktura-modulen. Benevning etter pris: Om det er naturlig for deg kan du også legge inn benevning etter prisen, som "kroner", " " eller liknende. Om du velger å vise prisene uten desimaler, vil det være naturlig å legge inn ".- " etter prisen. Ønsker du også Benevningen foran prisen, kan du godt legge inn begge deler. Rabatt for produkter i nettbutikken: Her kan du angi en generell rabatt for produkter som selges i nettbutikken. Vis prisliste: Merk av dersom du ønsker å vise en prisliste i nettbutikken.

298 Nettstedinnstillinger Produktliste Her kan du definere utseendet til produktlisten i nettbutikken din. Valgbar mva-visning i produktlister: Merk av her dersom du vil legge til en avmerkingsboks i nettbutikken, som gir besøkende i nettbutikken muligheten til selv å velge om de vil se priser inklusiv eller eksklusiv mva. Maksimal bildebredde i produktlisten: Standard er 100 piksler. Opprett produktside for alle produkter: Merk av her dersom du vil legge til en link for hvert produkt i produktlisten. Når brukeren klikker linken, vil det åpnes en egen side med produktdetaljer. Kundekommunikasjon Her kan du definere betingelser for statusoppdateringer som programmet skal sende ut automatisk. E-postene vil da sendes ut når det gjøres endringer i en ordre. Merk at denne funksjonaliteten krever en egen lisens. Annet Grafisk visning av lagerstatus: For visning av lagerstatus i nettbutikken kan du velge mellom 3 typer ikoner. For å vise lagerstatus må du også angi i fanekortet Nettbutikk på produktkortet at lagerstatus skal vises. Format på automatisk generert e-post: Enkelte vil oppleve at e-post som sendes fra nettbutikken kan bli fanget opp i mottakerens spamfiltre, eller at mottaker av sikkerhetseller andre hensyn ikke tillater visning av HTML i e-post. Her kan du velge å sende som PDFvedlegg, HTML-vedlegg, eller HTML direkte i innholdet. Du kan også velge å vise firmalogo på disse meldingene. Meldingene kan for eksempel være ordrebekreftelser. For at denne funksjonen skal fungere må du velge logo under Vis - Netthandel - Rediger nettsted - Virksomheten - Topptekst. Minimumsbeløp for handel: Når kunden i nettbutikken går til kassen kontrolleres det om innholdet i handlekurven overstiger minimumsbeløpet. Kunden vil få en melding dersom beløpet er for lavt. For produkter med varianter: Kan du merke av dersom du ønsker å vise en link til valg av variant i produktlisten. 289

299 Netthandel Betalingstjenester Ønsker du å kunne tilby betaling med kredittkort i din nettbutikk må du ha et Mamutsystem med støtte for handlekurv, og du må inngå en avtale med en betalingsaktør. Se mer om hvilke betalingsaktører (PSP - Payment Service Providers) som er tilgjengelige i avsnittet "Betalingstjenester for betaling i nettbutikk" ovenfor. Betalingsaktøren fungerer som en nettbasert betalingssentral som tar seg av hele transaksjonsprosessen når en kunde i din nettbutikk ønsker å betale med kredittkort. Betalingsaktøren sørger for at sikkerheten er ivaretatt og at svindel unngås. Velg betalingstjeneste: Når du har inngått en avtale med en betalingsaktør kan du velge aktuell aktør i nedtrekkslisten. Velg betalingstjeneste. Deretter må du registrere en ID som du får fra aktøren. For å kunne ta imot kredittkortbetalinger i nettbutikken din må du også opprette en eller flere Betalingsformer av typen kredittkort. Merk! Du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillinger for betalingstjenester og opprettet betalingsformer for at betalingsløsningen skal bli tilgjengelig på ditt nettsted. 290

300 Nettstedinnstillinger Admin I fanekortet Admin kan du registrere og avregistrere ditt nettsted, samt tilknytte eller fjerne tilknytning til et domene. Registrer nettsted: Via en veiviser legger du inn firma- og kontaktinformasjon og bestemmer hva ditt nettsted skal hete. Avregistrer nettsted: Ønsker du å avregistrere ditt nettsted, klikker du her. Vær oppmerksom på ditt nettsted da vil bli slettet fra server og at du vil miste statistikk og ordrer som ikke er lastet ned. Tilknytt/fjern domene: Ønsker du å knytte et Mamut-/Active24-domene til nettstedet dit, klikker du her. Du kan også fjerne tilknyttede domener med denne knappen. Passordinnstillinger Merk! Dette fanekortet vil kun vises dersom du har tilleggsproduktet Mamut Enterprise Kunde- og PartnerWeb. Du kan tilby dine kunder å opprette egen brukerkonto med brukernavn og passord på ditt nettsted. Registrerte kunder får se priser med rabatt som gjelder for kunden, samtidig som de slipper å registrere informasjon hver gang de handler. I dette vinduet velger du hvilke deler av nettstedet som skal passordbeskyttes, og om kunden skal få tilgang til å opprette egen brukerkonto. I hjelp [F1] finner du mer informasjon om passordinnstillinger. 291

301 Netthandel Tilleggsprodukter - Netthandel Dersom du har behov for mer avansert funksjonalitet enn det som følger med ditt Mamut-system som standard, kan du kjøpe tilleggsprodukter og utvidelser av programmet. Det finnes en rekke tilleggsprodukter som du kan bruke i forbindelse med ditt nettsted og nettbutikk. Domene og E-postkontoer (POP3) kan du bruke uansett hvilket program fra Mamut du har, Nets Netaxept tilbys som tilleggsprodukt til en rekke produkter, mens de øvrige tilleggsproduktene forutsetter at du har et program i serien Mamut Enterprise. Du finner mer informasjon om tilleggsprodukter og -tjenester på Internett: 292

302 Kapittel 5: Mer informasjon I dette kapittelet: Mamut Online Desktop Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Øvrig dokumentasjon Mamut Academy

303 Mer informasjon Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop gir deg nettbasert tilgang til informasjon og funksjonalitet fra Mamut Business Software, samt tjenester inkludert i Mamut One. Mamut One samler økonomistyring, kundeoppfølging (CRM), kommunikasjon, arbeidsflyt, e-handel, mobilitet, webhosting samt kunnskap og community i én komplett løsning. For å få tilgang til Mamut Online Desktop må du ha en gyldig Mamut One Serviceavtale. Hvilke tjenester i Mamut Online Desktop du har tilgang til, avhenger av hvilken Mamut One Serviceavtale du har. Merk! Mamut One selges kun i kombinasjon med Mamut Enterprise og Mamut Office. For å kunne ta i bruk Mamut Online Desktop må du først ha installert ett av disse programmene. Mamut Enterprise og Mamut Office omtales i denne dokumentasjonen som Mamut Business Software. Viktig! Les gjennom både Brukeravtalen og Mamut Serviceavtale før du begynner med Mamut Online Desktop. Der vil du få en oversikt over de kontraktsvilkår som gjelder mellom deg som kunde, og Mamut som leverandør. Før du kobler til Mamut Online Desktop må du legge inn lisensinformasjonen din i Mamut Business Software. Dette gjør du under Hjelp - Om - Administrer lisensinformasjon - Tilleggsprodukter. Her finner du en liste over tilleggsprodukter du har tilgang til. Fra listen velger du Mamut Online Desktop og klikker Legg til for å se en oversikt over firmadatabasene i Mamut Business Software som kan knyttes til Mamut Online Desktop. Velg firmadatabasen du ønsker å knytte tjenesten til, og klikk OK. Lukk programmet og start det på nytt. Du kan koble til én firmadatabase per systemdatabase. Dersom du har flere firmadatabaser du ønsker å koble til, vennligst ta kontakt med våre salgsrepresentanter for mer informasjon. 294 Når du har koblet til Mamut Online Desktop, kan du lese, opprette og redigere informasjon fra hvilken som helst PC med Internett-forbindelse. Dette gjør det svært enkelt å dele informasjon med kollegaer, eller å få tilgang på informasjon fra ditt Mamut-system mens du er ute av kontoret. Informasjonen som registreres via nettleseren, samt lokalt i ditt Mamut-system, synkroniseres kontinuerlig. Dermed har firmaet ditt alltid tilgang til oppdatert informasjon. Synkroniseringen med Mamut Online Desktop vil gjøres fra en av maskinene i nettverket. Denne må være tilkoblet Internett. Mamut Online Desktop samler alle dine nettbaserte funksjoner og gir deg tilgang til blant annet nøkkeltall og statusinformasjon, kunde- og leverandørdata, aktiviteter og kalender, timeregistrering og årsplanlegger, samt kontroll, validering og analyse av dine regnskapsdata, alt via Internett.

304 Mamut Online Desktop Merk! Dokumentasjonen kan omtale tjenester og/eller funksjoner som ikke er inkludert i din løsning. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om dette, vennligst ta kontakt. På vår hjemmeside finner du mer informasjon om hvilke produkter og tjenester som er inkludert i Mamut Online Desktop for din Mamut One Serviceavtale. Hva kan Mamut Online Desktop gjøre for deg? Følgende tjenester er tilgjengelige i Mamut Online Desktop: Status: Under Status finner du oppdaterte nøkkeltall og en oversikt over dine mestselgende produkter og største kunder de siste 30 dagene, i tillegg til nøkkelinformasjon om salg og ansatte. Kontakt: Under Kontakt kan du vise og redigere kontaktene og kontaktpersonene som allerede er registrert i Mamut Business Software. Du kan dessuten opprette nye, redigere og administrere all informasjon relatert til dine kontakter. Timeregistrering: Med Timeregistrering i Mamut Online Desktop får du en nettbasert oversikt over timesedlene i firmaet ditt. Her kan du og dine ansatte opprette, vise og redigere timesedler hvor og når som helst. Selskapsstatus: Selskapsstatus gir deg en oversikt over de viktigste tallene for ditt firma. Det er et visuelt verktøy for presentasjon av firmaets finansielle status i en gitt periode, basert på informasjon hentet fra Mamut Business Software. Utstyrsregister: Utstyrsregisteret i Mamut Online Desktop gir deg en nettbasert oversikt over utstyret til din virksomhet. Her kan du låne ut og levere tilbake utstyr samt opprette, vise og redigere utstyret ditt på Internett, hvor og når som helst. Årsplanlegger: Årsplanleggeren hjelper deg å sette opp en strukturert og gjennomarbeidet årsplan for ditt firma. Årsplanen beskriver virksomhetens ambisjoner og gir en oversikt over strategier, analyser og planlegging som kreves for at disse skal nås. Webmail: Webmail er basert på Microsoft Office Outlook Web Access og gir deg og dine kollegaer tilgang til e-post, mapper og kontakter via Internett. Det gjør det like enkelt å arbeide når du er ute og reiser som på kontoret. Mamut Online Survey: Mamut Online Survey er en nettbasert tjeneste som enkelt og effektivt lar deg utvikle spørreundersøkelser og publisere dem på Internett. Dette er et effektivt verktøy for deg som ønsker tilbakemelding fra kunder for å gi deg bedre innsikt i markedet ditt. Webhosting: Webhosting tar deg til MyAccount, det nettbaserte kontrollpanelet for Mamuts driftede tjenester, som inkluderer ditt eget domene, Mamut ez Publish, informasjonsportaler basert på Microsoft SharePoint, e-postkontoer og andre driftede tjenester. 295

305 Mer informasjon Aktivitet og kalender: Mamut Online Desktop gir deg en nettbasert oversikt over aktiviteter relatert til ditt firma og dine ansatte. Opprett, rediger og vis aktiviteter på Internett, og hold orden på disse med den nettbaserte kalenderen eller aktivitetslisten. Salg: Arbeidsområdet Salg gir deg nettbasert tilgang til de viktigste funksjonene innen salg. Opprett og rediger tilbud og salgsordrer, generer f.eks. ordrebekreftelser som PDF og vis eksisterende tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnota, hvor og når som helst. edokumenter: Med edokumenter kan du utveksle elektroniske fakturaer i ulike formater (bl.a. EHF og Svefaktura) per e-post eller via Mamut Online Desktop. Flere av formatene kan også importeres til Mamut Business Software. Dette sparer tid både for deg og dine kunder. Rapportarkiv: I Rapportarkivet finner du en nettbasert oversikt over dine dokumenter og rapporter som er publisert fra Mamut Business Software. Her kan du vise, skrive ut eller lagre en kopi på datamaskinen, slik at du kan jobbe med dem når og hvor som helst. Medlemsregister: Medlemsregisteret i Mamut Online Desktop gir deg nøyaktig og oppdatert informasjon om medlemmene i din organisasjon. Her har du også mulighet til å opprette grupper og foresatte for registrerte medlemmer, samt kreve ulike kontingenter. Prosjektregister: Med Prosjektregisteret i Mamut Online Desktop kan du opprette nye prosjekter samt vise, redigere og slette eksisterende prosjekter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop. Merk! Det er mulig å kjøpe tilleggslisense for Mamut Online Desktop som gir deg tilgang til noen tjenester nevnt ovenfor. Gå til vår hjemmeside for å lese mer om dette. 296

306 Service og brukerstøtte Service og brukerstøtte Mamut Serviceavtale Mamut Serviceavtale gir deg rett til å benytte Mamut Supportsenter. Se mer om Mamut Serviceavtale nedenfor..mamut Supportsenter Mamut Supportsenter tilbyr et omfattende personlig serviceapparat som bistår deg med hjelp hvis behovet oppstår. Under rubrikken Support på har du også tilgang til vårt Artikkelsøk, hvor du kan finne spesifikke tips og triks som kan hjelpe deg med problemer du har i programmet. Her finner du dessuten linker til de 10 nyeste og de 10 mest leste brukerstøtteartiklene. Hvordan kontakte Mamut Supportsenter? Ta kontakt via programmet.den enkleste måten å ta kontakt på er via programmet. Via fokusområdet Mamut Supportsenter kan du finne svar på dine spørsmål og opprette nye henvendelser. Status og svar på dine henvendelser finner du på samme sted. Merk at du må ha Internett-forbindelse for å kunne bruke denne funksjonen i programmet. Ta kontakt via telefon: (ordinær takst) Telefonen er åpen fra kl alle hverdager. De fleste spørsmål besvares som regel i løpet av samtalen, men ved spesielle henvendelser vil vi notere spørsmålet og ta kontakt når løsningen på problemet er funnet. Ta kontakt via e-post Dersom du ikke finner svar på ditt spørsmål kan du sende det til [email protected]. Brev kan sendes til: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Mamut Supportsenter Karenslyst allé 56 Postboks 733 Skøyen 0214 Oslo 297

307 Mer informasjon Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag 298 Mamut Serviceavtale sikrer at du er forberedt og har full kontroll i alle utfordringer du eller din virksomhet møter. Oppdatert med endringer fra myndighetene Vi sørger for at ditt Mamut-system alltid er oppdatert med nye regler, avgiftsendringer og skjemaer. Fyldig dokumentasjon ved slike endringer sikrer enkel tilpasning. Ny funksjonalitet Mamut-systemene utvikles kontinuerlig som følge av teknologisk utvikling, nye standarder, tilbakemeldinger fra brukere og nye trender. Du er sikret en moderne løsning som vil forenkle hverdagen. Mamut Supportsenter Vi legger stor vekt på at du som Mamut-bruker skal få profesjonell og rask service hvis eventuelle spørsmål skulle oppstå. Du får tilgang til brukerstøtte via telefon, faks, e-post, Internett og direkte i programmet. Mamut Information Desk I programmet finner du en nyhetskanal som via Internett daglig oppdaterer deg med blant annet informasjon, nyheter og brukertips direkte relatert til ditt program og arbeidsområde. Med Mamut Information Desk kan du også kommunisere direkte med Mamut Supportsenter. Brukertips Med jevne mellomrom vil du motta e-post med tips om bruk av Mamut-systemene, nyheter innenfor produktserien og annen nyttig informasjon. Mamut Kunnskapsserie Mamut publiserer kunnskapshefter innen en rekke temaområder som for eksempel endringer fra myndighetene, effektiv bruk av systemet og nye trender. Spesialtilbud Mamut gir deg spesialtilbud på Mamut-produkter, samt relaterte produkter fra markedsledende leverandører.

308 Øvrig dokumentasjon Øvrig dokumentasjon Mamut Kunnskapsserie Mamut Kunnskapsserie består av kunnskapshefter som tar for seg enkelte utvalgte temaer. Dokumentasjonen går mer i dybden og gir gjerne flere eksempler på prosedyren som kan vise hvordan du gjør ting i systemet. Den nyeste versjonen av denne dokumentasjonen publiseres regelmessig på våre hjemmesider, hvor du kan laste den ned kostnadsfritt. Du kan laste ned dokumentasjon fra Download-siden på våre hjemmesider: På nedlastingssiden vil du finne linken til dokumentasjon og guider nederst på siden: Mamut Business Software - Dokumentasjon & Guider. Her finner du en liste over kunnskapshefter og veiledninger som kan hjelpe deg med å få en bedre forståelse for bestemte deler av programmet. Mamut Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut tilbyr en rekke tilleggsprodukter og -tjenester slik at din virksomhet kan arbeide mer effektivt med programmet. Mamut tilleggsprodukter er tilgjengelig for og kan kjøpes av de som bruker Mamut Enterprise-serien, og som har behov for mer avansert funksjonalitet enn det som er inkludert i det vanlige Mamut-programmet. Dette gjør det mulig for din virksomhet å arbeide mer effektivt med Mamut-systemet. Du kan laste ned dokumentasjon fra Download-siden på våre hjemmesider: Disse oppdateres regelmessig med endringer, oppdateringer og ny funksjonalitet. Når du har navigert til siden Download, klikker du på linken Mamut Tilleggsprodukter - Dokumentasjon & Guider, hvor du finner nyttige introduksjonshefter og veiledninger om Mamuts Enterprise-utvidelser og tilleggsprodukter. Kom i gang med Mamut Online Desktop Dette kunnskapsheftet gir en introduksjon til Mamut Online Desktop. Du får en kort beskrivelse av hvordan du kommer i gang, innstillingene som må settes i både Mamut Business Software og Mamut Online Desktop samt informasjon om hvordan du kan tilpasse systemet til dine behov. Du finner også en beskrivelse av de ulike arbeidsområdene og hvordan du navigerer gjennom dem. Du får tilgang til denne dokumentasjonen kostnadsfritt på våre hjemmesider: Alle veiledninger og guider som produseres av Mamut, er utformet for å gi deg en oversikt over det aktuelle emnet samt nødvendig informasjon og nyttige tips for å øke din kunnskap. De er definert for å være så brukervennlige som mulige, og åpnes som et PDF-dokument i nettleseren tilpasset skjermstørrelsen din. Informasjonen er strukturert for å gjøre navigeringen så enkel som mulig. 299

309 Mer informasjon Mamut Academy 300 Kurstyper på Mamut Academy Mamut Academy er navnet på kursvirksomheten i Mamut. Mamut leverer komplette løsninger innenfor økonomistyring, salg/kundeoppfølging, innkjøp/logistikk, lønn/personal, timeregnskap/prosjekt og skatt/privatøkonomi. Kursvirksomheten Mamut Academy er et tilbud til deg som ønsker å arbeide mest mulig effektivt med Mamut Business Software og tilhørende fagområder. Nå kan du og dine medarbeidere virkelig utnytte funksjonsrikdommen i Mamut-systemene, noe som både stimulerer virksomheten og deg som jobber med systemet! Oppstartskurs Dette kurset er tilpasset helt nye brukere av Mamut Business Software. Kurset gir et innblikk i oppbyggingen av programmet og gir en god innføring i hvordan komme best mulig i gang. Grunnkurs Disse kursene tar for seg enkelte fagområder innenfor produktserien Mamut Business Software. Grunnkursene gir deltakeren et dyptgående innblikk i de enkelte deler av Mamutsystemene. Dette gir de beste forutsetningene for å utnytte systemet mest mulig effektivt. Viderekommende kurs Disse kursene tar for seg områder som ikke er med i innholdet på grunnkursene. Viderekommende kurs gir dyptgående kunnskap innen avanserte funksjoner i Mamut Business Software. Kurspakke Kurspakkene tar for seg et enkelt system i produktserien Mamut Business Software. Kursene gir deltakeren en helhetsforståelse av det aktuelle systemet. En kurspakke består av et gitt antall fagkurs. Om ønskelig kan bedriften sende ulike deltakere på de enkelte fagkurs. Temakurs Temakursene tar for seg spesielle emner innenfor ett fagområde, ett program, eller på tvers av ulike fagområder og programmer. Bedriftsinterne kurs Hvis ønskelig kan vi holde kurs skreddersydd for din bedrift eller organisasjon. Dette er spesielt lønnsomt hvis din virksomhet har spesielle rutiner eller mange fra samme organisasjon trenger opplæring i Mamut-systemet. Med et bedriftsinternt kurs sikrer du dine ansatte komplett opplæring i effektiv bruk av Mamut Business Software i din bedrift. Vi kan holde bedriftsinterne kurs i dine lokaler, eller i våre kurslokaler, som har komplett utstyr og alle fasiliteter. Nettbaserte kurs

310 Øvrig dokumentasjon Mamut Academy Online tilbyr en rekke nettbaserte kurs i tillegg til vår tradisjonelle klasseromsundervisning. Nettbaserte kurs er et tilbud til deg som ønsker å gå på kurs via Internett. Her vil du koble deg opp til kurset via din egen PC hjemme eller på kontoret, og har mulighet til å koble deg til en telekonferanse for lyd. Det er verdt og merke seg at dette kurset legger opp til visning/gjennomgang av funksjonalitet mens øving vil skje på eget initiativ etter avsluttet kurs. For mer informasjon vedrørende Mamut Academy, eller for å få tilsendt vår kurskatalog/kursplan, ta kontakt med oss på telefon , eller kontakt oss via e-post [email protected]. Du vil også finne informasjon på vår Internettside Alle kursdeltakere vil få tilsendt kursbevis for deltagelse. Mamut Tutorials Mamut tilbyr deg muligheten til å se opplæringsvideoer direkte fra programmet samt på våre hjemmesider. For å få tilgang til opplæringsvideoene fra programmet klikker du bare på fokusområdet Introduksjon til Mamut og velger videoen som du vil se. Her finner du også en link til flere videoer som er tilgjengelige på nettsidene våre. Mamuts online læreprogram tilbyr deg og dine medarbeidere tilgang til kortfilmer med svar på ofte stilte spørsmål (FAQs). Filmene inkluderer korte og enkle instruksjoner som demonstrerer sentrale prosesser i systemet. Du finner en liste med tilgjengelige videoer på Dersom du har ønsker for opplæringsvideoer, ta kontakt med oss på [email protected]. 301

311 Mer informasjon A 302 Indeks Abonnementsfakturering 218 aktiver 179 kom i gang 220 Administrasjon av nettsteder 250 Adresse fakturaadresse nettbutikk 278 felt i dokumentmaler 79 hent nettsteddata 280 kontaktoppfølging 3 kontaktperson 30 nettsted 236 vis kart og reiserute til kontakten 26 Adresse detaljert kontakt 3 Aktiviteter 42 aktivitetsliste 45 aktivitetsmaler 57 aktivitetstyper 56 ansvarlig 56 brukerinnstillinger 52 duplisere 51 endre 50 endre flere 49 firmainnstillinger 54 fordel 50 gruppeaktiviteter 52 kalender 60 kontaktoppfølging 7 kopier 51 ny 44 oppfølgingsaktiviteter 59 opprett fra kontaktperson 30 opprette kontakt/kontaktperson fra aktivitetskort 49 tilknytt kontakter/ansatte/ressurser 47 utsett 45 Aktivitetsliste 45 Aktivitetsmaler 57 rediger 58 Aktivitetstyper 56 Aktivt nettsted 283 Angi standard mål for linking 265 Annullere ordre 170 Ansatt(/-ressurskalender 63 Arbeid/tjeneste 122 Automatisk KID-tildeling 193 Avregistrer nettsted 291 Avtalefakturering (se Abonnementsfakturering) 218 B Batchfakturering 184 BBS Netaxept 249 Bedriften benytter abonnementsfaktura 220 Bedriften lagerfører produkter 127 Bedriften selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter 138 Bedriftsinterne kurs 300 Beholdning produkter i nettbutikk 246 Bestilt antall 171 Betalingsbetingelser 215 opprett ny 217 Betalingsform nettbutikk 278 Betalingsoppfølging videre betalingsoppfølging 225 Betalingsoversikt, fakturaer 221 Betalingspåminnelse skriv ut 223 Betalingstjenester 248 Nets Netaxept 249 nettbutikk 290 Bilde kontaktperson 30 nettsted 267 produktregister 123 Bransjens produktnummer 123 Brukerinnstillinger aktivitet 52 dokument 72 kontakt 20 kontaktperson 32 ordre/faktura 177 produkt 125 prosjekt 90 tilbud 152 Brukerstøtte 297 Brukertips 298 C Copyright II CVV2 278 D Daglig leder 252 Datoformat 287 Delsum tilbud 156 Designmal 269 egenskaper 272 fargekombinasjon på nettsted 271 nettbutikk 273 netthandel 269 nettsted 269 Dokumentasjon øvrig 299 Dokumenter 66 brukerinnstillinger 72 dokumentliste 67 dokumentmaler 76 dokumenttyper 80 egenskaper 69 import 83 kontaktoppfølging 8 ny 69 skanning 74 tilknytt ansatte 72 tilknytt kontakt 70 type 82 vinduet Dokumentmaler 76 Dokumentliste 67 Dokumentmaler 76 egenskaper 79 ny 77 ny dokumentmal for tilbud 78 vinduet Dokumentmaler 76 Dokumenttyper 80 DOT 79 Dupliser 191 aktiviteter 51 faktura 191 nettsted 250 ordre 191 tilbud 191

312 Indeks E EAN-kode produktregister 123 produktvarianter 140 Effektuering 154 innstillinger 179 tilbud 162 Egendefinerte felt 30 kontakt 27 kontaktperson 30 Egenskaper for dokumentmaler 79 Egenskaper for valgt mal 272 (se E-post) 34 Endre verdier på et utvalg aktiviteter 49 aktiviteter 42 aktivitetsliste 45 Endre verdier på et utvalg kontakter 27 Endring av et utvalg produkter 135 Enterprise-utvidelser dokumentasjon 299 E-post 34 dokument 40 e-posteditor 37 e-postmaler 39 faktura 184 masseutsendelse 38 Microsoft Outlook-integrasjon 41 vedlegg 40 Epost (se E-post) 34 E-postmaler 39 E-postmottakere 14 F Factoring skriv ut 226 Faktura 166 e-post 184 kontantfaktura 186 kopier 191 krediter 187 skriv ut 184 skriv ut flere 189 Fakturaadresse 278 Fakturakopi 185 Fakturakopier 199 Fakturering 184 annet språk 198 batch 184 fakturakopi 199 fakturere mange 189 fast tekst 197 forhåndsvisning av faktura innstilling 179 ordre/faktura 170 skriv ut 184 utvalg 189 valuta 200 Faktureringsplan 99 Farger 140 Fast tekst ordre/faktura 175 tilbud 158 Fastpris 112 Felleskalender 64 Firmainnstillinger aktivitet 54 kontaktoppfølging 22 produkt 127 produkt - tilleggsavgift 138 tilbud/ordre/faktura 179 Firmalogo 235 nettsted 253 Fjern varianttilknytning 147 Flett utskrift 76 opprett dokumentmal 77 Flettefelter 76 Flettegrunnlag 79 Fordel aktiviteter 50 Fordel ansvarlige 50 Frakt ordre/faktura 174 tilbud 157 Frames (se Rammer (frames)) 272 Frekvens 218 tilbud 164 tilbud repeterende 160 G Gantt 97 Global prisjustering 208 Globalt script 286 Google Analytics 286 Gruppe kontaktperson 30 Gruppeaktiviteter 45 fordel 50 opprett 52 Grupper 28 Gruppetilbud 163 brukerinnstillinger 152 lag enkelttilbud 164 Gå til lager 116 H Helligdager 65 Hent nettsteddata 279 kundeinformasjon/adresse 280 ordre 282 Hovedkontor 28 HTML 286 Hyperlink 265 sett inn 266 I Import 83 dokumenter 83 produkter 136 Inaktiv 123 dokumenttype 80 kontakt 14 Ingen utsendelser 14 Inkasso skriv ut inkassoliste 227 skriv ut inkassovarsel 226 Innbetaling registrering 222 Innholdsside 274 Innkjøp fra ordre 171 fra salgsordre 204 kontaktoppfølging 12 reserver ordre på innkjøp 171 Integrasjon Microsoft Outlook 41 Microsoft Word 66 Skype 85 K Kalender

313 Mer informasjon andres 63 felleskalender 64 liten 62 mini 62 sett inn dato 65 velg dato 65 Kampanjeprodukt 122 Kart 26 KID 193 modulus 193 KID-nummer 193 Klokkeslettformat 287 Kom i gang abonnementsfakturering 220 e-post 36 nettbutikk 242 nettsted 236 Skype 86 tilleggsavgift 138 Kontakt brukerinnstillinger 20 dokument 70 endre flere 27 inaktiv 14 innstillinger netthandel 20 ny 2 oppfølging 2 opprette fra aktivitetskort 49 organisering 24 vedlikehold 24 vis kart 26 vis reiserute 26 Kontaktoppfølging 2 aktiviteter 7 annen info 14 dokumenter 8 egendefinerte felt 27 firmainnstillinger 22 grupper 28 hovedvinduet 3 innkjøp 12 innstillinger 15 kontaktpersoner 7 ordre/faktura 9 produkt 13 prosjekt 13 reskontro 10 tilbud 9 timeregistrering 12 Kontaktperson 30 brukerinnstillinger 32 kontaktoppfølging 7 opprette fra aktivitetskort 49 Kontaktregisteret fanekortene 6 Kontantfaktura 186 ordre/faktura 166 Kreditering 170 faktura 187 uavhengig kreditnota 188 Kreditnota 170 kreditere faktura 187 skriv ut flere 189 uavhengig 188 Kredittgrense 195 Kredittkort betalingstjenester 290 CVV2 278 nettbutikk 248 Kredittsperre 195 innstillinger for kontaktoppfølging 15 Kundeabonnement abonnementsfakturering 220 Kunnskapsserie 299 Kurs 300 Kvantumsrabatt 112 aktiver L regenerer ordrelinjer 165 Lager aktiver 127 lever produkter 201 standardlager for bruker 125 Lagerbeholdning i nettbutikk 246 Lagerreservasjoner vareflyt 202 Lagervare 122 Ledetekster 284 Leverandør 2 ny 2 Levere produkter 201 Leveringsbetingelser 215 Leveringsform 278 nettbutikk 242 Leveringsplan 204 ordre/faktura 171 Link 265 Liten kalender 62 Logo selskapsinformasjon 252 Lokasjon standard for bruker 125 M Mamut II adresse II e-postadresse II postadresse II telefonnummer II www-adresse II Mamut Academy 300 Mamut Information Desk 298 Mamut Kunnskapsserie 299 Mamut Online Desktop 294 Mamut Serviceavtale 298 Mamut Supportsenter II Meta tags 283 Microsoft Outlook 41 e-postvedlegg 40 integrasjon 41 åpne tilhørende fra aktivitet 45 Miljøavgift 137 kom i gang 138 tilleggsavgifter 206 Minikalender 62 Modulus KID 193 Motkonto leverandør 15 Mva-nummer kontakt 14 N Nedlasting nettsteddata 279 Nets Netaxept 249 betalingstjeneste 290 betalingstjeneste nettbutikk 248 Nettbutikk 241 betaling nettbutikk 248 betalingsform 278 betalingstjenester 290 designmal 273 fakturaadresse 278

314 Indeks farger 273 før du begynner 234 innstillinger 288 kom i gang 242 kredittkort 290 kundeinfo 277 produkt 243 produktutvalg 257 produktvarianter 149 PSP 290 selskapsinformasjon 276 standard produktgruppe 256 vilkår 276 vis lagerbeholdning 246 Netthandel 231 beskrivelse av selskapet 254 designtips 235 i programmet 232 kontaktinnstillinger 20 logo 235 nettbutikk 241 tilleggsprodukter 292 Nettsted 238 avregistrer 291 designmal 269 endre navn 283 firmalogo 253 full oppdatering 239 før du begynner 234 hent nettsteddata 279 hovedside 255 innhold 238 innstillinger 283 kampanje 256 kobling mot andre 245 kontaktsider 261 kopi 250 ledetekster 284 nettbutikk 241 nytt 250 oppdatering 239 opprett 291 passordbeskyttelse 291 rediger 250 slett 250 topptekst 253 undersider 261 velg nettsted 250 Nettstedinnstillinger 283 admin 291 aktivt nettsted 283 innstillinger web 287 nettstedskart 287 søkeord 285 Nettstedinnstillinger for produkt 258 Nettstedskart 287 Notat kontaktperson 30 Nullstill antall i kolonnen 'Leveres' 171 Nummerserier endre produktnummer 136 Ny ordre 169 Nyheter rediger nettsted 260 O OCR 74 Omsetning pr produkt 137 Online Desktop 294 Oppdater kontaktinformasjon 30 Oppdatere lagerbeholdning 116 Oppdatering av nettsted 239 Oppfølgingsaktiviteter 59 Opplæring 300 Opplæringsvideoer 301 Opprett 204 innkjøp på grunnlag av ordre 204 Opprett varianttilknytning 147 Ordre 166 annuller 170 fra tilbud 162 kopier 191 krediter 187 ny 169 opprett innkjøp fra ordre 204 rediger ordrelinjebeskrivelse 165 regenerer ordrelinjer 165 slett 187 tapt salg 170 Ordre/effektuering 170 Ordre/Faktura 166 brukerinnstillinger 177 fanekortet Diverse 175 fanekortet Frakt 174 fanekortet Produktlinjer 171 fanekortet Tekst 175 firmainnstillinger 179 kontaktoppfølging 9 Ordre/Faktura-vinduet 170 Ordrehierarki ordre/faktura 170 tilbud 154 Ordrelinjebeskrivelse 171 Ordrelinjer 165 Ordrelinjetekst 165 Ordrer, ikke levert lever produkter 201 Ordrestatus 170 Organisasjonsnummer kontakt 14 P Pakk ut komponenter 171 Pakkseddel 196 tekst fra ordre/faktura 175 tekst fra tilbud 158 Passiv overføring 287 Passord nettstedinnstillinger 291 Passordbeskyttelse 291 PDF 66 dokumenter 66 kopi 74 kopi faktura 185 kopi tilbud 162 Personalregister tilknytt dokument 72 Planlagt leveringsdato ordre 179 Plukkliste 196 tekst fra ordre/faktura 175 tekst fra tilbud 158 Pris 206 endre 209 fast salgspris 209 fast salgspris i ulik valuta 209 global prisjustering 208 leveringsdato 179 miljøavgift 137 produktvariant 118 rabatt 212 rabattregister 214 systemdato 179 tilleggavgift 137 Prisendring 209 Priskalkulator 209 Produkt

315 Mer informasjon angi fast salgspris 209 angi fast salgspris i ulik valuta 209 brukerinnstillinger 125 dupliser 135 endre 135 firmainnstillinger 127 kontaktoppfølging 13 kopier 135 lagertilknytning 116 nettbutikk 256 om produktmodulen 104 oppdater mange 135 opprett nytt 107 organiser 133 pris 206 produktregisteret 108 produktstatus 124 rabatt 212 vedlikeholde 133 Produktbilder 241 nettbutikk 258 Produktdata 136 Produktgrupper 274 Produktlinjer 204 ordre/faktura 171 tilbud 156 Produktliste 109 produktlinjer 156 utvalg 257 vis varianter 140 Produktnummer 108 bransjens 123 endre 136 Produktregisteret 108 diverse 123 innstillinger 122 lager 116 leverandør 117 nettbutikk 120 pris 110 produktinformasjon 120 rabatt 112 strukturer 117 variant 118 Produktstatus 124 Produktstørrelser 140 Produktutvalg i nettbutikk 257 Produktvarianter 140 nettbutikk 149 opprett 146 priser 118 tilknytninger 147 variantegenskaper 142 variantinnstillinger 143 Produsent og distributør II Prosjekt 88 aktiviteter 95 ansatte 97 brukerinnstillinger 90 dokumenter 96 endre status 91 Gantt-diagram 97 innkjøp 95 kontakter 93 kontaktoppfølging 13 nytt 89 ordre/faktura 94 produkter 97 produktregister 123 prosjektregister 91 regnskap 99 tilbud 95 timeregistrering 96 underprosjekt 98 Prosjektfakturering 99 basert på innkjøp og timer 99 faktureringsplan 99 fastpris Prosjektregister 91 PSP 290 R Rabatt 206 hierarki 212 overstyr hierarki 179 pris 212 produktregisteret 112 Rabattregister 214 Rammer (frames) 272 designmal nettsted 272 hyperlink 265 Rapporter ordre- og lagerrapporter 196 Rediger nettsted 250 hyperlink 265 informasjon om virksomheten 252 kampanje 256 meny 252 nyheter 260 produktgrupper 274 produktutvalg 256 produktutvalg i nettbutikk 257 tabell 268 vedlegg 266 verktøy 264 åpne html-fil 269 Rediger ordrelinjebeskrivelse 165 ordre/faktura 171 tilbud 156 Regenerer ordrelinjer 171 kvantumsrabatt 202 ordre 165 tilbud 156 Registrer nettsted 291 Reiserute 26 Remittering utland 15 Repeterende tilbud 164 brukerinnstillinger 152 Reservere lagervarer ordre 171 Reskontro kontaktoppfølging 10 Ressurs 122 Restordre 202 innstilling for 179 nullstill antall i kolonnen Leveres 171 S Salgsbudsjett 228 drilldown 229 Samlefakturering 192 Script 286 Selskapsinformasjon 276 Send e-post 40 Serviceavtale 298 Sett inn dato 65 Sett inn produktlinje 156 Site ID 290 nettbutikk 248 Skal remitteres (utland) 15 Skanning 74 Skriv ut én fakturakopi 185 e-postvedlegg 40 faktura på et annet språk 198 fakturaer hvor utskrift gjenstår 189 flere fakturakopier 199 tilbud 162

316 Indeks Skype 85 kom i gang 86 Sporbarhet 202 Språk fakturer 198 kontakt 14 Standard lager 116 Standard lagerlokasjon 125 Standard lagringsområde 80 dokumenttype 82 Standard produktgruppe 274 nettbutikk 256 Standard tekster 284 Standardlager bruker 125 Standardregisteret dokumenttype 82 egendefinerte felt 27 tapt salg 171 variantegenskaper 142 Standardverdier for nye aktiviteter 58 Status ordre/faktura 170 Statushistorikk prosjekt 91 Strukturvare 117 innstilling 127 pakk ut komponenter på salgsordre 171 Support 298 Supportsenter 297 Søkemotor 285 Søkeord 285 T Tabell på nettsted 268 TAPI Skype 86 Tapt salg 170 krediter faktura 187 opprett ny ordre 169 standardregisteret 171 Target 265 Tekst ordre/faktura 175 tilbud 158 Tekst til verktøytips 265 Telefoni 85 Skype 86 Tidsplan 49 Tilbud 151 brukerinnstillinger 152 effektuer 162 fakturer 162 fanekortet diverse 159 fanekortet Frakt 157 fanekortet tekst 158 firmainnstillinger 179 flytte produktlinje oppover/nedover 156 frekvens 164 gjentakelser 164 gruppetilbud 163 kontaktoppfølging 9 kopier 191 opprett 160 opprett ny dokumentmal 78 opprett ordre 162 produktlinjer 156 produktliste 152 regenerer ordrelinjer 165 repeterende 164 skriv ut 162 status 154 tilbudsmal 152 tilbudsvinduet 154 vise/fjerne delsum 156 Tilbudsmal 152 Tilbudsregistrering 160 Tilgjengelig på Internett betalingsbetingelse 217 Tilleggsavgift 137 firmainnstillinger 127 kom i gang 138 legg til 139 Tilleggsprodukter dokumentasjon 299 netthandel 292 Timeregistrering kontaktoppfølging 12 Tips en venn 291 Tolltariffens varenummer 143 produktregister 123 Topptekst på nettsted 253 U Underkontor 3 kontakt 28 Underprosjekt 98 Undersider 261 vedlegg 266 URL 265 Utsette aktiviteter 45 Utvalg fakturering 189 V Valuta fakturer 200 fast salgspris i ulik valuta på produkt 209 ordre/faktura 199 Varebevegelser vareflyt 202 Vareflyt 202 ordre/faktura 171 Varepartinummer 122 Variant 140 fjern varianttilknytning 147 i nettbutikk 149 opprett 146 overfør beholdning 148 priser 118 tilknytninger 147 variantegenskaper 142 variantinnstillinger 143 variantmatrise 147 Variantegenskaper 142 innstillinger 143 produktvarianter 140 Variantinnstillinger 143 Variantmatrise 147 Variantoppsett 143 Varianttilknytninger 147 Variantverdier 140 Vedlegg 261 underside på nettsted 266 Vedlikehold 298 Vedlikeholdsavtale (se Serviceavtale) 298 Velg betalingstjeneste 290 Verktøy innhold på nettsted 264 Videoopplæring 301 Vis bilag i reskontroen

317 Mer informasjon W Word 76 flettefelter 76 mal 79 WorldPay betalingstjenester 290 Ø Øreavrunding 215 Å Åpne html-fil 269 Åpne liste over Ordre/Faktura-dokumenter 170 Åpne liste over tilbudsdokumenter 154 Åpne tilhørende element i Microsoft Outlook

318 Mamut Alliance Partners Mamut (OSE MAMUT ) ble etablert i 1994 og er en ledende leverandør av administrative programvareløsninger og Internettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter i Europa. Mamut tilbyr komplette og brukervennlige løsninger til markedets beste forhold mellom pris og ytelse med integrerte løsninger for økonomistyring/regnskap, salgsstøtte, kunde- og kontaktoppfølging (CRM), innkjøp/logistikk, lønn/personal, prosjektstyring, e-handel, domener, e-post og webhotell. Flere enn kunder i Europa forenkler hverdagen med løsninger fra Mamut. Ytterligere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på Copyright Mamut. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Et selskap i