Nyheter i Mamut Nyheter i Mamut Business Software versjon 10

Transkript

1 Nyheter i Mamut Nyheter i Mamut Business Software versjon Mamut ASA. Alle rettigheter. Mamut er registrert varemerke av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. I

2 Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: Support : Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: support@mamut.com Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: sales@mamut.com Versjon: Partnr MBS.MAN.NEWS.102.NO II

3 Kjære kunde Du har nå mottatt versjon 10.2 av ditt Mamut-program. Denne boken tar for seg de viktigste nyhetene siden versjon 9.1 slik at du kan gjøre deg kjent med disse. Nyhetsmanualen følger med installasjonsmateriellet uten ekstra kostnader for deg. I kapittel 1 er nyhetene omtalt i sammendrag, mens kapittel 2 inneholder utdrag fra de nye utgavene av introduksjonsbøkene. For at du som leser skal kunne se nyhetene i sammenheng med funksjoner som også tidligere fantes i systemet, er de fleste avsnitt som omtaler funksjoner som er endret tatt med i sin helhet i kapittel 2. Avsnitt som omtaler nye funksjoner er merket med et symbol i margen, slik at du lettere skal finne frem. Alle kunder mottar ved første gangs kjøp av programmet introduksjonsboken Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. Avhengig av hvilket Mamutsystem du har anskaffet deg, har du også mottatt en eller begge introduksjonbøkene: Kunde-, salgsoppfølging og netthandel samt Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Ønsker du nye utgaver av disse kan du bestille dette hos Mamut ASA. I oppdateringspakken har du også mottatt heftet Nyheter. I dette finner du en rekke viktige spørsmål og svar og informasjon du bør lese når du oppdaterer til den nye versjonen, samt installasjonsveiledning for oppdateringen. Du bør lese gjennom dette før oppdateringen for å se om noen av momentene der påvirker din installasjon spesielt. Når du installerer ny versjon vil du også få et oppdatert sett med hjelpefiler. Når du trykker F1 vil hjelpefilene åpnes med relevant hjelp for det vinduet du arbeider i. På våre hjemmesider kan du søke i artikler som legges ut fortløpende. Basert på tilbakemeldinger fra våre kunder publiserer vi svar på spørmål som ofte går igjen på Mamut Supportsenter (FAQs). Dette artikkelsøket finner du på III

4 IV

5 Innhold 1 OVERSIKT OVER NYHETER 1 Brukervennlighet... 2 Evaluering... 2 Kontaktoppfølging... 3 Kontaktregisteret... 3 Kontaktperson... 3 Kontaktlisten... 4 Aktiviteter og kalender... 4 Dokument... 4 Prosjekt... 5 Ordre/faktura... 5 Tilbud... 5 Kredittgrense og kredittsperre... 5 Netthandel... 6 Lagerstatus i nettbutikk... 6 Mamut Enterprise Variant Web... 6 Designmuligheter på nettsted og i nettbutikk... 7 Hyperlink... 7 Mamut Enterprise Travel CRM... 8 Regnskap... 8 Diverse nyheter... 8 Tilpasning til nye mva-satser... 8 Remittering... 9 Bankavstemming... 9 DNB NOR Factoring... 9 Fremtidig kontantstrøm... 9 Lager/logistikk Produktregisteret Oppdatering av et utvalg produkter Varianthåndtering Innkjøp Søk på Produktnr. på Ordre, ikke levert EAN-kode på varetelling Søk etter serienummer Aldersfordeling av produkter på lager Lagerverdi og kostnadskontering av produkter Aa - Arbeidsgiver og arbeidstaker-registerhåndtering Timeregistrering Obligatorisk tjenestepensjon...15 Sikkerhetskopiering Rapporter V

6 Organisasjonsnummer på leverandørreskontro Mamut Import/Export Produktimport Client Manager Firmadatabasehåndtering UTDRAG FRA INTRODUKSJONS- BØKENE 19 Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Kontaktregisteret Hovedkontor/Underkontor Kontaktperson Brukerinnstillinger: Kontaktperson Hvordan duplisere en kontaktperson? Aktiviteter Brukerinnstillinger: Aktivitet Prosjektmodulen Prosjektregisteret Brukerinnstillinger: Prosjekt Tilbudsmodulen Skrive ut et tilbud...36 Ordre og Faktura Kredittgrense og kredittsperre Netthandel Vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken Nettstedinnstillinger, Fanekortet Innstillinger Web Nettstedinnstillinger, Fanekortet Innstillinger Nettbutikk Webinnstillinger, Fanekortet i Produktregisteret Hyperlink Mamut Enterprise Travel CRM Koble fra sentral database Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Remittering - betaling til bank Innlesning av returfil Innstillinger for remittering Bankavstemming Fremtidig kontantstrøm Hurtigtaster i bilagsregistrering Produkt Endre et utvalg produkter Duplisere et produkt Sette et produkt inaktivt Produktvarianter Kom i gang med variantene Opprette varianter/varianttilknytninger av et produkt Overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt Variantmatrise, varianttilknytninger Variantmatrise, variantegenskaper Variantegenskaper Variantinnstillinger Varemottak Viderebehandling av delleveranse Bokføre Kreditnota fra Innkjøp Meldinger til Aa-registeret VI

7 Timeregistrering Hvordan opprette en ny timeseddel? Hvordan overføre til ordre-/prosjektmodulen? Modulinnstillinger: Timeregistrering Brukerinnstillinger: Timeregistrering Om obligatorisk tjenestepensjon Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Hvordan sette opp systemet slik at jeg kommer rett inn i vinduet jeg bruker mest? Sikkerhetskopiering Backup Innstillinger Sikkerhetskopiering Utføre sikkerhetskopiering Tilbakeføre sikkerhetskopi Rapportmodulen Firmadatabasehåndtering Client Manager Client Start Client Update...97 Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Indeks VII

8 VIII

9 1 Oversikt over nyheter Dette kapittelet gir en oversikt over nyhetene du finner i Mamut versjon 10. Flere av nyhetene er omtalt også i kapittel 2, som er utdrag av introduksjonsbøkene. Innhold Brukervennlighet 2 Evaluering 2 Kontaktoppfølging 3 Kontaktregisteret...3 Kontaktperson...3 Kontaktlisten...4 Aktiviteter og kalender 4 Dokument 4 Prosjekt 5 Ordre/faktura 5 Tilbud...5 Kredittgrense og kredittsperre...5 Netthandel 6 Lagerstatus i nettbutikk...6 Mamut Enterprise Variant Web...6 Designmuligheter på nettsted og i nettbutikk...7 Hyperlink...7 Mamut Enterprise Travel CRM 8 Regnskap 8 Diverse nyheter...8 Tilpasning til nye mva-satser...8 Remittering...9 Bankavstemming...9 DNB NOR Factoring...9 Fremtidig kontantstrøm...9 Lager/logistikk 10 Produktregisteret...10 Oppdatering av et utvalg produkter...10 Varianthåndtering...11 Innkjøp...11 Søk på Produktnr. på Ordre, ikke levert...12 EAN-kode på varetelling...12 Søk etter serienummer...12 Aldersfordeling av produkter på lager...12 Lagerverdi og kostnadskontering av produkter..12 Aa - Arbeidsgiver og arbeidstakerregisterhåndtering 13 Timeregistrering 13 Obligatorisk tjenestepensjon 15 Sikkerhetskopiering 15 Rapporter 15 Organisasjonsnummer på leverandørreskontro..15 Mamut Import/Export 16 Produktimport 16 Client Manager 16 Firmadatabasehåndtering 17 1

10 Brukervennlighet Se side 86 Se side 61 Det er gjort en rekke små og større forbedringer rundt om i programmet, med det formål å øke brukertilfredsheten. Mange av forbedringene har kommet i stand etter forslag fra brukerne selv og våre samarbeidspartnere. I tillegg til punktene som er spesielt nevnt i kapitlene under er følgende endret: Det er nå mulig å benytte Høyre museklikk i alle tekstfelter. Høyreklikk vil gi tilgang til en meny der man blant annet kan kopiere og lime inn tekst. Høyreklikk har tidligere vært tilgjengelig kun i noen utvalgte felter. Notatfeltet er forbedret slik at webadresser som legges inn gjøres om til linker. adresser kan også fungere som linker ved å skrive mailto: foran adressen. I notatfeltene på kontaktkortet, kontaktpersonkortet, aktivitet og dokument er det mulig i tillegg mulig å formatere teksten i enkelte notatfelter ved hjelp av Ctrl + B, U eller I for fet skrift, understreket eller kursiv. For å forenkle prosessen med å komme i gang i det daglige arbeidet kan man i brukerinnstillingene aktivere Vindu ved åpning av firmadatabase for å få automatisk oppstart av rutinearbeid ved innlogging. Mange brukere arbeider fast med en spesiell modul, og disse vil nå kunne komme direkte til denne ved oppstart av programmet. Et utvalg vinduer er tilgjengelige, som eksempelvis Kontakt, Kontaktperson, Aktivitetsliste, Kalender, Kundereskontro, Leverandørreskontro, Hovedbok, Bilagsregistrering og Lager. Alle Knapper i verktøylinjene vil nå ha tilnærmet lik plassering i de ulike modulene. Formålet er å gjøre vinduene mer gjenkjennelige slik at en bruker som kjenner et vindu godt enklere vil finne frem i et nytt. En del Innstillingsvinduer ble oppdatert til versjon 9. De resterende innstilingsvinduer er nå oppdatert slik at grensesnittet fremstår mer enhetlig og gjenkjennelig. For systemene som inneholder regnskap vil man nå få Visning av regnskapsår i tittellinjen på programmet, når man har regnskapsår som avviker fra kalenderåret. Dermed kan man enklere se hvilket år man er inne i og på den måten redusere mulighetene for feil og irritasjon i daglig bruk. I datofelter kan du nå trykke bokstaven D på tastaturet for å sette inn dagens dato (Systemdato). I Bilagsregistreringsvinduet kan du nå trykke F12 på tastaturet. Dette åpner en elektornisk kalkulator. Evaluering Brukere som allerede benytter programmet, og har registrert sin lisens, kan nå Evaluere alle produkter via eksempeldatabasen. Hver gang eksempeldatabasen startes opp vil man kunne velge hvilket program man ønsker å evaluere. Du kan installere en eksempeldatabase i ditt program ved å velge Fil Databaseverktøy Installer eksempeldatabase. 2

11 KONTAKTOPPFØLGING Kontaktoppfølging Kontaktregisteret Se side 21 Via fanekortet Tilbud i kontaktmodulen er det nå mulig å opprette både vanlige tilbud og repeterende tilbud. Det gjøres enkelt ved å klikke på piltasten til høyre for knappen Ny og velge ønsket type tilbud i listen. Ny tilgangskontroll kan settes slik at brukere kun kan se sine egne kontaktkort. For kunder som er definert som hovedkontor eller underkontor vil man nå få opp en oversikt over kjedetilknytningen når brukeren klikker på ikonet for hhv. underkontor eller hovedkontor. I oversikten Hoved-/Underkontor kan man markere et hoved- eller underkontor og klikke Gå til for å gå direkte til kontakten man ønsker mer informasjon om. Kontaktperson Se side 24 Se side 25 Se side 26 Se side 23 For brukere med lisens på de største versjonene vil kontaktpersonmodulen fristilles i større grad fra kontaktmodulen enn tidligere. Kontaktperson har fått et eget menyvalg, men selv om kontaktpersonmodulen kan åpnes uavhengig av kontaktmodulen, må kontaktpersonene likevel være tilknyttet en kontakt. I kontaktpersonmodulen er det lagt inn nye felt for Mellomnavn og Initialer og det er også mulig å legge inn Bilde av kontaktpersonen. For kontaktpersoner som er tilknyttet en kontakt som er merket av som kunde vil det være mulig å gjøre fanekortene for Tilbud og Ordre/Faktura tilgjengelige i kontaktpersonmodulen. Det gjøres i Brukerinnstillinger for kontaktpersoner. For kontaktpersoner som er tilknyttet en kontakt som er merket av som leverandør vil du kunne merke av for at fanekortet Innkjøp skal vises i kontaktpersonmodulen. Det vil være mulig å opprette nye innkjøp, tilbud og ordrer der fanekortene er tilgjengelige samt å se eksisterende tilbud, ordrer og innkjøp som kontaktpersonen er knyttet til. I brukerinnstillingene er det også mulig å bestemme standardverdier som skal settes ved opprettelse av nye kontaktpersoner, innstillinger for hvorvidt adresser, egendefinerte felt og gruppefelt skal arves fra kontakter til kontaktpersoner både når kontaktpersoner opprettes og når feltene endres på kontakten i ettertid. Det er nå også mulig å duplisere en kontaktperson fra en kontakt til en annen samt bestemme hvilken informasjon som skal beholdes fra kontaktpersonen når den kopieres til den nye kontakten. I kontaktpersonmodulen er fanekortet Prosjekt nytt. Her er det mulig å knytte kontaktpersonen til prosjekter. Når brukeren tilknytter prosjekter til en kontakt, vil brukeren også få spørsmål om kontaktpersonene skal tilknyttes prosjektet. Det er nå mulig å søke, og å sette utvalg på kontaktpersoner på tvers av kontakter. 3

12 Kontaktlisten Det er lagt til mulighet i kontaktlisten og kontaktregisteret for å sortere og søke på kontakter med utgangspunkt i telefonnummeret til kontakten. Se side 20 Du kan nå også velge hva som skal være standard sortering i kontaktlisten. Aktiviteter og kalender Se side 27 I aktivitetslisten er det nå mulig å sette et utvalg for aktiviteter som ikke er utført. Ved å velge en av statusene som gjelder aktiviteter som ikke er utført i nedtrekkslisten og deretter klikke Oppdater, vil alle aktiviteter som av ulike årsaker ikke er utført vises. På fanekortet Aktivitet i modulene kontakt, kontaktperson, prosjekt og personalregister vil alle ikke utførte, forfalte aktiviteter vises med rød skrift. På fanekortet Aktivitetskort i brukerinnstillinger for aktivitet kan hver enkelt bruker merke av for Duplisere: Alltid til én ny aktivitet om de ønsker en enklere duplisering av aktiviteter fremfor dupliseringsveiviseren. Ny tilgangskontroll kan nå settes for veiviseren for Endre verdier for et utvalg aktiviteter slik at brukeren kun kan endre verdier for egne aktiviteter. Dokument Se side 36 I dokumentmodulen er det lagt inn støtte for følgende nye flettefelter for flettegrunnlag: Kontakt: kontaktpersonens mellomnavn, kontaktpersonens initialer, forfatterens adresse, forfatterens telefon, forfatterens telefaks og forfatterens mobiltelefon. Feltene er tilgjengelige ved redigering av maler og ved opprettelse av nye maler. Ved bruk av standarddokumenter i kontaktkortet vil det nå bli opprettet dokumentkort og dokumentene vil være tilgjengelig både i dokumentmodulen og via fanekortet Dokument i kontaktkortet. Dersom standarddokumentet er tilknyttet en kontaktperson, vil det også være tilgjengelig på fanekortet Dokument i kontaktpersonregisteret. Det er også mulig å skrive ut dokumenter til PDF. Tilbud som skrives ut fra tilbudsmodulen til MS Word vil nå også bli lagret i dokumentmodulen. Tilbudene kan også åpnes via tilbudsmodulen ved å klikke Åpne liste over tilbudsdokumenter. På fanekortet for Dokument i modulene kontakt, kontaktperson, prosjekt, aktivitet og personal er det nå mulig å høyreklikke og få ett eller flere av følgende valg: åpne dokument, skriv ut, send , send telefaks, import, gå til kontakt, gå til kontaktperson, gå til ansatt. Alle valg vil ikke være tilgjengelig i alle fanekort. 4

13 PROSJEKT Prosjekt Se side 33 Se side 34 Det er nå laget egne brukerinnstillinger for prosjektmodulen. I brukerinnstillingene kan man bestemme hvilke fanekort som skal vises, hvilke standardverdier som skal settes for nye prosjekter, samt annen automatikk. I prosjektregisteret er det lagt inn en ny innstilling for Tilgjengelig i regnskap. Som standard vil dette valget være merket av ved opprettelse av nye prosjekter. Innstillingen gjør det mulig å bestemme om prosjektet skal være tilgjengelig i regnskapsmodulene. Innstillingen kan overstyres i brukerinnstillinger for prosjekt. Det er nå også et eget fanekort for Tilbud i prosjektmodulen og nye tilbud og repeterende tilbud kan opprettes rett fra prosjektkortet. Tilbud som tidligere lå under fanekortet Ordre/Faktura i prosjektmodulen er flyttet til Tilbud. På fanekortet Innkjøp er det lagt inn funksjonalitet for å opprette nye innkjøp rett fra prosjektkortet. Fanekortet for Kontakt er utbedret slik at det er mulig å legge til og endre kontaktpersoner ved å høyreklikke på kontakten som er tilknyttet prosjektet. Ordre/faktura Tilbud Se side 36 På verktøylinjen er det et nytt ikon for Åpne liste over tilbudsdokumenter. Tilbud som er skrevet til MS Word kan åpnes og redigeres fra vinduet Avanserte tilbudsutskrifter som åpnes via denne knappen. Man kan også gå videre til det valgte dokumentet i dokumentmodulen fra dette vinduet. Det er opprettet tilgangskontroll på denne funksjonen. Kredittgrense og kredittsperre Se side 39 Håndtering ved Kredittgrense og Kredittsperre på salgsordre er forbedret ved at det legges inn en tilgangskontroll for hvorvidt brukeren skal få lov til å opprette salgsordre og/eller levere varer til kunder som har overskredet kredittgrense eller har kredittsperre. Dersom kunden har overskredet kredittgrensen eller har kredittsperre vises en melding ved opprettelse av salgsordre, fakturering og varelevering. Meldingen advarer eller hindrer brukeren i å utføre operasjonene, avhengig av tilgangskontrollen som er satt. 5

14 Netthandel Lagerstatus i nettbutikk Se side 40 Nettbutikken kan nå vise lagerstatus for lagerførte produkter som tilbys på web. Med lagerstatus menes antall på lager minus antall som allerede er i ordre eller reservert til kunder på andre måter. Lagerstatus støttes i alle nettsted-maler som viser produkter på forsiden. Lagerstatus vil også vises pr. variant, når et produkt selges i ulike varianter. Funksjonaliteten er kun tilgjengelig i de største produktene. Merk! Lagerstatus viser status ved siste opplasting av nettbutikken. Status vil derfor kun være helt eksakt etter opplasting, og frem til første ordre er lagt inn, enten i nettbutikken eller i programmet direkte. Det anbefales derfor at import av webordre rutinemessig følges opp med opplasting av nettbutikk, slik at man oppnår størst mulig nøyaktighet i lagerstatusvisningen. Det kan også være fordelaktig å ta forbehold i nettbutikken om at lagerstatus ikke nødvendigvis er forpliktende. Mamut Enterprise Variant Web Se side 63 I Mamut versjon 9 ble det lansert muligheter for å lagerføre, bestille og selge produkter som selges i ulike varianter, som størrelse og farge. Dette er nå videreført slik at man ved bruk av tilleggsproduktet Mamut Enterprise Variant Web også i nettbutikken kan operere med varianter av produktene. Man kan operere med varianter av 2 dimensjoner. Har du tatt i bruk varianter tidligere, kan du enkelt sette de nødvendige verdier på produktene ved hjelp av funksjonen for Oppdatering av et utvalg produkter. På denne måten kan du klargjøre ditt produktregister for nettbutikken. Kunden kommer først inn på hovedproduktet, der produktinformasjonen baserer seg på standard (forvalgt) variant. Når kunden velger å legge dette produktet i handlekurven, vises et nytt skjermbilde der han blir bedt om å velge varianten av dette produktet ved hjelp av nedtrekkslister som viser de ulike variantenes egenskaper. Produktinformasjonen, som produktnavn, pris, tilgjengelige varianter, mm., oppdateres etter at variant er valgt. Det vil også være mulig å se tilgjengelighet på lager for variantene. Variantene importeres fra nettbutikk til ordre i ordremodulen på samme måte som ordinære produkter. Variantegenskapene (dimensjonene) defineres i Standardregisteret. På variantinnstillinger for hovedproduktet velges hvilke egenskaper som varierer for produktet. Her velger man også om produktet skal være tilgjengelig i nettbutikk(er). Produktlisten i nettbutikken vil kun vise vanlige produkter, samt hovedprodukter. Det er valgfritt i nettstedinnstillingene om lenken til variantvelgeren skal vises i produktlisten. Se mer om oppsett av Mamut Enterprise Variant Web i artikkelsøket på 6

15 NETTHANDEL Designmuligheter på nettsted og i nettbutikk En ny designmal er inkludert i standardproduktene uten tilleggslisens. Ikonene for Oppdatering og Tilkakestilling av fargevalg er gjort tilgjengelig på fanekortet for redigering av nettsted. I Nettbutikken kan man overstyre fargevalgene i designmalen for de ulike elementene på fanekortet Nettbutikk. De ulike valgene har fått tool-tips som gir en liten forklaring slik at det blir enklere å forstå hvilke deler av nettbutikken endringen omfatter. Brukeren kan endre fonttypen for menyer og innhold på nettstedet. Innstillingen gjøres i vinduet Egenskaper for valgt mal. Det er mulig å velge blant et utvalg fonter som egner seg for web. Fontvalget gjelder kun nettstedet, ikke nettbutikken. Hyperlink Se side 46 Hyperlink funksjonene er utvidet slik at det nå er muligheter for å lage en link som legger bestemte produkter direkte i en handlekurv. Vær oppmerksom på at denne funksjonen ikke vil fungere på samme måte for produkter som selges i ulike varianter, når man har valgt hovedproduktet. Da vil brukeren ledes til siden der man velger varianter i stedet. Det er også mulig å lage linker til underside, kontaktside og nyhetsside på nettstedet. Hyperlink funksjonaliteten er tilgjengelig fra knapperaden i Netthandel-modulen. Hyperlinkene kan Angi standard mål for linking (Target) fra Hyperlink-vinduet, slik at du kan bestemme om linken skal åpnes i Samme ramme, over Hele siden, i Nytt vindu eller i en Overordnet ramme (Parent frame). Dette gir deg som administrator langt bedre muligheter til å skreddersy ditt nettsted. 7

16 Mamut Enterprise Travel CRM Se side 47 Ved bruk av tilleggsproduktet Mamut Enterprise Travel CRM kan man ved frakobling inkludere Alle dokumenter eller Ingen dokumenter i synkroniseringen med den eksterne enheten. Nå kan man også velge kun Mine dokumenter. Det er også mulig via tilgangskontrollene å bestemme hvem som skal tillates å ta med seg data ut av kontoret. Regnskap Diverse nyheter I regnskapsmodulene er det gjort en rekke mindre forbedringer basert på ønsker fra kunder. Vi kan bl.a. nevne: Mulighet for å opprette et regnskapsår tilbake i tid for de som måtte ha behov for det. Man kan finne reskontroposter ved å taste inn bilagsnummer i bilagsregistrering. Forbedret motkontofunksjonalitet slik at den gjelder reskontrokontoer også. Sporingsrapport som viser hvilken bruker som har ført hvilke bilag. Mulighet for å se effekten av bilag i bilagsregistrering ved utskrift av resultatrapportene og balanserapportene før bilagene er overført til hovedboken. Regnskapsår vises i tittellinjen av programmet. Organisasjonsnummer på leverandørreskontro. Se mer om dette under Rapporter. Les også om Lagerverdi og kostnadskontering av produkter i avsnittet Lager/Logistikk I lønnsmodulen er det nå mulig å forhåndsvise lønnsslipper samt det er opprettet en egen lønnsart og innstillinger for hjemme-pc i personalkortet. Tilpasning til nye mva-satser Programmet er tilpasset de nye mva-satsene i henhold til Statbudsjettet for Stortingets vedtak om merverdiavgift for budsjetterminen 2006 innebærer at standardsatsen på 25 % forblir uendret. For omsetning av mat- og drikkevarer økes satsen fra 11 til 13%. Satsen for persontransport, kino og kringkastingsavgiften skal økes fra 7 til 8 %. Det innføres mva. på teletjenester i utlandet. Dansetilstelninger unntas for merverdiavgift. Programmet inkluderer et eget verktøy for å oppdatere mva-satsene. Verktøyet blir installert ved oppdatering til denne versjonen. Mer informasjon om dette finnes på Alle kunder med Mamut Serviceavtale mottar egen informasjon om dette. 8

17 REGNSKAP Remittering I veiviseren for remitteringsinnstillinger er det nå to nye alternativer for Regel for remittering: Se side 52 Ett bilag pr. dag, én banklinje pr. post Ett bilag pr. dag, én banklinje Bankavstemming Se side 54 Bankavstemmingen er endret og forbedret slik at du nå kan legge inn et eget referansenummer du kan slå opp på senere. Referansenumre kan gjerne være fra bankens kontoutskrift. Du kan også skrive ut bankavstemmingene. DNB NOR Factoring Det er nå støtte for factoringformatet DNBNOR XML. Formatet er tilgjengelig i nedtrekkslisten med factoringformater i modulinnstillinger for Ordre/faktura. Fremtidig kontantstrøm Se side 58 Ved hjelp av funksjonaliteten for Fremtidig Kontantstrøm kan du få innsikt i fremtidig likviditet basert på allerede registrert informasjon. Funksjonaliteten er spesielt beregnet for bedrifter med likviditetssensitivitet, dvs. typisk nystartede virksomheter eller kapitalintensive virksomheter/bransjer. Ved hjelp av veiviseren som du finner i hovedbok, kan du enkelt finne dagens pengebeholdning og finne ut hvilke pengesummer som går ut og inn i form av registrerte innbetalinger og utbetalinger i programmet. Kontantstrømmen beregnes ved å summere saldoer på kontoer for Bank, Post og Kasse i kontoplanen, samtidig som forventede kundeinnbetalinger, andre innbetalinger, leverandørutbetalinger og andre utbetalinger taes med. Summene presenteres på ukenivå for det antall uker som er valgt, med mulighet for å overstyre manuelt dersom det er ønskelig, det kan for eksempel være aktuelt om man ønsker å ta med en kassakredit eller annet i beregningen. I veiviseren vil både åpne kundereskontroposter og leverandørreskontroposter komme opp og være merket av for at de skal taes med i beregningen av kontantstrøm. Poster som er satt til Omstridt krav vil også vises i listen, men vil ikke være merket av automatisk. Forfalte poster og poster uten forfallsdato vil vises for i dag, men også uten å være merket av. Dersom det er flere poster som er linket på en MatchID vil disse grupperes. Det vil være mulig endre betalingsdato manuelt på en reskontropost dersom man er kjent med at det er gjort endringer på posten. 9

18 Lager/logistikk Produktregisteret Se side 65 Se side 64 Når et produkt blir satt som inaktivt er det mange som ønsker å la et nytt produkt erstatte dette. Det er derfor opprettet Knytning mellom aktivt og inaktivt produkt. Du får en melding når et produkt settes inaktivt, der det spørres om man ønsker å knytte produkter mot erstatningsproduktet. Velger du Ja vil produktlisten vises, og man kan velge produkt som skal erstatte. I produktregisteret kan man klikke på inaktiv-symbolet, og få spørsmål om man vil gå til det aktive produktet som erstatter produktet man er inne på. Dersom det er opprettet knytning mellom varianter vil hovedproduktet åpnes med fokus på variant-fanekortet, og med markering av den aktuelle varianten. Dersom et produkt settes fra inaktivt til aktivt, vil en eventuell knytning til et erstatningsprodukt slettes. Et produkt kan dupliseres ved hjelp av knappen Duplisere produkt på verktøymenyen i produktregisteret, eller ved kortkommandoen [Ctrl+Y]. Når det er satt utvalg før produktet dupliseres, virker dette nå noe annerledes enn tidligere: Utvalget som er satt vil bli satt inaktivt. Oppdatering av et utvalg produkter Se side 63 Produktregisteret vil i enhver bedrift som selger mange produkter ha behov for kontinuerlig vedlikehold og oppdatering. Veiviser for Oppdatering av et utvalg produkter ble tidligere introdusert for å korte ned tidsbruken for rutinemessige endringer av mange produkter på en gang. Sammen med Global prisjustering har man i Mamut meget sterke verktøy for raskt og effektivt å vedlikeholde produktregisteret. Også denne gang er det lagt til nye utvalgsmuligheter i veiviser for Oppdatering av et utvalg produkter. Feltene er nå inndelt i fanekort etter samme mønster som fra produktkortet. Det er blant annet lagt til felter for å endre nye innstillinger for variantegenskaper og undergrupper, automatisk oppbygging av produkter med varianters produktnavn, lagerlokasjoner, standardlager, fritekst (nettbutikk), visning av lagerbeholdning i nettbutikk, samt tidspunkt for kostnadsføring av produkt. Avmerkingsboksene for behandling av produktet i andre moduler kan også endres i veiviseren. Se også avsnittene om Lager/logistikk og Netthandel, der en rekke nyheter berører produktregisteret. Produktimport Det er lagt inn støtte for å velge hvorvidt produktnummer også skal legges til leverandørens produktnummer, i tillegg til produktnummeret i Mamut. 10

19 LAGER/LOGISTIKK Varianthåndtering Se side 65 Se side 63 Se side 71 Se også avsnittet om Netthandel for flere nyheter som omhandler Produktvarianter. Et nytt vindu for å behandle varianter kan åpnes fra ikonet på produktkortets fanekort Variant, og gjør det vesentlig enklere å administrere mange varianter i samme operasjon. I det nye vinduet kan du på fanekortet Varianttilknytninger raskt legge inn ulike variantegenskaper på hver enkelt variant. Fanekortet er tilgjengelig dersom det i Variantinnstillinger på hovedproduktet ikke er angitt at duplikate variantegenskaper er tillatt. Skal du eksempelvis opprette et nytt produkt som skal selges i ulike varianter, kan du opprette varianttilknytning i dette vinduet for alle aktuelle varianter og bestemme hvilke av variantene som skal selges i nettbutikken, før du lukker vinduet. På fanekortet Varianttilknytninger administreres Varianttilknytninger og Variantegenskaper. Man kan Opprette varianttilknytning, Fjerne varianttilknytning, Velge lager, velge fra en nedtrekksliste hvilken informasjon som skal vises, og eventuelt redigeres, dersom dette er mulig. På fanekortet Variantegenskaper kan man redigere variantnavn, velge variantegenskaper, og markere for hvorvidt variantene skal kunne selges i nettbutikken. Ved hjelp av funksjonen Oppdatering av et utvalg produkter kan du sette og endre verdiene som har tilknytning til variantene på et utvalg produkter som du selv setter. Dette gjelder også de nye verdiene som omtales ovenfor. Når man velger et produkt som selges i ulike varianter på salgsordre og i innkjøp åpnes et nytt vindu som kalles Variantliste. I dette kan man fylle inn varianter i et skjema, før de hentes inn på salgsordre/innkjøpet. Variantkombinasjoner som ikke finnes vil være markert, og kan ikke velges. På Innstillinger for hovedproduktet kan man bestemme regler for Automatisk oppbygging av variantnavn. En rekke forhåndsdefinerte valg gir fleksibilitet med hensyn til hvordan variantegenskaper, variantverdier og hovedproduktets navn skal kombineres til ett produktnavn for varianten. Man kan også velge Fritekst, slik at variantens eget produktnavn vises. Dette gir større fleksibilitet om man ønsker det. Vær oppmerksom på at ved opprettelse av nye variantprodukter vil variantkortet bygge opp produktnavnet på bakgrunn av denne innstillingen. Man bør derfor velge oppbygging av variantnavn før man legger opp variantkortene. I Standardinnstillinger for produkter med varianter kan man bestemme variantoppsettet. Dette reduserer tidsbruken ved registrering og minker risikoen for feil ved at man får satt opp standard oppbygging av variantnavn, variantegenskap 1 og 2 mm. Innkjøp Se side 72 Ved Varemottak kan man velge om en Mottaksseddel og rapporten Ordre som kan leveres skal skrives ut. Rapporten viser ordre som kan leveres som er relatert til varemottaket. Valget gjøres i Firmainnstillingene. Det er nå mulig å opprette innkjøp direkte fra kontaktpersonkortet. 11

20 Se side 74 Ved Kreditering av innkjøp er det nå tillatt å kreditere også om varene ikke lenger er på lager. Brukeren vil få opp en melding om at lagerbevegelsen ikke kunne opprettes, og at lageret må oppdateres manuelt dersom varene skal føres ut av lagerbeholdningen. Det vil bli opprettet en Returseddel ved kreditering av innkjøp og ved negativt varemottak. Brukeren kan deretter velge om den skal skrives ut eller om vinduet skal lukkes. Søk på Produktnr. på Ordre, ikke levert Vinduet Ordre, ikke levert, som viser ordrebeholdning, kan få mye innhold for brukere som har mange utestående ordre. Det er lagt inn søk på produktnr, slik at man lettere kan identifisere hvilke kunder som venter på bestemte produkter. Dermed kan man enklere prioritere leveransene. EAN-kode på varetelling I vinduet for varetelling er det lagt inn kolonne for EAN-kode. Dette forenkler varetellingen for de som benytter strekkodehåndtering. Søk etter serienummer I vinduene Serienummer på lager og Lagerbevegelser og reservasjoner er søket endret slik at de relaterte lagerbevegelsene som serienummerne knyttes til ikke vises. Dette bør gi et mer oversiktlig søk for brukeren. Aldersfordeling av produkter på lager Denne nye rapporten viser en aldersfordelt liste over hvor lenge hvert enkelt produkt har ligget på lager. Man kan bestemme aldersfordelingen selv i utvalgsvinduet for rapporten. Lagerverdi og kostnadskontering av produkter Lagerfører du produkter må du velge om du skal bokføre lagerverdien, og i så fall hvordan dette skal gjøres. I programmet kan dette gjøres automatisk. Dette forutsetter at du vedlikeholder og registrerer innkjøpsprisene og innkjøpskostnadene korrekt. Du kan også velge å ikke bokføre lagerverdien automatisk. Innstillingene for hvilket valg du vil gjøre finnes i Modulinnstillingene for Produkt, på fanekortet Prishåndtering. Under Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi velger du om du skal bokføre lagerverdien eller ikke. Velger du å kostnadsføre produktkostnad ved innkjøp betyr det at det ikke blir noen automatisk bokføring av lagerverdi. Se mer om dette i hjelpefilene. 12

21 AA - ARBEIDSGIVER OG ARBEIDSTAKER-REGISTERHÅNDTERING Aa - Arbeidsgiver og arbeidstaker-registerhåndtering Se side 75 Alle arbeidsgivere plikter å registrere sine ansatte i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aaregisteret) og informere om endringer som skjer i ansettelsesforhold. Endringer som må rapporteres er bla nye ansatte, endring av stilling, endringer i antall arbeidstimer pr. måned m.m. I Mamut er det lagt til rette for innsending av personalendringer til Aa-registeret i forbindelse med lønnskjøring. Ordningen vil tre i kraft i løpet av Før du kan ta i bruk funksjonaliteten må du først opprette en avtale om innsending med Trygdeetaten, deretter sette innstillinger under Vis Innstillinger Regnskap Modulinnstillinger Lønn og bestemme om du vil rapportere Aa-meldinger via Internett eller om du vil benytte filbasert kommunikasjon. I innstillingene må fylle inn ditt bedriftsnummer i feltet Standard Bedriftsnummer. Har du kun én virksomhet vil dette normalt være ditt juridiske organisasjonsnummer. Dersom ditt foretak ikke har fått tildelt organisasjonsnummer på bedriftsnivå har ditt foretak ikke tilgang til denne tjenesten. Kontakt Enhetsregistret (Brønnøysund) for å få bedriftsnummer. I personalregisteret vil du kunne velge stilling for den ansatte i nedtrekkslisten for dette. Dersom den ansattes stilling ikke finnes i nedtrekkslisten kan du registrere den i standardregisteret ved å høyreklikke og velge Endre i standardregister. For å kunne rapportere stillingsendringer korrekt til Aa-registeret må du legge inn STYRK kode for stillingene du oppretter. Du finner en oversikt over koder på Under fanekortet Lønn og knappen Lønn må du notere hvor mange arbeidstider den ansatte har. Under fanekortet Lønn i personalregisteret finner du også knappen Aa-Status. Ved å klikke på denne vil du få full oversikt og status på alle endringer som er sendt til Aa-registeret vedrørende den ansatte. Selve innsendingen av endringer skjer i forbindelse med lønnskjøring etter godkjenning av lønnsjournal og konteringsbilag. Det vil da kjøres en sjekk og systemet gir melding dersom meldinger er klare for rapportering. Brukeren sender inn endringene via fil eller web, avhengig av hva som er spesifisert i modulinnstillinger, og vil deretter få en bekreftelse på at det er gjort. Til slutt kjører systemet en oppdatering av informasjonen. Timeregistrering Se side 77 Timeregistreringsmodulen er forbedret slik at brukere med både enkle og avanserte behov skal kunne bruke modulen på en mer effektiv måte enn tidligere. For å forenkle bruken er det laget nye modulinnstillinger og forbedrede brukerinnstillinger for modulen. I modulinnstillinger kan funksjonaliteten tilpasses din virksomhet bla ved å bestemme moduler som timesedler skal kunne overføres til, statuser som skal benyttes, hvilke felter som skal være redigerbare i de ulike statusene, hvorvidt timelinjer skal slås sammen ved overføring til ordre og lønn, sorteringsrekkefølge etc. 13

22 I brukerinnstillinger for timeregistrering kan du bla bestemme standardverdier som skal legges inn ved registrering, hvilke kolonner som skal vises ved registrering og ved overføring til ordre og lønn. Du kan også bestemme hvorvidt du skal følge timeseddelen til neste status eller forbli i samme status. I selve registreringsbildet er det gjort designmessige endringer i tillegg til at summeringer for hele timeseddelen ligger nederst i vinduet og vil være synlig i alle statuser. Summeringene vil også skille mellom hva som overføres til ordre og hva som overføres til prosjekt. På timelinjenivå er det mulig å linke inn en eksisterende aktivitet eller opprette en ny aktivitet basert på timelinjen. I tillegg er det mulig å opprette timelinjer via aktivitetsmodulen under fanekortet Timeregistrering. Overføring til ordre/prosjekt og lønn vil skje i egne vinduer som åpnes via registreringsvinduet eller listevinduet. I listevinduet er det mulig å sette utvalg på ønsket status for å få bedre oversikt over registrerte timelinjer. Listevinduet er forbedret slik at alle statuser kan vises. Brukeren kan også se hvorvidt overføring til ordre/prosjekt og lønn har funnet sted, samt initiere overføring til ordre/prosjekt og lønn herfra. Knappen Statushistorikk i timeregistreringsmodulen gir deg informasjon om hvilke statuser timeseddelen har vært i, når statusendringene fant sted, hvilken bruker som foretok statusendringene, når overføringen til ordre/faktura og lønn fant sted samt hvilken bruker som utførte handlingene. En annen ny funksjon i timeregistrering er Regenerer timelinjer. Denne funksjonen hjelper deg å hente oppdaterte produktpriser og timepriser på nytt for både aktiv timelinjer og for alle timelinjer. Det er nå mulig å registrere timer via fanekortet Timeregistrering i aktivitetskortet. I kontaktkortet vil fanekortet Timeregistrering være tilgjengelig for kontakter som er merket av som kunde, og timelinjer som er knyttet til kontakten vil vises. I brukerinnstillinger kan brukeren velge hvorvidt fanekortet skal vises eller ikke. Nye timeregistreringsrapporter som kan skrive ut fra timeregistreringsmodulen eller fra rapportmodulen: Timeseddel, enkel Timeseddel, detaljert Timeseddel med faktureringsinformasjon Timeseddel med lønnsinformasjon 14

23 OBLIGATORISK TJENESTEPENSJON Obligatorisk tjenestepensjon Se side 84 Stortinget har vedtatt å innføre obligatorisk tjenestepensjon fra for alle firma som har minimum to ansatte, hvis arbeidstid og lønn utgjør 75 % eller mer av en full stilling. I lønnsmodulen er det lagt opp støtte for håndtering av obligatorisk tjenestepensjon. Sikkerhetskopiering Se side 86 En rekke brukere sender sikkerhetskopien til sin regnskapsfører for oppfølging. Det er derfor laget funksjon for spesialisert Sikkerhetskopi til regnskapsfører. Man kan velge egen filbane også for denne sikkerhetskopien. Sikkerhetskopien til regnskapsfører vil som standard ikke inkludere systemfiler, dokumenter og bilder fra netthandel. Funksjonen er tilgjengelig for installasjoner som inkluderer regnskap. Sikkerhetskopiering vil nå som standard Vise avanserte valg under sikkerhetskopiering. Dette kan tilbakestilles i innstillingene for sikkerhetskopiering. De avanserte valgene gir brukeren mulighet for å velge firmadatabase(r) som skal sikkerhetskopieres, samt eventuelt om systemfiler, dokumenter og bilder fra netthandel skal inkluderes. Det er også her man får tilgang til sikkerhetskopi til regnskapsfører. Rapporter Se side 92 Rapportmodulen har fått et nytt design som samsvarer mer med resten av programmet. Ved åpning av rapportmodulen vil man komme til en forside med informasjon om rapportmodulen. Dersom man ikke ønsker å få opp forsiden ved åpning av modulen kan man merke av for Ikke vis dette vinduet igjen. Nytt i rapportmodulen er grupperingene Siste 20 og Journaler. Under Siste 20 vil de siste 20 rapportene som brukeren har skrevet ut for aktiv firmadatabase vises. Under Journaler vil viktige journaler som må skrives ut direkte til skriver for effektuering ligge. Det er nå mulig å åpne Brukerinnstillinger for rapport og Gå til rapport-/etiketteditor rett i rapportmodulen. Det er også lagt inn støtte for å skrive ut til XML som filformat når man velger å sende utskriften til fil. Organisasjonsnummer på leverandørreskontro Den nye bokføringsloven og forskrift om bokføring angående leverandørspesifikasjon, krever fra årsskiftet at alle næringsdrivende har organisasjonsnummer i leverandørreskontroen. Dette har tidligere vært frivillig. Organisasjonsnummer er lagt inn på rapportene Reskontro leverandører og Reskontro leverandører, spesifisert pr. leverandør pr. periode. 15

24 Mamut Import/Export Programmet Mamut Import/Export kan startes fra eget programikon eller fra Fil-menyen. Det håndterer eksporter og importer av registre som kunder og leverandører, journaler og ulike integrasjoner mot fakturaadministrasjons-selskaper, annen programvare etc. Programmet har fått nytt utseende i samsvar med standardene som gjelder i Mamut Business Software. Nye hjelpefiler er integrert i programmet. Produktimport Enkelte importer og eksporter som ikke ligger i tilleggsprogrammet Mamut Import/Eksport startes fra fil-menyen. For Produktimport er det gjort endringer i utvalgsvinduet for importen. Tidligere kunne man rekalkulere etter innlesing av filer. Dette er nå endret slik at all redigering foregår i innstillingsvinduet før innlesingen av filen. Vinduet er inndelt i ulike fanekort. Produktimporten kan nå inkludere EAN-kode, som oppdaterer produktkortet. I innstillingsvinduet kan man oppgi hvordan EAN-kode er lagret i filen. Man kan også knytte lager til produktet, og velge om produktene skal Oppdatere lagerbeholdning. Ved import kan man velge at man kun skal importere Priser. Det er også innført to innstillinger for håndtering av pris i importen: Kalkulasjon av kostnadsfelter og Kalkulasjon av avanse. Kostnadene kan forbli uendret, settes til % av innkjøpspris eller til 0. Avanse har en rekke ulike kalkulasjonsmodeller, der det også er innført logisk sjekk, slik at man eksempelvis ikke kan sette både avanse % og utsalgspris i importen. Grunnlag for Innkjøpspris kan settes til innlest pris, eller innlest pris minus rabatt fra rabattgruppe. (Gjelder ikke for NOBB). Alle importer må knyttes til en leverandør. Spesielt for NOBB (Norsk Byggevarebase) produktimport: Man kan legge inn et ekstra tegn (prefiks) foran produktnummerne i importen. Client Manager Se side 95 Tilleggsproduktet Client Manager består av programmene Client Start og Client Update. Ved hjelp av Client Manager kan du fra ett vindu åpne, oppdatere og administrere flere databaser. Dette gjelder også databaser som ligger på forskjellige områder. Programmene er egnet for brukere som for eksempel regnskapsførere, som administrerer flere databaser for flere klienter, eller ASP-leverandører. 16

25 FIRMADATABASEHÅNDTERING Firmadatabasehåndtering Se side 93 Ved hjelp av Firmadatabasehåndtering kan du opprette kontoer til kontoplanen i mange firmadatabaser/klienter på en gang. Du kan også endre en rekke felter på disse kontoene, eller både endre og opprette en konto som mangler i enkelte av databasene/klientene. Dette kan være spesielt nyttig dersom du har mange firmadatabaser/klienter som har like eller tilnærmet like kontoplaner 17

26 18

27 2 Utdrag fra introduksjonsbøkene Del 2 inneholder utdrag fra de nye utgavene av introduksjonsbøkene. Avsnitt som omtaler nye funksjoner er merket med en stjerne i margen, slik at du lettere skal finne frem. Innhold Kunde-, salgsoppfølging og netthandel 20 Kontaktregisteret...20 Hovedkontor/Underkontor...21 Kontaktperson...24 Brukerinnstillinger: Kontaktperson...25 Hvordan duplisere en kontaktperson?...26 Aktiviteter...27 Brukerinnstillinger: Aktivitet...28 Prosjektmodulen...30 Prosjektregisteret...31 Brukerinnstillinger: Prosjekt...33 Tilbudsmodulen...35 Skrive ut et tilbud...36 Ordre og Faktura...38 Kredittgrense og kredittsperre...39 Netthandel...40 Vise lagerbeholdning i nettbutikken...40 Nettstedinnstillinger, Innstillinger Web...42 Nettstedinnstillinger, Innstillinger Nettbutikk...42 Webinnstillinger, i Produktregisteret...44 Hyperlink...46 Mamut Enterprise Travel CRM...47 Koble fra sentral database...47 Økonomistyring, logistikk, lønn og personal 49 Remittering - betaling til bank...49 Innlesning av returfil...51 Innstillinger for remittering...51 Bankavstemming...54 Fremtidig kontantstrøm...58 Hurtigtaster i bilagsregistrering...61 Produkt...63 Endre et utvalg produkter...63 Duplisere et produkt...64 Sette et produkt inaktivt...65 Produktvarianter...65 Kom i gang med variantene...65 Opprette varianter/varianttilknytninger...68 Overføre beholdning mellom ulike varianter...68 Variantmatrise, varianttilknytninger...69 Variantmatrise, variantegenskaper...70 Variantegenskaper...70 Varemottak...72 Viderebehandling av delleveranse...74 Bokføre Kreditnota fra Innkjøp...74 Meldinger til Aa-registeret...75 Timeregistrering...77 Hvordan opprette en ny timeseddel?...79 Hvordan overføre til ordre-/prosjektmodulen?...81 Modulinnstillinger: Timeregistrering...82 Brukerinnstillinger: Timeregistrering...83 Om obligatorisk tjenestepensjon...84 Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg 86 Komme rett inn i vinduet jeg bruker mest?...86 Sikkerhetskopiering Backup...86 Innstillinger Sikkerhetskopiering...87 Utføre sikkerhetskopiering...88 Tilbakeføre sikkerhetskopi...91 Rapportmodulen...92 Firmadatabasehåndtering...93 Client Manager 95 Client Start...95 Client Update

28 Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Kontaktregisteret Kontaktkortet er delt i to. I øvre halvdel registrerer du generell informasjon om kontakten og bestemmer hvilke kategorier kontakten skal tilhøre. Ved hjelp av kategoriene kan du skille kontaktene fra hverandre, for eksempel når du skal sende skreddersydd materiale til de senere. Den nedre delen av kontaktkortet består av ulike fanekort hvor du registrerer annen relevant informasjon om kontakten, f.eks. kontaktpersoner, aktiviteter, dokumenter, ordre og fakturering, tilbud, reskontro, innkjøp, timer, produkt og prosjekt. Det finnes flere måter du kan finne frem til en ønsket kontakt i kontaktregisteret. Du kan bla deg frem og tilbake ved hjelp av pil-knappene i verktøylinjen øverst i kontaktkortet. Alternativt kan du bruke søkefunksjonen eller utvalgsfunksjonen. Ved hjelp av knappen Sortering kan du sortere kontaktene dine på mange forskjellige måter, etter Kontaktnavn, Kontaktnr., Leverandør eller Telefonnr.. Velg ønsket sorteringskriterie ved hjelp av pil-knappen rett til høyre for sorteringsknappen. Kontaktlistevinduet Du kan velge om du vil at listen over kontakter skal vises automatisk eller ikke når du åpner kontaktmodulen. Dette er en nyttig funksjon hvis du ofte leter etter ulike kontakter. Registrerer du vanligvis nye kontakter kan det være aktuelt å slå den av. Klikk på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen og velg fanekortet Kontaktkort. Under Annet velger du om kontaktlisten automatisk skal åpnes ved åpning av kontaktkortet. 20

29 KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Hovedkontor/Underkontor I kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder. Slik oppretter du et hovedkontor 1. Velg Vis, pek til Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden som skal være hovedkontor. 3. Velg fanekortet Innstillinger. 4. Klikk Kunde. 5. Velg Ja i nedtrekkslisten for Hovedkontor. Slik tilknytter du en kunde til et hovedkontor 1. Velg Vis, pek til Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden du ønsker å knytte til et hovedkontor. 3. Klikk søk og marker hovedkontoret du ønsker å knytte deg til og klikk OK. 4. Svar Ja hvis du ønsker at hovedkontaktens betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, leveringsform og ordrerabatt i prosent skal gjelde for denne kontakten. Svar Nei hvis du ønsker at underkontoret skal ha egne betingelser. For kunder som er definert som hovedkontor eller underkontor vil du få opp en oversikt over kjedetilknytningen når du klikker på ikonet for hhv. underkontor eller hovedkontor i kontaktkortet. I oversikten Hoved-/Underkontor kan du markere et hoved- eller underkontor og klikke Gå til for å gå direkte til kontakten du ønsker mer informasjon om. Innstillinger for Underkontor På fanekortet Innstillinger under knappen Kunde kan du bestemme om underkontoret skal faktureres til kontaktens fakturaadresse eller hovedkontorets fakturaadresse. Reskontropostering vil føres mot kontakten eller hovedkontoret, avhengig av hvem du velger skal faktureres. Det er mulig å overstyre fakturaadresse manuelt ved opprettelse av en ordre, men vær oppmerksom på 21

30 at reskontroposteringer fortsatt vil føres mot hovedkontoret dersom du har valgt dette i innstillinger. Levering av varer kan settes til kontaktens leveringsadresse eller hovedkontorets leveringsadresse. Merk! Det skal kun merkes av for hovedkontor på kontakten som er hovedkontor, ikke underkontorer som er knyttet til et hovedkontor. Fanekortet Ordre/faktura Fanekortet for Ordre/faktura i kontaktkortet er kun tilgjengelig for de kontakter som er markert som kunder. Fanekortet viser en oversikt over ordrer og fakturaer som er registrert på kontakten. Det er mulig å opprette nye ordre ved å klikke Ny eller redigere ved å klikke Rediger. Fanekortet for Ordre/faktura viser en oversikt over ordre og faktura som er registrert på kontakten. Du kan bruke Ny-knappen som en snarvei til Ordre/faktura-modulen: ved å klikke på Ny åpnes automatisk Ordre /faktura-modulen med kontaktinformasjonen registrert på ordren. Du kan med andre ord opprette nye ordre fra fanekortet Ordre/faktura i kontaktmodulen. Status! Nedtrekkslisten Status på fanekortet Ordre/faktura fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Faktura, vil fanekortet kun vise fakturaer registrert på kontakten, ikke andre salgstransaksjoner som ubehandlet ordre og kreditnota. Fanekortet Tilbud Fanekortet Tilbud er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. På fanekortet vil du få en oversikt over tilbud som er registrert på kunden. Via fanekortet Tilbud er det mulig å opprette både vanlige tilbud og repeterende tilbud. Det gjøres ved å klikke på piltasten til høyre for knappen Ny og velge ønsket type tilbud i listen. 22