Introduksjon til Mamut Kunde-, salgsoppfølging og netthandel

Transkript

1 Introduksjon til Mamut Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Versjon: 10.3 Partnr MBS.MAN.CRM.103.NO I

2 KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: Support : Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: sales@mamut.no 2006 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II

3 KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Velkommen til Mamut Gratulerer med ditt program; Mamut. Introduksjonsbøkene som følger programmet gir en kort innføring i de muligheter Mamut inneholder. Alle kunder mottar boka Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. Avhengig av hvilken lisens du har anskaffet deg, vil du også motta en eller begge introduksjonsbøkene: Kunde-, salgsoppfølging og netthandel og Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Du vil få en oversikt over hvordan du skal finne frem i systemet, hvordan du skal installere dette, samt en oversikt over de kontraktsmessige vilkår som gjelder mellom deg som kunde og oss som leverandør. Det er viktig at du leser gjennom både lisens- og serviceavtalen før du installerer. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige operasjonene. Vi vil også minne om vår webside Der vil du finne tusenvis av problemstillinger med svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Mamut består av en rekke programgrupper med ulike moduler, tilpasset ulike språk. Hvilke programmer/moduler som er tilgjengelige, avhenger av hvilket land ditt firma befinner seg i. Vi er overbevist om at din virksomhet vil få stor nytte av ditt mottatte program. Én ting er sikkert; du har mottatt det mest innovative økonomi- og informasjonssystem i dagens marked. Lykke til med Mamut! III

4 KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL IV

5 KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Innhold 1 KONTAKTOPPFØLGING 1 Innledning... 2 Hva inngår i Kontaktoppfølging?... 2 Kontaktregisteret... 3 Hovedkontor/Underkontor... 6 Standard dokument... 8 Brukerinnstillinger: Kontakt... 8 Fanekortene i kontaktregisteret Endre verdi på et utvalg kontakter maler Kontaktperson Brukerinnstillinger: Kontaktperson Hvordan duplisere en kontaktperson? Aktiviteter Opprette en ny aktivitet Fanekortene i aktivitetsregisteret Tilknytt Kontakter/Ansatte/Ressurser Duplisere en aktivitet Overføre aktiviteter til Outlook Endre verdi på et utvalg aktiviteter Opprette gruppeaktiviteter Fordele aktiviteter Innstillinger for aktivitetstyper Aktivitetsinnstillinger Analyse av aktiviteter Brukerinnstillinger: Aktivitet Kalender Felleskalender...51 Kalender til annen ansatt/ressurs Dokumenter Dokumentliste Opprette et nytt dokument Dokumentmaler Opprette ny dokumentmal Redigere dokumentmal Dokumenttyper Veiviser for å opprette et dokument som tilknyttes kontakter Veiviser for å opprette et dokument som tilknyttes ansatte Import av dokument Opprette en kopi i PDF-format Brukerinnstillinger: Dokument Prosjektmodulen Prosjektregisteret Brukerinnstillinger: Prosjekt Fanekortene i prosjektregisteret Prosjektfakturering V

6 KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL 2 PRODUKT 81 Produktmodulen Produktregisteret Produktliste Fanekortene i produktregisteret Brukerinnstillinger for produkt Endre produkter Endre et utvalg produkter Duplisere et produkt Endre produktnummer Sette et produkt inaktivt Språk på produkter Opprette produktnavn på flere språk Skrive ut faktura på et annet språk Pris Hvordan endre/redigere prisen på ett produkt Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Prisliste ekstern tilpasning av prisliste Produktvarianter Kom i gang med variantene: Opprette varianter/varianttilknytninger av et produkt Overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt Variantinnstillinger SALGSOPPFØLGING 119 Innledning Tilbudsmodulen Fanekortene i Tilbudsregisteret Brukerinnstillinger: Tilbud Effektuere et tilbud/ opprette ordre Skrive ut et tilbud Regenerere ordrelinjer Opprette et repeterende tilbud Opprette en tilbudsmal Opprette et gruppetilbud Opprette enkelttilbud fra et gruppetilbud Ordre og Faktura Skjermbildene i Ordre/Faktura Fanekortene i Ordre/Fakturabildet Brukerinnstillinger i Ordre/Faktura Fakturering av ordre Bruk av valuta Innkjøp til ordre Kredittgrense og kredittsperre Salgsbudsjett efaktura Innstillinger for efaktura Lese inn filer fra BBS Behandling av kundeavtaler Avmeldinger og avviste avtaler Aktiviserte avtaler Gå til fil/gå til BBS VI

7 KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Fakturere med efaktura Eksportere efaktura til BBS Betalingsoversikt, fakturaer Registrering av betaling Videre betalingsoppfølging Betalingspåminnelse Factoring Inkassovarsel Inkasso NETTHANDEL 183 Innledning Hvordan opprette et nettsted - oversikt Redigere hjemmeside Verktøy for innhold på nettstedet Rediger hjemmeside - Virksomheten Rediger hjemmeside - Innhold Rediger hjemmeside - Nettbutikk Rediger hjemmeside - Designmal Oppdatere hjemmeside Hent nettsted data Nettstedinnstillinger Aktivt nettsted Innstillinger Nettbutikk Betalingstjenester Admin Passordinnstillinger Kontaktinnstillinger for Netthandel Vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken Administrasjon av flere nettsteder Kopling til andre nettsteder POCKET PC 227 Installasjon på Pocket PC-en Synkronisering Synkroniseringsinnstillinger Innstillinger for VIP Kontakter Innstillinger for vanlige Kontakter Innstillinger for Aktiviteter Innstillinger for Dokumentinformasjon Innstillinger for Produkter MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 235 Koble fra sentral database Synkronisering av data Koble til sentral database VII

8 KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Synkroniseringsinnstillinger Velkommen til Mamut...III OPPSUMMERING 241 Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag Indeks VIII

9 1 Kontaktoppfølging Kontaktoppfølging er den delen av programmet hvor du vedlikeholder all informasjon som har med kontaktene dine å gjøre: Kontaktpersoner, Aktiviteter, Prosjekter og Dokumenter. Det utveksles automatisk informasjon mellom kontaktregisteret og andre moduler, så vær nøye med det du registrerer her. Legg merke til mulighetene for kategorisering av kontaktene, noe som senere hjelper deg med å hente ut ønsket utvalg ved utskrift av for eksempel rapporter, tilbud og adresseetiketter. Innhold Innledning 2 Hva inngår i Kontaktoppfølging?...2 Kontaktregisteret 3 Hovedkontor/Underkontor...6 Standard dokument...8 Brukerinnstillinger for Kontakt...8 Fanekortene i kontaktregisteret...10 Endre verdi på et utvalg kontakter maler...26 Kontaktperson...27 Brukerinnstillinger: Kontaktperson...28 Hvordan duplisere en kontaktperson?...29 Aktiviteter 30 Opprette en ny aktivitet...32 Fanekortene i aktivitetsregisteret...33 Tilknytt Kontakter/Ansatte/Ressurser...34 Duplisere en aktivitet...36 Overføre aktiviteter til Outlook...37 Endre verdi på et utvalg aktiviteter...38 Opprette gruppeaktiviteter...40 Fordele aktiviteter...43 Innstillinger for aktivitetstyper...43 Aktivitetsinnstillinger...45 Analyse av aktiviteter...46 Brukerinnstillinger: Aktivitet...47 Kalender 49 Felleskalender...51 Kalender til annen ansatt/ressurs...52 Dokumenter 53 Dokumentliste...53 Opprette et nytt dokument...54 Dokumentmaler...56 Opprette ny dokumentmal...57 Redigere dokumentmal...59 Dokumenttyper...60 Veiviser for å opprette et dokument som tilknyttes kontakter...61 Veiviser for å opprette et dokument som tilknyttes ansatte...62 Import av dokument...63 Opprette en kopi i PDF-format...65 Brukerinnstillinger: Dokument...65 Prosjektmodulen 67 Prosjektregisteret...67 Brukerinnstillinger: Prosjekt...69 Fanekortene i prosjektregisteret...71 Prosjektfakturering

10 KONTAKTOPPFØLGING Innledning Hva inngår i Kontaktoppfølging? Kontakt Dersom du klikker på snarveien for Kontakt, åpnes Kontaktregisteret som er inndelt i to deler. Hovedkortet, som utgjør den øverste delen, inneholder felter hvor du kan registrere generelle detaljer om kontakten. I nedre halvdel finner du flere fanekort for mer spesifikk informasjon. Flere av fanekortene er integrert med andre moduler i programmet. Dermed kan informasjonen som registreres her automatisk hentes opp når kontakten involveres andre steder. Prosjekt I Prosjektregisteret holder du oversikt over alle aktiviteter, dokumenter, kontakter, produkter, innkjøp og salg som inngår i et prosjekt. Prosjektregisteret er delt inn i to på samme måte som Kontaktregisteret, med viktig informasjon om selve prosjektet øverst, og oversikt over alle detaljer i fanekortene nedenfor. Dokumenter I Mamut kan du opprette dokumenter og knytte dem til forskjellige kontakter og prosjekter. Du har også muligheten til å opprette egne dokumentmaler. Vinduet Dokumentliste inneholder en liste over alle dokumenter. Herfra kan du filtrere ut et bestemt utvalg av disse. Aktiviteter I modulen for Aktiviteter holder du oversikt over alle registrerte aktiviteter, for eksempel møter, telefoner, eller andre kategorier du velger å definere. Aktivitetene har et omfattende filter. Avhengig av filteret du setter, settes aktivitetene opp i en egen liste. Hvordan kommer du dit? Velg Kontaktoppfølging i menyen for fokusområde, øverst til venstre i vinduet programvinduet. Du vil nå ha tilgang til snarveier for alle de tilhørende modulene. Disse modulene finner du også som egne valg under Vis-menyen. 2

11 KONTAKTREGISTERET Kontaktregisteret Kontaktkortet er delt i to. I øvre halvdel registrerer du generell informasjon om kontakten og bestemmer hvilke kategorier kontakten skal tilhøre. Ved hjelp av kategoriene kan du skille kontaktene fra hverandre, for eksempel når du skal sende skreddersydd materiale til de senere. Den nedre delen av kontaktkortet består av ulike fanekort hvor du registrerer annen relevant informasjon om kontakten, f.eks. kontaktpersoner, aktiviteter, dokumenter, ordre og fakturering, tilbud, reskontro, innkjøp, timer, produkt og prosjekt. Det finnes flere måter du kan finne frem til en ønsket kontakt i kontaktregisteret. Du kan bla deg frem og tilbake ved hjelp av pil-knappene i verktøylinjen øverst i kontaktkortet. Alternativt kan du bruke søkefunksjonen eller utvalgsfunksjonen. Ved hjelp av knappen Sortering kan du sortere kontaktene dine på mange forskjellige måter, etter Kontaktnavn, Kontaktnr., Leverandør eller Telefonnr.. Velg ønsket sorteringskriterie ved hjelp av pil-knappen rett til høyre for sorteringsknappen. Kontaktlistevinduet Du kan velge om du vil at listen over kontakter skal vises automatisk eller ikke når du åpner kontaktmodulen. Dette er en nyttig funksjon hvis du ofte leter etter ulike kontakter. Registrerer du vanligvis nye kontakter kan det være aktuelt å slå den av. Klikk på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen og velg fanekortet Kontaktkort. Under Annet velger du om kontaktlisten automatisk skal åpnes ved åpning av kontaktkortet. 3

12 KONTAKTOPPFØLGING Hvordan registrere en ny kontakt? 1. Klikk Ny. 2. Skriv inn kontaktens navn i det øverste feltet. 3. Registrer kontaktens adresse i adressefeltet. -eller- Klikk på knappen Adresse og skriv inn de ulike delene av adressen i vinduet som åpnes. Hvis du vil registrere mer enn én adresse på samme kontakt, kan du gjøre det ved å klikke på pilknappen. Fra vinduet som da åpnes kan du både opprette nye adresser, redigere/slette eksisterende og velge ønsket alternativ. 4. Skriv inn kontaktens Telefon- og Telefaksnumre. Bruk pilknappen hvis du vil registrere mer enn ett nummer. 5. Registrer adresse. 6. Velg en ansatt fra ditt firma under Vår ref. Denne personen vil være ansvarlig for oppfølging av denne kontakten. For å få opp en ansatt i nedtrekkslisten, må du først registrere denne personen i Personalregisteret. 7. Merk av for riktig kontakttype; Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Programmet vil tildele kontakten et kundenummer (også selv om det ikke er en kunde). Hvis kontakten også er leverandør, vil kontakten i tillegg tildeles et leverandørnummer. Valgfritt: 8. Klassifiser kontakten din ved å velge relevant Status, Bransje og Kategori. Hvorfor registrere kunde- og leverandørnummer? Under registreringen av en ny kontakt merker du av for hvilken type kontakt dette er. På denne måten kan en kontakt være både kunde og leverandør uten at du behøver å registrere den to ganger. For å få oversikt over bare kunder eller leverandører, kan du benytte filteret til å skille mellom kunder og leverandører. Da kan du f.eks. skrive ut Kontaktliste fra Rapportmodulen som gir deg en oversikt over henholdsvis kunder eller leverandører (eller begge deler) avhengig av kriteriene i filteret. Egendefinerte felt Gjennom Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske 1. Klikk på knappen til venstre for Egendefinerte felt -eller- Klikk på knappen med tre prikker nederst til høyre under feltet. 2. Velg hvilken Felttype du ønsker fra nedtrekkslisten og skriv inn denne typens Verdi i feltet under. Felttype kan f.eks. være 'Distrikt' med verdien 'Nord', eller 'Ant. ansatte' med verdien '15'. 3. Klikk OK. 4

13 KONTAKTREGISTERET Grupper Ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. 1. Klikk på ikonet til venstre for ordet Gruppe for å legge til kontakten i en gruppe. -eller- Klikk på de tre prikkene nederst til høyre under feltet. 2. Du finner en oversikt over alle Disponible grupper til venstre i vinduet Gruppe. Klikk på ønsket gruppe og overfør den til feltet Valgte ved hjelp av den enkle pil-knappen mellom de to feltene. Notat Notatfeltet er først og fremst et frifelt Dato, klokkeslett og bruker vil fylles ut automatisk, mens du selv registrerer eventuell informasjon du mener det kan være nyttig å bli minnet om i forbindelse med den aktuelle kontakten. Et eksempel kan være: Husk å gi ham tilbakemelding på rapporten neste gang vi møtes! 1. Skriv dine notater direkte inn i notatfeltet. -eller- Klikk på ikonet over/under notatfeltet for å utvide feltet. Skriv deretter inn notatene dine på denne kontakten. 5

14 KONTAKTOPPFØLGING 2. Krymp feltet tilbake til normal størrelse ved å klikke på ikonet en gang til. Notatfeltet er søkbart, dvs. at du kan søke etter kontakter ved hjelp av ord/setninger i notatfeltet. Den øvre delen av det aktuelle kontaktkortet inneholder nå all viktig informasjon om kontakten. Notatfeltet er også søkbart. Det vil si at du ved hjelp av søk kan søke frem kontakter som har spesielle ord eller setninger i notatfeltet. Kontaktstatus Knappen Kontaktstatus gir deg oversikt over alle kjøps- og salgstransaksjoner som har funnet sted mellom kontakten og selskapet ditt, i tillegg til andre viktige nøkkeltall. Denne oversikten gir deg rask tilgang til kontaktens salgshistorikk og kan f.eks. være nyttig når du snakker i telefonen. TAPI-knappen Når du klikker på TAPI-knappen vil programmet automatisk ringe telefonnummeret i det tilhørende feltet. Merk! Denne knappen kommer bare til syne hvis du har det nødvendige utstyret installert. Det kreves at driverne støtter TAPI 3.0 eller høyere, samt at en telefon er koblet til den aktuelle PC en via en seriell port. Hovedkontor/Underkontor I kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder. Slik oppretter du et hovedkontor 1. Velg Vis, pek til Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden som skal være hovedkontor. 3. Velg fanekortet Innstillinger. 4. Klikk Kunde. 5. Velg Ja i nedtrekkslisten for Hovedkontor. 6

15 KONTAKTREGISTERET Slik tilknytter du en kunde til et hovedkontor 1. Velg Vis, pek til Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden du ønsker å knytte til et hovedkontor. 3. Klikk søk og marker hovedkontoret du ønsker å knytte deg til og klikk OK. 4. Svar Ja hvis du ønsker at hovedkontaktens betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, leveringsform og ordrerabatt i prosent skal gjelde for denne kontakten. Svar Nei hvis du ønsker at underkontoret skal ha egne betingelser. For kunder som er definert som hovedkontor eller underkontor vil du få opp en oversikt over kjedetilknytningen når du klikker på ikonet for hhv. underkontor eller hovedkontor i kontaktkortet. I oversikten Hoved-/Underkontor kan du markere et hoved- eller underkontor og klikke Gå til for å gå direkte til kontakten du ønsker mer informasjon om. Innstillinger for Underkontor I fanekortet Innstillinger under knappen Kunde kan du bestemme om underkontoret skal faktureres til kontaktens fakturaadresse eller hovedkontorets fakturaadresse. Reskontropostering vil føres mot kontakten eller hovedkontoret, avhengig av hvem du velger skal faktureres. Det er mulig å overstyre fakturaadresse manuelt ved opprettelse av en ordre, men vær oppmerksom på at reskontroposteringer fortsatt vil føres mot hovedkontoret dersom du har valgt dette i innstillinger. Levering av varer kan settes til kontaktens leveringsadresse eller hovedkontorets leveringsadresse. 7

16 KONTAKTOPPFØLGING Merk! Det skal kun merkes av for hovedkontor på kontakten som er hovedkontor, ikke underkontorer som er knyttet til et hovedkontor. Standard dokument Knappen Standard Dokument finner du i verktøylinjen øverst i kontaktkortet. Ved hjelp av denne knappen kan du velge en mal for standard dokument på den valgte kontakten. Når dette er gjort, kan du straks skrive ut et standardisert dokument hvor kontaktinformasjonen er automatisk utfylt. Slik legger du opp et Standard dokument for kontakten 1. Klikk på knappen Standard Dokument. 2. Velg ønsket dokumentmal fra listen. 3. Velg en Kontaktperson fra nedtrekkslisten hvis du ønsker det. 4. Velg Skriver i nedtrekkslisten Send til hvis du vil skrive ut til skriver. All kontaktinformasjon vil fylles ut automatisk. Merk! Ved bruk av standarddokumenter vil det bli opprettet dokumentkort og dokumentene vil være tilgjengelig både i dokumentmodulen og via fanekortet Dokument i kontaktkortet. Se mer om dokumenter i kapittelet Dokumenter. Brukerinnstillinger: Kontakt På knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du muligheter til å tilpasse vinduet kontaktoppfølging etter egne behov. Du kan også velge Vis Innstillinger Brukerprofil Innstillinger per modul, og klikke Kontakt. Her kan du se hvilke kolonner og fanekort du kan velge når du arbeider med kontaktoppfølging. Du kan også sette opp standardverdier for nye kontakter som opprettes. Standardverdier er tilgjengelig for feltene Vår referanse, Status, Bransje og Kategori. Videre kan du velge om en ny 8

17 KONTAKTREGISTERET kontakt automatisk skal opprettes som Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Et eksempel på en annen innstilling er at du kan bestemme om programmet automatisk skal kopiere en ny postadresse til tomme adressetyper. Vinduet består av tre fanekort; Standardoppsett, Kontaktkort og Fanekort. Standardoppsett Du kan velge mellom tre forhåndstilpassede innstillinger. Enkel: Forenkler skjermbildene så mye som mulig og viser bare noen få av feltene. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser de fleste tilgjengelige feltene og gjør all funksjonalitet tilgjengelig. Klikk på aktuell knapp for å velge ett alternativ. Ønsker du å skreddersy vinduet selv, kan du gjøre det under Fanekort. Kontaktkort Her kan du angi retningslinjer og standardverdier for nye kontakter som opprettes. Standardverdi: Dette er verdier som vil bli automatisk utfylt når du oppretter nye kontakter. Du kan spare mye tid dersom nye kontakter kan få standardverdier. Dette kan overstyres på hver enkelt kontakt, så du er ikke bundet av standardverdiene. Du kan velge om kontakten skal settes som Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Du kan også sette standardverdien for Vår referanse, Status, Bransje og Kategori. Annet: Her har du mulighet for å velge om du vil at: Inaktive kontakter skal vises i kontaktlisten. Kontaktlisten skal åpnes automatisk når kontaktkortet åpnes. 9

18 KONTAKTOPPFØLGING Informasjon om bruker og tidspunkt skal registreres når Notat legges inn. Et detaljert vindu automatisk skal vises ved adresseregistrering. Velg hvordan programmet skal agere når en ny postadresse legges inn på kontakten. De tre alternativene er: Automatisk kopiering til tomme adressetyper, å velge selv hvilke adressetyper som skal oppdateres med adressen, eller aldri kopiere til andre adressetyper. Du har de samme tre valgene ved endring av postadresse. Fanekort Her kan du skreddersy hvilke fanekort som skal vises i kontaktoppfølgingsvinduet ved å markere i avmerkingsboksene for de ulike fanekortene. Vi anbefaler at du fjerner markeringen for de du ikke benytter for å få et mest mulig oversiktlig vindu. Under Annet kan du bestemme at summene på Tilbud, Ordre/Faktura, Produkt og Innkjøp skal vises Inklusiv mva. Fanekortene i kontaktregisteret Ulike måter å bruke fanekort og moduler på Du kan selv velge hvordan du vil bruke fanekortene i Kontaktoppfølging. Det finnes ikke én riktig måte å bruke dem på, du gjør som det passer deg best. Her beskrives to forskjellige varianter: Registrere ny informasjon fra fanekortene i Kontaktoppfølging Ny-knappen på de ulike fanekortene kan fungere som snarveier til de ulike modulene. Klikker du for eksempel Ny på fanekortet Ordre/faktura, vil Ordre/fakturamodulen åpnes automatisk og kontaktinformasjon registrert på ordren tas direkte fra kontaktregisteret. På denne måten kan du altså opprette nye ordre fra Kontaktoppfølging via fanekortet Ordre/faktura. Registrere ny informasjon fra andre moduler Du kan også gå direkte til de ulike modulene og registrere informasjonen derfra. Hvis du velger denne metoden, registrerer du nye ordre ved å velge Vis, Tilbud/Ordre/Faktura og Ordreregistrering. Dette kan være å foretrekke hvis du hovedsaklig registrerer ordre og ikke 10

19 KONTAKTREGISTERET jobber ut fra spesifikke kontakter. Da kan du heller bruke kontaktregisteret til å få oversikt over aktiviteter, dokumenter og ordre knyttet til hver enkelt kontakt. Unntaket for denne arbeidsmetoden vil være fanekortene Kontaktperson, Annen info og Innstillinger siden disse er direkte relatert til kontaktmodulen og ikke kan nås fra andre moduler. Kontaktpersoner På fanekortet Kontaktpersoner registrerer du informasjon om personer du har vært i kontakt med, eller som du kjenner til i den aktuelle bedriften. Dette vil gi deg en oversikt som gjør det lettere å finne fram til de du skal snakke med eller referere til i ulike sammenhenger. Personen du markerer som Standard vil vises med fet skrift øverst på listen over kontaktpersoner. De du evt. markerer som Inaktive vil vises i grått nederst i listen. De som verken er standard eller inaktive vil listes opp i den rekkefølgen de ble registrert. Ved å klikke Ny kan du legge til nye kontaktpersoner og ved å klikke Rediger kan du endre på eksisterende. Du har også mulighet til å sende til kontaktpersonen ved å klikke Send . Se mer om kontaktpersoner i eget avsnitt. Aktiviteter På fanekortet Aktiviteter registreres aktiviteter som er knyttet til den aktuelle kontakten. Her registrerer du all informasjon som har med aktiviteten å gjøre, f.eks. kontaktperson, prosjekt, varighet/type, ansvarlig person i ditt selskap etc. Aktivitetene som registreres kan eksempelvis være møter, demonstrasjoner, telefonsamtaler, , leveringsbekreftelser og pristilbud. I nedtrekkslisten Type kan du filtrere på hvilken type aktiviteter du ønsker å se i fanekortet. Du kan også velge om du vil se Alle, Utførte eller Ikke utførte aktiviteter. Hvis det etterhvert er mange aktiviteter registrert på kontakten, kan du filtrere ut et utvalg av disse i nedtrekkslisten Type. Viktig! På fanekortet Outlook under Innstillinger per modul og knappen Aktivitet i brukerprofilen setter du innstillingene for integrasjon mellom Microsoft Outlook og aktivitetsregisteret. Siden dette er en toveis integrasjon, vil en ny aktivitet kunne overføres til kalenderen eller innboksen i Outlook automatisk. På samme måte vil som kommer inn i Outlook automatisk generere en aktivitet i aktivitetsregisteret. For å sikre at det bare er relevante meldinger som genererer aktiviteter, vil det kun opprettes aktiviteter på grunnlag av innkommende post fra kontakter som har adressen registrert i programmet. Se mer om aktiviteter i eget avsnitt. Dokumenter Fanekortet Dokumenter gir deg oversikt over alle dokumenter knyttet til kontakten. Disse dokumentene kan være brev, møtereferater, kontrakter, fakser med mer. Alle dokumenter du oppretter i dette fanekortet vil også være tilgjengelig i dokumentmodulen. 11

20 KONTAKTOPPFØLGING Via fanekortet kan du også opprette nye og redigere eksisterende dokumenter. Ved hjelp av knappen Tilknytt kan du tilknytte dokumenter til kontakten. Ved å høyreklikke på et dokument i listen vil du kunne åpne dokumentet, skrive ut, sende dokumentet på eller telefaks eller importere et dokument. Se mer om dokumenter i eget avsnitt. Tips! Hvis du oppretter et flettedokument og prøver å slette det på en av kontaktene knyttet til flettedokumentet, vil du få opp en advarsel som sier at du da vil slette dokumentet for alle kontaktene som er knyttet til det. Dermed har du mulighet til å avbryte handlingen hvis du ikke ønsker et slikt resultat. Slik oppretter du et nytt dokument fra fanekortet dokumenter 1. Klikk Ny. Da får du opp vinduet Nytt dokument. 2. Skriv inn Overskrift og Forfatter av dokumentet. Datoen kommer automatisk. 3. Velg også Kontaktperson og Prosjekt dokumentet er knyttet til. 4. Kontakten fylles ut automatisk når du oppretter et dokument fra fanekortet Dokument. Hvis du vil opprette et dokument knyttet til mer enn én kontakt, må du i stedet opprette dokumentet fra modulen Dokument (Vis/Dokument). Her vil nemlig knappen Opprette/flette være aktiv (så sant du har registrert en kontakt i programmet). Via denne knappen lager du et utvalg av kontakter som knyttes til dokumentet. 5. Velg et alternativ i nedtrekkslisten Type i forhold til hva slags dokument du registrerer. 6. Velg en Dokumentmal fra nedtrekkslisten. Du kan også opprette din egen mal ved å gå til Vis/Dokument/Dokumentmaler. 7. Dokumentet får automatisk tildelt et navn, men du kan endre dette i feltet Dokumentnavn. Kontroller at riktig Program er markert. Du kan opprette dokumentet i Microsoft Word, Excel, PowerPoint eller Project. 8. Feltet Katalog viser hvor dokumentet lagres. Ønsker du å endre dette, klikker du på søkeknappen og blar deg fram til ønsket plassering. 9. Når du har registrert all informasjon, klikker du på Opprette/flette. Ordre/faktura Fanekortet for Ordre/faktura i kontaktkortet er kun tilgjengelig for de kontakter som er markert som kunder. Fanekortet viser en oversikt over ordrer og fakturaer som er registrert på kontakten. Det er mulig å opprette nye ordre ved å klikke Ny eller redigere ved å klikke Rediger. Fanekortet for Ordre/faktura viser en oversikt over ordre og faktura som er registrert på kontakten. Du kan bruke Ny-knappen som en snarvei til Ordre/faktura-modulen: ved å klikke på Ny åpnes automatisk Ordre /faktura-modulen med kontaktinformasjonen registrert på ordren. Du kan med andre ord opprette nye ordre fra fanekortet Ordre/faktura i kontaktmodulen. 12

21 KONTAKTREGISTERET Status! Nedtrekkslisten Status på fanekortet Ordre/faktura fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Faktura, vil fanekortet kun vise fakturaer registrert på kontakten, ikke andre salgstransaksjoner som ubehandlet ordre og kreditnota. Tilbud Fanekortet Tilbud er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. På fanekortet vil du få en oversikt over tilbud som er registrert på kunden. Via fanekortet Tilbud er det mulig å opprette både vanlige tilbud og repeterende tilbud. Det gjøres ved å klikke på piltasten til høyre for knappen Ny og velge ønsket type tilbud i listen. Status! Nedtrekkslisten Status på fanekortet Tilbud fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Tilbud repeterende, vil fanekortet kun vise tilbud som har denne statusen. Tips! Tilbudslisten er som standard organisert etter dato, de nyeste øverst og de eldste nederst. Du kan sortere listen selv ved å klikke på kolonneoversrkiftene. Se mer om Tilbud i eget avsnitt. Reskontro Fanekortet Reskontro viser alle regnskapsposteringer mot kontakten fra hovedboken. Dersom kontakten er kunde vises alle dens fordringer og for leverandører vises din gjeld. Er kontakten både kunde og leverandør kan du velge hvilke av listene du vil vise. Fanekortet kan benyttes som en slags mini-reskontro. Du kan registrere betalinger, kreditnotaer og du kan matche åpne poster mot lukkede. Du kan også regnskapsføre nye fakturaer fra fanekortet. Legg merke til at alle handlinger du utfører i dette fanekortet blir registrert direkte i hovedboken. 13

22 KONTAKTOPPFØLGING Tips! For oversikt over alle utestående beløp anbefaler vi at du benytter Reskontro, hvor alle kunder og leverandører er samlet i den samme listen. Fra denne modulen kan du i tillegg generere purringer, inkassokrav og renteberegning. Registrering av betaling via fanekortet reskontro i kontaktregisteret 1. Velg posten som er betalt fra listen. 2. Klikk Inn-/Utbetaling. 3. Sjekk at Dato stemmer med datoen du mottok/foretok betalingen. 4. Velg Konto etter hvilken betalingsform som er benyttet. Hvert valg er knyttet mot en spesifikk bilagsart og hovedbokskonto som skal debiteres. Disse alternativene kan redigeres under Regnskapsinnstillinger. 5. Juster Innbetalt eller Utbetalt beløp dersom det avviker fra det fakturerte. 6. Før eventuelt Påminnelsesgebyr i egen kolonne. Dette beløpet registreres på egen konto og ikke mot hovedfordringen. 7. Klikk OK og bilaget overføres til hovedboken. Registrering av faktura via fanekortet reskontro i kontaktregisteret 1. Klikk Ny. 2. Før opp Fakturanummer og eventuell KID. 14

23 KONTAKTREGISTERET 3. Sjekk at Fakturadato og Forfallsdato stemmer overens med fakturaens. 4. Velg om fakturaen Skal remitteres (gjelder bare registrering av inngående faktura). 5. Skriv inn beløpet som skal registreres som kostnad over innkjøpskontoen. Etter du har skrevet inn beløpet opprettes en ny bilagslinje. 6. Om du ønsker å fordele beløpet på andre kontoer kan du benytte den nye linjen til dette. 7. Velg Vis alle kontoer, om du ønsker å velge mellom andre kontoer enn innkjøpskontoene. Ønsker du å registrere motkonto i denne linjen må du skrive inn negative tall. 8. Klikk OK. Bilaget opprettes med bilagsart Inngående- (for leverandører) eller Utgående faktura (for kunder) og overføres til hovedboken. Registrering av kreditnota via fanekortet reskontro i kontaktregisteret 1. Velg posten som skal krediteres fra listen og klikk Opprett kreditnota. 2. Sjekk at Dato stemmer overens med kreditnotaen. 15

24 KONTAKTOPPFØLGING 3. Klikk OK. Bilaget opprettes med bilagsart Inngående- (for leverandører) eller Utgående kreditnota (for kunder), og overføres til hovedboken. Innkjøp Fanekortet Innkjøp er aktivt for kontakter som er leverandører, og hjelper deg å se hvilke innkjøp som er gjort fra disse. Det viser en oversikt over de innkjøp som er registrert på kontakten. Du kan se bestillingsnummer, leverandørens referanse, sum, valuta, status, leveringsdato, bestillingsdato samt Vår referanse. Du kan også filtrere innkjøpene på ulik status. Du kan raskt og enkelt få en oversikt over alle innkjøp som er gjort fra denne leverandøren. Du kan også opprette nye innkjøp fra fanekortet ved å klikke Ny. Da åpnes innkjøpsmodulen og med et nytt innkjøp som automatisk har fått utfylt kontaktopplysningene fra leverandørens kontaktkort. Du kan også redigere en allerede opprettet innkjøpsordre ved å markere den og klikke Rediger. Da åpnes den aktuelle innkjøpsordren og du kan gjøre nødvendige endringer. Status! Nedtrekkslisten Status fungerer som et filter. Det du velger avgjør hva som vises i vinduet. Velger du eksempelvis Mottatt vises kun de ordre som har denne statusen. Innkjøpsmodulen er omtalt i kapittelet Logistikk i introduksjonsboken Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Timeregistrering Fanekortet Timeregistrering er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. I fanekortet vil du få en oversikt over timelinjer som er knyttet til kontakten. Det er mulig å redigere timelinjer via fanekortet, mens nye timelinjer må opprettes i timeregistreringsmodulen. Status! Nedtrekkslisten Status fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Timeregistrering er omtalt i avsnittet Timeregistrering i introduksjonsboken Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Produkt Fanekortet Produkt er aktivt for de kontakter som er registrert som leverandører. Her får du en oversikt over hvilke produkter som leverandøren leverer. Du kan enkelt kontrollere blant annet pris og tilgjengelighet på eget lager, og du kan legge til, redigere eller ta bort produkter. I kolonnene kan du se ditt produktnummer og produktnavn, leverandørens produktnummer og navn, innkjøpspris, valuta og disponible på eget lager. Du kan også filtrere ut produktgrupper. 16

25 KONTAKTREGISTERET Ny. Denne åpner produktlisten slik at du kan tilknytte et produkt til leverandøren. Når du har valgt et produkt og klikker OK vises et vindu der du kan legge inn mer detaljert informasjon om produktet, som leverandørens produktnummer og innkjøpspris. Rediger. Ved å markere et produkt og klikke Rediger vises vinduet med detaljert informasjon der du kan endre eksempelvis leverandørens produktnummer og innkjøpspris. Slett. Klikk her for å ta bort leverandørtilknytningen for produktet som er markert. Gå til produktkortet. Om du markerer et produkt og klikker her åpnes produktkortet for det markerte produktet. Produktgruppe: Du kan velge å vise en produktgruppe av gangen, eller alle produktgrupper samtidig. Nedtrekkslisten fungerer som et filter så du enklere kan finne det produktet du er ute etter. Se mer om Produkt i eget kapittel. Prosjekt På fanekortet Prosjekt vises alle prosjektene kontakten deltar i. Hvis du f.eks. skal sende ut informasjonsbrev i forbindelse med et prosjekt kan du opprette et flettebrev og sette utvalg på alle kontakter som er tilknyttet det aktuelle prosjektet. Merk! Du har kun adgang til aktive prosjekter fra dette fanekortet. Et prosjekt er i utgangspunktet aktivt, men kan markeres som Inaktivt i nedtrekkslisten Inaktiv på prosjektkortet. Tips! Hvis en kontakt er knyttet til flere prosjekter, kan du velge et standardprosjekt i nedtrekkslisten Standard prosjekt på selve fanekortet Prosjekt. Dette prosjektet vil da foreslås for alle aktiviteter og dokumenter som er registrert på kontakten. Se mer om Prosjekt i eget kapittel. 17

26 KONTAKTOPPFØLGING Annen info På fanekortet Annen info kan du fastsette hvilken avdeling og hvilke av dine ansatte (referanser) som har mest med kontakten å gjøre. Du kan velge opptil fire referanser i prioritert rekkefølge. Selv om du ikke kan slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet, kan du markere kontakten som inaktiv hvis den ikke er aktuell lenger. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv. Når du har gjort dette vil du få spørsmål om du også ønsker å gjøre kontaktpersonen inaktiv. Du kan altså velge å beholde kontaktpersonene som aktive selv om du ikke har noe mer med kontakten å gjøre. Vil du at kontakten fremdeles skal være aktiv, må du sørge for at Nei er valgt i nedtrekkslisten for Inaktiv. Marker avmerkingsboksen Ingen utsendelser hvis kontakten ikke ønsker å motta materiell. Du kan senere filtrere ut disse kontaktene med funksjonen Søk/Utvalg. Annen informasjon du kan registrere for kontakten er Internettadresse, språk, type kontakt, organisasjonsnr., mva-nr. og bankkonto. Internettadressen nås direkte via knappen Gå til WWW-side. Når du klikker på knappen åpnes nettleseren din på den aktuelle siden. Nederst i fanekortet vil du kunne se når kontakten ble opprettet, sist endret og av hvilken bruker. Innstillinger På fanekortet Innstillinger kan du sette opp innstillinger for Kunde, Leverandør og Reskontro. Du kan skreddersy innstillingene for hver enkelt kontakt. Informasjonen du registrerer her er viktig, den overføres nemlig til Ordre/faktura-modulen når du oppretter ny ordre på kontakten. Hvilke innstillinger som er tilgjengelige avhenger av om kontakten er en kunde eller en leverandør. Innstillinger Kunde Via knappen Kunde kan du sette innstillinger for kontakter som er merket av som kunde i kontaktkortet. 18

27 KONTAKTREGISTERET Velg Betalingsbetingelser, Leveringsbetingelser, Leveringsformer, MVA og Avrunding som skal gjelde for kunden. Alternativene du velger vil brukes som standard hver gang du oppretter en ordre på kunden. Velg hvilken måte kunden skal motta ordre/faktura på i nedtrekkslisten Utskriftsmedie for ordre/faktura. Ønsker du å kunne sende ordrer og fakturaer på til kunden må du bruke Microsoft Outlook som standard program og ha registrert en adresse på kunden. Vil du gi kontakten en flat rabatt på alle ordre, skriver du prosentsatsen i feltet Ordrerabatt i prosent. Prosenten du registrerer her vil bli automatisk beregnet i prisen på ordren. Bestem valutaen du ønsker å fakturere kunden i. Valutaen som foreslås i nedtrekkslisten Valuta vil være valutaen du har valgt for din firmadatabase. Valutaen du velger vil automatisk brukes på ordre du oppretter i Ordre/faktura-modulen. Merk deg imidlertid at du kan overstyre valutaen ved opprettelse av ordre. I nedtrekkslisten Samlefaktura velger du Ja dersom du ønsker å benytte deg av samlefakturering. Ordrer du oppretter i ordre/faktura-modulen vil få status som Ubehandlet samleordre. Velger du Nei, vil statusen på nye ordre i ordre/faktura-modulen bli Ubehandlet ordre. Merk deg at du uansett kan overstyre dette på hver enkelt ordre. I nedtrekkslisten Autogenerer statusfil anbefaler vi at du velger Ja. Funksjonen hjelper deg å holde kundene oppdatert på statusen til ordre de har lagt inn i nettbutikken. Hver gang du endrer status på en ordre som er importert fra nettbutikken din, for eksempel ved å gå fra ubehandlet ordre til faktura, vil en statusfil med informasjon om denne endringen opprettes automatisk. Neste gang du laster ned ordre fra nettbutikken ved å klikke på snarveien Hent nettsted data, vil statusfilene automatisk sendes til de aktuelle kontaktene. Dermed holdes kundene dine oppdatert på hvor langt ordrene deres har kommet i prosessen. Velg Ja eller Nei i forhold til om kontakten betaler Tilleggsavgift. Hvis flere av kontaktene dine er del av samme kjede kan det være aktuelt å fakturere hovedkontoret for alle salg. Dersom kontakten selv utgjør et Hovedkontor, velger du Ja i denne nedtrekkslisten. Andre kunder vil da kunne knytte seg til hovedkontoret. Innstillinger Leverandør Hvis kontakten er merket av som leverandør, vil Leverandør-knappen være aktiv. Dermed kan du fastsette betingelsene for innkjøp du gjør fra denne leverandøren. 19

28 KONTAKTOPPFØLGING Bestem betingelsene du ønsker for Betalingsbetingelser, Leveringsbetingelser, Leveringsformer, Valuta i innkjøp, samt hvilke Mva-betingelser som gjelder. Alle innkjøp du gjør fra denne kontakten vil da registreres med disse betingelsene, men opplysningene kan også overskrives i hvert enkelt tilfelle. Har du en avtale om fast rabatt med leverandøren, skriver du prosentsatsen inn i feltet Avtalerabatt %. Rabatten vil da beregnes automatisk ved registrering av nye innkjøp. Bestem også hvordan summer skal avrundes i nedtrekkslisten Avrunding. Dersom du har to leverandører av samme produkt, vil du selvfølgelig benytte deg av den som gir best betingelser for deg som kunde. I feltet Leverandørvurdering kan du gi karakter fra det høyeste, 1 AAA, til det laveste, 5C. Vurderingen du gir vil bli tilgjengelig i innkjøpsmodulen i de tilfellene du har flere leverandører å velge mellom. Du kan endre karakterverdiene ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. Skriv inn eget kundenummer hos leverandøren i feltet Vårt kundenr. som en enkel referanse for leverandøren. I feltet Motkonto bilagsregistrering kan du velge standard konto i kontoplanen som alltid skal brukes ved bilagsregistrering av inngående faktura fra leverandøren. Innstillinger Reskontro I innstillinger for Reskontro tilpasser du blant annet kunde- og leverandørkreditt, og du angir om kunden skal påminnes ved manglende betaling. Fastsett en grense for Kundekreditt og Leverandørkreditt i de respektive feltene. Du vil da få beskjed om at grensen overskrides når du forsøker å registrere/fakturere en ordre/innkjøp etter at grensen er nådd. Du kan også sette en fast Kredittsperre på en kunde eller leverandør. Kontaktkortet vil da bli markert med et symbol for kredittsperre og du vil få beskjed ved forsøk på registrering av ordre/innkjøp. 20

29 KONTAKTREGISTERET Bestem om kunden skal sendes Betalingspåminnelser og hvilken påminnelsesgruppe kunden i så fall skal tilhøre. Velg Factoring i feltet for Påminnelse dersom fordringer på denne kunden skal sendes til factoring. Ønsker du å sende påminnelsene selv velger du Betalingspåminnelse. Dersom du ønsker å benytte deg av Rentefakturering setter du innstillinger for det. Remittering og betaling gjøres vanligvis til konto 1510 for Kundefordringer og konto 2410 for Leverandørgjeld. Du kan overstyre om du ønsker andre kontoer. Tips! I flere av nedtrekkslistene kan du høyreklikke og velge Gå til standardregister for å endre standardverdier. Nettstedkonto Gjennom dette vinduet administreres tilgang til passordbeskyttede nettsteder for hver enkelt kontakt. Påmeldte brukere godkjennes som regel allerede under rutinen Hent nettsteddata, men du kan likevel endre godkjennelsen, eller avslaget, her. Se mer om Netthandel i eget kapittel. Slik endrer du status 1. Finn frem til kontakten du skal endre status for. 2. Klikk Nettstedkonto i fanekortet Innstillinger. Du får nå listet opp alle tilganger kontakten har på firmadatabasens nettsteder. 3. Merk tilgangen du ønsker å endre og klikk Rediger. 21

30 KONTAKTOPPFØLGING 4. Velg nettsted: Dersom du oppretter tilgangen selv kan du velge mellom alle nettsteder som er registrert på denne firmadatabasen her. 5. (Brukernavn): Viser adressen som brukeren har angitt som brukernavn for tjenesten. Om brukeren har tastet feil kan du rette det opp her. 6. Passord: Passordet kan endres av brukeren selv på nettsiden din. Har brukeren glemt passordet kan han selv hente det opp gjennom nettstedet. For sikkerhets skyld finner du likevel passordet i dette vinduet. 7. Kontostatus: Avhengig av hvilke krav du har for godkjenning av nye kunder, får kundene automatisk følgende status: 8. Automatisk godkjenning: Alle kunder får automatisk status "Godkjent". 9. Manuell godkjenning: Alle kunder får automatisk status "Til behandling", med mindre du godkjenner dem ved Hent nettsteddata. Du kan også gå inn å endre status til "Godkjent" direkte i dette vinduet. 10. Du kan også endre status til Avslått for tidligere godkjente kunder om du ønsker dette. 11. Klikk OK. 12. Oppdater endringene mot serveren til Mamut. Kontaktene du har endret status for vil nå automatisk motta om forholdet. Du kan endre teksten i denne en gjennom Nettstedinnstillinger. Endre verdi på et utvalg kontakter Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier som Vår referanse eller Bransje, eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Veiviseren kan spare deg for mye tid ved slike endringer, da du slipper å gå inn på hvert enkelt kontaktkort og endre verdiene. Start veiviseren fra menyen Vis Kontakt Endre verdier på et utvalg kontakter. Steg 1 - Enkelt eller avansert utvalg Først velger du om du vil gjøre et enkelt eller avansert utvalg: Enkelt utvalg tar deg rett til et utvalgsvindu der du setter et filter Avansert utvalg gir deg muligheten til å justere et utvalg, åpne et tidligere utvalg du har lagret, og å lagre et utvalg for bruk senere. 22

31 KONTAKTREGISTERET Du kan lese mer om Utvalg i eget kapittel i Introduksjonsboken Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. Steg 2 - Kun for avansert utvalg: Statisk eller dynamisk utvalg Du kan velge mellom to typer utvalg: dynamisk, som henter alle kontakter som oppfyller utvalgskriteriene, og statisk der resultatet av utvalget kan lagres og benyttes senere. Dynamisk henter ut alle kontakter/kontaktpersoner som oppfyller kriteriene for utvalget, Statisk utvalg gir deg muligheten til å justere listen over treff, ved å fjerne eller legge til kontakter/kontaktpersoner. Dette gjøres i veiviserens steg 4, som bare er tilgjengelig ved statisk utvalg. Åpne lagret utvalg: I veiviserens steg 5 kan du lagre utvalgene dine. Disse utvalgene kan velges fra listen nedenfor, og kjøres på nytt. Legg merke til at du likevel vil gå gjennom veiviseren som om du opprettet et nytt, og justere de ferdigutfylte feltene. Når du velger et utvalg får du oversikt over: Antall treff sist gang utvalget ble brukt: Ved å markere utvalgene fra listen vises det hvor mange kontakter som inngikk i utvalget. Dynamisk/Statisk: Du får også informasjon om det valgte utvalget er dynamisk eller statisk. Klikk Neste Steg 3 - Utvalgskriterier På fanekortet Standard kan du i nedtrekkslisten Utvalgsformular velge mellom flere sett av kriterier. Du kan gjerne sette kriterier i flere utvalgsformular. Alle kriterier du setter vil bli tatt med. Avhengig av hvilket utvalgsformular du velger kan du også styre utvalget i forhold til kontaktpersoner: 23

32 KONTAKTOPPFØLGING Du kan angi hvor mange Kontaktpersoner fra hver kontakt som skal tas med. Dersom du velger flere kontaktpersoner på hver kontakt, vil utvalget lage to instanser av kontakten det gjelder. Setter du utvalgskriterier for Kontaktpersoner, kan du velge at utvalget skal Kun ta med kontakter som har kontaktpersoner som er med i utvalgskriteriene. Kontakter uten kontaktpersoner som oppfyller disse kriteriene vil bli ekskludert fra utvalget, selv om kontakten oppfyller alle andre kriterier. Sett kriteriene for utvalget du skal jobbe med på vanlig måte. Du kan lese mer om Utvalg i eget kapittel i Introduksjonsboken Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg. Tips! For å unngå at kunder som er merket med "ingen utsendelser" blir med i utvalget, bruk avansert utvalg til å holde "ingen utsendelser" kontakter borte fra utvalget. Avansert utvalg setter du her under fanekortet Avansert. Klikk Neste. Steg 4 Sette utvalg på kontakter/kontaktpersoner Dette steget vises bare ved kjøring av Statiske utvalg, og viser en liste over alle kontakter og kontaktpersoner som inngår i utvalget. Listen kan justeres på følgende måter: Legg til kontakt: Klikk denne knappen og velg en ny kontakt fra listen. Legg merke til at kontaktpersoner ikke blir inkludert i utvalget, selv om du har valgt dette i steg 2. Ønsker du kontaktpersoner for hver kontakt må du velge Legg til kontaktperson. Legg til kontaktperson: Klikk denne knappen og velg en ny kontaktperson fra listen. Kontaktpersonen med tilhørende kontakt vil nå inkluderes i utvalget. 24

33 KONTAKTREGISTERET Fjern fra utvalget: Merk avmerkingsboksen til høyre for kontaktene du ønsker å slette og klikk Slett. Klikk Neste. Steg 5 - Lagre utvalg Dette steget vises bare ved Avansert utvalg i Steg 1. Skal du kjøre dette utvalget regelmessig lønner det seg å lagre utvalget. Om du har justert et tidligere lagret utvalg, men fremdeles ønsker å kjøre det gamle utvalget, kan du Lagre som ny. Velg Lagre eller Lagre som ny om du har justert et tidligere lagret utvalg. Gi utvalget et Navn og en Beskrivelse som hjelper deg å finne utvalget om du skal kjøre det senere fra steg 1. Utvalget skal kun brukes av meg er relevant dersom dere er flere brukere av programmet. Det lagrede utvalget vil da ikke være tilgjengelig i listen for andre brukere enn deg selv. Klikk Neste Steg 6 - Hva vil du gjøre med utvalget Gjør et valg og klikk Fullfør for å gjennomføre handlingen. Du kan endre statusfelt/annen kontaktinformasjon, legge til eller ta bort gruppefelt eller egendefinerte felt. Endre statusfelter/annen kontaktinformasjon: Her kan du endre på fellesverdier eller innstillinger for ditt utvalg av kunder og leverandører. Under fanekortet Felles verdier kan du endre vår referanse, status, bransje, kategori, avdeling, sette kontakten inaktiv eller velge at kontakten ikke lenger skal få utsendelser (merker av for Ingen utsendelser på fanekortet Annet på kontaktkortet). I Innstillinger for kunde kan du endre forretningsvilkårene for kunde, som eksempelvis betalingsvilkår, leveringsvilkår, leveringsform, påminnelser, kredittsperre mm. Innstillingene endres på kontaktkortet under fanekortet Innstillinger. Tilsvarende kan du i Innstillinger for leverandør endre forretningsvilkårene for leverandør. Innstillingene endres på kontaktkortet under fanekortet Innstillinger. Legg til/fjerne gruppefelter Du får her opp et vindu der du kan se alle tilgjengelige grupper. Du legger til eller tar bort gruppefelter ved å markere aktuell gruppe i ruten Disponible og klikke på pilknappen. Da flyttes gruppen over til ruten Valgte. Legg til/endre eller fjerne egendefinerte felt: Velg først om du vil legge til/endre, eller fjerne. For å vedlikeholde egendefinerte felt velger du felttype i nedtrekkslisten som kommer opp, og deretter hvilken verdi du vil endre/legge til. Du kan kun vedlikeholde ett egendefinert felt av gangen ved hjelp av denne veiviseren. Vil du fjerne et egendefinert felt helt velger du aktuelt felt fra felttype i nedtrekkslisten. Klikk Neste. 25