SuperOffice Sales & Marketing

Transkript

1 KOM I GANG SuperOffice Sales & Marketing

2 Innhold Navigatoren... 1 Søkemuligheter i SuperOffice Sales & Marketing... 2 Generelle knapper... 6 Konfigurere kolonner... 6 Preferanser... 8

3 Navigatoren Du flytter deg mellom hoveddelene i SuperOffice Sales & Marketing ved hjelp av navigatoren. Navigatoren finner du helt til venstre i hovedskjermbildet. Den inneholder følgende knapper: Kontakt: Går til Kontakt-bildet, som er ditt vindu mot databasen som inneholder alle dine kontakter. Dagbok: Går til Dagbok-bildet, som er en slags avansert almanakk. Salg: Går til Salg-bildet, som inneholder informasjon om alle salgene. Prosjekt: Går til Prosjekt-bildet, som inneholder informasjon om ulike prosjekter. Utvalg: Går til Utvalg-bildet, der du kan legge kontakter, prosjekter, salg, dokumenter, produkter og oppfølginger du arbeider mye med, i egne utvalg. Innboks: Går til innboksen din, der du kan lese og svare på innkommende meldinger og arkivere kommunikasjonen med dine kontakter. Rapporter: Går til Rapporter-bildet. I denne rapportgeneratoren finner du et sett standardrapporter som du kan bruke til å skrive ut rapporter basert på data fra SuperOffice Sales & Marketing. Travel: Starter lokal oppdatering. Knappen vises bare hvis du har tilgang til Travel-funksjonene. Verktøy: Åpner en meny som gir deg tilgang til eksterne applikasjoner og nettsider. Hvilke elementer du får tilgang til, defineres i SuperOffice Administration. Merk: Hvis du klikker på navnet på knappene i navigatoren, kan du blant annet søke, velge fra historikkliste og/eller gå direkte til aktuelle visninger. Knapperaden er raden med knapper som vises helt nederst i hovedskjermbildet. Knappene er relatert til funksjoner som brukes ofte, slik at disse er lett tilgjengelige uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du befinner deg. Du kan selv konfigurere hvilke knapper du vil vise, og i hvilken rekkefølge du viser dem. Selve knapperaden inneholder som standard følgende knapper: Knapp Funksjon Avtale: Klikk her hvis du vil registrere en avtale. 1

4 Oppgave: Klikk her hvis du vil registrere en oppgave. Samtale: Klikk her hvis du vil registrere en telefonsamtale. Notat: Klikk her hvis du vil legge til en merknad i form av en lapp. E-post: Klikk her hvis du vil skrive en e-postmelding. Skriv: Klikk her hvis du vil opprette et dokument. Helt til høyre på knapperaden finner du tre hovedknapper som er knyttet til globale funksjoner i SuperOffice Sales & Marketing. Knapp Funksjon Finn: Denne knappen åpner dialogboksen Finn, der du kan søke etter kontakter, salg, prosjekter, utvalg, oppfølginger (omfatter samtaler, avtaler og oppgaver), produkter eller dokumenter. Hvilke søkemuligheter som vises, er avhengig av det aktive bildet. Utskrift: Brukes til å skrive ut for eksempel aktiv kontakt, aktivt utvalg, aktivt prosjekt, aktivt salg eller aktiv oppfølging. Ny: Åpner et tomt bilde der du kan registrere for eksempel kontakter, salg, utvalg, prosjekter og oppfølginger, avhengig av hvilket bilde du er i. Søkemuligheter i SuperOffice Sales & Marketing I SuperOffice Sales & Marketing finnes det flere forskjellige søkemuligheter: Hvis du klikker på Finn-knappen på knapperaden, åpner du dialogboksen Finn, der du kan søke etter kontakter, kontaktpersoner, prosjekter, utvalg, salg, produkter, oppfølginger og dokumenter. Du kan bruke hurtigsøk, historikklisten og søkeknappen ( ) til å søke etter kontakter, salg, prosjekter og utvalg. Du kan bruke fritekstsøk og søke etter tekst som brukerne har lagt inn i SuperOffice Sales & Marketing. Når du skal søke etter kontakter, prosjekter, utvalg, oppfølginger, salg eller dokumenter i SuperOffice Sales & Marketing, bruker du dialogboksen Finn. 2

5 1. Klikk på Finn-knappen på knapperaden eller trykk på Ctrl+F. Du kan også åpne dialogboksen Finn ved å klikke på symbolet, som du finner bak mange forskjellige felt rundt omkring i SuperOffice Sales & Marketing. 2. Velg først ønsket fane avhengig av hva du vil søke etter: Kontakt, Prosjekt, Utvalg, Salg, Oppfølging, Dokument eller Produkt. 3. Dialogboksen Finn inneholder forhåndsdefinerte søkekriterier, eller søkekriteriene du brukte sist gang. Hvis du vil bruke noen av disse, merker du av i avmerkingsboksen foran 3

6 dem. eller Hvis du vil legge til nye søkekriterier, klikker du på knappen Legg til. Det legges til en ny linje i kriterielisten. 4. Velg feltet du vil søke etter informasjon i, i den første listeboksen på linjen. Her kan du for eksempel velge Kontaktperson og Etternavn hvis du skal søke etter kontaktpersoner, eller Prosjekt og Arrangementsdato hvis du skal søke etter prosjekter. Det finnes forskjellige typer felt. Tekstfelt Når feltet du skal søke i, er et tekstfelt (for eksempel et navnefelt), søkes det etter tekst eller tall som du selv angir. Du kan velge blant alternativer som Er lik, Er ikke lik, Begynner med, Inneholder, Inneholder ikke, osv. Velg ett av disse alternativene, og skriv deretter inn søkekriterier i tekstfeltet til høyre. Ja/Nei-felt Hvis feltet du skal søke i, er et Ja/Nei-felt, vises det to alternativknapper. Du kan velge mellom Ja og Nei. Datofelt Hvis feltet du skal søke i, er et datofelt, vises det en listeboks med alternativer som Før, Etter, Er lik, Mellom, Neste måned, osv. Velg ønsket alternativ. Avhengig av hva du har valgt, fylles feltet lengst til høyre på linjen automatisk ut med en dato eller et datoområde, eller du skriver inn ønsket dato. Du kan også velge en dato i kalenderen som vises når du klikker på pilknappen ( ). Tallfelt Hvis feltet du skal søke i, inneholder tallverdier, for eksempel feltet [Beløp] i Salg-bildet, vises det en listeboks med alternativer som = (er lik), > (større enn), < (mindre enn), >= (større enn eller lik), < > (er ikke lik) osv. Velg ønsket alternativ, og skriv inn ønsket tallverdi i tekstfeltet til høyre. Listefelt Hvis feltet du skal søke i, er et felt som inneholder lister, for eksempel feltet Bransje i Kontakt-bildet, vises det en listeboks med alternativene Er en av og Er ikke en av. 4

7 Lengst til høyre på linjen vises koblingen Klikk her for å velge fra listene. Klikk på denne for å åpne en dialogboks med de aktuelle listevalgene. I dialogboksen finner du to ruter. I ruten til venstre finner du verdiene du kan velge mellom, og i ruten til høyre vises verdiene du har valgt. Klikk på OK for å lagre valget, lukke dialogboksen og gå tilbake til kriterielisten i dialogboksen Finn. 5. Velg verdier for søkekriteriene i de neste feltene på linjen. 6. Du kan klikke på Legg til under kriterielisten på nytt for å angi flere søkekriterier. Da legges det til en ny linje i kriterielisten, og du gjentar trinn 4 og 5. Angir du flere søkekriterier, søkes det etter oppføringer som oppfyller alle kriteriene samtidig. 7. Når du har angitt og aktivert de søkekriteriene du ønsker, klikker du på Finn-knappen eller trykker på Enter. 8. Alle resultatene som samsvarer med søkekriteriene du har angitt, vises nederst i dialogboksen Finn. Arbeide med søkeresultater Når du har fulgt fremgangsmåten ovenfor og det vises søkeresultater nederst i dialogboksen Finn, har du flere muligheter: Åpne oppføringen Hvis du vil åpne en av oppføringene, kan du merke den og klikke på OK-knappen. Du kan også dobbeltklikke på den: Hvis du f.eks. dobbeltklikker på en kontaktperson, vises detaljkortet Kontaktperson med den aktuelle kontaktpersonen markert. Dialogboksen Finn lukkes. 5

8 Vis i hovedvindu Hvis du merker av for dette alternativet og merker et treff i resultatlisten, vises den aktuelle oppføringen i hovedvinduet bak dialogboksen Finn. Informasjonen vises på litt forskjellige måter, avhengig av typen treff: For kontakter, utvalg, prosjekter og salg vises kontakt-, utvalgs-, prosjekteller salgskortet for den aktuelle oppføringen. For kontaktpersoner vises kontakten som kontaktpersonen er tilknyttet, og detaljkortet Kontaktpersoner åpnes. For dokumenter og oppfølginger vises kontakten eller prosjektet som dokumentet eller oppfølgingen er tilknyttet, og detaljkortet Aktiviteter åpnes. For produkter vises salget som produktet er tilknyttet, og detaljkortet Tilbud åpnes. Generelle knapper De generelle knappene går igjen i hele SuperOffice Sales & Marketing. Noen av dem finner du i hovedskjermbildet, og noen finner du i de ulike dialogboksene. Knapp Funksjon Klikk her for å åpne søkevinduet. Klikk her for å velge et telefonnummer du vil ringe til. Klikk på en pilknapp for å åpne og lukke en listeboks. Klikk her for å åpne en meny som inneholder relevante oppgaver i forbindelse med dialogboksen. Konfigurere kolonner Du kan tilpasse listene i SuperOffice Sales & Marketing til å vise akkurat den informasjonen du har behov for. Du kan endre hvilke kolonner som vises, samt rekkefølgen på dem, på følgende steder: detaljkortene Kontaktpersoner, Relasjoner, Prosjekter, Aktiviteter og Salg i Kontakt-bildet detaljkortene Aktiviteter og Salg i Dagbok-bildet detaljkortet Aktiviteter og Interessenter i Salg-bildet detaljkortene Prosjektdeltakere, Aktiviteter og Salg i Prosjekt-bildet detaljkortet Kontakter i Utvalg-bildet I skjermbildet nedenfor har vi for eksempel valgt å vise kolonnen Mobilnr. før Direktenr. 6

9 Slik gjør du det: 1. Gå til detaljkortet du ønsker å endre kolonnevisningen i. 2. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og velg Konfigurer kolonner. Fanen Kolonner i dialogboksen Tilpass vises. 3. Utfør ønskede endringer i kolonnene på følgende måte: Legge til kolonner: Merk kolonnene du vil legge til, i ruten Tilgjengelige kolonner, og klikk på pil høyre ( ) for å flytte dem over i ruten Valgte kolonner. Fjerne kolonner: Merk kolonnene du vil fjerne, i ruten Valgte kolonner, og klikk på pil venstre ( ) for å flytte dem over i ruten Tilgjengelige kolonner. Merk: Kolonner med rød skrift er obligatoriske og kan ikke fjernes. Endre rekkefølge på kolonnene: Merk kolonnen du vil flytte mot venstre eller høyre i visningen, i ruten Valgte kolonner, og klikk på enten pil opp ( ) eller pil ned ( ). 4. Klikk på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Tilpass. Hvordan får jeg tilbake det opprinnelige kolonneoppsettet? Hvis du vil tilbakestille kolonneoppsettet ditt til det opprinnelige oppsettet, kan du gjøre følgende: i. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og velg Konfigurer kolonner. Fanen Kolonner i dialogboksen Tilpass vises. ii. iii. Klikk på Tilbakestill nederst i ruten Valgte kolonner. Det opprinnelige kolonneoppsettet vises. Klikk på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Tilpass. 7

10 Preferanser Du kan selv angi en rekke innstillinger for ulike deler av SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel antall elementer som skal vises i historikklisten, og hvilken valuta du skal bruke for salg. Alle preferanseinnstillinger blir definert i SuperOffice Administration, men noen av disse kan endres i SuperOffice Sales & Marketing av hver enkelt bruker. Slik endrer du en eksisterende preferanse 1. Velg Rediger > Preferanser. Dialogboksen Preferanser vises. 2. Merk ønsket preferanse blant alternativene til venstre, og angi ønskede innstillinger i vinduet til høyre. 3. Gjør ønskede endringer, og klikk på Lagre for å lagre endringene og lukke dialogboksen Preferanser. Hvis du ikke vil lagre endringene likevel, klikker du på Avbryt. Hvilke alternativer inneholder dialogboksen Preferanser? Standardverdier Dagbok Funksjoner E-post Salg Sortering System Her angir du standardverdiene i SuperOffice Sales & Marketing, det vil si verdiene som vises som standard i ulike dialogbokser og felt. Her kan du blant annet angi standardbransje for ny kontakt, standard varighet på oppfølginger, standardmal for utgående dokument og mye annet. Her angir du standardinnstillinger for dagbok og avtaler, for eksempel standard starttidspunkt for arbeidsdagen og varighet på alarmer. Her angir du ulike generelle innstillinger og funksjoner, blant annet kan du velge om du vil vise Dagens Tips når du starter SuperOffice Sales & Marketing (Vis tips ved oppstart). Her angir du innstillinger som har med e-post- og faksfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing å gjøre, for eksempel hvilken e-postklient som er installert. Her angir du innstillinger som har med salgsfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing å gjøre. Her angir du hvordan medarbeidere, lister og kontaktpersoner skal sorteres, for eksempel om medarbeidere skal sorteres på etternavn. Her angir du systeminnstillinger som hjemland, egen valuta og standard dokumentarkiv. 8

11 Travel Visuelle effekter Her angir du innstillinger for Travel-funksjonen i SuperOffice Sales & Marketing. Her angir du innstillinger for visuelle effekter, for eksempel hvor mange elementer historikklisten skal inneholde (Antall elementer i historikklisten) eller om du vil ha søndag som første ukedag. 9