Brukerveiledning Callstream. Telcom Europe

Transkript

1 Brukerveiledning Callstream Telcom Europe Copyright 2006

2 Innholdsfortegnelse Innledning... 2 Hovedvinduet Verktøylinje Samtale vindu... 4 Ikoner... 4 Kolonner Internnummer søk vindu Snarveier Direktevalgsvinduet Holdt vindu... 6 Samtale håndtering... 7 Besvare og sette over... 7 Sette over ved å taste nummer... 7 Sette over ved å søke... 7 Sette over uten spørreanrop... 8 Sette over ute å svare... 8 Sette over ved klikk og dra... 8 Ringe ut... 8 Ringe til en som finnes på knapp... 8 Ringe til en kontakt... 9 Ringe til vilkårlig nummer... 9 Veksle mellom samtaler... 9 Ubesvarte anrop... 9 Send E-post...10 Sende E-post til internbruker Sende E-post under samtale Sende E-post til kontakt Kontakter...11 Ikoner Kontaktkortet Dette dokumentet utgis av Telefonselskapet AS uten videre ansvarsforpliktelse. Forbedringer og endringer på grunn av trykkfeil, ufullstendig informasjon eller forbedringer av programvare og/eller utstyr kan foretas av Telefonselskapet AS når som helst og uten varsel. Slike endringer vil imidlertid bli tatt med i nye utgaver av dokumentet. Copyright 2006 Telefonselskapet AS Engene Drammen Postboks 505, Brakerøya 3002 Drammen Tlf. : Faks: marked@telefonselskapet.no Callstream R7.0 Telefonselskapet 09/2006 i

3 Innledning Gratulerer med ditt nye Callstream sentralbord. Dette er et program som flytter en del av telefonen inn i på din PC. Programmet kan vise om en bruker er opptatt eller ledig i telefon og avhengig av teknisk løsning vise om dine medarbeidere er opptatt i møte, på reise osv. Denne brukerveiledningen er ment for den som bruker sentralbordet. Se kokebok for Callstream for tilpasninger og installasjon av programmet. Det vil være en stor fordel å bruke hodesett sammen med programmet. Denne brukerveiledningen forutsetter bruk av hodesett. Hovedvinduet Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/2006 2

4 1 Verktøylinje Verktøylinjen er plassert øverst i programmet og har ikoner som er forklart under. Hvilke ikoner som det er lov å klikke på indikeres ved at de er farget. De som til enhver tid ikke har noen funksjon er grå. Ikonet som er merket er den funksjonen som gjelder når Enter knappen trykkes. Under vises at Spørreanrop vil bli utført dersom Enter trykkes. Funksjonene kan også nås med den funksjonsknappen som de er merket med. Besvar innkommende anrop. (F2) Videresend anropet uten å svare. (F3) Blir aktivt når du har besvart et anrop. Trykkes for å foreta et spørreanrop. (F4) Blir aktivt når du har besvart et anrop. Trykkes for å parkere samtalen på egen telefon. Samtalen flyttes over til Samtaler holdt vinduet. (F5) Sett over uten å gjøre et spørreanrop først. (F6) Avslutt samtale. (F7) Ta tilbake samtale som er satt på hold. (F8) For å overføre en samtale. Trykkes etter spørreanrop. (F9) Veksle mellom to eller flere samtaler. (F10) Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/2006 3

5 Editer eller søk i kontakter. (F11) Klikkes på for å ringe ut. Tast inn nummeret og trykk Enter. (F12) Alternativer i programmet Viderekople egen telefon. Fungerer ikke på sentralbord Blinker om Telefonen har ringt og anropet ikke er besvart For å sende en E-post 2 Samtale vindu Ikoner I dette vinduet vil de samtaler vises. Det vises innringers nummer. Navn vil også vises dersom det er kjent. Ikoner vil vise hvilken linje du er i samtale med. I samtale (Rød) Ringer inn (Grønn) Ringer ut (Blå) Kolonner Informasjon om innringer er sortert i kolonner. Hvilke kolonner som skal vises og plassering av disse kan endres i verktøy menyen. Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/2006 4

6 Telefon: Telefonnummeret til innringer Navn: Navnet til innringer dersom dette er kjent Ringetid: Hvor lenge har det ringt i telefonen før svar Varighet: Hvor lenge har samtalen vart 3 Internnummer søk vindu Her kan det søkes etter navn eller nummer. Ved innkommende anrop kan du søke etter personen ved å skrive navnet i Søk feltet. Ved treff vil knappen endre farge til rosa. Du kan da ringe til den personen ved å trykke Enter. Kan kun brukes i sammenheng med et innkommende anrop. 4 Snarveier Snarveier til de forskjellige grupper av internnummer. En telefon kan være medlem av flere grupper. Hvem som er medlem i de forskjellige gruppene bestemmes sentralt. Velg gruppen og høyreklikk på ikon for å bestemme at denne snarveien skal være standard snarvei. Standard snarvei er den gruppen som vises når programmet startes. Siste er et valg som kun gjelder ved innkommende besvarte anrop. De siste internnummer som det er satt over til vises her. Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/2006 5

7 5 Direktevalgsvinduet Her vises om en telefon ringer, er opptatt, viderekoblet osv. Det gis ekstra informasjon om du peker på knappen. Knappene er sortert etter nummer. Se ikoner under: Telefonen er ledig Telefonen ringer Telefonen er opptatt i utgående intern samtale Telefonen er opptatt med innkommende internt anrop Telefonen er opptatt i ekstern utgående samtale Telefonen er opptatt i ekstern innkommende samtale Telefonen er viderekoblet Telefonen er satt i Ikke forstyrr 6 Holdt vindu Holdt vindu er vindu til høyre for Samtale vindu. Samtaler som er satt på hold vil flytte seg over dit. Informasjon om innringer vises på samme måte som i Samtalevindu. Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/2006 6

8 Samtale håndtering Callstream har en funksjon som vi kaller intelligent tastatur. Når det ringer inn vil programmet anta at du ønsker å besvare anropet. Ikonet Svar er da merket. Anropet kan da besvares ved å trykke Enter. Når anropet er besvart vil programmet anta at du ønsker å foreta et spørreanrop. Spørre knappen vil da merkes. Slik vil det fortsette slik at å sette over et innkommende anrop vil kunne gjøres ved å taste Enter for hver ny handling. Om du for eksempel ønsker å legge på i stedet for å sette over må du velge F7. Legg på. Besvare og sette over Innkommende anrop vises som under. Anropet kan besvares ved å klikke på svar ikonet eller ved å taste F2. Legg merke til at Svar knappen er merket. Anropet kan besvares ved å trykke ENTER. Før svar er samtalen merket med grønt ikon. Ved besvart endres ikonet til rødt. Sette over ved å taste nummer Anropet er besvart Tast det nummeret du ønsker å sette over til. Trykk F4(Spørreanrop) Trykk F9 for å overføre. Trykk Enter for å legge på Sette over ved å søke Anropet er besvart Skriv inn navnet til den du vil sette over til i søkefeltet. Når navnet er merket kan du gjøre et spørreanrop ved å taste Enter. Sett over ved å taste Enter en gang til. Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/2006 7

9 Trykk Enter for å legge på. Sette over uten spørreanrop Samtaler kan settes videre uten å bruke spørreanrop. Denne funksjonen kalles Blind overføring. Merk den samtalen du vil sette over. (Dersom den ikke er merket). Trykk F6. Tast inn telefonnummeret du vil sette over til. Trykk Enter. Samtalen blir satt over. Trykk Enter for å legge på. Sette over ute å svare Samtaler kan settes videre uten å svare først. Dette er spesielt nyttig ved stor trafikk. Merk den samtalen du vil sette over uten å svare. Trykk F2. Tast inn telefonnummeret du vil sette over til. Trykk Enter. Samtalen blir satt over. Trykk Enter for å legge på. Sette over ved klikk og dra Det er mulig å sette over samtaler ved å merke innkommende samtale og dra den til den knappen du vil sette over til. Denne funksjonen kan brukes før og etter svar. Ringe ut Du kan ringe ut fra PC tastaturet Ringe til en som finnes på knapp Høyreklikk på knappen. Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/2006 8

10 Velg Ring. Velg det nummer du vil ringe til. Det er mulig å ringe til 4 forskjellige telefoner. Ringe til en kontakt Tast F11 eller klikk på Kontakter ikonet. Søk og ring til kontakten. Se kapitelet Kontakter for mer detaljer. Ringe til vilkårlig nummer F12 (En dialogboks vises). Tast inn nummeret til den du vil ringe. Tast Enter. Samtalen avsluttes ved å klikke på Legg på eller ved å taste F7. Veksle mellom samtaler Spørreanrop og veksling er når du vil konsultere en annen under samtale eller ønsker å melde fra hvem du setter over. Du står i samtale. Klikk spørreanrop. Tast nummeret til den du ønsker å konsultere. Du kan veksle mellom samtalene ved å trykke F10 eller ved å dobbeltklikke på den samtalen du ønsker å veksle til. Merk at parkerte samtaler flyttes over til Samtaler på Hold vinduet. Det er mulig å ha flere samtaler på hold til samme tid. Ubesvarte anrop Programmet lagrer ubesvarte samtaler. Klikk Tapt Du kan ringe tilbake til de som ikke har fått svar ved å merke samtalen og klikke på telefonsymbolet. Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/2006 9

11 Send E-post Du kan sende E-post fra programmet. Sende E-post til internbruker Høyreklikk på den du vil sende en e-post til. Velg Send E-post. Du får opp et skjema og legger inn emne og meldingstekst. Sende E-post under samtale Høyreklikk på den du vil sende en e-post til. Velg Send E-post. Du får opp et skjema med nummeret til innringer og klokkeslett ferdig utfylt. Sende E-post til kontakt Søk opp ønsket kontakt og klikk på E-post ikonet. Se også Kontakter under. Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/

12 Kontakter Programmet kan bruke sin egen database for kontakter, eller benytte Outlook. Programmet søker i disse kontaktene for å vise navnet til innringer. Det er også mulig å søke i kontakter og ringe ut eller sende en E-post. Kontakter nåes ved å klikke på Kontakt ikonet eller ved å taste F11. En kontakt kan være felles, tilknyttet gruppe eller personlig. Dette velges når kontakten opprettes og kan siden endres. Det er også mulig å importere kontakter. Kontakt systemansvarlig. Ikoner Oppretter ny kontakt Endrer kontakt Sletter en eksisterende kontakt Ring til kontakt. Klikk pilen for å velge en annen telefon enn default telefon Send en E-post til kontakt Ring til vilkårlig telefonnummer Henter alle kontakter på nytt Legg til et notat om kontakten Søk etter en kontakt. Det kan søkes på navn, telefonnummer og firma Lukker Kontakt vinduet Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/

13 Kontaktkortet De fleste felt er selvforklarende. Den telefonen som er merket som default er den telefonen som velges når du trykker Ring på verktøylinjen. Under Type kan det velges om kontakten skal være felles, kun en gruppe eller personlig. Telcom Europe Brukerveiledning Callstream 7.0 Telefonselskapet 09/