Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop

Transkript

1 Mamut Business Software Introduksjon Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop Versjon 14 MBS.BKL.EB.NO

2 Introduksjon INTRODUKSJON Mamut arbeider alltid med å forbedre standarden og øke funksjonaliteten som følger med Mamut Business Software, basert på tilbakemeldinger fra kundene. Derfor lanseres nye versjoner av programvaren med jevne mellomrom som inneholder ny og forbedret funksjonalitet. Denne dokumentasjonen omtaler funksjonalitet i Eksternbeta-versjonen. Tekstene er under utarbeidelse. Ingen prosedyrer er beskrevet i dette utdraget, men konseptet bak hver nyhet og plasseringen skal være dekket. Funksjonaliteten er beskrevet slik den fremstår når programmet kan installeres. Legg merke til at funksjonaliteten og dets virkemåte kan bli endret eller tatt ut før lanseringen. Det kan også være din lisens ikke har all omtalt funksjonalitet. Når du registrerer lisensnummeret ditt, vil den funksjonaliteten du har lisens for bli tilgjengelig for deg. Finner du ikke funksjonaliteten beskrevet, bør du altså gå ut fra at dette ikke er inkludert i din lisens. Ønsker du mer informasjon om større versjoner, ta kontakt med oss på telefon eller via e-post: mail@mamut.no. En del av punktene som beskriver funksjonalitet inneholder en referanse til hvordan du finner funksjonaliteten. Eksempel: Vis - Aktiviteter - Aktivitetsliste. Dette betyr at du må klikke Vis i menyen, peke til Aktiviteter og velge Aktivitetsliste for tilgang til funksjonene som er beskrevet. Når du installerer en ny versjon av programmet, vil du også motta oppdatert hjelp. Du kan åpne hjelpen ved å trykke [F1] på tastaturet når du står i et vindu, og informasjon om programvinduet vil vises. Du kan også bruke nettbasert hjelp, som nå er tilgjengelig fra programmet og inkluderer den mest oppdaterte informasjonen om betaversjonen av programmet du arbeider i. På våre nettsider kan du søke etter informasjon i artikler som kontinuerlig oppdateres og legges til. Basert på tilbakemeldinger fra kunder, publiserer vi svar på spørsmålene som oftest mottas av Mamut Supportsenter (FAQ-er). Du kan gjøre et artikkelsøk på Installasjonsdokumentasjon finner du på våre nettsider på Denne dokumentasjonen omtaler funksjonalitet i Eksternbeta-versjonen. Tekstene er under utarbeidelse. Funksjonaliteten er beskrevet slik den fremstår når programmet kan installeres. Legg merke til at funksjonaliteten og dets virkemåte kan bli endret eller tatt ut før lanseringen. Det kan også være din lisens ikke har all omtalt funksjonalitet. All Beta-informasjon er gitt i henhold til kontraktsvilkårene for testing av programvare fra Mamut ASA. Les mer i tilsendt informasjon "Kontraktsvilkår mellom Betatester og Mamut ASA" Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. 1

3 Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop NYHETER I MAMUT BUSINESS SOFTWARE VERSJON 14.0 Kundeoppfølging Kontaktmodulen Utelat kontaktpersoner fra masseutsendelser I kontaktpersonkortet kan du nå velge Ingen utsendelser på kontaktpersonen i tillegg til kontakten. Når du angir filtre i forbindelse med en planlagt utsendelse, kan du på denne måten forhindre at du sender informasjon til kontaktpersoner som ikke ønsker å motta utsendelser. For kontaktpersoner som ikke ønsker å motta slik informasjon (f.eks. tilbud og reklame fra deg), kan du enkelt bare merke av for Ingen utsendelser som du finner ved å gå til Vis - Kontakter - Kontaktpersoner - Annen info. Begrens visning av kontakter i kontaktlisten I kontaktlisten kan du nå velge å vise et gitt antall kontakter. Funksjonen er tilgjengelig dersom du har over 500 kontakter registrert i systemet. Gå direkte til brukerinnstillinger og firmainnstillinger fra kontakt Du har nå tilgang til både Brukerinnstillinger og Firmainnstillinger fra kontaktkortet via pilknappen ved siden av knappen Brukerinnstillinger. Prosjektmodulen Prosjekt og aktivitet åpner i den sist brukte status I prosjektmodulen har to innstillinger blitt endret for å forbedre brukervennligheten av modulen. Når du åpner prosjektmodulen, husker programmet den statusen som du arbeidet med sist modulen var åpen. I fanekortet Aktivitet i prosjektmodulen vil i tillegg den siste aktivitetsstatusen bli husket og forhåndsvalgt på dette fanekortet. Aktivitet- og prosjektkortene Fjern kobling til et dokument fra aktivitet og prosjekt Fanekortet Dokumenter i aktivitet- og prosjektkortene inneholder nå en funksjon for å fjerne koblingen til et dokument. Klikk ikonet Slett link dersom du ønsker å fjerne koblingen mellom aktiviteten/prosjektet og dokumentet, uten å slette selve dokumentet. Gå direkte til brukerinnstillinger og firmainnstillinger fra aktivitet Du har nå tilgang til både Brukerinnstillinger og Firmainnstillinger fra aktivitetskortet via pilknappen ved siden av knappen Brukerinnstillinger. 2

4 Nyheter i Mamut Business Software versjon 14.0 Aktivitetsliste Nytt søkefelt for Aktivitetsnummer i aktivitetslisten Aktivitetslisten tilbyr nå en enklere måte å søke etter aktiviteter på, ved å bruke aktivitetsnummer. Søkefeltet Aktivitetsnr. er tilgjengelig i søkevinduet som du åpner ved å klikke på Søk-knappen på verktøylinjen i aktivitetslisten. Gå direkte til brukerinnstillinger og firmainnstillinger fra aktivitetslisten Du har nå tilgang til både Brukerinnstillinger og Firmainnstillinger fra aktivitetslisten via pilknappen ved siden av knappen Brukerinnstillinger. Høyreklikk i dokumentlisten for å redigere dokumentkortet Det er nå mulig å redigere dokumentkortet direkte fra dokumentet ved å høyreklikke i dokumentet og velge Rediger. Nye sorteringsmuligheter for timeseddelrapporter Det er nå mulig å sortere timeseddelrapporter enten via registrerte timelinjer, etter dato eller etter ansatt. Alternativene er tilgjengelig i nedtrekkslisten Sortering i Rapportmodulen. Støtte for Office 2010 All Office-funksjonalitet, som f.eks. Outlook-integrasjonen og flettedokumenter, vil fungere med den nye versjonen av Microsoft Office. Det er viktig å merke seg at det kun er 32-bit-versjonen av Microsoft Office som støttes. Nettbasert rapportarkiv (Regnskapsbyråer) Det er nå mulig å publisere rapporter og dokumenter fra Mamut Business Software til Mamut Online Desktop. Rapportene og dokumentene vil være tilgjengelig i Mamut Online Desktop, i listen Rapportarkiv. I Mamut Business Software kan du nå publisere rapporter via rapportmodulen under Fil - Skriv ut. Andre dokumenter kan publiseres via Vis - Dokumenter - Dokumentliste. I Mamut Online Desktop finner du rapportene ved å velge Lister - Rapportarkiv. Regnskap og lønn Forbedret Compello-integrasjon Compello-integrasjonen har blitt oppdatert og inkluderer nå flere nye funksjoner. Disse inkluderer støtte for ekstra kostnadsbærere, alternativ for å overføre bilag til bilagsregistrering og mulighet for å overstyre regnskapsperioder på bilag inne i Compello. I tillegg er visningen av bilag byttet ut med en som viser mer detaljert informasjon. 3

5 Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop Nye muligheter for å slå sammen og legge til forsinkelsesrente på Betalingspåminnelser I Regnskapsinnstillinger kan du nå angi om ditt firma vil legge til forsinkelsesrente på betalingspåminnelser, og på hvilke nivåer for betalingspåminnelser som renten skal legges til. I tillegg har du nå mulighet til å velge om du vil opprette separate betalingspåminnelser for hvert nivå, eller om betalingspåminnelser for samme kunde skal slås sammen til én påminnelse, som vil få det høyeste nivået. For å gjøre det enklere å jobbe med rente på betalingspåminnelser, inneholder nå Inn-/Utbetalingsvinduet en ny kolonne som viser forsinkelsesrenten som ble inkludert på påminnelsen. Du kan også velge om kolonnen skal vises i detaljvinduet i Kundereskontro via brukerinnstillingene. For å aktivere denne nye innstillingen går du til Vis - Innstillinger - Regnskap og velger fanekortet Reskontro. Merk først av for alternativet Bedriften sender rentefakturaer til kunder som betaler etter forfall, og klikk Lagre. Klikk deretter på knappen Innstillinger for Bedriften sender betalingspåminnelser til sine kunder. Her merker du av for Legg til rentefakturering på betalingspåminnelser for å aktivere funksjonen for å legge til forsinkelsesrente på betalingspåminnelser. Her kan du dessuten merke av for Slå sammen fakturaer fra en kunde til én påminnelse med det høyeste nivået dersom du ønsker at betalingspåminnelser skal slås sammen. Merker du ikke av her, vil det opprettes separate betalingspåminnelser for hvert nivå. Lengre kontonumre i Kontoplan Det er nå mulig å velge å bruke 7-sifrede kontonumre i kontoplanen (Vis - Regnskap - Kontoplan). Innstillingen for dette finner du ved å gå til Vis - Innstillinger - Regnskap. Advarsel før overføring fra Kundereskontro til hovedbok Før en betaling overføres via Inn-/Utbetaling-knappen fra Kundereskontro eller Leverandørreskontro til Hovedbok, vil en advarsel vises. Du har mulighet til å deaktivere denne meldingen direkte i advarselsvinduet eller via fanekortet Generelt under Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Kundereskontro/Leverandørreskontro. Forbedret bankintegrasjon Remitteringsveiviseren for elektronisk betaling til bank har blitt forbedret i Mamut Business Software versjon Den er nå lettere å bruke, og du kan f.eks. vise kreditnotaer som ikke er knyttet til et bilag, og matche dem mot en faktura direkte fra veiviseren. Du finner veiviseren ved å gå til Vis - Regnskap - Leverandørreskontro - Betaling til bank. Funksjonalitet for elektronisk innsending via Altinn er nå tettere integrert Funksjonaliteten Mamut for Altinn, for innsending av regnskapsskjema og lønns- og trekkoppgaver til Altinn (myndighetenes portal for rapportering til det offentlige over Internett), er nå tettere integrert med Mamut Business Software, og trenger ikke å installeres som et separat program. Funksjonsmåten for brukeren er endret, slik at data nå sendes direkte til arbeidsområdet i Altinn, og brukeren må logge seg inn på Altinn-portalen for å redigere og godkjenne (signere) skjemaet. Fra ditt Mamut-program vil du enkelt kunne vise en liste over innsendte skjemaer og status for hvert enkelt skjema. Før du kan ta i bruk funksjonaliteten, må du legge inn fagsystem ID og passord for Altinn i programmet ved å gå til Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Altinn. Oversikten over innsendte skjema finner du ved å gå til Vis - Lønn/Regnskap - Skjemaer sendt til Altinn. Vinduet vil også åpnes automatisk etter at du har sendt inn et skjema. 4

6 Nyheter i Mamut Business Software versjon 14.0 Nytt filformat for rapportering av lønnsdata til pensjonsleverandører I forbindelse med Obligatorisk Tjenestepensjon og innrapportering av lønnsdato vedtok Finansnæringens Hovedorganisasjon (FNH) en bransjenorm for elektronisk rapportering av lønnsdata som anbefales brukt av pensjonsleverandører. Dette formatet er nå tilgjengelig i denne versjonen, og kan velges ved å gå til Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Lønn - fanekortet Tjenestepensjon, og velge Bransjenorm - FNH (XML) i nedtrekkslisten Filformat. Du bør sjekke om formatet har blitt implementert hos din pensjonsleverandør før du tar det i bruk. Nye innstillinger for lønnsmodulen Det er lagt til nye firmainnstillinger for lønn. Du kan nå angi at trekkoder med beløp = 0 ikke skal tas med på Lønns- og trekkoppgaven, og du kan velge om du vil at lønnslinjer skal sorteres etter lønnsartnummer ved lagring i Lønnsregistrering. Du finner disse innstillingene ved å gå til Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Lønn - fanekortet Andre innstillinger. Systemforbedringer Oppdatering fra Mamut Business Software versjon 11 Det er ikke mulig å oppdatere fra Mamut Business Software versjon 11 til versjon 14. Dersom du benytter versjon 11, må du først oppdatere til versjon 12. Du kan se hvilken versjon du har installert ved å velge menyen Hjelp - Om. Se etter oppdateringer Fra og med Mamut Business Software versjon 14.0 vil du motta en melding når en ny versjon av programmet blir gjort tilgjengelig. Denne meldingen vil vises når programmet startes opp og vil angi om oppdateringen til den nye versjonen er anbefalt eller påkrevd. Det er også mulig å sjekke om det finnes oppdateringer til programmet via Hjelp - Om - Se etter oppdateringer. Tilbakekopiere sikkerhetskopi under førstegangs oppstart Det er nå mulig å tilbakekopiere en sikkerhetskopi i veiviseren for førstegangs oppstart. Dette vil lukke veiviseren, og åpne veiviseren for tilbakekopiering av sikkerhetskopi. Etter at sikkerhetskopien er tilbakekopiert, vil du kunne åpne Mamut Business Software og begynne å jobbe med en gang. Ny versjon av Microsoft SQL Server Mamut Business Software støtter nå Microsoft SQL Server 2008 R2. Fra versjon 14.0 av Mamut Business Software vil Microsoft SQL Server 2008 R2 Express automatisk bli installert når du foretar førstegangsinstallering. Når du oppdaterer din gjeldende versjon av Mamut Business Software, får du mulighet til å oppdatere fra Microsoft SQL Server 2005 Express til Microsoft SQL Server 2008 R2 Express ved å velge Avanserte innstillinger i oppdateringsveiviseren. Les mer om oppdatering av Mamut Business Software og SQL-server i oppdateringsveiledningen som du kan laste ned på 5

7 Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop NYHETER I MAMUT ONLINE DESKTOP VERSJON 3.0 Systemforbedringer Tilgangskontroll i Mamut Online Desktop Det er nå mulig å tildele og/eller fjerne brukertilgang til arbeidsområdet og individuelle funksjoner i Mamut Online Desktop. Tilgangen kan defineres som Full, Lese eller Ingen tilgang. I tillegg kan du tildele Egendefinert tilgang dersom du vil spesifisere hver enkelt tilgangskontroll innen arbeidsområdet. Du kan dessuten tildele/fjerne tilgang for brukere ved å knytte dem til én av seks forhåndsdefinerte tilgangsmaler. Du finner brukertilgangsfunksjonene ved å gå til Brukeradministrasjon. Selve administrasjonen av brukertilgangen må utføres av en superbruker - en bruker med full tilgang til alle deler av systemet. Det må alltid være minst én registrert superbruker i Mamut Online Desktop. Merk! Tilgangskontrollene i Mamut Online Desktop er ikke synkronisert med tilgangskontrollene som er registrert i den lokalt installerte versjonen av Mamut Business Software. Brukertilgangen som defineres i Mamut Online Desktop, vil derfor ikke påvirke noen innstillinger i Mamut Business Software. Dersom du oppgraderer til Mamut Online Desktop versjon 3.0 fra en tidligere versjon, vil brukere som er registrert som Administrator i Mamut Online Desktop automatisk registreres som Superbrukere. Alle andre brukere vil bli registrert med en mer restriktiv tilgangsmal. Dersom du ønsker å tildele en annen tilgangsmal til brukerne, må du gjøre dette manuelt. Antallet Mamut Online Desktop-brukere er begrenset av din lisens. Ny funksjonalitet Salg Det nye arbeidsområdet Salg i Mamut Online Desktop gjør det mulig å opprette nye, redigere og vise eksisterende salgsordrer. Det vil også være mulig å opprette kreditnota og vise faktura i Mamut Online Desktop. Støtte for grunnleggende rapporteringsfunksjonalitet er også tilgjengelig. Alt vil være fullstendig synkronisert med din lokale Mamut Business Software-database gjennom synkroniseringstjenesten til Mamut Business Software. Utstyrsregister Utstyrsregisteret i Mamut Online Desktop gir deg en nettbasert oversikt over utstyret til din virksomhet. Her kan du låne ut og levere tilbake utstyr samt opprette, vise og redigere utstyret ditt på Internett, hvor og når som helst. Registeret passer for alle typer organisasjoner. Det er dessuten integrert med arbeidsområdet Kontakt, og henter derfor informasjon om kontaktene dine og lar deg knytte utstyr til kontakter, samt ha kontroll over hvem som har lånt hva, og hvor lenge utstyret er på utlån. I tillegg kan du varsle kontaktene på e-post når utlånsperioden til utstyret er utløpt eller i ferd med å utløpe. 6

8 Nyheter i Mamut Online Desktop versjon 3.0 Medlemsregister Medlemsregister lar deg organisere og holde oversikt over alle medlemmene i organisasjonen din. Gjennom Medlemsregister kan du registrere nye medlemmer, klassifisere dem i grupper, og legge til gebyr for en gruppe. I tillegg kan du opprette forskjellige gebyrer som vil gjelde for de ulike medlemstypene. Registeret er fleksibelt, og passer for alle typer organisasjoner. edokumenter Med den nye funksjonaliteten edokumenter kan du enkelt utveksle fakturaer elektronisk med andre brukere av Mamut Online Desktop i Skandinavia. Når du mottar fakturaer som edokumenter, kan informasjonen importeres direkte til regnskaps- og/eller innkjøpsmodulen i Mamut Business Software med bare noen få klikk. Funksjonaliteten er enkel og effektiv, og vil redusere tid brukt på distribusjon av dokumenter, og redusere kostnader ved håndtering av faktura. Funksjonaliteten er strukturert for å kunne utvides ved senere versjoner, f.eks. er edokumenter tilrettelagt for å støtte CEN/BII-formatet (kalt Ehandel.no-format i Norge), som vil bli tatt i bruk som standardformat ved elektronisk fakturering til det offentlige i Norge i løpet av neste år. Det forventes også at formatet vil utvides til andre næringsvirksomheter og andre europeiske land i løpet av de neste årene. Rapportarkiv (regnskapsbyråer) I Rapportarkivet finner du en nettbasert oversikt over dine dokumenter og rapporter som er publisert fra Mamut Business Software. Her kan du vise, skrive ut eller lagre en kopi på datamaskinen, slik at du kan jobbe med dem når og hvor som helst. Kunder som vil dra størst nytte av dette er regnskapsbyråer som tidligere måtte sende finansrapporter til sine klienter via e-post. Med Mamut Business Software versjon 14.0 / Mamut Online Desktop versjon 3.0 har de mulighet til å gjøre de samme rapportene tilgjengelig via Mamut Online Desktop. I Mamut Online Desktop finner du rapportene og dokumentene under Lister - Rapportarkiv. Herfra kan du vise publiserte rapporter og dokumenter, eller lagre dem til PC-en din. Dokumentene og rapportene er enkle å administrere, da du har mulighet til å opprette nye mapper, flytte dokumenter og rapporter fra en mappe til en annen samt slette egendefinerte mapper som ikke lenger er i bruk. Rapporter og dokumenter publiseres fra Mamut Business Software. Herfra kan du også slette en rapport/dokument fra Mamut Online Desktop. 7