Visma Webfaktura. Brukerdokumentasjon. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 1

Transkript

1 Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 1

2 Innholdsfortegnelse Løsningen... 3 Integrasjonen... 3 Systemskisse, Visma Services... 4 Support... 4 Oppstart i Webfaktura... 5 Dashboard... 6 Oppsett brukere og firmainnstillinger... 7 Kunderegister og opprettelse av kunder... 9 Produkter Ansvarsenheter Lag ny faktura Fakturajournal til Visma Business Fakturaarkiv Elektronisk faktura Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 2

3 Løsningen Visma Webfaktura er et web-basert faktureringssystem for Visma Services sine kunder. Systemet gir adgang til å lage egne fakturaer direkte på Web uten å ha noen programmer installert. Løsningen er integrert inn imot Visma Services sin Visma Business løsning. Det tilbys i denne løsning ikke integrasjoner til andre systemer. Det er en forutsetning at kunden er regnskapskunde hos Visma Services. (merk at Visma Collctors AS selger en egen Webfaktura som kan håndtere andre kunder / integrasjon til andre ERP systemer). Når Visma sin kunde benytter Webfaktura, kan han opprette egne produkter og nye kunder direkte på web (produkter kan kun opprettes på web). Nye produkter linkes mot produktgrupper. Produktgrupper kan kun opprettes av regnskapsfører i Visma Business. Produktgrupper bestemmer kontering i hovedbok samt MVA. Kunden kan velge om fakturaen skal printes av kunden selv / sendes på PDF i e-post til mottaker, eller om Webfaktura skal sende fakturaen for dem. Løsningen prises på 2 måter: Kunden sender selv / på e-post eller Webfaktura pakker og sender fakturaen for den. Løsningen håndterer også levering av elektroniske fakturaer til stat og kommune via Visma AutoInvoice. Se avsnittet om elektronisk faktura side 22. NB! Det anbefales at kunden legger opp kundeansvarlig som saksbehandler. Integrasjonen Følgende data integreres: Fra Visma Business til Webfaktura: Begge veier: Produktgrupper med MVA sats (Artikkel med avgifts- og bokføringsgrupper) Ansvarsenheter (R1 R12, alt etter hva som er valgt ved oppstart) Kunde grunndata. Fra Visma Business sendes med saldo på kunden. Men obs bare oppdatert saldo. I begge systemer kan man opprette nye kunder. Derimot vil endringer i kundeopplysninger på eksisterende kunder, kun synkes fra Webfaktura til Visma Business. Fra Webfaktura til Visma Business: Fakturajournal til Visma Business legges inn som bilagsbunt / rader klar for oppdatering. Regnskapskonsulent oppdaterer disse buntene. Integrasjonen er filbasert. Data overføres tre ganger i døgnet. Integrasjonen er satt opp med loggfunksjon og fei logger håndteres av VSN-IT support. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 3

4 Systemskisse, Visma Services Salgsfaktura Salgsfaktura Visma Business Salgsfaktura Visma Business Invoicia Connector FTP WEB Invoicia Visma Business WebInvoicia Visma Business Support Fra Visma Webfaktura under Hjelp sendes supporthenvendelser direkte ved å bruke epostadressen Ved å klikke på denne supportlinken, starter Outlook opp en ny melding med ferdige felter som skal fylles. Det vil ikke være mulighet for telefonisk support. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 4

5 Oppstart i Webfaktura Pålogging på web skjer via adressen: og følgende startbilde møter brukeren: Fyll inn E-post / brukernavn og passord. Klikk på Logg Inn og du er inne i løsningen. Dersom brukeren er knyttet opp mot flere bedrifter, vil man kunne velge aktuelt firma i en nedtrekkmeny under selve innloggingsprosedyren. Etter pålogging vil du da komme til hovedsiden i Webfaktura og du ser øverst i hjørnet firmanavn, bruker du er pålogget med og ikoner for Hjem, Hjelp, Innstillinger og Logg ut. Under Hjelp-ikonet finnes også en Brukerdokumentasjon i pdf. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 5

6 En videosnutt viser bruken av hele prosessen i Webfaktura og er et godt hjelpemiddel til å komme i gang. Dashboard Dette er en side som pr i dag viser nyheter som legges til i løsningen av Collectors AS. I tillegg vises noen highligts som topp 5 mest fakturerte kunder og produkter, samt en omsetningsoversikt siste året. Denne siden kan settes som startside hvis ønskelig. Huk da av for dette nederst til høyre i skjermbildet. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 6

7 Oppsett brukere og firmainnstillinger Under Min bruker er kundens bruker opprettet etter info som regnskapsfører registrer via Oppstart Webfaktura -knappen i Visma Business. Har kunden også flere firmaer på løsningen, vil dette vises her. Her vil det også være mulig å endre passord på brukeren dersom det ønskes. Velg da funksjonen Bytt passord. Klikker du på selve navnet, kan du bytte til ny klient dersom det er aktuelt. Gå så over i bildet for Mitt firma for å kontrollere firmaopplysninger, samt legge inn eventuelle nødvendige tillegg i firmaopplysningene. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 7

8 NB! Kunde legger her opp kundekontakten hos Visma Services med rollen Saksbehandler under Vis/rediger brukere og klikk på Legg til bruker. Legg informasjon i alle felter, velg rolle som Saksbehandler og Lagre. Videre under Mitt firma Fakturainnstillinger: Her setter man hvorvidt firmaet er mva-pliktig eller ei, standard antall forfallsdager og hva som er den primære forsendelsesmåten for fakturaene. Denne kan også overstyres pr kunde eller faktura. Dersom man ønsker å benytte valuta/annet språk på fakturaene, må dette bestilles ekstra for firmaet. Men det er ingen ekstra kostnader ved dette. Når dette er bestilt via support, vil Valutakurser bli tilgjengelig som menyvalg øverst til høyre i skjermbildet. Det er ingen automatisk oppdatering av valutakurser, men gjøres manuelt av bruker. KID: Informasjon om bruk av KID ligger her. Benyttes KID skal disse parameteren settes som vist på side 7! Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 8

9 Melding på faktura: Her kan man legge inn en fast standardtekst som vil vises på fakturaene. Alt i henhold til hvilke kryss man setter. Logo: Under Mitt firma kan man også legge inn logo på fakturamalen. Klikk på Endre logo og last opp ønsket firmalogo. Eventuelt slette logo og hente ny. Kunderegister og opprettelse av kunder Dersom firmaet allerede har sitt kunderegister i Visma Business, blir dette kunderegisteret synket/overført til Webfaktura i oppstarten. Nye kunder kan videre opprettes både i Visma Business og i Webfaktura, og vil bli overført til det andre systemet. Derimot vil endringer i kundeopplysninger på eksisterende kunder, kun synkes fra Webfaktura til Visma Business. MERK: nye kunder som opprettes i Webfaktura, opprettes i kundeserien Mens kunder som opprettes i Visma Business opprettes i serien som ligger i bedriftsparametere og Kontonummer-serie. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 9

10 Ny kunde opprettes ved å legge inn navn, deretter kan man gjøre oppslag/søk på denne kunden i Bizweb ved å trykke F2-tasten: All All relevant info som finnes om denne kunden hentes inn i Webfaktura: Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 10

11 Alternativt kan man trykke på import -knappen og lese inn kundeliste i henhold til standard filformat. Beskrivelse og eksempelfil finner du også under dette menyvalget. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 11

12 Søk på kunder kan gjøres enten på navn (som vist under) eller på kundenummer og systemet gjør oppslag på navn som inneholder søkeutvalget. Ved å klikke på kundenavnet vil man komme inn på litt kontaktinformasjon og statistikk over denne kunden. Kontaktinformasjon på kunden viser adresse, tlf, e-post, utestående og fakturert. Alle fakturaer som fakturert på denne kunden vises her. Ved å klikke på et av de fire ikonene i listen, vil du enkelt herifra kunne: Kreditere en faktura Duplisere en faktura Vise fakturaen Vise fakturaen i pdf-format Klikker man så på Kundedetaljer øverst til høyre kommer man inn på alle opplysninger som er lagret på kunden. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 12

13 Her har man tre nye valg: Vis kundekort: Går tilbake til kontaktinformasjonen. Oppdater fra Bizweb: Sammen funksjon som Ny kunde som du finner under Kunderegisteret. Fremgangsmåten ved å opprette nye kunder/oppdatere eksisterende kunder er videre slik. Du skriver inn noe av kundenavnet i Søk-feltet, trykker F2 og systemet søker i Bizweb etter kunden. Fra Bizweb listes da alle registrerte firmaer som inneholder søkebegrepet. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 13

14 Videre huker du av for riktig kunde og klikker velg. Da vises registrerte data i Bizweb for denne kunden: Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 14

15 Velg oppdater og all relevant info om kunden som er registrert i Bizweb, hentes over i Webfaktura og du kan evt legge inn mer info selv. Til slutt klikker man Lagre og du har opprettet en ny kunde. Nytt notat: Her kan du knytte opp men huskelapp til deg selv som skal vises ved fakturering av nettopp denne kunden. Notat vises som en gul post-it lapp når du lager ny faktura på den aktuelle kunden. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 15

16 Produkter Søk på produkter/artikler kan gjøres enten på navn eller på produkt ID (som vist under). Opprettelse av nye produkter gjøres ved å klikke Legg til se forrige bilde. Legg inn produkt ID og navn. Knytningen til Produktgruppe styrer hvordan salget av dette produktet vil bli bokført. De ulike produktgruppene er det regnskapskonsulent som må opprette i Visma Business, dersom de ikke finnes fra før. I utgangspunktet ligger standard avgifts- og bokføringsgrupper importert til Webfaktura. Nye produktgrupper opprettes i Visma Business. Også her vil det være mulig å importere/eksportere et allerede opprettet produktregister. Det er ikke mulig å slette et produkt etter at det er opprettet. Men det er mulig å sette status inaktiv på produktet. Da vil ikke produktet vises i den vanlige listen eller kunne benyttes i faktureringen. Disse produktene vises da bare under valget Vis inaktive. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 16

17 Ansvarsenheter Ansvarsenhet synkes ved oppstart av Webfaktura fra Visma Business. Det vil se at de aktive ansvarsenhetene (som for eksempel avdelinger eller prosjekter) legges inn. MERK: nye ansvarsenheter kan kun opprettes i Visma Business og synkes den veien! Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 17

18 Lag ny faktura Søk opp kunden og fyll ut resten av nødvendig informasjon. Overstyr eventuelt distribusjonsmåte for denne fakturaen. Søk opp eventuelt den ansvarsenheten du skal merke fakturaen med: Obs! - selve navnet på ansvarsenheten vises ikke. Velg annen valuta hvis behov for det. Klikk Neste Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 18

19 Søke frem produktene kan gjøres ved søk i enten ID eller Beskrivelse. Legg inn antall og pris (eller evt. overstyr pris dersom du har registrert dette fast på produktet). Angi rabatt dersom det er aktuelt. Bruttofakturering: Med det menes at du kan legge inn prisen inklusive mva. Dette gjør du ved å legge inn utprisen for produktet direkte i feltet Sum. Systemet beregner seg tilbake til korrekt mva på produktlinjen. Etter registrering av alle produktlinjer klikk Neste og du kommer til den skjermvisuelle fakturaen, hvor du har valgene Forhåndsvis faktura (pdf), Lagre som kladd og Godkjenn. Velger du Lagre som kladd vil fakturaen legge seg inn i biblioteket for Fakturakladder (som du finner i menyen Fakturarutiner). Her vil du kunne arbeide videre med denne fakturaen ved en senere anledning, dersom du ikke ønsker å gjøre den ferdig nå. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 19

20 Ved godkjenning legger fakturaene seg i denne listen og er klar til bokføring og utsendelse: Vil du sende alle fakturaer som eventuelt ligger her på en gang, huker du av i boksen ved Løpenr og klikker deretter Send faktura. Da vil systemet sende fakturaene etter den sendemåte som er angitt på firmaet, eventuelt overstyrt på kunde- eller fakturanivå. Dersom det er satt til Skriv ut og send selv, vil du motta fakturaene på pdf i den aktive brukers e-postboks og vil kunne skrive ut fakturaen på bakgrunn av disse. Ønsker du derimot å skrive fakturaene direkte ut fra Webfaktura, kan dette gjøres ved å klikke på Vis/skriv ut alle. Fakturajournal til Visma Business I samme øyeblikk som du velger Send faktura, genereres en fakturajournal som overføres til Visma Business og legges som en bunt klar til oppdatering. Dette skjer ved tre oppsatte kjøringer i døgnet mellom systemene. Fakturanummerserien som blir benyttet er I ettertid vil man også kunne gå inn på kundekortet og ta ut faktura på nytt, eller finne den i Fakturaarkivet. Husk også de andre tre alternativene du har Kontaktinformasjonen. (se tidligere beskrivelse) Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 20

21 Fakturaarkiv Under menyvalget Fakturaarkiv ses alle fakturaer som er generert i systemet. Her kan man også skrive ut fakturaen på nytt via pdf-ikonet. I tillegg får man en oversikt på hvilken måte den enkelte faktura er distribuert. Dette symboliseres via ikonet rett til høyre for utestående. Åpne poster kunder: Klikker man på Vis kun åpne vises et speilbilde av regnskapets åpne poster. Det vil si at dersom innbetalinger er bokført og oppdatert i regnskapet, vil dette også registreres i denne oversikten. En forutsetning for at denne listen til enhver tid er oppdatert, er at man benytter kid på faktura og har opprettet en innbetalingsavtale med banken/visma. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 21

22 Elektronisk faktura For at man i Webfaktura skal kunne benytte seg av elektronisk faktura, må dette bestilles via support. Som kunde vil du da motta en URL som gir adgang til å registrere firmaet i nødvendige registre og deretter starte opp med å distribuere fakturaer via Visma AutoInvoice. Hva er elektronisk faktura eller efaktura? En efaktura er en faktura i form av en elektronisk fil som inneholder fakturadataene i et strukturert format. efakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers programvare for håndtering av inngående fakturaer. Egentlig er det bare en elektronisk utgave av dette med papir, konvolutt, frimerke og postkontor, bare enklere. Hvis man skal sende en efaktura må man ha en avtale med et «postkontor» som kan videresende efakturaen. I den elektronisk faktura-verden kalles dette for et aksesspunkt. Webfaktura bruker Vismas løsning for efaktura: Visma AutoInvoice (link til Denne løsningen er koblet opp mot et aksesspunkt som heter Maventa. Derfor må du godkjenne en avtale med Maventa før du kan sende efaktura fra Webfaktura. Hvem kan jeg sende til? Du kan sende til alle som er registrert i adresseboken til Maventa. Og det er: Alle som registrerer seg for mottak av efaktura hos Maventa Alle som er registrert i ELMA, det norske efaktura-mottakerregisteret (se liste her ) og er knyttet mot et offentlig godkjent aksesspunkt (se her ). Maventa får kopi av denne lista en gang i uka. Det offentlige forventer at alle offentlige organisasjoner som krever efaktura registrerer seg i Elma og knyttes mot et offentlig godkjent aksesspunkt. Det vil også være tilgang på andre aksesspunkts adressebøker som Maventa har avtale om det med. Hvordan sender jeg en efaktura fra Webfaktura? Etter at du har godkjent og sendt inn avtalen, kan du starte å bruke efaktura. Du lager en ny faktura på vanlig måte. Når du skal velge fakturatype kan du velge Elektronisk faktura. Når du trykker Neste vil den sjekke om selskapet finnes i registeret til Maventa. Hvis den ikke gjør det må du dessverre velge en annen fakturatype. Hvis den finnes, kommer du videre for å registrere produkter på vanlig måte. Når fakturaen er ferdig og godkjent og du trykker Send faktura, vil efakturaen sendes til Maventa som tar seg av den videre formidlingen. Pris pr faktura er kr 11,-. Visma Webfaktura Brukerdokumentasjon Side 22