Brukerforum Vitari Høsten 2013 (11. november)

Transkript

1 Brukerforum Vitari Høsten 2013 (11. november) Autoinvoice og EDI Visma Global Logistikk (Presentert av Hans Jørgen Ulsund og Lars Ruud)

2 Innholdsfortegnelse INNLEDNING OG VELKOMMEN... 3 LITT OM DASHBOARD... 3 EDI HVA ER EDI... 4 AUTOINVOICE VS VISMA EDI... 4 EDI HOVEDPRINSIPPER... 5 HVA MÅ TIL FOR Å STARTE MED AUTOINVOICE... 6 HVA MÅ REGISTRERES PÅ KUNDEN I GLOBAL... 6 NY KUNDE I GLOBAL MED EDI NÅR KUNDEN OGSÅ HAR AUTOINVOICE... 7 NY KUNDE I GLOBAL MED EDI NÅR KUNDEN IKKE HAR AUTOINVOICE... 8 VEDLEGG... 9 HVORDAN LEGGER MAN SÅ DISSE VEDLEGGENE INN PÅ ORDREN... 9 HVORDAN SER SÅ VEDLEGGENE UT I DOKUMENTSENTER? DIVERSE EDI RELATERTE FUNKSJONER SPORING I GLOBAL SPORING I AUTOINVOICE SENDE EN EDI FAKTURA PÅ NYTT EGNE NOTATER Side: 2

3 Innledning og velkommen Litt om Dashboard Vi har fra versjon 7.8x en ny og nyttig funksjon. Vi lager selve Dashbordet fra Verktøy Dashbord Administrator Her kan vi velge mellom forskjellige kategorier av informasjon man ønsker ha presentert. Topp medarbeidersalg Artikkel basert informasjon Kunde basert informasjon Leverandør basert informasjon Oppstartsbilde vil da kunne se omtrent slik ut: Side: 3

4 EDI Hva er EDI Epost med PDF vedlegg er ikke EDI, men kun en annen måte å forflytte papir på. Efaktura. Da tenker vi i hovedsak på private som får fakturaen til banken og at man går inn via bankportal og betaler fakturaen. Eventuelt gjennom autogiro. EDI. Faktura på EDI Da sendes det en datafil (XML fil) fra Global og til din kunde. Ofte i følge med en PDF fil som gir et korrekt bilde av den fakturainformasjon som finnes i datafilen. Autoinvoice vs Visma EDI Visma har 2 veier å gå for å sende EDI filer. Autoinvoice, som støtter de fleste kunder (meldingssentraler). Visma EDI for de som skal sende flere type EDI meldinger som ordrebekreftelse, plukklister, samt bestillinger til leverandør. Faktura inn håndteres av Visma Dokumentsenter. Hvis avsender av fakturaen benytter Autoinvoice og du selv har Visma Dokumentsenter, kommer disse EDI fakturaene rett inn i din dokumentsenter for videre behandling. Hvis din leverandør ikke har autoinvoice, og du ønsker EDI faktura inn fra denne, må den gå gjennom Visma EDI. Dette for at EDI filen skal bli konvertert til et format som Visma Dokumentsenter kan forstå. Side: 4

5 EDI hovedprinsipper Hva som skjer, kan sammenlignes med en telefonsamtale hvor man har to forskjellige operatører. For eksempel, hvis du skal ringe fra Telenors nett til NetCom. Dette er jo to forskjellige nettverk og man må overføre samtalen mellom disse to systemene uten at du, som bruker, merker noe. I hovedsak kan vi si at alle forsendelser består i disse 4 elementene: Fra Visma Global sendes det en data fil og en PDF fil til Meldingssentralen Autoinvoice. Autoinvoice konverterer denne datafilen til kundens EDI format Autoinvoice sender konvertert datafil og PDF fil til kundens meldingssentral. Eksempelvis Basware, Evry eller andre Mottakers meldingssentral sender datafil og PDF fil til din kunde Side: 5

6 Hva må til for å starte med Autoinvoice Registrere deg i Autoinvoice ( De alle fleste kunder har allerede lisens for Autoinvoice Oppsett av autoinvoice i Global (gjøres normalt av Vitari) Hva må registreres på kunden i Global Epostadressen til kunden Organisasjonsnummer (9 påfølgende siffer) Utskriftsprofil (hvis du ønsker å stoppe papirfakturaen) EDI Profil Side: 6

7 Ny kunde i Global med EDI når kunden også har Autoinvoice Når alt er satt opp, er det kun noen få felter på kunden som skal aktiveres for å starte med faktura via EDI til din kunde. Det ligger også logikk bak feltet Organisasjonsnummer. Global sjekker om din kunde er registrert i Autoinvoice. Hvis din kunde er det, vil følgende dialogboks komme opp. Ved å klikke "Lagre" på denne legger Global til korrekt EDI profil på kunden. Side: 7

8 Ny kunde i Global med EDI når kunden ikke har Autoinvoice Da må man vite hvilken meldingssentral som din kunde benytter. Dataansvarlig hos din kunde vil kunne svare på dette. I praksis er det Vitari som tar den videre kommunikasjon med de impliserte parter for å få satt opp Autoinvoice korrekt. Dette gjelder ofte større kunder: Stat, kommune, sykehus, andre statlige institusjoner og større firmaer. Side: 8

9 Vedlegg Autoinvoice har fra Global versjon 7.8x mulighet for å koble vedlegg med EDI filen. Det blir da sendt: Datafil (XML-fil) Faktura i PDF format Vedlegg 1 i PDF format Vedlegg 2 i PDF format, osv. Hvordan legger man så disse vedleggene inn på ordren Vi starter med å registrere ordren som vanlig. Hvis du så klikker på "Notat-ikonet" på verktøylinjen vil du kunne knytte til den/ de PDF dokumentene du ønsker. Klokk på ikon for "Legg til Bilde / Vedlegg" Finn aktuelt vedlegg og legg til Side: 9

10 Høyreklikk på filvedlegget og velg "Endre nøkkelverdi for filvedlegg" Gå til feltet "Nøkkelord" og legg inn verdien. I Dette eksemplet legger vi inn bokstaven "O" for Ordrebekreftelse Vi har også nøkkelord "T" for Timeliste. Side: 10

11 Som et alternativ til å legge til vedlegg direkte på ordre, kan man dobbeltklikke i kolonnen for vedlegg (Bindersen) og så legge på vedlegg denne veien. Fakturaen sendes til kunde på vanlig måte, enten via avslutt dialogen på ordren eller via satsvise rutiner og fakturering. Men aller først må man lage en utskriftsprofil som forteller Global hvilke typer vedlegg som skal være med ut på EDI meldingen via Autoinvoice. Her kan du eksempelvis bestemme at det er dokumenter som heter "Timeliste" og Ordrebekreftelse" som skal kunne sendes med som vedlegg. Andre dokumenter som ligg som vedlegg til ordren, vil da ikke bli sendt med EDI filen. Lag en utskriftsprofil med "Nøkkelordfilter for vedlegg" (Se hjelp for detaljer) Denne utskriftsprofilen må da aktiveres på de kundene som skal ha denne kombinasjonen av vedleggs-filer. Side: 11

12 Hvordan ser så vedleggene ut i Dokumentsenter? Som vi ser av bildet er dette 3 uavhengige bilder i dokumentsenter. En faktura og 2 vedlegg. Disse behandles på vanlig måte i Dokumentsenter. Side: 12

13 Diverse EDI relaterte funksjoner Sporing i Global I første omgang kan man se at en EDI faktura er gått ut fra Global via Globals Aktiv EDI sentral. Rutiner Diverse ordre/innkjøp Aktiv EDI sentral Side: 13

14 Sporing i Autoinvoice I tillegg kan man også gå inn på siden til Autoinvoice for å følge med fakturaen der: Logg deg da inn på Autoinvoice via web-siden: Sende en EDI faktura på nytt Man kan hvis det er påkrevd få sendt en EDI faktura på nytt. Husk: Dette bør uansett ikke gjøres før man har avklart med mottaker. Siden man ellers kan risikere at fakturaen kan komme 2 ganger. Gå da inn i Globals Aktiv EDI sentral via Rutiner Diverse ordre/innkjøp Aktiv EDI sentral. Finn så aktuell EDI faktura og høyreklikk og velg "Send faktura på nytt" Side: 14

15 Egne notater Side: 15