Microsoft Project 2000

Transkript

1 Microsoft Project 2000 Finn Haugen TechTeach 14. august 2003 Sammendrag Dette dokumentet gir en kort introduksjon til Microsoft Project 2000 for bruk ved Høgskolen i Telemark - avdeling for teknologiske fag. 1 Innledning Prosjektverktøyet Microsoft Project 2000 (forkortes MS Project) kan brukes til å planlegge og følge opp prosjekter. Vi skal se hvordan MS Project kan brukes til enkel prosjektplanlegging. Figur 1 viser en ferdiglaget prosjektplan i form av et såkalt Gantt-diagram. Til venstre er aktivitetslista. Til venstre for denne er aktivitetsindeksene (1, 2, 3 osv.). Til høyre i prosjektvinduet er prosjektets tidsplan. I det etterfølgende blir det beskrevet hvordan Gantt-diagrammet kan lages. I Project kan en oppprette et sentralt prosjektsenter Project Center, som kan brukes til koordinering av prosjekter i et intranett. Dette beskrives ikke her. 2 Lage prosjektplan 2.1 Åpne nytt prosjekt Du kan åpne et nytt prosjekt med menyvalget Fil / Ny. 2.2 Legge inn nye aktiviteter i aktivitetslista Du kan skrive inn aktiviteter i aktivitetslista ved å klikke på det aktuelle feltet i lista og så begynne å skrive. 1

2 Microsoft Project Figur 1: Den ferdige prosjektplanen vist i form av et Gantt-diagram i Project. Til venstre er aktivitetslista. Til venstre for denne er aktivitetsindeksene (1, 2, 3 osv.). Til høyre i prosjektvinduet er prosjektets tidsplan. Du kan legge inn en ny aktivitet mellom to eksisterende aktiviteter slik: Anta at en ny aktivitet skal legges inn foran (ovenfor) en eksisterende aktivitet. Høyreklikk på indeksfeltet til høyre for den nevnte eksisterende aktiviteten, og velg Ny aktivitet i kontekst-menyen som da åpnes. 2.3 Lage underaktiviteter Du kan lage underaktiviteter under en eksisterende aktivitet slik: Legg først inn underaktiviteten som en ordinær aktivitet (på toppnivå). Høyreklikk så på aktivitetens indeksfelt (til venstre for aktiviteten i aktivitetslista), og velg Innrykk i menyen som åpnes. En aktivitet som har underaktiviteter, markeres i tidsplanen med en spesiell stolpe som strekker seg over alle underaktivitetene, se stolpen for Eksperimenter i figur Fjerne eller legge til kolonner i aktivitetslistevinduet Du kan fjerne eller legge til kolonner i aktivitetslistevinduet via høyreklikk på en kolonne der. (I figur 1 er Ansvar en slik kolonne.)

3 Microsoft Project Angi (og justere) start- og sluttdatoene for en aktivitet Du kan angi start- og sluttdato for en aktivitet via dialogvinduet kalt Aktivitetsinformasjon. Dette vinduet åpnes ved å dobbelklikke på aktiviteten i aktivitetslista. Ved å klikke på feltene for start- og sluttdato i det nevnte dialogvinduet, vises en kalender der du kan velge aktuell dato, se figur 2. Figur 2: Dialogviduet Aktivitetsinformasjon åpnes ved å dobbelklikke på aktiviteten i aktivitetslista. Når du har valgt start- og sluttdatoene, indikeres tidsintervallet med en stolpe i prosjektets tidsplan, se figur 1. Du kan justere start- og sluttdatoen ved å dra i stolpen i tidsplanen med musa (som alternativ til å endre datoene i Aktivitetsinformasjon-vinduet, som åpnes med dobbelklikk på aktiviteten i aktivitetslista). Hvis du prøver å justere en aktivitets startdato slik at den kommer etter (senere enn) aktiviteten ovenfor i lista, åpnes automatisk et dialogvindu der du blir spurt om du ønsker at aktivitetene skal lenkes sammen og du virkelig ønsker datojusteringen slik du har forsøkt å realisere. Tidsskalaen øverst i vinduet for tidsplanen, se figur 1, viser i utgangspunktet enkeltdager. Du kan endre denne tidsskalaen til f.eks. enkeltuker (uten enkeltdager) via høyreklikk på tidsskalaen, hvilket åpner diaglogvinduet vist i figur 3.

4 Microsoft Project Figur 3: Tidsskalaen øverst i prosjektets tidsplan kan endres via høyreklikk på tidsskalaen, hvilket åpner diaglogvinduet vist i denne figuren. 2.6 Lage milepæl En milepæl kan betraktes som en aktivitet med varighet én dag. I figur 1 er det avmerket en milepæl ved datoen Hvordan lager du en milepæl? Legg først inn en aktivitet kalt f.eks. Prosjektmøte i aktivitetslista på vanlig måte. Åpne så Aktivitetsinformasjon-dialogvinduet for denne aktiviteten (ved å dobbelkikke på aktiviteten i aktivitetslista). I dette dialogvinduet skal du velge Avansert-mappa og der markere for Merk aktivitet som milepæl. 2.7 Kople eller forbinde aktiviteter Du kan kople eller forbinde to aktiviteter slik at justering av sluttdatoen på den ene aktiviteten medfører at startdatoen på den andre (etterfølgende) aktiviteten justeres automatisk. Koplingen opprettes slik: Først marker du de to aktuelle aktivitetene i aktivitetslista ved å klikke på indeksfeltene for de to aktivitetene (til høyre for aktivitetslista) mens du trykker Skift-tasten på tastaturet. Så klikker du Kople aktiviteter-knappen (merket med lenkesymbol) i Standardverktøylinjen, sefigur 1. Koplingen mellom de to aktivitetene blir vist med en pil i tidsplanen, se figur 1.

5 Microsoft Project Formatere stolper i tidsplanen Du kan formatere en stolpe i tidsplanen (f.eks. velge farge og mønster) ved å dobbelklikke på stolpen, hvilket åpner dialogvinduet Formater stolpe, se figur 4. Figur 4: Dialogvindu for formatering av stolper i tidsplanen i Project. Dialogvinduet åpnes ved å dobbelklikke på stolpen. 2.9 Forhåndsvisning og utskrift Du kan foreta forhåndsvisning før utskrift og så skrive ut prosjektplanen på vanlig måte, dvs. via knappene i Standard-verktøylinjen, se figur 1.