Hvordan få oversikt over utbetalt tilskudd fra Funkis.

Transkript

1 Hvordan få oversikt over utbetalt tilskudd fra Funkis. Foreløpig får vi ikke lagt inn forhåndsdefinerte rapporter for avsluttede kurs i KursAdmin. Derfor er det en litt mer omstendelig prosess for deg å få til oversiktlig rapport. Her kommer beskrivelse av hvordan du lager egen rapport med en del nyttige kursopplysninger. Under hovedfanen «Rapporter» finner du flere faner. Du klikker på fanen «Avsluttede kurs» og får fram et bilde hvor du kan klikke på «Actions» og ser menyen under denne. Her klikker du på «Select Columns» Du får fram to bokser hvor du kan flytte felter i rapporten du vil ha, fram og tilbake. Et felt er en bestemt opplysning knyttet til hvert kurs. Her ser du at alle mulige felt er valgt som synlig i gjeldene rapport. Du kan flytte ett eller alle felt fra den ene boks til den andre. Du klikker på dobbeltpilen og flytter alle feltene over i boksen for «Do not display» (ikke synlig felt i rapporten).

2 Nå ser du dette bildet. Du skal velge et felt av gangen og flytte det over i boksen for synlige felt i rapporten din ved å klikke på enkel pil mot høyre: Her ser du felt du skal velge for rapporten din i boksen for «Display in Report». I tillegg til feltene du ser under, skal du velge feltene «Final status» og «Batch Id». Du kan flytte på rekkefølgen av feltene med pilene til høyre for boksen «Display in Report» (synlige felt i rapporten). Når alle valgene er på plass, klikker du på knappen «Apply» og får en rapport som inneholder de valgte feltene du ser under her:

3 For å få summering i bunn av felt (kolonner) klikker du igjen på «Actions». Du velger «Format» og så klikker du på «Aggregate». Dette bildet kommer fram. Ved «Function» velger du «Sum». Ved «Column» velger du Opplæringstilskudd Nå vil det se slik ut. Du klikker på «Apply» og kommer tilbake til startbildet Denne prosedyren utfører du 3 ganger til. Da får du summert alle 4 feltene (kolonnene) som står inne i den røde firkanten.

4 Nå skal du lagre rapporten og gi den navn. Det gjør du ved å klikke på «Save Report» under «Actions». I boksen du nå får fram, kan du skrive inn et navn på rapporten. Om du vil, kan du også skrive inn en beskrivelse (Description). Til slutt klikker du på knappen «Apply». Nå har du lagret din rapport som du nå alltid vil finne igjen under «Rapporter» og «Avsluttede kurs». Du kan lage flere rapporter når du vil ha andre opplysninger om kursene dine.

5 Dersom du har avsluttet kurs i 2013 vil de våre med i rapporten din sammen med kurs fra Derfor bør du sortere bort disse kursene. Dette får du til ved å klikke på «Final Status». I dette bildet klikker du på «Utbetalt». Nå får du kun kurs som hører til 2012 og som har fått utbetalt tilksudd. (Kurs med status «Kan justeres» er avsluttet fra din side, men Funkis sjekker kostnader og klargjør for utbetaling senere.) «Batch Id» Dette er nummer på «utbetalingsfiler» som Funkis har sendt til nettbanken. Kurs med likt Batchnummer har fått utbetalt tilskudd samtidig. Lavt nummer betyr utbetalt tidlig i Størst nummer er seneste utbetaling. Sortering og søking Du kan sortere og søke fram opplysninger i alle feltene. Du får tilgang til dette når du klikker på feltnavnet. Dersom du har tilgang til flere kursarrangører kan du søke fram og klikke på hver kursarrangør slik at du ser kun denne arrangørens kurs.

6 Laste ned rapporter til din pc Du kan laste ned alle rapporter og velge ulike format. For eksempel kan du laste ned rapporten til et excel-ark Under «Actions» finner du «Download». Du klikker på «Download» og får fram nytt bilde. Nå klikker du på excel-ikonet og rapporten dukker opp på et excel-ark som en csv-fil. Denne kan du lagre som excelfil. Nå kan du sortere og summere som vanlig i et excelark.