Godkjenning av faktura

Transkript

1 BRUKER- VEILEDNING Godkjenning av faktura ELEKTRONISK ARBEIDSFLYT Pr

2 Godkjenning av leverandør faktura I Agresso skiller vi mellom to ulike typer av faktura. Leverandørfaktura Innkjøpsfaktura Innkjøpsfaktura er en faktura som følger av et innkjøp gjort gjennom vår elektroniske E-handels løsning. Alt annet er en leverandørfaktura. Disse to ulike fakturagruppene behandles etter helt ulike regler i systemet. Leverandørfakturaer blir skannet hos ekstern skannesentral, overført elektronisk til NMBU og distribuert ut på elektronisk godkjenning i organisasjonen. Løsningsbeskrivelse Kostnadssiden gjennomgår følgende godkjenningsflyt (arbeidsflyt): Faktura Bestiller Prosjektleder Øk.medarbeider institutt BDM Godkjent 2

3 I tillegg er det bygd inn i flyten ulike kontroller. Blant annet kontroll knyttet til beløpsgrenser og en kontroll for å påse at det alltid er minimum to som godkjenner fakturaer. Dette kan trigge at en leverandørfaktura må gå via Instituttleder for godkjenning. Manglende kontering kan også trigge at fakturaen må innom Regnskap Enhet Leverandør fakturaer distribueres ut til godkjenning basert på bestillers ressurs nummer. Det er derfor viktig at en ved bestilling påser at leverandør merker fakturaen med bestillers ressurs nummer. For innkjøpsfakturaer og bestilling via E-handels løsningen gjelder andre kriterier for merking og matching av faktura. Dersom en person innehar flere roller i flyten og disse rollene følger direkte etter hverandre, så vil systemet auto godkjenne disse trinnene slik at en ikke får samme faktura til godkjenning flere ganger etter hverandre. Praktisk brukerveiledning Godkjenning leverandørfaktura For å godkjenne en faktura logger du deg inn i Agresso Web. Under Dine oppgaver finner du mappen. Arbeidsflytoppgaver. I denne mappen finner du alle de ulike typene for godkjenningsoppgaver i Agresso. Alle godkjenningstrinn i arbeidsflyt for leverandørfaktura inneholder beskrivelsen Lev.fakt + hvilken rolle du har når du får fakturaen til godkjenning. I eksempelet til venstre har brukeren arbeidsoppgaver innenfor innkjøp, leverandørfaktura, rekvisisjon og timelister. For leverandørfakturaer ligger det oppgaver som Bestiller, Instituttleder og som Regnskap Enhet Du ser også antallet dersom det er mer enn en oppgave på trinnet. Klikk på arbeidsoppgaven merket Lev.fakt. Bestiller. Du kommer da inn i godkjenningsbildet. Når du skal behandle fakturaer blir det bedre plass på skjermen dersom du fjerner oppgave /meny kolonnen ved å klikke på symbolet «som står foran Dine oppgaver helt øverst til venstre i skjermbildet. På Bestiller trinnet har jeg 3 Leverandørfakturaer til godkjenning. Jeg klikker på mappen og kommer inn i følgende godkjenningsskjermbilde. 3

4 Til venstre i bildet er en kort oversikt over de fakturaene du har til godkjenning. Fakturaer som allerede har forfalt vil være merket med varseltrekant. Til høyre i bildet ligger den skannede fakturaen. I bildet ligger det ikoner for å laste ned fakturaen og for å skrive den ut. Knapperaden over fakturabildet viser hvilke valg en har knyttet til behandling av en faktura. Godkjenne du godkjenner og sender fakturen videre til neste trinn i prosessen Videresend fakturaen sendes videre til en annen bruker som du angir Avvis fakturaen er feil og skal ut av systemet Parker Kan anvendes når en ønsker å legge fakturaen på vent fordi en venter på tilbakemelding fra en leverandør Informer Til å orientere en annen bruker om en faktura, fakturaen sendes ikke videre Lagre utkast lagrer det en har gjort for senere behandling Avansert modus gir tilgang til mer avansert behandling av fakturaen Kontering og godkjenning av faktura Klikk på den av fakturaene du ønsker å behandle. Konteringslinjen er markert med grønt. Alle fakturaer som sendes ut påføres en dummy kontering konto Bestiller må som et minimum kontere fakturaen med den Arbeidsordre kostnaden skal belastes på. Feltene i konteringen har søkefunksjon slik at når du starter å skrive tall eller tekst vil de automatisk hente opp aktuelle arbeidsordrer. 4

5 Dersom bestiller har informasjon om konto og koststedet og eventuelt utstyrsnummer som fakturaen skal belastes, så påføres også denne informasjonen. Trykk deretter på godkjenn knappen og fakturaen går nå videre til neste trinn i godkjenningsprosessen. Dersom en kun godkjenner uten å påføre noen kontering, så vil fakturaen dukke opp igjen på oppgavelisten din. Videresende faktura til annen ansatt. Klikk på Videresend knappen. Du får da opp følgende meldingsboks: Her velger du hvem du ønsker å videresende til fra nedtrekksmenyen. Du må også legge inn en kommentar før du kan trykke på videresend knappen i bildet. Fakturaen har nå blitt sendt videre til den personen du har angitt. Kommentaren du legger inn vil bli synlig for mottaker i feltet for Arbeidsflyt logg. Den vil også se hvilken bruker som har videresendt fakturaen. Avvise faktura Dersom du har mottatt en faktura som du ikke skal ha eller som du vet er feil og skal ut av systemet, så må den avvises. Klikk på Avvis knappen. Du får da opp følgende meldingsboks: Her må du legge inn en forklaring på hvorfor du avviser fakturaen. Når du bekrefter med å klikke på Avvis i meldingsboksen går fakturaen til sentral regnskapsavdeling for oppfølging. Parker en faktura Dersom du ønsker å legge en faktura på vent i påvente av tilbakemelding fra en leverandør, så kan du klikke på Parker knappen. Vi anbefaler at denne kun brukes i de tilfeller hvor en har en uenighet med leverandør i forhold til leveransen som en ser det vil ta tid å løse. Følgende meldingsboks kommer opp: 5

6 Her må du legge inn en forklaring på hvorfor du parkerer fakturaen. Denne kommentaren blir synlig på arbeidsflyt loggen på fakturaen. Dvs. at dersom regnskapsavdelingen mottar en purring på fakturaen, så kan de se den kommentaren som er lagt inn om hvorfor fakturaen ikke er behandlet. Fakturaen blir liggende i fakturaoversikten din helt til du velger å behandle den igjen. Den er merket med symbolet for Parker i oversikten Informer om en faktura Dersom du ønsker å orientere en annen bruker av systemet om en faktura du har mottatt, så kan du bruke informer knappen til dette. Da sendes en kopi av fakturaen til denne brukeren. Når du klikker på Informer knappen kommer følgende dialogboks opp: Velg den du ønsker å sende informasjon om fakturaen til og legg til en melding til mottaker. Trykk deretter på send knappen. Du må fortsatt selv behandle fakturaen i godkjenningsbildet. Hos den som mottar en faktura til informasjon vil fakturaen fremkomme på egen linje under Arbeidsflyt oppgaver. 6

7 Godkjenningsbildet vil se slik ut: Her har en kun en knapp for å Bekrefte at en har blitt informert om en faktura. Øverst finner du også meldingen som avsender skrev inn. Selve fakturainformasjonen er lik den som en mottar til godkjenning. Normalt vil en i Bilde ruten se selve fakturaen. Lagre utkast Denne knappen bruker du til å lagre i de tilfellene hvor du ikke ønsker å ferdigbehandle fakturen. Eksempelvis kan du ha kontert fakturen, men ønsker å sjekke en kontrakt for om pris er i henhold til avtale. Da kan det være lurt å Lagre utkast. Systemet vil automatisk logge deg ut etter 30 minutter og da mister du eventuelle endringer du har gjort på kontering av en faktura så lenge denne ikke er ferdigbehandlet eller lagret. Avansert modus Denne knappen gir tilgang til funksjonen del rad. Dvs. at dersom du har behov for å splitte en konteringsrad i flere rader, så må du gå inn her. Du kommer da inn i et bilde som gir deg en knapperad under konteringslinjen. 7

8 I tillegg til de som allerede er gjennomgått finner en her knappene: Marker i boksen foran konteringslinjen og trykk på knappen Del rad. Da legges det til en konterings rad. Konteringsinformasjonen blir kopiert med til den nye raden. På raden må en som et minimum legge inn beløp i kolonnen valutabeløp + endre de av konteringsdimensjonene en ønsker å endre. Systemet vil automatisk justere beløp på opprinnelig rad slik at bilaget balanserer. Denne knappen brukes til å slette rader du har lagt til. Du kan ikke slette opprinnelig konterings rad. Denne knappen har hovedsakelig samme funksjon som knappen Slett Arbeidsflyt kart og logg Dersom du ønsker å se hvor en faktura har vært på flyt før den kom til deg, så kan du klikke på finner du på konteringsraden.. Dette Da åpner det seg et arbeidsflytkart som viser hvor fakturaen har vært. Grønne bokser er fullførte trinn, gule bokser er trinnet du nå er på. Trinnene etter viser hvilke godkjenninger fakturaen skal gjennom inntil den er ferdig. Klikker du på de ulike trinnene vil det komme frem mer informasjon om fakturahåndteringen. Tilsvarende kronologisk informasjon fremgår også av Arbeidsflyt loggen Her kan du også selv legge inn kommentarer som vil følge med videre i arbeidsflyten. 8