2. Opprette anmodning DFØ

Transkript

1 2. Opprette anmodning DFØ Versjon: Anmodning fra katalogprodukter Innhold Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: 0 Innledning 1 Søke etter katalogprodukter 2 Produktsammenligning 3 Opprette og endre handlekurv 4 Opprette anmodning 5 Lagre et utkast av anmodning Brukere skal være i stand til å lagre anmodninger katalogprodukter i Basware PM. Ansvar Tidspunkt Handling 0 - Innledning For å starte et innkjøp vil man ha flere ulike måter å handle på. I denne rutinen vil kjøp via katalogprodukter behandles. 1- Søke etter katalogprodukter Virksomhet Ved behov For å starte søk i katalogprodukter, enten enkelt eller avansert, klikker man på Ny anmodning og deretter Katalogprodukter i Basware PM. Steg 1a: For å gjøre et enkelt søk i katalogen kan man bare skrive inn i feltet ovenfor produktgruppetreet, evt. browse treet manuelt.

2 Enkelt søk kan gjøres innenfor følgende produktfelter: Produktnavn produktbeskrivelse produsent leverandør artikkelnummer Steg 1b: For å gjøre avanserte søk i de interne katalogene må man klikke på [Eksternt søk]. Man vil da få opp et mer avansert søkebilde, hvor man kan kombinere flere kriterier for å spisse søket og få riktige resultater. Dette søket er anbefalt om man skal søke i store produktgrupper. Når man får et resultat basert på søket som ble utført får man mulighet til å filtrere søket ytterligere. Dette er illustrert i skjermbildet nedenfor. Følgende søkekriterier kan benyttes ifm. Avansert søk: Produkt (Fritekst) Produktgruppe (Valgliste) Leverandør (Valgliste) Prisområde (Fra Til beløp) Levert senest (Produktet ledetid i katalog fra leverandør) Følgende filterkriterier kan benyttes ifm. Avansert søk: Produktgruppe (Tilgjengelige grupper i resultatet) Leverandør (Tilgjengelige leverandører i resultatet) Produsent (Tilgjengelige produsenter i resultatet) Levert senest (Kan sette begrensning på ledetid også i filteret) Prisområde (Fra Til beløp innenfor resultatet, satt opp i intervaller) Kun kontraktprodukter (Henter ut kun de produkter i resultatet som har Handshake. Jfr. rutine 1.1.5_Legge inn kontrakt på leverandør med katalogprodukter_v0.1) 2 Produktsammenligning

3 Virksomhet Ved behov Produktsammenligning benyttes i løsningen for å sammenligne flere produkter basert på gitte sammenstillingskriterier. Disse kriteriene er: Bilde, leverandør, produktkode, beskrivelse, produsent, partistørrelse, bruttopris, mva, nettopris, ledetid. Steg 2a: For å legge produkter til produktsammenligningen legger man først inn det antall av produktet som skal legges til sammenligningen. Velg de produktene du måtte ønske å legge til, lik det eksempelet som illustreres i skjermbildet nedenfor. Steg 2b: 1. Etter at produktene er valgt klikker man på ikonet for å legge de valgte produkter til sammenligningen. 2. Klikk deretter på ikonet for å gå til selve visningen av produktsammenligning. Man kan også benytte menyen på venstre side som indikerer hvor mange elementer som ligger i sammenligningen. Klikk direkte på linken for å komme videre til produktsammenligning. Grensesnittet for produktsammenligningen er som skjermbildet nedenfor illustrerer. Her har man mulighet til å legge til eller slette produkter fra sammenligningen. I tillegg kan man på dette tidspunktet foreta et valg på hvilket produkt man ønsker å legge i handlekurven. Dette gjør man ved å klikke på ikonet. 3 Opprette og endre handlekurv Virksomhet Ved behov For å legge til varer i handlekurv plukker man de varer man har søkt opp eller håndtert i produktsammenligningen. For å gå videre til handlekurven klikker man på ikonet. Eventuelt kan man håndtere dette på menyen for handlekurv på venstre side i Basware PM. Man forholder seg da til dialogen som vist i skjermbildet nedenfor.

4 Når man så har klikket seg inn på handlekurven, vil dette fremstå som skjermbildet nedenfor. Man vil her ha mulighet for å gjøre følgende oppgaver: Oppdatere mengde Forkaste linje Hente inn flere produkter Lage mal basert på hva man har plukket 4 Opprette anmodning Virksomhet Ved behov Steg 4a: Starte ny anmodning fra handlekurven i Steg 3 ved å trykke ikonet. Man vil da komme inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har 2 felter som kreves utfylt. Disse er merket med *. Feltet som benevnes Beskrivelse av produkt/tjeneste, betyr navn på anmodning. Dette må registreres for at det skal være enklere å kunne søke etter anmodningen på et senere tidspunkt. Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må settes, og dersom man som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil man også kunne velge eller velge og editere andre tilgjengelige adresser. Tilgjengelige adresser får man tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adresseboksen. Man får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges. Se skjermbildet nedenfor.

5 På anmodningens opprettelsestidspunkt kan man som eier av anmodningen også definere mottaker (Les: gjøre varemottaket i Basware PM). Default er dette eieren selv, men kan som sagt overstyres. Man får da opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre varemottak for den organisasjonsenhet du gjør innkjøp for være tilgjengelige. Når alle definisjoner er gjort i dette skjermbildet, klikk på knappen [LAGRE] Steg 4b: Når man så er ferdig med å påføre hoderelaterte data, vil man videre få opp de produkter man har plukket fra den interne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av 3 arkfaner Produktinformasjon, Kontering og kostnadsfordeling: Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn. Mengde og mengdeenhet må utfylles og disse er merket med * Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og Agresso. Konto må utfylles og er merket med *

6 Når man legger på kontering og har flere linjer som alle skal føres på f.eks samme konto, kan man ved valg fra liste huke av for: Bruk på alle bestillingslinjer. Ved å gjøre dette slipper man å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering, Kostnadsfordeling: I Basware PM har man mulighet til å splitte kostnadene %- vis på ulike kostnadssteder. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling som vist i skjermbildene nedenfor. Steg 4c: Når man så er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker man på [NESTE]. Her vil man kunne legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen, enten internt eller at man velger å sende med dette til leverandør. Se skjermbilder nedenfor.

7 Steg 4d: Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på. 1. Automatisk sirkulasjon Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til. 2. Manuell flyt Trykk deretter på knappen [Velg handling] Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på. Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter. 5 Lagre et utkast av anmodning Når man jobber med en anmodning kan man til enhver tid lagre denne som et utkast. Dette gjøres ved å klikke på [LAGRE] knappen, se skjermbilde nedenfor. Om man skal finne igjen utkastet man startet med ligger dette under Mine oppgaver og Utkast/returnert eller på Velkommen siden og Utkast/returnerte.