IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning

Transkript

1 IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning Manuell Revisjon: Date: 12-FEB-2011 Language: Norwegian

2 Dokumentkontroll Revisjonshistorie Versjon Dato Konsulent Beskrivelse 1, Merja Karjalainen Lag innledende dokument Merja Karjalainen Oppdatering av mal Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse Oppdatering av mal IBX Forretningsdokumenter Capgemini. Alle rettigheter forbeholdt

3 Innholdsfortegnelse 1. Logg inn IBX eorder Arbeidsflyter Søk produkter Mine bestillinger Handlekurv/bestillingsdetaljer Håndtering av brukergrensesnitt Skriv ut bestillinger eller handlekurv IBX Forretningsdokumenter Capgemini. Alle rettigheter forbeholdt

4 Innholdsfortegnelse, Figurr Figur 1: Logg inn... 4 Figur 2: IBX eorder... 4 Figur 3: Skjerm for IBX eorder... 5 Figur 4: Søk produkter... 5 Figur 5: Søkemotor... 6 Figur 6: Arbeidsflyter... 7 Figur 7: Sjekk ut handlekurvene til eorder... 7 Figur 8: Opprett handlekurven... 8 Figur 10: Gå gjennom og send handlekurv til godkjenning... 8 Figur 11: Kanseller handlekurv... 9 Figur 15: Statuser for handlekurver Figur 16: Detaljer for handlekurv Figur 17: Kanseller handlekurv Figur 18: Kanseller handlekurv - Bekreftelse Figur 19: bestillinger Figur 20: Bestillingsdetaljer Figur 21: Detaljer til bestilling Figur 22: Bekreft levering Figur 23: Avbryt bestilling Figur 24: Bestillingsdetaljer Figur 25: Håndtering av brukergrensesnitt Figur 26: Brukergrensesnittspråk Figur 27: Brukerprofil Figur 28: Endre profil Figur 29: Skriv ut bestilling IBX Forretningsdokumenter Capgemini. Alle rettigheter forbeholdt

5 1. Logg inn Åpne lenken og velg språk i menyen til venstre. Klikk på LOG ON for å åpne innloggingssiden. Figur 1: Logg inn Skriv inn bruker-id*, Org ID, Passord*, og trykk på send. MERK: Stjernen (*) indikerer et obligatorisk felt. Bruker-ID og passord er personlig og organisasjonesid-en er den samme i hele selskapet. Ta kontakt med administratoren for ytterligere assistanse. Etter en vellykket pålogging vil siden Workspace vises på skjermen. Menyen til venstre på siden består av lenker til administrativ- og profilkonfigurasjon. Naviger gjennom kategoriene for å få tilgang til andre tjenester levert av IBX. Figur 2: IBX eorder Klikk på IBX eorder-lenken under Workspace-fanen hvis du ønsker å åpne eorder for å håndtere bestillinger. IBX Forretningsdokumenter 4

6 2. IBX eorder IBX eorder brukes til å opprette handlekurver og administrere bestillinger. IBX eorder er integrert med IBX Søkemotor som lar kjøpere søke etter produkter fra salgskataloger og opprette handlekurver som skal sendes for godkjenning til IBX eorder. Figur 3: Skjerm for IBX eorder MERK: En e-postmelding sendes for å varsle enhver endring i statusen til handlevogner eller bestillinger. 2.1 Arbeidsflyter De ulike arbeidsflytene for kjøperen i eorder er: Søkemotor o Søk etter produkt o Opprett en handlekurv o Sjekk ut handlekurven Mine bestillinger o Opprett en handlekurv o Kanseller handlekurv o Gå gjennom og send handlekurv til godkjenning o Avbryt bestilling o Bekreft levering o Vis detaljer for handlekurv o Vis bestillingsdetaljer o Vis bestillingssvar o Send endret bestilling til godkjenning 2.2 Søk produkter Klikk på Søk produkter-fanen for å søke etter produkter som skal kjøpes. Dette navigerer til siden Søkemotor for å søke og legge de valgte produktene i en handlekurv. Figur 4: Søk produkter IBX Forretningsdokumenter 5

7 2.2.1 Søkemotor Søk Produkter Hvis du ønsker å finne et produkt i IBX Søkemotoren, bruk følgende metoder: Hurtigsøk - Skriv inn ett eller flere søkeord og klikk Søk. Avansert søk - Legg til ytterligere informasjon for å avgrense søket eller søke kun i visse attributter. Produktkategorier - Søk i en produktkategori, uavhengig av leverandør eller katalog. Bla gjennom salgskataloger - Søk i produktkatalogen etter en bestemt leverandør. Figur 5: Søkemotor Arbeidsflyter Legg til de valgte produktene i Shopping Cart ved å klikke på detaljert informasjon om produktet. -ikonet i resultatlisten, eller på IBX Forretningsdokumenter Capgemini. Alle rettigheter forbeholdt

8 Figur 6: Arbeidsflyter Produktene som er lagt i handlekurven vises nederst på siden. Klikk på Checkout-knappen eller Back to eorder-knappen for å gå tilbake til eorder. Sjekk ut handlekurvene til eorder Klikk Checkout-knappen for å overføre produktene fra handlevognen til eorder. Figur 7: Sjekk ut handlekurvene til eorder Se IBX Search Engine - User Manual for mer informasjon om hvordan søkemotoren skal brukes Forbered handlekurven Den valgte handlekurven overføres til eorder-systemet når man klikker på Checkout-knappen. Fyllinn nødvendig informasjon i de feltene som er merket med *, og klikk på Review and Send Shopping Cart for Approval som vist. IBX Forretningsdokumenter 7

9 Figur 8: Opprett handlekurven Åpne Shopping Cart Confirmation -skjermen. Klikk på Send Shopping Cart For Approvalknappen som vist. Cancel Shopping Cart Figur 9: Gå gjennom og send handlekurv til godkjenning Hvis du ønsker å kansellere handlekurven, klikk på Cancel Shopping Cart på Prepare Shopping Cart-skjermen som vist. IBX Forretningsdokumenter 8

10 2.3 Mine bestillinger Figur 10: Kanseller handlekurv Denne kategorien viser statusen til handlekurver og bestillinger Handlekurver Handlevogner som er sendt til godkjenning vises under fanen Mine bestillinger. Statuser for handlekurver Ulike statuser under godkjenning av Shopping Carts og deres betydning er: Venter på godkjenning - Handlekurven sendes til godkjenning. Sending pågår - Denne statusen brukes for en bestilling når en godkjenner har sendt et bestillingssvar. Godkjent - Handlekurven godkjennes og bestillingen sendes til leverandøren. Avvist av godkjenner - Handlekurven avvises av godkjenner. Kansellert - Bestillingen har blitt kansellert. IBX Forretningsdokumenter 9

11 Status-feltet er som vist på skjermen Shopping Carts. Detaljer for handlekurv Figur 11: Statuser for handlekurver Klikk på Handlevognnummer -lenken for å se detaljene for en handlekurv. Figur 12: Detaljer for handlekurv Cancel Shopping Cart Klikk på Kanseller handlekurv-knappen på detaljsiden for handlekurven for å kansellere en handlevogn. MERK: Handlekurver med status Awaiting Approval kan kanselleres. IBX Forretningsdokumenter 10

12 Figur 13: Kanseller handlekurv Et bekreftelsesvindu åpnes. Klikk Ja for å bekrefte. Figur 14: Kanseller handlekurv - Bekreftelse Statusen til den avlyste handlekurven endres til Canceled Bestillinger Bestillingene som er lagt i handlevognene vises under fanen Mine bestillinger. Bestillingsstatus Figur 15: bestillinger Ulike statuser under godkjenning av Orders og deres betydning er: Sending pågår - Når bestillingen er sendt til godkjenning. Sendt - Bestillingen godkjennes eller endres og sendes til leverandøren. Levert - Leveringsprosessen for bestillingen er fullført. Avvist av godkjenner - Bestillingen er avvist. Venter godkjenning - Bestillingen er opprettet av rekvirent og sendt til godkjenning IBX Forretningsdokumenter 11

13 Bekreftet av leverandør - Leverandørorganisasjonen har sendt et bestillingssvar. Endret av leverandør - Leverandør har sendt et svar på en endringsordre. Avvist av leverandør - Bestillingen aksepteres ikke av leverandøren. Delvis levert - Minst én god kvittering er registrert for bestillingen, men leveringsprosessen er likevel ikke ferdig. Kansellert - Bestillingen er kansellert. Status viser bestillingsstatusen. Detaljer til bestilling Figur 16: Bestillingsdetaljer Ved å klikke på særlig vil Order Number og Order Details åpnes for den aktuelle handlekurven. Figur 17: Detaljer til bestilling Bekreft levering Klikk på Confirm Delivery-knappen på siden Bestillingsdetaljer hvis du ønsker å bekrefte en bestilling. IBX Forretningsdokumenter 12

14 Figur 18: Bekreft levering Avbryt bestilling Klikk på Cancel Order-knappen for å kansellere en bestilling Figur 19: Avbryt bestilling 2.4 Handlekurv/bestillingsdetaljer Ulike begrep og betydningen av dem, som brukes på skjermbilde for handlevognen, er: Handlekurvnr. - En unik ID for handlevognen Opprettet på - Opprettelsesdato for handlekurv Status - Den siste statusen for handlekurv Godkjenner - Navn på godkjenner Godkjenningsdato - Dato da handlevognen godkjennes Kontokode - Kontokoden til kjøperen som brukes for bestillingen IBX Forretningsdokumenter 13

15 Kostnadssted - Kostnadssted for kjøperen som skal brukes for bestillingen Regningen til - Adresse hvor fakturaen sendes Leveranse til- Leveringsadresse Melding til godkjenner - Melding sendt til godkjenneren etter oppretting av handlekurven Produktnavn - Kort beskrivelse av produktet Leverandør - Navnet på leverandøren som du bestiller fra Leverandørens produktnummer - Leverandørens delnummer Ledetid - Den beregnede leveringstiden Prisenhet kvantum - Enheten for produktet Totalpris - Totalprisen for handlekurven i brukerens valuta Totalpris/katalogvaluta - Totalprisen for handlekurven i katalogens valuta. Siden Bestillingsdetaljer består av alle de ovennevnte opplysningene. Figur 20: Bestillingsdetaljer E-postmeldinger E-postmeldinger sendes for å varsle en statusendring for handlevogner og bestillinger. Alle e- postmeldinger sendes fra IBX SD Support Global (support@ibxgroup.com). 1. En forespørsel om godkjenning sendes til godkjenner med tittelen: IBX - Godkjenn handlekurv IBXxxxxxx 2. En e-postmelding med forespørsel om kjøpsgodkjenning sendes til godkjenning med emnet: IBX - Godkjenn innkjøpsbestilling IBXxxxxxx-x 3. En e-post med informasjon om avvist bestilling sendes til brukeren med emnet: IBX - Endret bestilling IBXxxxxxx-x avvises 4. En e-post med informasjon om godkjent bestilling sendes til kjøperen med emnet: IBX - Endret bestilling IBXxxxxxx-x godkjennes 5. En informasjons e-post for godkjent handlevogn er sent til bruker med tittelen: IBX Forretningsdokumenter 14

16 IBX - Handlekurv IBXxxxxxx godkjennes 6. En e-post med informasjon om avvist handlekurv sendes til brukeren med emnet: IBX - Handlekurv IBXxxxxxx avvises 7. En e-postmelding med bestillingssvar sendes til brukeren med emnet: IBX - Mottatt bestillingsvar for bestilling IBXxxxxxx-x 2.5 Håndtering av brukergrensesnitt Naviger gjennom alle sidene på eorder ved å klikke på lenker til toppmenyen. Klikk på Shopping Cart Number eller Order Number for å se detaljer Brukergrensesnittspråk Figur 21: Håndtering av brukergrensesnitt Select a Language fra menyen på venstre side på innloggings- eller startside som vist. Figur 22: Brukergrensesnittspråk Klikk på lenken IBX bruker-id på toppen av ebestillingssiden for å endre brukerprofilen. Figur 23: Brukerprofil Change Profile-siden åpnes. Utfør endringene, og klikk på Submit -knappen for å sende inn endringer. Klikk på Reset -knappen for å tilbakestille til standardinnstillinger. IBX Forretningsdokumenter 15

17 Figur 24: Endre profil 2.6 Skriv ut bestillinger eller handlekurv Alle bestillinger og handlekurver kan skrives ut i html-format ved hjelp av utskriftsfunksjonen i nettleseren. En utskrevet bestilling brukes til å se den detaljerte informasjonen på Order / Shopping Cart Details-siden, som for eksempel Status og Delivery Address. Hvis bestillingen inneholder et e-skjema, vil informasjonen på e-skjemaet skrives ut på siste side. Figur 25: Skriv ut bestilling IBX Forretningsdokumenter 16

18 2.6.1 Skriv ut én bestilling eller handlekurv 1. Velg bestillingsdetaljer/handlevogndetaljer. 2. Bruk funksjonaliteten i nettleseren. - SLUTTEN PÅ DOKUMENTET - IBX Forretningsdokumenter Capgemini. Alle rettigheter forbeholdt