Content Workbench 3.0 Brukermanual for kjøpere. Publ. nr.: Versjon 1.0 Språk: Norsk

Transkript

1 Content Workbench 3.0 Brukermanual for kjøpere Publ. nr.: Versjon 1.0 Språk: Norsk

2 Innhold Innhold Velkommen... 1 Om IBX... 1 Support... 1 Logge inn på IBX serviceside... 2 Systemkrav... 2 Sikkerhet... 2 Logg inn... 3 Content Workbench... 4 Katalogstatuser... 5 Brukergrensesnitt... 6 Språk i brukergrensesnittet... 6 Profil... 6 Behandle organisasjon... 7 Katalogadministrasjon... 8 Søke etter kataloger... 8 Sortere resultattabellen... 8 Godkjenn katalog... 9 Avvis katalog...10 Utvid katalog...11 Aktiver katalog...12 Katalogopplysninger...13 Historikk og status...13 Eierskap...14 Innstillinger...15 Produktliste...16 Resultater...17 Funger som leverandør Last opp katalog...19 Vis fremdrift...20 Vis feilrapport

3 Innhold Avbryt opplastning...22 Publiser katalog...22 Katalogopplysninger...23 Historikk og status

4 Velkommen Velkommen Om IBX IBX er Europas ledende leverandør av tjenester og løsninger for effektivt salg. IBX hjelper store og mellomstore bedrifter med å utvikle funksjonelle og rasjonelle økonomi-, innkjøps- og betalingsfunksjoner. Blant IBX kunder finner du Ericsson, Volvo Group, Skanska, SEB, Offentlig sektor Norge og Arla Foods. Support IBX Service Desk mailadresser og skattefrie telefonnumre: E-post: Sverige: Ring Norge: Ring Finland: Ring Danmark: Ring Storbritania: Ring Tyskland: Ring USA: Ring Globalt: Ring (ikke skattefri) IBX Service Desk holder åpent alle ukedager mellom og CET IBX 1

5 Logge inn på IBX serviceside Logge inn på IBX serviceside Systemkrav Vi anbefaler sterkt at du bruker Microsoft Internet Explorer 6.0 eller høyere, alternativt Mozilla Firefox, for å unngå problemer. Internetthastigheten bør være på minst 56 kbps (enkel bruker) eller 128 kbps (dersom minst to personer bruker systemet samtidig). Sikkerhet Brukernavn og passord gis av IBX. Første gang du logger inn, bør du endre dette passordet. Oppbevar passordet på et sikkert sted, og ikke del det med andre. Ikke bruk en kombinasjon av bokstaver og tall det er enkelt å tenke seg frem til (navnet ditt, telefonnummer, osv). Ikke forlat pc en din uten å logge deg ut av systemet, ellers vil andre kunne bruke tjenesten på dine vegne. La alltid antivirusprogrammet ditt kontrollere filer du lagrer på harddisken og filer som kommer som vedlegg i e-post. Vær også oppmerksom på programmer du kan laste ned fra internett. 2

6 Logg inn Logg inn Gå til og velg språk i menyen til venstre. Klikk på LOG ON for å komme til innloggingssiden. Angi Bruker-ID *, Avdelnings-ID og Passord *, og klikk på Send. (*obligatoriske felt). Bruker-ID og passord er personlige, men Avdelnings-ID er lik for hele bedriften. Kontakt administratoren din dersom du trenger hjelp. Du er nå innlogget på IBX serviceside, og arbeidsområdet vises på skjermen din. I den venstre menyen finner du administrative funksjoner, innstillinger og tjenester. Ved å navigere i topplisten kan du lese om andre tjenester som IBX tilbyr. Under Arbeidsområde ser du en liste over tilgjengelige tjenester. Klikk på den tjenesten du ønsker å bruke. For å åpne Content Workbench ordre klikk på Content Workbench under Arbeidsområde. 3

7 Content Workbench Content Workbench Content Workbench applikasjonen viser alle katalogene dine og lar deg godkjenne, aktivere og utvide dem. Denne applikasjonen loggfører alle hendelser og filer, sånn at du kan hente frem denne informasjonen senere dersom du ønsker det. Merk at bare de to siste godkjente versjonene av hver katalog vil bli lagret, så vennligst lagre en egen kopi av alle katalogfiler på din datamaskin i tillfelle du trenger dem senere. Katalog oppdaterings prosessen Prosessen for å oppdatere en katalog er: 1. Leverandøren laster opp bilder og vedlegg 2. Leverandøren laster opp katalogfil 3. Leverandøren publiserer katalogen til deg 4. Du godkjenner eller avviser katalogen 5. Du kan utvide katalogen 6. Du aktiverer katalogen 7. Katalogen blir overført til din søkemotor Du som kjøper er ansvarlig for steg 4 til 6, og du kan endre utvidelsen etter at katalogen er tilgjengelig i din søkemotor. Merk at du ikke kan utvide en katalog dersom en ny katalogversjon er i steg 2 eller 3. Content Workbench vil automatisk deaktivere utvidelsesmuligheten når en katalog venter på leverandørens handling. 4

8 Content Workbench Katalogstatuser For hvert steg i prosessen vil en ny status viser for katalogen. Denne statusen ser du i feltet Status i tabellen. Katalogstatuser: Ny Alle nye kataloger får status Ny. Under behandling Katalogen får automatisk status Under behandling når leverandøren har startet en katalogopplastning. Feil Dersom Content Workbench finner noen feil i katalogoppdateringen vil statusen vise Feil, og leverandøren kan lese feilmeldingen for å se hvilke feil han må korrigere. Venter på publisering Dersom katalogoppdateringen var vellykket vil statusen endres til Venter på publisering. Venter på godkjenning Når leverandøren har publisert katalogen vil den få status Venter på godkjenning. Venter på utvidelse Når du har godkjent katalogen kan du legge til ytterligere informasjon inn i katalogen. Statusen vil være Venter på utvidelse helt til du har avsluttet utvidelsesprosessen for katalogen. Venter på aktivering Når du har godkjent og eventuelt utvidet katalogen vil den få statusen Venter på aktivering. Overføring til SE pågår Når du har aktivert katalogen vil den få statusen Overføring til SE pågår. Aktivert Når katalogen har blitt overført til din søkemotor (eller ekstern mappe) får den statusen Aktivert. Avvist Dersom du avviser katalogen får den statusen Avvist. Avbrutt Dersom leverandøren avbrøt katalogoppdateringen får katalogen status Avbrutt. Endre tidspunkt for aktivering Dersom du valgte å angi en Gyldig fra dato fram i tid, kan du ombestemme deg og velge en ny dato senere. Statusen Endre tidspunkt for aktivering vil vises så lenge katalogen venter på sin Gyldig fra dato. Systembehandling Når en katalogstatus har blitt endret vil statusen Systembehandling bli vist helt til prosesssteget er ferdig og den nye statusen vises. 5

9 Content Workbench Brukergrensesnitt Bruk toppmenyen for å navigere mellom de ulike modulene i Content Workbench. Språk i brukergrensesnittet Dersom Content Workbench ikke vises på det språket du ønsker, kan du logge deg ut, logge deg inn igjen og velge rett språk ved å oppdatere din profil. Profil Denne siden viser din e-postadresse, din rolle og hvilke kataloger du eier. 6

10 Content Workbench Behandle organisasjon Merk: Denne siden er bare tilgjengelig for administratorer. På siden Behandle organisasjon kan du angi standardinnstillingene for ditt firma. Velg e- postadresse, standard innstillingen for automatisk godkjenning, utvidelse, automatisk aktivering og om du krever at alle kataloger må ha minst en katalogeier. Du kan også angi standardverdiene for minimumskravene. Se kapitell Automatisk resultatgodkjenning. På siden Håndter brukere kan du velge en bruker i rullegardinlisten for å se hans e- postadresse, rolle og hvilke kataloger han eier. 7

11 Katalogadministrasjon Katalogadministrasjon Katalogene dine vil vises i to ulike menyvalg, Arbeidsliste som viser kataloger som venter på din handling, og Mine kataloger som viser alle kataloger. Søke etter kataloger Dersom du bare ønsker å se kataloger som inneholder en viss tekst, gå til Mine kataloger og tast inn ditt søkeord i Søk etter og klikk Søk. 1. Velg menyvalget Mine kataloger. 2. Tast inn søkeordet i søkefeltet Søk etter. 3. Klikk Søk for å se resultatet. Sortere resultattabellen Resultattabellen kan bli sortert ved å klikke på overskriftene. Den lille pilen viser om feltet er sortert stigende eller synkende. 1. Sorter resultattabellen ved å klikke på overskriftene. 2. Sorter i flere nivåer ved å sortere etter det minst viktige feltet først og det mest viktige feltet sist. 8

12 Katalogadministrasjon Godkjenn katalog Når leverandøren har publisert en katalogoppdatering, vil katalogen vises I din Arbeidsliste. Arbeidslisten viser katalogen, versjon, status og dato, og du ser valget Godkjenn/avvis under Handlinger. Se på forskjellsrapporten for å se hvilke artikler som har blitt lagt til, fjernet eller endret og bekreft godkjenningen ved å klikke på knappen Godkjenn. 1. Gå til menyvalget Arbeidsliste 2. Klikk Godkjenn/avvis i feltet Handlinger bak ønsket katalog. 3. Klikk Last ned forskjellsrapport for å se hva som har endret seg. 4. Bekreft ved å klikke på Godkjenn knappen. 9

13 Katalogadministrasjon Avvis katalog Dersom du ikke godkjenner de endringene som ble vist i forskjellsrapporten, kan du avvise katalogen og be leverandøren laste opp en ny katalogoppdatering. 1. Gå til menyvalget Arbeidsliste 2. Klikk Godkjenn/avvis i feltet Handlinger bak ønsket katalog. 3. Klikk Last ned forskjellsrapport for å se hva som har endret seg. 4. Avvis katalogen ved å klikke Avslå knappen. 5. Skriv inn årsaken til hvorfor du avviser katalogen. 6. Bekreft ved å klikke Avslå knappen. 10

14 Katalogadministrasjon Utvid katalog Merk: Dette valget er bare tilgjengelig dersom du har aktivert utvidelsesprosess for denne katalogen. Se kapitlet Innstillinger. Dersom du ønsker å legge till ytterligere informasjon, eller du ønsker å ta bort artikler fra katalogen, kan du utvide katalogen før du aktiverer den. Standardmalen for utvidelsesprosessen inneholder bare et felt for å ta bort artikler, men du kan be IBX til å legge til flere felter i din utvidelsesmal. Merk at du ikke bør dele utvidelsesfelter med leverandørene dine, siden Content Workbench da vil overse de endringene som dine leverandører gjør i utvidelsesfeltene. 1. Gå til menyvalget Arbeidsliste. 2. Klikk Utvid i feltet Handlinger bak katalogen. 3. Klikk linken Last ned utvidelsesmal og lagre filen på din datamaskin. 4. Åpne utvidelsesmalenog legg til din informasjon and add your enrichment data (f.eks. skriv en R I feltet (R)eject / (B)lock for å ta bort artikkelen fra katalogen) og lagre filen. 5. Klikk Browse knappen og velg utvidelsesfilen. 6. Klikk knappen Last opp for å laste opp utvidelsesfilen. 7. Siden vil oppdatere seg selv og vise følgende melding mens opplastingen pågår Ingen utvidelsesmal er tilgjengelig mens systemet behandler utvidelsesfilen, men etter noen få minutter vil siden bli aktiv igjen. Du kan alltid gå til arbeidslisten og klikke Utvid på nytt for å slippe og sitte og vente på at opplastingen skal bli ferdig. 8. Klikk knappen Fullfør for å bekrefte at du er ferdig med utvidelsen. Merk: Du kan alltid klike rett på Fullfør knappen dersom du ønsker å hoppe over utvidelses steget. 11

15 Katalogadministrasjon Aktiver katalog Når katalogen er godkjent (og utvidet) må du aktivere den for å overføre den til din søkemotor. Du kan velge en aktiveringsdag fram i tid, og endre denne datoen senere om vil. Dersom du velger dagens dato blir katalogen overført med en gang. Velger du en dato fram i tid vil katalogen bli overført klokken 00:01 den dagen. 1. Gå til menyvalget Arbeidsliste. 2. Klikk linken Aktiver i feltet Handlinger. 3. Velg Aktiveringsdato. 4. Bekreft ved å klikke på knappen Aktiver. Dersom du valgte en dato fram i tid, vil du under Mine kataloger se valget Endre tidspunkt for aktivering der du kan endre datoen om du vil. 12

16 Katalogadministrasjon Katalogopplysninger Klikk katalogens ID for å se katalogopplysningene. Historikk og status Historikken viser alle oppdateringsversjoner og du kan velge å laste ned tidligere kataloger, og se tidligere forskjellsrapporter og feilrapporter. 1. Gå til Arbeidsliste eller Mine kataloger. 2. Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id. Klikk linken Forskjellsrapport for å se gamle forskjellsrapporter og linken Last ned for å laste ned hele katalogen i ulike format. 13

17 Katalogadministrasjon Eierskap Velg hvilke brukere som skal se de ulike katalogene. Merk at administratorer ikke kan bli valgt som katalogeiere siden de automatisk ser alle kataloger. 1. Gå til Arbeidsliste eller Mine kataloger. 2. Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id. 3. Gå til fliken Eierskap. 4. Klikk knappen Behandle eiere. 5. Legg til nye eiere ved å søke etter dem, markere dem I den venstre listen og klikke pilen for å flytte dem til den høyre listen. 6. Klikk Lagre. 14

18 Katalogadministrasjon Innstillinger Under Innstillinger kan du angi katalogspesifike valg for katalogene. Disse innstillingene vil overstyre valg som er gjort på organisasjonsnivå. Du kan velge et nytt catalog ID eller endre beskrivelsen, klassifiseringsstandarden, velge om katalogen skal bli automatisk godkjent, slå på utvidelsesprosessen, velge om katalogen skal bli automatisk aktivert og angi basisversjon.. Basisversjon er et tillegg til den vanlige forskjellsrapporten som bare viser endringene fra forrige katalogversjon. Funksjonen basisversjon gir deg muligheten til å se endringer fra gamle katalogversjoner, sånn at du kan se hvor mye prisene har gått opp siden januar istedenfor å bare se hvor mye de gikk opp fra forrige versjon. Velg hvilken versjon du vil ha som din basisversjon, og ved neste katalogoppdatering vil du se bade en forskjellsrapport fra forrige versjon og en basisversjon rapport som viser endringene fra basisversjonen. 1. Gå til Arbeidsliste eller Mine kataloger. 2. Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id. 3. Gå til fliken Innstillinger. 4. Endre innstillingene. 5. Klikk Lagre. 15

19 Katalogadministrasjon Produktliste Produktlisten er en liste med de artikkelnumrene som vil bli brukt under valideringen av hver catalog oppdatering. Den inneholder de artikkelnumrene som du ønsker at denne leverandøren sender inn til deg. Dersom leverandøren sender deg en katalogoppdatering som inneholder produkter som ikke finnes i din produktliste, kan Content Workbench enten ta bort disse produktene eller avbryte opplastingen sånn at leverandøren må ta bort produktene selv.hver produktliste tilhører en katalog, og du kan laste den den gjeldende listen om du vil. 1. Gå til Arbeidsliste eller Mine kataloger. 2. Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id. 3. Gå til fliken Produktliste. 4. Velg Godkjenningstype. 5. Klikk Last ned malfil og lagre den på din datamaskin. 6. Åpne filen (f.eks. i Excel) og skriv inn de gyldige artikkelnumrene for denne katalogen og lagre filen. 7. Klikk Browse knappen og velg filen. 8. Klikk Lagre. 16

20 Katalogadministrasjon Resultater Content Workbench kan validere hver catalog mot et sett med minimumskrav som gjelder katalogkvalitet. Du kan angi minimumskrav for syv felter, og velge om kataloger som ikke oppfyller minimumskravene skal vise en advarsel eller om Content Workbench skal avvise hele katalogen sånn at leverandøren må legge inn mer informasjon i katalogen for å oppfylle kravene. 1. Gå til Arbeidsliste eller Mine kataloger. 2. Finn katalogen din og klikk på linken for katalog id. 3. Gå til fliken Resultat. 4. Velg Godkjenningstype. 5. Velg minimunskrav for hvert felt. 6. Klikk Lagre. 17

21 Funger som leverandør Funger som leverandør Du kan laste opp dine egne kataloger om du vil. IBX gir deg tilgang til dette og du må ha tilgang til minst én katalog for å se menyvalget Funger som leverandør. Funger som leverandør viser en liste over de leverandørene som du har tilgang til, og når du velger å logge inn som en leverandør vil hele miljøet endre seg til leverandørssiden. Dette betyr at når du er i leverandørssiden vil Arbeidsliste og Mine kataloger bare vise katalogene og handlingene som denne leverandøren har, så du må klikke ikonet foran navnet ditt for å gå tilbake til kjøpersiden og alle dine kataloger. 18

22 Funger som leverandør Last opp katalog På leverandørssiden går du til menyvalget Mine kataloger og klikk valget Last opp katalog bak katalogen. Dersom du ikke ser last opp katalog linken er det fordi forrige katalogversjon fremdeles venter på en handling. 1. Gå til menyvalget Funger som leverandør. 2. Finn leverandøren og klikk ikonet Logg på som leverandør. 3. Gå til Mine kataloger. 4. Finn katalogen og klikk linken Last opp katalog bak den. 7. Velg Gyldig fra dato. 8. Velg Automatisk publisering av eller på avhengig av om du ønsker at Content Workbench skal sende katalogen direkte til kjøpers godkjenning dersom den består valideringen. 9. Velg Inndataformat. 10. Velg katalogfilen din. 11. Velg bilder eller vedlegg dersom du ikke allerede har lastet dem opp. 12. Klikk Last opp knappen. Dersom du ønsker å laste opp samme fil til ulike kataloger, kan du spare tid ved å bruke multiopplastningsfunksjonen. På Mine kataloger, marker de ønskede katalogene og klikk Last opp valgte kataloger knappen over resultattabellen. Da vil katalogfilen bli lastet opp til alle de valgte katalogene. Merk at avkryssningsboksen vil være inaktiv dersom den forrige katalogversjonen venter på en handling. 19

23 Funger som leverandør Vis fremdrift Dersom du lurer på hvordan katalogprosessen ligger an, kan du se på overvåkningen av katalogprosessen. Merk at denne rapporten bare er tilgjengelig når katalogen har status Under behandling. 9. Gå til menyvalget Arbeidsliste. 10. Finn katalogen din og se om statusen er Under behandling. 11. Klikk linken Vis fremdrift bak katalogen. 12. Klikk Tilbake knappen eller gå til Arbeidsliste når du er ferdig. 20

24 Funger som leverandør Vis feilrapport Når Content Workbench laster opp katalogen vil den gå gjennom alle artikler og validere at katalogen ikke inneholder noen feil. Dersom valideringen finner noen feil, kan du se i feilrapporten hvilke artikler som må korrigeres. 5. Gå til menyvalget Arbeidsliste. 6. Finn katalogen og se at statusen er Feil. 7. Klikk linken Vis feilraport bak katalogen. Du kan velge at feilrapporten bare skal vise feil, eller angi at du ønsker å se advarsler også. En advarsel er bare til informasjon. Du kan også velge å gruppere feilene etter artikkelnummer eller feilkategori. Dersom du som kjøper har aktivert funksjonen mimimumskrav, vil du se resultatet øverst i rapporten. Den første kolonnen viser katalogens resultat, og den andre kolonnen viser kjøperens mimimumskrav. Oppdater katalogen sånn at den oppfyller minimunskravene og last opp katalogen på nytt. 21

25 Funger som leverandør Avbryt opplastning Dersom Automatisk publisering var slått av, eller katalogen inneholdt feil, vil du få muligheten til å avbryte katalogopplastningen. 1. Gå til menyvalget Arbeidsliste. 2. Finn katalogen og se at statusen er Fei eller Venter på publisering. 3. Klikk linken Avbryt bak katalogen. 4. Bekreft at du virkelig ønsker å avbryte katalogoplastningen.. Publiser katalog Dersom Automatisk publisering var slått av og katalogen var korrekt, kan du velge å publisere katalogen til kjøpersiden. 1. Gå til menyvalget Arbeidsliste. 2. Finn katalogen og se at statusen er is Venter på publisering. 3. Klikk linken Publiser bak katalogen. 4. Du kan endre Gyldig fra datoen dersom du har ombestemt deg. 5. Bekreft ved å klikke Publiser knappen. 22

26 Funger som leverandør Katalogopplysninger Klikk på katalogen for å se katalogopplysningene. Historikk og status Historikken viser alle katalogversjoner og du kan velge å laste ned tidligere katalogfiler og se på gamle feilrapporter. Klikk på filnavnet for å laste ned tidligere katalogfiler, eller klikk Ingen feil eller Feil for å se gamle opplastningsrapporter. Du kan også utføre enkelte handlinger fra denne siden sånn at du slipper å gå tilbake til arbeidslisten for å gjøre dem. 1. Velg Arbeidsliste eller Mine kataloger. 2. Finn katalogen og klikk på katalogen. 23