DinVikar - Bruker Manual

Transkript

1 DinVikar - Bruker Manual Utvikliet av Fosen-Utvikling AS I samarbeid med Alvens AS Skrevet av: Jonas Kirkemyr

2 Innhold 1 Introduksjon I Systemet 2 Systemet System konfigurasjon Bruker tilgang 6 II Manualer 3 Generelt Bestilling Velg kunde Velg avdeling Velg dato Velg vikar Aktivitet Godkjenn Administrator Kunde Opprett ny Opprett avdeling Vikar Bestilling Bestillingsinformasjon Opprett ny Kalender Brukere Innstillinger Aktiviteter Notifikasjoner Kalender Bestillinger Mine Enheter

3 5 Kunde Brukere Avdelinger Vikarer Bestillinger Ny bestilling Vikar Kalender 22 3

4 1. Introduksjon Denne manualen er ment for å være en introduksjon av DinVikar og dets bruk. DinVikar er en webapplikasjon, som tilbyr et bestillingssystem av vikarer. Applikasjonen håndterer digital bestilling av vikarer, for intern og ekstern bruk. Tjenesten er levert av Fosen-Utvikling AS. Informasjon om anskaffelse finnes på systemets hjemmeside Brukermanualen består av to deler: Systemet og Manualer. Del 1, Systemet gir et overblikk over applikasjonen, hva som kreves og applikasjonens generelle bruk. Del 2, Manualer inneholder manualer for spesifikke brukergrupper i applikasjonen.

5 I Systemet 2 Systemet System konfigurasjon 2.2 Bruker tilgang

6 2. Systemet 2.1 System konfigurasjon DinVikar opererer på alle moderne nettleseres, som støtter HTML5 [1] og Javascript. Applikasjonen krever internett tilkobling og en registrert bruker for tilgang til systemet. Etter oppsett av en bruker er systemet klart til bruk. 2.2 Bruker tilgang DinVikar har tre hovedgrupper: administrator, kunde og vikar. Hver gruppe har sin egen manual, som vist i indeks av denne manualen. Bare registrerte brukere har tilgang til systemet.

7 II Manualer 3 Generelt Bestilling 4 Administrator Kunde 4.2 Vikar 4.3 Bestilling 4.4 Kalender 4.5 Brukere 4.6 Innstillinger 5 Kunde Brukere 5.2 Avdelinger 5.3 Vikarer 5.4 Bestillinger 6 Vikar Kalender

8 3. Generelt For å starte å bruke DinVikar, trengs en registrert konto og en innlogget bruker. Ved å huke av Husk meg på innloggingsvinduet vil bruker bli automatisk innlogget ved neste besøk. Hvis passord ønskes å tilbakestilles følges linken Glemt passord. Ved innlogging vises logget inn bruker oppe i høyre hjørne, sammen med eventuellt notifikasjoner en bruker har. En bruker har forskjellige valg, for å se sin egen profil, instillinger, eller å logge ut ifra tjenesten. Hver type bruker har forskjellige innstillingsmuligheter. For tilgjengelige innstillinger for hver bruker, se underseksjon Innstillinger for hver bruker type i manualen.

9 3.1Bestilling 9 Ved å gå til sin egen profil vil ha mulighet til å endre bruker detaljer (gjelder ikke vikarer), og endre passord. Øverst på siden vises en navigasjons link, med de forskjellige valgene en innlogget bruker har. Forskjellige bruker roller vil ha forskjellige valg. 3.1 Bestilling Bestilling kan gjennomføres av både adminbrukere og kundebrukere. For begge brukere er bestillingsprosessen den samme, som forklart i denne seksjonen. Ved bestilling må bruker gå igjennom seks punkter: velg kunde, velg avdeling, velg dato, velg vikar, velg aktivitet og godkjenn. Ved en ny bestilling, vil bruker bli møtt med en side som vist i figur Merk, rekkefølge på valg kan variere ved ulike valg bruker gjennomfører før en ny bestilling gjennomføres.

10 10 Chapter 3. Generelt Figure 3.1.1: Ny bestilling Velg kunde En kunde velges ved å trykke på en kunde. Kundeinformasjonen vil da endre farge, for å vise hvilken kunde som er valgt. Bruker kan ikke fortsette bestilling uten å velge kunde. Når en kundebruker gjennomfører en bestilling, er ikke dette steget nødvendig Velg avdeling Etter valgt kunde, vil kundens avdelinger dukke opp. Ved å velge en avdeling. Bruker kan ikke fortsette bestilling uten å velge avdeling Velg dato Neste steg er å velge dato for ønsket bestilling. Dager kan ha forskjellige statuser, som forklart på fargekodene som vist over kalendervisningen. En dag velges ved å hake av fargekoden ved siden av et tidspunkt på en dag, eller trykke på selve tidspunktet. Figure 3.1.2: Kalender visning ved bestilling Andre dager kan vises ved å trykke pil til venstre eller høyre ved måned overskriften.

11 3.1Bestilling 11 Figure 3.1.3: Velge tidspunkt ved bestilling Velg vikar Valg av vikar er neste steg. Vikarer kan søkes etter, sorteres etter fornavn, etternavn eller antall ganger vikar tidligere er bestilt av allerede valgt kunde. Hvis en vikar ikke er ledig på enkelte av dagene som er valgt, vil et rødt flagg vises ved siden av vikaren. Antall dager kan vises ved å holde musepeker over flagget. Figure 3.1.4: Velg vikar ved bestilling Aktivitet Ved valg av aktivitet, kan aktiviteter velges for hver valgte dato ønsket for bestilling, for å informere vikar hva man kan forvente seg som skal bli gjennomført denne dagen. Bare en aktivitet kan bli lagt til for en dag, og bruker kan velge fra allerede eksisterende aktiviteter, eller opprette en ny aktivitet ved å skrive inn egen definert aktiviet, etterfult av Enter. Aktiviterer vises som i figur Godkjenn Ved godkjennelse vises allerede valgt data. Her kan også bruker velge aktivitet for hver dag som er valgt. Ved godkjennelse, vil en SMS sendes til valgt vikar for godkjennelse om bestillings detaljer. Bestillingsdetaljer vil sendes til kunde, se figur

12 12 Chapter 3. Generelt Figure 3.1.5: Velg aktivitet ved bestilling Figure 3.1.6: Godkjenn bestilling

13 4. Administrator Ved innlogging av en adminbruker vil denne bli møtt med et startbilde lik som vist på bilde Her har adminbruker mulighet til å legge til nye vikarer, nye brukere eller opprette en ny bestilling av vikar. Figure 4.0.1: Startside - adminbruker 4.1 Kunde Kundeinformasjon vises ved å trykke Kunder øverst på siden. Her har adminbruker mulighet til å se alle registrerte kunder, søke etter kunde på navn, opprette nye kunder, eller se alle avdelinger. Ved valg av kunde, vil sidemenyen endre seg som vist i figur Figure 4.1.1: Kundeinformasjon Opprett ny For å opprette en ny kunde, trykkes knappen Opprett ny, som vist på bilde Her vil bruker bli møtt med en skjerm der kunde informasjon må legges til (bilde 4.1.3). En styrer for kunde kan legges til ved å velge en allerede registrert bruker i systemet, eller hake av Opprett ny bruker. Ny bruker vil da automatisk bli registrert imot den nylige opprettet kunden ved lagring.

14 14 Chapter 4. Administrator Figure 4.1.2: Kundeinformasjon - sidemeny Figure 4.1.3: Opprett ny kunde Opprett avdeling Ved å velge en kunde (trykk Mer info i kunde oversikten) vil sidemenyen endre seg til figur 4.1.4, og få bedre oversikt over en kunde. Her kan kundens avdelinger vises, kundens brukere og oppretting av nye avdelinger bli gjennomført. 4.2 Vikar Vikar informasjon vises ved å trykke Vikarer øverst på siden. Har har bruker mulighet til å se alle registrerte vikarer, søke etter vikar på navn, opprette nye vikarer, eller se de flest bestilte vikarene. Visningen har en sidemeny som vist i figur Bestilling Bestillings informasjon vises ved å trykke Bestillinger øverst på siden. Har har adminbruker mulighet til å se alle bestillinger, søke etter bestillinger på bestillings identifikasjon, opprette ny bestilling, eller filtrere registrerte bestillinger. Automatisk vises bestillinger fra dagens dato til slutten av måneden. Dette kan endres under filtrering. Ved å trykke på en bestillings identifikasjon (se fargekoded boks) vil flere opplysninger av bestillingen vises.

15 4.3Bestilling 15 Figure 4.1.4: Opprett avdeling - sidemeny Figure 4.2.1: Vikarer - sidemeny Bestillingsinformasjon Når en bestilling er valgt vil bestillingsinformasjon vises, og adminbruker har her mulighet til å avbestille eller endre bestillingsdetaljer, så lenge bestillingen ikke allerede er ferdigstilt. Dette kan gjøres i sidemenyen (4.3.3) eller ikoner tilgjengelig sammen med bestillingsinformasjon (4.3.2).

16 16 Chapter 4. Administrator Figure 4.3.1: Bestillinger Figure 4.3.2: Bestillings detaljer Figure 4.3.3: Bestillings detaljer Opprett ny For å opprette en ny bestilling, se mer informasjon under seksjon 3.1.

17 4.4Kalender Kalender En oversikt over alle bestillinger og registrerte vikar statuser vises ved å trykk Kalender øverst på siden. Her kan helligdager legges til av bruker ved å trykke på en valgt dag og registrere tid. Kalenderen kan filtreres ved å vise bestillinger eller vikarer med bestemte statuser. Figure 4.4.1: Kalender filtrering Figure 4.4.2: Legg til helligdag 4.5 Brukere En oversikt over alle brukere registrert i systemet vises ved å trykk Brukere øverst på siden. Her kan en ny bruker opprettes, meldinger sendes til bestemte brukere og endring av passord til brukere. 4.6 Innstillinger En adminbruker har flere innstillingsmuligheter enn andre brukere Aktiviteter En oversikt over alle aktiviteter som er lagt til i systemet, og tilgjengelige ved bestilling. Her kan aktiviteter legges til og slettes.

18 18 Chapter 4. Administrator Notifikasjoner Oversikt over alle notifikasjoner til innlogget bruker. Kan bare se sine egne notifikasjoner Kalender Kalender innstillinger for endring av statuser til kalender. Kalender statuser er tilgjengelige statuser som registrerte vikarer kan legge til i sin kalender. Statuser kan fjernes, legges til og endres. Ved å hake av "Vikar kan bestilles", vil vikar vises som tilgjengelig for bestilling på registrerte dager ved valgt status Bestillinger Bestillingsstatuser er statuser som bestillinger kan registreres ved. Bestillinger vil ha bestemte statuser ved blant annet før godkjenning av vikar, ved avslag på bestilling. Navn og fargekoder kan endres for status, for bedre og mer oversiktlig visning i kalender- og bestillingsoversikt. Ved å hake av "Åpen" er bestilling åpen for endringer og sletting Mine Enheter Viser en oversikt over innloggede enheter som har automatisk innlogging for innlogget bruker.

19 5. Kunde Ved innlogging av en kundebruker vil kundebrukeren bli møtt med en startside lik som vist på bilde Her har kundebruker mulighet til å starte bestilling av vikar, enten ved å velge ønsket vikar eller avdeling. Figure 5.0.1: Kunde Forside 5.1 Brukere Ved å navigere til Brukere vil en visning av alle brukere registrert på kunde, som innlogget kundebruker tilhører, vises. En oversikt lik som i figure vil dukke opp, der detaljer om brukere kan hentes. Figure 5.1.1: Kunde Brukere 5.2 Avdelinger En kunde kan ha flere registreret avdelinger, som vises ved å navigere til Avdelinger i topp-menyen. En oversikt over avdelinger vises (5.2.1), der også kundebruker har mulighet til å opprette en ny avdeling på sin egen kunde. Allerede registrerte avdelinger kan også endres. En avdeling trenger å registreres før en bestilling gjennomføres. Hver avdeling har også en kontakt person, med hovedansvar for en avdeling. En allerede eksisterende bruker kan legges til som kontakt person, eller en ny bruker kan opprettes.

20 20 Chapter 5. Kunde Figure 5.2.1: Kunde Avdelinger 5.3 Vikarer Ved å navigere til Vikarer i topp-menyen gies en oversikt over alle registrerte vikarer i systemet. En visning av de mest valgte vikarene for innlogget kunde vises øverst på siden, for å vise vikarer kunde har mest relasjoner til. Her kan vikarer velges for en videre bestilling, ved å trykke på Bestill under en ønsket vikar. Oversikten vil være lik som vist i figur Figure 5.3.1: Oversikt over vikarer 5.4 Bestillinger En oversikt over allerede bestillinger vises ved å navigere til Bestillinger. Status-koder vises sammen med en bestilling, for å vise hvor langt i prosessen en bestilling har kommet. Beskrivelse av de forksjellige statusene er gitt i toppen av siden, som vist i figure Ny bestilling For å opprette en ny bestilling, se seksjon 3.1.

21 5.4Bestillinger 21 Figure 5.4.1: Oversikt over bestillinger

22 6. Vikar Ved innlogging av en vikarbruker, vil vikarbrukeren bli møtt med en startside lik som vist på bilde Her har vikarbruker en oversikt over sin nåværende uke. En vikars registrerte statuser vises, sammen med eventuelle bestillinger en vikar har. Figure 6.0.1: Startside til vikar 6.1 Kalender Ved å navigere til Min Kalender vises en full oversikt over bestillinger, helligdager, og statuser lagt til av vikaren selv. Kalenderen har måned-,uke- og dagsvisning som vist i figur Figure 6.1.1: Kalendervisning for vikar Vikarbrukeren kan velge å godkjenne åpne bestillinger rett ifra kalenderen og registrere statuser på valgte dager. Registrering av status gjøres ved å trykke og dra over flere dager, eller trykke på enkelt dager. Ved registrering vises en popup som vist i figur

23 6.1Kalender 23 Figure 6.1.2: Registrer tid